2.4.1 Wat houdt een projectorganisatie in?

De projectorganisatie is een organisatievorm die door de drie basisvormen heen loopt. De

projectorganisatie kan gebaseerd zijn op de uitvoering van erg grote en erg kleine projecten. De
projectorganisatie is per definitie een tijdelijke samenwerking. Een kenmerk van projecten is immers
dat ze een einde hebben als het project klaar is, is je product ook klaar. Denk maar aan
het straatfeest.

Welke vorm bij projectmatig werken?

Vooral de matrixorganisatie werkt het beste voor projectmatig werken, maar de lijn- en lijn-
staforganisatie kunnen ook voor projecten gebruikt worden en dit gebeurt steeds vaker. Dit is niet
zonder reden, aangezien de werkzaamheden steeds hogere maar ook vaak specialistische eisen
gesteld worden, Hierdoor zijn ook vaak vakspecialisten aanwezig

Hirarchische structuur
Elke projectorganisatie heeft een hirarchische structuur van een of meer groepen. Hoeveel groepen
er aanwezig zijn hangt af van de volgende omstandigheden

de omvang van een project

het aantal activiteiten die uitgevoerd moeten worden en
de relatie tussen de diverse activiteiten.

In de meest uitgebreide vorm komen we de volgende hirarchische groepen tegen:

Werkgroep
Stuurgroep
Projectgroep

2.4.2 De opdrachtgever
De opdrachtgever Is degene die de opdracht geeft aan de organisatie vandaar zijn naam
opdrachtgever. Het grootste belang bij het projectresultaat ligt dan ook bij de opdrachtgever
omdat hij dit product moet gaan gebruiken. Het resultaat komt tot stand volgens wat hij wil zijn
wensen en hij bepaalt ook het budget dat maximaal gebruikt mag worden. Maar hij moet wel
zorgen dat hij de projectleider niet in de wegloopt
In de stuurgroep laat de opdrachtgever zich vaak vertegenwoordigen

Voorbeeld
Op school is de opdrachtgever meestal je docent, maar waarschijnlijk zul je ook wel eens te
maken hebben met een externe opdrachtgever.

2.4.3 Stuurgroep

Als je met grotere projecten werkt wordt er in veel gevallen een stuurgroep ingeschakeld. In zoon
stuurgroep zitten meestal afgevaardigden van de opdrachtgever. Ook zie je vaak nog managers en
specialisten in een stuurgroep
 De opdrachtgever kan ook een groot deel van de taken van de stuurgroep op zich nemen als het gaat
om kleinere projecten zodat de stuurgroep meer het bestuur wordt . Bij grote en kleine projecten moet
de projectleider wel zorgen dat hij regelmatig overlegt en verslag uitbrengt aan de leden van de
stuurgroep.

Wat zijn de belangrijkste dingen waar de stuurgroep zich mee bezig houd:

zorgen voor de noodzakelijke afstemming tussen deze projecten bij het uitvoeren van
samenhangende projecten
zorgen dat de projectgroep en eventuele werkgroepen ongestoord verder kunnen werken
Zorgen voor noodzakelijke afstemming als je samenhangende projecten uitvoert.

Voorbeeld
Bij projecten die je als leerling in de klas uitvoert zul je bovenstaande taken niet altijd volledig kunnen
uitvoeren. De meeste projecten hebben dan immers tot doel ervaring op te doen met projectmatig
werken. Het kan dus best voorkomen dat de docent onvoldoende faciliteiten aan jou geeft om aan alle
projecteisen te voldoen.

2.4.4 Projectgroep + Werkgroep

Het Projectteam/De Projectgroep, werkt in een tijdelijk samenwerkingsverband aan de

totstandkoming van het projectresultaat. Er zitten meestal mensen uit verschillende vakdisciplines
in een Projectteam

Voorbeeld
Voor het straatfeest is het zinvol om een groep samen te stellen van bewoners die verschillen qua
kennis en interesse. De kans van slagen van het project wordt hiermee vergroot. Een projectgroep
wordt ontbonden zodra het project is afgerond.

Inventarisatie van de activiteite

 De uit te voeren activiteiten moeten in het plan van aanpak zorgvuldig worden genventariseerd.
Hierdoor is er een juiste verdeling voor de groepsleden mogelijk. Bovendien wordt het op elkaar
afstemmen van de activiteiten hiermee gemakkelijker.

De projectleider

Elk Project team moet worden geleid en dit wordt gedaan door een Projectleider. Zoon
Projectleider heeft veel belangrijke taken

De taken van een projectleider zijn:

Het Plan van Aanpak Samenstellen en hierin afspraken vastleggen

Zorgen dat de juiste mensen in de projectgroep zitting nemen
Zorgen dat de mensen het juiste werk doen en dat dit werk ook goed uitgevoerd wordt
Bewaken van de voortgang van het project of de verschillende deelprojecten via overleg met
de stuurgroep en/of opdrachtgever (we spreken dan wel van tracking)
De uit te voeren activiteiten organiseren
Zorgen dat alle benodigde spullen aanwezig zijn
Verantwoorden aan de opdrachtgever en/of de stuurgroep

Voorbeeld
In een lessituatie is het verstandig om regelmatig van projectleider te wisselen, want dan krijgt elke
deelnemer een keer te maken met de activiteiten van een projectleider. De projectleider moet
vergaderingen leiden, de agenda maken en de notulen controleren. Verder is de projectleider
verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de mijlpaalproducten van die fase aan de stuurgroep.

De taken van de projectleider zijn zwaarder dan je misschien denkt. Hij moet aardig wat in zijn mars
hebben zeker bij grote projecten. Ook moet hij Persoonlijke kwaliteiten hebben zoals:

Hij moet in staat zijn andere werknemers te stimuleren

Op het juiste moment de juiste beslissingen maken(samen in overleg met andere deelnemers
van het project)
Een projectleider moet initiatief zijn

Op een minder hoog niveau bestaan vaak(maar niet altijd) een of meer werkgroepen.
Deze werkgroepen voeren de plannen uit die in de projectgroep en door de projectleider gemaakt
zijn.

Voorbeeld: straatfeest
Bij het straatfeest kunnen veel dingen door de projectgroepsleden zelf gedaan worden. Wel kunnen
ze aan individuele bewoners vragen om bij bepaalde activiteiten te assisteren, bijvoorbeeld bij het
zoeken van sponsors of bij het ophangen van de versiering en verlichting. Zo kan er toch sprake zijn
van werkgroepen.