Fina World Masters Registration Guide 2017

Registration User Guides
FINA World Masters Championships 2017

Budapest (HUN)
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Registration
User Guide
FINA World
Masters Championships 2017
Budapest (HUN)
Version 1.2
Edition January 2017
INFORMATION CONTAINED IN THIS GUIDE IS FOR
REFERENCE ONLY.
ACTUAL DATA ON SCREEN SHOTS IS PURELY FOR THE

PURPOSE OF DEMONSTRATION AND DOES NOT REFLECT
ACTUAL EVENT REGISTRATION DETAILS SUCH AS EVENT
NAMES, EVENT DATES, REGISTRATION DEADLINES, ENTRY
FEES ETC.
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in this documentation at any time without prior notice. Furthermore, FINA reserves the right to revise this
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FINA 2017.
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Event Registration / FINA World Masters Championships
TABLE OF CONTENTS
1 HOW TO REGISTER? .................................................................................................. 2
2 CREATE AN ACCOUNT .............................................................................................. 3
3 LOGIN........................................................................................................................... 6
4 HOME ........................................................................................................................... 7
5 MY PROFILE ................................................................................................................ 8
6 EVENTS...................................................................................................................... 12
6.1 Terms and conditions.................................................................................................. 13
6.2 Registration ................................................................................................................ 13
6.3 Event Info ................................................................................................................... 18
6.4 Sport Entries for Individual Events .............................................................................. 18
6.4.1 Sport Entries for Swimming .......................................................................... 18
6.4.2 Sport Entries for Open Water Swimming, Diving, Synchronised Swimming .. 20
6.4.3 Payment ....................................................................................................... 21
6.4.4 Corrections................................................................................................... 22
6.5 Team Entries (Team Events: relays, duet, team, etc.)................................................. 23
6.6 Travel ......................................................................................................................... 27
6.7 Accommodation .......................................................................................................... 28
6.8 Payment ..................................................................................................................... 28
7 ACCOUNT SETTINGS ............................................................................................... 30

7.1 Account Settings ......................................................................................................... 30
8 APPENDIX .................................................................................................................. 31
8.1 Abbreviations and symbols ......................................................................................... 31
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Page 1
1 HOW TO REGISTER?
To register for the FINA World Masters Championships, you have to go on the FINA GMS (FINA
General Management System) Public Portal: https://registration.fina.org
Public Portal is a part of the FINA registration system which is open to the public. Anyone can create
account to then manage their own personal profile and register for available FINA events.
The system is optimized for the latest version of the Goggle Chrome browser.
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Page 2
2 CREATE AN ACCOUNT
If you do not have your account yet you have to create it first. Click on [Create account] to start the
process.
You have to complete all the requested information. Your email address will serve as your user name
in future.
For the Category, you have the choice between:
Masters Athlete (if you are competing)
Masters Coach (if you are the team coach and dont participate in events as a competitor)
Masters Accompanying person (for family, friends, support staff.)
Choose the category complying with your function during the event.
(Particular case: If you are an athlete and a coach, you MUST register as an athlete).
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Page 3
When you have completed all information, click on Create account to create your account.
An email with confirmation link is sent to you immediately.
Open your inbox and click on the link to confirm that you have requested to create the account.
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Page 4
As soon as the account is activated you can log in.
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Page 5
3 LOGIN
The user log-in process is quick and simple. First enter your E-mail Address (User Name) and your
password, accept terms & conditions and click on the [Login] button. The terms and conditions can
be found at the bottom login screen and every page of the Public Portal or by clicking the text Terms
and Conditions.
If you have forgotten your password, click on the [Forgot Password?] button to receive a link to reset
the password via the e-mail address associated with your account.
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Page 6
4 HOME
The application is divided into tabs.
After first login you enter the home tab. Here you will find displayed important communications
relating to upcoming events. You can see the detail by clicking on [Show detail] icon. All news may
be displayed in the News tab as well.
You have to start with completing your profile by clicking on [Go to profile].
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5 MY PROFILE
You have to complete all the fields. Mandatory fields are highlighted in the color red.
Fill in all required information and then click on [Save].
You have to complete the following tabs:
The document tab is where you can find the document you have uploaded (passport copy, photo,
etc.). There is nothing to complete.
Add your contact details.
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On the Travel Documents tab, you can add as many travel documents as you want by clicking
on [Add Travel Document]. This should be your passport copy uploaded here. Remember to save
them by clicking on [Save].
Add your Masters Affiliation Card/Licence (any document proving your affiliation to a club).
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If some fields or tab are not completed correctly, your profile will remain invalid and you will
not be able to continue the registration.
When you profile is completed, you are ready to register !
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Page 10
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Page 11
6 EVENTS
You can go directly to the event registration from your profile:
Or you can access the events in the event tab, as soon as your profile is complete, this new tab
Events is displayed. There is a list of all events available for registration. Click on [Detail] or the
event logo to see more.
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Page 12
6.1 Terms and conditions
To start the registration, you first have to read and accept the terms and conditions (if you agree of
course).
6.2 Registration
You have to complete your registration information:
A. Select the disciplines you want to take part in (only disciplines that you have added to your profile
will appear here)
B. Select your club. (see below detailed explanation)
C. Copy the information about your passport. If you have uploaded several passports, choose the
one you want to travel with.
D. Complete the visa fields with the name of the city where you will apply for a visa and the country.
E. Click on Finish registration once everything is completed.
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Club Search:
To select your club, you have to type at least three letters of your clubs name (use key word). A list
of clubs will appear and you have to select your club from this list by clicking on it.
(Advice: type key word of your club name. Example: Swimming Club Zaventem, type Zaventem, not
swimming or club. It will make it easier to find it).
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If your club is not on the list, you have to click on NA button. FINA will then check with the national
federation and add your club.
As soon as you click on Finish Registration, you will be redirected to the payment tab where you
have to pay the invoice for your registration fee.
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You have to click on the pay button to be directed to the payment website.
Registration will be submitted only after payment!
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Page 16
There are several statuses for your registration:
Pending: status is pending until you submit your registration

