PMP M12 - Procurement 2007 03 10

1
Marzo 2007 Germn Gutirrez, PMP - Csar Leal, PMP 1

PROCUREMENT
MANAGEMENT
Curso de Preparacin
para el examen de
certificacin internacional PMP
Marzo 2007
Germn Gutirrez, PMP - Csar Leal, PMP
2
Planear Compras y Adquisiciones
(Plan purchases and acquisitions)
Planear las Contrataciones
(Plan contracting)
Solicitar Propuestas
(Request seller responses)
Seleccionar Proveedores
(Select sellers)
Administrar los Contratos
(Contract administration)
Cerrar los Contratos
(Contract closure)
Procesos
Marzo 2007
3
Contract Closure Contract Administration Request Seller Responses
Select Sellers
Plan Purchases and acquisitions
Plan Contracting Procurement(6)
Risk Monitoring and Control Risk Management Planning
Risk Identification
Qualitative Risk Analysis
Quantitative Risk Analysis
Risk Response Planning
Risk (6)
Performance Reporting
Manage Stakeholders
Information Distribution Communications Planning
Communications (4)
Manage Project Team Acquire Project Team
Develop Project Team
Human resource Planning
Human Resource (4)
PerformQuality Control PerformQuality Assurance Quality Planning
Quality (3)
Cost Control Cost Estimating
Cost Budgeting Cost (3)
Schedule Control Activity Definition
Activity Sequencing
Activity Resource Estimating
Activity Duration Estimating
Schedule Development
Time (6)
Scope Verification
Scope Control
Scope Planning
Scope Definition
Create WBS
Scope (5)
Close Project Monitor and Control Project
Work
Integrated Change Control
Direct and Manage Project
Execution
Develop Project Management
Plan
Develop Project Charter
Develop Preliminary Scope
Statement
Integration (7)
Closing
(2)
Monitor & Control
(12)
Executing
(7)
Planning
(21)
Initiating
(2)
PROJECT MANAGEMENT PROCESS GROUPS
K
N
O
W
L
E
D
G
E

A
R
E
A

P
R
O
C
E
S
S
E
S
Grupos de Procesos vs. reas de Conocimiento
Tomado de PMBOK
2004
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Marzo 2007
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Involucra los procesos para adquirir bienes y servicios
externos a la organizacin que desarrolla el proyecto
Ambiente de Contratacin
Relaciones Comprador-Proveedor (Buyer-Seller)
En general, punto de vista del Comprador (contratante)
Nosotros (buyer) obtenemos productos y o servicios del
proveedor, vendedor, contratista, subcontratista
Supuesto: En general, los proveedores son externos
Gestin de las Adquisiciones
Planear
Compras y Adquisiciones
Project
Procurement
Management
Marzo 2007
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Proceso de identificacin y anlisis de las necesidades del
Proyecto
Cules pueden satisfacersemediante la compra o adquisicin de
bienes, servicios o resultados externamentea la organizacin
Cules pueden satisfacersemediante trabajo del equipo del proyecto
Considera
Si secontrata
Qusecontrata
Cmo secontrata(tipo decontrato)
Cunto secontrata
Cundo secontrata
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Marzo 2007
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Determinacin de
Qudebe comprarse o adquirirse
Cundo y cmo
INSUMOS
Factores Ambientales
Acervo de Procesos
Declaracin de Alcance
WBS
Diccionario de la WBS
Plan de Gerencia del Proyecto
Registro de Riesgos
Acuerdos Contractuales de
riesgos
Requerimientos de recursos
Cronograma del proyecto
Estimados de costo de
actividades
Lnea Base de Costos
HERRAMIENTAS & TCNICAS
Anlisis Hacer-o-Comprar
Juicio de Expertos
Tipos de Contrato
RESULTADOS
Plan de Gestin de
Adquisiciones
Declaracin de Trabajo
(Contract Statement of Work )
Decisiones de Hacer o
Comprar
Solicitudes de Cambio
Marzo 2007
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INSUMOS
Factores Ambientales de la Organizacin
Condiciones del Mercado
Bienes, Servicios y Resultados disponibles
Proveedores, trminos y condiciones
Recursos y experiencia para las actividades de compra y
adquisicin
Acervo de Procesos de la Organizacin
Polticas, procedimientos, guas y sistemas gerenciales
relacionados con adquisiciones
Registro de proveedores
Marzo 2007
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INSUMOS
Declaracin de Alcance
Lmites y requerimientos del proyecto
Restricciones y Supuestos
Entregables y criterios de aceptacin
Alcance del Producto del Proyecto
WBS
Descomposicin del trabajo
Diccionario de la WBS
Detalles del trabajo necesario para cada entregable
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Marzo 2007
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INSUMOS
Registro de riesgos: Quriesgos pueden ocurrir,
respuestas potenciales, causas, categorizaciones.
