UNIVERZITET U NOVOM SADU

TEHNIČKI FAKULTET
”MIHAJLO PUPIN”
ZRENJANIN

SEMINARSKI RAD:
Predmet: Internet marketing
Tema: Sistem za upravljanje dokumentima

profesor: student:
Prof. Dr. Ivković Miodrag Sušić Branislav
asistent: br. indeksa: 22/08-03
Lacmanović Dejan

Zrenjanin 2011.
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

SADRŽAJ
SADRŽAJ...........................................................................................................1
UVOD.................................................................................................................1
1. SISTEMI ZA UPRAVIJANJE DOKUMENTIMA........................................3
1.1. Pojam EDMS (Electronic Document Management Systems).................4
1.2. Opšti model EDMS-a...............................................................................6
1.3. Namena sistema EDMS...........................................................................7
2. POSLOVNA DOKUMENTACIJA................................................................7
2.1. Istorijski osvrt o radu sa poslovnom dokumentacijom............................7
2.2. Ključni pojmovi.......................................................................................8
2.3. Pojam upravljanja dokumentima..............................................................9
2.4. Upravijanje poslovnom dokumentacijom..............................................10
2.5. Elektronsko upravijanje dokumentima..................................................11
2.5.1. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima "SEUD"................11
3. DIGITALIZACIJA DOKUMENATA..........................................................13
3.1. Razvoj tehnologije za arhiviranje...........................................................14
3.1.1. OCR (Optical caracter recognition)................................................14
3.1.2. OMR (Optical Mark Recognition)..................................................14
3.1.3. VR (Voice Recognition).................................................................15
3.2. Proces digitalizacije dokumentacije.......................................................15
3.2.1. Priprema dokumentacije za digitalizaciju.......................................15
3.2.2. Selekcija građe................................................................................16
3.3. Određivanje budućeg pristupa digitalnom dokumentu..........................16
3.4. Neka svetska iskustva u oblasti digitalizacije dokumenata....................17
ZAKLJUČAK...................................................................................................18
LITERATURA..................................................................................................19

~1~
 UVOD
Današnje vreme slobodno možemo nazvati vreme informacijske revolucije. Na
svakom koraku obasipaju nas sa velikom količinom informacija. U eri prebogatoj
informacijama i najrazličitijim dokumenatima prinuđeni smo da vršimo njihovu
selekciju. Nameće se pitanje kako informacije pravilno filtrirati, odnosno prihvatiti i
sačuvati samo informacije koje su nam neophodne.
Svakodnevno nas takođe okružuje veliki broj novih proizvoda i usluga
namenjenih poboljšanju efikasnosti poslovnih procesa. U igri su sve moćniji
računarski sistemi, opremljeni softverom koji podržava sve delatnosti, a
multimedijalna oprema je prilagođena svakoj vrsti komunikacije.
Očigledno je da razvoj informacionih tehnologija prati jačanje ekonomskog
potencijala i ukupne obrazovne strukture. Ovako eksplozivan razvoj tehnologija u
komunikacijama i poslovanju zahteva od poslovnih subjekata da prepoznaju, definišu
i dalje razvijaju savremena tehničko-tehnološka dostignuća i prateće elemente od
značaja za primenu i implementaciju informaciono-poslovnih sistema u sopstvene
radne procese.
Rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća je skup dokumenata različitih formata
i na raznim medijima: poslovna dokumentacija, projektna dokumentacija, poslovna
klasična i elektronska pošta, zvučni i video zapisi (reklame, spotovi, audio zapisi
sastanaka), faksovi, dokumenti sistema kvaliteta, ugovori itd.
Ova je dokumentacija kod nas danas u najvećem broju slučajeva u papirnom
obliku, nesortirana , često uskladištena na neodgovarajući način. Time je potraga za
potrebnim informacijama i celim projektima spora, nekomforna i u velikom broju
slučajeva uzaludna. Dokumentacija koja se u zadnje vreme generiše u elektronskom
obliku nije funkcionalno povezana sa već postojećom dokumentacijom u papirnom
obliku. Najčešće je samo naredna faza u procesu poslovanja firme modernizovana
primenom kompjuterske tehnologije.
Ovakvo stanje stvara veliku verovatnoću za gubljenje ili trajno propadanje
velikog broja značajnih podataka. Pored toga, prisutno je neracionalno trošenje
ljudskih i materijalnih resursa i neefikasan rad kompanija.
Kako su se u našoj javnosti intenzivirale aktivnosti na promociji ideje uvođenja
EDMS (Electronic Document Management Systems), smatram da je ova tema
aktuelna i da predstavlja interesantan prilog oblasti elektronskog poslovanja, jer
uvođenje dokumenata u elektronskom obliku i sistema za njihovo upravljanje
predstavlja osnovu za uvođenje koncepta elektronskog poslovanja u preduzeće.
Uštede primenom EDMS-a su brojne i očigledne, od potrebnog fizičkog
prostora, koji je na elektronskim medijima nebrojeno puta manji, do raznog
kancelarijskog materijala. Najveće uštede se ipak postižu u brzom i pravovremenom
donošenju poslovnih odluka.

~1~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

Ovaj sistem za upravijanje dokumentacijom je jedan od podsistema integralnog

Poslovnog Informacionog Sistema (PIS). On obuhvata poslove Tehničke pripreme
proizvodnje, Komercijale (nabavka i prodaja), Magacina i Materijalnog
knjigovodstva kao i vođenja zaduzenja Sitnog inventara. Zasnovana je na ISO
postupcima - ISO 9001.

