Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

5.4 PENGURUSAN PEJABAT DAN KEWANGAN

PENDAHULUAN
Wawasan yang baik memerlukan perancangan rapi untuk berjaya. Konsep kualiti sering dikaitkan dengan konsep kecekapan, keberkesanan dan produktif. Tanpa kualiti, kecemerlangan tidak tercapai. Sesebuah organisasi dikatakan produktif apabila ia dapat menggunakan segala input yang diperuntukkan dengan cara yang paling optimum dan cekap antaranya : * Tenaga manusia (man power) * Sistem dan prosedur * Struktur organisasi * Gaya pengurusan * Persekitaran kerja * Teknologi bahan serta kelengkapan modal.

Justeru SMKAP telah menyusun langkah berikut ke arah pentadbiran dan pengurusan yang efisien iaitu : Ketrampilan kepimpinan Pengetua, pentadbir, guru dan staf Perancangan yang komprehensif Pengurusan kewangan yang berkesan Menentukan standard piawai khas dalam melaksanakan semua program Merintis perubahan dan pembaharuan dalam pengurusan Memantapkan sistem penilaian secara adil dan telus Penganugerahan kepada guru dan staf dedikasi tanpa mengira gred Mengamalkan 'key performance indicator' (KPI) dalam pengurusan Mementingkan kebajikan setiap ahli Mengamalkan integriti dalam kepimpinan Pengetua, Pentadbir, Guru dan Staf Sentiasa melakukan penambahbaikkan dari masa ke masa Meningkatkan disiplin pengurusan dan perkhidmatan kaunter Memberi fokus dan menggalakkan inovasi serta kajian dan pembangunan (R & D) Sistem 'delivery' yang mantap melonjakkan kemajuan orgnisasi

77

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

DASAR PENGURUSAN PEJABAT DAN KEWANGAN

Bahawa kami staf Sekolah Menengah Kebangsaan Agama (P) Kangar, Perlis sentiasa berusaha untuk mencapai sekolah yang berkualiti tinggi melalui dasar-dasar berikut: Majlis Staf Sekolah sentiasa komited dengan tugas yang diamanahkan sepanjang masa. Kami menyedari bahawa tugas yang dipikul adalah amanah yang mesti dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab agar mencapai matlamat Pendidikan Negara seperti yang termaktub dalam Falsafah, Visi, Misi, Matlamat dan Objektif Sekolah Menengah Kebangsaan Agama (P) Kangar, Perlis. Sehubungan itu, kami sentiasa bersedia berkhidmat mendidik, membimbing dengan mesra dan adil secara professional kepada pelanggan kami melalui: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Perkhidmatan yang berkualiti, efektif, pro-aktif dan konstruktif. Penyediaan persekitaran pelajar dan kemudahan asas yang kohensif. Penerapan nilai hikmah dan hemah tinggi dalam penyelesaian masalah. Peningkatan aktiviti kurikulum dan kokurikulum secara kualitatif. Memastikan urusan gaji guru-guru tepat pada masanya. Memaklumkan kepada guru-guru segala edaran daripada stake holder berkaitan dengan perjawatan dan latihan dibuat selewat-lewatnya tiga hari daripada tarikh surat diterima. Mengadakan sesi perkembangan staf sekurang-kurangnya empat kali setahun. Semua tuntutan perjalanan diproses dalam masa seminggu selepas borang dihantar. Segala aduan dan rayuan secara bertulis diproses dalam masa seminggu. Borang permohonan pertukaran sekolah diproses dalam masa 30 minit sebelum dihantar kepada pihak yang berkenaan . Memastikan ibu bapa mendapat maklumat terkini tentang pencapaian pendidikan. Memberi kerjasama erat kepada semua aktiviti kemasyarakatan. Memberi maklum balas kepada semua surat arahan dari stake holder selewat-lewatnya tiga hari selepas surat diterima.

78

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

MATLAMAT
1. Memastikan pengurusan am dan kewangan dilaksanakan secara sistematik, teratur dan bertanggungjawab dengan berpandukan kepada Pekeliling-Pekeliling dan Arahan Perbendaharaan yang berkaitan. Mewujudkan team-spirit supaya suasana perkhidmatan dan pentadbiran mencapai matlamat visi dan misi organisasi.