Requerimientos de recursos: Parmetros que aplican a
cada tipo de recursos; qu, cunto, costo unitario
Cronograma del proyecto: Lnea Base contra la que se
mide la actividad
Estimado de costo de actividades: Creacin de estimados
de cantidades de recursos para las actividades del
cronograma
Lnea Base de Costos: Con estimados de costos del grupo
de planeacin del proyecto, a nivel de componentes de
trabajo.
Marzo 2007
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HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Juicio de Expertos
Necesario para evaluar los insumos a este proceso
Anlisis Hacer-o-Comprar (Make or Buy
Analysis)
Puede hacerse en casa?
Disponible en el mercado?
Cunto cuesta hacerlo en casa vs.
Cunto cuesta contratarlo +administrar el contrato
Compra vs. Leasing de equipos
Marzo 2007
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Anlisis Hacer-o-Comprar (Make or Buy Analysis)
Factores de Anlisis:
Especializacin: Somos capaces derealizar el trabajo nosotros
mismos?
Capacidad: Tenemos el tiempo y los recursos para realizar el
trabajo internamente?
Costos: Es ms econmico para nosotros realizarlo internamente?
Competencia: La naturaleza del trabajo es propia denuestro
negocio? Hacemos estetipo detrabajo especialmente bien?
Costo de Oportunidad: Estamos perdiendo otras oportunidades
si nos involucramos con estetrabajo?
Informacin propia: Estamos divulgando demasiada informacin
propia si utilizamos outsourcing?
Necesidades: Cules son las necesidades delaorganizacin y del
proyecto?
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Marzo 2007
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Seleccin del Tipo de Contrato
Debe utilizarse un tipo de contrato apropiado para el tipo
de compra
Tres grandes categoras de contratos
Precio Fijo (Fixed Price or Lump-sum)
Precio fijo total por un producto totalmentedefinido
Puedeincluir incentivos por el logro delos objetivos
Reembolso de Costos (Cost-Reimbursable)
Sereembolsaal contratistapor los costos incurridos, ms un
porcentajedeutilidad
Tiempos y Materiales (Time & Materials - T&M)
Seacuerdan tarifas parael tiempo trabajado
Sereembolsan los costos demateriales
Marzo 2007
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Definicin de Contrato:
Acuerdo mutuo y legal entre comprador y vendedor
Componentes:
Capacidad (Capacity): Partes competentes y legales
Consideracin (Consideration): Aquello que pasarde
posesin del vendedor al comprador
Oferta (Offer): Propuesta para cambiar algo, por algo
Propsito Legal (Legal Purpose): La razn del contrato
debe ser por algo legal
Aceptacin (Acceptance): El deseo de un comprador de
aceptar la oferta del vendedor
Marzo 2007
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Reglas del Contrato:
Acuerdo formal y legal
Todos los requerimientos deben quedar especificados en el contrato
Todos los requerimientos del contrato deben ser cumplidos
Los cambios deben ser escritos, formales y firmados por ambas partes
Rol del Gerente de Proyecto:
Ser asignado antes defirmar los contratos
Identificar riesgos, incorporar su mitigacin y asignacin en el
contrato
Involucrarseen lanegociacin del contrato
Proteger laintegridad del contrato y tener lahabilidad dehacer queel
trabajo serealice
Proteger larelacin con el vendedor
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Marzo 2007
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Sillas
ergonmicas
REF S4, a
$20 cadauna
Acuerdo unilateral
querequiere
aprobacin deuna
solaparte, porquela
otrayahaofrecido
el producto por un
precio determinado
Neutral Neutral PO
Orden de
Compra
(Purchase
Orders)
EJEMPLO DESCRIPCIN
RIESGO
PROVEEDOR
RIESGO
COMPRADOR
CONTRATO
Marzo 2007
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Compradela
implementacin
deun sistema
integrado de
redes en su
compaa, por
partedeotra
compaapor
$500.000
despus dedar
SOW detallado
El comprador conoce
el valor total del
trabajo. Necesita
detalles parapoder
estimar
adecuadamente.
Utilizado cuando
existeun Statement
of Work (SOW)
detallado.
Alto Mnimo FP
Precio Fijo
(Fixed Price,
Lump-Sum)
EJEMPLO DESCRIPCIN
RIESGO
PROVEEDOR
RIESGO
COMPRADOR
CONTRATO
Marzo 2007
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Construccin
deunavapor
un precio fijo,
pero por cada
semanaqueel
vendedor
entregueantes
delafecha
acordada,
recibirun
incentivo
adicional
Como el FP, pero
incluyeincentivos
paramotivar al
vendedor a
incrementar su
productividad. Es
utilizado para
satisfacer necesidades
del comprador
(oportunidades del
mercado)
Alto Mnimo FPIF
Precio Fijo
ms Incentivo
(Fixed Price
Incentive Fee)
EJEMPLO DESCRIPCIN
RIESGO
PROVEEDOR
RIESGO
COMPRADOR
CONTRATO
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Marzo 2007
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El ejemplo
anterior, ms un
ajusteal
comienzo de
cadaao
basado en los
cambios
econmicos que
sehayan
presentado
Como el FPIP, pero
asociado acontratos
extensos en tiempo.
Paracompensar por
cambios econmicos
deao aao, seutiliza
el ajusteeconmico
del precio
Alto Mnimo FPEPA
Precio Fijo
con Ajuste
Econmico
(Fixed Price
Economic
Price
Adjustment)
EJEMPLO DESCRIPCIN
RIESGO
PROVEEDOR
RIESGO
COMPRADOR
CONTRATO
Marzo 2007
20
Adicionar un
bao aunacasa
a$50 / hora, y
el costo delos
materiales
Utilizado en
iniciativas pequeas
Mnimo Mnimo T&M
Tiempos y
Materiales
(Time and
Materials)
EJEMPLO DESCRIPCIN
RIESGO
PROVEEDOR
RIESGO
COMPRADOR
CONTRATO
Marzo 2007
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Comprador
contratauna
firmapara
producir una
seriedevideos
decapacitacin
(todavano tiene
todos los
detalles). Pagar
los costos ms
unacifrade
$30.000
Utilizado cuando el
comprador sabeen
formageneral lo quese
necesita, pero hacen
faltadetalles para
conocer
especficamentelo que
senecesitapara
realizarlo
Mnimo Medio CPFF
Costo ms
Cargo Fijo
(Cost Plus
Fixed Fee)
EJEMPLO DESCRIPCIN
RIESGO
PROVEEDOR
RIESGO
COMPRADOR
CONTRATO
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Marzo 2007
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Secontratael
desarrollo deun
manual de
funciones, pero
debido aexigencias
paracertificacin,
entrems pronto
estmejor. Se
acuerdapagar el
costo ms un
incentivo por
entregaanticipada
Lasituacin del
CPFF, pero adems
el comprador tiene
algunas necesidades
especficas que
quiereobtener
(oportunidades de
mercado)
Mnimo Medio CPIF
Costo ms
Incentivo
(Cost Plus
Incentive
Fee)
EJEMPLO DESCRIPCIN
RIESGO
PROVEEDOR
RIESGO
COMPRADOR
CONTRATO
Marzo 2007
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Un comprador
contrataaun
arquitecto parala
construccin desu
casay acuerda
pagar los costos de
obrams 17% del
costo total
Cubrelos costos
del vendedor por
el trabajo
realizado, ms un
porcentajedelos
costos totales.