~2~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

1. SISTEMI ZA UPRAVIJANJE DOKUMENTIMA

Dokumenti su vezivno tkivo svake poslovne organizacije. Počev od plana
proizvodnje, do marketinskih materijala, preko finansijskih dokumenata (ponuda,
računa..), zabeleški zaposlenih i kupaca (dopisi, reklamacije...). Dokumenti prvo vode
poslovne procese, a zatim su oni dokazi o izvršenim poslovima, šta je urađeno, kada i
od strane koga je posao urađen. Sve više, u doba široke upotrebe interneta, papirni
dokumenti ustupaju mesto elektronskim formatima kao što su HTML i XML. Pristup
dokumentima putem Web-a i povezanost sa krajnjim (back-end) sistemom može
eliminisati ili, u najmanju ruku, značajno pojednostaviti operacije koje su nekada
zahtevale veliki broj ručnih operacija.
DMS sistemi postaju sve značajniji činjenicom da se sve više i više vremena
troši na sakupljanje, skladištenje, organizaciju i pretraživanje papirnih dokumenata.
Potreba za većom efikasnošću u vođenju poslovnih dokumenata, da bi se dobilo na
prednosti u konkurenciji na tržištu, je prouzrokovala ubrzani razvoj DMS sistema.
DMS je automatsko upravijanje elektronskim dokumentima kroz celokupan
njihov životni ciklus u organizaciji, od kreiranja do konačnog arhiviranja.
On omogućava:
• Kontrolu kreiranja;
• Skladištenje i distribuciju svih vrsta poslovne dokumentacije;
• Bolju efikasnost u procesu korišćenja i kontrolisanja informacija;
• Individualnu obradu svakog dokumenta;
• Unos dokumenata u elektronskom obliku direktno u sistem ili unos
dokumenata skeniranjem postojećih papirnih dokumenata;
• Pretraživanje dokumenata po atributima (eng. metadata);
• Pretraživanje dokumenata po slobodnom tekstu (eng. full text search);
• Kontrolu pristupa dokumentima;
• Saradnju korisnika DMS u radu sa dokumentima (email-a.diskusija i foruma);
• Upravijanje životnim ciklusom dokumenata (eng. check-in, check-out).
DMS nije jedinstvena tehnologija već kombinacija nekoliko tehnologija.
Najveći izazov danas je integracija svih različitih funkcija u jedan integrisan sistem.
S obzirom na to da se opšti DMS ("papirni" DMS) fokusira na skladištenje
dokumenata po fasciklama, registratorima, velikim sobama za sredivanje i
organizaciju dokumenata itd., elektronski DMS ("računarski podrzan" DMS) je
izmenjen i fokusira se na stvaranje savršene "paperles kancelarije" u kojoj je pristup
dokumentima uvek moguć. Oni su ispravno skladišteni, održavani i obezbedeni
(šifrovani) putem tačno određenog skupa pravila.

~3~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

1.1. Pojam EDMS (Electronic Document Management Systems)

U skorije vreme, uočava se i novi problem naročito kod većih organizacija i
sistema, da uglavnom dokumentacija u elektronskom obliku nije povezana sa već
postojećom u papirnom obliku na način koji omogućava brzu identifikaciju, pregled
ili čak izmenu postojećih dokumenata, na sistematičan način koji omogućava
efikasniji rad. Donošenje poslovnih odluka na bazi potpunih činjenica i na način koji
omogućava trajno pohranjivanje informacija i organizacijskog znanja i iskustva.
Savremen način na koji se to rešava predstavlja Sistem Elektronskog Upravljanja
Dokumentima (EDMS). Prednosti uvođenja e-dokumentacije i e-poslovanja su:
• Povećanje raspoloživosti dokumenata, lakša kontrola dokumentacije, kontrola
pristupa informacijama, efikasnije poslovanje;
• Brzo i pravovremeno donošenje poslovnih odluka;
• Mogućnost izrade rezervnih kopija dokumentacije čime se firma obezbeđuje
od
eventualnog fizickog uništenja, gubitka ili krađe podataka značajnih za
poslovanje;
• Ušteda materijalnih i ljudskih resursa, smanjenje troškova poslovanja.
Osnovni preduslov za uspešnu implementaciju ovog koncepta u poslovanje je
sistematizacija dokumenata u okviru poslovnog sistema. Pod tim se podrazumeva:
• Detaljna analiza toka i životnog ciklusa dokumenta, određivanje njihovog
mesta u procesu, nivoa važnosti, praćenja od ulaza do izlaza;
• Uspostavljanje jedinstvene metodologije po kancelarijskom poslovanju za
označavanje svakog dokumenta i metoda indeksiranja;
• Pridrzavanje uspostavljenog procesnog pristupa i sistema za upravijanje
dokumentima i zapisima u organizaciji ( ako je uveden standard ISO 9000 );
• Određivanje uloge i nivoa pristupa svakog zaposlenog prema dokumentima
metodom autorizacije.
Na taj način postiže se neophodno razvrstavanje dokumenata po tipovima uz
neophodno pridržavanje zakonske regulative o arhiviranju. Sa aspekta uvedenih
standarda kvaliteta serije ISO 9000 uspostavlja se efikasniji, pregledniji rad s
mogućnostima otkrivanja praznih hodova u radium procesima. Preduzimanjem
preventivnih i korektivnih mera i stalnim poboljšanjima što je i jedan od zahteva
standarda. Korišćenjem baza za arhiviranje informacija na serveru i određenih
softverskih aplikacija, organizacija na ovaj način može na savremen način da prati
svoje poslovanje, realizaciju proizvoda i usluga, finansijsku realizaciju, troškove, da
ukršta određene definisane informacije i time dolazi do ekonomskih i statističkih
analiza važnih za praćenje poslovanja i donošenje biznis planova i drugih neophodnih
odluka. Za potrebe sistematizacije dokumentacije obično se formira projektni tim
~4~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

sastavljen od zaposlenih u samoj organizaciji na poslovima informatike, kvaliteta i

vlasnika procesa, a po potrebi se angažuju i konsultanti. Koordinator je, po pravilu,
jedan od najviših rukovodioca organizacije, čije angažovanje treba da obezbedi i
potrebne organizacione promene. Znači, za ovaj posao neophodno je primeniti
projektni pristup i obezbediti pun uvid u poslovne procese organizacije.
Organizacijama koje su uvele i primenjuju standard ISO 9001: 2000 posao će biti
uveliko olakšan zbog definisanih procesa, upravljanja dokumentacijom i stečenog
iskustva i poverenja kod zaposlenih.
Neophodni preduslovi za uspostavljanje EDMS-a su investiciona ulaganja u
hardver, umrežavanje u integralni informacioni sistem svih klijenata, ulaganje i/ili
sopstveni razvoj softvera i neophodnih aplikacija, insistiranje na stalnoj obuci -
usavršavanju znanja zaposlenih što je još jedan od zahteva standarda ISO 9001. Sva
ova ulaganja su ulaganja u budućnost.
Implementacija EDMS-a podrazumeva primenu najsavremenijih svetskih
tehnologija u oblasti kancelarijskog poslovanja bez papira i uz standardizaciju
dokumentacije i ostvarivanje neophodnih zakonskih preduslova. Zakon o
elektronskom potpisu, predstavlja prvi korak ka uvođenju elektronskog poslovanja.
Najefikasnije rešenje za ažurno i kvalitetno upravijanje raznim tipovima
dokumenata jeste njihovo prevođenje u elektronski oblik. EDMS je naziv za tip
softvera namenjen upravljanju dokumentima u elektronskom okruzenju.
Uvođenje ovakvih sistema resava probleme prevođenja dokumenata u
elektronski oblik, njihovog skladištenja, pretraživanja i zaštite baza dokumenata. Šire
posmatrano, EDMS se sastoji od softverskih rešenja, potrebnog hardvera i procedura
rada koje je neophodno propisati da bi EDMS zaživeo.
Pod pojmom (EDMS) dakle podrazumevaju se hardver, softver i procedure
rada koji omogućavaju da se dokumenti uključeni u poslovne procese po potrebi
prevedu u elektronsku formu, sigurno skladište uz mogućnost pravljenja sigurnosnih
kopija, brzo i jednostavno dobave iz baze arhive na ekran, lako razmenjuju među
učesnicima u poslovnom procesu i po potrebi štampaju. Na ovaj način je omogućen i
upis na dokumentu u vidu anotacije, snimanje novih verzija dokumenata i čuvanje
izvornih verzija dokumenata.
Softveri koji se koriste u svrhu uspoštavljanja EDMS-a su raznovrsni po
programerskim rešenjima, korisničkom interfejsu i po cenama, ali se zasnivaju na
određenom metodoloskom pristupu i istim principima funkcionisanja, a to su:
• Učitavanje dokumenata (unos postojećih dokumenata koji već stoje na
računaru, skeniranje, preuzimanje e-pošte, prijem faksova i si.);
• Prepoznavanje (prevođenje) skeniranih dokumenata u formu pogodnu za dalju
digitalnu obradu (OCR- Optical Character Recognition);

