现代企业

公文写作
重庆工商大学 米 密

[ 20100730 ]
前言
• 公文时一个组织（企业）的脸面，在公务
活动中具有代表公司书面沟通交流的作用
，可以说是公司整体形象的书面代表。
• 公文处理的正确与规范代表企业的管理水
平和管理质量。同时，也可为企业创造效
益并减少不必要的损失。
主要内容
一、公文基本知识
二、公文格式规范
三、公文语言规范
四、公文结构规范
五、常用公文写作
六、提高写作能力
一、公文基本知识

（一）什么是公文
（二）公文的特点
（三）公文的作用
（四）公文的种类
（一）什么是公文

公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法
组织在公务活动中形成的具有法定效力和特定体式的应公
文，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布法规
和规章，实施领导和管理，办理公务，规范行为，记载和
传递公务信息的重要工具。（广义公文、狭义公文）

企业公文，是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行
公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和特定体式的文
书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策、贯彻企业发展目
标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导
和商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。
（二）公文的特点
第一，公文是随阶级、国家、文字的产生而产生的，其基本内
政治性 容直接反映国家政权的政治意向和根本利益。第二，公文是传
达党和国家的路线、方针、政策、法令、法规，实施党的领导
、实施国家管理的重要工具。

第一，由法定的作者制发；第二，无论是事实、数字还是各种
权威性 意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否
定；第三，公文是党政机关、社会团体、企事业单位组织开展
工作的依据。

第一， 公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分
办、立卷、归档、销毁等，都有一套规范化的制度。另外，公
规范性 文具有特定的体式。第二，公文文种的选用、格式排版、结构
的安排、语言的使用等都有统一的要求和规定。
（三）公文的作用

• 领导指导作用
• 联系公务作用
• 宣传教育作用
• 依据凭证作用
• 规范言行作用
（四）公文的种类
• 党的公文：决议、公报、指示、条例、规定、决定、
意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪
要。
• 行政公文：命令（令）、议案、公告、通告、决定、
意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪
要。
• 企业公文：决议、指示、条例、规定、公告、通告、
决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、
会议纪要。
二、公文格式规范
公文格式的具体项目
眉首：印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急
程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
主体：标题、主送机关、正文、附件说明（附
件）、发文机关、成文时间、印章、附注。
版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
三 、公文语言规范

（一）语言的表达方式
（二）公文语言的特点
（一）语言的表达方式

表达方式，又叫表达方法、表现方法。
它是运用语言形式来介绍情况、陈述事
实、总结规律、阐明观点、抒发感情的
具体方法与手段。
（叙述、描写、抒情、说明、议论）
（二）公文语言的特点

公文语言的特点和要求：准确、简明、朴实、
庄重。

准确：一字入公文，九牛拔不出
简明：句中无余字，篇内无赘语
朴实：不拐弯抹角，不可以藻饰
庄重：用词严肃端庄，不带感情色彩
四 、公文结构规范

（一）公文的开头
（二）公文的主体
（三）公文的结尾
（一）公文的开头

1. 常规式开头
① 发文原因 ②发文根据
③ 发文目的 ④文件形成过程
2. 引据式开头
3. 情况式开头
（二）公文的主体

1. 分条列项式
2. 文章式
3. 篇段合一式
4. 领起用语式
5. 小标题式
6. 章断条连式
（三）公文的结尾

1. 使用公文结尾专用语
① 表强调
② 表指示（提出要求，发出号召等）
③ 表祈请
2. 交代有关未尽事宜
3. 无专门的结尾，正文写完自然结束。
五 、常用公文写作

（一）通知
（二）报告
（三）请示
（四）批复
（五）会议纪要
（六）函
（一）通知
• 《办法》规定：适用于批转下级机关的公文，转
发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下
级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项
，任免人员。
• 《条例》规定：用于发布党内法规、任免干部、
传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属
机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下
级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
1. 通知的特点

• 运用的广泛性
• 使用频率高
• 种类多
• 时效性强
2. 通知的种类

• 规定性通知
• 布置性通知
• 告知性通知
• 经转性通知（印发、发布、转发、批转等）
• 任免通知
• 会议通知
3. 通知的写法

• 标题
• 主送机关
• 正文
通知缘由：背景、根据、目的、意义
通知事项：因通知的类别不同而写法各异
执行要求：也可不提要求
4. 通知例文
中国烟草总公司职工技术培训中心
关于举办高级物流师国家职业资格培训班的通知