2.

OBJEKTIF
1. 2. Memastikan setiap staf peka dan mematuhi arahan dan kehendak Pekeliling Kementerian Pelajaran. Mewujudkan budaya kerja yang berteraskan nilai-nilai murni seperti yang terdapat dalam Tonggak Dua Belas.

79

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

ANALISIS PERSEKITARAN (SWOT) 1. PENGURUSAN PEJABAT

KEKUATAN (STRENGTH S) S1 - Pengetua mempunyai hubungan interpersonal yang baik dengan staf. S2 - Ketua Pembantu Tadbir mempunyai pengalaman yang luas. S3 - Budaya kerja positif dalam kalangan Pembantu Tadbir. S4 - Layanan mesra di kaunter. S5 - Kemudahan mesin cetak dan komputer mencukupi. S6 - Penggunaan sistem fail sistematik dan berkesan. S7 - Bilangan staf mencukupi. S8 - Sekolah mempunyai makmal komputer yang membolehkan kursus dalaman diadakan S9 - Pentadbiran yang cekap dapat melaksanakan urusan pejabat dengan lebih efektif. PELUANG (OPPORTUNITIES O) O1 - Komuniti memahami dan mematuhi peraturan urusan pejabat. O2 - Lokasi sekolah berhampiran dengan pejabat pos, bank, JPN dan pejabat-pejabat kerajaan yang lain. O3 - Hubungan baik dengan JPN, BTP, SPI dan BPI KELEMAHAN (WEAKNESS W) W1 - Ruang pejabat sempit. W2 - Pengetua sering tiada di sekolah kerana menghadiri mesyuarat, taklimat dan kursus. W3 - Tiada carta alir untuk pelanggan dalam berurusan dengan kaunter. W4 - Sebilangan kecil staf pejabat tidak mahir menggunakan komputer. W5 - Kerosakan alatan pejabat membantutkan kerja. W6 - Sistem pengurusan pejabat sering mengalami proses penambahbaikan. W7 - Tiada peti aduan / cadangan

ANCAMAN (THREATS T) C1 - Segelintir ibu bapa mengharapkan layanan segera. C2 - Segelintir komuniti luar kurang memahami dengan prosedur sekolah.

80

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

2. KEWANGAN
KEKUATAN (STRENGTH S) S1 - Ketua Pembantu Tadbir & Pembantu Tadbir Kewangan cekap dan sentiasa mematuhi prosedur yang ditetapkan. S2 - Agihan peruntukkan dengan berkesan. S3 - Sekolah mendapat penarafan PTJ. S4 - Kemudahan komputer & mesin cetak mencukupi. S5 - Bilangan Staf yang mencukupi. S6 - Kedudukan kewangan sekolah yang kukuh. KELEMAHAN (WEAKNESS W) W1 - Prosedur kewangan tidak dipatuhi oleh segelintir guru. W2 - Peruntukan kewangan terhad. W3 - Staf sokongan & guru tidak memahami Arahan Perbendaharaan. W4 - Pengurusan stok & inventori lemah. W5 - Tiada carta aliran tatacara urusan pembelian dipamerkan. W6 - Tiada carta aliran tatacara pelupusan dipamerkan. W7 - Maklumat baki terkini peruntukan bagi bidang / panitia / unit sukar diperolehi.

PELUANG (OPPORTUNITIES O) O1 - Kedudukan kewangan PIBG kukuh dan memberi sokongan kuat. O2 - Kursus Pengurusan Kewangan dalam ICT oleh JPN untuk staf pejabat. O3 - Jabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Perlis sering membantu pihak sekolah dalam pengurusan kewangan.

ANCAMAN (THREATS T) T1 - Tekanan daripada pihak pembekal berhubung dengan pembayaran bil. T2 - Proses penerimaan peruntukan tambahan kewangan lewat. T3 - Kurang kemudahan rangkaian.