Waiting for payment: status is waiting for payment until you pay the invoice
Submitted: once the fee has been paid, the status goes to submit. It means your registration has
been sent to the Organising Committee.
Approved: the submitted registration will be checked by the Organising Committee and approved if
everything is in order.
Rejected: your registration has not been approved by the Organising Committee. You will be
informed personally of the reason.
Until you have paid your registration will remain with a waiting for payment status and you will not
be able to register further for the competitions.
Once your registration fee is paid, you are registered for the FINA World Masters Championships.
A new tab appears to allow you to make your sport entries (registration for individual events).
You must make and pay for your sport entries in order to participate as an athlete!
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6.3 Event Info

Event Info tab displays information relevant to the event including Organising Committee contact
details.
6.4 Sport Entries for Individual Events

Sport Entries tab allows you to complete your registration for each individual events. There you can
add your sport entries (registration for precise event you want to participate) based on registered
disciplines. The page is divided by selected disciplines. Each of discipline contains several concrete
discipline event.
6.4.1 Sport Entries for Swimming
Once in the Sport Entries Tab, you have to select the event you want to register to.
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Once you have select an event, you have to complete your entry time, date and place where it was
achieved. You will also see your age group and the qualification time for this age group. No entry
slower will be accepted.
Once your entry is saved, you can submit it. Only complete and valid sport entries can be submitted.
Once your entry has been submitted, an invoice will be created for you to pay the entry fee. Until the
entry fee is payment, the status will remain Waiting for Payment and the entry will not be
considered.
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6.4.2 Sport Entries for Open Water Swimming, Diving, Synchronised Swimming
Select the event you want to register to and save your entry.
Once your entry is saved, you can submit it.
Once your entry has been submitted, an invoice will be created for you to pay the entry fee. Until the
entry fee is payment, the status will remain Waiting for Payment and the entry will not be
considered.
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Page 20
6.4.3 Payment
You dont have to pay after each sport entries you add. If you have several sport entries,
you can add all of them and the invoice will be updated with the total amount of fees to be paid.
You will see the total amount you have to pay.
In detail, you will see the detailed invoice with all the fees.
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Page 21
Once entries have been paid, the status will be changed to submitted. It means it has been sent to
the Organising Committee.
6.4.4 Corrections
You can correct, change or delete your entries any time until the defined deadline, even if it has been
submitted.
You just have to click on the reopen button and you will be able to make the changes.
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Page 22
You can also change completely your entries by deleting the previous one and add a new one.
Important: Inside a sport, if you already paid your entry fees, you will be able to delete one entry
and add another at its place without having to pay again the fee. Your entry will go directly to
submitted status.
6.5 Team Entries (Team Events: relays, duet, team, etc.)

Only a person recognized as a coach or team captain will be able to make Team Entries. If you are
a coach, you have to create your account as a Master-Coach. If you are an athlete and a coach or
captain of your team, you have to create an account as Masters-Athlete and then click a specific box
in the registration stating that you are also a coach/captain.
The function of coach/captain gives you access to a specific Tab called Team Entries where you will
be able to make your registration for team event.
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Page 23
As a team coach/captain, you will also be responsible for the payment of the fee to
register your team.
To register your team, you have to go in Team Entries Tab and click add a team. Then choose the
event you want to register your team to.
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You can add the team members. You can either type the name of the person to select them or click
on the button where you will see all team members.
Only people which have completed their registration and paid will appear in the club member
list.
Once the team is completed, you have to save it. The age group where the team is registered is
automatically calculated.
Once you submit the entry, you have to proceed to the payment to validate it.
Once the payment is done, the team entry is submitted.
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Important note: For diving, the coach/team captain will be able to see the members of its club but
also all clubs members from his country.
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Page 26
6.6 Travel
Travel information is important part of the registration process. You have to go on the travel tab to
add your travel information.
Important note: travel information may be completed at any time. You dont need to put your travel
details the day you register. You can come back and add it later.
To add travel information, click on add connection button. You can add as many connections as
you want however, for the organizers the most important part is your arrival to the final destination
and your departure because they will use this to organise transportation. Once you fill in travel
information click on [Save].
Please have your FINAL ARRIVAL CONNECTION listed as the Final Arrival and FIRST
DEPARTURE CONNECTION listed as number 1.
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6.7 Accommodation
You can find in this tab information about accommodation, but rooms cannot be booked through the
FINA GMS. Please follow the links to the official website of the Championships for more information.
6.8 Payment
The payment tab is the place where you can see your different invoices and pay it.
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Page 28
You can download the invoice by clicking on [Download Invoice]. The pay button will direct you to
the payment page as explained on point 6.2. Follow the instructions on the website to complete the
payment.
As soon as the order is paid, the status changes to Paid.
The same tab is also available from the home page of your account. You can see all your orders
directly there, without going in the event.
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Page 29
7 ACCOUNT SETTINGS
Click on the user name in the upper right corner to display menu where you can either select account
settings or sign out.
7.1 Account Settings
If you want to change your password select the check-box I want to reset password. Click on [Set
new password].
Click on Home to go back to the Home tab.
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Page 30
8 APPENDIX
8.1 Abbreviations and symbols
Abbreviations
GMS General Management System
NF National Federation
RO Responsible Organization
Syntax for buttons, labels, menu items etc. in the applications

Keys, Buttons and labels [key], [OK], [Result]
Registration Pending. Further information required
New request.
Registration Submitted
Registration Approved
Registration Rejected
Registration Waiting for Payment
Payment Outstanding
Payment Made
Remove button
Save Button
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Page 31
Enregistrement Masters
Guide de lutilisateur
FINA World
Budapest (HUN)
Version 1.2
Edition Janvier 2017
LES INFORMATIONS CONTENUES DANS CE GUIDE SONT A
TITRE INDICATIF.
LES DONNEES APPARAISSANT SUR LES CAPTURES DECRAN

