Manual Microsoft Office | Access 2010 wy til ed)Gori Indice: ‘CAPITULO 2: LEMENTOS BASICOS DE ACCESS 2010. {L1AReANCARY e¥RAR ACCES 2010, 1 21APAnTALA MC, 11.3 Coneerce Bisens o¢ Baste oF Daa: ‘CAPITULO 2: CREAR, ABRIRY CERRAR UNA BASE DE DATOS... 2.4. CReamunanestoeontes 2.2Centa ise oe oa 2.3 ABU UNABASEDE DAT (CAPFTULO 3: TABLAS DE DATOS. |acreanrastasoe ounce 3.270 Dror 22 LAaAMe maces, 2 Scena uns TAA. ‘CAPITULO 4: MODIFICA TABLAS DE DATOS... 4. MonFIARELOSENODEUNATABA. 4 2AnAoR vn MLE cAMP 23 unanae un cavo AAlwmaDuERY CDE ARDATE EN UNATABLA AS Denne aewia ceUNATADIA, ‘CAPITULO 5: PROPIEDADES DELOS CAMPOS... Sa TaMMoDE.oNMro, 5 2FomcTosLcaMN, 5 3caes cies, SAMAszina oF BTA, sstinac. 5 GVALonratoe temo, 5.7 REGIAD: ALDAGON,, S8TeoD: vALDsCIN, SoRcaueRDo. Sa0Peummiaveninciro S.LIneabo, ‘CAPITULO 6: LAS RELACIONES 6.1. Concerics esas se EINES. 5 2CREARLA PRNERAREACON, 6 2lvcmoxoereRENeu. AARADI ABLAGALAVENIANA RELCCRES 6 Squat anus ot venTanAREVCIOMs GoMauicar een, 15:7 Euranax Ruaciones 26 2 20 a 32@ vriix Ge UvPnniaveanneucnts, 22 ‘CAPITULO 7: LAS CONSULTAS 33 2.2 Tirecce canara a 7.2 CREARUNACORSUITA, 33 723 Laver Dee, 25 24 Ahan covas, 36 7.5 Desuncanes CUIAB, 35 2.6 Fomuanexresones a7 7. Evenaensos o8ca.UNNA 29 7.8 Ca LORDENDELOSCAVPOS 0 2.9 Gunnar ceneuita 40 7.0 BCUTARLACERGLL, aL 721 Man ea .pseho BrUNACINEL at 7.22 OnDENARLASPLAS, a 73 SNCcOMAR TS, a 27.36 Consus con AUNTS. a7 ‘CAPITULO 8; LAS CONSULTAS DE RESUMIN 483, Denon, 43 2. Las nnciowsee acto, 50 3, Actaris 82 4. new onions. st £85. eum curencs De susauenn 53 ‘CAPITULO 9:105 FORMULARIOS 8 9.2 Hea rommusics, 19.2 ELassr ent ana romano. (23 Foranparasoe ronnie ‘9.4 Lae Deeha0e remaane. 5 LarESIATAD Ssh ue ronan, ‘6 tens, ‘97 ELenura connotes. 8 SueFomULARD. ‘9.9 Texans con contro 1.20 Oraavennr AUstAK OMNES, ‘captruto 10: Los INFORMES : " “ : a0. lnmeoucee. 30.2 ckeMUNAFONE. 302 Lassen ranancomns 3D. Lavra pao ethan IDS LAFESIANAD SO UE MORE 306 ELenraContnoue: BRERWD WABRRBREE RR 20,7 koran once OK IPRA UN NORE 209 Laverana vera rreananan gee(G@ vriix ‘CAPITULO 13: 10S CONTROLES DE FORMULARIO EINFORME 131.3 Prepac coweau De econraos. 31.2. ErquerasyCuaonos Tere 21.3 CURDwO COMEINADO CLADRODE USA 1114 Grupa pe Oren, ELS Convo. PETAR, 27 hedatnes {ILE Datos aBUNTOSY MARCHE Ok OBETES, 31,20 Conrcuts Arex, 92 Bees Ft 103 105 ton 109@ ve Capitulo 1: Elementos Basicos de Access 2010 1.1 Arrancar y cerrar Access 2010 Veamos las dos formas bastcas de Inietar Access 2010, + Desde ol botén inicio © situado, normalmenta, enla esquina intenr izquerda de la pantalla. Colocar e cursor y hacer clic sobre el boién Inicio se despliega un menus; al colocar el cursor sobre Todos los Programas, aparace ota lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Ofice y luage Mlerasatt Access, hacer ele soare él, ys9 inclara al programa + Desde el ieono de Access 2010 del essai, WAS Para cerrar Accoss 2010, puedas ullzar cuslquiera de le siguiantes operaciones: + Hacer clic enel botén cerrar Hi + Pulsar la combinacién de taclas ALT4F4, + Hacer clie sobre 81 Botén de Office y pulsar el boton Sallr de Access. 1.2 Le Pantalla inicial A\ iniclar Access aparece una pantalla inicll como ésta. La pantalla que s# muestra a ‘continuacién puade no oaincidir oxactamonto con la que ves en tu ordenador, ya quo cada usuario puede decidir que elementos quiere que se veanen cada momento.(@ vviinc oo Barra de Titulo La barra de tiuslo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en al momento actual Enel extreme de la derecha esién os botones para minimizar, maximizar/restaurar y Barra de Acceso Rapido La barra de acceso répido cortiene las operaciones mas habituales de Access como Guardar, Imprimir o Deshacer. Cinta de opciones La banda de opciones contiene todas las opciones del programa acrupadas en pestafas. Alhacer cic en Grear, por ejemplo, veremes las oper aciones relacionadas con la creacién de ls diferentes elemenios que se pueden crear en Access. ‘Todas lec operaciones go puodon hacer a partir do estos meniis. En algunos momentos algunas opciones no esiaran disponibles. las reconooerés porque tienen un color atenuado, Las postarias quo forman fa banda puodan ir cambiando sogiin ol momonto on quo to ‘encuentres cuando trabajes con Access. Esta disefiada para mostrar solamente aquellas, ‘opcionge quo to seran itles on cada pantalla,Borin se De esta forma sdlo muestra el nombre de las pestafas y las opciones quedaran ocultas.. Las opciones volverdn a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer oie en ‘cualquier pasiana La barra de estado: La barra de astado se encuentra en la parte infarior dela pantalla y contene indicecionas ‘sobre ol estadode la apicacion, proporciona dstnta informacion segtn la pantalla en la, ‘que estemos en cada momento.@ vriix 1.3 Conceptos Basicos de Bases de Datos Baso do datos. Una base de datos es un corjunto de datos que estan organizados para un uso eterminado y 21 conjunto de los programas que permiten gestioner estcs datos es 1o que ‘se denormina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de dates de Access 2010 tienen la extension ACCDB para que el ordenador las reconozca como tel Casi todos los sistemas de gestion de base de datos modarnos almacenan y tratan la informacion utiizando el modelo de gestion de bases de dates ralacicnal En un sisiema de base de datos reaconai, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan Informacion sobre un tema como pueden ser os clienies de una ‘empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos, las tablas se relacionan de forma que a pevtr de los datos de Ia tabla de dientas podamos obtener informacion sobre los pedios de ésios ‘Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiiza para almacenar les datos. Una tabla contiene iniormacién sobre un tera o asunto particular, como pueden ser come hemes visto antes, clontos 0 padidos. Las tablas contenen campos que almaoanan los diferentes datos como el cddigo dal Cliante, nomore del dente, dreccion, Y alconjunto de campos para un mismo objeto de la labia se le denoming registro o fila, {esi todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente foiman otro registo, Consuttas Una consulta es un objeto que proporciona una visiGn personel de los datos almacenados en las lablas ye oreadas. Enisten varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,.., pero en [Brnepie se ulilzan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Formularios. Un formulario es el objeto de Access 2010 disefiado para la iniroduccién, visualizacion y Modticacién de los datos de las tablas. Informes. Un informe 8 el cbjeto da Accass 2010 disaitado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se uiilza pera presenter los datos de forma imprese. Macros. Una macro es el objetode Access 2010 que define de forma esiructurada las acciones ue el usuatio desea que Access realce en respuesta a un evenio determinado. Por ejemplo, podtiamos crear una macto para que abra un informe en respuesta ala ‘elecoién de un elemento de un formulato.@ oviix Capitulo 2: Crear, abrir y cerrar una Base de Datos 2.1 Crear una base de datos Para ciear una nueva base de datos debernos: Hacer clic sobre la opcién Nuevo del Ment Archivo que aparece ala derecha de la pantalla ‘Selecciona la opcién Base de datos en blanco. a ‘A continuacién apareceré en un panel ele derecha de la pantalla el siguiente cuadro: Hombre de achive (Dsabaced oe User PCITDocument\| 0 Creat ‘Aqui deberds indicar el Nombre de archivo de la base de datos.(G@ vriix Para salecclonar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botén Buscar ubreacien So abritd ol siguionte cuadre de dialogo dende indicaromas ol nombre do la bese de datos que estamos creando y el ligat donde se guardar. Haver doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de dates. Haver ole sobre @! botén Aceptar. Se cerrard el cuadro ce didlogo y volveras @ la pantalla de Introduccién a Microsoft Oftce Access. En el cuedro de texto Nombre de archivo eperecerd la ruta y el nombre que escogiste. PUscar el boten Croar para crear la base do detox. Automdlicamente s2 crearé nuestra nueva base de datos a la cual Acoass asignard la ‘oxtonsién ACCDB. Por defecto, Access abvié una nueva tabla para que puedas empezar arellenar sus datos. Una tabla es e! elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demas objetos $2 crean a partir de estas 5) obsemvas esta ventana. ale izquierda aparece el Panel de Exploracion, desde donde podremos Seleccionar tocos los adjetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio eélo encontraremos el de Tablat pues es el que Accoss oreara por defacto Puadas ocuitarlo haciendo clle en el boton Ocular “ Desplegando la cabecera del panal puodos coleccionar qué objetos mostrar y do qué forma.Goriix 2.2 Cerrar la base de datos. So puede corrar una base de datos de vatias formas: Cerrando Access: I al Mend Archivo y pulsar el boton Salir 63 O bien hacer cic sobre el boton Cerrar de la ventana Base de datos. Sin corrar Access: Eno! Ment Archivo. elegila opcién Cerrar base de datos ‘em bave # ats 2.3 Abrir una base de datos. Podeios abrir una base de datos ya exislente desde siios distintos: + Desde a) Menu Archivo: Iral Mend Archivo->Elegir la opcién Abr. ed cunranr cums objet como, D) susraarvase ce cates como a abn (Bl evar base de datos D) omabera.aceb + Desde los documanies recientes del Mend Archivo: Despliega el Bolin de Oice donde eparecen las dtimas bases de datos que se breron bajo al iulo de Documentos recientes, Haz aie on la que quioras abri.(GB ori Capitulo 3: Tablas de datos 3.1 Crear tablas de datos Para cear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaiia Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremes seleccionar estas opciones: HE Table Oieeke Uinta, + Elbotén Tabla abre la Vista Hoja de datos, conciste en introducir directamenta los datos en la tabla y segiin el valor que introduzcames en la columna determinara el tipo de dalos que tiene la columna. + Visia disano es el método que cetalaremos en esta unidad disactica, + Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatiole con un sitio SharePoint desde el que pocras compartir los datos elmacenados en lalistao tabia con otras personas con acceso al mismo sti. ‘A continuacién se presents la forma de craar una tabla en vista disefio. Este método consiste on dofint Ia estructura do Ia tabla, os decir, dofinir las distintas columnas quo cesia tendra y ctras consideraciones como claves, etc. tra forma rapid de llegar 2 la vista Dsefo es selecclonando fa vista desde la pastana Hoja de datos, o haciendo clic en el botén de Vista de Diseno en la barra de estado: DiseFio>Ver Eb entesc ane [Sven an tinea GG v2 inc ansinco sta Dsefio@ ori |Aparacerd la vista de Diseno de la tabla ee! En tg pestana tenemos al nombre de la tabla (como todavia no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tablas). A coniinuacién tenemos la rejlla donde definireros las colunnas que component la tabla, se utiiza una linea para cada columna, asi en la primera line fila) de fa rela definiremos la primera column de fa lablay asi sucesivamente, En tg part inferior tenemos a la querda dos pesta/ias (General y Busqueda) para =1 00 Y <=2000. Para formar la condcién puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos on ke cocuencia animada. Se puede ullizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumérico, Para ayudarnos a escribir la regia de validacién tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el baton que aparece a la derecha de la propedad cuando hacemos ciic en ella. Para conocer un poco mas sobre él visita nuestro avanzado, 5.8 Texto de validacion En esta propiedad eseribiramos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacién especticada en la propiedad anterior. Dobe sor un mensaje para que la persona que 0 equivoquo a la hora de introducir los datos, sepa el poiqué de su error y pueda solucionarto, Se puede utiizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objato OLE y el Autenumérico. 5.9 Requerido Siqueremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Si, en caso contario el valor sera el de No. Se puede utilzar esta propiedad para tedos los tipos de datos excapto el Objato OLE y el Autonumérico. 5.10 Permitir longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puecan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacios, 5.11 Indexado Se utile esta propiadad para establecer un indice de un solo campo. Los indices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean més répidas, y también aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin.@ ori Por ejemplo, si buscas empleados basandose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un indioe sobre este campo para hacer mas répida la biisqueda, Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin indice. Si (con duplicados): Cuando se asigna un indice al campo y ademas admite valores duplicades (dos filas con el mismo valor en el campo). Si(sin dupicados): Cuando se asigna un indice pero sin admitir valores duplicados.wo briik Capitulo 6: Las Relaciones 6.1 Conceptos bésicos sobre relaciones. Basos de datos relacionales Una base de datos ‘elacional permite la utlizacion simultanea de daios procedentes de mas de una tabla, ‘Alhacor uso de las rolaciones, so evita la dupicidad de datos, shorrande memoria y espacio en el disco, aumentando la veloctad de ejecucién y taciliando al usuario/a el trabajo con tablas, Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseno de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre si se deber especificar un campo en comin que ccontenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo sera dave principal en una de elias. Las tablas se relacionan da dos a dos, donde una de ellas sera la tabla principal (de la que parte relactin) y la otra sera la tabla secundaria (destino de la relacién), Tipes de rolaciones. Se pueden dstingulr tes tpos de relacbnes: ‘+ Relaci6n Unoa Uno: Cuando un registro de una tabla s6lo puede estar relacionado con un Unico registro dela otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y ‘ira con una lista de Alealdes, una poblacién sdlo puede tener un alcalde, y un aicalde fo serd tinicamente de una poblacién. + Relacion Unoa Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sdlo puode ostar rolacionado con un Unico ragiséro do la otra tabla (‘abla principal) y un registrode le otra tabla (labia principal) puede tener mas de un registio| relacionado en la primera tabla (tabla secundaria), Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y ora con los nabirantes, una pobacion puede tener mas de un habitante, pero un habitante pertenecerd (estaré empadronado) en una unica poblacién. + Relacién Varios a Varios: Cuando un registio de una tabla puede estar relacionado con mas de un registro dela otra tabla y vioeversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con bs ailiculos que se venden en la empresa, un cllerte podra realizar un peddo con varios articulos. y un articulo podra ser vendido a mas de uncliente Las relacionas varios a varios se suelen representar defhiendo una tabla Intermedia entre las dos tablas. Siguendo el ejemplo anterior seria definir una tabla lin2as de padido relacionada con clientes y con articulos.GO oriir 6.2 Crear ia primera relacion Para ear relaciones en Access 2010 primero deberemos acseder @ la ventana Relaciones daberemos haser clic en el dtén Relaciones que se enouertra en la pestafa Herramientas de base de datos. Aparocord ol cuadro de didlogo Mostrar tabla de la dorocha espocando indicate las tables que formaran parte de la relacion a crear. =) Soloccionar una do las tablas quo portenecena la rolacién haciondo clic sobre olla, aparecera dicha tabla remarcada. Hacer clis sobre el botén Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta afiadir todas las tablas de las relaciones a crest. Hacer clis sobre el botén Cerrar. Ahora aparecera a ventana Relaciones con las tablas anadidas en el paso anterior.Dace Estes YT eempio,coaigo emplo_nombre cos siemplo fecha Demicito Teletono Or » Para cearla telacién: Ir sobre el campo de relacién de la tabla principal (en este caso ejempio_codao). Pulsar ol botén izquierdo del ratén y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo cédigo de la tabla secundaria (Codigo). Soltar el botén del raton. Aparecerd el siguiente cusdio de dialogo Modi Tablao consuta: Tabla conadt elaconada: ejemple_vocigo|=| Codigo ‘Tiber ntegridad eterencat Actulza en cascada os campos reaconades ‘Tp de elect En la parte suporior dobon estar los nombros do las dos tablas relacionadas (Datos y Extras) y debajo de éstos al nomore de los campos de relacion (eemplo_codigo y cdcigo). Op! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacion y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la paite inferior el Tipo de relacion que se asignara dependiendo de las, caracteristicas de los campos de relacién (en nuestro caso uno a varios) Activar e! recuadro Exigirintegridad referencial haciendo clic sobre éste. Sise desea, se puede activar ls casilas Actualizer en cascada los campos relaconados y Eliminar en cascada los registros relacionados.wo briik Para terminar, hacer clic sobre el boldn rear. Se crearé la relaci6n y ésta aparecera en la ventana Relaciones, 6.3 Integridad reterencial La integridad referencial es un sistema de reglas que ufliza Access 2010 para asagurarse que las relacones entre registios de tablas relacionadas son validas y que no se berren cambien datos relacionados de forma accidental Alexigir intagridad referencial en una relacién le estamos diciondo a Access 2010 que no nes deje intreducir dalos en la tabla secundaria si previamente no se ha inroduckio el registro relacionado en la tabla principal or ojemplo: Tenemos una tabla de habitanies y una tabla de poblaciones, on la tabla, Habitantes tengo un campo Poblacién que me Indica en qué poblacién vive el habitanie, las dos tabias deberian estar relacionadas por el campo Poblacén. en esta relacién de tipo uno a varios la ‘abla Poblaciones es /a tabla principal y a tabla Habitantes la, ssecunda‘ia (una poblacion tiene varios habltantes). Si marcamos la casilia Integridad Referencial, no nos dejard asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tabla, Poblaciones. La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: + Actualizar en cascada los campos relacionadas: Hace que cuando se cambie valor del campo de la tabla principal, automaticamente cambiaran los valores de ‘sus rogistros relacionados en la tabla cocundari. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacién Onteniente por Ontinyent en la tabla Poblaciones, automaticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes, de Onteniente se cambiaran a Ontinyent. + Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro da la tabla principal se borrarén también los ragistros relacionados ena tabla, ‘secundaria Por ejemplo: Si borramos la poblacién Onteniente en la tabla Poblaciones, ‘automatcamonte todos los habitantes de Ontorionte co borrarande la tabla do Habitanies. ‘Sino marcamos ninguna do las opsiones no nos dojaré ni cambiar el nombre do una poblacion ni eliminar una poblacién siésta tiene habl.antes asigrados.@ ori 6.4 Afadir tablas ala ventana Relaciones Siya hemos creado una relacion y queremas crear otra pero no se dispone de ia tabla en laventana Relaciones dabemes afadir la tabla ¢ la ventane: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo cic en el botén Relaciones en la pestafia Herramientas de base da daios. Para afedir la tabla hacer clic sobre el boién Mostrar tabla en la pestafa Disefto, Sin HORS ta sass toes fs icon Aparecerd el cuadro de didlogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. ‘Afiadir las tablas nosesarias. Cerrar el cuadro de dialogo. 6.5 Quitar tablas de la ventana Relaciones Siqueremos elminar una tabla de la ventana Relaciones Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo cic en el botén Relaciones en la pestafia Herramientas de base de datos. Después pademos elegir entre: + Hacor cic con ol botén derecho sebro la table y ebsir la opoién Ocultar tabla dol mend contextual que aparecera, 1 Be! aione cvtane Soca poe + Hacor cic sobre latabla para seleecionatia y hacer dlic en el botén Ocuttar tabla en la pestana Diseno. Socuttartabia A Sl z B* Mostrar reiaciones directas tabla 93 Mostrar todas las relacdones Re@ ori 6.6 Moditicar relaciones Para modificar relaciones ya creadas: Pesicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: + Hacer cic con el botén derecho sobre la relacién a moditicar y eleair la opsién Modificar telacién... del mend contextual que aparecera, + Hacer cic sobre larelacién a modificary hacer clic en el botén Modifica’ relaciones ‘que encontraras en la pestafa Disafio de la banda de opciones. fesmmere || moniene \ Se abriré el cuadro de dalogo Moditicar relaciones estudiaco anteriormente. Realzar los cambios deseados, Hacer clic sobre el botén Acepiar.@ ori 6.7 Eliminar Relaciones Silo que queremos es borrar la ralacién podemes: + Hacer cic cen el botén derecho sobre la relacién a borar y elegirla opcién Eliminar del mend contextual, mee F enotecodige | 2% Meanie woven Xm taae Demis Tetons + Hacer cic con el boten izquierdo sobre la relacion, la relacion quedaré saleccionada. y a continuacién pulsar la tecla DEL o SUPP. La relacion queda eliminada de la ventana y de la base de datos. 6.8 Limpiar la ventana relaciones Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea dific interpretarla Podemos salvar eta dilicultad limpiendo la ventana y visualizando en ella Gnicamente las tabias que nos interesen y sus relaciones. Para ello utiizaremos la opcién Borrar disevio y Mostrar relaciones diroctas que doscribiremos a continuacién, Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el boton Borrar dseno en la pestana Disenio: a, (RiBenaraRERa| Modificar informe de relacién relaciones Desapareceran tedas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de dalos, Unicamente hemes limpiaco la ventana,wo briik Capitulo 7: Las Consultas 7.1 Tipos de consultas. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, moditicarios e incluso almacenar el resultado en otia tabla. Existen varios tipos de consutas + Consutas de seleccion. Son las consultas que extraen o nos muestran dalos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criteros especificades. Una vez obtendo el resultado podremos consuitar los datos para modificarlos (esto se podra hacer ono segun la consulta). Una consulta de selecoién genera una tabla légica (se llama logica porque no eslé fisica mente en el cisco dure sino en la memoria del ordenador y ‘cada vez que se abre se vualve a calcular) + Consus de accion. Son consultas que realizan cambios a los registos. Existen varios tipos de consultas de acclén, de eliminacién, de actualizacién, de datos anexados y de creacion de tables. 7.2 Crear una consulta. Para cearuna consulta, sequir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se enouontra la coneulta a crear. Hacer clic en el botén Dsefio de Consulta en la pestafta Crear: x @ Aantente para Oseho de ‘También tenemos la posibilidad de utlizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda, Sihaces clic en el bot6n Asistente para consuitas aparecera el siguiente cuadro de didlego:EI Asictonto para consultas concilas crea una consuita de solacoién sensilla somo definimos en el apartado anteror. Los ottos asistentes nos permiten generar tinos especiales de consulta que veremos més adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opcion Diseno de consulta que te permitira crear cualquiera de las arteriores por ti mismo, Alentraren la Vista Disefio de consuta nos pide primero las tablas de las que la consulta, Savard los detos con un cuadro de didlogo parecido al siguiente: mere Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botén Agregar. ‘Siqueremos sacar datos ¢e varias tables agregar de la misma forma las demas tablas. Finalmente hacer clic sobre el botén Cerrar. Aparecerd la ventana Vista Disefto de consuttas.GO oriir 7.3 La sta Disefo. ejemplo. ceai emplo.nemore eemplo.teena 8 codigo Domicito Teetono campo: | = Tabi: oxden Siobsorvas la pantalla, on la parte superior tonomos la zona do tablas donde aparocen las tablas afiadidas con sus cortespondentes campos, y en la parte inletior denominada cuadricula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadricula QBE corresponds a un campo. Cada fila tiene un proposita que detaliamos brevemiente a continuacion, mas adelante iremos profundzando en la explicacic Campo: ahi poremos el campo a utiizer que en le mayoria de los casos sera el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambien puede ser un campo caleulado, Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos sera Gti cuando definamos cconsultas basadas en varias teblas. Orden: sirve para ocdenar las fas del resultado, ‘Mostrar: sila casila de vetificaciin aperece desactivada la columna no aparecerd en el resultado, se suele desectivar cuando queremos utilizar el campo para dafinir la consulta pero no quaramos que aparezea en el racultado. Por ejemplo si queremos que la consulta os aque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para selecconar los alumnos pero no queremios que aparezca la poblacién en el resultado ya ue todos son do la misma poblacién.wo briik Criterios: sirve para especticar un erlterio de bisqueda. Un criterio de bisqueda es una condicién que deben cumplir los registros que apareceran en el resultado de la consulta or lo tanto esta formado por una condicién o varias ccndiciones undas per los, operadores Y (AND) y © (OR) : esta fla ylas siguientes se utiizan para combinar condiciones, 7.4 Anadir campos Para afedir campos a la cuadricula podemos: + Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocard en la primera columna libre de la cuadricula. + Hacer cic sobre elnombre de! campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el boton del raton arrastrar el campo sobre la cuacticula, soltar el boton ‘cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dajar al campo que estamos afiadiendo. + Hacer cic sobre lafila Campo: de una columna vacia de la rejila, anarecera ala dorocha la flecha para dosplogar la lista do todos los campos do todas las tablas que aparecen en la zona de Lablas. SI tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla: asi en ta lista desplegable sélo aparecerén campos dela tabla soleccionada. + Tambien podems teclear cirectamente el nombre del campo en ia fila Campo: de una colurmna vacfade la cuackicula, + Siqueremos que todos los campos dela tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sindnimo de ‘todos los campcs') 7.5 Detinir campos calculados Aligual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Caleulado también podemos incluir campos calculados en las consultes. 2Cudndo inclu la expresisn en una tabla y cuando en una consulta? La respuesta depender de cada caso concteto. Si el resullado de la expresién se va a utilzar frecuentemente en consullas, lstados 0 estadistcas, puede ser mas interesant= guardar eldato en la propia tabla. Sien cambio se trata de un calculo mas espactfico puede ser preferible no utlizar espacio en el disco para conservar eslos valores, definiendo un ‘campo calculado en la corsulta. Para definir un campo como calculado, simplemente deberermos escribir una expresion en. elespacio reservado paraindicar el campo. La sintais seré: Nombre del campo: expresion Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podriamos realizar la siguiente expresion: Precio con IVA: Precio * 1.18@ oriir Alpulsar INTRO se guardaré la expresion y se aplicardn clertos cambios, como encerrar entre corchetes los campos referenciados o elminar espacios innecesarios, etc.: Precio ‘con IVA: [Precio]*1,18 7.8 Formar expresiones Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresisn. Una expresién se forma combinando un operador con uno o generalmante dos operandos. La mayoria de las veoes un operando sera un campo dela tabla y el otro un valor conoreto u etre campo. Operadores operador +, se utiliza para sumar dos numeros. operador -. se uttize para hallar la diferencia entre dos ntimeros. operador *. s2 utiliza para multiplcar dos nlimeros. oporador *, co utiiza para olovar un numero ala potenela dal exponento ( numero * exponenie) operacor /, se utliza para dividir dos nimeros y obtener un resultado de signo tlotante. Operador \, se utilize para dividr dos numeros y obtener un resutado entro. operadorMod, divide dos niimeros y devualve sélo el resto, Eloperador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto. También se puede utilizar el operador de summa + cuando los dos operandes son de tipo texto, para coneatenarlos. Mi consejo es utilzar el operador & para la concatenacion y asi evitar ertores o contusiones. Un operando puede ser un nombre de columna, una expresién, un valor conereto o una funcén predefinida, Valores concretos Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siquientes regias: Los valores numéricos se indican poriendo el niimero sin mas. Se tiene que utilizar para separar la parte entara delos decimales el simbolo definide en nuastra corfiguracién de Windows; ademas los valores numéricos no se pueden escribir formateadcs, no podemos. escribilos con separadores de miles. Por ejempb en una expresién correcia no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas +1000000) Ejompio:2 Los valotes de tipo texto deen it siempre entre comillas simples ‘o dobles*. Ejemplo:’ VALENCIA’ Los literales de fecha se escriben entre #y deben estar en el formato de EE.UU., incluso sino estamos utilzando la versién norteamericana dal motor de base de datos Microsofi Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5196 en Espana y Latinoamerica, y 5/10/96 en Estados Unidos de América. Para incicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea espafola, latinoamericana o de EE.UU., debemes esciibrla 1#5/10/96#; con ol formato #mos/dia/anoftwo briik También se puede utlizar la tuncién DateValue, que reconece las contiguraciones internacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejempb, Date Value('10/5/96) es equivalente #05/10/96# si nuestra configuracién de Windows define las fechas con el formato dialmes/aio. Funciones predefinidas ‘Access 20 10 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumeratlas y explcarlas seria demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposicion muchas funciones y cuando queramos ob:oner algo diferente consukar la ayuda do. access para ver si existe ya una ‘uncién para lo que queremos hacer A titulo de ejemplo tenemos unas que s2 utiizan mas @ menudo: DATE) 0 fecha) devuelve # dia en que estamos NOW() 0 Hoy() devuelve el diay la hora actual YEAR fecha) 0 Afto() devuelve el afio dela fecha MONTH(focha) 0 Moc) devuolve ol mos do la focha DATEVALUE({iieral| o ValorFecha() conviane elliteral en un valor de fac, Nombres de campos los nombres delos campos se indican entre corchetes[ J, cuendo un nombre de campo esta formado por una sola palabre se pueden omitr corcheles pero si el nombre contiens: varias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerio entre corchetes 0. por ejemplo para hacer referencia al eampo Poblacion puedo esoriir Poblacion o {Poblacion}, pero el campo Fecha de nacimierto siempre se escribiré [Fecha de nacimiento] Uso del paréntesis Cuando combinames varias expresiones podemos uiliza los paréntesis para delimiter ada expresion. Siempre se tiene que utiizer un paréntesis de apertura (y uno de cer). Ejampio: ventas + (ventas * 0.1) Eluso del paréntesis sirve para que la expresién quede mas clara sobre todo cuando ‘combinamos muches expresiones, y para que los operadores actuen en el orden que nosotros queramos para ast olvidamos de la priorldad de los operadores.GO oriir 7.7 Encabezados de columna Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta, elempie.coaigo ¥ cosiao fod Daniciie Teletono ‘campo: | yempio.coaigo ‘tanta | Datos Oraen Mostar Gitenos: ‘yempio,nomere Datos w koa I eas Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encadezado lo inclcamos en|a tila Campo: escribiéndolo detante del nombre del campo yseguido de dos puntos | :). Se suele utlizar sobre todo para los campos calculades. Campo: Tabla: Orden: Mostrar: wi Critetios: Datos ‘eiemplo.codigo | Nombre: eemplo.nombre [j=] Edad Datos | | fw Extras Asi, los encabezados de le tabla se mostraran a: Nombre ded@ oriir 7.8 Cambiar el orden de los campos Sihemos inctuido campos en la cuadricula y queremos cambiar el orden de estos campos. podemos mover una columna (0 varias) arrastrandola o bien cortando y pegando. + Para moveruna columna arrastrandola: Posicionar el cursor sobre el extremo supatior de la columna y cuando aparece la flecha + hacer cle, la columna aparecerd resaliada (esta seleccionada). i Mover un poco el curser pata que aparezea la fecha. Pulsar ol botin del ratén yin solailo arasirar la columna hasta la posidén deseada. + Para mover una columna cortandola: Soleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior dela ccolumna y cuando aparece la lecha + hacer cl). Hacer cic sobre elicono # en la pestafa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), -saparecerd |a columna, Acontinuacion crear una columna en blanco en el lugar donde queremes mover la columna que hemos cortado con la opcién insertar Columnas de la aha Disefio. Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestana Inicio (0 bien teclear CirlsV) Podemos seleccionar varias columnas consecutivas solecoionande la primera y manteniendo latecla MAYUS pu'sada, seleccionar la ultima columna a seleccionar, se selecconaran las dos columnas y todas la columnas que se encuentren antre las dos. 7.9 Guardar la consulta Podemos Guardar ia consulta + Hacienco ols sobre el botén “ol de la barra de Acceso Rapido, + Obien, soleccionardo la opeién Guardar dala pasta Archivo. Sles la primera vez que guardamos la consulta aparecera el cuadro de dialogo para datle un nombre. ‘Se puede poner cualquier nombre excepto ol de una tabla ya croada. A continuacién hacer clic sobre el botén Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su boténi&wo briik 7.10 Ejecutar la consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Disefio de consulta o bien desde 1 Panel de navegacién + Desde el Panel de navegacién, haciendo doble clic sobre su nombre. + Desde la vista disefio de Ia consulta, haciendo clic scbre el botén Ejecutar de la pesalia Disefio: Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los critetios especificados, por lo tanto si modificames algiin dato de los que aparesen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla, (excopto algunas consutas qua no permiten esas modificaciones) 7.11 Modificar el disefio de una consulta Silo que queremos es modificar al diseio de una consulta: Situarse en el Panel de Navegacién y hacer clic deracho sobre e| nombre de la consulta. En el mond contextual soleccicnar S& Yit@Rieho | 7.12 Ordenar las filas Para ordenar las filas del resultado de la consuita: Hacer clis sobre Ia fila Orden: del campo por ol cual quoromos ordonar las fils, hacer clic sobre la ilecha que aparecera para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacén, Puede ser Ascendente en este caso se ordenaran de menor a mayor si el campo es numérico, por orden alfabético si el campo os de tipo texto, de antorior a postotior si ol campo es de tipo fecha/ora, etc, 0 blen puede ser Descendente en orden inverso. Podemos ordenar también por varios campos pare ello rellenar ia fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso so ordenan|as flas por la primera columna de ordenacién, para un mismo valor de la primera coumna, se ordenan Por la segunda columna. y asi sucesivamente, Eloiden de lac columnas de ordenacién es al que aparece an la cusdricula, es decir i queremos ordenar por efemplo por provincia y dentro de a misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadricula primero la columna provinciay despues la cclumnaloeatidad.wo briik Eltipo de ordenacién es independiente por lo que se puede ullizar una ordenacién distinta para cada colurmna. Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de la primera columra, descendente por la segunda columna. 7.13 Seleccionar tllas Para saleccionar files tenemos que indicar un criterio de biisqueda, un criterio de busqueda es una condicién que deberdn cumplir todas las files que aparezsan en el resultado de la consulta, Normalmente le condicién estard basada en un campo de la tabla por ajemplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condicién seria poblacién = "Valencia’. Pera escribir esta condicion en la cuadricula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadricula al campo poblacion y en esa columna ponemos en la file Criter resio de la condicién o sea ="Valencia". Cuandb la condicon es una iguaidad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamante el valor Valencia en la filaCriterios: ya que si no ponemos operador asume por delecto el Tampoco es necesario poner las comillas, las afiadira él por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas. Sien la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos ent sij tenemos que encerrar el nombre del campo entre corenetes []. Por ejempo queremos poner la condicién precio = caste en ia que precio y coste sondos campos, tenemos que poner en la fla criterios: [coste, sino onemos los corchetes afiadi las comillas y entender Precio = “coste'’ precio igual al valor Coste no alcontonido del campo Coste. Para indicar varias cor nes se emplean bs operadores ¥ y ©. En un oriterio de busqueda en el que las condiciones estén unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio » 100 y precio < 1200, aparecen los registios cuyo precio esid comprendido entie 101 y 1199, En un oritario de busqueda en el que las condiionas estan unidas por el operader ©, el registro aparecerd en el resultado de la consuta si cumple al menos una de las condiciones. Todas las condciones establecidas en la misma fila de la cuadicula quedan unidas por eloperador Y. En el ejemplo siguiente sevian alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento esté comprandida entra el 1/1/60 y al 31/12/69.@ ori Taba: |Alumnade Alumnads —Alumnade orden Mostrar J z Del mismo modo pasa con cada una de les filas 0: Siqueremos que las condiciones queden unidas por el operador © tanemos que colocarlas en filas distintas (utiizando las flas O: y siguientes). or ajemplo, si en la cuadricula QBE tenemos espacticado los siguientes criterios: mmpo: [Nombre aunnade Poblacicn —Feenade nacimiente Taba: |Alumnade mado Alumnado orden Hosta Q y z Citerios Valencia” Ente 0/01/1960 y=045061962" ° Abcante Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellides, Nombre, Poblecién y Fecha acimiento, los alumnos apareceran ordenados por Apelidos pero Unicamente apareceran aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, 0 bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. iOJo! El criterio de la fecha de nacimiento Unicamente afecta a la poblacion Valencia por encontrarse en la misma fila, ‘Access ro diferencia entre maylisoulas y mindsculas ala hora de realizar la bisqueda de registros,@ ori Los operadores de comparacion Estos operadores comparan el valor de una expresién con el valor de ota. Independientemente del operader si uno de los valores es nulo, el resultado de la, comparasion sera nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparacion que podemos utilizar son: (Operador se nificado ce igual que 2 distinto de < menor que < menor o igual > mayor que > mayor o igual Eloperador Entre Tiene la siguerte sintaxis: Expresion Entre valort ¥ vabor2 Examina siel valor de la expresiin esta comprendido entre los dos valores deiinidos por valort y valor. Normalmente la expresion sera un nombre de campo. Ejempo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y 04/06/52#, en la cuadicula QBE se pondria: Campo: [Nombre aumnade Poblacion Fecha denociniente Tb’: |Alumnade Alumnago —alunnads orden Mostar d z y Gites Valence” Ente 0/01/1960 ya08 06-1952" El operador In Tiene la siquerte sintaxis: Expresién In (valort, valor2, ..) Examina si el valor de la expresin es uno de los valores incluides en la lista de valores escrtos entre parentesis.@ ori Por ejemplo, para Seleccionar jos alumnos de Alicante, Eiche, Elda y Onda podrlamos poner la condicién Poblacién In (‘Alicante’; ‘Elche’; ‘Elda’; ‘Onda’) Campo: [Wombre alumnado Poblacion 2: |adumnade Alumado onsen eet tn Ateante’tehe!660;'Ondn) Eloperador Es nulo Cuando una eolumna que interviene en una condicién eontiene el valor Aulo, el resultado de la condicion no es verdadero ni falso, sno nulo, sea cual sea el test que se haya utilizado, Por eso siquetemos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, no podemos utilizar la condicién columna = nulodebemos utilzer Un operador especial, el operador Es nulo. Tiene la siguiente sintaxis: Expresién Es nulo, donde expresién normalmente seré un nombre decolumna, Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacion, la condicion seria poblacion Es Nulo Campe: [Nombre alumnado Poblacion Alumnado, Eloperador Como Se utile cuando queremes utilizar caracteres comodines pata formar el valor con el que comparar. Por ajemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hay gue utilizar el comodin *y utlizar el operadorComo para que Access reconozca el * como un comodin y no como el caracter asterisco. La condicion seria nombre como "0" El valor que contiene los comodines se conoce como patron y tiene que ir encerrado entre comillas (simples 0 debles) La siitaxis es la sigulente: Expresion Como ‘patton’ En la siguionte tabla to indicamos los caractores comodines que se pueden poner en un patrony su significado.@ ori Por ejemplo, para Seleccionar jos alumnos de Alicante, Eiche, Elda y Onda podrlamos poner la condicién Poblacién In (‘Alicante’; ‘Elche’; ‘Elda’; ‘Onda’) Campo: [Wombre alumnado Poblacion 2: |adumnade Alumado onsen eet tn Ateante’tehe!660;'Ondn) Eloperador Es nulo Cuando una eolumna que interviene en una condicién eontiene el valor Aulo, el resultado de la condicion no es verdadero ni falso, sno nulo, sea cual sea el test que se haya utilizado, Por eso siquetemos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, no podemos utilizar la condicién columna = nulodebemos utilzer Un operador especial, el operador Es nulo. Tiene la siguiente sintaxis: Expresién Es nulo, donde expresién normalmente seré un nombre decolumna, Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacion, la condicion seria poblacion Es Nulo Campe: [Nombre alumnado Poblacion Alumnado, Eloperador Como Se utile cuando queremes utilizar caracteres comodines pata formar el valor con el que comparar. Por ajemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hay gue utilizar el comodin *y utlizar el operadorComo para que Access reconozca el * como un comodin y no como el caracter asterisco. La condicion seria nombre como "0" El valor que contiene los comodines se conoce como patron y tiene que ir encerrado entre comillas (simples 0 debles) La siitaxis es la sigulente: Expresion Como ‘patton’ En la siguionte tabla to indicamos los caractores comodines que se pueden poner en un patrony su significado.wo briik (Caracteres en patron Significado z Un cardcter cualquiera, Core o mas caracteres # Un digto cualquiera (0-8) [ListaCeracteres) Un cardcler cualquiera de lisiacaracteres [listaCaracieres] Un cardcter cuzlquiera no ineluido en listacaracteres ListaCaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier carécter, incuyendo digitos, los carasteres se escrben uno detrds de otro sin espacios en blanco ni comas. Por ejemplo para sacar los nombres que empiezan por a.g.r vel patron seria: agru]*” Los oarasteres especiales corchete de apertura |, intertogacién 2, almohadilla # y astersco * dejan de ser considerados comodinescuando van entre corchetes. Por ejemplo para buscar los nombres que contienen un astersco, el patron seria: "[‘]*"en este caso el segundo * dentro del patrén no acta como comedin sino cemo un caracter cualquiera porque va dentro de los corchetes. Sino se encierta entre corchetes, la exclamacién ! representa el caracter exclamacién. Eloorchete de cierre ] se puede utlzar fuera de una listacaracteres como cardcter independiente pero no se puede utlizar en una lstacaractetes. Por ejemplo, el Patron ‘a]* permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corchete de cierre. La secuencia de caracteres (] se considera una cadena de caracteres de longitud cero (" Se puede especificer un intervalo de caracteres en ListaCaracteres colocando un guion - para separar los limites inferior y superiorde! intervalo. Por ajemplo, la secuencia [A-Z]] an patron representa cualquier caracter comprendido en eliniervelo de la A ala Z. Cuando se espectica un intervalo de caracteres, éstos deben aparecer en orden ascendente (de menor a mayor) [A-Z] es un intervalo valdo, pero[Z-A] no lo es. Se pueden incluir mil les intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores. Elgulon - define un intervalo Gnicamente cuando aparece dentro de los corcheles entie dos caracteres, en cualquier otro caso representa al cardcter guién.@ ori Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provinda de Valencia (son los que tienen lun cSdigo postal que empieza por 46 seguido de tres dgitos cualesquiera, la condicién podtia ser [eddigo postal] como ‘46H ht campo: [Nomore alunnado _Coaigo Postal fee = 7.14 Consultas con parémetros ‘A menudo, en una consulta nesesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese ‘momento sino que quefemos que lointroduzea el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alunos de una determinada Poblacién, la pobiacién la introduciré 2 usuario cuando Access selo pida. En este caso necestamos utllizer en nuestra consulta un parametro. Un parametro ‘unciona de forme paracida 2 un campo de tabla, pero el valor que almacona lo introduce © usuario cuando so ejecuta la consulta, En una consulta cuando uilizamos un nombre de campo que no esta en elorigen de datos. Access considera este campo como un parametro y cuando se ejecuta la consulta, nos pide Introducir el valor del parametro mediante un cuadro de diloge como este: En el ejemplo anterior, en la consulta tendriamos que aadir una condicion de busqueda que espectiique que la Poblacién es igual al Valora introduc, de esta manera: Campo: [wombre skunnade Peblacon Fecha de nt Tablx:|alumnads Aumnsgo Alumnado oraen Mostar Zi 7 {Ojo! cuando pongemos el nombre del pardmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contratio Access le afladira comillas y no lo consideraré como un nombre de pardmetro sino como un valor@ oriix Ora forma de utlizer un parametro en una consulta es definiéndolo mediante el botén Parémetros de la pasiaiia Disefio. En este caso, después de elegir la opcién, se abre el cuadro de dislogo Parémetros dela consulta donde podenas indicar el nombre del parémetro y el tipo de dato. Parametros dela consulta a) Parametro Tipo dedates Valor si/No Bye entero largo Moneda Simple Doble Fecha/Hora Binario Objeto OLE Memo Id. de réplica Decimal Valor La diferencia entre escribir directamente un nombre de pardmetro y detfinirlo con el botén Parémetros es que, si le hemos asignado un tipo de date, Access comprueba automaticamente el tipo del vaior introducido por e! usuario.wo briik Capitulo 8: Las consultas de resumen 8.1. Definicion En Access podemos definr un tipo de consults cuyas flas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consullas de resumen, también se conocen como consutas sumarias. Ee importante entender que las flas del resultado de una consuita de resumen tienen una naturaleza distinta a las flas de las demas tablas resultantes de consullas, ya que corresponden a varias filas de la table origen. Para simplifcar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de na consulta ‘no resumen’ correspondea una fila de la tabla origen, contene datos que se encuentran en una sola fla delorigen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas do la tabla orign, ocia diforoncia 85 lo que va a originar una serie de resticclones que sutren las consutas de resumen y {ue veremis alo largo del tema. Por ejamplo este tipo de consulta no permite modificar os datos del origen. En el ejemplo que venea continuacisn tienes un ejemplo d2 consulta normal en la que se visualizan las fas de una tabla de oficinas ordenadas por regién. en este caso cada fia del resultado se coresponde con une sola fila de la tabla oficins, mientras que le segunda consuita es una consulta resumen, cada la del resultado se corresponde con Una 0 varias fils de la tabla ofcinas, cficina-| region -| ventas ~ 24 centro 15.000,00€ & region -|SumabaVentas + 23 centro o,00€ 3 centro 15.000,00€ 2B este 0,00 y ee 178.000,00€ 13 este seoop.00e € | —+ norte 0,00€ a2 ese geynsoe! § “> este 1101.000,00€ Weste 159.000,00€ 26 norte 0,00€ }——+ 2 oeste ts.00,00€ % __—t 21 oeste #3,000,00€ 3 Una consulta de resumen se define haclendo cle sobre el boién Totales en la pestafia de Disefio,En cualquiera de los dos casos se afiade una fila a la cuadricula OBE. la fila Total: Todas las columnas que incluyamos en la cuadricula doberdn tener un valor on esa fila, ese valor le indicara a Access qué hacer con los valores contenios en el campo escrito en ka fila Camm Les valores que podomos indicar on la fila Total: con los que aparacen al desplogar la, lista asociada a la celda como puedes ver en la Imagen: 9 humere cue Feena.in Feenastin ive % capa: yas Tet agruparped (= orgen: |/Agrupar por fe Ser [nome len 8.2. Las funciones de agregado Las funciones de agregade con funciones que permiton obtener un rocultade basado en. los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que sélo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un ‘resumen’ de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utlizar estas funciones podemos escribirias