~5~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

• Indeksiranje (dodeljivanje oznake svakom dokumentu u sistemu na osnovu

koje može da bude jednoznačno identifikovan);
• Pretraživanje (pronalaženje dokumenta ili grupe dokumenata koji odgovaraju
postavljenim zahtevima izrazenim kroz upit);
Pogrešno bi bilo primenu savremenih informatičkih koncepata u poslovanju
vezivati isključivo za privredne grane kakve su informatika i elektronika, koje su
omogućile informaticki bum. Oni primenu nalaze u svim segmentima poslovanja.
Očigledno je da razvoj informacionih tehnologija prati jačanje ekonomskog
potencijala i ukupne obrazovne strukture. Ovako eksplozivan razvoj tehnologija u
komunikacijama i poslovanju zahteva od poslovnih subjekata da prepoznaju, definisu
i dalje razvijaju savremena tehničko-tehnološka dostignuca i prateće elemente od
značaja za primenu i implementaciju informaciono-poslovnih sistema u sopstvene
radne procese. Bez toga nema ponovnog ukljucivanja nase privrede u svetske
poslovne tokove, niti ekonomskog oporavka zemlje. U suprotnom, put može voditi
samo u marginalizovanje i odsustvo iz savremenih svetskih privrednih tokova, u
nemogućnost komuniciranja i rada sa stranim partnerima, koje necemo moci da
pratimo u tehnikama i alatima savremenog rada i poslovanja.
Rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća je skup dokumenata različitih formata
i na raznim medijima: poslovna dokumentacija, projektna dokumentacija, poslovna
klasična i elektronska pošta. zvufini i video zapisi (reklame, spotovi, audio zapisi
sastanaka), faksovi, dokumenti sistema kvaliteta, ugovori... Ova je dokumentacija
kod nas danas u najvećem broju slučajeva u papirnom obliku, nesortirana, često
uskladištena na neodgovarajući način. Time je potraga zapotrebnim informacijama i
celim projektima spora, nekomforna i u velikom broju slučajeva uzaludna.
Dokumentacija koja se u zadnje vreme generiše u elektronskom obliku nije
funkcionalno povezana sa već postojećom dokumentacij om u papirnom obliku, mada
je najčešće samo naredna faza u procesu poslovanja firme modernizovana primenom
kompjuterske tehnologije. Ovakvo stanje stvara veliku verovatnoću za gubljenje ili
trajno propadanje velikog broj a značajnih podataka. Prisutno je neracionalno trošenje
ljudskih i materijalnih resursa i neefikasan rad kompanija. Kako su se u našoj
javnosti, narocito od osnivanja bivse Jugoslovenske asocijacije za dokument
menadžment, intenzivirale aktivnosti na promociji ideje uvođenja EDMS smatramo
da je ova tema aktuelna i da predstavlja interesantan prilog oblasti elektronskog
poslovanja, jer uvođenje dokumenata u elektronskom obliku i sistema za njihovo
upravljanje predstavlja osnovu za uvođenje koncepta elektronskog poslovanja u
preduzeće.
1.2. Opšti model EDMS-a
Rezultati uvođenja EDMS-a su: povećanje raspoloživosti dokumenata, lakša
kontrola dokumentacije, kontrola pristupa informacijama, efikasnije poslovanje,
ušteda materijalnih i ljudskih resursa, smanjenje troskova poslovanja. Knowledge
~6~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

Management (KM) je noviji pojam i predstavlja prakticno dalji razvoj uvedenog

EDMS sistema. KM podrazumeva da su dokumenti u računarskoj mreži i odreduje
metode kojima se sintetizuju i u pogodnom obliku iskazuju informacije značajne za
poslovanje. Znanje pohranjeno u dokumentima velikih poslovnih sistema je
dragoceno. Oni sistemi koji su savladali EDMS mogu da ubiraju mnoge plodove od
ovog napora. Implementacija EDMS-a podrazumeva primenu najsavremenijih
svetskih tehnologija u oblasti kancelarijskog poslovanja bez papira i predstavlja uz
standardizaciju dokumentacije i ostvarivanje neophodnih zakonskih preduslova, prvi
korak ka uvođenju elektronskog poslovanja.
1.3. Namena sistema EDMS
Pojava elektronskih sistema za upravijanje dokumentacijom EDMS predstavlja
tihu revoluciju u informacionim tehnologijama danas. Ovi sistemi se u opštem
slučaju mogu posmatrati kao srz tehnologije koja pruza mogućnost pristupa svim
vrstama informacija. U takvim sistemima, izabrane informacije iz baze podataka,
sistema za upravijanje slikama i ostalih sistema za automatizaciju poslovanja spojene
su u sistem za upravijanje dokumentima, koji tek u integrisanom obliku može
zadovoljiti sve potrebe pojedine organizacije. Sistem za upravijanje dokumentacijom,
poznatiji pod komercijalnim imenom „eOffice ", je namenjen sirokom opsegu
korisnika koga cine privredna preduzeća, finansijske organizacije, drzavna i javna
uprava. Projektna rešenja omogućavaju evidentiranje podataka o dokumentima,
elektronski obuhvat, čuvanje, odrzavanje, obradu, praćenje i distribuciju
dokumentacije iz poslovnog sistema, upravijanje definisanim radnim postupcima i
procedurama sa poslovnim dokumentima ili predmetima (skupovima dokumenata).
Uloga ovog poslovnog rešenja je da omoguci automatizovano sprovodenje poslovnih
procesa u organizacionoj strukturi korisnika, integrisuci „nestruktuirane" podatke iz
radnog okruženja koji se nalaze u poslovnoj, strucnoj ili tehnickoj dokumentaciji sa
„strakturiranim" podacima iz ERP-a.
Kada se trazi softversko rešenje za EDMS, ono što korisnici zaista zele da
imaju je sistem koji može uspesno raditi sa njihovim dokumentima i elektronskim
informacijama. Sam prelaz sa papirnih na elektronske dokumente za njih nije
dovoljan. Ovo resava samo problem skladištenja dokumenata. Ono što se zapravo
ocekuje od EDMS je efikasan način stvaranja materijalne veze između dokumenta i
odgovarajuceg klijenta, zaposlenog ili bilo koje informacije o poslovnom procesu.
2. POSLOVNA DOKUMENTACIJA
2.1. Istorijski osvrt o radu sa poslovnom dokumentacijom
Novi elektronski sistemi za arhiviranje i rad sa dokumentacijom donosili su sa
sobom mnoge prednosti. Smanjivali su troškove poslovanja, povećavali radnu
efektivnost i time pojačavali sveobuhvatnu poziciju firme na tržištu. Danas je
moderno poslovanje jedne firme, nezavisno od posla kojim se bavi, nezamislivo bez
primene ovih sistema.