ONT UN BUT DEXEMPLE ET NE REFLETENT PAS LA REALITE
DES DONNEES DANS LENREGISTREMENT REEL TEL QUE
NOM DE LEPREUVE, DATES, DELAIS DENREGISTREMENT,
FRAIS DENREGISTREMENT, ETC.
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described in this documentation at any time without prior notice. Furthermore, FINA reserves the right to
revise this documentation in its content at any time and without any obligation to notify any person or
organization of such revision.
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but not limited to, the completeness, accuracy, correctness and actuality of the content of this
documentation. FINA specifically disclaims any implied warranty of merchantability, quality and/or fitness for
any particular purpose. FINA shall not be liable for errors contained in this documentation or for incidental or
consequential damages in connection with the supply, performance or use of this documentation.
Copyright
FINA 2017.
Enregistrement / Championnats du Monde Masters FINA
TABLE OF CONTENTS
1 COMMENT SENREGISTRER ? .................................................................................. 2
2 CRER UN COMPTE ................................................................................................... 3
3 LOGIN - IDENTIFICATION ........................................................................................... 6
4 HOME ........................................................................................................................... 7
5 MY PROFILE MON PROFIL ...................................................................................... 8
6 EVENTS - VNEMENTS .......................................................................................... 12

6.1 Terms and conditions Conditions gnrales ............................................................ 13
6.2 Registration - Enregistrement ..................................................................................... 13
6.3 Event Info ................................................................................................................... 18
6.4 Inscription pour les preuves individuelles .................................................................. 18
6.5 Inscriptions aux preuves par quipes (relais, duo, quipe, etc.) ................................ 22
6.6 Travel - Voyage .......................................................................................................... 26
6.7 Accommodation - Logement ....................................................................................... 27
6.8 Payment - Paiement ................................................................................................... 27
7 ACCOUNT SETTINGS PARAMTRES DU COMPTE ............................................ 29

7.1 Account Settings ......................................................................................................... 29
8 APPENDIX .................................................................................................................... 1
8.1 Abbreviations and symbols ........................................................................................... 1
Version 1.2 Page 1

1 COMMENT SENREGISTRER ?
Pour vous enregistrer pour les Championnats du Monde Masters FINA, vous devez vous render
sur le portail public du FINA GMS (FINA General Management System):
https://registration.fina.org
Le portail public est la partie du systme denregistrement FINA qui est ouverte au public. Toute
personne souhaitant crer un compte pour ensuite senregistrer aux vnements FINA doit le faire
par ce biais.
Le systme est optimis pour la dernire version du navigateur Google Chrome.
Version 1.2 Page 2

2 CRER UN COMPTE
Si vous navez pas encore de compte, vous devez tout dabord en crer un. Vous devez cliquer sur
Create account pour commencer la procedure.
Vous devez ensuite compter les informations demandes. Votre email servira de nom dutilisateur
pour le futur et sera utilis pour toutes les communications.
Pour la catgorie, vous avez le choix entre :
Masters Athlete = Athlte Masters (si vous participez aux comptitions)
Masters Coach = Coach/Entraneur Masters (si vous tes un coach et ne participez pas
la comptition en tant quathlte)
Masters Accompanying person = Accompagnants Masters (si vous tes de la famille, des
amis, etc.)
Choisissez la catgorie qui correspond votre rle pendant lvnement.
(Cas particulier: si vous tes la fois athlte et coach, vous devez vous enregistrer en tant
quathlte)
Version 1.2 Page 3

Une fois les informations compltes, vous pouvez cliquer sur Create account pour crer votre
compte personnel.
Un email avec un lien de confirmation vous est envoy immdiatement.
Version 1.2 Page 4

Ouvrez votre bote mail et cliquez sur le lien pour confirmer votre demande de cration de compte.
Ds que votre compte est activ, vous pouvez y accder en vous identifiant. Complter votre
email, votre mot de passe, lisez et accepter les terms and conditions . Pour vous identifier,
cliquez sur login .
Version 1.2 Page 5

3 LOGIN - IDENTIFICATION
Le processus didentification est simple et rapide. Vous devez entrer votre email et votre mot de
passe, puis accepter les conditions gnrales terms and conditions , et enfin cliquer sur le
bouton [Login]. Vous trouverez les conditions gnrales au bas de chaque page dans le systme.
Si vous avez oubli votre mot de passe, veuillez cliquer sur [Forgot Password?]. Vous recevrez un
lien par email pour rinitialiser votre mot de passe.
Version 1.2 Page 6

4 HOME
Lapplication est divise en onglets.
Lors de votre premire visite, vous accdez longlet Home. Il sagit de lendroit o toute
communication importante sera affiche dans la partie News . Vous pouvez voir linformation en
dtail en cliquant sur Show detail . Toutes les informations sont galement disponibles sous
longlet news .
Pour commencer, vous devez complter votre profil en cliquant sur [Go to profile].
Version 1.2 Page 7

5 MY PROFILE MON PROFIL
Vous devez complter tous les champs. Les champs obligatoires sont de couleur rouge.
Une fois les informations compltes, cliquez sur [save].
Vous devez complter chaque onglet.
Longlet document est lendroit o vous trouvez les documents que vous avez import (photo,
copie du passeport). Il ny a rien complter ici.
Ajoutez vos coordonnes dans longlet contact.
Version 1.2 Page 8

Dans longlet Travel Documents, vous pouvez ajouter autant de documents que vous souhaitez
en cliquant sur [Add Travel Document]. Vous devez sauvegarder la/les copie(s) de votre
passeport. Noubliez pas denregistrer en cliquant sur [Save].
Ajouter votre Carte daffiliation/Licence Masters dans longlet Club Affiliation (document prouvant
votre appurtenance un club Masters).
Version 1.2 Page 9

Si certains champs/onglets nont pas t complts correctement, votre profil restera

invalide et vous ne pourrez pas continuer lenregistrement.
Version 1.2 Page 10

Quand votre profil est complet, vous tes prt pour vous enregistrer !
Version 1.2 Page 11

6 EVENTS - VNEMENTS
Vous pouvez accder directement aux vnements depuis votre profil ou depuis longlet events:
Longlet events est accessible ds que votre profil est complet. Vous y trouverez la liste des
vnements o vous pouvez vous enregistrer. Cliquez sur [Detail] ou sur le logo pour poursuivre.
Version 1.2 Page 12