dlrectamente en la fla Campo: de la Cuadricula como veremos mas adelante pero podemos ulizar una forma mas oémoda@ oriir que es seleccionando en la fla Total: de fa cuadricula la opcion correspondiente a ta funcién, A continuacién describiramos esas opciones. + La opcien Suma caloula la suma de los valores Indleados en e! campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numérico (entero. decimal. coma flotante 0 monetaio...). El resutado sera del mismo tipe aunque puede tener una precision mayor. + La opcién Promedio calcula el promedio ((a media aiitmética) de los valores, contenidos en el campo, también se aplica a datos numéricos, y en este caso el tino de dato del resultado puede cambiar segiin las necesidades del sisiema para repiesentar el valor del resultado. + La opcion DesvEst calcula la desviacion estandar de los valores contenides en la colurmna indicada en el arqumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos dos registres, el resultado es nulo. + La opcién Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumanto. Si la consulta base (el origen) tiene menos de cos registros, el resuilado es nulo. Es interesante destacer que el valor nulo no equivale al valor 0, |as funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estandar los resultados no seran ls mismos con valores 0 que con valores nulos. + Las opciones Min y Max dotorminan los valores menores y mayores respectivamenie de la columna. Los valores de ‘a columna pueden ser detipo numérico, texto o fecha. EI resultado de la funcion tendrd e! ‘mismo tipo de dato que la colurma. Si la colurna es de tipo numérico Min devuelve el valor menor contenido en la column, si fa columina es 2 tipo texto Min devuelve el primer valor en orden altabético, y sila columna es de tipo fecha, Min devuelie la fecha més antigua y Max le fecha mas posterior. + Las opciones Primero y Ultimo se utilzan para obtener el primer y illimo registro del grupo sobre el que se realizan los calculos. El orden lo determina el orden ccronoldgico en el que se esoribiercn los recistros. Ordenar los registros no tiene inguin efecto sobre estas opciones. + La opcicn Cuenta cuerta el numero de valores que hay en la columna, los datos 2 la columna pueden ser de cualquier tipo. y la funcién siempre devuelve un nlmero entero. Si la columna contenevalores nulos esos valcres no se cuentan. sien la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. Para que cuente en nimero de registros hay que utilizar la funcién Cuenta(*) dewelve el numero defilas por lo tanto contaré también Ics valores nulos. En este caso tenemos que selecconar la opcionExpresion y escribirio asi:Campos | Expt: Cuenta) “Total. |xpresion orden Mostar cateros 8.3. Agnupar registros Hasia ahora las consultas de resumen que hemos visto utlizan todas las fias de ia tabla y producen una tniza fia resutado. La opcién Agrupar Por pormito dofinir eolumnas de agrupacién. Una consulta do resumen sin columnas de agrupacion obtiene una Unica fla resultado y los calculos se realizan sobre todos los registros del orgen. Cuando s0 incluyo una colurina de agrupacién Access forma grupos con todos los registros que tlenen e! mismo vabr en la eolumna de agrupadén y cada grupo asi formado genera una fila en el resutado de la consulta y ademas todos los caiculos definidos se reelizan sobre los ragistros de cada grupo. De esta formase pueden obtener subtotales. Por ejemplo queremos saber cugntos alumnos tenemos en cada poblacién. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupandolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcién cuenta() la calculara sobre cada grupo de registras (los alumnos dela misma poblacién). La consuta quederia asi i sun Los campos de tipo memo u OLE no se pueden a definir como columnas de agrupacin, ae + Se pueden agrupar las flas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros, wi que contienen el mismo valor en czda una de las Spuusa: ~~ columnas de agrupacién. “ + Todas las filas quo tonen valor nulo on la columna de agtupacion, pasan a formar un nico grupo.@ ori 8.4. Inclulr expresiones Laopcién Expresién permite poner en la fila Campo: una expresiin en vez de un nombre de colurmna, Esta expresion tiene clertas limitaciones. Solo puede contener operandos que sean funcones de agregado (las furciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst{ ), Min( ), Max( )...) valores fos o nombres de columna que eparezean con la opcion AgruparPor. En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresién puedo poner Max(nthoras)-Min(nthoras) pero noMex(sumain‘horas)) 8.5. Incluir criterios de bisqueda La opcién Dénde permite poner un aiiterio de bisqueda que se aplicard a las filas del origende la consulta antes de realizar los célculos. Por elemploqueremos saber cudntos alumnos tenemos de Valencia, para ello tenamos que contar los registos dela tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definiria de la siguiente forma: También podemes incluir un critaro de = bUsqueda en una columna que no tenga la opcién Dénde, en este caso la condicion se 9 coeige atumns) Nontee stom aplicara a las filas resultantes de la consuta, ‘apenas alum Direcaon Para la condiciin de seleociin se pueden Pobiacon utilizar los mismos operadores de condicién Codigo Postal {que en una consutta normal, también se pueden escribir condciones compuestas SSSSSSSSSSSSSS (unidas por os operadores OR, AND,NOT), campo: Peptrcon fp: Cuente) existe una limitacién, en la fila Criterios: no se [aete Asmat podrd poner un nombre de columna siesta Tetat [Dende expres _ an columna no es una colurna de agrupacién. ‘catenos: |"valenca 4wo briik Capitulo 9: Los formularios Los formutarios sirven para definir pantallas generalmente para edi de una tabla o consulta. F los registros En esta unidad veremos como crear un formulario, manejarto para la edicion de ragistros y cambiar su disefio. 9.1 Crear formularios Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acreder a todas ellas desde la pestafia Crear: A. Fema ere. ‘erbium (=m orm) Dy eosctenetn es a. une de atone mee + Formulario ccnsiste en cear autométicamente un nuevo formulario que contiene: todos los daios de la tabla, consulta 0 informe seleccionado en el Panel de Navegaciéon. + Disefio del formulario abre un jormulario en blanco en la Vista Disefio y tenemos que ir incorporando los distintos objetes que queremos aparezean en él Este métoso no se svete utlizar ya que en la mayoria de los casos es mas, ‘cbmodo y rApido crear un autoformularioo utlizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el disefic para ajustar el formulario a nuestras necasidades. En esta unidad veremos mas adelante cdmomoditicar el disefio de Un formulatio.@ ori + Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero ‘en ver de abrirse en Vista Disefio como la anterior opcién, se abrird en Vista Preseniacién. Esta vista ofrece veniajas, come poder incarporar datos ‘smplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...| Gesde el Panel de Navegacién, + Asistente para formularios utlize un asistente que nos va gulando paso por paso en la creacién del formulario, + Navegaclon te permite crear un formulario dedicado ¢ la navegacién, que simula la estructura tipica de menis de una pagina web. Podsas elegir entre seis disefios dstinios. Pestaias horzontales Pestafias verticals. nquierda FF estaias verticates, derechs Festafas horuontates 2 nivetes Pestaias horizontals y verticales, rquierda Pestaias horizontals y verticals, devecha + Més formularios despliega un meni con otres tipos de fommularios disponibles, ‘como grafico dinamico, tabla dinémica, hoja de datos o el formulario dividido. 9.2 El asistente para formularios Esta es la modalidad més sencila y dirigida de creacion de formulars. Elasistente se inicia desde la pestafia Crear > grupo Formularios > botdn Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:el En ella elegimos en qué tabla o consulta se basaré el formulario y los campos que ueremos incluir en él Para elegirelorigen (labla consulta, b seleccionamos del desplegable superior Si queremas sacar datos de mas de una tablalo mejor 2s crear una consula previamente ue convine los datos y luego crear ¢ formulario sobre ella. A continuavién selescionamos los campos a incluir en el formulerio haciends aie sobre el campo y pulsando el botén L2_] o simplemente haciendo doble cic sobre el campo. ‘Sinos hemos equivocaco de campo pulsamos el bots! lista de campos saleccicnados. yel campo se quita de la Podemos Seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el boton 2 | 0 deseleacionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el boron Una vez seleocionada la dstribucién que nos interesa pulsamos @ botin Siguiente y aparece la ciguionte pantallaoO briik ebriik.com En esta pantalla elegimos Ia distribucion de los datos dentro de! formulario. Al selesconar una opcién de formato aparecerd a su izquierda el aspecto que tendra el formulario con esa distribucién. A continuaci¢n pulsamos el boron Sigulente> y aparece la ventana que puedes ver a continuacién, pated st es tdala formas querecesta asst pra cea el fomdare. ese ar radar o node el deta dl Frmdae? |g Aeral bruloopira vero reduarnforscn. een el see dl forma, En esta ventana el asstente nos pregunta el titulo del formulario. este titulo también ord ol nombre asignado al formulario.wo briik En anteriores versiones disponiamos de un paso previo que nos permit incorporar cierto estilo uilizando las distintes opciones de disefo disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto estético en la propia creacién del formula. Seré més adelante cuando lo manioularemos para incorporar estls, utlizando los temas dlsponibies. Antes de pulsar el botén Finalizar podremos elegit entre: + Abrir el formulario para ver o introducir informacién en este caso veremos e| resultado del formulario preparado para la edicion de registros. + bien, Modificar el diseio del formulatio, si seleccionamos esta opcisn aparecerd la vista Disefio de formulario donde pocremos modifizar el aspecte del formulatio.@ ori 9.3 Editar datos de un tormularlo Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrirlo haciendo doble alic en él, desde el Panel de navegacién. También lo puedes abrir con el bot6n derecho del ratén, Seleccionando “4 4" en el mend contextual Elformulario que hes creado mostrar4 sus datos en la Vista Formulatio. Podemos a contnuacién buscar datos. reemplazar valores, modificarlos como ci astuviéramos en fa vista Hoja de datos ce una tabla, desplazammos alo largo de la tabla utilzando la barra de desplazamiento por los registros Revit: M4223) 8 | que ya conocemos, lo tnice que cambia es el aspecto de la pantalla 9.4 La Vista Disefio de formulario La vista disefio es la que nos permte defini el formuiatio, en ella le indicamos a Access como debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos mas adelante. Para entrar en la vista cisofio dobomos buscar el formulario en ol Panel de Navegacién y hacer cic derecho sobre &! para seleccionarla opcén 6% Y's Dseho el mend contextual. O ben abrirlo y luego cambiar la vista desde el boton que ya cenocemos de la pestara Inicio. Nos aparece la ventana Disefio de formulario:mala) cod iejemplo_codiga $F cel formutanio Eltea de disefio consta de tres secciones: + La soccién Encabezado de formulario, on alla ponamos lo qus quoromos quo ‘aparezca al principio del formulario. + La seccién Detalle, en alla aparecerin los registros del origen del formulario, o varios registios 0 uno sélo por pantalla segiin e! tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicer en la ssaccién Detalle el diserio correspondiente a un sélo registro. + La seccén Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos apatezca al final dal formulari. Podemos mostrar u oculter ol eneabazade o al pio desde la opcién Encabezado 0 Pie dol formulatio del mend contextual de los mismos. “Fénabasdo eeion otewo briik Alrededor del évea de disefio tenemos unas reglas que nos permiten medir las distances y los controles, también disponemos de una euadricula que nos ayuda a colocar los, controles dentro del area de dise%o. Para ver u ocular as reglas o la cuadricula tenemos las opciones Regla y Cuadricula respeciivamente, que también puedes ver en la imagen anterior de! mend contextual del formulatio. 95 La pestafia Disefto de formulario En este apartado veremos las opciones mas interesantes de la pestaha de Disafio que aparece cuando entramos en la Vista Disefio del formulario. BAe TB Ae eam] 3 El primer bon que vemos esta localizado en el grupo Vistas, y nos permite pasar de una vista a otra. Lo utiizaremos mucho, Silo dosplogamos podemos elagir oniro Vista Disofio (la quo estamos describiendo ahora] y laVista Formularo que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos etirido en la vata dicofo. Ver demas disponemas de la Vista Presentacion que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista Disefio pero con las ventajas de la Vista Formulario, puss nos muestra a iempo real los daios del formulario para que nos hagamos una dea aproximada de oémo seré su aspecto final ‘También podremos acceder a las vistas Tabla dinamica, Hoja de datos y Grafico vamico, que ya hemos comentado. Vistas En el grupo Temas encontraras herramientas para dar un estilo homogeneo al formulatio, Lo veremos mas adelante. En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de coniroles para que sea mas cérrodo afiadirios en el Area da disefio como veremos mas adelanie. También encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de pagina. En ol grupo Herramientas podras oncontrar ol botén Agregar campos existentes entre oiros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de ‘campos en 2l que anarecen todos los campos del origen de datos para que sea mas cémodo afiadirles en a! érea de disefio como veremos mas adelante. Todo formulario tiene asociada una pagina de cédigo en lz que podemes programar cientas aociones utilzando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accade a esta pigina de cédigo haciendo dlic sobre & botén@ ori 9.6 Temas Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un formulario. Engobalos cobres, la fuente y los distintos efectos que utilzara por defecto, Sicambias el tema, no lo cambiards unicamente al formulario en cuestiOn, sino a todos fllos. Es'o no implica que no se pueda personalizar alguna de sus elementos de forma independiente, de hecho podemos hacerlo con las herramientas de la pastafia Formato. Para cambiar el tema nos situaremos en la pestafia Disefio de lasHerramientas de disefio de formulario, en el grupo Temas. Desde el botén Temas, podremos seleccionar de una amplia Iista el que mas nos guste. En anteriores versiones no existian los temas, sino queen el momartode la ereacion dal formulario se ullizaban unas plantilas con un estilo determinado. El concepto es similar, con la ventaja de que los tomas son més tlexibles. Sihabllitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Access s2 conectara con la 2 pagina web de Microsoft para adquirir mas | bier temas cuando éstos estén disponibles. 5 cncwtens sa, Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estiios con los colores de nuestra empresa, por ejemplo, podamos pulser Guardar tema actual... para consowvarlo y utlizarlo en otros formularios. Para recuperar un tema personalizado y aplicerlo a nuestro libro, haremos clic en Buscar temas... y lo buscaromos ert las carpotas de nuestro equipo, all donde lo hayamos guardado, Sihay un tema que se aproxima a b que buscas, pero no es exactamentelo que dosearias, puedes cambiar alguno do sue aspoctos medianto los botones Colores y Fuentes.@ ori 9.7 El grupo Controles Para definir qué informacién debe aparecer en e! formulatio y con qué formato, se utilizan lo que lamamos contioles. Un control no es mas que un objeto que muestra dates, realize acciones o se utiliza como decoracidn. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botén de comando para abiir otro formulariso informe, © Una line o un recténgulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerles mas legibles, En el grupo Controles de la pestaria Disefio tenemos un botén por cada tipo de controles que se pueden afiadir al formulario. Puedes verlos todes pulsando le flecha inferior derecha del recuadro que los contiene: Wer a = bloquear el CS d\ = a Searhces if ib ; - seoundaro del ratdn scbre 6. En el Med OBL) meni contextual eleairemos Coiocar vavice contolen- SE Cantroies Acivex Agregar galeria ala barra del @ I ® ainecad mare A parti de ese momento se podran crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer lie cobre ol botén cortospondionto cada vez. Para quitar ol blogueehacomos lc ste bon Bo voterosaslcconar i pin del mend coronal pradeeachora Etbotén BN acivars o desactivaré la Ayuda a los controles i lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinados controle se abiiré un asistente para guiamnos.wo briik Tipos de controles leone |Control .