Professional Documents
Culture Documents
Notificare generală
Notificare simplificată
Notificare specială
Adresa/sediul operatorului
Se completează adresa operatorului persoană fizică (domiciliul şi/sau reşedinţa)
şi, respectiv, sediul persoanei juridice, aşa cum este stabilit potrivit legii, în actul
normativ de înfiinţare sau aşa cum este prevăzut în certificatul de înregistrare la
Oficiul Naţional al Registrului Comerţului sau în Registrul asociaţiilor şi fundaţiilor.
Apoi, operatorul bifează în ce calitate notifică autoritatea de supraveghere,
respectiv dacă este persoană fizică, persoană fizică autorizată sau persoană
juridică. În această din urmă situaţie, alege sectorul căruia îi aparţine, respectiv
public (cu precizarea categoriei de autorităţi din care face parte - autoritate
centrală, locală sau „altele" - cum ar fi: regii autonome, companii sau societăţi
naţionale) sau privat.
Dacă operatorul este membru al unei asociaţii profesionale sau al unei alte forme
de asociere, se menţionează denumirea acesteia.
În acest sens, precizăm că, potrivit art. 28 din Legea nr. 677/2001, asociaţiile
profesionale au obligaţia de a elabora coduri de conduită, supuse avizării ANSPDCP,
care să conţină reguli de protecţie a datelor personale prelucrate de membrii
acestora.
Persoana de contact
Se completează datele solicitate (nume, prenume şi telefon) ale persoanei de
contact desemnate de operator pentru menţinerea legăturii cu A.N.S.P.D.C.P. Este
de preferat ca, în cadrul operatorului, să fie desemnată o persoană responsabilă cu
aplicarea Legii nr. 677/2001, modificată şi completată.
Atenţie!
Formularele a căror „DECLARAŢIE" nu este completată, semnată şi ştampilată potrivit
cerinţelor nu vor fi analizate, urmând a se proceda la clasarea lor.
2.2 Completarea celorlalte secţiuni ale formularului de notificare
2.2.1. SECŢIUNEA II: Reprezentantul operatorului situat într-un stat terţ
În cazul în care operatorul nu este stabilit în România, conform art. 2 alin. (3) din
Legea nr. 677/2001, modificată şi completată, el trebuie să îşi desemneze un
reprezentant. Acesta poate fi o persoană juridică sau fizică care are sediul sau
domiciliul/reşedinţa pe teritoriul statului român sau o altă entitate fără personalitate
juridică, desemnată de operator pentru prelucrarea datelor în România (spre
exemplu, o reprezentanţă sau o sucursală).
În acest context, precizăm că dispoziţiile Legii nr. 677/2001, modificată şi
completată, sunt aplicabile şi reprezentantului operatorului.
În situaţia în care operatorul îşi desemnează un reprezentant, rubricile de la
această secţiune se completează potrivit instrucţiunilor de la SECŢIUNEA I.
2.2.2 SECŢIUNEA III: Împuternicitul care prelucrează datele pe seama
operatorului
Legea nr. 677/2001, modificată şi completată defineşte persoana împuternicită de
operator ca fiind orice persoană fizică sau juridică (de drept privat ori de drept
public) care prelucrează date cu caracter personal pe seama operatorului.
Pentru prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul
persoanei/persoanelor împuternicite de operator se va anexa, pe suport de hârtie
sau on-line, documentul/documentele cu următoarele date ale acesteia/acestora:
nume/denumire, adresa/sediul, judeţul, localitatea, sectorul, ţara, codul poştal,
telefon, fax, e-mail (aşa cum rezultă din contractul încheiat în condiţiile
reglementate de art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001, modificată şi completată.
2.2.3 SECŢIUNEA IV: Scopul prelucrării
În acest spaţiu se marchează cu „X" rubrica/rubricile corespunzătoare scopului
sau scopurilor corelate în care operatorul desfăşoară activităţi ce implică
prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice. Dacă scopul sau
scopurile corelate în care operatorul prelucrează datele nu se regăsesc în secţiunea
de faţă, se completează spaţiul aferent rubricii „altele".
Ca urmare, vă prezentăm situaţiile în care pot fi bifate scopurile prelucrării prevăzute în
formularul de notificare şi cum pot fi corelate între ele:
Resurse umane - scop specific tuturor entităţilor de drept public şi de drept privat
pentru prelucrarea datelor propriilor angajaţi, în alte scopuri decât cele pentru
care trebuie avute în vedere prevederile art. 1 lit. b) din Decizia nr. 90/2006 şi art.
