SURAT MENYURAT

Surat merupakan suatu instrumen

konvensional yang terbukti masih efisien
dan efektif untuk berkomunikasi.
SURAT MENYURAT
 Surat Rasmi sahaja
 Surat lain tidak berkenaan
SURAT MENYURAT
HENDAKLAH JELAS
Surat menyurat antara Jabatan dan
antara Jabatan dengan orang ramai
hendaklah jelas, terang dan tidak
mengelirukan.
Surat di atas Kertas
Rasmi Kerajaan

Muka pertama surat-surat rasmi

hendaklah ditaip di atas kertas yang
mempunyai nama dan alamat jabatan.
Kepala Surat
Memulakan Surat rasmi
 Surat-surat rasmi yang ditujukan kepada
orang ramai hanya perlukan dengan
perkataan ‘Tuan’ atau .’Puan’ sahaja

 Bentuk permulaan berikut boleh digunakan

‘Saya diarah memaklumkan….’ ‘Berhubung
dengan perkara di atas’….
•Bentuk permulaan berikut boleh digunakan

•‘Saya diarah memaklumkan….’

•“Saya dengan sukacitanya diarah……”

• ‘Berhubung dengan perkara di atas’….

BENTUK SURAT
1. JELAS
Surat menyurat sangat mustahak
dibuat dengan jelas supaya terang
maksudnya dan tidak mengelirukan
 KEPALA SURAT
MUKA PERTAMA

Menyenangkan mengelamatkan surat

balasan, atau mengetahui letaknya
jabatan
SALAMAN
Surat rasmi dimulakan dengan
perkataan’Tuan’ atau ‘Puan’ sahaja dan
dengan bentuk pembukaan rencana surat
yang difikirkan sesuai.

Surat hendaklah diakhiri dengan

“Saya yang menurut perintah”
NOMBOR RUJUKAN
Mustahak bagi mengesan surat-surat
dan untuk mengambil tindakan lanjut
yang diperlukan
 TAJUK
Surat diberi tajuk supaya jawapan yang
diterima kelak akan mempunyai tajuk yang
sama

Tajuk itu hendaklah membayangkan

kandungan surat yang berkenaan.
Contoh Surat
 NOMBOR PERENGGAN
DAN LAMPIRAN
Semua perenggan surat, melainkan
perenggan pertama, hendaklah diberi
nombor yang berurutan.

Nomborkan tiap-tiap muka surat jika lebih

dari satu
SATU PERKARA sahaja
Tiap-tiap surat hendaklah dihadkan
kepada satu perkara sahaja.
 KIRIMAN SURAT
KE JABATAN LAIN
Dialamatkan kepada Ketua Jabatan
mengikut gelaran rasmi jawatan.
Pengarah,
Maktab Perguruan Tengku Ampuan
Afzan,
KM 10 Jalan Padang Tengku,
27200 Kuala Lipis.
Jika kandungan surat perlu ditujukan kepada
pegawai tertentu boleh dialamatkan untuk
perhatian

Pengarah,
Maktab Perguruan Tengku Ampuan Afzan,
KM 10 Jalan Padang Tengku,
27200 Kuala Lipis
“u.p: En Baharuddin binAbdullah”
 ORANG RAMAI atau
PERSEORANGAN
Hendaklah ditulis dengan jelas
nama dan alamat penerima pada
surat dan sampul surat berkenaan

Sebutkan pangkat gelaran

kebesaran jika ada.
Mengakhiri surat rasmi
‘Saya yang menurut perintah’

ABDUL RAHMAN MUHAMMAD

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
Malaysia
8
Mengakhiri surat rasmi
‘Saya yang menurut perintah’

ABDUL WAHAB ALI

b.p Ketua Pengarah Perkhidmatan
Awam
Malaysia
MELAYANI SURAT YANG
DITERIMA
 Surat yang diterima perlu diberi perhatian
segera dan sekiranya memerlukan jawapan
diberi balasan dalam kadar yang singkat
 Kelewatan mengambil tindakan
membayangkan ketidakcekapan jabatan
tersebut
PENYERAHAN SURAT
 Surat yang diterima dari luar patut diberi
kepada pegawai yang bertanggungjawab
pada hari surat diterima.

 Surat yang diterima terlebih dahulu dicop

atau ditulis tarikh terima dan dimasukkan ke
dalam fail berkenaa
SURAT YANG MENGANDUNGI
WANG/ BARANG BEHARGA

 Surat yang mengandungi wang atau barang

–barang berharga hendaklah didaftarkan
mengikut peraturan dalam Arahan
Perkhidmatan 71 tentang surat-surat
demikian.
 SEKIAN
TERIMA KASIH