6.1 Terms and conditions Conditions gnrales
Pour commencer lenregistrement, vous devez tout dabord lire et accepter les conditions
gnrales (si vous tes daccord bien sr).
6.2 Registration - Enregistrement
Vous devez complter les informations de votre enregistrement
A. Slectionnez les disciplines auxquelles vous participez (seules les disciplines que vous avez
ajout votre profil apparaisse ici).
B. Slectionnez votre club (voir ci-dessous lexplication dtaille)
C. Copiez linformation relative votre passeport. Si vous avez import plusieurs passeports dans
votre profil, choisissez celui que vous utiliserez pour vous rendre lvnement.
D. Compltez les champs relatifs au visa, vous devez indiquer la ville o vous ferez la demande de
visa ainsi que le pays.
E. Cliquez sur [Finish registration] une fois que vous avez tout complt
Version 1.2 Page 13

Rechercher votre club:
Pour chercher votre club, vous devez taper au moins trois lettres du nom de votre club (utilisez un
mot clef). Une liste de club va apparaitre et vous naurez qu slectionner votre club dans le liste
en cliquant sur le nom.
(Conseil: tapez un mot de cl de votre nom de club. Par exemple : Swimming Club Zaventem,
tapez Zaventem, pas swimming ou club. Cela facilitera la recherche).
Version 1.2 Page 14

Si vous ne trouvez pas votre club, cliquez sur le bouton NA. La FINA vrifiera auprs de votre
fdration nationale et ajoutera votre club.
Ds que vous cliquez sur Finish Registration, vous serez redirig vers la page des paiements o
vous devez payer votre facture pour vos frais denregistrement.
Version 1.2 Page 15

Vous devez cliquer sur le bouton [pay] et vous serez redirig vers le site de paiement.
Votre enregistrement ne sera pris en compte quaprs votre paiement !
Version 1.2 Page 16

Votre enregistrement passera par diffrents statuts:
Pending: le statut est pending (en attente) jusqu ce que vous ayez soumis votre
enregistrement.
Waiting for payment: le statut est waiting for payment (en attente de paiement) jusqu ce que
vous ayez pay la facture
Submitted: une fois les frais pays, le statut passe submitted (soumis). Cela signifie que
votre enregistrement a t envoy au Comit dOrganisation.
Approved: lenregistrement une fois soumis sera vrifi par le Comit dOrganisation et approuv
si tout est en ordre
Rejected: votre enregistrement na pas t approuv par le Comit dOrganisation. Vous serez
inform personnellement de la raison.
Tant que vous navez pas pay vos frais denregistrement, votre statut restera en attente de
paiement et vous ne serez pas en mesure de continuer le processus et de vous inscrire pour les
comptitions.
Une fois vos frais denregistrement pays, vous tes enregistr pour les Championnats du Monde
Masters FINA.
Votre statut change pour devenir submitted et un nouvel onglet appel Sport Entries apparait
pour vous permettre de vous inscrire aux preuves auxquels vous souhaitez participer.
Version 1.2 Page 17

6.3 Event Info

Longlet Event Info vous donne des informations utiles au sujet de lvnement comme les
coordonnes du Comit dOrganisation.
6.4 Inscription pour les preuves individuelles

Longlet Sport Entries vous permet de complter vos inscriptions pour les preuves individuelles.
Cest lendroit o vous devez prciser quelles preuves vous souhaitez participer (bas sur les
disciplines slectionnes au pralable).
Chaque discipline contient les preuves disponibles pour inscription.
a. Inscriptions preuves individuelles - natation
Une fois dans longlet Sport Entries, choisissez lpreuve laquelle vous souhaitez participer.
Version 1.2 Page 18

Une fois lpreuve slectionne, compltez votre temps dengagement. Vous verrez votre groupe
dge et le temps de qualification pour ce groupe dge. Aucun temps dengagement suprieur ne
sera accept.
Une fois votre preuve sauvegarde, vous pouvez la soumettre en cliquant sur [submit]. Seules les
inscriptions valides et compltes peuvent tre soumises.
Une fois votre inscription envoye, une facture sera cre pour vous permettre de payer les frais
dinscription lpreuve. Tant que ce paiement naura pas t fait, le statut de linscription restera
waiting for payment et celle-ci ne sera pas considre.
Version 1.2 Page 19

b. Inscriptions Epreuves Individuelles Nage en Eau libre, Plongeon, Natation

Synchronise
Slectionnez lpreuve laquelle vous souhaitez vous enregistrer et sauvegarder votre inscription.
Une fois votre preuve sauvegarde, vous pouvez la soumettre.
Une fois votre inscription envoye, une facture sera cre pour vous permettre de payer les frais
dinscription lpreuve. Tant que ce paiement naura pas t fait, le statut de linscription restera
waiting for payment et celle-ci ne sera pas considre.
c. Paiement
Vous ne devez pas payer aprs chaque inscription une preuve. Si vous souhaitez
vous inscrire plusieurs preuves, faites lensemble de vos inscriptions dans longlet sport entries,
puis allez longlet paiement. La facture sera mise jour au fur et mesure, vous pourrez ainsi
payer le total de vos inscriptions en une fois.
Version 1.2 Page 20

Une fois vos preuves ajoutes, vous verrez la totalit des frais dinscriptions que vous avez
payer dans longlet paiement.
In detail, you will see the detailed invoice with all the fees.
Une fois les inscriptions payees, le statut change pour submitted. Cela signifie que votre inscription
a t envoye au Comit dOrganisation.
Version 1.2 Page 21

d. Corrections
Vous pouvez corriger, changer ou supprimer une preuve nimporte quel moment jusqu la date
limite pour les inscriptions, et ce, mme si votre inscription a t paye.
Vous navez qu cliquer sur le bouton reopen (rouvrir) et vous aurez la possibilit de faire les
changements souhaits.
Vous pouvez changer compltement vos preuves si vous le souhaitez. Pour cela vous devez
supprimer lpreuve et recommencer la procdure pour en ajouter une nouvelle.
Important: Dans un mme sport, si vous avez dj pay les frais dinscription pour une preuve,
vous pourrez supprimer cette preuve et en ajouter une autre sans avoir repayer. Linscription
passera directement au statut submitted.
6.5 Inscriptions aux preuves par quipes (relais, duo, quipe, etc.)
Version 1.2 Page 22