81

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

PENJANAAN STRATEGI MENGGUNAKAN C/TOWS MATRIKS 1. PENGURUSAN PEJABAT

KEKUATAN (STRENGTH S) S1 - Pengetua mempunyai hubungan interpersonal yang baik dengan staf. S2 - Ketua Pembantu Tadbir mempunyai pengalaman yang luas. S3 - Budaya kerja positif dalam kalangan Pembantu Tadbir. S4 - Layanan mesra di kuanter. S5 - Kemudahan mesin cetak dan komputer mencukupi. S6 - Penggunaan sistem fail sistematik dan berkesan. S7 - Bilangan staf mencukupi. S8 - Sekolah mempunyai makmal komputer yang membolehkan kursus dalaman diadakan S9 - Pentadbiran yang cekap dapat melaksanakan urusan pejabat dengan lebih efektif. STRENGTHS + OPPORTUNITIES(SO) 1. 2. Meningkatkan taraf profesionalisme kaki tangan pejabat. Membina hubungan yang baik antara Pengetua, Penolong Kanan dan Ketua Pembantu Tadbir dengan sokongan JPN dan BPI. 1. 2. 3. 4. 5. KELEMAHAN (WEAKNESS W) W1 - Ruang pejabat sempit. W2 - Pengetua sering tiada di sekolah kerana menghadiri mesyuarat, taklimat dan kursus. W3 - Tiada carta alir untuk pelanggan dalam berurusan dengan kaunter. W4 - Sebilangan kecil staf pejabat tidak mahir menggunakan komputer. W5 - Kerosakan alatan pejabat membantutkan kerja. W6 - Sistem pengurusan pejabat sering mengalami proses penambahbaikan.

Dalaman

Luaran

PELUANG (OPPORTUNITIES ( O) O1 - Komuniti memahami dan mematuhi peraturan urusan pejabat. O2 - Lokasi sekolah berhampiran dengan pejabat pos, bank, JPN dan pejabatpejabat kerajaan yang lain. O3 - Hubungan baik dengan JPN, BTP, SPI dan BPI ANCAMAN (THREATS T) C1 - Segelintir ibu bapa mengharapkan layanan segera. C2 - Segelintir komuniti luar kurang memahami dengan prosedur sekolah. 1. 2.

WEAKNESSES + OPPORTUNITIES (WO) Meningkatkan mutu perkhidmatan staf pejabat. Menyediakan sistem penggunaan fail meja dengan bantuan pihak sekolah, JPN dan SPI. Ubahsuai susun atur ruang agar lebih selesa. Mewujudkan sistem pengawalan kad perakam waktu dengan bantuan JPN dan sekolah. Meningkatkan pengurusan pejabat melalui teknologi terkini. WEAKNESSES + THREATS

STRENGHTS + THREATS (ST) Meningkatkan mutu khidmat pelanggan. Meningkatkan pemahaman pihak luar (politik) terhadap operasi pejabat sekolah. 1. 2. 3.

Bimbingan dan rujukan daripada sekolah atau organisasi yang berjaya. Mewujudkan peti aduan / peti cadangan. Meningkatkan budaya kerja cemerlang supaya masalah kelewatan kerja dapat diatasi.

82

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

2. KEWANGAN
KEKUATAN (STRENGTH S) S1 - Ketua Pembantu Tadbir & Pembantu Tadbir Kewangan cekap dan sentiasa mematuhi prosedur yang ditetapkan. S2 - Agihan peruntukan dengan berkesan. S3 - Sekolah mendapat penarafan PTJ. S4 - Kemudahan komputer & mesin cetak mencukupi. S5 - Bilangan staf yang mencukupi. S6 - Kedudukan kewangan sekolah yang kukuh. STRATEGI SO 1. Meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan pihak guru. 2. Meningkatkan kecekapan proses bayaran kepada pembekal. 3. Mengadakan Program Perkembangan Staf oleh mentor yang berpengalaman. KELEMAHAN (WEAKNESS W) W1 - Prosedur kewangan tidak dipatuhi oleh segelintir guru. W2 - Peruntukan kewangan terhad. W3 - Staf Sokongn & guru tidak memahami Arahan Perbendaharaan. W4 - Tiada carta aliran tatacara urusan pembelian dipamerkan. W5 - Tiada carta aliran tatacara pelupusan dipamerkan. W6 - Maklumat baki terkini peruntukan bagi bidang/panitia/unit sukar diperoleh. STRATEGI WO 1. Meningkatkan pengurusan kewangan dalam setiap panitia / bidang / unit. 2. Memastikan proses pelupusan dijalankan dengan baik. 3. Menggunakan kepakaran pegawai Kewangan JPN dan Jabatan Akauntan Negara sebagai mentor. 4. Mengadakan kursus pendedahan kaedah pengurusan kewangan untuk guru anjuran JPN. STRATEGI WC 1. Meningkatkan kemahiran guru dan staf membuat tuntutan pejalanan. 2. Meningkatkan kredibiliti audit dalaman untuk membaiki reputasi kewangan sekolah.

