LOGO JABATAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR
MANUAL PROSEDUR KERJA
KERJA
(JABATAN / UNIT)
HOSPITAL QUEEN ELIZABETH
KOTA KINABALU

NAMA JABATAN
ALAMAT JABATAN
NO. TEL
EMEL
LAMAN WEB
FUNGSI UTAMA (UMUM)
FUNGSI:
I. KEWANGAN
II. SUMBER
MANUSIA
III. PENGURUSAN
ASET
IV.
PENTADBIRAN AM

FUNGSI UTAMA (KHUSUS)

FUNGSI:
I. RAWATAN PESAKIT LUAR
II. RAWATAN PESAKIT DALAM
IV. (Tugas-tugas lain mengikut
fungsi Jabatan/Unit)
FUNGSI UTAMA:

I. KEWANGAN
 SENARAI AKTIVITI
FUNGSI UTAMA: I. KEWANGAN

BIL. AKTIVITI

1. Pengurusan dan Kawalan Belanjawan

2. Pengurusan pembayaran Emolumen,Elaun dan Pesanan Kerajaan

3. Pengurusan Buku Vot, Akaun Amanah, Deposit, Cek Batal , Laporan

perbelanjaan dan Laporan penyesuaian.

4. Pengurusan pugutan hasil Kerajaan

 AKTIVITI :

1.1 Pengurusan dan Kawalan Belanjawan

 PROSES KERJA

Aktiviti 1.1 : Pengurusan dan Kawalan Belanjawan

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi proses yang berkenaan)

JAWATAN PROSES

Pengarah Hospital/ Menerima Waran Peruntukan daripada

Timbalan Pengarah Jabatan Kesihatan Negeri Sabah.
(Pengurusan)
Memastikan pengagihan peruntukan dibuat
Akauntan secara saksama

Penolong Akauntan Memantau penggunaan Buku Vot Dummy

oleh Akiviti/Jabatan untuk mengelakkan
Pembantu Akauntan perbelanjaan melebihi peruntukan.

Pembantu Tadbir (Kew) Memantau permohonan peruntukan tambahan,

pindah peruntukan, dasar baru dan One- Off
CARTA ALIRAN KERJA
 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.1 : Pengurusan dan Kawalan Belanjawan

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang berkenaan)

Mula

Terima Waran Peruntukan

daripada Jabatan Kesihatan
Negeri Sabah.

Pastikan pengagihan peruntukan

dibuat secara saksama

Pemantau penggunaan Buku Vot

Dummy oleh Akiviti/Jabatan untuk
mengelakkan perbelanjaan melebihi
peruntukan

Memantau permohonan
peruntukan tambahan, pindah
peruntukan, dasar baru dan One-
Of

Tamat
SENARAI BORANG YANG BERKAITAN

DENGAN TUGAS –TUGAS PEGAWAI

 SENARAI BORANG

Aktiviti 1.1 : Pengurusan dan Kawalan Belanjawan

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang

berkenaan )

BIL. SENARAI BORANG

 AKTIVITI :

1.2 Pengurusan pembayaran

Emolumen, Elaun dan Pesanan Kerajaan
 PROSES KERJA

Aktiviti 1.2 : Pengurusan pembayaran Emolumen, Elaun

dan Pesanan Kerajaan

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi proses yang berkenaan)

JAWATAN PROSES

Akauntan Memantau penyediaan Kew 320 bagi

bayaran Gaji, Daftar terimaan, borang
Penolong Akauntan tuntutan elaun kerja lebih masa dan
borang tuntutan elaun perjalanan seta
Pembantu Akauntan pertukaran.

Pembantu Tadbir (Kew) Memastikan bayaran terhadap bil/invois

lengkap dengan dokumen sokongan dan
Delivery Order. Bil hendaklah dibayar
dalam tempoh 9 hari dari tarikh diterima
oleh Unit Akaun.
CARTA ALIRAN KERJA
 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2 : Pengurusan pembayaran Emolumen, Elaun

dan Pesanan Kerajaan

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang berkenaan)

Mula

Memantau penyediaan Kew 320 bagi

bayaran Gaji, Daftar terimaan, borang
tuntutan elaun kerja lebih masa dan
borang tuntutan elaun perjalanan seta
pertukaran.

