BAHAGIAN VI

URUSAN
SURAT KERAJAAN

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

OBJEKTIF KURSUS
Peserta dapat:
mengetahui kepentingan surat
mengetahui prosedur penulisan surat
mengaplikasi prosedur pengurusan surat
dalam tugas harian

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

KANDUNGAN KURSUS
Kepentingan Surat
Format dan reka bentuk kepala surat
Ciri Ciri Surat
Teknik Penulisan
Surat Terperingkat/ Memo/Minit
Penyediaan Surat
Pendaftaran , Pengedaran dan Penerimaan

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

URUSAN SURAT
KERAJAAN
Pendahuluan
Alat komunikasi bertulis.
Mampu dijadikan bahan rujukan apabila
timbul masalah.
Memainkan peranan sebagai duta peribadi,
jabatan atau negara.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

CIRI - CIRI SURAT

Format yang biasa digunakan
Penulisan yang kemas dan lengkap
Mesej tepat dan jelas
Laras bahasa, tata bahasa yang betul dan
sesuai
Sistem ejaan yang betul
Sebutan protokol yang bersesuaian

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PROSEDUR PENULISAN

Surat Rasmi
Surat Rasmi Terperingkat
Memo
Minit / Minit Bebas

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SURAT RASMI
Penyediaan:
(a) Alamat pengirim
Kepala surat mengandungi lambang
kerajaan persekutuan dan logo jabatan.
Nama dan alamat jabatan
Maklumat komunikasi
Garisan pemisah
Maklumat lain

Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 2013 Keseragaman Kepala Surat Bagi Agensi Kerajaan

Kerajaan negeri

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Lambang Kerajaan Persekutuan

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

5mm
15mm

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

CONTOH NAMA DAN ALAMAT

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

LOGO JABATAN

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

MAKLUMAT KOMUNIKASI

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

(b) Alamat Penerima

Mengalamatkan surat rasmi Kerajaan
mengikut kepada/salinan kepada di dalam
surat tersebut:
vAgensi kerajaan - Gelaran Ketua Jabatan
vOrang ramai/ Individu - Mengikut gelaran
protokol
vPihak Berkuasa/ Badan Berkanun/
Pertubuhan/Firma- Gelaran Eksekutif bagi
pihak berkenaan
vSurat melalui Peguam - Gelarannya Tetuan
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Kepada Orang Awam / Individu :

- Jelas nama dan alamat.
- Pangkat gelaran kebesaran.
- Bermula dengan
Yang Berhormat,
Yang Berbahagia,
Yang Mulia,
Tuan / Puan,

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Kepada Firma / Badan Berkanun

- Nama rasmi jawatan dalam
seperti;
Pengarah Urusan
Setiausaha
- Nama dan alamat yang jelas.

agensi

Surat melalui Peguam :-

Surat kepada orang awam atau firma melalui

peguam yang dilantik
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

(c) Nombor Rujukan

Nombor rujukan fail pengirim sebagai
rujukan tuan.
Nombor rujukan fail penerima sebagai
rujukan kami.
Dicatat di bahagian atas sebelah kanan.
(d)Tarikh surat
dicatat di bahagian atas sebelah kanan.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

(e) Tajuk Surat

Seboleh-bolehnya dihadkan kepada satu
tajuk atau perkara sahaja.
Bagi surat jawapan, tajuk yang sama
hendaklah digunakan.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

(f) Permulaan Surat

Surat ditujukan kepada jabatan / agensi
Kerajaan dimulakan dengan Tuan .
Jika kepada orang ramai hendaklah
dimulakan dengan
Tuan atau Puan.
Surat khusus kepada Ketua Jabatan atau
orang awam yang mempunyai gelaran
kebesaran hendaklah didahului dengan kata
hormat.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

(g) Pembuka Kata dan Penutup

(i) Perenggan Satu - Wacana Hormat
Dengan segala hormatnya, saya diarah
merujuk perkara tersebut di atas.
atau
Dengan segala hormatnya, saya diarah
memaklumkan perkara tersebut di atas.
atau
Sukacita saya diarah merujuk kepada
surat tuan.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

(ii) Perenggan Kedua isi surat.

2.

Sukacita dimaklumkan bahawa.. Atau

2.

Bersama-sama ini disertakan

2.

Sehubungan dengan itu,

atau

- Jika terdapat huraian di bawah hendaklah di tulis 2.1, 2.2

dan seterusnya
- Jika huraian melibatkan panjang / melebihi 12 baris lebih
baik gunakan lampiran. Lampiran hendaklah diformatkan
seperti Lampiran 1 atau Lampiran A
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

(iii)Perenggan Tiga- Wacana

Harapan

3. Kerjasama tuan dalam perkara ini

amatlah dihargai. atau
3. Kelewatan memaklumkan perkara
ini amatlah dikesalkan. Atau
3. Pertimbangan tuan dalam perkara
ini adalah diharapkan.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

(iv).Penutup
Sekian. Terima kasih. / Sekian, terima kasih
[ jarak (enter) 2 kali ]
Cogan kata
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
Saya yang menurut perintah,
[ jarak (enter) 4 kali ]
T/T Pengirim
( Nama Pengirim huruf besar )
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

 s.k.: (salinan kepada)

jika ada, nama / jawatan susun
mengikut kekananan jabatan /
jawatan. Tiada nombor bilangan.
Di ruang bawah sekali - Taipkan nama
ringkas pengarang dan penaip surat
MZZA/ct atau MZZA/ct/ 030307 ( font 8)

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SURAT TERPERINGKAT
hendaklah dikawal dengan selamat
menerusi pendaftaran surat terperingkat
semasa menerima, memproses,
menyimpan dan menghantar mematuhi
Arahan Keselamatan dan peraturan yang
berkaitan.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SURAT TERPERINGKAT