Seule une personne reconnue comme coach ou team captain (capitaine dquipe) pourra faire les
inscriptions dquipes. Si vous tes un coach, vous devez crer votre compte en tant que Masters
Coach. Si vous tes un athlte, et galement un coach ou avez la responsabilit de crer votre
quipe, vous devez crer votre compte en tant que Masters-Athlete, puis dans la partie
enregistrement cliquez une case spcifiant que vous tes aussi un coach/captain.
La fonction de coach/captain vous donne accs un onglet spcifique appel Team Entries o
vous pourrez enregistrez votre/vos quipes pour lvnement.
En tant que coach ou capitaine dquipe, vous tes charg de payer les frais
dinscription de lquipe.
Version 1.2 Page 23

Pour enregistrer votre quipe, vous devez vous render sur longlet Team Entries et cliquez sur
add a team. Choisissez ensuite lpreuve pour laquelle vous souhaitez enregistrer votre quipe.
Vous pouvez ajouter les membres de votre quipe. Pour ce faire, vous pouvez soit taper le nom de
la personne, soit cliquer sur [], les membres de votre club apparaitront.
Seules les personnes ayant complt et pay leur enregistrement aux Championnats du
Monde apparaitront ici.
Une fois votre quipe complte, vous pouvez la sauvegarder. Le groupe dge apparait
automatiquement. Pour soumettre linscription, cliquez sur submit.
Version 1.2 Page 24

Une fois votre inscription envoye, vous devez procder au paiement pour la valider.
Une fois le paiement effectu, votre inscription est valide.
Important: Pour le plongeon, le coach/captain sera en mesure de voir tous les membres des
autres clubs du pays de son club.
Version 1.2 Page 25

6.6 Travel - Voyage

Votre itinraire de voyage est une partie importante du processus. Vous devez vous rendre dans
longlet Travel pour ajouter vos informations.
Important: vous pouvez complter cette information nimporte quel moment. Vous ne devez pas
obligatoirement complter votre itinraire le jour de votre enregistrement. Vous pouvez revenir plus
tard une fois que vous disposez de linformation.
Pour ajouter votre itinraire, cliquez sur le bouton add connection. Vous pouvez ajouter autant de
connexions que vous le souhaitez. Cependant le plus important est votre itinraire darrive la
destination finale, ainsi que votre itinraire de dpart afin de pouvoir organiser le transport. Une
fois linformation complte, cliquez sur [Save].
Votre dernire connexion arrivant la destination finale doit tre liste comme Final
Arrival et votre premire connexion de dpart comme number 1.
Version 1.2 Page 26

6.7 Accommodation - Logement
Vous trouverez dans longlet accommodation les informations utiles pour rserver votre
logement. Cependant, aucune rservation ne peut tre faite travers le FINA GMS.
6.8 Payment - Paiement

Longlet payment est lendroit o vous voyez vos diffrentes factures et avez la possibilit de
les payer.
Version 1.2 Page 27

Vous pouvez tlcharger votre facture en cliquant sur [Download Invoice]. Le bouton paiement
vous redirige vers la page des paiements comme expliqu au point 6.2. Suivez les instructions du
site pour complter votre paiement.
Ds que votre facture est pay, son statut change pour Paid.
Le mme onglet est disponible depuis la page principale de votre compte. Vous y verrez un
rcapitulatif de vos factures sans avoir entrer dans lvnement.
Version 1.2 Page 28

7 ACCOUNT SETTINGS PARAMTRES DU COMPTE

Cliquez sur votre nom dutilisateur en haut droite. Vous pouvez soit accder vos paramtres
soit vous dconnecter.
7.1 Account Settings
Si vous voulez changer votre mot de passe, cliquez sur la case I Want to reset password. Tapez
votre ancien mot de passe, deux fois le nouveau cliquez sur [Set new password].
Version 1.2 Page 29

8 APPENDIX
8.1 Abbreviations and symbols
Rcapitulatif
Enregistrement en attente
Nouveau
Enregistrement soumis
Enregistrement approuv
Enregistrement refus
Enregistrement en attente de paiement
Non pay
Pay
Supprimer
Sauvegarder
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Gua de Registro para
el Usuario
FINA World
Budapest (HUN)
Version 1.2
Edition January 2017
LA INFORMACIN QUE APARECE EN ESTA GUA ES PARA
SER UTILIZADA COMO REFERENCIA.
LOS DATOS QUE APARECEN EN LAS CAPTURAS DE

PANTALLA A CONTINUACIN SON SLO COMO
DEMOSTRACIN Y NO REFLEJAN LOS DETALLES DEL
EVENTO ACTUAL, AS COMO EL NOMBRE DEL EVENTO, LAS
FECHAS LMITE DE REGISTRO, LOS PRECIOS, ETC.
Federation International de Natation (FINA) reserves the right to make improvements in the products described
in this documentation at any time without prior notice. Furthermore, FINA reserves the right to revise this
documentation in its content at any time and without any obligation to notify any person or organization of such
revision.
Language:
Disclaimer
but not limited to, the completeness, accuracy, correctness and actuality of the content of this documentation.
FINA specifically disclaims any implied warranty of merchantability, quality and/or fitness for any particular
purpose. FINA shall not be liable for errors contained in this documentation or for incidental or consequential
damages in connection with the supply, performance or use of this documentation.
Copyright
FINA 2017.
Registro de Eventos / FINA World Masters Championships
TABLA DE CONTENIDOS
1 COMO REGISTRARSE?................................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2 CREAR UNA CUENTA ..................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
3 LOGIN........................................................................................................................... 6
4 HOME (INICIO) ............................................................................................................. 7
5 MY PROFILE (MI PERFIL) ........................................................................................... 8
6 EVENTS (EVENTOS) ................................................................................................. 12

