Leading Knowledge Management in the International Organization :

The United States Agency for International Development (USAID)

Perspective

Muhammad Rosyihan Hendrawan, M.Hum.

Library Science Study Program Faculty of Administrative Science
University of Brawijaya, Malang 65145
East Java, Indonesia

Abstract

This study aims to find out the implementation of knowledge management (KM) by The
United States Agency for International Development (USAID). The other goal of this
study is to determine why USAID tries to develop KM. This study was done by using a
literature review method with descriptive analyses. Data was collected by documents
analyses. This result of the study shows that KM has a strategic and vital position to the
existence of USAID. USAID has been Able to run continuously through the KM
division specifically created to carry out a series of policies that have been determined
by the USAID. As a worldwide organization, USAID has been very worth
implementing its own strategic system in an effort to reach every knowledge
management of the latest and dynamic information so that it can be an organization's
intellectual assets for sustainability in the era of globalization. Expected with the
implementation of KM system will be Able to improve the performance of the
organization so that it has a competitive advantage in the face of global competition.

Keywords: knowledge management, USAID, global organization.

Pendahuluan
Setiap organisasi yang selalu berusaha meniti kegiatan rutinnya bagi kepentingan
semua anggota memiliki implikasi terhadap visi dan setiap aktivitas yang dijalankan
oleh organisasi tersebut. Kendati untuk menjalankan organisasi ditemukan berbagai
kompleksitas, yang pasti seluruhnya membutuhkan perencanaan strategis agar semua
unit kerja dapat tetap eksis dan unggul dalam persaingan.
Masalah yang dihadapi organisasi dunia seperti The United States Agency for
International Development (USAID) semakin mempertajam dibutuhkannya tingkat
kelayakan strategis. Masalah ini bersumber dari adanya kesenjangan antara tuntutan
lingkungan dan persaingan global dengan sumber daya internalnya. Daya saing
organisasi secara tidak terpikirkan sebelumnya bisa menurun sehingga mengancam
keunggulan posisi serta keberlanjutan organisasi yang bersangkutan. USAID
merupakan organisasi yang bergerak dalam bidang bantuan kemanusiaan dan ekonomi
bagi negara-negara asing.
Menyadari akan persaingan di era globalisasi, maka perlu ada perubahan
paradigma organisasi yang bertumpu pada analisis bidang ilmu pengetahuan tertentu,
misalnya pohon industri, kemasan pengetahuan, serta pengembangan sumber daya
manusia. Disinilah peran upaya berbagi pengetahuan (knowledge sharing) di
kalangan anggota organisasi menjadi amat penting dalam meningkatkan kemampuan
manusia untuk berpikir secara logika dan akan menghasilkan suatu bentuk inovasi
(Abell dan Oxbrow, 2001). Dimana inovasi merupakan suatu proses dari ide melalui
penelitian dan pengembangan yang akan menghasilkan prototipe yang bisa
dikomersialkan.
Mengelola pengetahuan (knowledge) sebenarnya dapat kita lihat dari bagaimana
organisasi mengelola staf, sehingga terbesitlah apa yang disebut Knowledge
Management (selanjutnya disingkat KM). Diharapkan dengan implementasi
s i s t e m KM akan dapat meningkatkan kinerja organisasi sehingga memiliki
keunggulan kompetitif dalam menghadapi persaingan global.

Konsep Knowledge Management

Bell (2006) menegaskan apabila kita melihat ke belakang, maka kita telah
melewati tiga era revolusi dengan ciri dan khasnya masing-masing, yaitu :
1) Revolusi pertanian, terjadi pada tahun 8000 SM sampai dengan
pertengahan abad ke-18. Ciri dari revolusi ini adalah tanah merupakan
faktor produksi utama, yang selanjutnya diikuti ketersediaan tenaga kasar
untuk mengolah lahan tersebut. Semakin luas kepemilikan tanah dan
semakin banyak tenaga manusia yang dipekerjakan, maka semakin tinggi
produk pertanian yang dapat dihasilkan.
2) Revolusi industri, t e r j a d i pada pertengahan abad ke-18 sampai
dengan abad ke-20. Pada era ini, produktifitas lebih dipengaruhi oleh
kepemilikan alat produksi berupa mesin-mesin dan modal finansial. Luas
pemilikan lahan tidak lagi menjadi faktor yang signifikan. Tenaga kerja
kasar (otot) dibutuhkan tetapi dapat digantikan, pada era ini kebutuhan
tenaga kerja yang memiliki pengetahuan sudah mulai meningkat, tetapi
belum menjadi faktor utama. Nilai tambah yang dihasilkan dari proses
produksi pada era ini sudah jauh lebih tinggi daripada era revolusi
pertanian.
3) Revolusi informasi, terjadi pada abad ke-20 sampai dengan sekarang.
Sistem ekonomi berbasis pengetahuan, dimulai sejak 1990-an, ketika itu
kecenderungan bisnis mulai bergeser dari industri manufaktur ke pelayanan
ekonomi. Era ini ditandai dengan relokasi pabrik-pabrik dari negara maju
kepada negara yang masih menyediakan tenaga kerja murah. Sedangkan
rancangan produk dan strategi tetap dilaksanakan dan dikendalikan dari
negara-negara maju tersebut.

Pada era ekonomi berbasis pengetahuan, peran elemen produksi seperti lahan,
tenaga kasar dan kapital konvensional atau alat produksi sudah semakin mengecil.
Tenaga kerja yang dibutuhkan tidak lagi berdasarkan kuantitas tetapi kualitas, hal inilah
yang memunculkan istilah p e k e r j a p e n g e t a h u a n ( knowledge worker)
seperti yang didengungkan pertama kali oleh Peter Drucker pada tahun 1959 (Ichijo
dan Nonaka, 2007). P e k e r j a p e n g e t a h u a n ini yang memberi nilai tambah
dalam peningkatan produktifitas yang signifikan sehingga jauh lebih tinggi dari era-era
sebelumnya.
Menurut Tobing (2007), ada beberapa tantangan yang harus dijawab oleh
organisasi yang ingin menang dalam persaingan yaitu: kolaborasi, inovasi, adaptasi,
penguasaan teknologi, dan pasar serta pengelolaan aset-aset intelektual. Tantangan-
tantangan ini kemudian yang mendorong munculnya kebutuhan terhadap implementasi
KM. Implementasi KM dalam sebuah organisasi akan memberi manfaat bagi organisasi
antara lainnya, seperti mengetahui kekuatan sumber daya dalam organisasi;
menggunakan kembali pengetahuan yang sudah ada; mempercepat proses penciptaan
pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada; serta menjaga pergerakan organisasi
tetap stabil meskipun terjadi arus keluar masuk Sumber Daya Manusia (SDM).

Definisi Pengetahuan dan Knowledge Management

Pengetahuan memiliki beberapa definisi antara lain sebagai berikut :
1) Nonaka dan Takeuchi (1995) mendefinisikan pengetahuan sebagai justified
true belief. Nonaka dan Takeuchi memfokuskan definisi pengetahuan pada
keyakinan personal dan menekankan pentingnya justifikasi.
2) Davenport dan Prusak (1998) mendefinisikan pengetahuan sebagai a fluid
mix of framed experience, values, contextual information, and expert
insight that provides a framework for evaluating and incorporating new
experiences and information. It originates and is applied in the minds of
knowers. In organization, it often becomes embedded not only in
documents or repositories but also in organizational routines, processes,
practices, and norms.
3) Turban dan Aronson (2001) menyatakan pengetahuan sebagai knowledge
in action.

Sedangkan pengetahuan itu sendiri dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

1) Pengetahuan implisit (tacit knowledge) : terdapat pada orang sebagai
model mental, pengalaman, pemahaman, dan keterampilan. Pengetahuan
jenis ini kadang susah kita ungkapkan atau kita tulis.
2) Pengetahuan eksplisit (explicit knowledge) : pengetahuan yang tertulis,
terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan
pembelajaran (rujukan) untuk orang lain. Pengetahuan eksplisit dapat
dikomunikasikan secara eksternal dan ditangkap dalam bentuk model
formal, aturan-aturan, dan prosedur-prosedur.

KM dilakukan dan diterapkan juga dilatarbelakangi oleh perkembangan

teknologi informasi yang dapat mendorong pertumbuhan informasi dan pengetahuan
yang tidak terkontrol, serta hasrat manusia untuk memperoleh informasi, mengubah
informasi menjadi pengetahuan dan membagi pengetahuan tersebut kepada manusia
lainnya (St. Clairs, 2003). Information society technologies membagi komponen KM
menjadi beberapa tahapan (Pramudyo, 2007) :
1) Pembangkitan pengetahuan
Pembangkitan pengetahuan terdiri dari penciptaan pengetahuan baru,
pengakuisisian pengetahuan yang berada di tempat yang lain, penciptaan
ide-ide baru, pengenalan pola-pola baru, interaksi dan sinergi tentang
bidang-bidang yang berbeda (separate disciplines), dan pengembangan
proses-proses baru. Pembangkitan pengetahuan dapat berupa penciptaan
pengetahuan baru dan mengakuisisi pengetahuan yang ada dari tempat
yang lain. Penciptaan pengetahuan organisasi adalah sebuah proses yang
terus menerus. Proses ini terjadi dalam organisasi, diantara, dan lintas
organisasi. Pengetahuan (atau fakta-fakta dan informasi) dapat diperoleh
 melalui aktivitas-aktivitas seperti pemindaian (scanning) dan interpretasi
lingkungan eksternal, menangkap (capturing) suara pelanggan, mengadakan
(undertaking) riset serta pengembangan, dan lain-lain. Pembangkitan
pengetahuan yang paling berharga termasuk mengidentifikasi masalah-
masalah dan menyarankan solusi-solusi untuk mengkoreksinya.
Pembangkitan pengetahuan memerlukan alat yang mendorong individu-
individu untuk berpikir di atas batas-batas organisasi dan fungsionalnya
sekarang.
2) Representasi pengetahuan.
Untuk menggunakan ulang pengetahuan, maka pengetahuan harus
direpresentasikan. Representasi pengetahuan adalah proses mengubah
pengetahuan dalam berbagai bentuk, sehingga pengetahuan dapat diakses,
dikendalikan dan ditransfer secara independen tanpa terikat keberadaan
individu pemilik pengetahuan. Representasi-representasi dapat bervariasi
dari kodifikasi formal (seperti kebijakan-kebijakan, petunjuk-petunjuk, dan
prosedur-prosedur) sampai sebuah arsip tentang elemen-elemen implisit
(seperti narratives dan cerita-cerita dan lessons learned dari pengalaman-
pengelaman tertentu). Alat seperti peta-peta pengetahuan membantu
mengarahkan dimana untuk menemukan pengetahuan di dalam dan antara
organisasi. Peta-peta pengetahuan dirancang untuk membantu orang-orang
menemukan apa yang mereka butuhkan untuk mengetahui apakah ini
seseorang, tempat, atau sesuatu. Peta-peta pengetahuan digunakan untuk
menggambarkan aliran pengetahuan dalam sebuah proses.
3) Penyimpanan pengetahuan.
Penyimpanan pengetahuan berkaitan dengan m e m o r i organisasi
berkaitan dengan data „hard‟ seperti angka-angka, fakta-fakta, gambar-
gambar, dan aturan-aturan maupun informasi „soft‟ seperti pengetahuan
implisit, kepakaran, pengalaman-pengalaman tertentu, anekdot, critical
incidents, cerita, artefak, dan rincian-rincian tentang keputusan-keputusan
strategis. Hal ini penting untuk memiliki mekanisme-mekanisme, yang
dapat menyimpan dan menemukan kembali (retrieve) semua jenis data,
informasi dan pengetahuan tersebut. Sebagian besar organisasi memiliki
berbagai jenis sistem-sistem informasi seperti sistem-sistem pengendalian
persediaan, sistem-sistem anggaran, dan sistem-sistem administratif untuk
menyimpan data atau fakta-fakta „hard‟. Bagaimanapun, mereka tidak
memiliki sistem-sistem untuk menangkap (capture), menyimpan, dan
mengkomunikasikan informasi dan pengetahuan „soft‟.
4) Akses pengetahuan.
Pengetahuan dan informasi organisasi seringkali terpecah berdasarkan
lokasinya pada organisasi. Integrasi pengetahuan organisasi dimungkinkan
dengan cross-platform dan dengan kemampuan standar-standar terbuka
(open standards capabilities) berupa intranet organisasi. Hal ini
memungkinkan akses pengetahuan dan informasi dari berbagai sumber.
Teknologi dalam bentuk kamus data dan basis data online memfasilitasi
integrasi pengetahuan dan informasi sistem. KM organisasi yang
menggunakan repository dan mekanisme akses yang baik membuat
pengetahuan penting tersedia dimanapun dan kapan pun saat diperlukan.
Sistem informasi berbasis hypermedia, contohnya, sangat menguntungkan
 pada area-area yang berkaitan dengan informasi yang sangan besar,
kompleks, sangat terkait (richly connected), dan lintas rujukan. Sistem
tersebut bersama sistem temu kembali full-text dan sistem manajemen
dokumen dapat membantu menyimpan serta menemukan kembali
sejumlah besar pengetahuan organisasi dengan penggunaan fasilitas-
fasilitas akses modern seperti navigasi, permintaan (query), dan
personalisasi.
5) Transfer pengetahuan.
Transfer pengetahuan memungkinkan aliran pengetahuan diantara
individu-individu dan kelompok-kelompok dalam sebuah organisasi.
Transfer atau distribusi pengetahuan merujuk pada proses dimana sebuah
organisasi berbagi pengetahuan dan informasi diantara anggotanya. Proses
transfer dapat terjadi pada jaringan-jaringan informal atau „communities of
practice‟ (CoP).

Metode Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitan kepustakaan atau kajian literatur (literature
review), yaitu serangkaian penelitian yang berkenaan dengan metode pengumpulan data
pustaka, atau penelitian yang obyek penelitiannya digali melalui beragam informasi
kepustakaan (buku, ensiklopedi, jurnal ilmiah, koran, majalah, dan dokumen). Sifat dari
penelitian ini adalah analisis deskriptif, yakni penguraian secara teratur data yang telah
diperoleh, kemudian diberikan pemahaman dan penjelasan agar dapat dipahami dengan
baik oleh pembaca.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder. Data sekunder
merupakan data yang diperoleh bukan dari pengamatan langsung. Akan tetapi data
tersebut diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti-peneliti
terdahulu. Sumber data sekunder yang dimaksud berupa buku dan laporan ilmiah primer
atau asli yang terdapat di dalam artikel atau jurnal (tercetak dan/atau non-cetak)
berkenaan dengan KM dan USAID
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode
dokumentasi. Metode dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dengan
mencari atau menggali data dari literatur yang terkait dengan apa yang dimaksudkan
dalam rumusan masalah. Data-data yang telah didapatkan dari berbagai literatur
dikumpulkan sebagai suatu kesatuan dokumen yang digunakan untuk menjawab
permasalahan yang telah dirumuskan.
Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis anotasi
bibliografi (annotated bibliography), yaitu daftar sumber-sumber sumber yang
digunakan dalam suatu penelitian, dimana pada setiap sumbernya diberikan simpulan
terkait dengan apa yang tertulis di dalamnya.

Profil USAID
United States Agency for International Development (USAID) merupakan
sebuah organisasi pemerintah federal Amerika Serikat (AS) yang bersifat independen,
diresmikan oleh mantan Presiden John F. Kennedy, sebagai bagian dari Undang-
Undang tentang Bantuan Luar Negeri tahun 1961. Misinya adalah mengelola bantuan
kemanusiaan dan ekonomi bagi negara-negara asing. Lembaga ini memberikan bantuan
kemanusiaan berupa bahan makanan dan barang-barang lain, termasuk bantuan bagi
korban bencana alam. Lembaga ini juga memberikan bantuan untuk program
pemeliharaan kesehatan, seperti vaksinasi, imunisasi, perlindungan dari AIDS, gizi
untuk ibu dan anak, serta pelayanan program keluarga berencana.
USAID juga mempromosikan pertumbuhan ekonomi dengan menggunakan
kemampuan dan sumber daya yang ada pada tingkat lokal. USAID mendukung
pembangunan yang berwawasan lingkungan, dan mencegah timbulnya berbagai
masalah sebagai akibat dari polusi udara, penebangan hutan, pemanasan global, polusi
air tanah, dan pembuangan limbah ke laut.
Saat ini, USAID juga memperluas bidang kerjanya dengan membiayai sejumlah
program untuk mendukung pelaksanaan pemilu yang bebas dan adil dalam
meningkatkan kehidupan berdemokrasi. USAID berkantor pusat di Washington DC Ibu
Kota Amerika Serikat dengan wilayah kerja mencakup negara-negara di Afrika, Asia,
Eropa Timur, Eropa Tengah, Amerika Latin, Karibia, Timur Tengah, dan negara-
negara yang pernah bergabung dengan Uni Sovyet. Lembaga ini bekerjasama dengan
individu-individu, pemerintah dan organisasi lain dalam membantu pembangunan di
sejumlah bidang.

Gambar 1. Logo USAID (sumber: http://www.usaid.gov, 2015)

Bantuan luar negeri AS selalu memiliki tujuan ganda yaitu melanjutkan

kepentingan AS selain meningkatkan taraf hidup masyarakat di negara berkembang.
Organisasi ini melaksanakan kebijakan luar negeri AS dengan melakukan promosi
berskala luas untuk kemajuan umat manusia pada saat yang sama, perkembangan
yang stabil, masyarakat bebas serta menciptakan pasar dan mitra perdagangan untuk
AS selain memupuk kerjasama luar negeri yang baik.
USAID bekerja di lebih dari 100 negara untuk mempromosikan secara luas
berbagi kemakmuran ekonomi, memperkuat demokrasi dan tata pemerintahan yang
baik; meningkatkan kesehatan global, keamanan pangan, keberlanjutan lingkungan dan
pendidikan; membantu mencegah masyarakat dari konflik, serta memberikan bantuan
kemanusiaan untuk bencana alam dan bencana yang disebabkan manusia.

P r i n s i p d a n S t r a t e g i Penerapan Knowledge Management di USAID

Kekuatan USAID berasal dari pengalaman lapangan dan pengetahuan luas
tentang isu-isu pembangunan. Organisasi yang memiliki motto “connecting people,
working smarter and getting results” ini memiliki pandangan bahwa mengelola
pengetahuan yang dipegang langsung oleh divisi KM dianggap sebagai aset penting
yang memungkinkan organisasi ini untuk meningkatkan strategi, operasi, dan
hasil ke depan. Visi KM USAID sendiri yaitu :

“Re-establish USAID’s role as a development leader,”

Sedangkan misinya yaitu :

“Provide knowledge management leadership to enhance development outcomes.”

Tujuan KM di USAID yaitu untuk menghubungkan berbagai komunitas yang

berkembang dengan apa dan siapa mereka perlu ketahui untuk bekerja lebih cerdas
dalam menyelesaikan misi USAID dan tujuan strategis. USAID mendukung KM dan
pengembangan mitra (partnership) dengan mempromosikan praktik-praktik terbaik dan
studi yang dipelajari, serta memperkaya kemitraan secara kolaboratif dan membantu
dalam pengambilan keputusan melalui penelitian serta berbagi informasi. KM
membantu USAID beradaptasi dengan cepat dan sesuai kebijakan serta strategi dengan
membuat informasi dan pengalaman secara lebih mudah untuk digunakan sebagai
pengambilan keputusan dan tindakan tepat.
Untuk kerangka kerja strategis (strategic framewok) KM USAID, maka
diselenggarakan berbagai kegiatan yang berdampak terhadap generasi pengetahuan
(knowledge generation), perolehan pengetahuan, sikap berbagi pengetahuan, dan
aplikasinya. Secara ringkas kerangka strategis KM USAID dilakukan untuk membantu :
1) Penyediakan informasi tepat waktu, akurat, dan dapat diakses.
2) Meningkatkan perolehan pengalaman USAID
3) Memberlakukan studi dan keberhasilan untuk mencapai hasil yang lebih
efisien dalam mempertahankan modal mereka secara institusional.
KM begitu penting bagi seluruh anggota USAID yang bekerja di seluruh dunia,
dimana tujuannya adalah untuk merangsang dan menghasilkan pengetahuan dari
informasi yang tepat waktu dan bisa diperoleh dimanapun mereka berada. Program
KM USAID berbasis di Biro Manajemen di Kantor Informasi Divisi Knowledge
Management. Sebuah kelompok referensi tentang KM terdiri dari wakil-wakil dari
seluruh Biro di USAID, kelompok ini bertemu secara bulanan. Tujuan dari kelompok
referensi KM USAID ini yaitu untuk mendapatkan masukan dan perluasan
keterampilan pada Program KM USAID itu sendiri.
 Gambar 2. Kerangka strategis KM USAID
(sumber: http://knowledge.usaid.gov/, 2015)

Kerangka strategis KM USAID tersebut mencakup empat tujuan strategis di

antaranya :
1) Knowledge Generation: bertujuan menghasilkan pengembangan
pengetahuan yang mengoptimalkan penggunaan pendekatan inovatif.
2) Knowledge Capture: bertujuan menangkap dan membuat diakses
spektrum pengembangan pengetahuan di USAID.
3) Knowledge Sharing: Bertujuan dalam berbagi dan menyebarkan
pengembangan pengetahuan di USAID serta untuk memperluas jangkauan
dan efektivitas.
4) Knowledge Application: Bertujuan menerapkan pengembangan
pengetahuan sebagai dampak optimal dari program dan praktik manajemen.

Selama lebih dari empat dekade, USAID telah memberikan bantuan luar negeri
dan bantuan kemanusiaan ke negara-negara berkembang. Sepanjang periode ini,
organisasi ini telah mengembangkan ide-ide inovatif untuk membantu dunia.
Akibatnya, USAID diakui sebagai pemimpin program pengembangan dan memiliki
kekayaan pengetahuan yang relevan untuk tugas di masa depan terutama dalam urusan
luar negeri.
Kemampuan untuk memasuki tingkat pengalaman akan pengembangan dan
pengetahuan dilengkapi dengan serangkaian tantangan yang unik. USAID
mengidentifikasi, memanfaatkan dan belajar dari keahlian, jaringan dalam rangka
merespon dengan cepat lingkungan yang kompleks saat ini, terutama dalam geo-
politik.
Dalam kerangka The Global Commons Development (GDC), USAID dalam
memiliki posisi untuk mempromosikan pertukaran pengetahuan secara berkelanjutan,
real-time, kolaborasi, kemitraan, dan menggerakkan para donatur yang berasal dari
kalangan publik, swasta, instansi, perusahaan swasta, lembaga swadaya Masyarakat
(LSM), pemerintah negara setempat, dan masyarakat sipil. USAID merasa perlu
mengelola pengetahuan untuk memenuhi perannya yang semakin terlihat jelas.
Selanjutnya, langkah manajemen strategis dijalankan melalui program yang disebut the
Strategic Management of Human Capital initiative yang berada langsung di bawah the
President’s Management Agenda (PMA) mengharuskan organisasi ini menggunakan
sistem KM sebagai bagian dari strategi efektif yang akan membantu menciptakan,
menangkap berbagi pengetahuan dan informasi yang relevan dengan misi organisasi
(USAID, 2015).
USAID telah menghubungkan apa yang mereka lakukan dengan apa yang
mereka perlu ketahui sebagai upaya manajemen keseluruhan pengetahuan organisasi.
Pelaksanaan KM di USAID diemban oleh divisi KM langsung bertanggung jawab atas
kualitas secara keseluruhan, integritas struktural dan kehandalan sumber daya
pengetahuan d i USAID. Alur kerja sederhananya b i s a d i l i h a t p a d a
bagan di bawah ini:

Bagan 1. Alur kerja KM di USAID

(sumber: http://knowledge.usaid.gov/, 2015)

M (Management) / CIO (Chief Information Officer) / KM (Knowledge

Management) beraspirasi untuk menghubungkan, mendistribusikan, dan mendistilasi
pengetahuan institusional USAID. Adapun akses internal maupun publik terhadap
sumber daya pusat di USAID yang berhubungan dengan KM meliputi:
1) Development Experience Clearinghouse (DEC), adalah sumber online
terbesar yang didanai langsung oleh USAID baik secara teknis dan
mencakup program dokumentasi.
2) Library service (layanan perpustakaan), fasilitas pencarian untuk buku-
buku dan jurnal terbaru dari USAID seputar pembangunan internasional.
3) Knowledge management support, penerapan akan kolaborasi dan metode
terbaru untuk meningkatkan hasil, membangun jaringan, dan memperkaya
pengalaman (memiliki divisi tersendiri).
4) Economics and social data, merupakan fasilitas akses data statistik yang
terkait dengan proses pembangunan, alat analisis data dan dukungan
analisis kuantitatif.
5) Seminars, ajakan partisipasi dalam USAID-host seminar untuk berbagi
pengetahuan dan untuk mengeksplorasi berbagai topik pembangunan,
pendekatan inovatif, dan pengalaman yang beragam akan program
pengembangan masyarakat.
 Dengan demikian, misi strategi KM organisasi ini secara sederhana adalah
untuk memenuhi tantangan yaitu menghubungkan orang per orang, bekerja cerdas
dan mendapatkan hasil yang maksimal. Perbedaan kunci yang dibuat USAID dalam
bidang KM adalah perbedaan antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Strategi
KM yang paling dasar menurut mereka terdiri dari tiga unsur kunci yaitu orang
(people), proses (process) dan teknologi (technology). Keterkaitan antara unsur-unsur
kunci tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Orang, tujuan dari sebuah proses dan teknologi yaitu untuk membantu
orang menambahkan nilai-nilai bagi organisasi. Bagi organisasi ini tidak
ada perbaikan dari sebuah proses atau teknologi yang begitu berharga
kecuali mereka didayagunakan oleh orang.
2) Proses, sebuah pemahaman yang menyeluruh tentang proses mengarah
pada teknologi yang lebih baik dan keputusan personal. Seperti apa yang
telah dimodifikasi dan ditingkatkan dari waktu ke waktu pada organisasi
ini, proses mungkin kurang efisien dibandingkan jika keadaan sebelumnya
telah direncanakan di awal.
3) Teknologi, keputusan akan pamanfaatan teknologi harus dilakukan oleh
orang-orang dengan proses berpikir kreatif mereka. Keputusan akan
teknologi yang salah dapat menjadi bumerang dari penambahan tekanan
pada proses dan komponen orang.

Selama keberadaan USAID hingga saat ini, terdapat berbagai upaya pengelolaan
pengetahuan yang sedang berlangsung. Strategi KM USAID selalu berusaha untuk
mensintesis dan mempromosikan kegiatan berbagi pengetahuan dan sumber daya yang
telah digunakan, serta meletakkan sebuah dasar yang kuat untuk membangun lintas
organisasi untuk kemampuan KM itu sendiri. Untuk melakukan hal tersebut,
organisasi ini mewujudkan strategi KM melalui tiga konsep kunci yaitu KM
Governance, Extended Enterprise, dan The Three Faces of USAID.
1) KM Governance
USAID menyadari pentingnya kerjasama dalam upaya mengembangkan
KM yang sukses, serta nilai-nilai dalam memanfaatkan solusi berbagi
pengetahuan yang ada di seluruh bagian di USAID, KM menurut mereka
bertujuan untuk mempromosikan prinsip-prinsip dan praktik terbaik untuk
mengintegrasikan upaya-upaya yang pada akhirnya memberikan
peningkatan solusi di setiap masalah. Dibentuk melalui perwakilan ahli
subjek dan stakeholder, KM Governance ini kemudian membentuk
berbagai kelompok kerja yang bersifat mendasar melalui program-program
KM dan usaha menemukan keselarasan dengan strategi organisasi. Bekerja
melalui keselarasan strategis, kelompok KM Governance kemudian dapat
membangun dan mempromosikan standar informasi fundamental (yaitu,
taksonomi, bahasa terkendali, metadata dan lain-lain), menangkap berbagi
pendekatan praktik terbaik, mempromosikan penggunaan komunitas kerja
praktek untuk tujuan yang jelas di dalam masing-masing unit pada
organisasi dan seluruh bagian di USAID.
 Gambar 2. Peran KM Governance di USAID
(sumber: http://knowledge.usaid.gov/, 2015)

2) Extended Enterprise
Konsep ini menegaskan bahwa pengetahuan yang dibutuhkan untuk
melakukan berbagai usaha tidak hanya ditemukan di antara karyawan
(orang) USAID, tetapi meluas ke banyak daerah dengan para mitra, donatur
internasional, negara penerima bantuan, organisasi pembangunan, dan
bahkan di antara pensiunan USAID sendiri. Untuk mengakses berbagai
sumber pengetahuan mengharuskan mereka mengenali sumber yang
berbeda, dan pada gilirannya dapat memberikan solusi yang unik baik
secara kultural dan kontekstual serta relevan untuk pengetahuan yang
mungkin diperoleh.
3) The Three Faces of USAID
Sebagai kerangka acuan untuk kebutuhan berbagi pengetahuan yang
berbeda dalam Perluasan Perusahaan, strategi KM USAID memperkenalkan
ide The Three Faces of USAID. Dalam menangkap pengetahuan dan
berbagi face (wajah) masing-masing yang begitu penting dalam membantu
mencapai tujuan pembangunan USAID, dan setiap pandangan yang
berbeda tergantung di bagian mana mereka mewakili. Berikut face dari
USAID :
a. Operasional, meliputi pelayanan administrasi, proses, dan fungsi
dukungan dari organisasi.
b. Strategi, aspek ini sudah pasti ditemukan baik di dalam organisasi dan
dalam setiap misi USAID, aspek ini menentukan strategi kebijakan
organisasi, biro-biro, negara, dan rencana program.
c. Lapangan, dalam memberikan bantuan kemanusiaan dan setiap
pengembangan di lapangan melibatkan setiap mitra penting untuk
generasi pengetahuan serta yang merupakan perpanjangan dari
organisasi ini

Dengan strategi-strategi yang telah dilakukan tersebut, USAID selalu agresif

untuk meningkatkan bentuk-bentuk pengetahuan baru agar berhasil melaksanakan
berbagai inisiatif dari kerangka The Global Commons Development (GDC), dan pada
akhirnya pengukuran sebenarnya dari keberhasilan strategi KM USAID adalah:
 1) Kemampuan mereka untuk mendapatkan jawaban atas dasar pertanyaan-
pertanyaan faktual dari sumber otoritatif secara tepat waktu diukur dalam
jam atau hari. Untuk pertanyaan penelitian yang lebih kompleks yang
membutuhkan analisis mendalam mungkin memerlukan waktu tambahan.
2) Kemampuan mereka untuk membuat final blue print dan disetujui untuk
rencana strategis atau strategi teknis dalam hitungan bulan dalam
menanggapi keadaan darurat yang kompleks di mana bantuan AS memiliki
dampak signifikan.
3) Bakat mereka untuk bekerja lebih efisien dan dengan kualitas baik karena
tahu di mana memperoleh informasi yang diperlukan dan atau dari siapa
mereka mencari jawaban.
4) Kemampuan mereka untuk menyediakan tenaga kerja yang berpengetahuan
sebagaimana tercantum dalam the President’s Management Agenda (PMA)
dan seperti yang diharapkan untuk hasil jangka panjang.

Simpulan
KM memiliki posisi yang strategis sekaligus vital bagi eksistensi sebuah
organisasi dunia sekalipun, hal ini ditujukan untuk dapat bertahan pada kompetisi
global saat ini. Hal ini pula yang disadari penuh oleh USAID sebagai sebuah organisasi
yang memiliki wilayah kerja lintas negara. Budaya pengetahuan telah menjadi sebuah
budaya positif dan mendarah daging bagi USAID dalam eksistensinya.
USAID telah mampu menjalankan KM secara berkesinambungan melaui divisi
KM yang secara khusus dibentuk untuk menjalankan serangkaian kebijakan yang
telah ditentukan oleh USAID dalam mempertahankan pelaksanaan tujuan organisasi
yang sangat identik dengan budaya pengetahuan. Sebagai organisasi yang mendunia,
USAID sudah sangat layak menerapkan sistem strategis sendiri dalam usaha
pengelolaan pengetahuan untuk menjangkau setiap informasi yang terbaru dan dinamis
sehingga dapat menjadi sebuah aset intelektual bagi keberlangsungan organisasi ini di
era globalisasi.

Daftar Pustaka

Abell, Angela dan Nigel Oxbrow. (2001). Competing With Knowledge: The Information
Professional in the Knowledge Management. London: Library Association
Publishing.

Bell, Daniel. (2006). Post-Industrial Society. Dalam Frank Webster (Ed.), Theories of
the Information Society 2nd Ed. New York: Routledge.

Davenport, Thomas H. dan Lawrence Prusak. (1998). Working Knowledge: How

Organizations Manage What They Know. Cambridge: Harvard Business School
Press.
 Ichijo, Kazuo dan Ikujirō Nonaka (Ed). (2007). Knowledge Creation and Management :
New Challenges for Managers. Oxford: Oxford University Press.

Nonaka, Ikujirō dan Hirotaka Takeuchi. (1995). The Knowledge-Creating Company:

How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford
University Press.

Pramudyo, C.S. (2007). “Perancangan Model Fungsi Collaborative Knowledge

Retrieval pada Manajemen Pengetahuan Studi Kasus: UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta.” Tesis pada Institut Teknologi Bandung. Bandung: Institut
Teknologi Bandung.

St. Clairs, Guy. ( 2003). Beyond Degrees: Profesional Learning for Knowledge
Services. Germany: K.G. Saur Munchen.

The United States Agency for International Development (USAID). (2015). Knowledge
Management Support pada http://knowledge.usaid.gov/. Akses pada 2 Januari
2015.

Tobing, P.L. (2007). Knowledge Management: Konsep, Arsitektur dan Implementasi,

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Turban, E. dan J. E Aronson (2001). Decision Support System And Intelligent Systems,
Prentice Hall International Edition. New Jersey: USA.

Tentang penulis

Muhammad Rosyihan Hendrawan is a lecturer on Library Science Study Program at the

Faculty of Administrative Science University of Brawijaya Malang, Indonesia 65145.
He holds a Master´s degree in Library Science from University of Indonesia, in 2013.
He received a Bachelor´s degree in Library Science from State Islamic University of
Sunan Kalijaga, in 2010. He also member of Ikatan Sarjana Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Indonesia (ISIPII). His research interests currently focus on a number of areas
including RDA, FRBR, metadata, online searching and their integration in knowledge
organization and digital library applications.

All in-text references underlined in blue are linked to publications on ResearchGate, letting you access and read them immediately.