TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG

CHƢƠNG TRÌNH AUTO-EMAIL version 2.0

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 1
 MỤC LỤC
1. YÊU CẦU HỆ THỐNG ................................................................................................................................... 3

2. CÀI ĐẶT ........................................................................................................................................................... 3

2.1. Cài đặt Microsoft .Net Framework 2.0................................................................................................... 3

2.2. Cài đặt chƣơng trình Auto-Email 2.0 ..................................................................................................... 3

2.3. Cập nhật - nâng cấp chƣơng trình Auto-Email v2.0 ............................................................................. 6

3. QUẢN LÝ HỆ THỐNG ................................................................................................................................... 7

3.1. Thiết lập các thông số gửi email cho lần chạy đầu tiên......................................................................... 7

3.2. Thiết lập thông báo bất thƣờng tới khách hàng .................................................................................... 9

3.3. Quản lý Log của chƣơng trình .............................................................................................................. 11

4. SỬ DỤNG CHƢƠNG TRÌNH ...................................................................................................................... 13

4.1. Claim Acknowledgement ....................................................................................................................... 14

4.2. Document Requirement ......................................................................................................................... 18

4.3. Payment Notice ....................................................................................................................................... 19

5. CÁC LỖI THƢỜNG GẶP ............................................................................................................................ 20

5.1. Lỗi không mở đƣợc file excel ................................................................................................................ 20

5.2. Lỗi thiếu ETAB_MAIL và PATIENT_MA ......................................................................................... 20

5.4. Lỗi Khai báo sai Username, Password hoặc Không check vào nút “Require login to send mail”
trong Menu “Load Settings” ............................................................................................................................. 21

6. THÔNG TIN HỖ TRỢ .................................................................................................................................. 22

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 2
 HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƢƠNG TRÌNH AUTO-EMAIL v2.0
1. YÊU CẦU HỆ THỐNG
- Máy tính cá nhân có kết nối ra Internet
- Cấu hình phần cứng tối thiểu: Chip Intel PentiumIV 1.6Ghz, RAM: 512Mb, Free HDD: 100Mb
- Hệ điều hành: Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7.
2. CÀI ĐẶT
2.1. Cài đặt Microsoft .Net Framework 2.0
- Vào địa chỉ sau để tải chƣơng trình Microsoft .Net Framework 2.0:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=0856eacb-4362-4b0d-8edd-
aab15c5e04f5 và cài đặt vào máy tính.
2.2. Cài đặt chƣơng trình Auto-Email 2.0
- Chạy file Setup.msi, màn hình hiện ra nhƣ sau:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 3
 - Bấm Next để chuyển tới màn hình sau:

- Bấm Next để chuyển tới màn hình sau:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 4
 - Bấm Next để bắt đầu quá trình cài đặt:

- Sau khi quá trình cài đặt kết thúc sẽ hiện ra màn hình sau:

- Bấm Close để hoàn tất quá trình cài đặt và bắt đầu sử dụng chƣơng trình.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 5
 2.3. Cập nhật - nâng cấp chƣơng trình Auto-Email v2.0

Mỗi khi nhận đƣợc bản cập nhật - nâng cấp chƣơng trình Auto-Email v2.0, cần thực hiện theo các
bƣớc sau:

- Thoát hoàn toàn khỏi chƣơng trình Auto-Email đang chạy.

- Giải nén file cập nhật ra 1 thƣ mục, sau đó click đúp vào file cập nhật, hiện ra màn hình sau:

- Bấm nút Install, hiện ra cửa sổ sau:

- Bấm Yes để hoàn tất quá trình cập nhật. Sau khi chạy cập nhật xong, chƣơng trình sẽ tự động
đóng cửa sổ cập nhật lại.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 6
3. QUẢN LÝ HỆ THỐNG

- Click đúp vào biểu tƣợng trên Desktop để sử dụng chƣơng trình.

3.1. Thiết lập các thông số gửi email cho lần chạy đầu tiên
- Vào menu Tools, chọn Load Settings.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 7
 - Sau khi chọn menu Load Settings, màn hình hiện ra nhƣ sau:

- Chỉnh sửa thông tin về Sending Interval (Khoảng thời gian giữa 2 email gửi đi, mặc định là 5
giây), User (email của ngƣời sử dụng chƣơng trình), Password (mật khẩu đăng nhập email của
ngƣời sử dụng chƣơng trình), Retype Password (Gõ lại mật khẩu đăng nhập), Bcc Address (Địa
chỉ email muốn nhận Bcc email khi gửi email cho khách hàng), Sender (Tên ngƣời gửi muốn
hiển thị trong email). Giữ nguyên các thông tin khác nhƣ trong hình ảnh trên và bấm nút Save để
lƣu thông tin cấu hình.

- Bấm OK để chuyển tới màn hình gửi email.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 8
 3.2. Thiết lập thông báo bất thƣờng tới khách hàng
- Khi cần gửi kèm thông báo bất thƣờng (ngừng nhận hồ sơ, nghỉ lễ, nghỉ Tết…), vào menu
Help – Additional message

- Màn hình hiện ra nhƣ sau:

- Nhập vào thông báo muốn gửi tới khách hàng bằng tiếng Anh và tiếng Việt. Bấm nút Close để
lƣu thông báo cần gửi (Lƣu ý: Thông báo sẽ bị xóa khi thoát khỏi chƣơng trình). Khi muốn
xuống dòng trong thông báo gửi tới khách hàng, sử dụng từ khóa <br>.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 9
 - Ví dụ:
Thông báo:
Please be informed that TPA-GSWVN’s TET holiday period (public & replacement) will be from
02 Feb – 07 Feb 2011.<br>We will be back to work on 08 Feb 2011.<br><br>We wish all a
safe & happy TET holiday – may you have a very happy and prosperous new year!
Sẽ hiển thị trong email nhƣ sau:
Please be informed that TPA-GSWVN’s TET holiday period (public & replacement) will be from
02 Feb – 07 Feb 2011.
We will be back to work on 08 Feb 2011.

We wish all a safe & happy TET holiday – may you have a very happy and prosperous new year!

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 10
 3.3. Quản lý Log của chƣơng trình
- Để quản lý Log của chƣơng trình, từ giao diện chính hoặc từ các màn hình chức năng, chọn
menu Help – View Logs Information

- Màn hình hiện ra nhƣ sau:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 11
 - Nếu màn hình hiện ra nhƣ sau:

thì bấm OK rồi chọn 1 ngày khác ở phần Date hoặc tick chọn vào các mục khác trong phần “View
Logs Information for” hoặc “Log Type” rồi bấm nút View Logs để xem.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 12
4. SỬ DỤNG CHƢƠNG TRÌNH

- Click đúp vào biểu tƣợng trên Desktop để sử dụng chƣơng trình.
- Từ giao diện chính, vào menu Tools, chọn 1 trong 3 chức năng chính của chƣơng trình: Claim
Acknowledgement, Document Requirement, Payment Notice.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 13
 4.1. Claim Acknowledgement
- Dữ liệu khách hàng cần gửi email thông báo nhận hồ sơ yêu cầu bồi thƣờng cần đƣợc copy vào
sheet “f” của file excel mẫu CA.dd.MM.yyyy trong thƣ mục C:\Auto-Email\Excel (Chú ý:
Copy dữ liệu vào đúng các cột tƣơng ứng trong file excel mẫu). Sau khi chỉnh sửa dữ liệu cho
chuẩn xác, chọn File – Save as, đặt tên file excel dữ liệu theo định dạng sau: CA.dd.MM.yyyy
và lƣu trong thƣ mục: C:\Auto-Email\Excel. VD: Dữ liệu của ngày 26/05/2010 sẽ đƣợc đặt
trong file excel có đƣờng dẫn ĐẦY ĐỦ (thông thƣờng phần đuôi file: .xls sẽ bị hệ điều hành ẩn
đi) nhƣ sau: C:\Auto-Email\Excel\CA.26.05.2010.xls.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 14
 - Từ giao diện chính của chƣơng trình, chọn menu Tools – Claim Acknowledgement hiện ra màn
hình nhƣ sau:

- Click vào nút 1. Load Data hoặc vào menu Tools – 1. Load Data để đọc dữ liệu khách hàng từ
file excel. Màn hình hiện ra nhƣ sau:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 15
 - Bấm nút OK hiện ra màn hình sau:

- Bấm nút 2. Send Email hoặc chọn menu Tools - 2. Send Email để gửi email tới khách hàng
- Kết quả gửi email tới khách hàng nhƣ sau:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 16
 - Bấm OK, màn hình chuyển tới giao diện Quản lý Log của chƣơng trình nhƣ sau:

- Tại giao diện này bạn có thể xem đƣợc log của chƣơng trình về các email đã gửi thành công và
không thành công của 3 dịch vụ: Claim Acknowledgement, Document Requirement, Payment
Notice bằng cách bấm chọn vào từng dịch vụ rồi chọn Successful hoặc Unsuccessfull sau đó bấm
View Logs.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 17
 4.2. Document Requirement
- Dữ liệu khách hàng cần gửi email thông báo bổ sung chứng từ cần đƣợc copy vào sheet “f” của
file excel mẫu DR.dd.MM.yyyy trong thƣ mục C:\Auto-Email\Excel (Chú ý: Copy dữ liệu vào
đúng các cột tƣơng ứng trong file excel mẫu). Sau khi chỉnh sửa dữ liệu cho chuẩn xác, chọn
File – Save as, đặt tên file excel dữ liệu theo định dạng sau: DR.dd.MM.yyyy và lƣu trong thƣ
mục: C:\Auto-Email\Excel. VD: Dữ liệu của ngày 26/05/2010 sẽ đƣợc đặt trong file excel có
đƣờng dẫn ĐẦY ĐỦ (thông thƣờng phần đuôi file: .xls sẽ bị hệ điều hành ẩn đi) nhƣ sau:
C:\Auto-Email\Excel\DR.26.05.2010.xls.

- File hƣớng dẫn bổ sung chứng từ tiếng Anh và tiếng Việt đƣợc đặt trong file nén có đƣờng dẫn
ĐẦY ĐỦ nhƣ sau: C:\Auto-Email\Docs\Guide_Documents.zip

- Các thao tác để gửi email thông báo bổ sung chứng từ cho khách hàng giống với phần Claim
Acknowledgement

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 18
 4.3. Payment Notice
- Dữ liệu khách hàng cần gửi email thông báo bồi thƣờng cần đƣợc copy vào sheet “f” của file
excel mẫu PN.dd.MM.yyyy trong thƣ mục C:\Auto-Email\Excel (Chú ý: Copy dữ liệu vào
đúng các cột tƣơng ứng trong file excel mẫu). Sau khi chỉnh sửa dữ liệu cho chuẩn xác, chọn
File – Save as, đặt tên file excel dữ liệu theo định dạng sau: PN.dd.MM.yyyy và lƣu trong thƣ
mục: C:\Auto-Email\Excel. VD: Dữ liệu của ngày 26/05/2010 sẽ đƣợc đặt trong file excel có
đƣờng dẫn ĐẦY ĐỦ (thông thƣờng phần đuôi file: .xls sẽ bị hệ điều hành ẩn đi) nhƣ sau:
C:\Auto-Email\Excel\PN.26.05.2010.xls.

- Các thao tác để gửi email thông báo bổ sung chứng từ cho khách hàng giống với phần Claim
Acknowledgement

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 19
5. CÁC LỖI THƢỜNG GẶP
5.1. Lỗi không mở đƣợc file excel

cần kiểm tra:

- File excel có đƣợc đặt tên đúng định dạng không?

- File excel có đƣợc đặt đúng vào thƣ mục: C:\Auto-Email\Excel không?
- Dữ liệu có đƣợc lƣu vào trong sheet “f” của file excel không?
- Dữ liệu có đƣợc copy vào đúng các cột tƣơng ứng hay không?
5.2. Lỗi thiếu ETAB_MAIL và PATIENT_MA

Cần kiểm tra lại file excel và xem lại dòng nào thiếu thông tin về cả ETAB_MAIL và
PATIENT_MA để bổ sung (trong 1 dòng không đƣợc phép thiếu cả 2 thông tin này)

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 20
 5.3. Lỗi kết nối Internet

Cần kiểm tra lại kết nối Internet của máy tính đang sử dụng để chạy Auto-Email.
5.4. Lỗi Khai báo sai Username, Password hoặc Không check vào nút
“Require login to send mail” trong Menu “Load Settings”

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 21
6. THÔNG TIN HỖ TRỢ
- Khi cần hỗ trợ trong quá trình sử dụng chƣơng trình, vào menu Help, chọn About để biết thông
tin liên hệ

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Auto-Email v2.0 – Người biên soạn: Vương Quốc Trung Page 22