6.1 Trminos y condiciones .............................................................................................. 13
6.2 Registro ......................................................................... Error! Bookmark not defined.
6.3 Informacin del Evento .................................................. Error! Bookmark not defined.
6.4 Entradas (Sport Entries) para eventos individuales........ Error! Bookmark not defined.
6.4.1 Entradas (Sport Entries) para Natacin ........... Error! Bookmark not defined.
6.4.2 Entradas (Sport Entries) para Aguas Abiertas, Saltos y Natacin Sincronizada
..................................................................................................................... 20
6.4.3 Pago ............................................................................................................ 21
6.4.4 Correcciones ................................................................................................ 22
6.5 Entradas de Equipo (Team Entries) Relevos, do, equipos, etc. ............................. 23
6.6 Viaje (Travel) ................................................................. Error! Bookmark not defined.
6.7 Alojamiento (Accommodation) .................................................................................... 28
6.8 Pagos (Payments) ...................................................................................................... 29
7 CONFIGURACIN DE LA CUENTA .......................................................................... 30

7.1 Configuracin de la Cuenta ........................................... Error! Bookmark not defined.
8 APNDICE ................................................................................................................. 31
8.1 Abreviaciones y Smbolos .............................................. Error! Bookmark not defined.
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Page 1
1 COMO REGISTRARSE?
Para registrarse para los FINA World Masters Championships usted debe acceder al FINA GMS
(FINA General Management System). Portal Pblico: https://registration.fina.org
El Portal Pblico es una parte del sistema de registro de FINA abierto a todo el pblico. Cualquier
persona puede crear una cuenta y gestionar su perfil a la vez que registrarse para los eventos FINA
disponibles.
El sistema esta optimizado para utilizarse con la ltima versin de Goggle Chrome
Version 1.2
Page 2
2 CREAR UNA CUENTA

Si usted no dispone de una cuenta todava, debe crear una. Haga clic en [Create account] para
empezar el proceso.
Usted debe completar toda la informacin necesaria. Su direccin de email servir como nombre
de usuario en el futuro.
Para la Categora (Category), puede escoger entre las siguientes:
Masters Athlete (si usted es un atleta y competir en el evento)
Masters Coach (si usted es un entrenador y no competir en el evento como atleta)
Masters Accompanying person (para familia, amigo o equipo de soporte del atleta)
Escoja la categora acorde a su funcin durante el evento.
(Caso particular: Si usted es un atleta y entrenador a la vez, usted DEBE registrarse como Masters
Athlete)
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Page 3
Cuando usted haya completado toda la informacin, clique en Create account para crear la cuenta.
Usted recibir automticamente un email con el link de confirmacin.
Abra su email y clique en el link para confirmar que usted ha solicitado crear una cuenta.
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Tan pronto como la cuenta est activada, usted puede acceder al Portal con sus claves.
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3 LOGIN
El acceso para el usuario es rpido y sencillo. Primero introduzca su direccin de E-mail (Nombre
de Usuario - User Name) y su contrasea, acepte los trminos & condiciones y finalmente clique en
[Login]. Usted puede acceder a los trminos & condiciones al final de la pgina de registro y al final
de cada pgina del Portal o clicando en Terms & Conditions.
Si usted ha olvidado su contrasea, por favor clique en [Forgot Password?] para recibir el link donde
usted podr resetear la contrasea a travs del e-mail asociado con su cuenta.
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Page 6
4 HOME (INICIO)
La aplicacin est dividida en diferentes pestaas.
Despus de acceder a su cuenta por primera vez, usted se encontrar en la pantalla de inicio
(Home). Aqu encontrar colgadas comunicaciones importantes acerca de los eventos prximos.
Usted podr acceder a los detalles clicando en el icono [Show detail]. Todas las noticias estaran
tambin colgadas en esta pestaa.
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Page 7
5 MI PERFIL
Usted debe completar todos los campos. Los campos obligatorios estn marcados en rojo.
Complete toda la informacin obligatoria y guarde su perfil clicando en [Save].
Usted debe completar las siguientes pestaas:
En la pestaa Documents usted encontrar todos los documentos que usted ha cargado en su
perfil (copia del pasaporte, foto, etc.). Usted no debe completar nada en esta pestaa.
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Aada sus detalles de contacto:
En la pestaa Travel Documents, usted puede aadir tantos documentos de viaje como quiera
clicando en [Add Travel Document]. Aqu es donde usted debe cargar la copia de su pasaporte.
Recuerde que siempre debe clicar en [Save] para guardar la informacin.
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En la pesntaa Club Affiliation usted debe aadir su carnet o licencia Masters (cualquier
documento que demuestre su afiliacin a un club)
Si algunos campos o pestaas no estn debidamente completados, su perfil permanecer

invlido y usted no podr continuar con su registro.
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Page 10
Si su perfil est debidamente completado, usted est listo para registrarse!
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6 EVENTOS (EVENTS)
Usted puede acceder directamente al registro del evento desde su perfil:
O usted tambin puede acceder a los eventos en la pestaa Events. Esta nueva pestaa
aparecer tan pronto como su perfil haya sido completado. Aqu encontrar los eventos disponible
para poder registrarse. Clique en [Detail] o en el logo del evento para ver ms.
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Page 12
6.1 Trminos y condiciones
Para empezar con el registro, usted debe primero leer y aceptar los trminos y condiciones (si usted
est de acuerdo por supuesto)
6.2 Registro
Usted debe completar su informacin de registro:
A. Seleccione las disciplinas en las que usted desee participar (slo aparecern las disciplinas
que usted haya aadido a su perfil)
B. Seleccione su Club. (Vea ms abajo la explicacin detallada)
C. Copie la informacin de su pasaporte. Si usted a subido varios pasaportes a su perfil,
seleccin el que usted va a utilizar para viajar a su destino.
D. Complete los campos del visado con el nombre de la ciudad donde usted aplicar para su
visado y el pas.
E. Clique en [Finish Registration] una vez est todo completado.
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Bsqueda de Club:
Para seleccionar su club, usted debe teclear al menos tres letras del nombre de su club (use
palabras clave). Una lista de clubes aparecer donde usted podr seleccionar su club.
(Consejo: Teclee slo las palabras clave del nombre de su club. Ejemplo: Swimming Club Zaventem
teclee Zaventem, no Swimming o Club, as ser ms sencillo de encontrar.)
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Page 14
Si su club no aparece en la lista, usted debe marcar el botn NA. FINA comprobar entonces con
su Federacin Nacional y aadir su club posteriormente.
Una vez usted clique en finalizar registro [Finish Registration], ser redirigido a la pestaa de pagos
(Payments) donde usted debe proceder con el pago de la factura por su cuota de registro.
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Page 15
Clique en el botn pay para ser redirigido a la pgina web de pago.
Su registro ser enviado slo despus del pago!
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Existen diferentes estados para su registro:
Pending: El estado de su registro est pendiente (Pending) hasta que usted enve su registro
(Clicando en Submit)
Waiting for payment: Su estado ser Waiting for Payment hasta que usted pague la factura.
Submitted: Una vez las tasa ha sido pagada, el estado pasar a Submit. Esto significa que su
registro ha sido enviado al Comit Organizador.
Approved: Su registro ser comprobado y aprobado por el Comit Organizador si todo est en
orden.
Rejected: Su registro no ha sido aprobado por el Comit Organizador. Usted ser informado de la
causa personalmente.
Hasta que usted no haya pagado, su registro permanecer en estado Waiting for payment
(Esperando el pago) y usted no podr registrarse para prximas competiciones.
Una vez la tasa del registro ha sido pagada, usted estad registrado para los FINA World Masters
Championships.
Una nueva pestaa aparecer para permitirle realizar sus entradas (Sport Entries) para los eventos
(Registro para eventos individuales).
Usted debe inscribirse y pagar por sus entradas Sport Entries para poder participar como
un atleta!
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Page 17
6.3 Informacin del Evento (Event Info)

