‫نحو خلق قاعدة بيانات دائمة التحديث‬

‫حققت جمعية الهلل الحمر الليبي خلل الخمسين سنة الماضية توسعًا أفقيًا حققت‬
‫من خلله النتشار في جميع أجزاء الوطن‪ .‬ه ‪1‬ا النتشار الواسع في بلد يتميز بكبر‬
‫مساحته ضمن وصول خدمات الجمعية لمحتاجيها أينما كانوا بالسرعة المطلوبة‪ .‬إل‬
‫أن ه ‪1‬ا النتشار خلق تحديأ من ناحية تبادل المعلومات التي تلعب دورُا هامًا في‬
‫تطوير عمل الجمعية‪ .‬فالسلوب المتبع حاليًا لجمع البيانات من الفروع يعتمد على‬
‫التقارير الدورية التي تقوم الفروع بإرسالها إلى إدارة الفروع )كل ثلثة أشهر( و‬
‫تقدم في العادة بشكل إنشائي يعتمد السلوب الصحفي أكثر من اعتمادها الطابع‬
‫الحصائي‪.‬‬
‫القصور القائم حاليًا‪:‬‬
‫‪ -1‬تأخر أو عدم وصول)عدم الرسال أو عدم الستقبال( البيانات من‬
‫الفروع‪.‬‬
‫‪ -2‬عدم وصول بيانات نشاط ما قد ُيفهم بعدم حدوث النشاط‪.‬‬
‫‪ -3‬صعوبة ‪ -‬أو تأخر ‪ -‬تحليل التقارير الى بيانات ‪1‬ات أهمية إحصائية‪.‬‬
‫‪ -4‬إنعدام التحديث‬
‫فقدان العديد من البيانات الهامة لعدم توفر استبيان شامل خاص بكل‬ ‫‪-5‬‬
‫نشاط‬
‫عدم تحليل البيانات و صعوبة الوصول إليها في حال وجودها‪.‬‬ ‫‪-6‬‬

‫الحل‪:‬‬
‫استخدام تكنولوجيا المعلومات والتصالت في الحصول على المعلومات ونقلها‬
‫وتداولها من الركائز الساسية التي تساعد في تطوير العمل التطوعي وسرعة‬
‫إنجازه‪ ,‬و تؤثرفي دور الجمعية النساني من خلل توافر المعلومات والبيانات‬
‫الحصائية اللزمة لسرعة تلبية احتياجات المجتمع وتقديمها في الوقت المناسب‪ ،‬و‬
‫تحقيق أكبر استفادة من متطوعيها‪ ،‬مما يوفر الوقت والجهد مًعا‪ ،‬ويعمل على‬
‫مشاركة المعلومات في وقت واحد‪.‬‬
‫ويتحقق ه ‪1‬ا من خلل قاعدة بيانات وظيفتها الساسية تخزين جميع البيانات‬
‫الخاصة بأنشطة الفروع و مواردها البشرية والمادية بطرق متكاملة ودقيقه و‬
‫موحدة‪ .‬تصنف وتنظم هذه البيانات بحيث يسهل استرجاعها بالطرق المفيدة في أي‬
‫وقت‪ .‬مع متابعة التغيرات التي تحدث في البيانات المخزنة وإدخال التعديلت‬
‫اللزمة عليها) تحديثها( ‪ ،‬حتى تكون دائمًا في الصورة الملئمة لستخدامها فور‬
‫طلبها‪.‬‬