Memastikan bayaran terhadap bil/invois

lengkap dengan dokumen sokongan dan
Delivery Order. Bil hendaklah dibayar
dalam tempoh 9 hari dari tarikh diterima
oleh Unit Akaun.

Tamat
SENARAI BORANG YANG BERKAITAN

DENGAN TUGAS –TUGAS PEGAWAI

 SENARAI BORANG

Aktiviti 1.2 : Pengurusan pembayaran Emolumen, Elaun

dan Pesanan Kerajaan

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang

berkenaan )

BIL. SENARAI BORANG

 AKTIVITI :

1.3 Pengurusan Buku Vot, Akaun

Amanah, Deposit, Cek Batal ,
Laporan perbelanjaan dan
Laporan penyesuaian.
 PROSES KERJA

Aktiviti 1.3 : Pengurusan Buku Vot, Akaun Amanah, Deposit,

Cek Batal , Laporan perbelanjaan dan Laporan
penyesuaian.

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi proses yang berkenaan)

JAWATAN PROSES

Akauntan Mengesahkan semakan

terhadap buku vot ada dibuat.
Penolong Akauntan

Pembantu Akauntan Memastikan Akaun Amanah direkod

dengan betul dan perbelanjaan dibuat
Pembantu Tadbir (Kew) dengan betul dan kemas kini.

Memastikan penyata penyesuaian

perbelanjaan , akaun amanah dan deposit
dibuat setiap bulan.
CARTA ALIRAN KERJA
 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.3 : Pengurusan Buku Vot, Akaun Amanah, Deposit, Cek Batal ,
Laporan perbelanjaan dan Laporan penyesuaian.

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang berkenaan)

Mula
Mengesahkan semakan terhadap
buku vot ada dibuat

Memastikan Akaun Amanah direkod

dengan betul dan perbelanjaan dibuat
dengan betul dan kemas kini.

Memastikan penyata penyesuaian

perbelanjaan , akaun amanah dan deposit
dibuat setiap bulan

Tamat
SENARAI BORANG YANG BERKAITAN

DENGAN TUGAS –TUGAS PEGAWAI

 SENARAI BORANG

Aktiviti 1.3 : Pengurusan Buku Vot, Akaun Amanah, Deposit, Cek Batal ,
Laporan perbelanjaan dan Laporan penyesuaian.

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang

berkenaan )

BIL. SENARAI BORANG

 AKTIVITI :

1.4 Pengurusan Pugutan

Hasil Kerajaan
 PROSES KERJA

Aktiviti 1.4 : Pengurusan Pungutan Hasil Kerajaan

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi proses yang berkenaan)

JAWATAN PROSES

Akauntan Memastikan semua hasil kerajaan dipungut

dan dimasukkan ke dalam akaun mengikut
Penolong Akauntan peraturan yang berkuatkuasa

Pembantu Akauntan Memastikan semua pungutan yang

sepatutnya dipungut telah dipungut.
Pembantu Tadbir (Kew)
memastikan semua langkah yang perlu
untuk menjaga atau meningkatkan
pungutan hasil telah diambil.

Berkerjasama dengan semua pihak yang

terlibat secara langsung dan tidak langsung
dalam pengendalian pungutan hasil.
CARTA ALIRAN KERJA
 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4 : Pengurusan Pungutan Hasil Kerajaan.

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang berkenaan)

Mula

Memastikan semua hasil kerajaan dipungut

dan dimasukkan ke dalam akaun mengikut
peraturan yang berkuatkuasa.

Memastikan semua pungutan yang

sepatutnya dipungut telah dipungut .

