.

i

\ . '5:

KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING PERBENOAHARAAN BIL. 12 TAHUN 1995

PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL OALAM PENGURUSAN

STOR DAN ASET

01 KEMENTERIAN/JABAT AN/BADAN BERKANUN

Dikelilingkan Kepada:

Ketua-ketua Setiausaha Kementerian, Ketua-ketua Jabatan Persekutuan, Ketua-ketua Badan Berkanun Persekutuan,

. Y. B. Setiausaha-setiausaha Kerajaan Negeri,.

Pihak-pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan, Ketua-ketua Pegawai Eksekutif Syarikat Kerajaan.

Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan Malaysia, Kompleks Kerajaan, Blok 9, Jalan Duta,

. Karung Berkunci 11044, . 50990 KUALA LUMPUR.

(i)

KANDUNGAN

PERKARA

MUKASURAT

1.

TUJUAN

1

2.

LATARBELAKANG .

1

3. PERANAN PEGAWAI PENGAWAL 1
4. TANGGUNGJAWAB PERBENDAHARAAN
DAN JABATAN AUDIT NEGARA 3
5. LAWATAN DAN PEMERIKSAAN KE ATAS·
STOR-STOR KERAJAAN 4
6. PANDUAN DAN CHECKLIST BAGI
PENGURUSAN STOR DAN PENYELENGGARAAN
KENDERAAN KERAJAAN 5
7. KUATKUASA DAN PEMBATALAN 6 LAMPI RAN

i.

LAMPIRAN A

Panduan Pemeriksaan Stor

ii.

LAMPIRAN A1

Senarai Semakan (Ckecklist) bagi Pemeriksaan Stor

iii.

LAMPIRAN B

Senarai Semakan bagi Pemeriksaan Pengawalan Harta Modal dan Inventori

iv.

LAMPIRAN C

Senarai Semakan· bagi Penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan Kerajaan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bit 2/1980

NOR1/KAND.ppp

SURA T PEKELILlNG, PERBENDAHARAAN BIL. 12 TAHUN 1995'"' PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL DALAM PENGURUSAN~~"~':

STOR DAN ASET DI KEMENTERIAN/JABATAN DAN.BADAN BERi<.ANUN;'J'~'

1.

TUJUAN

, ~~ .." '

;~;~~~-

1 .1 Tujuan Surat Pekeliling Perbendaharaan ini ialah untuk menerangkan\;:-tanggungjawab dan penglibatan pegawai pengawal dalam pengurusan Stor:1i:.'

dan Aset di semua Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun (Agensi). .:~:-

;-:;P:-~:- -

'~;:t--,

,).0_"'------.

2.

LATARBELAKANG

2.1 Berpunca dari prestasi pengurusan stor yang kurang cekap, maka':~, Kerajaan masih mengalami kerugian yang besar dari kejadian pembaziran, '! wang terikat dengan stok barang-barang yang berlebihan dan juga dari~_~:': _. kesusutan, kecurian dankeusangan barang-barang yang disimpan. Untuk-;~. menjamin penjimatan dalam perbelanjaan ini adalah perlu supaya langkah-pl~ '. langkah yang berkesan diambil bukan sahala dari segi kawalan tentang asas,~;: .' perolehan yang betul tetapi juga dari segi urusan kawalan stor dengan;I~]mengujudkan satu sistem inventori yang lebih kemas, cara pengendalian dan.--;'[-penyimpanan yang cekap dan berkesan.;~.,

'~~i'

2.2 Untuk memudahkan Agensi dalam menguruskan pengurusan stor dani1:_ aset di bawah tadbiran mereka, Kementerian Kewangan telah mengeluarkarir sebuah buku panduan yang bertajuk PANDUAN PERBENDAHARAAN -it TATACARA PENGURUSAN STOR dan Pekeliling Perbendaharaan BiI.2.5~

Tahun 1991. c-,;r~_. - -,

.<!C- -e..-

3.

