SOALAN 3B (i) KAEDAH PENYIMPANAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Dokumen terperingkat adalah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. Maklumat dalam dokumen

terperingkat mesti diberi perlindungan keselamatan berdasarkan Arahan Keselamatan yang bertujuan untuk mengawal rahsia-rahsia negara dengan berkesan. Oleh yang demikian penyimpanan dokumen terperingkat adalah perkara yang perlu diambil perhatian dalam setiap jabatan kerajaan.

Terdapat 4 kaedah yang perlu dipatuhi oleh Encik Hafiz dalam penyimpanan dokumen terperingkat. Antaranya ialah yang pertama, dokumen Rahsia Besar iaitu dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara Malaysia. Warna fail bagi Rahsia Besar adalah berwarna kuning dan berpalang merah dikulit depan dan belakang. Contohnya kertas-kertas kabinet mengenai politik dan ekonomi, maklumat perancangan ketenteraan dan surat menyurat negara asing dengan kerajaan mengenai perdagangan dan pertahanan. Penyimpanan dokumen Rahsia Besar adalah di dalam bilik kebal, peti besi yang dipasang dengan kunci kombinasi, kabinet keluli dipasang palang besi (sementara) dan bangunan yang mempunyai kawalan keselamatan yang rapi.

Kedua, dokumen Rahsia iaitu dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing. Warna fail bagi Rahsia Besar adalah berwarna merah jambu berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Contohnya arahan penting perwakilan Malaysia yang berunding dengan negara asing. Cara penyimpanan dokumen adalah di dalam bilik kebal, peti besi dipasangdengan kunci kombinasi, kabinet keluli dipasangpalang besi dan bangunan yang mempunyai kawalan keselamatan rapi.

Ketiga, dokumen Sulit iaitu dokumen atau maklumat atau bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan martabat Malaysia. Warna fail bagi Sulit adalah warna hijau dan contoh dokumen adalah laporan-laporan perisikan biasa. Cara penyimpanan dokumen adalah di dalam kabinet atau almari keluli berkunci dan simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan.

Keempat, dokumen Terhad iaitu dokumen atau maklumat atau bahan rasmiselain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi perlu diberi tahap perlindungan. Fail Sulit adalah berwarna putih dan contohnya adalah bukubuku Jabatan bagi maksud arahan dan perintah-perintah dan arahan-arahan. Cara penyimpanan dokumen ini adalah kabinet atau almari keluli berkunci dan simpanan

sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan.

Semua dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka waktu yang singkat hendaklah diletakkan di dalam bilik yang berkunci dan tingkap ditutup dan juga dikunci. Jika dokumen tersebut ditinggalkan dalam waktu yang lama iaitu lebih 10 minit, dokumen itu hendaklah disimpan di dalam kabinet atau almari besi.

Semua kunci almari besi, kabinet, bilik tempat menyimpan dokumen terperingkat hendaklah disimpan oleh Pengarah atau Timbalan Pengarah atau Pegawai-Pegawai kumpulan pengurusan dan professional yang diberi kuasa oleh pengarah atau timbalan pengarah. Bagi pegawai-pegawai kanan yang mempunyai pembantu masing-masing, mereka boleh mengarahkan pembantu-pembantu khas tersebut menyimpan kunci-kunci berkenaan.

(ii)

PROSEDUR

PENGHANTARAN

DOKUMEN

TERPERINGKAT

DALAM

JABATAN YANG SAMA Selaras dengan Perkara 17 Arahan Keselamatan, Ketua pegawai Keselamatan Jabatan perlu dilantik bagi membantu dalam bidang Arahan Keselamatan Kerajaan dan menyuruh pegawai tersebut mendapatkan nasihat daripada Ketua Pegawai

Keselamatan Kerajaan mengenai penghantaran dokumen terperingkat. Di antara tugas utama yang perlu dijalankan oleh Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab terhadap
3

keselamatan di jabatan, mengambil langkah mematuhi arahan supaya kawalan terperingkat terkawal dan mengemukakan laporan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan apabila dikehendaki.

Setiap dokumen perlu melalui peraturan yang ketat menerusi fail terperingkat yang hanya boleh disemak oleh pegawai yang dibenarkan mencapai sahaja (akses). Dalam pada itu juga, penjawat lain perlulah dilantik untuk menguruskan penghantaran dokumen terperingkat ini melalui peti dan beg berkunci. Disebabkan penghantaran dokumen ini melibatkan di dalam jabatan atau pejabat, maka pergerakan fail dibuat melalui pendaftaran rahsia. Contohnyapenghantaran surat antara jabatan dalam pejabat yang sama mengenai perkara-perkara dasar yang penting yang dihantar melalui beg berkunci dan memaklumkan kepada Pendaftaran Rahsia Jabatan yang diketuai oleh Pendaftar Rahsia.

PENGHANTARAN KE JABATAN-JABATAN LAIN

Penghantaran dokumen semua peringkat kecuali dokumen terhad dihantar melalui peti atau beg berkunci atau melalui Utusan Selamat dengan menggunakan Sistem Dua Lapis Sampul Surat, manakala bagi dokumen terhad dihantar dengan menggunakan pos tidak berdaftar atau pos biasa. Ketua jabatan perlulah memastikan pekerja bawahan yang dipertanggungjawabkan menghantar surat adalah pekerja yang berpengalaman, mempunyai rekod yang baik dan boleh dipercayai. Hal ini kerana

dalam peraturan ini melibatkan penghantaran dokumen terperingkat luar dari jabatan, nilai dan etika pekerja amat penting bagi memastikan penghantaran dokumen terperingkat dengan selamat. Selepas beberapa hari penghantaran, seterusnya perlu membuat tindakan susulan dengan memeriksa dokumen tersebut telah diterima ataupun tidak oleh penerima.

Bagi memantapkan lagi sistem keselamatan, ketua jabatan semestinya mengadakan kursus atau latihan di bawah pengelolaaan pegawai dari Insitut Integriti Malaysia (IIM) berkaitan dengan nilai dan etika penjawat awam dan penerapan tonggak 12 dalam dirinyadan pekerja bawahan dan ini juga selaras dengan dasar Pelan Integriti Nasional (PIN).