Memastikan semua langkah yang perlu untuk

menjaga atau meningkatkan pungutan hasil
telah diambil,

Berkerjasama dengan semua pihak yang

terlibat secara langsung dan tidak langsung
dalam pengendalian pungutan hasil.

Tamat
SENARAI BORANG YANG BERKAITAN

DENGAN TUGAS –TUGAS PEGAWAI

 SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4 : Pengurusan Pungutan Hasil Kerajaan.

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang

berkenaan )

BIL. SENARAI BORANG

 FUNGSI:

II. SUMBER MANUSIA

 SENARAI AKTIVITI
FUNGSI: II SUMBER MANUSIA

BIL. AKTIVITI

2.1 Pengurusan Pegawai Melapor Diri Sama Ada Lantikan

Baru / Bertukar Masuk / Pekerja Sambilan Harian / Lantikan
Kontrak / Naik Pangkat

2.2 Pengurusan Cuti Melalui Sistem HRMIS

AKTIVITI :

2.1 Pengurusan Pegawai Melapor Diri

Sama Ada Lantikan Baru / Bertukar
Masuk / Pekerja Sambilan Harian /
Lantikan Kontrak / Naik Pangkat
 PROSES KERJA

Aktiviti 2.1: Pengurusan Pegawai Melapor Diri Sama Ada Lantikan

Baru / Bertukar Masuk / Pekerja Sambilan Harian /
Lantikan Kontrak / Naik Pangkat

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang berkenaan)

 JAWATAN PROSES

Pengarah Melapor diri dan mengemukakan surat arahan

Ketua Jabatan/Unit pertukaran dan penempatan daripada JKN
Penolong Pegawai Tadbir Sabah / KKM
Pegawai dikehendaki merekodkan maklumat data
dalam Buku Lapor Diri

Surat arahan pertukaran dan penempatan

daripada JKN Sabah / KKM disahkan oleh Ketua
Pembantu Tadbir

Pegawai dikehendaki mengisi Borang Pendaftaran

Imbasan Cap Jari dan dikemukakan kepada
Pembantu Tadbir di Unit Pentadbiran

CARTA ALIRAN
Pegawai KERJA
dikehendaki mengisi borang yang
diberikan dalam Fail Orientasi dengan lengkap
dan menyerahkan kepada Pembantu Tadbir /
pegawai yang bertangungjawab

Menyediakan surat Penempatan Melapor Diri dan

diedarkan serta merta kepada pegawai serta
Ketua Jabatan / Unit / Klinik / Wad

Pegawai melapor diri kepada Ketua Jabatan /

Unit / Klinik / Wad
 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.1 :Pengurusan Pegawai Melapor Diri Sama Ada Lantikan

Baru / Bertukar Masuk / Pekerja Sambilan Harian /
Lantikan Kontrak / Naik Pangkat

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang berkenaan )

Mula

Melapor diri dan mengemukakan surat Arahan

Pertukaran Dan Penempatan daripada JKN
Sabah / KKM
 Merekod maklumat data dalam Buku Lapor
Diri

Pengesahan Surat Arahan Pertukaran dan

Penempatan daripada JKN Sabah / KKM

Mengisi Borang Pendaftaran Imbasan Cap Jari dan

dikemukakan kepada Pembantu Tadbir di Unit
Pentadbiran

Mengisi borang yang diberikan dalam Fail Orientasi

dengan lengkap dan menyerahkan kepada Pembantu
Tabir / Pegawai yang bertanggungjawab

Menyediakan surat Penempatan Melapor Diri dan

diedarkan serta merta kepada pegawai serta Ketua
Jabatan / Unit / Klinik / Wad

Pegawai melapor diri kepada Ketua Jabatan /

Unit / Klinik / Wad
SENARAI BORANG YANG BERKAITAN
Tamat
DENGAN TUGAS –TUGAS PEGAWAI
 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.1 : Pengurusan Pegawai Melapor Diri Sama Ada Lantikan

Baru / Bertukar Masuk / Pekerja Sambilan Harian /
Lantikan Kontrak / Naik Pangkat

