MICROSOFT PROJECT

DERS NOTLARI

Do.Dr.Aydn Ulucan
Hacettepe niversitesi
letme Blm
aulucan@hacettepe.edu.tr

ANKARA-2006
MCROSOFT PROJECT 2000 NOTLARI
1. GR VE TANITIM

Program altrmak iin Windows-Start-Programs-Microsoft Project seimini yapnz. Aada grlen ilk
grnm kacaktr.

Ara ubuklar ve Menler

Giri Ekran
Grnm ubuu (Gannt Chart Grnm)

Yeni bir proje planlamak iin File-New

seilmelidir. Yeni proje ilk olarak balatldnda
aadaki Project Information penceresi alr. Bu
pencere Projenin batan sona, yada sondan baa
planlanmasn belirlememiz iin start date yada
finish date sorar. Seim dorultusunda projenin ilk
ya da son tarihi belirlenir ve proje planlanmaya
hazrlanr.

Daha nceden allm bir projeyi tekrar yklemek iin File-Open-dosya ad seilmelidir. Aada daha
nceden allm bir proje rnei grnmektedir.

2
Yukarda standart grnm olan Gannt Chart grnmnde bir proje plan izlenmektedir. Sol tarafta Faaliyetler
ve srelerinin grld Task Sheet sa tarafta ise faaliyetlerin srelerine gre ubuklar ve o ii yapan
kaynaklarla birlikte grld Gannt Chart vardr. Her iki pencerenin de saa doru kaydrlabileceini kontrol
edersek, pencerelerin grlmeyen ksmlarnda da veriler oldunu farkederiz. Aada Task Sheetin devam da
grlmektedir. Faaliyetlerin balang-biti tarihleri, nceki faaliyetleri ve kaynaklar bu tablo zerinde yazldr.

Sol taraftaki grnm ubuu ile farkl grnmler arasnda dolaabiliriz. MS project projeyi farkl alardan
planlayp izler. Bu ynleri, sre, kaynak, atamalar, maliyetler, iykleri olarak sralayabiliriz. Farkl grnmler
proje planlarnn farkl ynlerini n plana kartr. rnein Resource Sheet grnm aada grlyor. Bu
grnmde projede yer alan kaynaklar adlar, tipleri, max. Birimleri, maliyetleri gibi veriler girilir.

3
Daha detayl bir grnm olan Task Usage grnmnde ise her faaliyete atanan kaynaklar zaman ekseninde
i ykleri grnmektedir.

2. FAALYETLERN GRLMES VE DZENLENMES

Bir proje planlanmaya

balandnda ncelikle
faaliyetler tanmlanr. MS
Projecte ilk faaliyeti
aadaki gibi Task
Name stununun altna
girip entera bastnzda, o
faaliyet 1 gn? olarak
tanmlanr. ? iaretinin anlam
srenin bizim tarafmzdan
girilmedii iin kesin
olmaddr. Sa tarafta 1
gnlk bir Gannt ubuu
oluur.

Faaliyetler yukardaki gibi girildike Gannt chart da sa tarafta

oluur. Dikkat edilirse henz srelerle ilgili hibirey girmedik.
Sreler bir sonraki aamada girilecektir.

Faaliyet sreleri dakikadan aya kadar farkl birimlerde girilebilir. ki

dakikalk bir i 2m ile, iki saatlik bir i 2h ile, iki gnlk bir i 2 ile
yada 2d ile, iki haftalk bir i 2w ile, iki aylk bir i de 2mo ile
gsterilir. Gnde sekiz saat allan bir projede bir faaliyeti 3d ile
gsterirsek 3*8 = 24 saate karlk gelmektedir. Ancak baz
faaliyetler tm gn srebilir. Bu tipte sreleri tanmlamak iin
zaman biriminin bana e ksaltmas getiririz (2 ed, 2ew gibi). Bu
elapsed datein ksaltmasdr. Yukardaki faaliyeti 3ed olarak
tanmlarsak 3*24 = 72 saate karlk gelir.

Proje iin zaman dilimlerinin sreleri Tools-Options-Calendardan

ayarlanr. Yanda bu pencere grlmektedir. Aada ise faaliyet
sreleri girilmitir.

4
Faaliyet srasn
belirlemek iin
faaliyetleri balamak
bir sonraki itir. ki
faaliyeti birbirine
balamak iin farkl
yollar kullanlabilir.
ncelikle iki faaliyet
seilip Link Task

dmesine
baslrsa ikinci
faaliyet birincinin
ardna balanr.
Yada ikinci faaliyetin
stne ift kliklenirse
yanda grlen Task
Information formu
alr. Burada
Predecessors
sekmesi seilirse
faaliyetlerin izledii
faaliyetler (nceki
faaliyetler) girilebilir.

Birden ok faaliyeti birbirinin ardna ayn anda balamak iin tm faaliyetler seilir ve Link Task
dmesine baslr. Aada balanm faaliyetler grlmektedir.

ok sayda faaliyet ile planlama yaparken genellikle faaliyetler evreler altnda gruplanr. rnein yukardaki tm
faaliyetler projenin hazrlk faaliyetleri ise bunlar Hazrlk Faaliyetleri adl bir zet grev altnda toplayabiliriz.
ncelikle 1. satra gidip Insert-New Task seersek en ste bo bir satr eklenir. Buraya Hazrlk Faaliyetleri
yazp yeni bir faaliyet tanmlarz. Alttaki tm faaliyetleri seip saa Indent dmesine basarsak faaliyetleri
aadaki gibi gruplar. Burada Hazrlk Faaliyetleri tek bana bir faaliyet deildir. Altndaki faaliyeterin tmn
kapsayan zet faaliyettir.

Genellikle projelerin ara hedeflerine ulaldn yada bir evrenin tamamlandn gstermek iin kilometre talar
kullanlr. Kilometre talar sresi 0 olan faaliyetlerdir. Gannt emasnda farkl bir iaretle gsterilir. Hazrlk
Faaliyetlerinin sonunda Hazrlk tamamland adl bir faaliyet yaratp sresini 0 verirsek ve Plan gzden geir
faaliyetinin ardna balarsak ilk evrenin kilometre tan yaratabiliriz. Bu ilem yukarda yaplmtr.

5
3. KAYNAKLARI TANIMLANMASI VE DZENLENMES

Kaynaklar proje faaliyetlerinin gerekletirilmesinde kullanlan insan, donanm ve malzemelerdir. Kiiler,

meslekler, gruplar, fiziksel mekanlar, i makinalar igc tipinde kaynaklardr. Sarf malzemeleri, hammaddeler
ise projede tketilen malzeme tipinde kaynaklardr. Kaynaklar eitli yollarla MS Projecte girebiliriz. Bunun en
genel yolu Resource Sheeti kullanmaktr. Bu grnmde tanmlanan kaynan srasyla ad, tipi (insan ve
donanm iin work, sarf malzemeleri iin material), Label, ksaltmas, grubu, maksimum miktar (100% olmas o
kaynaktan 1 adet, 200% olmas iki adet, 50% olmas da yar zamanl kaynak anlamna gelir.), maliyet (rnein
100 bTL/week, 10 bTL/hour gibi), fazla mesai maliyeti (overtime cost), kullanm bana maliyeti (cost/use),
maliyetin ne zaman oluaca (accrue at: start ise maliyet faaliyetin banda kar, end ise maliyet faaliyetin
sonunda kar, prorated ise maliyet faaliyet sresince dzenili olarak kar) tanmlanr.

Kaynaklar zerine ift kilklendiinde Resource Information formu grntlenir. Bu form zerinde de detayl
kaynak tanmlamalar yaplabilir. rnein kaynan alabilecei gn-saatleri gsteren takvimi, kayna farkl
zaman ve ilerdeki farkl maliyetleri ve kaynan projede olaca zaman dilimi gibi.

4. ATAMALARIN TANIMLANMASI VE DZENLENMES

Proje planlamasnn faaliyet ve kaynaklarn tanmlanmasndan sonraki aamas kaynaklarn faaliyetlere

atanmas aamasdr.

6
imdi nce basit bir atamann yapln grelim. Atamann en basit yolu atama yapacamz faaliyeti setikten
sonra Assign Resource dmesine basmak ve atayacamz kayna seip Assign tuuna basmaktr.
Aada bu tipte atamalarn yaplmas grlmektedir.

Bir faaliyete bir kaynak atadnzda o faaliyetin i edeerini belirlersiniz. rnein 2 haftalk bir faaliyete 1 kii
atadnzda o faaliyet,
= Sre * Birim formlnden
= 2 hafta * 1 kii = 2 adam-haftalk bir i edeerine sahip olur.
MS Projectte ilk atamay yaptkten sonra yukarda grlen i edeerleri kaydedilir. Normal artlarda yukardaki
faaliyete daha sonra bir kii daha atarsanz, ayn i bir kii yerine iki kiiyle yaplaca iin sresi ksalacaktr.
Formlde 2 adam-hafta ve 2 kiiyi yerine koyarsak,
2 adam-hafta = Sre * 2 kii,
Sre = 1 hafta olarak bulunur.
Bu tipte planlama aba-gdml (effort-driven) planlama olarak adlandrlr. Burada i sabittir. Yeni kaynaklar
atanmas proje sresini ksaltr. Ayn ekilde kaynaklarn karlmas da proje sresini uzatr. Windows-Spliti
setiinizde Gannt Chart grnmnn altnda seili faaliyetin detaylarnn grnd pencere kar. Grld
gibi 7 nolu faaliyete Aye Usta atanmtr ve 1 haftalk faaliyetin 40 adam-saat i edeeri bulunmaktadr. Effort
driven seeneinin seili olmas aba gdml planlama yapldn gsterir. Dolaysyla bu faaliyete yeni
kaynaklar atarsak toplam i 40 saatte kalacak, daha ok kaynak alaca iin de 1 haftalk sre ksalacaktr.

7
Aada bu faaliyete bir kaynak daha atanm. Aye ve Ali 20er saat almaya balamlar ve faaliyet sresi
de 1 haftadan yarm haftaya dmtr.

Zaman zaman planlayc ek kaynak atasa da srenin ayn kalmasn-ksalmamasn isteyebilir. rnein 2
haftalk bir ie 1 kii atadktan sonra, 2. kiiyi de atasa da srenin halen iki hafta srmesi gerektiini isteyebilir.
Bu durumu MS Projectde planlamak iin aba gdml planlama aktif olmamaldr. aba gdml planlama
aktif deilken ek kaynak atannca projenin sresi ksalmaz sabit kalr. Bu durumda projenin i edeeri
artacaktr. rnek vermek gerekirse,
1 kii ve aba gdml planlama aktif deil.
= Sre * Birim formlnden
= 2 hafta * 1 kii = 2 adam-haftalk bir i edeerine sahip olur.

2. kii atand ve aba gdml planlama aktif deil. (Sre sabit)

= 2 hafta * 2 kii = 4 adam-haftalk bir i edeerine kar.
Aada 4 nolu faaliyet iin nce bir kaynak atanmtr.

Ardndan aba gdml planlama seili deilken ikinci bir kaynak atanm ve projenin sresi deimemitir.
Buna karlk her iki kaynak da 40ar saat almaya balam projenin i edeeri 40 saatden 80 saate
kmtr.

8
aba gdml planlama seiliyken bir kaynak atadktan sonra ikinci bir kayna farkl alma yzdesiyle
atarsak da toplam i sabit kalr. Kaynaklara toplam ii alma oranlar dorultusunda datr. Aada bununla
ilgili bir rnek vardr.

Malzeme kaynaklar da kullanldklar miktar kadar atanrlar. Aada grld gibi malzeme kaynaklarnn
atanmas toplam i yada sreyi deitirmemektedir.

5. FAALYETLERLE LGL DETAYLI PLANLAMALAR

9
alma Takvimleri:
Planlama srecinde tm proje iin alma takvimi tanmlanabilir. Bu takvimde gnde ka saat hangi saatler
arasnda allaca, hangi gnlerin tatil olaca gibi detaylar belirtilebilir. Ayrca tm bu ilemler tek bir faaliyet
iin zel takvim yaratlarak da yaplabilir.
Yanda tm projenin alma saatleri 09.00-18.00 saatleri arasna deitirilmitir. Bunu yapmak iin Tools-
Change
Working Time
seimi ile
pencere
almtr.
alma
gnlerinin
balklar
seilmi,
ardndan sa
taraftaki
alma saatleri
girilmiitir. Bu
standart takvim
iin yaplmtr.
Eer tatil
gnleri varsa, o
gnler seilip
sa taraftan
nonworking
time
seeneinin
iaretlenmesi
yeterli olacaktr.

6 gn 10ar saat allacak yeni bir takvim tanmlamak iin; Tools-Change Working Time-New sein. Name iin
6 gnlk takvim
yazn. Make a Copy
seeneinde
Standart seili
olsun. (Bylece
Standart takvimin
kopyasn modifiye
edeceksiniz.)
Ptesiden Ctesiye
kadar 6 gn sein
tarihleri 08-19 aras
yazn ve OK
tklayn. Bylece
takvim yaratlr. Bu
takvimi bir faaliyete
uygulamak iin
faaliyete ift
tklayarak Task
Information formunu
an ve Advanced
sekmesinden
istenilen Calender
sein. Yanda bu
ilem grlmektedir.

Faaliyet likileri:

10
Faaliyetler birbirine balanrken 4 durumda balanr. Standart balant Finish-Start balantsdr. Bu balantda
ikinci faaliyet ilk faaliyetin ardna balanr. Start-Start balantsnda iki faaliyet te ayn anda balar, Finish-Finish
de iki faaliyet de ayn anda biter. Start-Finishde ise ilk faaliyet baladnda ikinci faaliyet bitmi olur. Ayrca
ilikilere gecikme yada erken balama sresi de verilebilir. rnein iki faaliyet e anl balama ilikisine sahip
olsun ancak ikinci faaliyet iki gn gecikerek balasn ifadesini tanmlamak iin ikinci faaliyete ift tklanarak
Task Information formu alr. Predecessor sekmesinde aadaki tanmlamalar yaplr.

Faaliyet Trleri:
Faaliyetlerin ilk atamalar bittikten sonra o faaliyette grev alan kaynaklarn arlklarn deitirirken faaliyet
trleri ayarlanmaldr. MS Projectde 3 ayr faaliyet tr tanmlanabilir: Fixed Unit (Standart), Fixed Duration,
Fixed Work.
Fixed Unit iin faaliyetin sresini deitirdiinizde i yeniden hesaplanr. (Yada tersi)
Fixed Duration iin faaliyetin birimini deitirdiinizde i yeniden hesaplanr. (Yada tersi)
Fixed Work iin faaliyetin birimini deitirdiinizde sre yeniden hesaplanr. (Yada tersi)
rnein sresi 0.5 hafta olan aadaki faaliyetin sresini bir haftaya karrsak ve bu esnada Fixed Work
seersek, i sabit kalacak ve sre artt iin birim says %100den %50ye decektir.

11
stenilen
faaliyetlere
ara verilebilir.
Bunun iin
Split Task

dmesine
basmak ve
istenilen
faaliyet
stnde srklemek yeterlidir.

Sabit Maliyet:
Faaliyetlerin
kaynak maliyetleri
dnda sabit
maliyetleri de
olabilir. Bunlar
girmek iin
View_Table-
Costdan maliyet
tablosunu
ykleyip Fixed
Cost stununa
ilgili faaliyetin
sabit maliyeti
girilebilir.

Tekrarlanan
Faaliyetler:
Projelerde
toplantlar gibi
tekrarlanan
faaliyetler vardr.
Bu faaliyetleri
Insert-Recurring
Task seenei ile
girebiliriz.
Aada bu
pencere
grlmektedir.

Faaliyet Kstlamalar:
MS Projectte faaliyetlere eitli kstlamalar girebilirsiniz.
eit kstlama vardr:
i. Esnek Kstlar (ASAP, ALAP) Faaliyetleri mmkn
olan en erken yada ge srede tamamlar. Sresi ile
oynamaz. Sadece balang yada biti tarihini
deitirir.
ii. Yar Esnek Kstlar: (SNET, SNLT, FNET, FNLT)
Faaliyetin balang yada bitii ile ilgili bir tarih
snrlamas vardr. Bu tarihleri iinde faaliyetin
baalang yada biti tarihi serbeste beillenir.
iii. Esnek OlmayanKstlar: (MSO, MFO) Faaliyet belli bir
balang yada biti tarihinde balamal yada
bitmelidir. Kullanlmas sakncaldr.

Faaliyetleri kstlarla balamak istemiyorsak ve yine de

baz teslim tarihlerini plan zerinde grmek istiyorsak,
tesilim tarihleri girebiliriz. Bunun iin Task Information
formu-Advanced-Deadline kullanrz.

12
Kritik yolu ve faaliyet bolluklarn grmek iin View-More Views-Detailed Gannt semeliyiz. Bu grnmde kritik
faaliyetler krmz grlr.

6. KAYNAKLARLA LGL DETAYLI PLANLAMALAR

Kaynak Takvimleri:
Proje ve faaliyetler gibi kaynaklar iin de zel takvimler yaratlabilir. Bunun iin Tools-Change Working Time
ap For ksmnda takvimini deitirmek istediimiz kayna seeriz ve gerekli dzenlemeleri yaparz.

Farkl Zamanlarda Kaynak Kullanlabilirlii:

Elimizdeki bir kaynan kullanlabilirlii farkl zamanlarda farkl dzeylerde olabilir. Bunu Resource Information
formu-General sekmesinden ayarlarz.

13
Farkl Zamanlar iin Farkl deme Oranlar Girmek:
Kaynaklarn maliyetlerini zamana gre deiiklik gsteren yapda tanmlayabiliriz. Benzer ekilde
kaynaklarmzn farkl faaliyetlerde farkl olabilecek maliyetleri iin de farkl deme oranlar da tanmlayabiliriz.

lk atamalar ve kaynak maliyetleri tanmlandktan sonra kaynaklarn zerindeki i ykleri ve maliyetlerini

Resorce Sheet grnmnde iken View-Table-Summaryden izleyebiliriz.

Ar iyk olan kaynaklarn hangi gnlerde problemli olduunu Resource Usage grnmnde grebilirsiniz.

14
Resorce Usageda zet grntler oluturmak iin Format-Timescalede major uniti months, minor uniti de
week sein.

Kaynak Dzeylendirme:
Ar iyk olan kaynaklar dzeylendirmek iin Tools-Resource Levelingi sein.

7. ATAMALARLA LGL DETAYLI PLANLAMALAR

Bir kayna bir dieriyle deitirmek iin Assign

Resourcesda Replacei kulllanrz.

15
Bir kaynan i konturunu ve Cost Rateini Assignment Information formundan deitirebiliriz.

8. VER LEMLER VE RAPORLAMA

Bir tablodaki veriyi sralamak iin Project-Sort-
Sort By seilir. Veri gruplamas iin de Project-
Group By seilir.
Verileri szmek iin ilk yntem Auto Filter

kullanmaktr.

Gannt Chartn grnmn deitirmek iin

Format-Bar Styles seilir.

16
MS Project ile hazrlanm eitli rapor formatlarn kullanmak iin View-Reportsdan seim yaplmas yeterlidir.

17
9. PROJENN ZLENMES

Proje planlamas bittikten sonra proje plan hayata geirilirken MS Project tarafndan izlenir ve planlarla
gerekleenlerin uyumlu olup olmad kontrol edilebilir. Bu kontrol srecinde, sre, igc ve maliyet bileenleri
ayr ayr planlarla karlatrlabilir.
Proje planlamas bittikten
sonra MS Projectin
planlarla gerekleenleri
karlatrlabilmesi iin
proje plannn temel
(Baseline) olarak
kaydedilmesi gereklidir.
Bunun iin Tools-
Tracking-Save Baseline
seilmelidir.

1. Projenin Planlad
gibi Gittiini Kaydetmek:
Projenin belli bir dnemi
getikten sonra her ey
planland gibi gidiyorsa
en temel proje izleme
yntemi hereyi planlara
uygun kaydetmektir.
Bunun iin Gannt Chart
grnmnde iken
Tools-Tracking-Update
Project seilir. Burada
Update Project As
Complete Through
seilir. Datee bir tarih
girilir.

2. Faaliyetlerin Tamamlanma Oranlarn Girmek:

Bir faaliyete tamamlanma yzdesi girildiinde, MS Project faaliyetin planlanan balang tarihini gerekleen
balang olarak alr. Ardndan, faaliyetin gerek sre, kalan sre, gerek maliyet gibi deerlerini hesaplar. Bu
hesaplamalar plana uyumlu gidildii varsaymyla yaplr.

3. Faaliyetlerin Gerekleen Sre, Balang, Biti Deerlerini Girmek:

18
Faaliyetler iin geekleen deerler girilerek de proje gncellenebilir. zellikle plandan sapan faaliyetler iin bu
yol kullanlr.

- Bir faaliyetin gerekleen balang tarihi girildiinde planlanan balang tarihi o gne kaydrlr.
- Bir faaliyetin gerekleen biti tarihi girildiinde planlanan biti tarihi o gne kaydrlr ve faaliyet %100
tamamlanr. Eer tarih planlanandan nce ise faaliyet sresi ksalr, sonra ise sresi uzar.
- Gerekleen sre girildiinde, iler plana uygun gidiyor varsaymyla planlanan sreden geekleen sre
kartlarak kalan sre hesaplanr. Eer plandan sapma varsa, gerekleen sreye ek olarak kalan sre de elle
girilmelidir.
- Gerek sre planlanan sreden uzun girilirse faaliyet 100% tamamlanr ve planlanan sre deitirilir.
- Gerek sre planlanan sreye eit girilirse faaliyet 100% tamamlanr.

4. Detayl Gncelleme:
zellikle kritik ve yksek riskli ilerin gereklemesi gn baznda Resource Usage yada Task Usage grnm
kullanlarak yaplabilir. Task Usage Grnmnde, Format-Detailsden Actual Work ve Baseline seilerek tablo
detaylandrlr ve Actual work ksmna gerekletirilen iler girilebilir.

5. Kalan ve Sreyi Deitirmek:

Gerekleen ve kalan i
deitirilerek de proje
izlenebilir.

Bir faaliyetin kalan i gereksiniminin artrlmas yada azaltlmas faaliyetin sresini de etkileyecektir. Faaliyetin
Kalan ideerini girebileceimiz bir tablo da Work tablosudur.

19
Planlanan ve gerekleen faaliyetlerin maliyetleri de karlatrlarak incelenebilir. View-Table-Cost seersek
maliyetleri inceleyebiliriz.

20