—_ Cuadro de texto fab], Aa Etiquota vo Botén Control de pestafa Hipervineulo| Control de explorador web Doseripcién Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de solocoién, anulando cualquier otro control que hublese seleccionado. So utiliza prineipalmento para prosontar un dato ‘almacenado en un campo del origen del formutaro. Puade ser de dos tipos: dependiente o independiente - El cuadrode texto dependiente depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido el cuadro en la vista Formulario estaremos ‘cambiando el dato en el origen. Su propisdadOrigen del control suete ser el nombre del campo a la que esti asociado, = El cuadro de texto independiente permite por ejemplo presentar los resultados deun cAleuo 0 aoepiar la entrada de datos. Moditicar el dato de ‘este campo no modifica su tabla origen. Su propiedad Origen del control sera la formula que calculard el valor a mostrar, que siempre ira precedida por el signo =. Sirve para visualizar un texto literal, que ‘escribiromos directamente en el control © en su propiedacTitulo, ‘A pussarlo se ejecutard la zocién que se le indique, tanto acciones personalizadas como acciones predefinidas de antre las mis de 30 disponibles en ‘suasistente. Permite orgarizar la informacion a mostrar en pestatias distintas, ava incluir un enlace a una pagina web, un correo ‘electiénico o un programa, Permite incrustar una pagina web en el formulario,, indicando su direccién.LU Ew i / a BE Contral de navegacion Grupo de opciones Insertar saito de linea Cuadro combinado Gratico Linea Boten de aliemar Cuadro de lista Reciangulo Inserta en el formutario un objeto que tacilta la navegacién por 4l. Tiene el misme efacto que crear iteciamente un formulatio de tipo Navegacién. Permite delimitar una setie de opciones disponibles ‘que guardan una relacéin entre si. Por ejemplo el ‘rupo Género que podria englobar ‘as ‘opciones Hombre y Mujer. Se recomienda ullizarlo cuando no haya muchas ‘opciones. Si son mas es preferible chorrar espacio ‘con cuadios do lista 0 combinados. Se definen sus opciones mediante un asssiente. No tiono efecto en la Vista Formulario poro si on la Vista Preliminar y a la hora de imprimir. Es una lista de posibilidades onire las que ol usuario puede escoger sila desplega. Se definen sus opciones mediante un asisiente, Representacion grace de datos que ayuda a su interpretacion de forma visual. Pemite dibujar Iineas en el formulario, para ayudar a orgarizar la informaci6n, Se suele utlizar para anadt una nueva opoién aun ‘orupo de opciones ya creado, También se puede ulilzar para presentar un campo de tipo S#No, si el ‘campo conteene el valor Si, e! botenaparevera presionado. Aalferencla del cuacro combinado, la lista de valoras aparece desplegada en todo momento. Esto favorece la posbilidad de seleccionar mas de tuna opcion a la vez. Al igual que los cuadros combinados un cuadro do lista puede tene: una o mas columnas, que pueden ‘parecer con o sin encabezados. Se define mediante un asistento. Permite dibujar recténgulos en el iormulario, para ayudar a organizat la informacién.Por iitimo podemos aftadir mas controles, controles mas complejos con el botén > Casilla de veriicacin Marco de objeto independiente Dates adjuntos Botgn de opcisn Subiormulario/ Subintorme Marco de objeto dependienie Imagen Se suele utizar para anad una rueva opsicn aun pigs coorcleton in Sond obs Sewer Campo de tipo SUNo. 8 el campo cortiene el \alor Si, la sila tondré este aspacto ¥ , sino este otro F Para insectar archives como un decumento Word, tuna hoja de calculo, ete. No varian cuando ‘cambiamos de registro (indapendientes), y no ‘estan en ninguna tabla de la base. Estas la forma mas moderna y éptima de incluir ‘archivos en un formulavio. Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos adjuntos esia disporibie paralas nuevas bases hechas en Access 2007 0 versiones superiores (.acodb) y los marcos pertenecen a las versiones anteriores (.mab). Se suele utilizar para afladi una nueva opeién aun ‘arupo de opciones ya creado, opara presentar un ‘campo de tive SiINo. Si el campo contiene el valor Si, e! Doin tendrd este aspecto © , sino, este otro ©. ava incluir un subformulario o subinforme dentro el formulario, Un asistente te permttra elegio. En versiones anteriores un formulario no podia incuir un subinforme, en este aspecto se ha mejorado. Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de célculo, etc. Varian cuando cambiamos de registro (depenientes), porque se encuentran ‘en.una tabla de la base. Ejemplos: La foio 0 el ‘curriculum de una persona, las ventas de un ‘empleado, et. Permte insertar imagenes en el formuiatio, que no ‘dependerdn de ningun registro. Por ejempio, el logo de la empresa en lazona superior.@ ori 9.8 Subformularlos Como hemos visto, existe un control para insertar un subfomulario dentro del formularia principal F=5! Una combinacién formulario/subformulario co lama a menudo formulatio, |erarquioo, formulario principaldetalle o formulario principalisecundavic. Los subformularics son muy efcaces cuando se desea mostrar datos de tablas 0 consultas con una relacién uno a varios. Por ojemplo, podomos crear un formulario para mostrar los datos de ‘a tabla Cursos con un subformutario para mostrar los alunos matriculados en cada curso. Elformulario principal y subformulario do oto tipo de formulatios estan vinoulados para. que el subformulario presente sdlo los registros que estén relacionados con el regisiro actual del formulario principal (que al subformulario presente s6\0 los elumnos matticulados en el curso astivo). 9.9 Trabajar con controles Seleccionar controles. Para seleccionar un control basta hacer clic sobre é1. Quando un control esta selecconado aparece rodeado de cuadrados que lamaremos controladores de movimiento (les mas grandes) y controladores de tamafio (los mas pequefos) como vernos en la siguiente imagen: * Codigo slumnada: AA veces puede resulter un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequefos 0 finos (como en el cso de las lineas), 0 porque s2 encuentran solapades. En estos casos es muy iti utilizar la lista desplegable de seleccién de controlesque se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el boton Hoja de Propiedades en la pestaria Disefo. Hog de propiedade Tes (Detale Eneabezade.sutomstico0 {ncatezndoDelrommularia Eguetaos | Logetipe.outomiticod Pledatrermulario. | Sunfermulario unnad untrmul ahimnade gu@ ori Seleccionar un contol de esia forma es muy senecilo, solo tienes que despleger la listay seleccionar el control que te interesa, Para soleceionar varios controles, mantenor pulsada la tocla CTRL y hacor clio on cada uno de los contro'es a seleocionar sobre el formulati. Siqueremos selescionar varios controles contiquos hay una forma més répida: pulsar elbetén izquierdo dal ratén sobre al fondo del Area de disefio y sin soliatlo arrastrario, vemos que aparece dlbujado en el area de disefio un cuadrado, cuando sotemos el botén del ratén. todos Ios controles que entren en ese cuadrado quedarén seleccionades (no hace falta que el contiol se encuenire completamente dentro del cuedrado) ‘Afiadir controles Para aftadir al formulario un nuevo campo del origen. deberas abrir a Lista de campeshacierdo clic en el botén Agregar campos existentes on la pestaia Lista de campos x Codigo stunnade Nombre slumrado Apelidosalumnado Direcaon Poblacion digo Postal ®) Alumna sitar tb 8 Cursos citar tb Noutrracamerte Bs FB bel onpenite UW regetres actu! En esta ventana aparecen todos los campos del origen del fomulario. A continuacién hacer alic sobre el campo a afiadiry sin soltar el botén del ratén arrastrar el campo en el 4rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access creard automatizamente una etiqueia con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo. ‘También podremos aniadir campos de otras tablas distintas a la de origen. Siqueremos afiadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la seccién Controles y campos que hemos visto on el apartado anterior, lo encontrarés on la pestana Disefio. Haz clic sobre el tipo de contro! que queremos anadir, veras que cursor ha tomado otra forma, chora nos posicionamas en e! area del formulario dondewo briik queremos definir el control, apretamos el botOn Izquierdo del rain y mantenléndolo apretado arrastramos el raton hasta dejar el control del tamafo deseado. Copiar controlos Copiar cortroles es muy rapido y utll si deseas introduc varios contorles de un ‘mismo tipo. Solo tianes que seleccionar el control aduplicar y hacer cic en el botén Copiar de Ia pestaia Inicio (también puedes utilizar fa comibinacién de teolas Ctrl+C). Luegopegalos en el formulario utilzando al octon Pegar de la esata Inicio o la combinacién de tecles Ctrl+V. Este métodote ayudard a crear répidamente varios controles de un mismo tipo. Es especialmente ati sya le has dado un famafo personalizado al control y quieres que el resto sean idéniicos. Tenen cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes moditicar este nombre desde sus Propiedades, sitienes abertoe! panel 0 desde su manti contextual Mover un control Para mover un control de sitio, naz clic sobre él para seleccionatlo y arrastralo. Deberés hacerlo cuando el cursor tenga la siguiente forma: Foseocnalay De esa forma moveras tanto el propio control como su etiqueta ascciada. Si lo que quieres hacer es mover Unicamente un elemento (bien la eliqueta, bien el contiol que representa el dato) deberés hacer lo mismo pero situandote justo sobre el cuadto gris de la esquina superior izquierde.Asi, lo moverds de forma independiente. Para mover varios controles a ia vez, seleccionarlos y mover uno de ellos: se moveran todos, Cambiar el tamaho do los controles. Para cambiar e! tamafio de un contro! hay que seleccionarlo para que aparezcan los, controladores de tamaito. A continuacién mover el ratén encima de uno de los controladores de tamaie, cuande el puntero tema la forma de una flecha doble pulsar el boten zquierdo del raion y sn soltarlo arrasirarlo hasta que e! control tome el tamanio deseado, — frdepencient}t Para cambiar @ tamafo de vatios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamano de uno de ellos, se cambiaran todos.GO oriir 9.10 Organizar y ajustar controles Hemos visto c6mo cambiar el tamatio y mover los controles de forma manual, pero existen otras formas de hacerlo. \Vamos a ver las opcicnes disponibles en la pestana Organizar. Elegirla distribucion de los datos. Desde el grupo Tabla, podemos elegir si queremos que el forrmulario organice sus controles de forma aplada o tabular. Para poder uilizar los botones, deberas seleccionar previamente los cortroles a los que quieras aplicar la distribucién. Normalmente sern todos ellos, GEM cero a fl ll =) Guaséns nt See fos + Apilado coloca un campo bajo el otro, con la etiqueta a la izquerda y el dato a ta derecha. Por lo tanto, cada registro estar en una pagina independiente y tendremos que ir uillzanco los botones para ir etras y adelante en los registros. + Tabular, on cambio, coloca las otiquotas on la zona suporior y bajo ola todos los ‘campos organzados por columnas, deforma que cada filaes un registro distinto. setommlare Soa curso Franco JFehatrat | utilizar esias cistibuciones, los controles quedan bloqueados. No podrés moverlos a placer 0 cambiar su lamafo de forma individuallzada. Estas restricciones nos aseguran que no romperemos e! esquema perfectamentsalingado que Access crea, Si quieres ser libre de modiicario, deberas pulsar et botén Quitar disefio. + Para alinear varios controles, pademos moverlos uno a uno guiéndonos por la cuadricula, pero tenemos una opcion que nos permite realizer de forma mas ‘cémoda esta tarea Als svadsouly Ravietea Seleccionamos los contioles a alinear y, en el grupo Tamafioy orden, pulsamos sobre Alinear. Se desplegara un menu con distintas opciones: + Ala cuadricula alineard los controles seleecionados en el fermulario guidndose por la cuadricula. Es decir, podremos alinear un nico control o varios a lavez. + laquierda, derecha, arriba y abajo. alinearé los controles de forma reletiva. Es decir, si selescionamos por ejemplo dos controles situados a istinta altura y pulsamos Arriba, ambos se situaran ala misma altura que el mAs alto de ellos, Por elo, no se pueden utilizar estas opciones si hay un inice control seleccionado. Desde los botones Traer al frente y Enviar al fondo podemos controlar la situacién del control en términos de profundidad. Por asain ejemplo, si incluimos un control deimagen, podriamos stuarla (8) usoramsam | detras de (al fondo) otros controles, como un baton o una 2, daieaimestene | efiqueta. = Uiliza les opciones del grupo Tamafo y orden para ajustar el 25 kimotsnocsns! — tamano y espaciado de los controles. t Se procede de la misma forma que para alinear controles,, 1 tmourwsal | selaccionamos les contioles que queremos ajustar y 82. Deere vo pulsamos Tamano y espacio. Luego, hay que elegir la opcion Aa ‘que mas nos interesa ce Can respec Tamafo decade uno del canto aie + Ajustar, have el control lo suticientemente grande para ei te {que quepa todo su contenido. + Ala cuadricula: ajusta a la cuadricule.wo briik + Alustar al mas alto, al mas corto, al mas ancho y al mas estrecho: todos los controles toman la altira del mas 0 menos ato, ola anchura del més o menos ancho, respectivamente. Con respecto al Espaciado que existe entre un contra y oc: + Igualar horizontal ¢ gualar vertical: maniiene la misma separasién, ya sea horizontal vertical, entre les controles. Paraque esto tenga sentido, debera haber seleccionados como minimo tres controles, de modo que s A B tienen un ‘espaciado daterminado, B y C tengan el mismo, + Aumentar horizontal, Disminuir horizontal y sus horndlogos para e! vertical, lo ‘que hacen es ir haciendo mayor o menore! espaciado de todos los controles soleccionads Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamavio es preferible primero ajustar eb tamafio y después alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacién. En el grupo Posicién se puede ejustar el margen de los controles que seleccionamos. Desde Ia opcién Margenes de control, pocremos elagir entre unos margenes predetinidos: Ninguno, Estrecha, Medio, Ancha, Utliza la opcién Delimitacion para enlazar dos controles diferentes, de modo cue si modificas uno el otro se actualice para euadrar con ol primero. ‘Acdems de todas estas opciones, tenemos que tener en cuenta que Access 2010 incorpora una plantilla que facilita la colocacion de los controles. Al arrastrar un contol, éele tenderd a autoalustares. Esto significa que mantendré la saparacién entre controle, posicién terafo y espaciado edecuadas al iormuatio. ‘Simovemos el control de una columna a otra, se coloreard el espaco que va a ocupar: [Codigo diente Y sitratamos de intercalar el control entre otros controles ya existentes, una linga mostrar su nueva localzacisn y alsoltar se aiustaré la estructuraE [[cosige cen | Nota: Hemos osultado la cuadricula para que el ejemplo sea mas claro, pero evidentomenie estamos en la Vista Disafo. En ocasiones no te interesara que se coloque donde Access elige, ental caso lige Quitar disefio y colécalo a tu gusto, a mano o con las opciones vistas anteriormente. 7wo briik Capitulo 10: Los informes 10.1 Introduccion Los informes sivven para presentar los datos de unatabla o consulta, generalmente para Imprimirlos. La dlierencia basica con los formulavios es que los dalos que aparecen en al informe solo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden moditicar) y en los informos ce puedo agrupar mas facilmente la informacién y sacar totals por grupos. En esta unidad veremos cémo crear un informe ulilzando el asistente y cémo cambiar su disefio una vez creado, 10.2 Crear un informe Para crear un informe podemos utlizar las opciones del grupo Intormes, en la pestafia Crear: onwecreas Ea oS + Disefio de informe abre un informe en blanco ‘0n la vista disofo y tenomos quo ir incorporande los distintos objetos que queremos aparezcan en el. Este mélodono se suele ullizar ya que en la mayorla de los casos es més cémodo y rapido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el resultado medicare! disefio para ajustar el informe a nuestras necasidades. + Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacion + Asistente para informes uiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacién del informe. Loveremos en detalle en el siguiente apartado. 