Komponen Utama dan Teknik Penulisan

adalah sama dengan Surat Rasmi.
Tambahan tanda terperingkat
- TERHAD / SULIT/ RAHSIA / RAHSIA BESAR
Letak tanda terperingkat dibahagian atas
Nama dan alamat penerima dan bahagian
bawah surat
Contoh surat sulit

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

MEMO

Peringatan / Catatan.
Komunikasi dalaman yang mudah
dan ringkas.
Perkongsian maklumat yang jelas,
cepat, tepat dan ringkas.
Jenis-jenis Memo:- Memo Bahagian
- Memo Antara Bahagian
- Memo Pengarah

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

KOMPONEN MEMO
( bentuk Format )
- Kepada:
- Daripada:
- Pilihan tindakan ( berformat ):
- Catatan:
- Sekian. Terima kasih.
- Tarikh:
- Tandatangan:
* Seandainya di ruangan daripada telah ditulis nama
jawatan, di ruangan tandatangan catat nama sahaja.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Sri Layang. 69000 Genting Highlands
TEL: 03-61056100 FAX: 03-61056200

_____________________________________________
Kepada : ___________________________________________________________
Daripada : _________________________________________________________

Untuk Kelulusan
Untuk Makluman
Untuk Pandangan
Untuk Simpanan
Untuk Difailkan
Untuk Tandatangan
Simpan Dalam Perhatian Hingga
Untuk Tindakan

Sila Uruskan
Sila Kaji dan Kemukakan
Sila Bercakap
Sila Taip
Sila Cetak
Sila Edarkan
Sila Beri Ulasan
_________________

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

CATATAN : ___________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
Sekian, Terima Kasih.
Tarikh : ______________

Tandatangan : _______________________

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

MEMO . ( BERBENTUK
SURAT )
Kepada:
Daripada:
Salinan Kepada:
Rujukan Fail:
Tarikh:
Tajuk / Perkara:
Wacana Hormat:
Isi Memo:
Wacana Penutup:
Sekian. Terima kasih.
Tandatangan.
Pengarang dan Penaip
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

MINIT
Catatan ringkas dikertas minit ( Am 6 ).
Perhubungan antara pegawai atau bahagian.
Merekod surat yang diterima / dikeluarkan.
Merekod perbincangan antara Ketua
Jabatan dan pegawai bawahannya.
Minit boleh ditulis dengan tulisan tangan
tetapi jelas.
Minit yang panjang ( + 12 ) hendaklah ditaip,
dinamakan Minit Bebas

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENYEDIAAN SURAT
Hendaklah disediakan dalam 3 salinan.
Pegawai hendaklah memperakukan kepada
pegawai pengelas untuk menentukan taraf
keselamatan surat sama ada terbuka atau
terperingkat.
Kod peringkat keselamatan hendaklah di
catatkan sebagai sebahagian daripada
nombor rujukan fail bagi surat berkenaan.
Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah
memastikan surat tersebut adalah salinan
asal dan lengkap.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PROSEDUR
PERHANTARAN SURAT
Cara Penghantaran
- Perkhidmatan Pos
- Dengan tangan
- Melalui Faks
- Melalui Electronic Mail
- Surat Terperingkat

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PERKHIDMATAN
POS
Sampul surat mengikut saiz.
Setem.
Penghantaran dengan Pos Biasa.
Nama dan alamat penerima.
Penghantaran Pos Berdaftar
bagi surat berdaftar dicatat Berdaftar

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

 Surat ditanda
Segera Dengan Tangan
Sampul mengikut saiz.
Nama dan alamat penerima.
No. Rujukan Surat.
Guna Buku Despatch (Am 109).
Dapatkan tandatangan dan cop
penerima
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

MELALUI FAKS
Surat ditanda Segera Dengan Faks.
Mengisi borang Faxsimili mengikut PKPA bil
1/1993 Lampiran I.
Buku Daftar Penghantaran Lampiran 2.
Buku Daftar Penerimaan Lampiran 3.
Slip / Laporan Penghantaran hendaklah dikepil
bersama.
Surat asal hendaklah dihantar ke penerima.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

MELALUI ELECTRONIC-MAIL
Surat rasmi juga boleh di kirim melalui
e-mail jabatan bagi meningkatkan
kecekapan.Selaras dengan kemajuan
ICT.
PKPA 1 2003
Surat siaran bahagian pengurusan maklumat

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

SURAT TERPERINGKAT
Dua lapis sampul surat
Sampul Dalam
Tanda taraf keselamatan
- Nama dan alamat penerima
- Dimeterikan
Sampul Luar
- Nama dan alamat penerima
- ditutup dengan gam
Melalui Faks Rujuk SPA Bil. 1/1993
Contoh
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENGHANTARAN SURAT

Boleh dibuat melalui:

Mesin Faksimili
E- mel

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENERIMAAN SURAT
Ditujukan kepada Ketua Jabatan/Timbalan
Pembantu Khas
Jika tertulis (u.p. : )
Pegawai Berkenaan.
Sekiranya surat memerlukan jawapan
segera:Y Hendaklah di balas dalam masa yang
singkat
N Surat akuan terima

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENDAFTARAN SURAT
Pendaftaran Surat
- Buka surat, copkan tarikh terima dan
tandatangan ringkas.
- Daftar surat dalam Buku Daftar Surat
(Am 10).
- Serah surat kpd Ketua Jabatan untuk
diminitkan.
- Serahkan kpd pegawai untuk tindakan
- Dapatkan Fail .
- Ambil tindakan dengan serta merta.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat

PENUTUP
Pengurusan surat menyurat yang
berkesan akan mengiktiraf kerja-kerja
kita sepanjang perkhidmatan.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat