INTEGRATIE

Wat is Decos Document? Decos Document is al jaren de meest complete en veelzijdige oplossing voor gentegreerd document-, archief- en relatiebeheer. De gecertificeerde RMA functionaliteit maakt Decos tot het systeem voor de ordening en het beheer van uw documentstromen, dossiers en digitaal archief. Decos is volledig webgebaseerd, kenmerkt zich door flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid en kan locatieonafhankelijk worden gebruikt. Wat is SharePoint 2007? Microsoft SharePoint 2007 is een oplossing waarmee informatie van een organisatie op een eenvoudige manier beschikbaar komt. SharePoint 2007 biedt organisaties ongekende mogelijkheden en nieuwe kansen op het gebied van portaltoepassingen, samenwerking en een optimale integratie met andere (Office) toepassingen. Gebruikers kunnen alle gegevens uit verschillende systemen via dit intra- en internet portal op gestructureerde wijze gebruiken. Integratie De integratie tussen Decos Document en SharePoint 2007 biedt u het beste van deze twee applicaties. De integratie bestaat uit vijf functies, verdeeld over twee categorien: 1. Raadplegen en gebruiken van Decos: het raadplegen en gebruiken van gegevens en functionaliteit uit Decos in Sharepoint; 2. Gentegreerd werken in SharePoint met Decos: het verzenden van bestanden uit een SharePoint documentbibliotheek naar Decos; volledige integratie van bestanden en metadata uit een documentbibliotheek uit SharePoint met een documentboek in Decos; volledige integratie van bestanden en metadata uit een documentbibliotheek uit SharePoint met n enkel dossier in Decos; Integratie van de gegevens in Decos binnen het full-text zoeken van SharePoint.

SHAREPOINT 2007
1. Raadplegen en gebruik van Decos Alle functionaliteiten die beschikbaar zijn voor Decos gebruikers zijn nu ook beschikbaar in SharePoint via webparts. Webparts zijn in SharePoint componenten van een webpagina, waarin gegevens (evt. uit andere systemen) als venster worden opgenomen. Alle documenten, dossiers en openstaande stukken zijn inclusief de daarbij vastgelegde metagegevens beschikbaar via webparts. Een groot voordeel hiervan is dat gebruikers van een SharePoint site via de voor hen herkenbare omgeving gebruik kunnen maken van de mogelijkheden die Decos Document te bieden heeft en daarnaast van de gegevens uit het digitaal archief. Welke vensters getoond worden kan centraal of zelfs per gebruiker ingesteld worden. Iedere registratie in Decos kan worden geopend vanuit SharePoint. Daarbij is de centraal beheerde autorisatie voor het digitaal archief in Decos leidend: in SharePoint kan de gebruiker alleen gegevens zien waarvoor hij ook in Decos rechten heeft.

Figuur 1 Decos webparts

Via deze webparts kan alle informatie uit Decos en de systemen waaraan Decos gekoppeld is op een eenvoudige, uniforme en overzichtelijke manier aan de eindgebruiker worden gepresenteerd. De eindgebruiker heeft binnen het venster de mogelijkheid om te kiezen welke informatie uit Decos

- -- - -

wordt getoond. De gaat dan om informatie waar hij rechten op heeft. Daarnaast kan hij binnen die keuze filteren op de beschikbare metadata.

Figuur 2 - Decos dossiers (zaken, met filter) in SharePoint

Via webparts zijn ook overzichten en zoekfuncties uit Decos in SharePoint beschikbaar. Daarnaast kunnen registraties vanuit SharePoint worden aangemaakt. 2. Werken in SharePoint met Decos

en uitchecken. Dit kan alleen als hij de juiste rechten binnen Decos heeft. In Decos wordt bepaald welke metadatavelden voor de collectie bestanden beschikbaar zijn, welke velden verplicht zijn en wat de autorisatie op de bestanden is. Dit alles werkt door in SharePoint en via SharePoint in Office 2007. Bij het opslaan van een document uit Word moet de eindgebruiker bijvoorbeeld de verplichte metadatavelden invullen.

Het is mogelijk om vanuit documentbibliotheken in SharePoint bestanden naar Decos te verzenden om het bestand te archiveren. Deze stap kan ook in een SharePoint workflow worden opgenomen.

Bestanden uit SharePoint archiveren

Figuur 5 - Decos documentbibliotheek met Decos view

Bibliotheekintegratie - dossiers

Figuur 3 - Bestand archiveren (send to archive)

Zoeken De integratie sluit naadloos aan bij de zoekmogelijkheden in SharePoint en breidt deze uit. De inhoud van Decos is vanuit SharePoint full-text doorzoekbaar, waarbij de bron van gevonden documenten wordt aangegeven. Binnen de webparts kan gerichter worden gezocht op combinaties van metadatavelden, iets dat in SharePoint slechts met views mogelijk is.

Niet alleen een documentboek uit Decos, maar ook een individueel dossier kan als documentbibliotheek in Decos worden aangeboden. Ook hier kan de eindgebruiker handelingen op bestanden uitvoeren, die doorwerken in het dossier in Decos. Op deze manier kan de eindgebruiker laagdrempelig met een projectdossier of een zaakdossier werken. Eventuele subdossiers worden in de bibliotheek getoond als mappen, waardoor een structuur ontstaat zoals in de Windows Verkenner. Deze integratie combineert laagdrempelig gebruik met geordend dossierbeheer. Het dossier heeft in Decos metadata en statusinformatie (in SharePoint kennen mappen geen metadata). Uiteraard kan vanuit Decos het dossier gewoon worden gevolgd, geautoriseerd, beheerd, vernietigd en overgedragen zoals dat van een RMA mag worden verwacht. Resultaat Het resultaat van de integratie is een oplossing die een grote groep eindgebruikers een laagdrempelig portal met veel personalisatiemogelijkheden biedt. Tegelijkertijd stelt het specialisten in staat om de krachtige dossier- en archiefmogelijkheden van Decos als onderliggend RMA te gebruiken en vanuit het RMA een uniform archiefbeleid toe te passen op alle digitale bestanden, inclusief bestanden in SharePoint.
2008 Decos Software Engineering B.V. Decos Software Engineering B.V. is Microsoft Gold Partner. Deze integratie komt tot stand in een intensieve, informele en vruchtbare samenwerking met Microsoft Nederland.

Figuur 4 - Integratie full-text search

Decos heeft een volledige integratie gerealiseerd van een documentbibliotheek in SharePoint met een documentboek in Decos. Dit betekent dat de eindgebruiker die in SharePoint werkt in een bepaalde bibliotheek onder water deze bestanden, inclusief metadata, in Decos bewerkt. De bestanden bestaan slechts n keer en staan in Decos. Decos is daardoor het formele digitale archief. De eindgebruiker kan bestanden toevoegen en verwijderen, metadata wijzigingen en bestanden in-

Bibliotheekintegratie - documenten