10.3 El asistente para informes En la pestefia Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsardo el botén Ei Asistente para intormes Esta es fa primera ventana que veremos > En esta vontana nos pido Introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionames ia tabla © consulta de donde cogera los datos de!@ ori cuadro Tablas/Consultas este ser4 el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor seré crear una consutha para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A contnuacicn selescionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionatloy clic sobre el botén La) o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el bots! lista de campos seleccionados. yel campo se quita de la Podomos soloccionar todos ios campos a la vez haciondo dic sobre ol botén deseleccionar todos los campes a la vez haciendo clic sobre el boron Luego, pulsamos el botén Siguiente > y aparece la siguiente ventana: -sisente para informe: Codigo Curso edge aunnado, tenére aunrade, pelea aknnage, Feshedernesmerts Cig lunes Nombre lumrads En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Pademos agrupar los reaistros que parecen en el informe por varios conceptos y paracada concepto afadir una cabecara y pie de grupo, en el pie de grupo nomalmente se visualizaran tolales de ese grupo. Para afedir un nivel de agrupamiento, en la listade la equierda, hacer clic sobre el cemoo por el cual queremos agrupar y hacer cic sobre el boton L2] (0 directamente hacer doble clic sobre e! campo).@ ori En la parte dela derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tended uestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visuaizaran para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por eédigo de curso. Para quitar un nivel de agrupamlento, hacerclic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionerlo y pulsar e! botin Ls ] @ Prondad Siqueremes cambiar el orden de los grupos defnides utiizamos los botones *) a flacka hacia ara sube el grupo seleccionado in nivel, Ia fecha hacia abajo baja el gine un rivel Con el boten [Sess é sonesment?--) yo demos refinar el agrupamiento. Haclendo clic fen ese botin aparecerd el siguiente cuadro de dalogo: Interval fe agruparverto Qut mierols de ogrupenenta desta tlc a be campos de rps: antervais de egupementa (Codigo Curso Bosna - Para cada campo por el que se va a agrupar la informacion del informe podremos elegit U intervalo de agrupamionto. En o) dasplagable dabomos incicar que utlice un intervalo en funcién de determinades valores, que utlice las iriciales, etc. Las opciones de intervalo variarén en funcién del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el botén Aceptar volvemos 2 le ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemes clic en el botén Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que verés en la squiente pagina.‘stent or ferme pe ores ce weeacen seen praaregores cece? En esta pantalla podemios elegir como ordenar los registros. Seleccionamos el camo por el que queremes ordenar los registros que saldran en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente. Pordefecio indica Ascendente, pero para Ccambiarlo sol deberemos pulsar el boton y cambiara 2 Descendente. Como maximo Podremos ordenar por 4 ciiterios (campos) distintos. Para seguir con el asistente, pulsamos el botén Siguiente > y aperece le siguiente ventana: Ar ato camp selena se ua a En esta pantalla elegimos la distribucién de los datos dentro del informe. Seleccionando Una distrbucin aparece en al dibujo de la izquierda el aspecto que tendra el informe con esa distribucién, 78@ ori En el cuadro Orlentacién podemos elegir entre impresién Vertical u Horizontal (apais2do). Con la opcién Ajustar ol ancho del campo de forma quo quopan todos los campos on tuna pagina, se supone que el asisiente generard los campos tal como lo ole la opcidn, A continuacién pulsamos el botén Siguiente > y aparece la titima ventana: (2d dscneansar en ete inbracin ga recta oer ee edness ero eat de em, wma] (eae En esta ventana el asistente nos pregunta el titulo del informe, este titulo también seré el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botén Finalizar podemos elegir entre: + Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado ppara la impresion + Modificar el disefio del informe, si selecconamos esta opcién apareceré la vertana Disefio de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.@ ori 10.4 La vista disefto de informe Lavista diseio es la que nos permte definirel informe, en ella le indicamos a Access cémo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nes servimos de los controles que veremos mas adelante de la misma forma que definmos un formulario. Para abrir un informe en la vista disefio debemos seleccionarlo en e! Panel de ta Diefo navegacién y puser SY! pestafia Ini ‘en su mend contextual o en la Vista dele Nos aparece la ventana disefo: F Fre aolfaes una = T | Pagina” TPagei Bde" Eiradeal | © E1 area de diseio consta normalmerte de cinco secciones: + El Encabezado del Informe contendré la Informacion que se ha de Indicar nicamente al principio del informe, como su titulo, + El Eneabezado de pagina contendré la informacisn que so ropotird al principio do ‘cada pagina, como los encabezados de los registros, el logo, ec. + Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un nico registro, y el informe sera el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros. + El Pie de pagina contendra la informacién que se repetird al final de cada pagina, ‘camo lafecha del informe, el nimero de pégina, eo + EIPle de informe contendré la informacion que tnicamente aparecerd al final de! informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado. Podomos eliminar los eneabezades y pies con lac opciones encabezado 0 pie do pagina y encabezado 0 ple de pagina del informe que encontraras en el mend contextual del informe. Al hacerlo, se elminaréntodes los controles definidos en ellas. Para recuperarios se hade seguir el mismo proceso que pera eliminarios.@ ori Sino quieres eliminar los contioles, pero quieres que en una determinada impresion del informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultarla seccién. Pera hacar'o deberds acceder a la Hoja de propiedades, desde su botén en la pestafia Diseiio > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elge la seccion (Encabezado, Detalle, 0 la quequieras) y cambia su propiedad Visible a Sio a No segtin te convenga. Los cambios no se observaran directamente en la vista dsefo, sino en la Vista prelimi la impresion o en la Vista intormes. Hoje de propiedader * SecoéntneaberacoDeFions El ‘Formato | ator [evetor| ote | Todas | site I Coloe deltond re | kHedo especial ‘Sh rears | site avtomitico 5 Mostrar cuando Siemore © Arrededor del area de disefio tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una euadricula que nos ayuda a cobocarlos contvoles dentro del area de disefio, Podemos ver u oculter las reglas 0 cuadricuia desde el mend contextual del informe. 10.5 La pestafia Disefio de informe Sihas entrado en dsefio de iniome podras ver f pestafia de Disefio que muestra las siguientes opciones: Esta barra la recuerdas seguro. es muy parecida a la que estudiamos en los foimularios. A continuacién describiramos los distintos botonos quo pertoncoon a acta barra, Elbotén Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamios podemos elagir entra Vista Disefio lz que estamos describiendo ahora, ‘a Vista Presentacién que muestra una mezka de la vista Informes y Disefio y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla,@ ori La Vist 1a Preliminar nos permite ver como quedard la impresién antes de mandar el informe a impresora, Er grupo Temes enonrriehararienea pre er | Mw eae Un estilo homogeneo al informe. No entraremos en. * detalle, porque funciona igual que los temas de los a formuatos, Q ves pate Elbotén Agrupar y ordonar = do! me ‘grupo Agrupacion y totales permite moditcar tos Eg] Yet Presentacén Tiveles de agrupamiento como veremos mas adelante, En la perte central puedes ver el grupo Controles en ‘| que aperecen todos los tio0s de coniroles para que sea mas cémodo afiadirlos en el area de diseio como veremos mas adelante. ‘También encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado ypie de pagina En ol grupo Herramientas podris enconirer el botén Agregar campos, existentes entre o'ros, que hace eparecer y desaparecer el cuadro Lista de ‘campos en 2! que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea més cémodo eftadirios en e! érea de disefto como veremos mas adelante. ots Deo Todo Informe tiene asoclada una pagina de cédigo en la que podemos programar clertas accionas utiizando al lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pagina: Con et de cédigo haciendo clic sobre el botén © boten Ve & wets: nagemas aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las, de un formulari. Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el boten 2.@ ori 10.6 El grupo Controles Para definir qué informacién debe apareceren al informe y con qué formato, se pueden Utlizar los mismos controles que en les formularios aunque algunos sen mas apropiados Para formuiatios como por ejemplo los boiones de comando. En la pestaia Disefio encontraras los mismo controles que vimos en el tema anterior: AN ular austentes pa contro Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo clic con el botén secundaria del ratin sobre él. En el ment contextual elegremos Colocar varios controles. Agiegar galeria la bara del A parti de ese momento se podran crear todos los controles que queramos de este tipo sin nocesidad de hacer lic cobre ol botén correspondionio cada voz. Para quitar ol bloqueo hacemos dlc sobre el bot6n. contextual para desactivara. ‘© volvemos a seleccionar la opcién del meni Elboton BN acivara o desactivara la Ayuda @ los controles. Silo tenemes activaco (como en la imagen) al erear daterminados controls se sbira un asistente para guianos ‘Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles: es Deseripoion \Vueive a dar al cursor Ia funcionalidad de seleccin, anulando cualquier otro controlque | Seleccionar hublese selecoonado,Aa cuado de texio Etiqueta Hipervinculo Insertar salto ¢e linea Grafico Linea Botén de alternar Rectanguo Se utiliza principelmente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Puede ser de dos tipas: dependiente 0 independiente. - El cuadro de texto dependiente depende de los datos de un campo y si modificames al conterido del cuacto on la vista Informas ostaromos camblando e! dato en elorigen. Su propiedad Origen del control suele ser el nombre del campo ala que esta asociedo, - El cuadro de texto independiente permite por ‘ejemplo presentar los resultados de un céleulo 0 acepter la entrada de datos. Modificar el dato de este campo no modifica su tabla origen. Su propiedad Origen del control serd la formula que: calcularé el valor a mostrar, que siempre ir precedida por el signo =. Sive para visualizer untexte literal, que escribiremos directamente en el control o en su propiodad Titulo. ara incluir un enlace a una pagina web, un correo ‘loctrénico o un programa. No tiene efecto en la Vista Formutario pero si en. la Vista Preliminary a la hora de imprimir. Representacion orética de datos que ayuda a su intorprotacién do forma visual Permite dibujar lineas en el formulatio, para ayudar ‘a organizar Ia informasién, Se suele utilizar para anadir una nueva opcién a un ‘grupo de opciones ya creado. También se puedo utlizar para presentar un campo de tipo SI/No, siel ‘campo contiene el vabrr Si, el boi6n aparecera presionado. Permite dibujar rectangules en el formuiario, para ayudar a orgarizar la informacién.Casilla de i vertecacien Marco de Bl ait independiente Q) Paton anion Bolon de copcién ‘Subformulatio! Subinforme Marco de cbjeto cependente Imagen SS Se suete uilizar para anal una nueva open a un ‘grupo de opciones ya creado, o para presentar un ‘campo de tipo SUNo. Si el campo contiene el valor Si la casila tendré este aspecto F , sino este oro Para insertar archivos como un documento Word, tuna hoja de caiculo, etc. No varian cuando cambiamos de registro (independientes), y no ‘estan en ninguna tabla de la base. Esta es la forma mas moderna y éptima de incluir archivos en un formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos adjuntos esta cisponible para las nuevas bases hechas en Access 2007 0 versiones supericres (.acedb) y los marcos ppertenecen a las versiones anteriores (mat). Se suele uilizar para afiadir una nueva opcién a un (grupo de opciones ya creado, o para presentar un ‘campo de tipo Si/No. Si el campo contiene el valor Si, elboton tendraeste aspecto © , sino, este otro Par inclulr un subformulario o subinforme dentro del formulario, Un asistente te permitra elegirlo, Para insertar archivos como un documento Word, Una hoja de ecu, etc. Varian cuando cambiamos de registro (dependentes), porquese encuentran en una tabla de la base. Ejemplos: La foto 0 et curriculum de una persona, las ventas de un ‘empleado, etc. Permite insertar imagenes en el formulario, que no dependeran de ningiin registro, Por ejemplo, el logo de la empresa en la zona superior. ‘También incyye los sguientes controles, aunque no se suelen utilizar en informes, sino mas bien en formularios:@ oriir 10.7 Agrupar y ordenar Cuando ya hemos visto con elasistente, en un informe se pueden definirriveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y secar por cada grupo una cabecera especial o una linea de totales. Tambien podemos defini una determinada ordenacién para bs registios que apareceran an al informe. Para defnir la ordenacién de los registros, crear un nuevo rivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido: Abril informe en Vista Disafo. En la pestafa Disefio> grupo Agrupacién y totales > pulsar Agrupar y oy ordenar ‘Se abriré un panel en la zona inferior, bajo el Informe, lamado Agrupacion, orden y total: tao 2 x 21 oor Apellos aumnad = Agregar un orupo |?+ Agregar un orden Puedes afiadir un grupo de ordenacién haciendo dic en Agregar un grupo. Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro deese grupo. Uiliza las flechas desolegables para seleccionar diferentes modos de ordenacién dentro de un grupo. Puedes haver dlc en el vinculo Mas para ver més opciones de ordenacion y agrupacion. Con las flechas % puedes mover fas agrupaciones artiba y abzjo.@ ori 10.8 Imprimir un informe Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintes puntos dentro de Access. Imprimir directamente 1. Hacer cic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Navegacién para seleccionaro. 2. Desplega la pestana Archivo y pulsa imprimir. A la derecha apareceran mas ‘opciones, escoger Impresién Rapida. Sies la primera vez que imprimes al informe, no es conveniente que utilizes esia opoién. Serla recomendable ejecucar las opciones Imprimir y Vista preliminar, para aseguramnos de que @ aspecto dal informe es el esperado y que se va aimprimir por la impresora y con la configuracién adecuadas. ‘Abrir el cuadro de dialogo Imprimir 1. Hacer cic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionerlo, 2. Desplega la pestafia Archivo y pulsa imprimir. A la detecha eparecerén mas ‘opciones, escoger Imprimi 3. Se abrird el cuadro de didlogo Imprimir en el que podras cambiar algunos parametros de impresién como te explicaremos a centinuacién: Impririr Nombce: [1 Offejet 5600 series +) (Propedades Too: HP OMReet Ss00 sees Dies USBOD: tencto de mprecdn Conia Nirero de coms 322) 228) Cae) Cee Sitenemos varas impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estén instaladas on red, desplogando ol cuadio combinado Nombre: podemos oiegir a Impresora a la que queremos enviar la Impresion.