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi

yang berkenaan )

BIL. SENARAI BORANG

 AKTIVITI :

2.2 Pengurusan Cuti Melalui Sistem

HRMIS
 PROSES KERJA

Aktiviti 2.2: Pengurusan Cuti Melalui Sistem HRMIS

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang berkenaan)

JAWATAN PROSES

Pengarah Log-in – Modul Pengurusan Saraan Faedah dan

Timbalan Pengarah Ganjaran – Permohonan Cuti
Ketua Jabatan/Unit
Semak baki cuti rehat yang berkelayakan pada
Penolong Pegawai Tadbir tarikh permohonan cuti dipohon.
Pembantu Tadbir Formula Pengiraan Kelayakan:
Jumlah Hari Bekerja X Jumlah Kelayakan Cuti
365 hari

Mengunci masuk permohonan cuti rehat dan

mengisi ruangan catatan tujuan bercuti

Memilih Pegawai Penyokong dan Pelulus cuti

seperti yang telah ditetapkan.
Tekan Butang Hantar. Pemohon perlu
memaklumkan kepada Pegawai Penyokong dan
 Pelulus cuti mengenai permohonan vuti dalam
sistem HRMIS
Pegawai Penyokong cuti menyokong/tidak
menyokong permohonan cuti tersebut.
Pelulus cuti melulus/ tidak melulus permohonan
cuti tersebut.
Pemohon cuti perlu memaklumkan kepada warga
Jabatan/Unit melalui emel.

CARTA ALIRAN KERJA

 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2 : Pengurusan Cuti Melalui Sistem HRMIS

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang berkenaan )

Mula

Log-in – Modul Pengurusan Saraan

Faedah dan Ganjaran – Permohonan Cuti

Semak baki cuti rehat yang berkelayakan

pada tarikh permohonan cuti dipohon

Mengunci masuk permohonan cuti rehat dan

mengisi ruangan catatan tujuan bercuti

Memilih Pegawai Penyokong dan Pelulus cuti

seperti yang telah ditetapkan.

Tekan Butang Hantar. Pemohon perlu

memaklumkan kepada Pegawai Penyokong dan
Pelulus cuti mengenai permohonan cuti dalam
sistem HRMIS

Pegawai Penyokong cuti menyokong/tidak

menyokong permohonan cuti tersebut

Pegawai Pelulus cuti melulus/ tidak

melulus permohonan cuti tersebut

Pemohon cuti perlu memaklumkan kepada

warga Jabatan/Unit melalui emel.
 Tamat

SENARAI BORANG YANG BERKAITAN

DENGAN TUGAS –TUGAS PEGAWAI

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.2 : Pengurusan Cuti Melalui Sistem HRMIS

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi

yang berkenaan )

BIL. SENARAI BORANG

 SENARAI AKTIVITI
FUNGSI: III PENGURUSAN ASET

BIL. AKTIVITI

3.1 Penerimaan

3.2 Pendaftaran

3.3 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

3.4 Penyelenggaraan

3.5 Pelupusan

3.6 Kehilangan dan Hapuskira

PROSES KERJA
 AKTIVITI 3.1 : PENGURUSAN PENERIMAAN (HARTA MODAL)

JAWATAN PROSES KERJA

Penolong Pegawai Terima bekalan dari syarikat pembekal.

Tadbir/ Pembantu Tadbir
Semak Pesanan Kerajaan (LPO), Nota Hantaran, Inbois dan lain-lain
dokumen yang berkaitan.
ꞌꞌ
Semak dengan teliti spesifikasi seperti dalam pesanan tempatan.

Pembekal / Pengguna/ Testing & Commissioning (T&C) perlu dijalankan bagi aset yang
HSS / memerlukan penyelenggaraan yang dihadiri oleh Pembekal, Pengguna,
Unit Aset Hospital Support Service, Unit Pengurusan Aset, Unit Pembangunan (jika
perlu), Unit Kejuruteraan (jika perlu) dan Unit ICT (bagi peralatan ICT).
ꞌꞌ
Jika LULUS T&C turunkan tandatangan dan sahkan Borang T&C.

