Rugalmas idtervezs

vratlan feladatok esetn

AOK - Rezidens kpzs

Kirly Gyula
Idbeoszts segdeszkzei
Csom a zsebkendn.
Cetlik, post it-ek
Hatrid naplk
Menedzser kalkultorok
Filofax-ok
Szmtgp
Laptop
Palm-ok
Okos telefon
Tbla gpek

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 2

Tmogat szoftverek

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 3

 Rossz idbeoszts
kvetkezmnyei
Szorongs, alvszavar
Magnleti konfliktus
Munkaalkoholizmus
Stressz
Szomatikus egszsggyi problmk:
Magas vrnyoms
Depresszi
Daganatos betegsgek
Impotencia
Stb.
Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 4
 Hatkony idtervezs a
munkahelyen
Alapvet felttel:

Vilgos s jl kommuniklt stratgia, intzmnyi krd, etikai

kdex, bels szablyzat, stb azaz

Legyenek alapvet s vilgos clkitzsek!

A j clok a SMART elvnek felelnek meg. A stratginak

megfelelen lehet eligazodni a prioritsokban is!

SMART egy betsz, mely a Specific (egyedi), Measurable (mrhet),

Achievable (megvalsthat), Realistic (relis) s Time-based
(idtartamhoz kttt) szavak kezdbetinek sszeolvassbl
szrmazik. ltalnosan hasznlt fogalom a clkitzsek
megfogalmazsa tern. Egy jl kitztt cl e kritriumoknak felel meg.

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 5

 Hatkony idtervezs a
munkahelyen
Legynk tudatban a korltainkkal!

Pontos erforrs ismeret

Kls krlmnyek figyelembe vtele
Egszsggyi-, jogi- s biztonsgi szempontok

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 6

 Hatkony idtervezs a
munkahelyen
Minden feladatot rangsoroljunk!

ABC metdus:
Azonnal el kell intzni
Neknk kell elvgezni, de nem annyira
srgs
Kioszthat msnak
Szemtkosrba val

Munkanap 60 %-ra tervezni, 40 % vratlan,

spontn tevkenysgre tartalkolni.
Megbeszlseket pontosan kezdeni s befejezni.

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 7

 Hatkony idtervezs a
munkahelyen
Napi teljestmnygrbe figyelembe vtele!

Szempontok:
Egyni bioritmus, egyni teljestmnygrbe
Nemek kzti klnbsg
letkori sajtossgok
Msfl rnknt szellemi pihen beiktatsa
Hullmhegyek hullmvlgyek idztse

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 8

 Hatkony idtervezs a
munkahelyen

Tervezznk egy nappal korbban!

rsbeli tervezs
Elmaradt feladatok thozat
Tartalkid tervezs
Feladatcsoportokra tervezs (levelezs, alrs, stb.)
Sznetek beiktatsa
6x10 perc hosszabb mint 1x60 perc
Telefon tirnytsa, elmlylt munka biztostsa

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 9

 Hatkony idtervezs a
munkahelyen
Tanuljunk meg deleglni!

Ne vllaljunk el minden feladatot.

Elemezzk minden egyes feladatnl, ki tudja a legjobban
elvgezni.
Mindenkinek kell helyettesnek lenni.
Ha nincs bels munkaer, akkor keressnk kls vllalkozt.

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 10

 Hatkony idtervezs a
munkahelyen
Legfontosabbra koncentrlni!

Munkaid 20%-ban vgezzk a munknk 80%-t.

Kreatv alkotfzis kiszrse a szrke rutinmunkbl.

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 11

 Hatkony idtervezs a
munkahelyen
Logikusan dolgozni!

Tlzott idignyes, kellemetlen feladatok logikus rszfeladatokra

osztsa.
Produktvabb az egyms utn elvgzett feladatok elvgzse.

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 12

 Aforizmk az idrl
Ha reggel elvesztesz egy rt, egsz nap azt fogod keresni. Richard
Whately

Az idnek megvan az a rossz szoksa, hogy akkor bizonyt, amikor

mr ks. Roger East

Az id az, amire legjobban vgyunk, de legrosszabbul hasznljuk

fel. William Penn
Az idnyers egyetlen mdja, hogy nem vesztnk idt. David Lloyd George

A legnagyobb ldozat, amit ember hozhat, hogy felldozza az idejt.

Plutarkhosz

Ha nem hasznlod ki az idt, az ugyanaz, mintha nem lenne idd. Lee

Wallek

Az id Isten tallmnya annak kivdsre, hogy minden egyszerre

trtnjen. Einstein

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 13

 10 tipp az idbeoszts
tkletestsre

1. Ne keverd ssze az elfoglaltsgot a produktivitssal.

Az igazn termkeny emberek gyakran kevsb elfoglaltak, mint

azok, akik tlhajszoljk magukat.

Nem elg szorgosnak lenni, a hangyk is azok. Az a krds,

miben vagyunk szorgalmasak? Henry David Thoreau

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 14

 10 tipp az idbeoszts
tkletestsre

2. Ne keverd ssze a srgs dolgokat a fontosakkal.

A last-minute elterel tnyezk sajt rszedrl, vagy klnsen

msok rszrl, nem felttlen lveznek elsbbsget.

Az idd vges, gyhogy ne pazarold el a napjaid azzal, hogy

valaki ms lett led. Steve Jobs

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 15

 10 tipp az idbeoszts
tkletestsre

3. Az idvel val gazdlkods kulcsa a nmenedzsment.

Ennek alapja pedig a megfelel kommunikci, legynk tisztban

cljainkkal s tudjunk nemet mondani.

A rossz hr, hogy repl az id. A j hr, hogy te vagy a pilta.

Michael Altshuler

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 16

 10 tipp az idbeoszts
tkletestsre

4. Ne feledd a 80/20as szablyt az idvel val gazdlkodsnl,

ami lnyegben arrl szl, hogy mindennapjaink sorn a fontos

dolgok kb. 80%-a az egsznapi tevkenykedsek 20%-ban
elvgezhet. gy ha arra figyelsz, hogy a legfontosabb 20%-kal
ksz legyl napod sorn, nap vgn sokkal hatkonyabbnak
rzed majd magad s persze elgedettnek is.

Nem az alapjn fizetnek, ahny rt dolgozom, hanem az alapjn

amilyen fontossg problmkat oldok meg. Ismeretlen

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 17

 10 tipp az idbeoszts
tkletestsre

5. Hasznlj tervezt, oszd be a napjaid.

A legjobb hatrid naplk egy egsz oldalnyi fellettel brnak

napokra lebontva. Tervezd meg napod, s vidd vghez terveid.

Nekem kell irnytanom az rt, nem pedig az ltal irnytottnak

lennem. Golda Meir

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 18

 10 tipp az idbeoszts
tkletestsre

6. Vlaszd kln a ktelez dolgokkal tltend idt, a szabadon

beoszthat idtl.

Hatridnapldban jelld ki az sszes olyan idintervallumot,

amikor msok miatt lenned kell valahol egy adott idben, mint
pldul, konferencik, megbeszlsek. Ami pedig nem ktelez az
a Te szabadon beoszthat idd. Ezt kell jl kigazdlkodnod.

Vedd szre, hogy az id e pillanatban alkotsz. pp leted

kvetkez pillanatt hozod ltre. Ez az, ami igazn valsgos.
Sara Paddison

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 19

 10 tipp az idbeoszts
tkletestsre

7. Listk.

Minden nap kezdetn rd le mindazt, amit aznap szeretnl

megvalstani. Ne rj irrelisan tl sok dolgot.

Aki kpes haszontalanul elherdlni egy rt, mg nem jtt r,

milyen rtkes az let. Charles Darwin

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 20

 10 tipp az idbeoszts
tkletestsre

8. Prioritsok:

Listd minden bejegyzse mell jelld be fontossgukat.

A: ktelez aznapra, B: kellene s C: j lenne megtenni. Nagyobb
projektek esetn bontsd kisebb egysgekre a tennivalkat s gy
lltsd fel a fontossgi sorrendet.

Minden szervezssel tlttt perccel nyersz egy rt Benjamin Franklin

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 21

 10 tipp az idbeoszts
tkletestsre

9. Megvalsts:

Koncentrlj a legfontosabb teendk vgrehajtsra. Minden

elvgzett feladatot hzz le a listdrl. Ezzel a rendszerrel, akkor
is, ha az aznapi teendk csak 20%-t teljested, mr 80%-t
elvgezted a legfontosabb a teendidnek.

Amg az idt nem tudjuk kezelni, addig semmi mst sem. Peter F.
Drucker

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 22

 10 tipp az idbeoszts
tkletestsre

10. Amit ma nem fejezel be, helyezd t a holnapi listdra s

vltoztasd meg a fontossgt.

sszessgben elmondhatjuk, hogy ha idnkkel blcsen bnunk,

akkor kihozhatjuk magunkbl a lehet legtbbet, gy
mindennapjaink is sokkal lvezetesebbek lesznek s mg pihenni
is tbb idnk jut.

Az id egyenl az lettel, gy ha vesztegeted az idd, az leted

pazarolod, azonban ha az idd mestere vagy, gy az leted is.
Alan Lakein

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 23

 Idgazdlkodssal
kapcsolatos knyvek
Stephen R. Covey: A sikeres let ht aranyszablya, desvz Kiad, 1994

Hyrum Smith: A sikeres idgazdlkods s letvitel 10 termszettrvnye, Bagolyvr

knyvkiad, 1996

Michael LeBoeuf: Az nszervezs iskolja, Bagolyvr knyvkiad, 1994

Declan Treacy: Clear Your Desk, Century Business, 1992

Helen Reynolds and Mary E. Tramel: Executive Time Management, Grower, 1995

Stephen R. Covey, A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill: First Things First,, Simon & Schuster,
1995

Alan Lakein: Hogyan gazdlkodjunk idnkkel s letnkkel?, Bagolyvr knyvkiad, 1995

Kerry Gleeson : The High-Tech Personal Efficiency Program, John Wiley & Sons, 1998

Stephanie Winston: The Organized Executive, W.W. Norton & Company, 1994

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan feladatok esetn 24

Vge a msodik eladsnak!

Kirly Gyula: Rugalmas idtervezs vratlan

feladatok esetn