~7~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

Koji su strateški uslovi 90-tih doveli do toga, da ova oblast informacione

tehnologije doživi najveći razvoj u zadnjih deset godina?
To je pre svega intenzivna konkurencija koja je zahtevala jedan efikasan
informacioni menadžment. Rukovodeći kadrovi su se našli u situaciji da moraju
doneti vrlo važne poslovne odluke u uslovima sve većeg priliva i bržeg protoka
informacija i dokumentacije. Bez obzira na pojačanu primenu elektronske obrade
podataka sve informacije nisu uvek "online" raspoložive. Statistički podaci i analize
vezane za medije, kao i memorisanja poslovnih informacija, potvrđuju da je još uvek
preko 90 % svih informacija uskladišteno na papiru. Papirne arhive, bez obzira na
sistematičnost odlaganja dokumentacije, nisu omogućavale efektivan uvid u aktuelno
stanje traženih informacija.
Osim toga, rastući troškovi poslovanja i porast obima administracije, kao vrlo
bitan ekonomski faktor konkurentnog poslovanja, pojačavali su zahtev za
pronalaženje rešenja koje bi omogućilo izlaz iz papirnog haosa.
Nedostaci papirnih arhiva se ogledaju pre svega u centralnom skladištenju koje
sa sobom nosi veliko vreme pristupa podacima. Osim toga, ovakav način arhiviranja
uslovljava vrlo često i velike prostorne zahteve. Vrlo bitan faktor su takođe i radni
troškovi. Analize poslovanja pokazuju da se veliki deo radnog vremena troši na sam
rad sa dokumentacijom i to na arhiviranje, prosleđivanje i pretragu.
U zavisnosti od radnog mesta i vrste posla, deo radnog vremena potreban za
rad sa arhivom se procenjuje na sledeći način: menadžeri 10-15%, rukovodioci
sektora 15-30% i sama administracija 10-80% radnog vremena. To je u svakom
slučaju vreme koje se može bolje iskoristiti.
Osim radnih, tu su i materijalni troškovi: fascikle, regali, troškovi kopiranja...
Ne treba zaboraviti i možda najveći nedostatak starog načina arhiviranja, a to je
opasnost gubitka dokumentacije (informacija).
Prednosti digitalnog arhiviranja se mogu sažeti u dve tačke: troškovi i
sigurnost. Kroz rad sa dokument menadžment sistemima se enormno povećava radna
efektivnost i smanjuju materijalni troškovi.
Brz način arhiviranja, "online" pristup predmetima, višestruko indeksiranje,
mogućnost istovremenog pristupa sa više lokacija u kompaniji, lako definisanje
privilegija pristupa su podrazumevane karakteristike ovakvih sistema.
2.2. Ključni pojmovi
Koncept poslovne dokumentacije i dokumentacionih sistema je sastavljen od
sledećih elemenata:
Digitalizacija dokumenata (Imaging) koristi se za unos, skladištenje i
upravijanje elektronskih slika dokumenata koji su prethodno bili skenirani (papirni
dokumenti), odnosno poslati faksom ili elektronskom poštom.

~8~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

Upravijanje dokumentima obuhvata tehnološka rešenja koja omogućavaju:

pretraživanje, pristup, bezbednost i rad sa poslovnim dokumentima.
Sistem sadrži dokumenta koja su nastala na različite načine - skeniranjem
dokumenata u papirnom obliku, dokumenta nastala u različitim aplikacijama, iz e-
mail poruka, a mogu se uneti i drugi formati kao što su slika, video i drugo.
Upravljanje zapisima (COLD - Computer Output to Laser Disk) sadrži
tehnološka rešenja namenjena za: elcktronsko preuzimanje, indeksiranje, trajno
skladištenje izlaznih podataka u elektronskom obliku. Na ovaj način je
organizacijama obezbeden izvorni dokument u elektronskom obliku, onakav kakav je
odštampan na štampaču i predati u ruke komitentu.
Upravljanje radnim tokovima (Workflow) je automatizovanje toka dokumenata
i informacija u radnom procesu, pri čemu možemo detaljno da odredimo radne
postupke s obzirom na učesnike i njihove zadatke, kao i ulazne i izlazne vrednosti.
Istovremeno sa automatizacijom procesa je omogućeno i kreiranje poslovnih pravila i
strategija kojima se reguliše tok rada, kao i nadzor i obaveštavanje pri izvršavanju
radnih zadataka.
Logička i fizička arhiva se koriste za arhiviranje dokumenata i podataka, pri
čemu su podaci o dokumentima arhivirani u logičkoj arhivi, dok su sami dokumenti
smešteni u fizičkoj arhivi. Fizička arhiva obezbeđuje da dokumenti budu dostupni i
bezbedni.
2.3. Pojam upravljanja dokumentima
Da bi se informacije mogle koristiti u transakcionim poslovnim sistemima,
potrebno im je dati određenu strukturu u čemu značajnu ulogu imaju sistemi za
upravljanje dokumentacijom. Samo je manja količina informacija kojima dnevno
upravljamo struktuirana, odnosno može se prevesti u redove i kolone i na taj način
koristiti u transakcionim poslovnim sistemima kao što su ERP (Enterprise resource
planning - automatska (računarska) obrada podataka), CRM i sl. Veći deo informacija
je nestruktuiran u formatu poslovnih dopisa, proračunskih tabela, slika, prezentacija,
web sadržaja, e-maila... Odvijanje poslovnih procesa često se temelji na tim
informacijama pa se, prikladno formatu dokumenata, veći deo poslovnih procesa
odvija u slobodnom stilu.
Rešenje za upravljanje poslovnim sadržajima, odnosno Enterprise Content
Management (ECM) omogućava kompanijama da sjedine sadržaj i pripadajuće
poslovne procese kroz jedinstvenu platformu. ECM je kategorija softvera koja
pomaze u upravljanju sa svim nestruktuiranim informacijama, odnosno sadržajem u
poslovnoj organizaciji. ECM podržava sledeća područja poslovanja:
• Upravljanje dokumentima (DMS - Dokument managment sistem) klasifikacija,
čuvanje i pretraživanje dokumenata, kontrola verzija, prava pristupa i sigumost
dokumenata;