Entrems gasteel
vendedor, ms
grandeserese
valor
Mnimo Alto CPPC o CPF
Costo ms
Porcentaje o
Costo ms
Cargo
(Cost Plus
Percentage of
Costs or Cost
Plus Fee)
EJEMPLO DESCRIPCIN
RIESGO
PROVEEDOR
RIESGO
COMPRADOR
CONTRATO
Marzo 2007
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RESULTADOS
Plan de Gestin de Contrataciones
(Procurement Management Plan)
Describe la forma como se manejarn las contrataciones
Parte del Plan del Proyecto
Declaracin de Trabajo (Statement of Work SOW)
Describe el producto o servicio contratado en suficiente
detalle
Clara, completa, concisa
Una por cada producto o servicio contratado
Decisin de Hacer-o-Comprar
Temas como capacidades internas, capacidad de recursos y
control de propiedad intelectual son factores determinantes
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Marzo 2007
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EJERCICIO
Se ha firmado un contrato CPIF (cost plus incentive fee) con un
subcontratista, que establece lo siguiente:
Seacuerda pagar US$220.000.00 por el contrato
Adicionalmenteseacuerda un feedeUS$40.000.00
Seacuerda un bono deincentivo por ahorro con un share ratio
de30/70 (seller/buyer)
El estimado mximo decostos totales es acordado en
US$265.000.00
Si al trmino, los costos reales son deUS$200.000.00, Cunto
recibeel seller?
Marzo 2007
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EJERCICIO
Target Price:
Target Cost:
Share Ratio:
Assumption Point:
(Point of Total Assumption)
Amount paid to seller:
Planear
Contrataciones
Project
Procurement
Management
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Marzo 2007
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Documentacin de los requerimientos de bienes, servicios
y resultados, para soportar los procesos de Solicitud de
Propuestas y Seleccin de Proveedores
INSUMOS
Plan de Gestin de las
Adquisiciones
Declaracin de Trabajo del
Contrato SOW
Decisiones de Hacer-o-
Comprar
Registro de Riesgos
Acuerdos Contractuales de
Riesgo
Requerimientos de Recursos
Cronograma
Estimados de costo
Lnea Base de Costos
Formas estndar (Plantillas)
Juicio de Expertos
RESULTADOS
Documentos de Adquisiciones
Criterios de evaluacin
Actualizacin de la
Declaracin de Trabajo (SOW)
Marzo 2007
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INSUMOS
Plan de Gestin de las Adquisiciones
Ayuda a definir las reglas para adquisiciones
Declaracin del trabajo del contrato SOW
Muestra los detalles del trabajo requerido
Registro de Riesgos
Contiene informacin asociada a riesgos, respuestas
potenciales, causas, categorizacin
Estimados de costo de las actividades
Crea estimativos para los recursos de las actividades del
cronograma
Marzo 2007
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Formas Estndar (Plantillas)
Plantillas predefinidas. Ahorran tiempo en la
planeacin
Juicio de Expertos
A partir de experiencias y conocimientos, que
pueden ser especialmente valiosos
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Marzo 2007
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Documentos de Adquisiciones (Procurement Documents)
Utilizadapor el Gobierno paraprocesos de
licitacin cerradacon caractersticas similares alas
deRFP.
Invitation for Bid
(IFB)
Invitacin a Licitar
Utilizadaparasolicitar propuestas paraproductos
grandes, costosos y adecuados alas necesidades
del cliente. El vendedor describedetalles dela
solucin, as como experienciaen el rea.
Request for Proposal
(RFP)
Solicitud de Propuesta
Utilizadaparasolicitar informacin paraconocer
ms sobrelacompaaquevaacontratar el
comprador
Request for Information
(RFI)
Solicitud de Informacin
Utilizadaparasolicitar propuestas parapequeos
montos o productos queno presentan alto grado de
adecuacin alas necesidades del cliente
(customization)
Request for Quote
(RFQ)
Solicitud de Cotizacin
RESULTADOS
Marzo 2007
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Criterios de Evaluacin
Utilizados para calificar las propuestas
Pueden ser objetivos o subjetivos
Costos del ciclo de vida
Capacidad tcnica
Tamao de la compaa
Capacidad financiera
RESULTADOS
Project
Procurement
Management
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Marzo 2007
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El comprador encuentra compaas que
potencialmente pueden proveer los servicios
necesarios
Normalmente, el esfuerzo en este proceso esta
cargo de los proveedores potenciales, sin costo
directo para el comprador
Marzo 2007
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Obtencin de informacin, cotizaciones,
licitaciones, ofertas o propuestas
INSUMOS
Acervo de Procesos
de la Organizacin
Adquisiciones.