Dalaman

Luaran

PELUANG (OPPORTUNITIES O) O1 - Kedudukan kewangan PIBG kukuh dan memberi sokongan kuat. O2 - Kursus pengurusan kewangan dalam ICT oleh JPN untuk staf pejabat. O3 - Jabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Perlis sering membantu pihak sekolah dalam pengurusan kewangan. ANCAMAN (THREATS T) T1 - Tekanan daripada pihak pembekal berhubung dengan pembayaran bil. T2 - Proses penerimaan peruntukan tambahan kewangan lewat. T3 - Kurang kemudahan rangkaian.

STRATEGI SC 1. Memastikan semua pembelian harus didaftarkan mengikut Kew-Pa. 2. Hubungan baik antara staf dan pembekal untuk memastikan pembekal mengikut prosedur.

83

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

SENARAI STRATEGI YANG TELAH DIJANA MELALUI TOWS MATRIKS (TOWS DEDUCTION REARRANGE AND DEVELOPED INTO STRATEGIC AREARS PENGURUSAN PEJABAT
Bil. Rumusan Tows Mengikut Kumpulan (Tows Deduction Rearrange and Group) Strategi (Broad Area or Strategy)

Meningkatkan taraf profesionalisme staf dan kakitangan Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan pejabat pejabat. melalui Kursus Perkembangan Staf dan pengalaman Pengetua, Penolong Kanan, Ketua Pembantu Tadbir dengan sokongan PIBG dan golongan profesional. Membina hubungan yang baik antara Pengetua, Penolong Kanan dan Ketua Pembantu Tadbir dengan sokongan JPN dan SPI. Mewujudkan sistem pengawalan kad perakam waktu dengan bantuan JPN dan sekolah. Menyediakan sistem penggunaan fail meja dengan bantuan pihak sekolah, SPI dan JPN. Meningkatkan mutu layanan dan perkhidmatan kepada ibu bapa dan pelawat atau pelanggan. Meningkatkan pemahaman komuniti luar terhadap operasi pejabat sekolah dengan kecekapan pengurusan Pengetua dan Penolong Kanan. Bimbingan dan rujukan dari sekolah atau organisasi yang berjaya. Mewujudkan peti aduan / peti cadangan Meningkatkan budaya kerja cemerlang supaya masalah kelewatan kerja dapat di atasi. Meningkatkan pengurusan pejabat melalui teknologi terkini.
Program Sentuhan Pagi

Meningkatkan tadbir urus pelanggan Mengadakan bengkel penyediaan fail meja

3 4 5 6

Mengadakan kursus, tazkirah dan memaparkan Piagam Pelanggan Ceramah atau taklimat dalam Mesyuarat Agung PIBG Mengadakan lawatan ilmiah dan penanda aras Meletakkan peti aduan / peti cadangan di kaunter pejabat Menyediakan Manual Prosedur Kerja dan fail meja Menggunakan teknologi berasaskan komputer

7 8 9 10

84

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

KEWANGAN
Bil. Rumusan Tows Mengikut Kumpulan (Tows Deduction Rearrange and Group) Strategi (Broad Area or Strategy)

1 2 3 4 5

1. Mengaplikasikan proses dan tatacara pengurusan kewangan Meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan pihak guru. Meningkatkan kecekapan proses bayaran kepada pembekal. Mengadakan Program Perkembangan Staf oleh mentor yang berpengalaman. Meningkatkan pengurusan kewangan dalam setiap panitia / bidang / unit Meningkatkan kemahiran guru dan staf membuat tuntutan perjalanan.