1 lit. b), lit. c), lit. d) din Decizia nr. 100/2007 (emise de Preşedintele Autorităţii
Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal şi publicate în
Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 654 din 28 iulie 2006, respectiv nr. 823
din 3 decembrie 2007).
În aceste decizii sunt prevăzute situaţiile pentru care nu este necesară completarea
notificării în cazul prelucrării datelor cu caracter personal ale propriilor angajaţi.
Exemple:
- acordarea unor facilităţi destinate stimulării şi/sau fidelizării angajaţilor
operatorului sau pentru perfecţionare continuă a acestora;
- schimburi de experienţă, cursuri de perfecţionare.
Acest scop poate fi corelat cu pct. 32 „alte scopuri" (unde operatorul trebuie să
indice scopul/scopurile în care prelucrează datele propriilor angajaţi).
Gestiune economică financiară şi administrativă - scop specific entităţilor de
drept public şi de drept privat care au obligaţii legale în domeniu, iar excepţia de la
obligaţia de a notifica prelucrarea datelor având acest scop se regăseşte în Decizia
nr. 100/2007.
Selecţie şi plasare forţă de muncă - scop specific autorităţilor şi instituţiilor
publice cu competenţe în acest domeniu (agenţii de ocupare a forţei de muncă,
centre profesionale) sau altor persoane juridice care au ca obiect de activitate
medierea angajării persoanelor care solicită încheierea unui contract de muncă cu
un angajator din ţară sau străinătate.
Acest scop poate fi corelat cu pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate), în
măsura în care datele persoanelor fizice sunt utilizate pentru promovarea activităţii
operatorului, iar în cazul autorităţilor/instituţiilor publice şi cu pct. 7 (protecţie şi
asistenţă socială)
Servicii de sănătate - scop specific entităţilor care acordă persoanelor fizice asistenţă
medicală, indiferent de forma de organizare a acestora (cabinete medicale, spitale,
policlinici, laboratoare).
Acest scop poate fi corelat cu pct. 4 „reclamă, marketing şi publicitate" (pentru
promovarea serviciilor de sănătate) şi pct. 16 „cercetare ştiinţifică" (în măsura în
care datele pacienţilor sunt utilizate în astfel de activităţi).
Educaţie şi cultură - acest scop poate fi declarat de instituţiile de învăţământ şi de
cultură (grădiniţe, şcoli, licee, universităţi, centre, institute culturale, asociaţii, fundaţii cu
acest specific, stabilimente de spectacole - teatre, filarmonici, cinematografe, şi se poate
corela cu pct. 32 „alte scopuri" (unde se poate detalia scopul prelucrării care nu
intră sub incidenţa Deciziei 91/2006).
Reclamă, marketing şi publicitate - scop specific agenţiilor şi societăţilor de
marketing direct şi nu se corelează cu nici un alt scop, precum şi altor entităţi de
drept public sau de drept privat, ca scop secundar corelat cu scopul specific
activităţii de bază al operatorului utilizat pentru promovarea acesteia.
Protecţie şi asistenţă socială - scop specific entităţilor care desfăşoară activităţi
în acest domeniu (de ex.: direcţii de protecţie şi asistenţă socială, centre de
plasament, orfelinate, cămine de bătrâni, case de pensii, oficii de şomaj, agenţii
pentru ocuparea forţei de muncă, autorităţi în domeniul protecţiei persoanelor cu
handicap), precum şi celor care desfăşoară acţiuni privind ajutorarea persoanelor
aflate în nevoie (orfani, bătrâni, copii, handicapaţi) şi acordă asistenţă de
specialitate instituţiilor publice care au ca obiect de activitate protecţia acestor
categorii de persoane.
Acest scop se poate corela cu pct. 3 (selecţie şi plasare forţă de muncă), pct. 5
(servicii de sănătate), în cazul CNAS, spitalelor şi serviciilor de ambulanţă, şi pct.
15 (statistică).
Urbanism şi amenajarea teritoriului - scop specific serviciilor publice de interes
local, prin intermediul cărora se realizează o activitate de utilitate publică. De
regulă, acest scop poate fi declarat de primării, prin serviciile specializate şi poate fi
corelat cu pct. 14 (emitere autorizaţii/licenţe) şi pct. 15 (statistică).