Documentos de
Adquisiciones
Conferencia de
Proponentes
Publicidad
Desarrollo de lista
calificada de
proponentes
RESULTADOS
Lista calificada de
proponentes
Paquete de
documentos de
adquisicin
Propuestas
Marzo 2007
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INSUMOS
Registro de proponentes
Proponentes precalificados
Ayuda a definir las reglas de adquisiciones para el
proyecto
Documentos de Adquisiciones
RFP, RFI, RFQ, proveen informacin acerca de los
servicios que se requieren
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Marzo 2007
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Conferencia de Proponentes (Bidder conferences)
Reuniones deprospectos, antes dela preparacin dela propuesta,
para asegurar quetienen un claroy comnentendimiento dela
contratacin
Debemantenersela igualdad deproponentes
Las respuestas a las preguntas delos diferentes prospectos se
pueden incorporar a los documentos deadquisiciones
Desarrollo de lista calificada de proponentes
Para determinar cules Proveedores cumplen con criterios de
evaluacin
Algunas organizaciones mantienen listas de proveedores
precalificados (Registro deProveedores)
Si no existen, es necesario desarrollarlas con baseen informacin
disponible(Internet, Asociaciones, Catlogos)
Marzo 2007
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Publicidad (Advertising)
Con el fin de obtener informacin para actualizar y
ampliar el registro de proponentes
Normalmente a travs de peridicos de circulacin
general y publicaciones especializadas
Las adquisiciones de organismos gubernamentales
requieren avisos de prensa
Marzo 2007
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Solicitud de Propuestas
RESULTADOS
Lista calificada de proponentes
(Qualified sellers list)
Dequienes han cumplido los criterios decalificacin y pueden
ser considerados para el trabajo en el proyecto
Paquete de documentos de adquisicin
Conocido como pliegos
Seentrega a cada proveedor y constituyela basepara queprepare
su propuesta
Propuestas (Proposals)
Documentos preparados por los proveedores para demostrar su
capacidad y deseo desuministrar los productos solicitados
Constituyen una oferta formal y legal
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Marzo 2007
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Non-Competitive Form of Procurement
Consiste en escoger una
compaa aliada con la que se
prefiere trabajar sin tener en
cuenta a la competencia.
Lo que se estcomprando puede
ser ofrecido por otros, pero se
decide no tenerlos en cuenta
Consiste en utilizar una
compaa que no tiene
competencia en lo que se va a
contratar.
Puede ser una compaa que
posee una patente o cualquier
otro tipo de propiedad intelectual
sobre lo que se estcomprando.
FUENTE SENCILLA
(SINGLE SOURCE)
NICA FUENTE
(SOLE SOURCE)
Formas no competitivas de Contratacin
Project
Procurement
Management
Marzo 2007
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Se reciben propuestas
Se aplican los criterios de evaluacin pertinentes
Se seleccionan uno o ms proveedores calificados
y aceptables, con los cuales se negocia
Se negocia y firma un contrato
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Marzo 2007
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Revisin de ofertas, seleccin entre los proveedores
potenciales y negociacin de un contrato escrito con el
proveedor seleccionado
INSUMOS
Acervo de Procesos
Adquisiciones
Criterios de evaluacin
Paquete de Documentos de
Adquisicin
Propuestas
Lista calificada de Proveedores
Registro de Riesgo
Acuerdos contractuales de
riesgos
Sistema de Ponderacin
Estimados independientes
Sistema de Filtracin
(screening)
Negociacin de Contrato
Sistema de Calificacin de
Proponentes
Juicio de Expertos
Tcnicas de Evaluacin de
Propuestas
RESULTADOS
Proveedores seleccionados
Contrato
Plan de Gestin del
Contrato
Disponibilidad de Recursos
Actualizacin del Plan de
Gestin de las
Adquisiciones