PERANAN PEGAWAI PENGAWAL

3. 1 Sebagaimana yang dinyatakan di dalam Panduan Perbendaharaan -r- . Tatacara Pengurusan Stor, Pegawai Pengawal mempunyai tugas-tugas2> tertentu di dalam pentadbiran pengurusan stor seperti berikut:-<r

;£;;';_,_

3.1.1

mengawasi aktiviti perolehan dan pengurusan stor .;~. " supaya ianya berjalan dengan lancar, teratur dan:.,' sistematik mengikut peraturan-peraturanyang ditetapkan~T oleh Arahan Perbendaharaan dan Pandual1;~~' Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor;:t[L_

1

3.1.2

3.1.3

3.1.4

3.1.5

3.1.6

3.1.7

memastikan setiap pembelian dibuat mengikut perancangan bagi mengawal pembaziran;

memastikan semua harta modal dan inventori dan barang-barang lain tidak luak diselenggarakan dengan teratur dan Pegawai Pengawal bertanggungjawab memastikan pemeriksaan harta dan modal dan inventori dilaksanakan mengikut Panduan 238, 239, 240 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor;

memastikan bahawa proses keusangan stok tidak berlaku dan tindakan pelupusan disegerakan supaya tidak timbul masalah kesesakan di ruang stor, nilai sisa barang merosot dan kerumitan dalam pengurusan stor dan mendapatkan hasil pulangan yang maksimum;

mengawasi penyelenggaraandan pengurusan kenderaankenderaan Kerajaan mengikut tatacara yang terkandung dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1980;

menentukan verifikasi stor, pemeriksaan stor dan pengiraan stok tahunan dllakukan oleh pegawai-pegawai yang terlibat dari semasa ke semasa selaras dengan Panduan 187 - 205 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor; dan

memberikan perhatian kepada masalah-masalah perkhidmatan dan kebajikan pegawail kakitangan stor seperti suasana tempat kerja, beban tugas yang berlebihail/tidak seimbang dan menyediakan alat kemudahan/kelengkapan yang mencukupi.

3.2 Untuk memastikan pengurusan stor dilaksanakan dengan lebih memuaskan, semua Ketua Agensi adalah diminta dari semasa ke semasa memberi perhatian sendiri ke atas penqurusan stor di bawah tadbiran masing-masing. Seorang pegawai kanan hendaklah dilantik untuk menyelia pengurusan stor di jabatan di samping menjalankan tugas-tugas biasa mereka. Pegawai tersebut hendaklah menyampaikan laporan prestasi stor dari semasa ke semasa kepada Ketua Agensi.

3.3 Selain dari tugas-tugas yang tersebut di atas, Ketua Agens' hendaklah menentukan supaya penyata-penyata/data-data yang dikehendaki oleh Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan StQr dikemukakan kepada Kementerian Kewangan pada masa-masa yang ditentukan. Penyatapenyata/data-data yang diperlukan adalah seperti berikut:-

2

3.3.1

3.3.2

3.3.3

.

3.3.4

3.3.5

3.3.6

3

I>

Sijil Verifikasi Stok tiap-tiap enam bulan sekali seperti di Lampiran 'T' Panduan 199 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor;

Laporan hapuskira oleh Pegawai Pengawal pada awal tahun tidak lewat dati bulan Mac seperti di Lampiran U- 2, Panduan 220 Panduan Perbendahraan Tatacara Pengurusan Stor;

Sijil Tahunan Pemeriksaan Stokllnventori seperti di Lampiran 'W' - pada awal tahun tidak lewat dari bulan Mac selaras dengan Panduan 221 dan 239 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor;

Laporan Verifikasi Stok seperti di Lampiran 'U_1' tidak lewat dari hari terakhir bulan berikutnya selaras dengan Panduan 200 Panduan Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Stor;

kadar pusingan stok seperti di Lampiran 'N' pad a akhir tahun selaras dengan Panduan 121 Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor; dan

Laporan Pengiraan Stok yang berakhir pada bulan Disember tiap-tiap tahun.

4. TANGGUNGJAWAB PERBENDAHARAAN DAN JABATAN AUDIT NEGARA

4. 1 Perbendaharaan adalah bertanggungjawab mengawasi

perolehan dan pengurusan stor di Agensi supaya ianya berjalan dengan baik, teratur dan secara sistematik mengikut peraturan-peraturan yang t1i"',D"'~

oleh Arahan Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan, .

Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dan peraturan/arahan lain yang'

dikeluarkan dari semasa ke semasa. . >

4.2 Jabatan Audit Negara dan Juru Audit dalam Agensi juga mempunvel peranan dan fungsi yang hampir sama dengan Perbendaharaan dalam usaha ke arah pencapaian objektif pengurusan stor yang cekap dan berkesan.