Fond funciar - de regulă acest scop este declarat de primării şi prefecturi, pentru
activităţi reglementate de acte normative (activitate agricolă, acordarea de
despăgubiri sau compensaţii, reconstituirea dreptului de proprietate asupra
terenurilor) şi poate fi corelat cu pct. 10 (cadastru şi publicitate imobiliară) şi pct.
15 (statistică).
Cadastru şi publicitate imobiliară - scop declarat de Agenţia Naţională de
Cadastru şi Publicitate Imobiliară, oficiile judeţene de cadastru şi publicitate
imobiliară, pentru activităţi necesare înscrierii în cartea funciară şi poate fi corelat
cu pct. 14 (emitere autorizaţii/licenţe), pct. 15 (statistică) şi pct. 29 (în cazul
aplicării de sancţiuni contravenţionale, potrivit Legii nr. 7/1996, republicată, a
cadastrului şi publicităţii imobiliare).
Taxe şi impozite - se declară de către autorităţile administraţiei publice care au
atribuţiile stabilite prin acte normative speciale (primării, direcţii ale finanţelor
publice), cu privire la stabilirea cuantumurilor taxelor şi impozitelor şi încasarea lor,
şi se poate corela cu pct. 23 (colectare debite/recuperare creanţe).
Evidenţa populaţiei şi stare civilă - se declară de către serviciile publice
comunitare de evidenţă a persoanelor care asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa
şi eliberarea, actelor de stare civilă şi a celor de identitate şi se poate corela cu pct.
13 (evidenţă electorală) şi pct. 15 (statistică).
Evidenţă electorală - se declară de serviciile publice comunitare de evidenţă a
persoanelor care asigură întocmirea, păstrarea, evidenţa şi eliberarea, cărţilor de
alegător, listelor electorale permanente, precum şi de Autoritatea Electorală
Permanentă. Acest scop se poate corela cu pct. 12 (evidenţa populaţiei şi stare
civilă) şi pct. 15 (statistică).
Emitere autorizaţii/licenţe - se declară de către autorităţile şi instituţiile publice
care desfăşoară activităţi în acest sens. Acest scop se poate corela cu pct. 8
(urbanism şi amenajarea teritoriului), pct. 9 (fond funciar) şi pct. 10 (cadastru şi
publicitate imobiliară).
Statistică - scop ce poate fi bifat de Institutul Naţional de Statistică şi structurile
sale teritoriale. Acest scop poate fi bifat şi de către alte entităţi doar corelat cu alte
scopuri (dacă datele cu caracter personal colectate în vederea realizării acestora
sunt utilizate şi la întocmirea unor analize statistice).
Cercetare ştiinţifică - Scop specific operatorilor care iniţiază studii de cercetare
ştiinţifică în diferite domenii de activitate, inclusiv studii clinice. Acest scop se poate corela
cu pct. 5 (servicii de sănătate) şi scopul specific activităţii operatorului (dacă realizarea
acestuia implică şi efectuarea unor cercetări în domeniul respectiv).
Administrarea justiţiei - este specific instanţelor şi executorilor judecătoreşti.
Activitate notarială - scop specific activităţii desfăşurată de notarii publici şi se
corelează cu pct. 32 (alte scopuri), pentru declararea obligatorie a datelor către
Oficiul Naţional de Prevenire şi Combate a Spălării Banilor.
Activitate politică - scop specific activităţii desfăşurate de partidele politice şi
candidaţii independenţi pentru prelucrarea datelor personale ale susţinătorilor
(necesare la depunerea candidaturilor la alegeri) şi se poate corela, după caz, cu
pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate) şi pct. 13 (evidenţă electorală).
Servicii de consiliere legală şi reprezentare în justiţie - scop specific persoanelor
fizice autorizate sau persoanelor juridice care prestează servicii de consultanţă juridică
şi/sau de reprezentare în justiţie (ex: cabinetele de avocatură, direcţii de protecţie a
copilului) şi se poate corela cu pct. 7 (protecţie şi asistenţă socială, în cazul direcţiilor
de asistenţă şi protecţia copilului), pct. 23 (colectare debite/recuperare creanţe) şi
pct. 32 (pentru prevenirea fraudelor).
Servicii financiar-bancare - poate fi bifat numai în măsura în care operatorului îi
sunt aplicabile prevederile Ordonanţei de Urgenţă nr. 99/2006 privind instituţiile de
credit şi adecvarea capitalului (în sensul art. 7 alin. (1) pct. 10 din acelaşi act
normativ), respectiv bănci, case de ajutor reciproc, instituţii financiare nebancare şi
societăţi al căror obiect principal de activitate îl constituie acest scop. Se poate corela cu
pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate), pct. 22 (rapoarte de credit), pct. 23
(colectare debite/recuperare creanţe), pct. 24 (servicii de asigurări şi reasigurări),
pct. 25 (tranzacţii imobiliare) şi pct. 32 (pentru prevenirea fraudelor).
Rapoarte de credit - poate fi declarat de societăţi de tipul birourilor de credit
(trebuie avută în vedere Decizia nr. 105/2007). Se poate corela cu pct. 21 (servicii
financiar-bancare), pct. 24 (servicii de asigurări şi reasigurări) şi scopul specific
activităţii desfăşurate de diverse entităţi beneficiare a serviciilor oferite de birourile
de credit.
Colectare debite/recuperare creanţe - este specific tuturor entităţilor care
prelucrează date cu caracter personal în vederea colectării debitelor/recuperării
creanţelor de la proprii clienţi/angajaţi/membrii şi se poate corela cu scopul care
rezultă din activitatea principala desfăşurată de operator. Acest scop poate fi
declarat şi de către entităţile care au ca obiect de activitate colectare
debite/recuperare creanţe, numai pentru prelucrările de date efectuate în calitate
de operator, în nume propriu. Nu se bifează de entităţile care colectează
debite/recuperează creanţe în calitate de împuternicit al operatorului, în baza
contractului de prestări servicii încheiat cu acesta.
Servicii de asigurări şi reasigurări - scop specific societăţilor de asigurări şi/sau
reasigurări, dar poate fi bifat şi de alte entităţi (bănci, instituţii financiare
nebancare, agenţii de turism, case de ajutor reciproc) care utilizează datele
persoanelor vizate în vederea asigurării/reasigurării serviciului/produsului
contractat de acestea. Se poate corela cu pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate),
pct. 21 (servicii financiar-bancare) şi pct. 32 alte scopuri (pentru servicii financiare
nebancare).
Tranzacţii imobiliare - scop specific agenţiilor imobiliare, dar poate fi bifat şi de
alte entităţi, în măsura în care acestea desfăşoară activităţi similare, respectiv
pentru intermedierea vânzării-cumpărării de imobile către/de la persoane fizice. Se
poate corela cu pct. 4 (reclamă, marketing şi publicitate) şi pct. 32 alte scopuri
(pentru prevenirea fraudelor).
Servicii hoteliere şi de turism - scop specific unităţilor hoteliere şi agenţiilor de
turism, dar poate fi declarat şi de către entităţile care deţin spaţii pentru odihnă
şi/sau tratament (în care sunt cazaţi propriii angajaţi şi familiile acestora pe
perioada concediilor de odihnă), precum şi de unităţile de învăţământ care deţin
cămine şi/sau tabere pentru elevi şi studenţi. Se poate corela cu pct. 4 (reclamă,
marketing şi publicitate).
Monitorizarea/securitatea persoanelor, spaţiilor şi/sau bunurilor
publice/private - acest scop poate fi declarat de operatorul care monitorizează accesul
angajaţilor şi al vizitatorilor în sediul său prin diverse mijloace (ex. registre, cartele şi
supraveghere video, registrul de acces al persoanelor) precum şi de entităţile care
supraveghează video locuri şi spaţii deschise sau destinate publicului şi căile publice de
acces.
Servicii de comunicaţii electronice - conceptul de „comunicaţii electronice"
înglobează toate sistemele de transmisie şi echipamentele de comutare sau rutare, precum
şi orice alte resurse, care permit transportul semnalelor prin fir, radio, fibră optică sau orice
alte mijloace electromagnetice. Această definiţie acoperă reţelele fixe (cu comutare de
circuite sau de pachete, inclusiv Internet) şi reţelele mobile terestre, reţelele de comunicaţii
prin satelit, reţelele utilizate pentru transmiterea comunicaţiei audiovizuale şi reţelele de
cablu TV. Scop specific entităţilor furnizoare de servicii de comunicaţii electronice
(telefonie, radiocomunicaţii, internet, televiziune prin cablu) şi celor care oferă servicii prin
intermediul internetului (comerţ on-line, concursuri on-line).
Constatarea şi sancţionarea contravenţiilor - scop specific autorităţilor şi
instituţiilor publice care au astfel de competenţe în baza unor dispoziţii legale (de
exemplu: Garda Financiară, Curtea de Conturi, Poliţia Comunitară).
Prevenirea, cercetarea, reprimarea infracţiunilor, menţinerea ordinii publice -
scop specific instanţelor şi parchetelor.