Marzo 2007
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INSUMOS
Polticas formales de evaluacin de propuestas
Plan de Gestin de Adquisiciones
Ayuda a definir las reglas para las adquisiciones
del proyecto
Criterios de Evaluacin
Ayuda a comparar las propuestas, respecto a las
polticas que la empresa dicta para la seleccin
Puede incluir el desempeo histrico de los
proveedores
Marzo 2007
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INSUMOS
Propuestas (Proposals)
Llegan de las compaas que desean proveer el
servicio
Lista calificada de Proveedores
Lista de vendedores que renen criterios para ser
considerados
Registro de riesgos
Parte del Plan de Gerencia del Proyecto, con
informacin sobre riesgos probables, respuestas
potenciales, causas y categoras
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Marzo 2007
46
Sistema de Ponderacin (Weighting System)
Para cuantificacin dedatos delos potenciales Proveedores y
evaluacin lgica, sin sesgos
Estimados Independientes (Should Cost)
Usados par ayudar a validar el costo
Internos o externos
Sistemas de Filtrado (screening)
Establecer una clasificacin delos potenciales proveedores, de
mejor a peor, asegurando el cumplimiento derequerimientos
mnimos
Negociacin del Contrato
Con parmetros queambas partes pueden trabajar, con trminos y
condiciones para el contrato.
Juicio de Expertos
Degran valor para la evaluacin depropuestas. Puedellegar a ser
ms significativo quelos modelos o herramientas pertinentes
Marzo 2007
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Sistema de Calificacin de Proponentes
Calificaciones generadas duranteel proceso deAdministrar
Contratos
Tieneen cuentael desempeo histrico, calificacin decalidad y
cumplimiento
Utilizado en conjunto con los sistemas defiltrado, para seleccionar
proveedores
Tcnicas de Evaluacin de Propuestas
A los criterios deevaluacin seles asigna un peso predefinido
Seutilizan las revisiones realizadas por varios revisores
Serealiza una revisin total, obteniendo la calificacin total para
cada propuesta
Puedetener en cuenta el filtrado y la ponderacin deproponentes
Marzo 2007
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RESULTADOS
Proveedores seleccionados (selected sellers)
Aquellos que han pasado la evaluacin y con quienes
se ha negociado un borrador del contrato, el cual ser
definitivo cuando se haga la adjudicacin.
Contrato
Acuerdo con quien proveerlos bienes o servicios
Documento que constituye obligacin legal
Plan de Gestin del Contrato (Contract
Management Plan)
Subordinado del Plan de Gerencia del Proyecto
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Marzo 2007
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RESULTADOS
Disponibilidad de Recursos
(Resource availability)
Documenta la cantidad y disponibilidad de recursos
Actualizacin del Plan de Gestin de las
Adquisiciones
Para reflejar los cambios aprobados
Que puedan resultar de este proceso.
Se tramitan a travs del Control Integrado de Cambios
Marzo 2007
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NEGOCIACIONES
NEGOCIACIONES
Pueden tomar lugar en diferentes reas deGerenciadeProyectos
El PMI establecequelanegociacin siempredebeser un gana-gana
paraambas partes (comprador y vendedor)
Lamejor posicin es aceptar un precio razonablepor un trabajo razonable
(no tratar deganar acostadelaprdidadel otro)
Estrategias:
Competencia
Deadline
Autoridad limitada
Fait Accompli
Missing Boss
Pedir justicia
Delays
Goodguy Badguy
Administrar Contratos
Project
Procurement
Management
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Marzo 2007
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Usualmente esta cargo de una funcin
administrativa separada de la organizacin del
Proyecto, debido a las consideraciones legales
Tiene un componente financiero que hace
seguimiento a los pagos a los proveedores
Los contratos pueden ser modificados por
consentimiento mutuo
Marzo 2007
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INSUMOS
Contrato
Plan de Gestin del Contrato
Proveedores Seleccionados
Informes de desempeo
Solicitudes de cambio
aprobadas
Informacin de Desempeo
del Trabajo
Sistema de control de
cambios al contrato
Revisiones de Desempeo
Inspecciones y Auditoras
Sistema de Pago
Administracin de Reclamos
Sistema de Gestin de
Registros
Tecnologa de Informacin
RESULTADOS
Documentacin del Contrato
Recomendacin de Acciones
Correctivas
Actualizacin al Acervo de
Procesos
Actualizacin al Plan de
Gerencia del Proyecto
Plan de Gestin de
Adquisiciones
Plan de Gestin de
Contratos
Manejo de los contratos y de las relaciones entre comprador y
proveedores. Revisin y documentacin del desempeo de los
proveedores. Manejo de las relaciones contractuales con los
proveedores
Marzo 2007
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Contrato
Sirve como lnea de base para el trabajo en desarrollo
Creado para contar con formas de administrar el contrato
nfasis en desempeo, documentacin, entregas
Informes de Desempeo del Proveedor
Claves para mostrar el trabajo realmente cumplido en el
proyecto
Solicitudes de Cambio aprobadas
Son cambios formalmente aprobados, dentro del proceso
autorizado para el proyecto
Informacin de Desempeo del Trabajo
Entregables terminados, tiempo, costo
Facturacin
INSUMOS
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Marzo 2007
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Sistema de control de cambios al contrato
Paramanejar modificaciones al contrato
Incluyetrmites, seguimiento, resolucin dedisputas y niveles de
aprobacin
Revisiones de Desempeo
Revisin estructuradadel progreso del trabajo del proveedor
Realizadapor el comprador
Inspecciones y Auditoras
Solicitadas por el comprador, paraidentificar debilidades en los procesos
o entregables del proveedor
Sistemadocumentado decomunicacin sobreavancey seguimiento al
cumplimiento
Sistema de Pago (Payment System)
Paraemisin depagos al Proveedor por bienes o servicios, segn contrato
Usualmenteatravs del sistemadeCuentas por Pagar del comprador
Marzo 2007
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Administracin de Reclamos (Claims administration)
Desacuerdos en pagos, cambios realizados
Sedocumentan, procesan, vigilan y administran
Pueden llegar aarbitramento o litigio
Sistema de Gestin de Registros
Partedel Project Mangement Information System (PMIS)
Procesos y herramientas automatizados, paraasegurar creacin,
comunicacin y archivo delos registros del contrato
Tecnologa de Informacin
Puedemejorar laeficienciay efectividad delaadministracin decontratos
Automatiza:
SistemadeGestin deRegistros
SistemadePagos
Administracin deReclamos
Informes deDesempeo
Marzo 2007
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(Contract Documentation)
Contrato
Anexos como soportedel trabajo a realizar por el Proveedor
Plan deGestin delas Adquisiciones
Cronograma
Requerimientos
Documentos financieros
Garantas
Tramitadas a travs del Control Integrado deCambios
RESULTADOS
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Marzo 2007
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Recomendacin de Acciones Correctivas
Para alinear al proveedor con los trminos del contrato
Actualizacin al Acervo de Procesos
Correspondencia
Plan y solicitudes de pago
Documentacin de evaluacin del desempeo del
proveedor
Actualizacin al Plan de Gerencia del Proyecto
Plan de Gestin de Adquisiciones
Plan de Gestin de Contratos
RESULTADOS
Marzo 2007
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Contract Administration
Contract Administrator
Su principal responsabilidad es la de proteger la
integridad y propsito del contrato. Contrato (Ley),
Contract administrator (Policy)
Aunque el Gerente del proyecto es el responsable de la
entrega del producto del proyecto y sus dems
entregables, solamente el administrador de contratos
puede cambiar el contrato.