Penolong Pegawai Jika TIDAK LULUS, isi KEW.PA-1 dan beri salinan kepada pembekal
Tadbir / Pembantu
Tadbir Buat pengesahan pada Pesanan Kerajaan, Inbois dan Nota Hantaran
untuk tujuan pembayaran.
ꞌꞌ
Daftarkan dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-4

ꞌꞌ Hantar salinan asal Pesanan Kerajaan, Inbois, Nota Hantaran, salinan

KEW.PA-2 dan Borang T & C ke Unit Perolehan untuk pembayaran.
ꞌꞌ
Beri salinan KEW.PA-2 kepada pengguna

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 3.1 : CARTA ALIRAN KERJA PENERIMAAN HARTA MODAL

 Mula

Terima bekalan dari syarikat pembekal

Semak Pesanan Kerajaan, Nota Hantaran, Inbois dan lain-

lain dokumen yang berkaitan

Semak dengan teliti spesifikasi di dalam Pesanan Kerajaan

.
Jalankan Testing & Commissioning

Jika lulus, turunkan tandatangan dalam Borang T&C

Buat pengesahan pada Pesanan Kerajaan, Inbois dan Nota

Hantaran untuk tujuan pembayaran.

Tidak

Mematuhi spesifikasi?

Lengkapkan KEW.PA-1 Ya

Daftarkan dan label “HAK KERAJAAN MALAYSIA” dan

tulis nombor siri pendaftaran.

Dapatkan Tandatangan pengguna dan Pengarah Hospital

Beri sesalinan KEW.PA-2/ KEW.PA-3 kepada pengguna

Fail

Tamat

PROSES KERJA
 AKTIVITI 3.2: PENGURUSAN PENERIMAAN ASET BERNILAI RENDAH

JAWATAN PROSES KERJA

Penolong Pegawai Terima bekalan dari syarikat pembekal

Tadbir/ Pembantu
Tadbir Periksa Pesanan Tempatan (LPO) /Inbois/ Nota Hantaran

Dapatkan kad jaminan jika perlu

ꞌꞌ
Semak spesifikasi sama ada mematuhi Kualiti atau Kuantiti seperti dalam
ꞌꞌ Pesanan Tempatan.

ꞌꞌ Jika tidak mematuhi spesifikasi, isi borang KEW.PA-1

ꞌꞌ Maklumkan Ketua Jabatan

ꞌꞌ Jika mematuhi spesifikasi

ꞌꞌ Cop dan tandatangan pengesahan penerimaan

ꞌꞌ Daftarkan di dalam KEW.PA-3

ꞌꞌ Hantar salinan asal Pesanan Tempatan, Inbois, Nota Hantaran dan salinan
KEW.PA-3 ke Unit Perolehan untuk proses pembayaran.

ꞌꞌ Daftar dalam KEW.PA-5

ꞌꞌ Failkan KEW.PA-3 di dalam Kabinet berkunci

CARTA ALIRAN KERJA

 AKTIVITI 3.2 : CARTA ALIRAN KERJA PENERIMAAN ASET BERNILAI
RENDAH
Mula

Pembekal menghantar pesanan

Terima Pesanan Kerajaan (LPO)

Terima Nota Hantaran

.
Terima Inbois

Dapatkan kad Jaminan Jika Perlu

Semak spesifikasi sama ada mematuhi Kualiti atau

Kuantiti Pesanan
Tidak

Mematuhi spesifikasi?