6 7 8 9 10
11

Hubungan baik antara staf dan pembekal untuk memastikan 2. Meningkatkan kecekapan pendaftaran harta modal dan inventori pembekal mengikut prosedur. Menggunakan kepakaran Pegawai Kewangan JPN dan Jabatan Akauntan Negara sebagai mentor. Mengadakan kursus pendedahan kaedah pengurusan kewangan untuk guru anjuran JPN. Memastikan semua pembelian harus didaftarkan mengikut Pekeliling Pengurusan Aset. Memastikan proses pelupusan dijalankan dengan baik.
Meningkatkan kredibiliti audit dalaman untuk membaiki reputasi kewangan sekolah. 3. Menambah baik sistem pengauditan meningkatkan kekerapan pengauditan. dalaman dan

85

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN PENGURUSAN PEJABAT

Bil. Kod Kumpulan Strategi

SO

1. Meningkatkan taraf profesionalisme staf pejabat. 2. Meningkatkan kecekapan pengurusan pejabat melalui pengalaman Pengetua, Penolong Kanan, Ketua Pembantu Tadbir dengan sokongan PIBG dan golongan professional. 3. Membina hubungan yang baik antara Pengetua, Penolong Kanan dan Ketua Pembantu Tadbir dengan sokongan JPN dan SPI.

WO

4. 5. 6. 7. 8.

Meningkatkan tadbir urus pelanggan. Meningkatkan mutu perkhidmatan staf pejabat. Menyediakan sistem penggunaan fail meja dengan bantuan pihak sekolah, JPN, SPI dan BPI. Meningkatkan pengurusan pejabat melalui penggunaan teknologi terkini. Memindahkan pejabat ke suatu tempat yang lebih luas dan selesa.

SC

9. Mengadakan lawatan ilmiah dan penanda aras. 10. Meningkatkan mutu layanan dan perkhidmatan kepada ibu bapa dan pelawat atau pelanggan. 11. Meningkatkan pemahaman komuniti luar terhadap operasi pejabat sekolah dengan kecekapan pengurusan Pengetua dan Penolong Kanan.

4.

WC / T

12. Bimbingan dan rujukan daripada sekolah atau organisasi yang berjaya. 13. Mewujudkan peti aduan / peti cadangan. 14. Meningkatkan budaya kerja cemerlang supaya masalah kelewatan kerja dapat diatasi.

86

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

KEWANGAN

Bil.

Kod Kumpulan

Strategi

SO

1. 2. 3. 4.

Mengaplikasikan proses dan tatacara pengurusan kewangan Meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan pihak guru. Meningkatkan kecekapan proses bayaran kepada pembekal. Mengadakan Program Perkembangan Staf oleh mentor yang berpengalaman.

WO

1. 2. 3. 4.

Meningkatkan kecekapan pendaftaran harta modal dan inventori Meningkatkan pengurusan kewangan dalam setiap panitia / bidang / unit. Memastikan proses pelupusan dijalankan dengan baik. Menggunakan kepakaran Pegawai Kewangan JPN dan Jabatan Akauntan negara sebagai mentor. 5. Mengadakan kursus pendedahan kaedah pengurusan kewangan untuk guru anjuran JPN.

SC

1. Memastikan semua pembelian harus didaftarkan mengikut KewPa. 2. Hubungan baik antara staf dan pembekal untuk memastikan pembekal mengikut prosedur.

WC / T

1. Meningkatkan kemahiran guru dan staf membuat tuntutan perjalanan. 2. Meningkatkan kredibiliti audit dalaman untuk membaiki reputasi kewangan sekolah.