Marzo 2007
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CONTRATACIN
Contratacin Centralizada
Los Administradores de Contratos se apoyan unos a otros
Carreras profesionales definidas dentro de la empresa
Comparten experiencia
Estandariza prcticas
Contratacin Descentralizada
Administrador de Contrato estsolo en el Proyecto
Mayor lealtad al Proyecto
Se dificulta el compartir las experiencias
No se ve como una posicin de carrera dentro de la compaa
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Project
Procurement
Management
Marzo 2007
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El proceso de Cerrar los Contratos es un soporte
para el proceso Cerrar el Proyecto, ya que
incluye la verificacin de que todo el trabajo y los
entregables son aceptables
Incluye el manejo del caso particular de
terminacin anticipada del contrato
Por conveniencia de las partes
Por incumplimiento de una de las partes
Marzo 2007
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INSUMOS
Adquisiciones
Plan de Gestin del
Contrato
Documentacin del
Contrato
Procedimiento de
Cierre de Contratos
Auditoras de las
Adquisiciones
Sistema de Gestin de
Registros
RESULTADOS
Contratos cerrados
Actualizacin del
Acervo de Procesos
de la Organizacin
Completar y liquidar cada contrato, incluyendo la
resolucin de asuntos abiertos y el cierre de cada uno
de los contratos del proyecto o de la fase
22
Marzo 2007
64
Ayuda a definir las reglas sobre adquisiciones para el
proyecto
Parte del Plan de Gerencia del Proyecto, creado para aportar
formas especficas de administracin del contrato por parte
del comprador. nfasis en desempeo, entregables y
documentacin
Referencia para comparar trabajo y productos contratados,
con relacin a los trminos del contrato
Procedimiento de Cierre de Contratos
INSUMOS
Marzo 2007
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Auditoras de las Adquisiciones
(Procurement Audits)
Usadas para determinar xitos y fallas del proceso de
adquisiciones para el proyecto, de modo que las
lecciones puedan aplicarse al proyecto o a otros
proyectos dentro de la organizacin
Sistema de Gestin de Registros
(Records Management System)
Marzo 2007
66
Contratos cerrados (Closed contracts)
Noticia escrita, del comprador al proveedor, de que el
Contrato ha terminado
Actualizacin del Acervo de Procesos de la
Organizacin
Archivo del contrato: Contratoy documentacin de soporte
Aceptacin de entregables: Aceptacin formal cuando el
cliente o patrocinador firma y da su acuerdo al trabajo del
proyecto
Documentacin sobre lecciones aprendidas: De gran valor
como referencia en cuanto a aprendizaje de los positivos y
negativos del proyecto
RESULTADOS
23
Marzo 2007
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PROCUREMENT MANAGEMENT
Conceptos Clave
Planeacin deCompras y Adquisiciones Insumos, Herramientas
y Resultados
Planeacin deContratacin Insumos, Herramientas y
Resultados
Solicitud deRespuesta delos Proponentes Insumos,
Herramientas y Resultados
Seleccin deProponentes Insumos, Herramientas y Resultados
Administracin del Contrato Insumos, Herramientas y
Resultados
Cierredel Contrato Insumos, Herramientas y Resultados
Marzo 2007
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Conceptos Clave
Cmo reconocer y calcular, as como conocer las ventajas y
desventajas detipos decontratos:
Precio Fijo (FP), Lump Sum
Precio Fijo ms Incentivo (FPIF)
Precio Fijo con AjusteEconmico (FPEPA)
Tiempo & Materiales
Costos Reembolsables (CR)
Costo ms Cargo Fijo (CPFF)
Costo ms Cargo por Incentivo (CPIF)
Costo ms PorcentajedeCosto (CPPC)
Ques un contrato y los componentes quelo integran
La diferencia entre el GerentedeProyecto y el Administrador de
Contratos en un proyecto, en relacin con el contrato
Marzo 2007
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Conceptos Clave
Solicitud dePropuesta (RFP), Solicitud deInformacin (RFI),
Invitacin a Proponer (RFB) y Solicitud para Cotizar (RFQ) y conocer
en quambienteseusaran.
Cundo recurrir a forma deadquisiciones no competitivas
El proceso Hacer - Comprar y cmo calcularlo
Ques una Conferencia deProponentes y quocurreall
Ques una Aceptacin Formal y qupuedeocurrir al proyecto una vez
sehaya logrado
Conocer las diferencias deTrminos y Condiciones as como
Provisiones Especiales
Los objetivos deuna negociacin y sus opciones
Meta denegociacin PMI: ambas partes ganadoras y no queuna ganey
otra pierda
Las diferencias entreContratacin en ambienteCentralizado y
Descentralizado
24
Marzo 2007
70

PMP M12 - Procurement 2007 03 10

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Marzo 2007 Germn Gutirrez, PMP - Csar Leal, PMP 1

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