@ oriir En el recuadio Intervalo de impresion, podemos egpeciicar si queremos imprimir Todo el informe o bien s6lo algunas paginas. + Si quoremos imprimir unas paginas, on el recuadro desde ospociticarla pagina Inictal del incervalo a imprimir y en el recuadro hasta especiicar ia pagina tinal. + Sitenemos registros selescionados cuando abrimos el cuadro de didlogo, podremos activa’ la opcién Registros seleecionados para imprimir Unisamente ‘250s registros. En el recuadio Copias. podemos especificar el nimero de copias a imprimir. Sila opcién Intercalar no esta aciivaca, imprimo una copia ontora y después otra copia, mientras que si activamos Intercalarimprime todas las coplas de cada pagina juntas. La opcién Imprimir a archivo permite enviar el resutado de la mpresién a un archivo del disco en vez de mandaro a la improsora. Con el botén Propiedades accede mos a la ventana Propiedades de la impresora, esta ventana cambiaré segin el modelo de nuesira impresora pero nos permite definir el tipo de improsin por ojamplo en negro © on colar, on alta caldad o on borrador, ol tipo do papel que utlizamos, ete. Con el botén Configurar... pocemos contigurar la pagina, cambar los margenes, impresién a varias columnas, ete. Por alimo pulsamos el bon Aceptar y se inicia la impresién. Si cetramos la ventana sin aceptar o pulsamos Cancelar nose imprime nada. Abrir ol informo on Vista preliminar Para comprobar que la impresion va a salr bien es conveniente abrir una vista preliminar del informe en pantalla para luego si nos parece bien ordenar la impresicn definitiva. Hay varias formas do abrir la Vista Proliminar: + Con el objeto Informe seleccionado, desplegar la pestafa Archivo, Pulsar Imprimir y selaccionar Vista previa + También puedes hacer dic derecho sobre el Informe en el Panel de Navegacién y seleccionar la opcién 2 Vita Preliai™” en ¢| mend contextual + Q, si yalotienes abierto, oulsar Ver > Vista preliminar en el grupo Vistas de la poctaiia Disefio o Inicio,@ ori 10.9 La ventana Vista preliminar Alumnos 301 ures Trask Maris 2 vss apes Rodeigue i sows 303 Canas Me juan sions Martine: Beso Ana ayorase 205 Conte Mayor Febiola 1087966 Vater saci owen En esta ventana vomos ol inioime tal como saldié on la impresora. Observa cémo so distingue la agrupacion por codigo de curso. Para pasar por las cistintas paginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de dosplazamiento por los rogistros con los botones quo ya conocomos para ir ala primera pagina, a la pagina anterior, a una pagina concreta, a la pagina siguiente o a la, ‘itima pagina, En la parte superior tenerros une nueva y Gnica pestafa, la pestafia Vista preliminar, con iconas que nos ayudaran a ejecutar algunas acciones: ¥ eatin de Closes Es posible que veas los botones de forma distinta, ya que cambian de tamafio dependendo cl amefo de que depoge le verter do fenese + Lasbotones gripe Zoom prin, ano aovinary ae ome, cro aa uv oa a Ua gt pt MM i junta ala otra; 0 Mas paginas 2” , puciends elegir ente las opsiones 4, 8 0 12. Guantas mas paginas visualices, mas pequenias se verdn, pero te ayudara a haoarte una idea del resultado final@ ori + El grupo Disefio de pagina permite cambiar la orlentacion del papel para la impresién y acceder a la configuracién de la pagina, + Las opciones do Datos las voromos mas adolanto. Pormiton la oxportacién do Gatos a otros formatos como Excel, PDF 0 XPS. Ya s6lo nos queda elegir si queremos Imprimir o si queremos Cerrar la vista preliminar para continuar editando el informe. Recuerda que la Vista preliminar es muy importante. No debes comprovar Unicamente la primera pagina, sino también las siguientes. Esto cobra especial importancia en caso de que nuestro informe sea demasiado ancho, ya que e! resultado podria ser similar al que se muestra en la imagen: Siun ragistro es demasiado ancho, nuestio informe requeriré el doble de folios y sera menos legiole. En esos cases, debaremos vabprar si es necesario utilizar una orientacion Horizontal de la hoja osi es mas convaniente estrechar la superticie del informe o sus controves, Cuando, como en la imagen, nuesttos recistros realmente no ocupen mucho y lo que se vaya de madressea uno de los controles que introduce Access automaticamente (como el centador de paginas), lo ms sencilo es mover o raducir al cant). También sera enveniente estrechar contreles cuando veemos que realmerte se les ha asignado un espacio que no utlizaran nunca (por ejemplo si el cdtigo de lente esta lmitado a 5 caracteres y s@ le dacica un espacio an que cabsn 20)wo briik Capitulo 1 11.1 Propiedades generales de los controles En temas anteriores vimos cémo crear fomularios e informes ullizando al asistente, también hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarios, alinearlos, etc. En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiodades para conogulr formularios o informes mas completos. Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de elles: + Nombre: Agu! indicaremos el nombre del control. Puedes datle el nombre que tt ‘quieras, pero asequrate de que 2s lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerio mas tardo. Un buen método seria asignarle control se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el campo Curso, Una etiqueta y un cuadro de texto. Podriames lamar a la otquota eurse_etiy al campo de texlo curso_txt. De este modo faclilamos el norrore de dos controles que referencian ‘aun mismo campo, + Visible: Sila propiedad se establece a No el control sera invisible en el formulario. Por al contratio, silo establesemos a Sie! control si que sera visible. Su uso parace obvio, pero nos puede ser muy tl para carcar informacién en el formulario, que no soa visible para ol usuario poro sin embargo si soa accesible desde ol cisofto. Los controles de formulario e informe nombre del control més una coleilla indicando de qué@ oriir ‘También podemos utilizar esta propiedad pare oculter controles, para mostrarlos ulsande, por ejemplo, un botén, + Mostrar cuando: Utiizaremos esta propiedad para establecer cuando un control debe mostrarse, De este modo podemos hacer que se muesire tnicamente cuando se muestre en pantalla, y esconderto ala hore de imorimir (muy itl por ejemplo para fs botones de un formulario que ne queremos que aparezcan en el formulario impreso) + laquierda y Superior: Esias dos propiedades de los coniroles hacen referencia a ‘su posicion. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de su borde superior. Normalmente sus unidades deberdn ser introducidas en centimetros. Si uilizas otras unidades de medida, como el pixel. Access tomaré ese valor y lo converiira en centimetros. + Ancho y Alto: Estzblecen el tamano del contol indicando su anchura y altura De nuevo la unidad de medida utilizada es el centimetro. + Color del fondo: Puedes indica: el color de fondo del control para resaltario més sobre el resto del formulaio. Para cambiar el color, tecea al numero del color si 0 cconoces obien coloca el cursor en el recuedro dela propiedad y pulsa el boién (=) que aparecera a la izquierda, Entonces se abrira el cuadro de didlogo que ya conoces desde donde pods seleotionar elcolor que prefieras. + Estilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes de! control se muestran, Guiones coos Puntos aspersos uon punto punto + Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y ‘su ancho en puntos,@ oriir + Efecto especial: Esta propiedad modifica laapariencia del control y le nace tomar una forma predefinida por Accass a Conreleve Efeco etc: Almodificar esta propiedad algunos de los valores introducides en les propiedades Color del fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se vera invalidadas detido a que el efecto elegido nacesitar unos valores concretos para estas propledades. Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedadss citadas anteriocmente 01 Efecto especial dojard de aplicarse para tomiarse ol nuovo valar introdusido on la propiedad indieada, + Nombre y Tamaiio de la fuente: Es:ablece el tipo de fuente que se utilizara en el control y su tamaio en puntos. + Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas propiedades actian sobre el aspacto de la fuente modificando, respectivamente, ‘su espesor (de delgado a grueso), sidebe mostrarse en cursiva 0 sisele afladira un subrayado. + Texto de Ayuda dol control: Aqui podramos indicar el fexte que queremos que ‘s2 muestre como ayuda contextual a un control, Nombre: I “Texto ée Anata de conta + Texto de ia barra de estado: Aqui podrernos indicar el texto que queremos que ‘se muestre en la barra de estado cucndo el usuario se encuente sobre 21 control Un ejemplo muy claro de su uso seria que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aqui su nombre. + Indice de tabulacién: Una de les oropiedades mas intetesantes de ls contoles, Te permite establecer en qué orden saltara el cursor por los controles del formulariojinforme cuando pulses Ia teola TAB. El primer elomento dobora estabecerse a 0, luego el sao se procucra al control que tenga un valor irmeciatamente superior.@ oriix Aparecerd el siguiente cuadro de dialogo: Orden de tabuleciin Seccén reer pertenazado Encabezato deforma) [ Codigo alumnado Se cre surmado [apatidos hres | otecion | pablecon Ceo Postal che de nace seecoonw varas fas ‘Rresve le Res seecoonadas pare ttoveress oes ce teauscenceteado, (Sas) cree) ara En él aparecen todes los controles ordenados por su orden de tabulacién. Puedes arrastrar y oolocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, les propiedades indice de tabulacién de los controles se configuraran de forma automatica También aecedemos a este cuadto pulsando el icone =! en al grupo Herramientas do la pestafia Organizar. 11.2. Etiquetas y Cuadros de Texto Ya homos visto cémo insertar uncampo on ol origen do datos, este campo, la mayoria do las veces estar representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada. Las etiquetas se utlizan para representar valores fijos como los encabazados de los campos y los titulos, mientras quo ol cuadro de texto so utliza para roprosontar un valor que va cambiando, normamente seré el contenido de un campo del origen de datos. + La propiedad que indica el conteniio de la etiqueta es la propiedad Titulo. + La propiedad que le incica a Access qué valor teneque aparecer en ol cuadro de texto, es la propiedad Origen del control.© ori Sien esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un valor en el control, estaré modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del registro activo, (Cuando queremos utiizar el contro! para que el usuario inroduzca un valor que luego utlizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se corvertiré en independiente. [nicampor) Independente ‘También podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso debemios escibir en la propiedad Origen del control la expresién que permit a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual = Por ejemplo para celcular el importe si dentro de Ia tabla solo tenemos precio unitarioy ccantidad orgen et contra iprece)eanaaay En el ejomplo anterior hamos creado un campo caleulade utlizando valores que extralamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). También es posible realizar calculos con constantes, por lo que nuesto ofigende datos podria ser ={precio]*0.1 para calcular 0! 10% do un campo o incluso osoribir =2+2 para quo so muestie en el campo el resuttado de la operacion. 11.3 Cuadro combinado y Cuadro de lista ER [Cuadro combinado ICuadro combinado | Cuadro de Lista Cuadro de Lista. ¥ Estos controles sirven para mestrar una lista de valores en la cual el usui elegir uno o varios de los valores. puede El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinade aparece como un cuadro de texto con un triéngulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. Una de las formas mas sencillas para crearun control de este tipo es utiizando el Asistente para controles. Su uso es muy sencil, s6lo tendras que ectivar el asisiente I antes de ear el control sobre el formulario o infoime hasiendo clic en su Icono en la pesiana Disefio.@ oriir Una vez activado el Asistente, cuando inientes crear un control de Cuadro de lista 0 Cuadro combinado se lanzara un generador automético del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentard las propiedades del control para que muestre los datos que desees. En el tema de creacién de tablas ya tuvimos nuestro primer contacto con les cuadros combinados y de lista (con el esistente para bisquedas). Veamos sus propiedades mis importantes. + Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qué tipo seré la fuente de donde sacaremos los datos de la lista. Podemos selaccionar Tabla/Consulta si hs datos se van a extraer de una tablao de una consulta, Siseleccionamos Lista de valores el control mostaré un listado de unos valores fijos que nosotros habremos introducido. La opcién Lista de campos permits que bs valores de la lista sean los nombres de los, campos pertenecientes a una tabla ocensulta, En cualquier caso se deberan indicar qué campos 0 valores seran mostrados oon la siguiente propiedad: + Origen de la fila: En este propiedad estableceremos los dates que se van a mostrar en el control Sien la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos TablaiConsulta deberemos indicar e! nombre de una tabla o consulta o también podremos esaridir una sentencia SQL que permita obtener os valores de la lista. Sien la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos. indicar el nombre de una tabla o consuka, Si, por el contrario, nablamos elegido Lista de valores, deberemos introducit todos los valores que queremos que aparezcan en al control entre comillas y saparados por puntos y comas:"valor1";"valor2";"valor3"; "valor + Columna dependiente: Podemos defini la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nimero de orden de la columna, + Eneabezados de columna: Indica si on la lista desplegable dabe aparecer una primera linea con encabezados de columna. Sicambiamos esia propiedad a Si, coger la primera fila de valores como fila de encabezados. + Ancho de columnas: Perrite definir el ancho que tendré cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las dferentes columnas por un punto ycoma,+ Ancho de la lista: Indica el ancho total de le lista. + Limitara lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el ‘campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si ssaleccionamos Si obligamos @ que el valor sea uno de los de la lista. Sielusuario intenta intioducir un valor que no esta en la lista, Access devuelve un manscje da error y no deja almacenar este valor. + Filas en lista: Indica cuantas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta propiedad s6lo se muestra para el contral Cuadro combinado. + Seleceién multiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida. Siseleccionamos Ninguna el modo de seleccion de la lista sera unico, es decir Solo podremos seleccionar un valor. Siseleccionamos Simple permitiremes la seleccién multiple y todes los elementos sobre los que hagas clic s2 seleccionaran. Para deseleccionar unelemento vuelve a hacer clic sobre 4l Seleccionando Extendida permitremos la seleccién miiltiple, pero para seleccionar mas de un elemento deberemos mantener pulsada latecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, puisamos la tacia MAVUS y dejandola pulsada seleccionamas otro elemento, todos los elementos entre ellos serdn selecclonados. Esta propiedad solo se muestra para el control Cuadro de lista, Una vez ineluido el control sobre el formulatio o informe podremos alternar entre esios dos tipos haciends clie derecho sobre & y seleccionando la opcién Cambiar anbiars +) ‘orcen de tebuladon, % con | Biaarogetioa Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo: racticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquallas relativas a los origenes de datos. Esta opcon también esta disponible en el ment contextual de los cuadros de texto,wo briik 11.4 Grupo de Opciones i ElGrupo do opciones! —! permite agrupar controles de opcisn por Botones de opcion, Casillas de veriticacion o Botones de alternar. Esto es util paratacitar al Usuario la eleccién, distinguiendo cada uno de los conjuntos limitado de alternativas. La mayor vontaja del grupo de opciones os que have facil salecsionar unvaler, ya que el usuario sdlo tiene que hacer clic en el valor que desee y sOlo puede elegir una opcicn cada vez de entre el crupo de opciones, stones opcin canis ce verxcen sotoes de serie oO Of o2 @2 En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial. Elconirol Grupo de opciones deberemos vinculatlo en su propiedad Origen det control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla. Los controles de opcién que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la opcién. que serd el valor que se almacene en la tablaal sclesconatlos. Por tanto, deberas establecer a propiedad Valor de la opcion para cada uno de los controles de opciénde forma que al selecvionarios su valor sea elque se vaya a almaconar on el campo que indiquemos en ol Origen del control del control Grupo do opciones. La propiedad Valor de la opcién slo admite un numero, no podras introducir texto por lo que este tipo de controles unicamente se utlizan para asocarlos con campos numéricos. En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser deciarado como independiente y pr Io tarto no eatar eujoto aningin campo. Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones Independiente en un cuado de didlogo personalizado para aceptar la entrada de datos dal usuario y llevar a cabo 2 continuacién alguna accién basada on esa entrada, La propiedad Valor de la opci6n sblo esta disponible cuando e! control se coloca dentro de un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificacién, un boton de alternar o un botén de opeién no esté en un grupo de opciones, el contro! no tiene la propiedad Valor dela opcldn. En su lugar, el control tiene ‘a propiedad Origen delwo briik control y deberd establecerse para un campo de tipo SI/No, modiicande el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario. Del mismo modo que vimes con los contoles de lista, es avonsejeble crear estos controle con la opeién de Asistente para controles &Y activada Asi, alinientarnttoducir un Grupo de opciones e1 el iomulario o informe se lanzarael generador y con un par de pasos podras generar un grupo de controles de forma facil y répida, Sino quieres uiliza’ el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrandolo sobre e! 4rea de disefio, a continuacién arrastra sobre él os controles de opcién, y finalmente tendrds que rellenar la propiedadValor de la opelén de cada control de opcidn y la propiedad Origen del control del crupo de opciones. 11.8 Control de Pestana Cuando tenemos una gran cantidad de informacién que presentar, se suele arganizar esa informacién en varies pestafias para no recargar demasiado las paniallas. Para ello Utlizaromos ol control Postafa: (Batos Perales | Nenbe! Un control Pestafiaes un contenedor que contiene una colecsién de cbjetos Pagina. De sta forma cuando ol usuario oligo una pagina, ésta co wolve Activa y los controlos quo Ccontiene susceptioles de cambios. Altratarse de elementos indepandientes deberemos tratar cada pagina individualmente. Una vez insortado el contro! Pestaiia deboremos hacor dic sobre ol titulo do una de las Paginas para moaificar sus propiedades. El titulo de la pagina se podra modificar a traves de la propiedad Nombre. + Para Insertar elementos dentro de una pagina deberemos crearlo dentro de ela, Una vez hayas seleczionado en el Cuadro de herramientas el control que@ crix quieres inse tar, solamente deberés colocar el cursor sobre la pagina hasta que quede sombreada y entonces citujar el control: Pagina || Papingaa| | “co Cuando temines sélo tendrés que cambiar de pagina haciendo clic sobre su titulo y rallenarla dol mismo modo. Es posibee anadir nuevas Paginas o eliminarlas, para ello solo tenes que hacer clic derecho sobre el coatrol Pestafia y seleccionar Insertar pagina para afadir una nueva pagina o hacer clic en Eliminar pagina para eliminar la pagina activa, Sitienes mas de una pagina incluida en el control Pestafia deberds utlizarla opcién Orden de las paginas... en el mend contextual para cambiar su disposisién, Aparecerd el siguiente cuadro de dialogo:Orden de pagina dan de gna Uiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicion de la pagina seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estara sluada mas ala izquierda y, al contrarlo, la que se encuentve en la paite inferior estara situada mas hacia la derecha. Cuando hayes terminado pulsa el botén Aceptar y podras ver el control Pestafia con las Paginas ordenades. 13.6 Las herramientas de dioujo Nuestro siguiente paso sera echarle un vistazo a dos ds los contreles que nos ayudarén a mejorer el disefio de los formularios o informe que creemos: las Lineas y los Rectangulos. En ambos casos su creacién es la misma (@ igual también para el resto de los controles} Basta con seleccionar el control ol | y luego lbujarlo en el formulatio o informe. Pare ello solo tienes que hacer cic en el punto en el que quieras que empiece el contol y sin soltar el bot6n del raton, desplazamos el cursor hasta que el control aleance el tamatio deseado. En el caso del control Linea la tecla MAYUS nos serd de mucha utildad, Si mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores podromos crear lineas sin inclinacién, os decir, complotamente horizontales o verticales. Estos controles deberan ser utiizados sobre todo para separar elementos ymarcar secciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos dsefios mas limpios y organizados, |o cual, ademas de causar que el usuario se sienta mas comodo trabajando con el formulario o informe, hara que realice su trabajo de una forma mas, répida y optima.@ oriix Las propiedades de esios cont oles son practicamente todas las que vimos en el primer Punto de este tema y que son comunas a todos bs controles. Lo Unico que afiadiromos os quo si bion su uso 0s muy aconsojado para lo moncionado anteriormente, un dseno cargado con demesiados controles Linea y Rectangulo al tinal resultan difciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que esta realzando el disefo, tt 11.7 Imagenes Elcontl Imagen (2) pemite mostrar imégenes en un formulate o Informe de Access, Para utizario soo Tendras quo selecconaroy hacor cle donde quieras stato. Se Aas outa logs ce che ve miocow b leagee | Insertar imagen Bacar ex | Memigenes ]@> BQ % Gi Le trometer | | Simesen.o LD | whimagen.og Madecinerts | )inagen.of federtes |S nagent inp Sinegens.bnp @ |Srrnc Eemtne Madecimerton mec eau zo Imssosderes | To de ache: Arches tins nf “ent “di *-bno: co “EPS: Al Aceptar, veras que aparece enmarcada en el cuadro del control y ya podremos acceder a sus propiedades. Vedmoslas: ‘+ Imagen indicaré la ruta de la imagen en nuestro disco duro. + Modo de cambiar el tamafio: En esta propiedad podiemos asnoger entre tres ‘opciones, Recortar, Extender y Zoom. ‘+ Siseleccionamos la opoiGn Recontar solo se mostraré un trozo de la Imagen que estara limitado por el tamaho del contro! Imagen. Si hacemos mas grande el control se mostraré mas parte de la imagen.© ori + Seleccionando la opcién Extender hara que fa imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. Esta opoidn deforma la imagen para ‘que tome exactamente las dimensiones de! control + Con la opclon Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. E! tamajio de la imagen se vera reducido o aumentado para que quepa dentro del control Recortar Extender Zoom [sauna nferer ever @ Distribucién de laimagen: Esta propiedad nos permtira escoger la de la imagen dentro del control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha. Esta opcién es mas itil cuando mostramos la imagen en modo Recortar. Mosaico de imagenes: Puede tomarlos valores Si y No. En el modo Zoom utlizaremos esta opcién para que se rellenen los espacios vacios que se crean al ajustar la imagen con copias de esta Direccién de hipervinculo: Puedes incluir una direecién a un archivo o pagina web para que se abra al hacer clic sebre el control Por ultimo hablarermos de la propiedad mas interesante del control Imagen: Tipo de imagen. Puede serde dos tips, incrusiado y vinculado: Insertado: Se hace una copia de le imagen en la base de datos, deforma que si realizamos cambios sobre ela no se modificara el onginal. Hay que tener en cuenta que e| ‘espacio que ocupard fa base de datos seri mayor sise incrustan muchas imaganes en ella y eso puede hacer que vaya mas lenta. Compartidas: Al igual que Insertado, la imagen se guarda en la propia base de datos. Esta opcién se ha introducido como novedad en Access 2010, piecisamente para evitar elproblema de espacio. Al definir una imagen como compartida, ésta estara disponible ara todos los objetos de la base de daios, que la referenciarany de esa forma no sera@ ori necesario guardar una copia por cada Insiancia utlizada. Por ejemplo, siquleres que todos tus formulavios e informes incluyan un membrete y un logotipo, s6lo serd necesario que la bese lo guarde una vez. Si un dia cambidramos ellogetipo de la empresa, tan solo con modticar la imagen compartida se moatticaria en todos los objeios. Vinculadas: La imagen no esta en a propie base. simplemente aounta a un archivo extemo. Al modifiza a imagen desde fuera de la base de datos, la de labase se verd afeciada, y viceversa. Hay que tener en cuenta que, si cambias la imagen de carpeta, fa base no a encontrar y dejaré de mostrarse, exactamente igual que sitratas de cambiar labase @ ctro ordenador en que no tienes copiados los recursos extemos. Su princibel ventaja es que mantiene las imagenes actualizadas, de modo que es adecuado para fotogratias que vayamos a irrenovando Elegir el tipo depende de las necesidades del proyecio y la aplicacién practica decada caso. 11.8 Datos adjuntos y Marcos de objetos Aligual que Access permite incluir imagenes en sus formularios o infoimes, también permite fa visualizacién e inclusién de documentos que se han generado en otros programas (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDF's, eto) Enisten dos formas de incluitlos: 1 Independiente a los datos de los registros, para incur cbjetos de caracter general, como un documento de ayuda sobre cémo utilizar al formulario o informe. Para elo se utliza el Marco de objeto independiente. Wicrosoft Office Access (Je) — aT: rear dtd archivo lace deoeeat ora Clo muted [mettabcorsicone Dapos ia de Mirosof PowerPont Denunenta ie Fish Deeunerta de Mizesot Word Decumenta de WarcPad v Ihoerta es objeto nuevo Adobe wa) document, ‘Aqui se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y mocificatlo deste cero, o seleccionar la opcién Crear desde archiva y se nos dara la opciénde seccionar un archivo ya existente. En cualquier caso desde el istado Podremos elegir el tipo de objeto que queremos insertar, de los ue Access admite, 21 7.0.00cunSi activamos la casilla Mostrar como Icono, el objeto se mostiara ‘como el coro de Ia aplicacién que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo de Word, se mostraré con el icono del programa Microsoft Word. Aunque siempre podremos pulsar Cambiar icone... Si ‘queremos asignarle una imagen distinta a fa qua se muestra por detecto. Plantila Si dejamos la casilla desmarcada, el objeto se mostrara con una biltada pam macr__paqueita previsualizacién que podremes tratar como hacemcs con al control Imagen. 2. Dependiente a los datos de los registros, para indlur documentos que estan vinculados a un registo en concrete, comp el curriculum de un determinado candidate a ‘empleado, la foto de un cliente o de un producto, etc. Para ello se puede utiliza el control Datos adjunteso bien el Marco de objeto dependiente. Vamos a ver las. ceracteristicas de ambos. ‘Marco de objeto Caracteris! Datos adjuntos esensienie Versiones Acness que lo Desde 2007, en Todas, nduidas las sopertan bases .accdb bases mab Flores. ds angen. debe Datos adjuntos Objeto OLE ser de tipo. Elconirol mas adecuado es Datos adjuntos, porque @ tino de datos datos adjuntos os mas floxible (pormito introducir y gestionar varios adjunios en al mismo campo) y esta mas optimizado (os objetos OLE estan obsoletos porque funconan de forma poco eficaz) =“ Entonces, ,cugndo deberiamos utiizar un Marco de objeto dependiente? Principalmente cuando utilcemos una base que haya sido creada con versiones anteriores, ulllzando el ipo de datos objeto OLE en los campos de sus tablas. La principal propiedad de ambos (datos adiuntos y marco depencienta) es el Origen del control, en que s2 especitica en qué campo de qué tabla se encuentran los objelos.wo briik Por lo demas, el marco dependiente comparte la mayoria de propiedades con el marco indopendiente. Veamos cuales con: + Tipo de presentacion: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, olcono para que se muestre el icono de la aplicacién encargada de abrir el archive. + Activacion automatica: Aqui podremos seleccionar el modo enel que ‘queremos que seabra el archivo contenido en el marco. Podemos elegir entre Doble clic, Manual y Recibir enfoque. Normalmente las dos titimas opciones tequerirén de un trabajo de programacién acicional, pero al enconirarse fuera del Ambito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opcion. Siseleccionamos la opcion Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el controlo, con este seleccionad, pulsando la combinacién de teolas CTRL+ENTER. + Activado: Selecciona Si o No. Esta propiedad perrrite que el control pueda abrirseo no, + Bloqueado: Si cambiamos esta propledad a SI, @ objeto se abrira en modo de s6lo lectura. Podra ser modificado, pero sus cambios no seran guardados, Esta funcién es muy itil para mostrar informacién que s6lo queremos que sea leida. Nosotros como administradores de la base de datos tencremos la pos blidad de acceder alobjetoy actualizarlo a nuestro gusto. + Por tiimo la propiedad Tipe OLE nos indica si el archivo esta siendo tratade come Un archivo vinculado o incrustado. Esta propiedad es de sclo lectura y se nos muesira a titulo informativo, no podremos modificarla En un principio los archivos incertados mediante un Marco se incrustan directamente en laibase de datos para mayor comodidad. Sélo existe un modo de qua, al insertar al objeto, ste quede vineulado y es insartando un archivo ya evistente y activando ‘a cesila Vineular. ina ie Acer aGO oriir 11.8 El Boton En este apartado hablaremos de los Botones, que son controles capaces de ejecutar comandos cuando son pulsados. Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchisimas acciones en Un solo botén gracias a la integrecién de este programa con el lenguaje de progremacién Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a través del Asiatente para sontrotes Ey. Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Boton nos aparece una cuadro de didlogo. Veremos paso paso cémo deberemos seguirio para conseguir nuestro objetivo. Asistente para botones de comardo «ud cod desea que ocx cuando sehaga sicen elbotin? a rate aferentes acne pra cdectegrs cotegar tones A Operscanes conrege on ‘Suse aguante (Cpercanes con emo tralpiner reget |cpercane on nfomen Tralegat eter |astenn Tralvegers square ‘Oren trading epee En la primera pantalla pode mos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botén. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encventran agrupadas on Categorias. + Navegacién de registros t2 peimite crear botones para moverte de forma rapida por todes ios datos del formulario, buscando registros o desplazandote directamente a alguno on particular. ‘+ Operaciones con registros 2 permite afiadé {unciones como afadir nuevos, duplicarlos, eliminarlos, quardarlos o imprimirlos. + También podras afadir un botén para ak formularios y consultas, et. 1, cerrar o imprimi |GO oriir ebriik.c Selecciona la Categorfa que creas que se djusta mas a lo que quieres realizar y luego seleccona la Accién an la lista oe la derecha, Pulea Siguionte para continuar. ‘Asisente para botones de comand ‘eves nue txto oun magan eo betin? hacer cer Exaner para scars magen que ceses most, ert: Bhwnarvegato aves Popeers Vastra toca ne migenae Ahora podrés modificar el aspecto de! botén. Puedes elegir entre mestrar un Texto en e! botén, 0 mostrer una Imagen. En el caso de escoger Imagen, podrds selexcionar una entre las que Access te ofrece, Marca la casilla Mostrar todas las imagenes para ver todas las imégenes que Access tiene disponible para los botones. También podria hacer clic en el botén Examinar para buscar una imagen en tu disco duro. Cuando hayas terminado puisa Siguiente para continuar. Veras una ultima ventana en que podras escoger el nombre del botén y Finalizar. 11.10 Controles Activex Access también nos oftece la posibilidad de aftadir un sinfin de controles que podrés encontrar haciendo clic en elboton Controles Activex % en a pestafa Disefio. J 403‘Seleccionar un conta Acbe: ‘dwanustade de Moooft SharePont Werepace Buttnear Sass Cio dass Conmortion Cass Contact Selector Contenect conte Treeview Convol DNGlentebe version 2 [Enra dep roertade de Meroft horePont Vortpace GomeCentaer Cee Heeramsnta Ge carga ba Wodowstive HiComponersActvitr Ost Rendtade Insert un uevo Adebe POF Reader OLE en el documents. Debido a que existen muchisimos de estos controles, y a que sus propiedades son prdcticamente tinices en cada caso, simplemente comentaremos que puades aoceder a elas igual que con el resto de controles, desde Ia hoja de propiedades. ‘Sihablas trabalado con versiones anteriores de Access, es posble que utlizaras el control de calendario alguna vez, presente en el listado de controles ActiveX. En Access. 2010 ya no existe el control calendario, puesto que los campos de tipo fecha lo muestran automaticamente jurto.a la caja de texto, al hacer dic sobre ella para introducir un valor. at Tans Sa? La Gees a Banaans sioiao [1foqaaie, |B 78 BM 3 mal afinal [20/30/8010 — (een) L En caso de que no aparezca, asegirate de que hay suliciente espacio junto a la caja de texto para que se visualice correctamente y de que la propiedad Mostrar el selector de fecha del control se encuentra establecide come Para fechas. J 110