87

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

PELAN STRATEGIK BIDANG : PENGURUSAN PEJABAT

Isu Strategik Kecekapan pengurusan pejabat perlu dipertingkatkan lagi Matlamat Strategik Meningkatkan kecekapan pengurusan pejabat Objektif Mewujudkan kaunter pertanyaan KPI Bilangan aduan pelanggan 2010 (TOV)
15

2011
13 9

2012
5

2013
2

2014
0

2015

Peratus kepuasan staf Peratus kepuasan pelanggan Tempoh buka kaunter Mempertingkatkan Tempoh kualiti perkhidmatan menunggu untuk mendapat perkhidmatan hingga selesai Mempertingkatkan Tempoh keberkesanan mengesan fail pengurusan fail Tempoh kemasukan surat ke dalam fail berkenaan Jangka masa surat dihantar untuk tindakan
88

65% 65% 10 jam

70% 70% 10 jam

80% 80% 10 jam

85% 85% 10 jam

95% 95% 10 jam

100 % 100 % 10 jam

30 minit

27 minit

24 minit

21 minit

18 minit

15 minit

7 minit

6 minit

5 minit

4 minit

3 minit

2 minit

2 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

2 hari

1 hari

1hari

1 hari

1 hari

1 hari

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

BIDANG : KEWANGAN
Isu Strategik Pengurusan kewangan yang perlu ditingkatkan lagi Matlamat Objektif Strategik Meningkatkan 1. Memastikan semua pembelian mematuhi kecekapan peraturan dan kebersanan pengurusan 2. Mencepatkan bayaran kewangan 3. Menyediakan senarai - Kemantapan sebut harga dari Pengurusan pembekal-pembekal Kewangan mengikut kategori Sekolah barangan - Pembelian 4. Memastikan audit tanpa dan teguran pembayaran 5. Mesyuarat JPKA setahun mengikut prosedur 6. Pemeriksaan Audit kewangan Dalaman setahun - Penggunaan 7. Memastikan perolehan aplikasi didaftarkan dengan segera PATSKOM dalam 8. Memastikan proses kewangan pelupusan berterusan
9. Menggunakan aplikasi PATSKOM dalam kewangan

KPI Bilangan tidak mematuhi arahan Bilangan hari Bilangan pembekal

2010 (TOV) 3

2011 2

2012 1

2013 0

2014 0

2015 0

14 8

12 9

10 10

8 11

7 12

3 13

Bilangan audit teguran Bilangan kali Bilangan kali Tempoh pendaftaran aset dan inventori (hari) % bilangan item yang perlu dilupuskan % penggunaan aplikasi PATSKOM oleh KPT dan PT dalam urusan kewangan
89

0 4 2

0 4 2

0 4 2

0 4 2

0 4 2

0 4 2

10

100%

100%

100%

100%

100% 100%

100%

100%

100%

100%

100% 100%

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

PELAN TAKTIKAL (PEJABAT)

STRATEGI 1 : MENINGKATKAN KECEKAPAN DAN KEBERKESANAN SISTEM PENGURUSAN PEJABAT

Bil 1.

Program Kursus Menjana Kualiti staf

Tanggungjawab Pengetua KPT

Tempoh / Hari April September

Kos / Sumber RM300

Output

KPI

Sasaran Rujuk Pelan Strategik

Kecekapan dan Peningkatan Kemahiran kerja dalam kerja berpasukan berpasukan meningkat Bil. Kursus Bil. Tempoh masa % staf hadir

2 kali 4 jam

100%

Kursus Pengurusan Fail

Pengetua KPT

Jan April

RM500

Pengurusan fail lebih berkesan

Peningkatan dalam pengurusan fail Bil. Kursus 1 kali Bil. Tempoh masa 4 jam % staf hadir 100%

Rujuk Pelan Strategik

1 kali

4 jam

100%

90

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

STRATEGI 2 : MENINGKATKAN TADBIR URUS PELANGGAN

Bil 1.

Program Kursus Kompetensi Pengurusan Pelanggan

Tanggungjawab KPT

Tempoh / Hari Jan Mac

Kos / Sumber RM1200

Output Bilangan aduan menurun atau menjadi sifar

KPI Bilangan kursus Bil. Tempoh masa Bilangan aduan pelanggan % kepuasan staf % kepuasan pelanggan Tempoh kaunter buka

Sasaran 1 kali 4 jam 10 75 80 6 jam

STRATEGI 3 : MENGADAKAN PROGRAM LAWATAN ILMIAH DAN PENANDA ARAS

Bil 1.