‫الهداف المنشودة‪:‬‬
‫‪ -1‬سهولة متابعة نشاطات الفروع‪.‬‬
‫‪ - 2‬توفير البيانات والمعلومات المحدثة بصورة مستمرة لمحتاجيها بصورة فورية‪.‬‬
 ‫‪ - 3‬بيان أوجه القصور بكل فرع لمسئوليه ومنسقي العمل التطوعي به‪.‬‬
‫‪ -4‬وضع خطة عمل مناسبة مبنية على معلومات دقيقة سواء على مستوى المانة‬
‫العامة أوعلى مستوى الفروع‪.‬‬
‫‪ - 5‬توسيع قاعدة البيانات الداعمة لمركز التدريب والدراسات‪.‬‬
‫‪ - 6‬السهولة في متابعة وإدارة كافة الموارد البشرية المتاحة للجمعية‪.‬‬
‫‪ - 7‬توظيف تكنولوجيا المعلومات لدعم و ضع الجمعية على مستوى المجتمع‬
‫المحلي و كأحد مكونات الحركة‪.‬‬
‫‪ -8‬تجميع البيانات من مصادرها الصلية بصورة موحدة‪.‬‬
‫‪ -9‬حفظ وتوثيق كافة النشطة إلكترونيًا‪.‬‬
‫‪ -10‬الربط اللكتروني بين فروع الجمعية‪.‬‬

‫المجالت التي يمكن أن تتضمنها قاعدة البيانات‪:‬‬

‫قاعدة بيانات خاصة بالمتطوعين)المؤهلت‪-‬المهارات‪-‬معلومات‬ ‫•‬

‫التصال(‬
‫قاعدة بيانات خاصة بالموظفين‬ ‫•‬
‫قاعدة بيانات خاصة يالمتبرعين بالدم‬ ‫•‬
‫قاعدة بيانات خاصة بمخزون الغاثة‬ ‫•‬
‫قاعدة بيانات خاصة بالسعاف الولي‬ ‫•‬
‫قاعدة بيانات خاصة باليرادات و المصروفات‬ ‫•‬
‫قاعدة بيانات خاصة بالخدمات الطبية) شاملة ومفصلة للخدمات‬ ‫•‬
‫المجانية(‬
‫‪.....................................‬‬ ‫•‬
‫‪.....................................‬‬ ‫•‬
‫‪.....................................‬‬ ‫•‬

‫متطلبات العمل‪:‬‬

‫جهاز كمبيوتر مربوط على النترنت‬ ‫‪-1‬‬

‫متطوع أو موظف يجيد التعامل مع الكمبيوتر والنترنت و له علقة‬ ‫‪-2‬‬
‫مباشرة بالعمل التطوعي بالفرع‪.‬‬
‫توفير تما ‪1‬ج موحدة بتعابير واضحة – استخدام الهوامش‬ ‫‪-3‬‬
‫التوضيحية عند الحاجة‪.‬‬
‫عدد‪ -2-‬متطوع او موظف )على القل( يشرفون على البرنامج‬ ‫‪-4‬‬
‫بتبادل النما ‪1‬ج و مسوداتها بين الفروع والدارات المختصة بالمانة العامة‪-‬‬
‫بشكل مؤقت – لحين انتهاء بناء المنظومة‪.‬‬
‫توحيد المسميات لتجنب أخطاء الدخال‪.‬‬ ‫‪-5‬‬
 ‫كيفية العمل‪:‬‬

‫قيام الفروع بتوفير الحتياجات التقنية‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫تقديم مقترحات النما ‪1‬ج ومراجعة مسوداتها بالتواصل المباشر أو‬ ‫‪-‬‬
‫غير المباشر بين الفروع و الدارات المختصة بالمانة العامة‪.‬‬
‫يتم التواصل في البداية عن طريق البريد اللكتروني أو الهاتف‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫واستخدام أحد برامج تبادل الملفات عبر النترنت‪.‬‬
‫تتولى المانة العامة وضع قاعدة البيانات وتدريب مرشحي الفروع‬ ‫‪-‬‬
‫على استخدامها‪.‬‬
‫يزود كل مرشح بكلمة مرور تمكنه من الدخول وإدراج بيانات فرعه‬ ‫‪-‬‬
‫في قاعدة البيانات مباشرة‪.‬‬