5. LAWATAN DAN PEMERIKSAAN KE ATAS STOR-STOR KERAJAAN

5.1 Pegawai-pegawai dari Perbendaharaan akan terus membuat lawatan dari semasa ke semasa ke stor-stor di Agensi dengan tujuan untuk menentukan bahawa Agensi-agensi Kerajaan mengamalkan dan mematuhi kehendak-kehendak yang telah ditentukan dalam Panduan PerbendaharaanTatacara Pengurusan Stor, Arahan Perbendaharaan dan Surat-surat Pekeliling yang berkenaan. Lawatan akan merangkumi skop pemeriksaan seperti berikut:

5.1.1

5.1.2

5.1.3

5.1.4

5.1.5

5.1.6

5.1.7

dasar dan peraturan perolehan termasuk aturcara tender, sebutharga, pesanan tempatan dan sebagainya;

aturcara perolehan meliputi penentuan, kuantiti;

pengurusan dan penyimpanan stok;

pengendalian barang-barang termasuk soal pelupusan, verifikasi, pemeriksaan mengejut dan pengiraan stok;

penyelenggaraan rekod pembelian dan stok;

penguatkuasaansyarat-syaratkontrakJabatan mengenai kualiti, pembayaran dan sebagainya; dan

pengawalan, penyeliaan dan penyelarasan yang sepatutnya mengenai pembelian, penyimpanan, pembahagian, penggunaan dan pelupusan barangbarang.

5.2 Laporan lawatan ini akan dihantar ke Agensi berkenaan dan seterusnya lawatan susulan dibuat untuk menentukan sama ada syor yang dibuat dari lawatan yang pertama dipatuhi dan pengurusan stor di Agensi telah dikemaskini. Jika terdapat masalah, Perbendaharaan bersama dengan Jabatan Audit akan mengadakan mesyuarat dengan Agensi berkenaan. Perbendaharaan juga boleh mengambil tindakan terhadap Agensi jika peraturan-peraturan yang ditetapkan tidak dipatuhi.

5.3 Selain dari pemeriksaan yang dijalankan oleh pegawai dari Perbendaharaan dan Jabatan Audit Negara, pegawai-pegawai dari Agensi

4

berkenaan hendaklah juga membuat pemeriksaan sebagaimana yang ditetapkan di dalam Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dan lain-lain arahan.

6. PANDUAN DAN CHECKLIST BAG. PENGURUSAN STOR DAN PENYElENGGARAAN KENDERAAN KERAJAAN

6. 1 Untuk memudahkan agensi menjalankan pemeriksaan stor dan penyelenggaraan kenderaan Kerajaan, Perbendaharaan telah menyediakan panduan dan senarai semakan bagi bidang-bidang berikut:-

6.1.1 Panduan Pemeriksaan Stor

lampiran 'A'

6.1.2 Senarai Semakan

(Checklist) bagi Pemeriksaan Stor.

lampiran I A 1 '

6.1.3 Senarai Semakan bagi Pemeriksaan Pengawalan Harta Modal dan Inventori.

lampiran 'B'

6.1.4 Senarai Semakan bagi penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan Kerajaan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1980.

lampiran 'c'

6.2 Sesalinan senarai semakan lampiran I A l' hendaklah dihantar ke Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan Perbendaharaan Malaysia selepas sesuatu pemeriksaan stor dijalankan. Senarai semakan lain (lampiran 'B' dan 'C') adalah untuk simpanan Kementerian/Jabatan.

5

7. KUATKUASA DAN PEMBATALAN

7.1 Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa 1 Mei 1995. Dengan berkuatkuasanya Surat Pekelilingini Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/1985 adalah dibatalkan.

• BERKHIDMAT UNTUK NEGARA •

• JIMAT DAN PRODUKTlF •

,

Saya yang menurut perlntah,

( DATO' DR. • ABDUL AZIZ BIN MUHAMAD )

Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan,

b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia.

Bertarikh: I). April 1995

No. Fail: S(K&B)(8.Q9}735/3/1-348 Jld,g (5)

;.~

s.k.

Akauntan Negara Malaysia, Ketua Audit Negara Malaysia,

Semua Yang Berhormat Pegawai Kewangan Malaysia, dan Semua Ketua Bahag.an Perbendaharaan Malaysia.

NOR5/SPP{PS).aal

6

.(

,