行业各直属单位，中国烟草机械集团有限责任公司，中国烟草国际有限
公司，中国烟草实业发展中心：
为推行国家职业资格证书制度，提高烟草行业物流管理人员的专业技能
水平，根据国家局、总公司 2008 年度国内培训计划的安排，定于 2008
年 11 月在郑州举办高级物流师国家职业资格试点培训班。现将有关事
项通知如下：
一、培训对象
二、培训内容与形式
三、培训时间与地点
四、培训费用
五、其他事项
二〇〇八年九月九日
（二）报告

• 《办法》规定：适用于向上级机关汇报工作，反
映情况，答复上级机关的询问。
• 《条例》规定：用于向上级机关汇报工作、反映
情况、提出建议，答复上级机关的询问。
1. 报告的特点

• 单向性
• 陈述性
• 事后性
• 综合性
2. 报告的分类
• 按性质分：
专题性报告
综合性报告
• 按内容分：
汇报性报告
情况性报告
答复性报告
建议性报告
呈转性报告
3. 报告的写法

• 标题
• 主送机关
• 正文
报告导语：背景、情况、目的、依据
报告主体：成绩、做法、经验、体会、打算、安排；
情况—原因—教训—措施
报告结语：重申意义、展望未来；模式化的套语。
4. 报告写作中的注意事项

• 严格使用文种，不要与请示混用。
• 报告中不得夹带请示事项。
• 材料要客观真实、实事求是。
5. 报告的例文
山东中正热力集团公司
关于 2009 年度工作情况的报告

集团公司各部门、各控股公司：
受董事会委托，做工作报告，请予审议。
一年来，集团公司以年初制定的八个纲领性文件为总抓手，在管理
、主业拓展、现有供热系统技术改造、新的经济增长点培育等方面
取得了显著成绩，是浓墨重彩、可圈可点的一年。
第一部分 值得肯定的成绩
第二部分 主要存在的不足
第三部分 来年的主要工作

二〇〇九年十二月二十九日
（三）请示

• 《办法》规定：请示适用于向上级机关请求
指示、批准。
• 《条例》规定：请示用于向上级机关请求指
示、批准。
1. 请示的使用范围

• 第一，下级机关遇到新情况、新问题，因无章可
循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指
示的时候，要用请示。
• 第二，下级机关在处理较为重要的事件和问题时
，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请
上级机关批准时，要用请示。
• 第三，下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决
的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或
没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时
候，要用请示。
• 第四，下级机关对有关方针、政策和上级机关发
布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答
时，要用请示。
• 第五，下级机关之间在较重要的问题上出现意见
分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。
2. 请示的特点

• 期复性
• 单一性（一文一事、一个主送机关）
• 针对性
• 时效性
3. 请示的种类

• 请求指示的请示：要政策、要办法
• 请求批准的请示：方案、规划、措施
• 请求帮助的请示：人、财、物
4. 请示的写法

• 标题
• 主送机关：只有一个、不送领导个人、不越级
• 正文
请示缘由：充分、恰当、具体
请示事项：指示、批准、帮助，明确、具体
请示结语：当否，请批复
5. 请示的例文
×× 公司第三分公司关于招聘新员工的请示

×× 公司：
由于本分公司业务的发展，急需增聘副经理 1 名，具有专科
以上学历的业务员 3 名 ( 其中女性 2 名 ) 。副经理拟刊登广
告向社会公开招聘，业务员从今年毕业生中招聘。
可否，请批复。

×× 公司第三分公司
×××× 年 × 月 × 日
6. 报告和请示的区别

• 行文目的不同
• 行文内容不同
• 行文时间不同
• 主送机关不同
（四）批复

• 《办法》规定：适用于答复下级机关
的请示事项。
• 《条例》规定：用于答复下级机关的
请示。
1. 批复的特点

• 被动性
• 针对性
• 指示性
• 时限性
2. 批复的写法

• 标题
• 主送机关
• 正文
批复引据
批复事项
执行要求
批复结语
3. 批复的例文
中国保险监督管理委员会
关于设立广州国汇保险经纪有限公司的批复

×××× ：
你们提交的广州国汇保险经纪有限公司设立申请材料收悉。经审核，批复如下：
一、批准设立广州国汇保险经纪有限公司。
二、公司注册资本：人民币 500 万元。其中，陈戎出资 200 万元，出资比例为
40% ；何伟生、阮广杰各出资 150 万元，出资比例各为 30% 。
三、公司业务经营区域：中华人民共和国行政辖区（不含港、澳、台）。
四、公司住所：广州市越秀区农林下路 5 号亿达大厦 701 室。
五、公司可经营下列业务：
六、核准陈戎的董事长任职资格，核准何伟生的总经理任职资格。
七、公司须持本批复及中国保监会颁发的《保险经纪机构法人许可证》，到工商
行政管理部门办理有关工商登记手续，方可开业。
八、公司应依法经营，并执行中国保监会的有关政策，相关内容可登录中国保监
会网站查询。
二○○七年十月三十一日
（五）会议纪要

• 《办法》规定：适用于记载、传达会议
情况和议定事项。
• 《条例》规定：用于记载会议主要精神
和议定事项。
1. 会议纪要的特点

• 纪实性
• 概括性
• 指导性
2. 会议纪要 机密

的格式 ×× 公司董事会会议纪要

×年第×号

×× 年 × 月 × 日，×××××× 同志主持召开第
〔 2004 〕1号 ××
次 ×××× 会议。现纪要如下：（一）
××××××××××××××××
×××××××××× 关于
。 ×××× 的通知
（二）
××××××××××××××××
××××××××× 。
出席： ××× ××× ×××
缺席： ×××
列席： ××× ××× ×××

主题词： ×× ×× ×× 会议纪要
分送： ×× ， ×× ， ×× ， ×× ， ×× 。
×× 公司办公室 2006 年 × 月 × 日印发
（共印 × 份）
-1-
0000001 机密★ 20 年
特急

××××× 有限公司文件

×× 会〔 2004 〕 1 号

×× 有限公司关于 ×× 的会议纪要

×××× ：
××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××
×××××××××

-1-
3. 会议纪要的发布
• 会议纪要一般不向其他机关、单位发送，
只发向本机关领导人、直属部门和下级机
关、单位。发文范围在抄送栏内以“发”
、“送”等字样后面加冒号标明。
• 会议纪要向上级机关呈报，应以报告的形
式向上报送。
4. 会议纪要的写法

• 标题
会议名称 + 文种： ×× 物理学会 X 射线专业委员会第三届
学术交流会会议纪要
事由 + 文种：关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会
议纪要
• 成文日期：一般加括号标写于标题之下正中位置，以
会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之
后的。
• 正文
前言：会议的基本情况
主体：会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成
的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议
上各种主要观点及争鸣情况等。
结尾：简短，强调意义、提出希望和号召等，有的将参
会人员放在结尾。
5. 会议纪要的例文
浙江欣捷建设有限公司 2009 年第一次管理座谈会会议纪要

时 间： 2009 年 2 月 22 日
地 点： ×××
主持人： ×××
出 席： ××× 、 ××× 、 ××× 、 ×××
本次会议讨论了总公司对口部门与各分公司工作衔接、工作流程、公司内部管理
等事宜，总结了企业内部管理存在的不足，确定了财务报表统一、相关证书借用
、贯标小组组建、档案管理、分公司专业人才招聘等事宜，现将会议议定事项纪
要如下：
一、会议听取了 ×××××× 。
二、会议指出， ×××××× 。
三、会议对解决现阶段的问题作了明确。
1. ×××××
2. ×××××
浙江欣捷建设有限公司
2008 年 2 月 22 日
（六）函

• 《办法》规定：函适用于不相隶属机关之间
商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答
复审批事项。
• 《条例》规定：函用于机关之间商洽工作、
询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管
部门请求批准。
1. 函的特点

• 平等性和沟通性
• 灵活性和广泛性
• 单一性和实用性
2. 函的种类

• 按性质分：公函、便函
• 按方向分：发函、复函
• 按内容分：商洽函、询问函、请批函、答复函
3. 函的写法

• 标题
• 发文字号
• 主送机关
• 正文
发函缘由
事项
希望要求
4. 函的例文
关于商谈 ×× 品牌电脑价格的复函

××× 厂业务部：
贵厂 3 月 23 日《关于 ×× 品牌电脑报价的函》
（ ×××× 〔 ×××× 〕 × 号）收到，情况已悉。与同类产品相比，
贵厂所报价格偏高。如果贵厂能在所报价格上再优惠 10 个百分
点，我方则会愉快地接受贵方价格。希望近日收到贵方回复。一
旦得到贵方确认的价格，我方将立即向贵厂发出正式订单。
合作愉快。
××× 公司 ( 公章 )
2003 年 3 月 26 日
六 、努力提高写作能力
• 虚心学习，追求进步
• 掌握政策，提高认识
• 注重积累，丰富知识
• 领会意图，理清思路
• 把握规律，规范格式
• 勤奋实践，提高能力
谢谢大家！