~9~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

• Upravljanje sadržajima (Web Content Management) - Automatizacija objave

sadržaja te mogućnost upravljanja promenljivim sadržajem na njemu;
• Upravljanje zapisima (Records Management) - Praćenje pravnih i poslovnih
aspekata dokumenta, briga o rokovima čuvanja i arhiviranja te osiguravanje
zakonskog, pravnog i poslovnog usklađenja;
• Podrška poslovnoj saradnji (Document-Centric Collaboration) - Deljenje mapa
i dokumenata, podrška projektnom radu, diskusijama i porukama po dokumentima i
predmetima, bilo da se radi o projektnom ili virtualnom timu;
• Upravljanje poslovnim procesima (Workflow) - Podrška projektovanju i
odvijanju poslovnih procesa, preusmeravanje dokumenata, dodela radnih zadataka,
generisanje upozorenja i obaveštenja te praćenje i kontrola obavljanja posla;
• Poslovna inteligencija - koncept poslovne inteligencije (Business Intelligence)
posebno je zanimljiv u segmentima prodaje, marketinga i finansijskog poslovanja.
Koncept poslovne inteligencije čini skup softverskih alata i metodologija koji
omogućavaju korišćenje podataka iz skladišta podataka (Data Warehouse) i njihovo
pretvaranje u informacije potrebne za donošenje adekvatnih poslovnih odluka.
2.4. Upravijanje poslovnom dokumentacijom
Otvaranjem prema svetu i demokratizacijom društva, u našoj zemlji stvorene
su osnovne pretpostavke za radikalnu reformu privrednog sistema i njegovu tranziciju
prema tržišnom sistemu privređivanja. Razvojna strategija na kojoj se zasnivaju ove
privredne promene mora u potpunosti da uvažava tehnoloske osnove savremenog
poslovnog okruženja i da na njima zasniva svoje reformske i tranzitorne zahvate,
kako u privredi, tako i u vanprivrednoj sveri i delatnostima.
Poznato je da su papirni dokumenti još uvek najvažniji izvor informacija u
preduzećima. Traženje i dobijanje podataka iz tako arhiviranih dokumenata je težak
posao koji oduzima mnogo vremena. Pri obavljanju posla većina preduzeća izrađuje i
prima veliki broj dokumenata koje zatim menja, uređuje, prati i arhivira u više
varijanti. Posebne teškoće stvara distribucija takvih dokumenata na koju se troši puno
vremena i papira, a pri tome ne postoji nadzor nad lokacijom i vaznoscu dokumenta.
Takođe je otezana dostupnost dokumentima na udaljenim lokacijama.
Efikasno upravijanje poslovnom dokumentacijom zahteva nov, integrisan
način rada, koji obuhvata sve vrste poslovne dokumentacije, bez obzira na izvor ili
oblik i istovremeno obezbeđuje individualnu obradu svakog dokumenta. On takođe
mora da obezbedi i visok stepen efikasnosti i produktivnosti kroz:
• veću brzinu distribucije i pristupa dokumentima,
• preglednost poslovanja,
• koncentracija i dostupnost intelektualnom kapitalu preduzeća,
• centralizacija arhive, dostupnost, sigurnost i nadzor,
• olaksan rad sa strankama i donošenje odluka,
• bolja raspodela posla - veća efikasnost poslovanja,
• veća konkurentnost,

~ 10 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

• veće zadovoljstvo komitenata.

Ovakav način upravljanja poslovnom dokumentacijom pored ostalog
obezbeđuje i nize troškove poslovanja kroz forme:
• ušteda u vremenu,
• nema dugotrajnih postupaka sredivanja, odlaganja i trazenja papira,
• krace vreme odziva,
• smanjena količina papira u prometu,
• manje prostora potrebnog za arhivu,
• manje kopiranja dokumenata.
2.5. Elektronsko upravijanje dokumentima
Kao rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća dolazi do produkcije enormne
količine dokumenata različitih formata i na raznim medijima kao što je: poslovna
dokumentacija, projektna dokumentacija, ugovori, prepiska, faksovi, dokumenta
sistema kvaliteta, klasična i elektronska pošta, prezentacije, reklamni materijal i
slično.
Ova dokumentacija je u najvećem broju slučajeva u papirnom obliku. Zavisno
od mogućnosti i organizovanosti, (ne)znanja kancelarijskog poslovanja zaposlenih,
može doci i do situacija da je često nesortirana i uskladištena na neprimeren način.
Pri dugogodišnjem periodu arhiviranja, u raznim slučajevima odlaska
zaposlenih iz organizacije, potraga za potrebnim dokumentima i informacijama može
biti spora. delimicna, pa dak i bezuspeSna, tj. neefikasna i neefektivna.
U skorije vreme, uocava se i novi problem narocito kod vedih organizacija i
sistema, da uglavnom dokumentacija u elektronskom obliku nije povezana sa već
postojećom u papirnom obliku na način koji omogućava brzu identifikaciju, pregled
ili cak izmenu postojećih dokumenata, na sistematitan način koji omogućava
efikasniji rad, donošenje poslovnih odluka na bazi potpunih cinjenica i na način koji
omogućava trajno pohranjivanje informacija i organizacijskog znanja i iskustva.
Zato organizacije treba da razmisljaju i prilagodavaju svoj sistem upravljanja
dokumentacij om na način koji omogućava brz razvoj informatickih tehnologija i
usvajanje standarda u raznim oblastima poslovanja.
2.5.1. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima "SEUD"
Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima su veoma kompleksni i ponuda
hardverskih i softverskih komponenti koje ulaze u njihov sastav je veoma velika.
Najbitnije je da pojedina6na funkcionalnost izabranih komponenti i ukupna
funkcionalnost sistema ispunjava sve propisane standarde i norme (tehnoloske i
zakonske).
Potrebno je, naravno, na osnovu ranijih analiza tacno definisati i tehničke
karakteristike komponenti i sistema. One zaviše od primene sistema i obima