Maklumkan
Ketua Jabatan Ya

Cop dan tandatangan pengesahan penerimaan

Daftarkan di dalam KEW.PA-3 dan KEW.PA-5

Hantar Pesanan Kerajaan, Inbois, Nota Hantaran dan

Salinan KEW.PA-3 ke Unit Perolehan untuk pembayaran

Berikan salinan KEW.PA-3 kepada pengguna Asal dan

Failkan

Tamat

PROSES KERJA
 AKTIVITI 3.3 : PENGURUSAN PENERIMAAN PEMASANGAN,
PENGUJIAN & PENTAULIAHAN (T&C)

JAWATAN PROSES KERJA

Penolong Pegawai Maklumkan pihak-pihak yang terlibat melalui email atau surat :
Tadbir/ Pembantu
Tadbir (a) Syarikat pembekal
(b) Hospital Support Service
(c) Pengguna
(d) Unit Pengurusan Aset
(e) Unit Kejuruteraan (Jika perlu)
(f) Unit Pembangunan (Jika perlu)
(g) Unit ICT (Jika perlu)

ꞌꞌ Sediakan Borang T & C

Semua yang terlibat Jalankan T & C

ꞌꞌ Jika LULUS, turunkan tandatangan dalam Borang T & C dengan lengkap

HSS/ Unit Aset Lekatkan tagging Nombor Aset CMIS dan Nombor Siri Pendaftaran Aset
Kerajaan Sahkan Borang T & C

Ketua Unit Aset Daftarkan di dalam KEW.PA-2/ 3 dengan lengkap

Penolong Pegawai Sahkan Pesanan Kerajaan, Inbois, Nota Hantaran untuk tujuan
Tadbir/ Pembantu pembayaran. Sertakan juga salinan KEW.PA-2/ 3 dan Borang T & C untuk
Tadbir tujuan pembayaran.

Pembantu Tadbir Keluarkan Notis Mula/ Tamat Perkhidmatan (SNF) dan Notis Perubahan
Perkhidmatan (VNF) terhadap aset yang diterima jika berkaitan.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 3.3: CARTA ALIRAN KERJA PENERIMAAN PEMASANGAN,
PENGUJIAN & PENTAULIAHAN (T&C)

Mula

Maklumkan pihak-pihak yang terlibat melalui email / surat

Sediakan Borang T & C

Jalankan T & C

Tidak Pesanan mematuhi spesifikasi/ LULUS T & C?

Isi Borang Ya
Kew.PA 1

Turunkan tandatangan dalam Borang T & C dengan lengkap

Lekatkan Nombor Aset CMIS dan Nombor Siri Pendaftaran

Sahkan Borang T & C

Daftarkan dalam KEW.PA-2/ 3 dengan lengkap

Sahkan Pesanan Kerajaan, Inbois, Nota Hantaran

Kemukakan ke Unit Perolehan bersama dengan salinan

KEW.PA-2/ 3 dan Borang T & C untuk pembayaran

Keluarkan Notis Mula/ Tamat Perkhidmatan Notis

Perubahan Perkhidmatan (VNF)

Tamat

PROSES KERJA
 AKTIVITI 3.4: PENGURUSAN PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pengguna Memastikan penggunaan aset mengikut fungsi asal dan bagi tujuan rasmi
sahaja

Pengguna/ HSS Memastikan aset dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan

Pengguna Memastikan aset berada di lokasi yang betul

HSS Melaksanakan penyelenggaraan (PPM) mengikut jadual yang ditetapkan

Pengguna Memastikan kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang

Aduan KEW.PA-9

Pengguna Memastikan aset yang dibawa keluar dari pejabat mendapat kebenaran dari
Pengarah

Pengguna Memastikan aset disimpan di tempat yang selamat dan mendapat

penjagaan maksima

Pemeriksa Aset/ Memastikan pemeriksaan aset dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali

Pegawai Aset Hospital setahun secara 100%

Pembantu Tadbir Unit Laporan pemeriksaan aset KEW.PA-10/ 11 disimpan dalam fail
Aset
Menghantar laporan pemeriksaan aset ke JKNS mengikut tarikh yang
Pegawai Aset Hospital ditetapkan

CARTA ALIRAN KERJA

 AKTIVITI 3.4: CARTA ALIRAN KERJA PENYIMPANAN DAN
PEMERIKSAAN

Mula

Pastikan penggunaan aset mengikut fungsi asal dan bagi

tujuan rasmi sahaja

Pastikan aset dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan

berkelayakan

Pastikan aset berada dilokasi yang betul dan selamat

.
Pastikan Penyelenggaraan (PPM) dijalankan

Kerosakan aset hendaklah dilaporkan dalam KEW.PA-9

Pastikan aset yang dibawa keluar mendapat kebenaran

Pengarah

Pastikan pemeriksaan aset dijalankan

Laporan pemeriksaan hendaklah dihantar ke ibu pejabat

JKN Sabah mengikut tarikh yang ditetapkan

Simpan KEW.PA-10/ 11 dalam fail

Tamat

PROSES KERJA
 AKTIVITI 3.5 : PENGURUSAN PELUPUSAN

JAWATAN PROSES KERJA

Pengguna/ Kenalpasti aset yang perlu dilupuskan

Disyor oleh HSS/
Pengilang

HSS Menyediakan Laporan Condition Appraisal (CA)

HSS/ Unit Kejuruteraan Menyediakan Laporan Tidak Ekonomi Dibaiki (BER 1)

HSS/ Unit Kejuruteraan Menyediakan Laporan Tidak Ekonomi Dibaiki

(BER 2)

KKM/ JKNS (ICT) Pengeluaran Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16

Pembantu Tadbir Senaraikan aset yang hendak dilupus dalam KEW.PA-17

Lembaga Pemeriksa Lembaga Pemeriksa membuat pemeriksaan fizikal aset mengikut senarai
(KEW.PA-17)

Lembaga Pemeriksa Lembaga Pemeriksaa membuat syor dan menandatangani KEW.PA 17

Lembaga Pemeriksa/ Kemukakan KEW.PA -17 kepada Unit Pengurusan Aset & Stor ibu pejabat
Unit Aset HQE JKN Sabah

Unit Pengurusan Aset & Urusan kelulusan pelupusan

Stor JKNS

Penolong Pegawai Terima kelulusan pelupusan

Tadbir/ Pembantu
Tadbir

Pembantu Tadbir Sediakan surat pelantikan Saksi Pelupusan

Pembantu Tadbir/ Saksi Jalankan tindakan pelupusan akhir mengikut kaedah pelupusan yang
ditetapkan

Pembantu Tadbir
Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19
Pembantu Tadbir
Kemukakan Sijil Pelupusan kepada ibu pejabat JKN Sabah
Unit Pengurusan Aset &
Stor JKNS Kemukakan Sijil Pelupusan Kepada KKM

Pembantu Tadbir Kemaskini rekod yang berkaitan

(Contoh :KEW.PA-2/ KEW.PA-3, KEW.PA-4/ KEW-5, KEW.PA-7)

CARTA ALIRAN KERJA

 AKTIVITI 3.5 : CARTA ALIRAN KERJA PELUPUSAN HARTA MODAL

Mula

Kenalpasti aset yang perlu dilupuskan

tujuan rasmi sahaja

Penyediaan Condition Appraisal (CA)

Penyediaan Tidak Ekonomi Dibaiki (BER 1)

.
Penyediaan Tidak Ekonomi Dibaiki (BER 2)

Pengeluaran Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16

Senaraikan aset yang hendak dilupus dalam KEW.PA-17

Lembaga Pemeriksa membuat pemeriksaan fizikal aset

Lembaga Pemeriksa membuat syor dan menandatangan

KEW.PA-17

Kemukakan ke Unit Pengurusan Aset & Stor JKNS

Urusan kelulusan

Terima kelulusan pelupusan

Sediakan surat pelantikan Saksi Pelupusan

Terima kelulusan pelupusan

Sediakan surat pelantikan Saksi Pelupusan

Terima kelulusan pelupusan

Sediakan surat pelantikan Saksi Pelupusan

Jalankan tindakan pelupusan akhir mengikut kaedah Yang

ditetapkan

Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19

Sediakan surat pelantikan Saksi Pelupusan

Kemukakan Sijil Pelupusan kepada ibu pejabat JKN Sabah

Kemukakan Siji Pelupusan kepada KKM

Kemukakan Siji Pelupusan kepada KKM

Simpan dokumen di dalam fail

Tamat
 CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 3.5 : CARTA ALIRAN KERJA PELUPUSAN ASET BERNILAI