Program Lawatan Ilmiah dan Penanda Aras

Tanggungjawab KPT

Tempoh / Hari April- Oktober

Kos / Sumber RM100 seorang

Output

KPI

Sasaran 2 kali 100%

Motivasi dan Bil. Lawatan kerjasama antara staf sokongan % staf hadir meningkat

91

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

STRATEGI 4 : MENINGKATKAN KEBERKESANAN PENGURUSAN PEJABAT

Bil 1

Program

Tanggungjawab

Tempoh / Hari Jan - Dis

Kos / Sumber

Output

KPI

Sasaran

E-masa (employee Pengetua movement and PKP attendance system KPT automation)

Guru dan 100% guru kakitangan hadir mengikut waktu dan pulang mengikut waktu yang ditetapkan Kakitangan menjalankan kerja mengikut prosedur Kakitangan bertindak mengikut fail meja yang disediakan Semua kerja mengikut prosedur Semua tindakan berdasarkan fail meja

Manual Prosedur Kerja.

Pengetua PKP KPT Pengetua PKP KPT

Feb

Fail Meja.

Mac

92

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4 STRATEGI 5 : MEWUJUDKAN SISTEM PENYAMPAIAN YANG BERKESAN

Bil 1

Program Sistem Informasi

Tanggungjawab Pengetua PKP KPT

Tempoh / Hari Apr

Kos / Sumber

Output Semua staf mendapat informasi dengan cepat Staf menerima ilmu terkini

KPI Maklumat disebarkan segera

Sasaran

Perkembangan Staf.

Pengetua PKP KPT

Jan / Mei / Ogos / Nov

Semua staf mengetahui perkembangan baru

Perancangan Strategik.

KPT Pengetua PKP KPT

Jan- Feb

Semua perjalanan Semua aktiviti pentadbiran berdasarkan mempunyai perancangan perancangan yang rapi Semua aktiviti Semua aktiviti didokumentasikan didokumentasikan untuk rujukan pada masa depan Pelanggan berpuas hati terhadap perkhidmatan Semua pelanggan berpuas hati

Dokumentasi

Pengetua PKP KPT

Feb / Mei / Jul / Sept

Mesra Pelanggan dan Piagam Pelanggan

Pengetua PKP KPT

Sepanjang Tahun

93

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

PELAN TAKTIKAL (KEWANGAN)

STRATEGI 1 : MENGAPLIKASIKAN PROSES DAN TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN

Bil 1

Program

Tanggungjawab

Tempoh / Hari Jan Ogos

Kos / Sumber RM 400

Output Pengetahuan dan Kemahiran kewangan meningkat

KPI Peningkatan mengurus kewangan Bil. kursus Bil. tempoh masa % kehadiran

Sasaran Rujuk Pelan Strategik

Kursus Pengetua Pengurusan Ketua Pembantu Kewangan Pejabat Tadbir

1 kali 8 jam 100%

Penerangan tentang prosedur pembelian, bayaran dan tuntutan perjalanan

Pengetua Ketua Pembantu Tadbir

Jan - April

RM 200

Prosedur pembelian, pembayaran dan tuntutan dipatuhi dengan tekal

Peningkatan prosedur pembelian, bayaran dan tuntutan Bil. kursus Bil. tempoh masa % kehadiran

Rujuk Pelan Strategik

1 kali 6 jam 100%

94

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

STRATEGI 2 : MENINGKATKAN KECEKAPAN PENDAFTARAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Bil 1

Program Kursus pengurusan aset kerajaan

Tanggungjawab Pengetua Ketua Unit Inventori

Tempoh / Hari Feb Mei

Kos / Sumber RM 450

Output lebih efektif

KPI Peningkatan tatacara merekod, melabel dan melupus aset kerajaan Bil. kursus Bil. tempoh masa % kehadiran

Sasaran Rujuk Pelan Strategik

2 kali 3 jam 100%

95

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

PELAN OPERASI (KEWANGAN)

PELAN OPERASI 1

Nama Program Matlamat Objektif Tempoh Sasaran Kos Langkah

: : : : : :