~ 11 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

dokumentacije koja se obraduje. Ovo je bitno iz razloga jer za istu komponentu sa

drugim tehnickim karakteristikama razlika u ceni može biti značajna.
Sistem elektronskog upravljanja dokumentima je deo stuba oslonca preduzeća.
Pre nego što se odluci za jedan ovakav sistem ili jednu firmu koja ga nudi mora biti
jasno kako ce se razvijati organizaciona struktura i elektronska obrada podataka u
preduzeću. Pri tome fleksibilnost, komunikacija, brzo povezivanje eksternih struktura
ima veoma visoku vrednost. Za sistem arhiviranja to u osnovi znaci različite zahteve.
To naravno nikako ne znaci da različite branse koriste specificne sisteme za
arhiviranje, jer se isti proizvod u potpunosti može primeniti u različitim bransama.
Ono što treba da se istakne da ne postoji jedan standardni sistem za sve primene.
Uvek se mora poći od toga da se moraju preduzeti izvesna prilagodavanja postojećim
organizacijama.
Elektronsko upravljanje podacima omogućava svim učesnicima projekta
pregled i dostupnost dokumenata u svim fazama planiranja, projektovanja i
izvođenja, cime se smanjuju greske pri upravljanju, kontroli i arhiviranju.
Uz pomoć elektronskog upravljanja povećava se kvalitet, smanjuju troškovi i
optimizuju vremenski rokovi. Rešenje za sveobuhvatno savremeno upravljanje
projektima i akterima jeste integracija sistema upravljanja planovima i dokumentacij
om, upravljanja procesima, arhiviranja i komunikacija u okviru projektnog i
izvodackog tima. Svi podaci vezani za jedan projekat salju se u centralnu bazu
podataka, a klijentima se omogućava dostupnost aktuelne verzije projektnih
dokumenata. Pristup podacima iz baze nezavisan je od lokacije klijenta i postize se
upotrebom servisa intemeta ili kompanijskog intraneta.
Omogućava se takođe brz pristup podlogama glavnih izvodackih pJanova,
vrsenje izmena koje situacija na terenu nalaSe i unosenje tih izmena u sve faze
dokumentacije. Povećava se i efikasnost pretra&vanja zeljenih podataka, cime se
postižu znatne uštede u transportu dokumentacije i vremenu izlisno utrošenom na
sastanke. Putem pomenutog sistema organizacije rada i pracenja faza rada otvaraju se
novi modeli timskog rada, Što omogućava brz protok podataka.
Distribucijom dokumenata upravlja tzv. digitalni menadžer dokumenata, koji
osim dostupnosti podataka, obezbeđuje i sigumosne sisteme. Razvoj informacionih
sistema unapredio je komunikaciju u biroima. Informacije i planovi se mogu slati
putem e-maila, organizovati i dokumentovati.
Primena video konferencije stedi vreme i novae, bilo u razgovorima između
odeljenja iste firme u različitim delovima sveta, bilo u grupnom radu na projektima sa
partnerima. Dodelom prava pristupa dokumentima, rukovodilac radne grupe
osigurava pristup svim projektima i mogućnost da se na njima radi na svakom
rafiunaru.

~ 12 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

3. DIGITALIZACIJA DOKUMENATA
Digitalizacija, kao i u svakom segmentu modernog zivota, ima mnogobrojne
prednosti:
• Vreme pretraživanja i pronalaženja potrebnog dokumenta se meri minutima,
• Način pretraživanja pomoću ključnih reči koje predstavljaju bitne podatke o
dokumentu, je vrlo efikasan i brz,
• Korisnik stiže do dokumenta koji mu je potreban, brzo i precizno.
• Dokumenti zauzimaju samo virtualni prostor, ne fizički, izuzimajući backup na
CD diskovima, koji takođe zauzimaju minimalan prostor.
Digitalno arhiviranje je najsavremeniji metod čuvanja svih vrsta dokumentacije
i zasniva se na korišćenju skenera, koji dokument prevodi u elektronski oblik, čime se
omogućava trajno čuvanje i upravijanje dokumentima direktno iz računara, CD-a,
DVD-a ili USB sticka. Ovakav metod zahteva neuporedivo manje prostora u
poređenju sa klasčnom papirnom arhivom, a tom prilikom se bitno smanjuju troškovi
održavanja.
Pored toga, elektronska arhiva pruza daleko veću sigumost korisniku, jer je
moguće izraditi veći broj kopija dokumenta, uz poštovanje svih tehničkih i
ekonomskih principa modernog načina poslovanja.
Značajna prednost je jednostavniji i trenutni pristup dokumentima sa svakog
računara u bilo kom obliku mreže. Pretraživanje dokumenata je brzo i vrlo
jednostavno. Dokumenti mogu biti kategorizovani po bilo kojem kriterijumu:
- hronoloski (prema redosledu kojim su nastali),
- prema logickim celinama (npr. ugovori, predracuni, ponude...),
- prema abecedi ili na bilo koji drugi način.
Takođe, može se izraditi digitalna arhiva u kojoj su dokumenti poredani
hronoloski, druga u kojoj su ti isti dokumenti poredani abecedno i sličino. Poslovni
dokumenti mogu biti sačuvani na način koji omogućuje naknadno uređivanje pomoću
programa za uređivanje teksta. Vrlo je jednostavno napraviti više kopija digitalne
arhive, te svaku kopiju sačuvati na različitom mestu kako bi bili sigurni da najvažniji
dokumenti neće biti nepovratno izgubljeni. Na taj način sprečava se gubitak podataka
usled neželjenog događaja kao što je požar, sabotaža i slično.
Kako se u istoj računarskoj mreži po pravilu nalaze i druge baze podataka, koje
se odnose na arhiviranu dokumentaciju, moguće je na jednostavan, brz i kvalitetan
način organizovati kompleksno pretraživanje arhive. Mogućnost unakrsne kontrole u
fazi arhiviranja dokumenata dodatno podiže kvalitet i obezbeđuje stalni uvid u realno
stanje i tokove kretanjadokumentacije.

~ 13 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

Format dokumenta za dugoročno arhiviranje je još uvek tema gde se razlikuju

mišljenja. Razlozi potrebe konvertovanja dokumenta u neki jedinstven format ili
formate, nisu još uvek toliko jaki da bi mogli da se ustanove kao standard za upotrebu
SEUD i arhiva. Sa jedne strane, za neke formate još uvek ne postoji usaglašen
standard (npr. video zapisi), i sa druge, postojanje monopola za određene
specifikacije formata (PDF- Adobe u potpunosti kontrolise specifikaciju formata) su
razlozi koji govore protiv unifikacije. Osim toga za određene formate tehnicki nije
moguce izvršiti konverziju (EXE, i si.), tako da je opSteprihvaceno pravilo a u nekim
zemljama EU i zakonska potreba, da se dokumentacija arhivira u izvornom formatu.
Razumljiva je potreba za standardizacijom (dugorocna upotrebna vrednost
elektronskih arhiva, migracija tehnologije itd.), all time treba da se pozabave odbori
zaduzeni za standardizaciju i otkJone sve postojece deficite u ovoj oblasti. U svakom
slučaju bi dodatak u elektronskoj posti trebalo arhivirati u izvornom formatu. Bitno je
naglasiti da se softversko rešenje za upravijanje dokumentima potpuno prilagodava
svim zahtevima korisnika i da u fmansijskom smislu ne predstavJja opterecenje, već
suprotno, podrazumeva znacajno unapredenje poslovanja i podizanje na viSi
JcvaJitativni nivo, primeren najmodernijim rešenjima koja postoje u svetu.
Prednosti DMS - a su mnogobrojne, a najbitnije su: izbegavanje nepotrebnog
kruženja dokumenata među zaposlenima, odnosno pojednostavljenje i skraćenje
vremena obrade i procesuiranja dokumenata, što vodi jednostavnijem i brzem
obavljanju posla za koji određeni dokumenat je potreban.
Elektronska arhiva je moderno, napredno rešenje arhiviranja dokumentacije i
kada bude priznata od naseg zakonodavstva i nadleznih arhiva, bice veliko olaksanje i
pomoc za efikasnije poslovanje.
3.1. Razvoj tehnologije za arhiviranje
Tehnologija koja se upotrebljava unutar digitalizacije arhiva zavisi od
materijala koji se arhivira. Zbog prilagodavanja i optimizacije poslovanja, preduzeća
u većini razvijaju vlastita programska rešenja.f
Kod tehnologije koja se upotrebljava pri procesu digitalizacije, bitno je izneti
osnovne oblike digitalizacije:
3.1.1. OCR (Optical caracter recognition)
Kod OCR tehnologije se dokument iz klasicnog grafickog zahvata digitalno
obraduje tako, da sistem obavi prepoznavanje znakova i u konačnom obliku
dokument posreduje u tekštovnom formatu.
3.1.2. OMR (Optical Mark Recognition)
Kod OMR tehnologije sistem kod npr. skeniranja cita vrednost ili simbole ili
oznake na za to unapred pripremljenom standardizovanom obliku dokumenata
(prijavnice na fakultetima, ankete, bankovna dokumentacija). U torn primeru
program cita samo delove dokumenata (okviri). Kod OMR tehnologije prepoznavanje

~ 14 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

ima samo dve izlazne vrednosti a to su ili je izabrano ili nije. Unutar konfiguracije
radnih modela sistem se može prilagoditi na način, koji omogućava dodatnu analizu
podataka (statistika) i ne samo indeksnu viednost. Uglavnom se OMR upotrebljava za
konsistentnu obradu podataka na osnovu standarda ili oblika, koje su usvojene unutar
specificne organizacije.
3.1.3. VR (Voice Recognition)
Proteklih nekoliko godina pocela se razvijati tehnologija za prepoznavanje govorai
time automatizam konverzije iz audio formata u tekštovni oblik. Velikog izbora na
torn podrucju nema puno (Dragon Naturally Speaking,...), problem je i u
nedopunjavanju baze stranih jezika. Ovakva rešenja više spadaju u delokrug
optimizacije poslovanja ali ne treba zanemariti ucinak konverzije iz audio u tekštovni
oblik, gde je vidna razlika u konzumaciji prostora. Proces obrade dokumentamog
materijala pocinje sa pregledom dokumentacije kod koje je definisano sve zavisno od
brzine, velicine i preciznosti podataka. Sam pregled se razlikuje od tehnologije, koja
je upotrebljena za obradu dokumenata. Dok neke organizacije sreduju materiju na
način da je pre obrade sredena tako da ima i u digitalnom obliku lineami i pregledni
put drugi obraduju dokumente bez potrebmh kJjuceva za sredivanje koje dodeljuju
naknadno pomoću indeksnih atributa.
3.2. Proces digitalizacije dokumentacije
Često se pojam digitalizacije poistovećuje sa procesom skeniranja koji je samo
jedan deo procesa digitalizacije. Digitalizacija podrazumeva više poslova, više
koraka, razlifiite prirode, različitog trajanja i logickog mesta u "proizvodnom
procesu" cija ce zajednicka realizacija dovesti do digitalnog dokumenta kao finalnog.
Razvoj hardvera je tako rapidan da je gotovo nemoguce predvideti kakve ce
performanse računarske komponente dostici za 10, 20 godina. Što se tiče softvera,
već danas frustriraju rezultati pri pokusaju citanja teksta ili pregleda slika stvorenih
starijim verzijama softvera. Dodatno, nepoznanica roka trajanja samog medijuma
zapisa čini da se pri razmatranju digitalizacije mora razmatrati i obezbedenje stalne
dostupnosti i operatibilnosti jednom formiranom digitalnom dokumentu.
Upravo postojanje mnogih poslova koji cine proces digitalizacije, poslova koji
se mogu grubo svrstati u nekoliko grupa: priprema, skeniranje, kontrola kvaliteta,
indeksiranje, formiranje rezervnih kopija, obezbedivanje stalne dostupnosti digitalnog
dokumenta, ukazuju na slozenu prirodu digitalizacije, koju dodatno komplikuje brzo
menjanje hardvera i softvera.
3.2.1. Priprema dokumentacije za digitalizaciju
Faza pripreme predstavlja pocetnu fazu procesa digitalizacije, a definisanje
kriterijuma za selekciju grade predstavlja pocetak faze pripreme. Ostali poslovi koji
cine fazu pripreme su: odredivanje načina buduceg pristupa, orijentaciono definisanje
memorijskih potreba, razvoj plana proizvodnog procesa i odredivanje uloge svake
organizacione celine, i odredivanje konvencije za dodelu naziva datotekama.

~ 15 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

Po prirodi raznorodni poslovi impliciraju angazovanje strucnjaka različitih

profila kako bi se obezbedio defmisan i nesmetan tok skeniranja i kako se originalni
dokument ne bi nepotrebno skenirao više puta.
3.2.2. Selekcija građe
Iako je izvesno da su sve grupe poslova podjednako važne u procesu
digitalizacije i dobijanju digitalnog dokumenta kvaliteta koji zadovoljava, zna se da
faza pripreme, bivajuci prva u lancu, po svom sadržaju, vrsti poslova koji je cine i
predstavljajudi fazu donosenja strateških odluka, presudno utiče na rezultate
digitalizacije.
Najočigledniji razlog zbog koga je neophodno pažljivo proceniti i na kraju
izabrati gradu koja ce se digitalizovati, osim nemogućnosti digitalizacije sveukupne
grade, jeste potreba da se prepoznaju prava priroda i obim projekta pre nego što se s
njim otpocne. Pazljiva procena i izbor grade koja ce se digitalizovti, uz vođenja
racuna o objektivnim ogranicenjima koja namecu resursi ustanove: kadar, oprema,
vreme, novae, doprinece da tehnoloSki standardi realizovanog projekta budu na
nivou koji zadovoljava.
Stoga je neophodno ustanovljavanje kriterijuma na osnovu kojih ce se izabrati
dokumenti za digitalizaciju. Te kriterijume možemo grubo podeliti u dve grupe,
shodno tome koju ulogu arhiva razmatramo: zastita dokumenta ili pristup dokumentu.
U domenu zaštite mogu se razmatrati: dosadasnje prekomerno korišćenje
originala, često fotokopiranje, lose stanje originala, a u domenu pristupa: pogodnost
digitalnog oblika za korišćenje i pristup, potreba da se obezbedi višestruk pristup,
pristup sa udaljenih lokacija. Pored navedenih kriterijuma, na izbor može uticati i
postojanje mikrofilmovane grade ili zelja da se pristupi tzv. hibridnom pristupu,
mikrofilmovanju za trajno čuvanje i digitaiizaciji za pretraživanje.
Taj prvi izazov, selekcija grade, tj. definisanje kriterijuma za izbor grade,
njihovo vrednovanje i izbor prioriteta dodatno je uvećan i razmatranjem pitanja
svršishodnosti i opravdanosti nepotpune digitalizacije tj. bojaznoScu da parcijalna
digitalizacija pojedinih celina (fondova ili zbirki) može dovesti do nebalansiranih
impresija onih koji takvu gradu koriste, možda cak i do stvaranja neprimerenih
stavova manje upucenih u period koji grada predstavlja.
3.3. Određivanje budućeg pristupa digitalnom dokumentu
Odredivanje buduceg pristupa neophodno je definisati već u pripremnoj fazi
projekta digitalizacije, a svodi se na odredivanje načina na koji ce se dokumentu
pristupati i na definisanje opsega njegovog korišcenja. Što se tiče načina pristupa,
moguce je da se za pristup koristi elektronski oblik postojećih informativnih
sredstava, a moguce je planirati i razvoj novih, a što se tiče opsega koriscenja,
digitalna dokumenta mogu biti dostupna samo lokalno, na pojedinim računarima ili
na lokalnoj mrezi, a može se obezbediti i pristup preko Interneta.

~ 16 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

3.4. Neka svetska iskustva u oblasti digitalizacije dokumenata

Postojanje velikog broja referenci koje se odnose na digitalizaciju jasan je znak
da su poslovni ljudi ne samo zainteresovani za njenu primenu već su fascinantne i
količine digitalizovane grade. Dovoljno je pomenuti samo nekoliko primera pa da se
obim projekata digitalizacije u potpunosti razume.
Evropski vizuelni arhiv (European Visual Archive - EVA), izvor slika
istorijskih fotografija iz Londonskog gradskog arhiva i Arhiva Antverpena, sadrži
16.598 digitalizovanih fotografija i njihove opise. Biblioteke, arhivi i muzeji uveliko
planiraju da godisnje digitalizuju 80.000-100.000 strana rukopisa i starih knjiga kao i
200.000 strana starih casopisa, a smatra se da ce trend digitalizacije rasti. NARA -
National Archives and Records Administration je u inicijalnoj fazi planirao
skeniranje od 120.000 do 200.000 dokumenata. Vidljiva je velika sarolikost u
izvodenju projekata digitalizacije, te nedostatak međunarodnih standarda, a pojava
pravila i uputstava vezanih za digitalizaciju novijeg su datuma. No, bez obzira na
pomenutu sarolikost u izvodenju projekata digitalizacije uocljiva je podudarnost
kriterijuma koji se kao prioritetni pominju pri selekciji materijala za digitalizaciju.
U istrazivanju koje je obuhvatilo 90 projekata digitalizacije izvedenih u
arhivima i bibliotekama Velike Britanije, pokazalo se da je njih 56 izvedeno sa ciljem
da se kreira ili poboljša pristup gradi.
Navedeni primeri simbolično pokazuju znacaj i ulogu digitalizacije u različitim
oblastima arhivne grade. Koliko je ona znacajna u uslovima poslovne dokumentacije
pokazace naredno vreme.

~ 17 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

ZAKLJUČAK
Dakle samo onaj ko poseduje i vlada informacijama ostvaruje sve pretpostavke
da donese pravovremenu, pravilnu i uspesnu odluku o funkcionisanju određenog
poslovnog sistema.
Polazeći od napred iznetog postavlja se pitanje u kakvom obliku te informacije
trebaju biti. Odgovore svakako ne treba puno tražiti posto se uslovi sami nameću.
Prvo je neophodno obezbediti mogućnost upotrebe na različitim sredstvima
informatičke podrške, zatim omogućiti relativno brz i lak način rada, ali istovremeno
i mogućnost selektivnog pristupa infonnacijama, potom sledi mogućnost
pravovremene izmene ili dopune zavisno od potreba, ali istovremeno dugotrajno i
bezbedno čuvanj e-arhiviranje.
Pretpostavka je da sve informacije odnosno dokumenta na kojima se one
nalaze treba da budu u elektronskom obliku. Proizilazi iz navedenog da je sistem
upravljanja dokumentima ustvari glavni oslonac preduzeća. Pre odluke za jedan
ovakav sistem ili firmu koja ga nudi, mora biti jasno kako će se razvijati
organizaciona struktura i elektronska obrada podataka u preduzeću. Pri tome
fleksibilnost, komunikacija i brzo povezivanje eksternih struktura ima veoma visoku
vrednost. Za sistem arhiviranja to u osnovi znaci različite zahteve. To naravno ne
znači da različite branše koriste specifične sisteme za arhiviranje, jer se isti proizvod
u potpunosti može primeniti u različitim branšama. Ono što treba da se istakne jeste
da ne postoji jedan standardni sistem za sve primene. Uvek se mora poći od toga da
se moraju preduzeti izvesna prilagodavanja postojecim organizacijama.
Svakako da uslovi za poslovanje u našoj državi i okruženju nisu na svetskom
nivou, ali je takođe nepobitna činjenica da se u najskorije vreme moraju prilagoditi
tim principima. Ne samo kroz primenu široko poznatih svetskih zakonskih odredbi,
već i radi stvaranja uslova za profitabilno poslovanje.
Mogući pravci daljeg istrazivanja ogledali bi se pre svega u sveri uskladivanja
novih elektronskih sistema za upravijanje dokumentima sa našim potrebama i
uslovima kada jedan veći deo dokumenata mora ili je već ostao u papirnom obliku.

~ 18 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima Sušić Branislav

LITERATURA

1. http://www.eccf.su.ac.yu/Download/uis/prezentacija04.pdf
2. http://www.documenet-managment.com/index2.php?
3. http://www.scribd.com/doc/40086476/Seminar-Ski-Rad-Upravljanje-
Dokumentima#outer_page_7
4. http://www.src.si/sr/proizvodi/eoffice/
5. http://www.office.microsoft.com/sr-latn-cs/sharepoint-server-
help/redir/HA010174788.aspx%3Fredir%3D0&aspx
6. http://www.earhiva.com/proizvodi/spidernet

~ 19 ~