RENDAH
Mula

Kenalpasti aset yang perlu dilupuskan

Dapatkan PEP.KEW.PA-16 (jika perlu)

Senaraikan aset dalam borang Laporan Lembaga Pemeriksa

KEW.PA-17

Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa

Lembaga Pemeriksa melangkapkan dan menandatangani

KEW.PA-17

Kemukakan KEW.PA-17 kepada Urus Setia Pelupusan

Urus Setia menyemak KEW.PA-17 dan pastikan dokumen

sokongan disertakan

Urus Setia menentukan Kuasa Melulus

Urus Setia menyemak bidang Kuasa Melulus

Tidak Pelupusan diluluskan?

Laporan Dikembalikan Ya
Kepada Urusetia
Maklumkan keputusan kepada pemohon
Laksanakan pelupusan mengikut kaedah yang ditetapkan

Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19

Kemukakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19 kepada Kuasa

Melulus

Kemaskini rekod

Fail

Tamat

PROSES KERJA
 AKTIVITI 3.6 : PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

JAWATAN PROSES KERJA

Ketua jabatan/ unit/ Melaporkan kehilangan kepada Pengarah Hospital dengan serta merta.
klinik/ wad

Ketua jabatan/ unit/ Memaklumkan kehilangan kepada Pegawai Aset.

klinik/ wad

Ketua jabatan/ unit/ Membuat Laporan Polis dalam masa 24 jam.

klinik/ wad

Unit Pengurusan Aset Menyediakan Laporan Awal Kehilangan KEW.PA-28 dan salinan Laporan
Polis kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 hari bekerja.

KSU KKM Melantik Jawatankuasa Penyiasat.

Jawatankuasa Menjalankan siasatan/ temu bual.

Penyiasat

Jawatankuasa Menyediakan Laporan Akhir KEW.PA-30

Penyiasat & Pegawai
Pengawal

Pegawai Pengawal/ Kelulusan Hapuskira yang ditetapkan oleh Pegawai Pengawal KKM/
Perbendaharaan Perbendaharaan.

Unit Pengurusan Aset Terima kelulusan dan laksanakan tindakan mengikut keputusan di atas.

Unit Pengurusan Aset Kemukakan Sijil Hapus Kira dan kedudukan tindakan surcaj/ tatatertib (jika
ada).

Unit Pengurusan Aset Kemaskini Kad Pendaftaran Harta Modal/ Inventori

Unit Pengurusan Aset Failkan

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 3.6: CARTA ALIRAN KERJA KEHILANGAN DAN
HAPUSKIRA

Mula

Melaporkan kehilangan kepada Pengarah Hospital

Memaklumkan kehilangan kepada Pegawai Aset

Membuat Laporan Polis

Menyediakan KEW.PA-28 dan salinan Laporan Polis

Melantik Jawatankuasa Penyiasat

SENARAI Menjalankan
BORANG YANG
siasatan/ temu bualBERKAITAN

DENGANMenyediakan
TUGASLaporan Akhir KEW.PA-30
–TUGAS PEGAWAI
Kelulusan Hapus Kira

Terima Kelulusan Hapus Kira

Laksanakan tindakan Hapus kira

Kemukakan Sijil Hapus Kira

Kemaskini Kad Pendaftaran

Fail

Tamat
SENARAI BORANG
 Aktiviti 3 : Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan dan
Pemeriksaan, Penyelenggaraan, Pelupusan, Kehilangan dan
Hapuskira

(Berdasarkan aktiviti yang disenaraikan bagi fungsi yang

berkenaan )

BIL. SENARAI BORANG

1 KEW.PA-1 hingga KEW.PA-30