Alte activităţi defăşurate în domeniul dreptului penal - scop specific instanţelor
şi parchetelor, inspectoratelor de poliţie şi de jandarmi, precum şi altor instituţii
publice care desfăşoară astfel de activităţi.
Alte scopuri - în situaţia în care scopul sau scopurile corelate în care persoanele
fizice şi/sau juridice ce au calitatea de operator în sensul Legii nr. 677/2001
prelucrează date cu caracter personal nu se regăsesc la punctele 1 - 31 acestea vor
fi indicate la pct. 32.
La completarea secţiunii IV operatorul trebuie să verifice dacă scopul sau
scopurile corelate şi/sau distincte în care prelucrează datele personale se regăsesc
printre cazurile care permit completarea formularului de notificare în formă
simplificată sau îl scutesc de obligaţia de a notifica, potrivit deciziilor emise de
preşedintele autorităţii de supraveghere. În acest sens, precizăm că acordarea
acestor facilităţi nu exonerează operatorul de îndeplinirea obligaţiilor ce-i revin
potrivit legislaţiei din domeniul protecţiei datelor cu caracter personal.
În acelaşi timp, precizăm că operatorul este obligat să notifice autorităţii de
supraveghere înainte de efectuarea oricărei prelucrări ori a oricărui ansamblu
de prelucrări având acelaşi scop sau scopuri corelate.
În cazul în care operatorul prelucrează date personale pentru două sau mai multe
scopuri care nu au legătură între ele, atunci este obligat să completeze câte un
formular tipizat, pentru fiecare scop în parte.
În situaţia în care scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal
sunt stabilite de operator, autoritatea de supraveghere poate solicita actul din care
să reiasă modul de stabilire a scopului şi a mijloacelor de prelucrare.
Observaţie: Prelucrarea datelor personale în alte scopuri decât cele declarate în
notificare se poate sancţiona contravenţional, cu excepţia cazurilor scutite de obligaţia de
notificare.
2.2.4. SECŢIUNEA V: Temeiul legal al prelucrării
Această secţiune se completează numai în cazul prelucrărilor efectuate în cadrul
activităţilor de prevenire, cercetare şi reprimare a infracţiunilor şi de menţinere a ordinii
publice, precum şi al altor activităţi desfăşurate în domeniul dreptului penal, în limitele şi cu
restricţiile stabilite de lege.
La această secţiune se menţionează actul sau actele normative în baza cărora
operatorul efectuează prelucrarea datelor cu caracter personal.
2.2.5 SECŢIUNEA VI: Categorii de persoane vizate
În accepţiunea Legii nr. 677/2001, modificată şi completată, persoanele vizate
sunt reprezentate de persoanele fizice ale căror date personale sunt colectate de
operator, în vederea efectuării asupra acestora, a operaţiunilor prevăzute de art. 3
lit. b) din acest act normativ, respectiv de înregistrare, organizare, stocare,
adaptare ori modificare, extragere, consultare, utilizare, dezvăluire, ştergere,
distrugere, etc.
La această secţiune se marchează cu „X" căsuţele corespunzătoare categoriilor de
persoane vizate ale căror date personale sunt prelucrate, în funcţie de scopul sau
scopurile corelate ale prelucrării declarate la secţiunea IV. Dacă categoriile de
persoane vizate nu se regăsesc, în totalitate sau în parte, la punctele 1-23 de la
această secţiune, se completează spaţiul aferent rubricii „altele".
Exemple:
Dacă scopul prelucrării este "educaţie şi cultură", categoriile de persoane vizate pot
fi: "cadre didactice", "studenţi", "minori", "membrii familiei persoanei vizate".
Dacă scopul prelucrării este "reclamă, marketing şi publicitate", categoriile de
persoane vizate pot fi: „clienţi/potenţiali clienţi", „consumatori/potenţiali
consumatori".
Dacă scopul prelucrării este „servicii de consiliere legală şi reprezentare în
justiţie", categoriile de persoane vizate pot fi „justiţiabili".
2.2.6 SECŢIUNEA VII: Motivele care justifică aplicarea prevederilor art.
11, art. 12 alin. (3) sau alin. (4) ori ale art. 13 alin. (5) sau alin. (6) din
Legea nr. 677/2001
Se completează motivele pentru care se aplică prevederile legale susmenţionate,
în funcţie de scopul prelucrării declarat la secţiunea IV din formularul de notificare,
respectiv, faptul că prelucrarea se efectuează în scopuri scopuri statistice, de
cercetare istorică sau ştiinţifică.