La pestaa Event Info muestra informacin relevante del evento, incluyendo los datos de contacto
del Comit Organizador.
6.4 Entradas para Eventos Idividuales (Sport Entries)

La pestaa Sport Entries permite completar su registro para los eventos individuales. Aqu usted
podr aadir sus entradas (registro para el evento en el que usted quiere participar) basado en las
disciplinas que usted se ha registrado. La pgina est dividida por las disciplinas seleccionadas.
Cada una de las disciplinas contiene diferentes eventos concretos de la misma.
6.4.1 Entradas para Natacin

Una vez en la pestaa Sport Entries, debe seleccionar el evento en el que usted quiere participar.
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Page 18
Una vez ha seleccionado el evento, usted debe completar su tiempo de entrada, la fecha y el lugar
donde usted hizo ese tiempo. Usted ver tambin su grupo de edad y tiempo de clasificacin para
ese grupo. Tiempos ms lentos que el de clasificacin no sern aceptados.
Una vez su entrada ha sido guardada, por favor clique en [Submit] para enviar. Solo las entradas
vlidas y con toda la informacin completa pueden ser enviadas.
Una vez su entrada ha sido enviada, se crear una factura para que usted pueda pagar su tasa de
entrada. Hasta que la tasa de entrada ha sido pagada, el estado permanecer como Waiting for
payment (Esperando el pago) y la entrada no ser considerada.
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6.4.2 Entradas para Aguas Abiertas, Saltos y Natacin Sincronizada

Seleccione el evento en el que usted quiere participar y guarde su entrada clicando en Save.
Una vez su entrada ha sido guardada, por favor, clique en Submit para enviar.
Una vez su entrada ha sido enviada, se crear una factura para que usted pueda pagar su tasa de
entrada. Hasta que la tasa de entrada ha sido pagada, el estado permanecer como Waiting for
payment (Esperando el pago) y la entrada no ser considerada.
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6.4.3 Pago
Usted no debe pagar despus de efectuar cada entrada. Si usted tiene varias entradas,
usted puede aadirlas todas a la vez y una factura ser actualizada con la cantidad total de tasas
que debe pagar.
Usted ver la cantidad total que debe pagar.
Accediendo a Detail usted podr ver la factura detallada con todas las tasas.
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Una vez todas las entradas han sido pagadas, el estado cambiar a Submitted. Esto significa que
la informacin ha sido enviada al Comit Organizador.
6.4.4 Correcciones
Usted puede corregir, cambiar o borrar sus entradas en cualquier momento hasta la fecha lmite de
registro, incluso si ha sido enviada (Submitted).
Usted slo debe clicar en el botn Reopen y usted podr entonces efectuar los cambios.
Version 1.2
Page 22
Usted tambin puede cambiar por completo las entradas borrando las anteriores y aadiendo
nuevas.
Importante: Dentro de un deporte, si usted ya ha pagado sus tasas de entrada, usted podr borrar
una entrada antigua y aadir una nueva en su lugar sin tener que pagar de nuevo por la tasa. Su
nueva entrada pasar directamente a estado Submitted
6.5 Entradas de Equipo Team Entries (Relevos, dos, equipos, etc.)

Slo la persona reconocida como entrenador (Coach) o capitn (Team Captain) podr efectuar las
entradas de equipo. Si usted es entrenador, debe crear su cuenta como Master-Coach. Si usted
es un atleta y a la vez entrenador o capitn de su equipo, usted debe crear una cuenta como
Masters-Athlete y clicar en la casilla especfica indicando que usted es tambin entrenador/capitn.
La funcin del entrenador/capitn le da acceso a la pestaa especfica llamada Team Entries
donde usted podr efectuar su registro para los eventos de equipo.
Version 1.2
Page 23
Como entrenador/capitn, usted ser tambin responsable del pago de las tasas para
registrar a su equipo.
Para registrar a su equipo, usted debe acceder a la pestaa Team Entries i clicar en add a team
(Aadir un equipo). Entonces seleccione el evento al que quiere registrar a su equipo.
Usted puede aadir los miembros del equipo. Usted puede teclear el nombre de la persona y
seleccionarla o bien clicar en el botn donde usted podr ver todos los miembros de su equipo.
Version 1.2
Page 24
nicamente las personas que hayan completado su registro y pagado la tasa aparecern en
la lista de miembros del equipo.
Una vez el equipo est completo, usted debe clicar en Save para guardar la informacin. El grupo
de edad donde el equipo estar registrado se calcula automticamente.
Una vez haya enviado la entrada, usted debe proceder con el pago para poder validarla.
Una vez el pago ha sido efectuado, la entrada de equipo ser enviada.
Version 1.2
Page 25
Nota importante: para saltos (Diving), el entrenador/capitn del equipo podr ver a todos los
miembros de su club, pero tambin a todos los miembros del club de su pas.
Version 1.2
Page 26
6.6 Viaje (Travel)