Kursus Pengurusan Kewangan Pejabat Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan Pengurusan Kewangan Meningkatkan kemahiran Ketua Bidang, Ketua Panitia, Ketua Unit / Organisasi menguruskan kewangan bidang / Panitia / unit Januari hingga Ogos Semua Ketua Unit dan Ketua Bidang dan Ketua Panitia RM400 Tanggungjawab Pengetua KPT KPI Bilangan mesyuarat Sasaran 1 kali Plan Kontigensi / Status Agihkan Kertas Kerja kepada J/Kuasa yang dilantik Hubungi melalui telepon Edaran surat pemberitahuan

Proses Kerja Mesyuarat Jawatankuasa: - Bentang kertas kerja - Lantikan AJK - Tetapkan tarikh - Anggaran kos - Aggihan tugas Surat jemputan penceramah luar Surat jemputan staf Penyediaan tempat dan peralatan Perlaksanaan program Penilaian / pelaporan / Post Mortem

2 3 4 5 6

Setiausaha Setiausaha KPT Jawatan kuasa kerja KPT

Bilangan tempoh masa Bilangan tempoh masa Bilangan tempoh masa % kehadiran staf

1 minggu sebelum program 1 bulan sebelum program 1 hari sebelum program 100%

Bahan edaran diberi

Bilangan laporan 1 kali

96

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

PELAN OPERASI 2

Nama Program Matlamat Objektif Tempoh Sasaran Kos Langkah

: : : : : :

PeneranganTentang prosedur pembelian, bayaran dan tuntutan perjalanan Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan pembelian, pembayaran dan tuntutan perjalanan Prosedur pembelian, pembayaran dan tuntutan dipatuhi dengan tekal Januari hingga April Semua Guru dan Staf Sekolah RM200 Tanggungjawab Pengetua KPT KPI Bilangan mesyuarat Sasaran 1 kali Plan Kontigensi / Status Agihkan Kertas Kerja kepada J/Kuasa yang dilantik Hubungi melalui telepon Edaran surat pemberitahuan

Proses Kerja Mesyuarat Jawatankuasa: - Bentang kertas kerja - Lantikan AJK - Tetapkan tarikh - Anggaran kos - Agihan tugas Surat jemputan penceramah luar Surat jemputan guru dan staf Penyediaan tempat dan peralatan Penyediaan bahan Perlaksanaan program Penilaian / pelaporan / Post Mortem

2 3 4 5 6 7

Setiausaha Setiausaha KPT Jawatan kuasa kerja Jawatan kuasa kerja KPT

Bilangan tempoh masa Bilangan tempoh masa Bilangan tempoh masa % kehadiran staf

1 minggu sebelum program 1 bulan sebelum program 1 hari sebelum program 100%

Bilangan 1 minggu sebelum tempoh masa program Bilangan laporan 1 kali

Bahan edaran diberi

97

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

PELAN OPERASI 3

Nama Program Matlamat Objektif Tempoh Sasaran Kos Langkah 1

: : : : : :

Kursus Inventori Meningkatkan Kecekapan dan Keberkesanan Sistem Pengurusan Pejabat Meningkatkan Kualiti Pengurusan Aset Kerajaan Januari - November Ketua-ketua Unit dan Staf pejabat RM 450.00 Tanggungjawab Pengetua Ketua Kerani KPI Bil. mesyuarat Sasaran 4 kali Pelan Kontigensi / Status Edaran kertas tugasan

Proses Kerja Mesyuarat Jawatankuasa 1.1 Ucapan Pengetua 1.2 Pembentukan Jawatankuasa 1.3 Pembentangan Kertas Kerja Taklimat kepada guru dan staf pejabat Pemilihan dan jemputan penceramah Surat jemputan peserta Penyediaan bahan Pelaksanaan kursus Penilaian dan pelaporan

2 3 4 5 6 7

Ketua Unit Stok dan Inventori Ketua Unit Stok dan Inventori Ketua Unit Stok dan Inventori Ketua Unit Stok dan Inventori Jawatan Kuasa Kerja Pengetua

Bil. taklimat % bilangan hadir Bil. Tempoh masa Bil. Tempoh masa Bil. Tempoh masa Bil. tempoh masa % Kehadiran peserta Bilangan Penilaian dan pelaporan

1 100% 1 bulan sebelum program 1 minggu sebelum program 1 minggu sebelum program 8 jam 100% 1

Hubungi melalui telefon Umumkan di bilik guru

Laporan secara lisan

98