Prevederile art. 11, art. 12 alin. (3) sau alin. (4) ori ale art. 13 alin. (5) sau alin.
(6) din Legea nr. 677/2001, modificată şi completată se aplică în situaţia în care au
loc prelucrări de date cu caracter personal în scopuri statistice, de cercetare istorică
sau ştiinţifică, care determină următoarele:
- lipsa obligaţiei de a informa persoana vizată, atunci când datele nu sunt
obţinute direct de la persoana vizată, în situaţia în care prelucrarea datelor se face
în scopuri statistice, de cercetare istorică sau ştiinţifică (art. 12 alin. (4) din Legea
nr. 677/2001);
- comunicarea informaţiilor solicitate de persoana vizată în exercitarea dreptului
de acces, într-un termen mai mare de 15 zile, în situaţia în care prelucrarea datelor
cu caracter personal legate de starea de sănătate se face în scop de cercetare
ştiinţifică (art. 13 alin. (5) din Legea nr. 677/2001);
- adresarea cererii de exercitare a dreptului de acces de către persoana vizată, în
altă formă decât printr-o cerere scrisă, semnată şi datată, în situaţia în care
prelucrarea datelor cu caracter personal se face exclusiv în scopuri jurnalistice,
literare sau artistice (art. 13 alin. (6) din Legea nr. 677/2001).
2.2.7. SECŢIUNEA VIII: Modul în care persoanele vizate sunt informate
asupra drepturilor lor
Operatorul bifează corespunzător, cu „X", una sau mai multe dintre modalităţile
enumerate în această secţiune, prin care persoanelor vizate le sunt aduse la
cunoştinţă informaţiile prevăzute la art. 12 din Legea nr. 677/2001, modificată şi
completată. Acesta are obligaţia de a comunica persoanei vizate, în principal,
informaţii privind:
1. identitatea operatorului sau, în cazul în care există, a reprezentantului sau a
împuternicitului;
2. scopul prelucrării;
3. categoriile de date prelucrate (în cazul în care nu sunt colectate direct de la
persoanele vizate);
4. caracterul obligatoriu sau facultativ de a furniza datele personale;
5. consecinţele refuzului de a le furniza;
6. destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor;
7. existenţa dreptului de acces, de intervenţie asupra datelor, de opoziţie la
prelucrarea datelor, de a nu fi supus unei decizii individuale, condiţiile de exercitare
a acestor drepturi, precum şi a dreptului de a se adresa justiţiei;
8. eventualul transfer al datelor în străinătate.
Această obligaţie există şi în cazul în care datele nu sunt obţinute direct de la
persoana vizată. În acest caz, operatorul este obligat, ca în momentul colectării
datelor sau, dacă se intenţionează dezvăluirea acestora către terţi, cel mai târziu
până în momentul primei dezvăluiri, să furnizeze persoanei vizate informaţiile
susmenţionate.
Informarea persoanelor vizate trebuie să fie adecvată circumstanţelor specifice de
prelucrare (respectiv modalităţii de prelucrare a datelor, suportului pe care sunt
colectate datele etc.) şi se poate realiza prin intermediul documentelor prin care
datele personale sunt colectate şi/sau prin afişarea unei note informative la sediul
operatorului sau pe pagina web. (prin adaptarea modelelor de mai jos).
Modalitatea de informare „verbal" se utilizează, în mod excepţional, în situaţia în
care nu se poate realiza informarea în alte modalităţi (ex: informare prin
intermediul convorbiri telefonice, dacă acestea sunt înregistrate).
În cazul prelucrării imaginii persoanei vizate (colectată prin intermediul camerelor
video), în vederea monitorizării accesului persoanelor şi asigurării securităţii
acestora şi a spaţiilor şi bunurilor operatorului, îndeplinirea obligaţii legale de
informare, potrivit art. 12 din Legea nr. 677/2001, modificată şi completată, poate
fi efectuată prin intermediul unui afiş postat la sediile monitorizate, poziţionat la o
distanţă rezonabilă de locurile unde sunt amplasate echipamentele de
supraveghere, astfel încât să poată fi văzut de orice persoană
Afişul trebuie să conţină o pictogramă reprezentativă alături de alte informaţii
privind identitatea operatorului şi persoana/serviciul responsabil la care se poate
apela pentru informaţii suplimentare, existenţa înregistrării imaginilor şi destinatarii
acestora, precum şi caracteristicile echipamentelor de supraveghere.