La informacin de viaje es una parte importante para el proceso de registro. Usted debe acceder a
la pestaa travel para aadir toda la informacin referente a su viaje.
Nota Importante: La informacin de viaje puede completarse en cualquier momento. Usted no

necesita completar sus detalles de viaje el da de su registro. Usted acceder al portal en cualquier
momento y aadir la informacin ms tarde.
Para aadir la informacin de viaje, clique en Add connection (Aadir conexin). Usted puede
aadir tantas conexiones como quiera. De todos modos, la informacin ms importante para el
Comit Organizador es la de su llegada al destino final y la de su salida ya que esta informacin
ser utilizada para organizad el transporte. Una vez la informacin de viaje ha sido completada, por
favor clique en [Save].
Por favor aada su LTIMA CONEXIN DE LLEGADA como Final Arrival (Llegada Final) y
PRIMERA CONEXIN DE SALIDA como nmero 1.
Version 1.2
Page 27
6.7 Hospedaje (Accommodation)
En la pestaa Accommodation usted encontrar toda la informacin relacionada con el hospedaje,

pero las habitaciones no pueden ser reservar a travs del FINA GMS. Por favor, siga los links a las
pginas web oficiales de los campeonatos para ms informacin.
Version 1.2
Page 28
6.8 Pagos (Payments)

En la pestaa Payments (pagos) usted puede ver las distintas facturas y efectuar el pago de las
mismas.
Usted puede descargarse la factura en cualquier momento clicando en [Download Invoice]. La

casilla Pay le dirigir a la pgina de pago como se explica en el punto 6.2. Siga las instrucciones
en la pgina web para completar el pago.
Tan pronto como se haya efectuado el pago, el estado cambiar a Paid (pagado).
La misma pestaa est tambin disponible desde la pgina de inicio (Home) del Portal. Usted puede
ver todas sus facturas directamente all sin necesidad de acceder a la pgina del evento.
Version 1.2
Page 29
7 CONFIGURACIN DE LA CUENTA (ACCOUNT SETTINGS)

Clique en su nombre de usuario en el margen superior derecho de la pantalla para desplegar el
men donde usted podr salir de la sesin (Sign Out) o seleccionar la configuracin de la cuenta.
7.1 Configuracin de la cuenta
Si usted quiere cambiar su contrasea, seleccione la casilla I want to reset password (Cambiar
contrasea). Clique en Set new password (establecer nueva contrasea).
Clique en Home para volver a la pestaa de inicio.
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Page 30
8 APNDICE
8.1 Abreviaciones y smbolos
Abreviaciones
GMS General Management System
NF National Federation (Federacin Nacional)
RO Responsible Organization (Organizacin Responsable)
Sintaxis para botones, etiquetas, tems del men etc. en las aplicaciones
Claves, botones y etiquetas [key], [OK], [Result]
El registro no est completo, falta rellenar informacin.
Nueva solicitud
El registro ha sido enviado
El registro ha sido aprobado
El registro ha sido denegado
El registro est en estado de espera del pago
Pago pendiente
Pagado
Borrar
Guardar
Version 1.2
Page 31

Fina World Masters Registration Guide 2017

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FINA World Masters Championships 2017

Click Cliquez Clique

ACTUAL DATA ON SCREEN SHOTS IS PURELY FOR THE

2 CREATE AN ACCOUNT .............................................................................................. 3

7 ACCOUNT SETTINGS ............................................................................................... 30

An email with confirmation link is sent to you immediately.

As soon as the account is activated you can log in.

Fill in all required information and then click on [Save].

You have to complete the following tabs:

Add your contact details.

When you profile is completed, you are ready to register !

6.1 Terms and conditions

You have to complete your registration information:

Registration will be submitted only after payment!

There are several statuses for your registration:

Pending: status is pending until you submit your registration

6.3 Event Info

6.4 Sport Entries for Individual Events

6.4.1 Sport Entries for Swimming

Once your entry is saved, you can submit it.

You will see the total amount you have to pay.

6.5 Team Entries (Team Events: relays, duet, team, etc.)

Once the payment is done, the team entry is submitted.

As soon as the order is paid, the status changes to Paid.

7.1 Account Settings

Click on Home to go back to the Home tab.

Syntax for buttons, labels, menu items etc. in the applications

Registration Waiting for Payment

LES DONNEES APPARAISSANT SUR LES CAPTURES DECRAN

2 CRER UN COMPTE ................................................................................................... 3

3 LOGIN - IDENTIFICATION ........................................................................................... 6

5 MY PROFILE MON PROFIL ...................................................................................... 8

6 EVENTS - VNEMENTS .......................................................................................... 12

7 ACCOUNT SETTINGS PARAMTRES DU COMPTE ............................................ 29

Version 1.2 Page 1

Le systme est optimis pour la dernire version du navigateur Google Chrome.

Version 1.2 Page 2

Version 1.2 Page 3

Un email avec un lien de confirmation vous est envoy immdiatement.

Version 1.2 Page 4

Version 1.2 Page 5

Version 1.2 Page 6

Version 1.2 Page 7

5 MY PROFILE MON PROFIL

Une fois les informations compltes, cliquez sur [save].

Vous devez complter chaque onglet.

Ajoutez vos coordonnes dans longlet contact.

Version 1.2 Page 8

Version 1.2 Page 9

Si certains champs/onglets nont pas t complts correctement, votre profil restera

Version 1.2 Page 10

Version 1.2 Page 11

Version 1.2 Page 12

6.1 Terms and conditions Conditions gnrales

6.2 Registration - Enregistrement

Vous devez complter les informations de votre enregistrement

Version 1.2 Page 13

Rechercher votre club:

Version 1.2 Page 14

Version 1.2 Page 15

Votre enregistrement ne sera pris en compte quaprs votre paiement !

Version 1.2 Page 16

Votre enregistrement passera par diffrents statuts: