GUIA DO RELATÓRIO

DE MANUTENÇÃO:
VEJA OS PRINCIPAIS DETALHES
PARA FAZER O SEU
Introdução..................................................................................................................3

Como determinar os cálculos de um relatório de manutenção?...................6

A importância dos comparativos........................................................................ 12

Como apresentar relatórios de manutenção?................................................. 16

Conclusão................................................................................................................ 21

Sobre a Engeman................................................................................................... 24
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO

Muita gente encara a tarefa de elaborar um

relatório como algo entediante e burocrático,
que acaba atrapalhando a realização do trabalho
“de verdade”.

No setor de manutenção, onde é preciso sempre

preencher diversos documentos com cálculos
complexos, a elaboração desses relatórios
ainda é mais trabalhosa, e algumas pessoas
não conseguem enxergar com clareza o valor
gerado por essa atividade.

Só que, apesar de ser uma tarefa desmotivadora

para alguns, os relatórios de manutenção
são ferramentas essenciais para o bom
funcionamento de uma empresa. É muito
importante documentar essas informações, por
diversas razões.

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INTRODUÇÃO

Quando várias pessoas diferentes realizam a manutenção de um mesmo equipamento, por exemplo, é
essencial ter uma base de conhecimento compartilhada para que, antes de realizar o trabalho, elas
compreendam o estado atual do serviço.

Além disso, os relatórios de manutenção são uma forma de comunicar aos gestores e cargos não-
operacionais o que está sendo realizado em campo.

Muitas vezes, é com as informações desses documentos que serão tomadas decisões importantes para a
empresa como um todo.

Neste e-book, vamos ensinar como fazer um relatório de manutenção, que deve contar com cálculos e
comparativos relevantes. Também vamos dar dicas de métodos e ferramentas para apresentar esses
relatórios da melhor forma possível, com clareza e objetividade, focando na obtenção de resultados.

Boa leitura!

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 COMO DETERMINAR OS CÁLCULOS
DE UM RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO?
COMO DETERMINAR OS CÁLCULOS DE UM RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO?

Existem inúmeros tipos e

formatos de relatórios de
manutenção. Apesar de alguns
modelos serem amplos e
funcionarem para mais de uma
atividade ou equipamento,
cada empresa pode
demandar dados específicos,
exigindo a elaboração de
documentos personalizados.

Antes de listar os dados de um

relatório, é preciso identificar
qual o tipo de manutenção
que será registrada nele. E,
normalmente, ela está entre as
seguintes categorias:

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COMO DETERMINAR OS CÁLCULOS DE UM RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO?

RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO PREVENTIVA

Essa é uma forma de manutenção regular feita para evitar que apareçam defeitos nos equipamentos.

Ela é programada com base em estatísticas, padrões de funcionamento e, naturalmente, recomendações

realizadas pelo fabricante do equipamento. É o tipo de manutenção mais comum e garante o bom
funcionamento do maquinário.

O cronograma para esse tipo de operação é feito de maneira que as instalações fiquem paradas o mínimo
de tempo possível, mitigando o risco de uma falha que interrompa a produção e/ou cause prejuízos
mais significativos, como acidentes com colaboradores ou danos no próprio equipamento, o que exigiria
uma manutenção corretiva.

A calibragem dos pneus de um carro é um tipo de manutenção preventiva que todo mundo entende.
Em uma empresa, é normal trocar peças que se desgastam durante a manutenção preventiva e realizar
regulagens e ajustes para corrigir desvios causados pela simples operação, como trepidações que afrouxam
parafusos, por exemplo.

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COMO DETERMINAR OS CÁLCULOS DE UM RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO?

São inúmeros os cálculos que podem ser registrados em um relatório de manutenção preventiva, mas é
comum que as horas de máquinas paradas, a quantidade de peças consumidas ou o valor de gastos com
elas estejam listados no documento.

RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO PREDITIVA

A manutenção preditiva é bem semelhante a preventiva, mas aqui o cronograma é feito com base em algum
tipo de monitoramento em tempo real e dados das manutenções preventivas. É possível que os relatórios
da manutenção preventiva indiquem a tendência de que uma peça do equipamento precisa ser trocada de
forma preditiva por exemplo.

Ou então, em alguns casos, um instrumento especializado de uma escavadeira pode indicar que ela está
com algum tipo de desnivelamento no material rodante, o que não demandaria ainda uma manutenção
corretiva, mas poderia ser um indicativo de uma preditiva, que evitaria o pior.

Os cálculos e dados que constam em um relatório de uma manutenção preditiva geralmente incluem muito
do que é colocado nas preventivas, além de outros elementos, como quantidade de ocorrências e causas.

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COMO DETERMINAR OS CÁLCULOS DE UM RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO?

RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO CORRETIVA

As manutenções corretivas são aquelas causadas por eventualidades e acidentes. Quando é preciso realizá-
las, é porque o equipamento falhou ou quebrou. Muitas vezes elas podem ser evitadas pelas outras
formas de manutenção.

Além do prejuízo financeiro com um tipo de manutenção não-programada, as manutenções corretivas

costumam parar o maquinário e a produção por um período grande. Por isso, os relatórios desse tipo de
evento são bem detalhados, pois é preciso identificar onde estava a falha.

Os dados e cálculos registrados nesse tipo de documento exploram as tentativas do time em campo de
investigar e encontrar o erro que levou a manutenção. E em alguns casos, isso pode ser consequência de
relatórios malfeitos ou mal-elaborados nas outras duas formas anteriores.

Também ficam registradas nesse formato de relatório as atividades que foram necessárias para recuperar o
equipamento, mesmo quando são tentativas malsucedidas.

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COMO DETERMINAR OS CÁLCULOS DE UM RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO?

OUTROS RELATÓRIOS DE MANUTENÇÃO

Além das formas citadas, existem outros tipos de documento na empresa que podem ser chamados
de relatório de manutenção, mesmo quando não são preenchidos pela equipe de campo que realizou
o trabalho.

Dependendo da cultura e dos processos da organização, os gestores podem formatar relatórios mais
amplos com dados dos documentos da sua equipe, desenvolvendo algo que possa ser apresentado tanto
para os próprios colaboradores quanto para os seus superiores: é comum que dados como custos e paradas
causadas pela manutenção sejam apresentados em uma periodicidade regular, como mensal ou anual.

Esses documentos têm um valor imenso para a efetividade das operações de manutenção, pois é com os
resultados deles que os esforços de trabalho serão direcionados.

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A IMPORTÂNCIA DOS COMPARATIVOS
A IMPORTÂNCIA DOS COMPARATIVOS

Elaborar documentos confiáveis que passem

um panorama claro da manutenção é só
parte do trabalho. É com uma análise bem-
feita que será possível extrair valor deles.
E existem diversas formas de realizar isso,
mas definitivamente é preciso incluir os
comparativos nesse estudo.

Os comparativos são uma forma de análise

em que dados de diferentes relatórios
são confrontados para a verificação de
diferenças entre cenários distintos. Eles
são importantes porque, mesmo se o gestor
não possuir uma experiência técnica sólida
com aquele tipo de equipamento específico,
ele pode comprar diversos resultados
diferentes para entender o que pode ser
considerado um desvio ou não.

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A IMPORTÂNCIA DOS COMPARATIVOS

E como cada tipo de maquinário possui especificações únicas, é improvável que alguém consiga entender
logo de cara um relatório de manutenção sem uma análise comparativa.

Com os comparativos, é possível verificar resultados para, por exemplo, identificar que em um determinado
período do ano existe um consumo maior de uma determinada peça. Com isso, é possível preparar
os recursos da empresa para esse momento certo e investir apenas o necessário, sem o risco de
desperdício por sobras ou paradas na produção por escassez.

Isso vale também para se planejar em relação a mão de obra: se uma empresa perceber que em
determinado momento do ano é possível que parte do maquinário fique parado para manutenção, por
exemplo, é possível agendar férias coletivas para esse momento, ou redirecionar os colaboradores para
outras tarefas.

Uma dica para a realização de comparativos eficientes é a utilização de um software especializado em

coletar, armazenar e cruzar dados de relatórios de manutenção. Mesmo que a atividade já seja toda
informatizada sem o uso de papel, fazer comparativos manualmente é algo que pode dar trabalho.

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A IMPORTÂNCIA DOS COMPARATIVOS

Melhor do que gastar muito

tempo para inserir dados em
uma planilha e só a partir
daí conseguir analisar os
relatórios de manutenção, é
ter tudo pronto em instantes.
Inclusive, esse tipo de software
normalmente já conta com
modelos predefinidos de
comparativos e os apresentam
em tempo real, facilitando a
clareza das informações.

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COMO APRESENTAR RELATÓRIOS DE MANUTENÇÃO?
COMO APRESENTAR RELATÓRIOS DE MANUTENÇÃO?

Mesmo o mais simples relatório de

manutenção preventiva precisa ter
uma boa apresentação. Muitas vezes,
um documento pode até contar com
informações relevantes, mas peca na
organização e formatação delas, fazendo
com que o objetivo de informar e comunicar
seja comprometido.

FORMATANDO O RELATÓRIO
DE MANUTENÇÃO

Um bom relatório de manutenção precisa

seguir algumas recomendações de clareza e
transparência para ser considerado eficiente.
A primeira delas é o acesso: qualquer
informação dentro da empresa precisa ser
acessível para as partes interessadas.

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COMO APRESENTAR RELATÓRIOS DE MANUTENÇÃO?

Portanto, um relatório escondido dentro de um armário empoeirado não é tão útil como algo visível para o
time, seja pregado fisicamente no local de trabalho ou disponível em um sistema informatizado. Além disso,
o relatório de manutenção precisa seguir um padrão de linguagem: diversas pessoas vão inserir dados a
cada manutenção realizada, e essa informação precisa ser formatada de uma forma que todos entendam o
que está expresso no documento.

Logo, se um funcionário usa o termo “falha” para se referir a um tipo de problema enquanto o resto do time
usa “erro” e adota “falha” para outras coisas, é preciso intervir e definir algo universal, para evitar que uma
comunicação equivocada cause transtornos.

Ainda sobre a linguagem, é muito interessante que esses padrões estejam registrados em um glossário
ou documento mestre. E seguindo a mesma linha, também é uma boa ter algum tipo de referência para
jargões e termos técnicos.

Algumas equipes adotam em seu vocabulário palavras e figuras de linguagem que nem sempre vão ser
compreendidas por outros times e pelos gestores. Em alguns casos, o termo pode ser algo bem específico
de determinado equipamento ou uma gíria: por exemplo, muitos mecânicos gostam de chamar um
interruptor térmico responsável pelo acionamento da ventoinha do carro de “Cebolão”.

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COMO APRESENTAR RELATÓRIOS DE MANUTENÇÃO?

Mesmo que não seja recomendado usar esse tipo de vocabulário em documentos, é interessante ter um
glossário documentado para qualquer eventualidade.

APRESENTANDO O RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO

Como já foi explicado no tópico anterior, um relatório de manutenção precisa ter clareza para ser eficiente.
E quando é preciso apresentar esse documento para outras pessoas, essa característica deve ser levada
ainda mais a sério.

Aqui, os gestores precisam identificar qual é o relatório certo para cada tipo de situação. Se o objetivo é
fazer uma demonstração de resultados para os diretores da empresa, a apresentação pode ter gráficos
esclarecedores, números bem objetivos e, claro, bons comparativos que ilustrem por que esse resultado
obtido é bom ou ruim.

Agora, se o público da apresentação for composto pelos técnicos, a linguagem deve ser mais específica,
com relatórios bem detalhados com o máximo de informações que possam ajudar a esclarecer o que está
sendo exposto.

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COMO APRESENTAR RELATÓRIOS DE MANUTENÇÃO?

Em um relatório de análise de falhas, por exemplo, é

interessante ter cálculos detalhados de quando cada falha
ocorreu e quais foram as razões identificadas, para que os
especialistas consigam compreender melhor a situação e
apresentem soluções coerentes.

Em ambos os casos, para se realizar uma boa

apresentação de um relatório de manutenção é preciso ter
números confiáveis, informações precisas, comparativos e
clareza nos dados.

Mais uma vez, vale destacar o valor de uma boa solução

informatizada para ajudar nessa tarefa — especialmente
quando o relatório tem um volume massivo de dados, que
exigiria muito tempo investido em um olhar atencioso
para identificar o que será realmente relevante ali. Com
um software, isso é instantâneo e o gestor pode
dedicar sua competência para atividades que vão gerar
mais valor.

20
CONCLUSÃO
CONCLUSÃO

Acreditamos que, com o conteúdo deste

e-book, o leitor perceba que um relatório
de manutenção é muito mais que uma
tarefa burocrática que pode ser feita de
qualquer jeito. Ele é, na verdade, uma
ferramenta importantíssima que revela
dados fundamentais das operações de
manutenção de uma companhia.

Com esses dados, os gestores e diretores

vão entender melhor o que acontece no
campo e direcionar investimentos da forma
mais adequada. Portanto, se os números
forem inconsistentes ou irrelevantes, os
resultados gerados serão mentirosos e
podem levar a uma tomada de decisão ruim.

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CONCLUSÃO

Além disso, é com base nos registros de relatórios de manutenção que outras equipes vão enxergar o
funcionamento do equipamento. Falhar nesse tipo de documento é uma irresponsabilidade que pode colocar
não só a produtividade em risco, como também a vida das pessoas que trabalham com aquele maquinário.

Ter um bom software para registrar, armazenar, cruzar e apresentar essas informações é uma boa forma
de se assegurar de que, pelo menos, parte desse processo tão importante está sendo feito com eficiência.
E é claro, seguir as recomendações deste e-book também.

Esperamos que este guia sirva apenas como introdução para essa jornada. Quem pretende se especializar
ou já trabalha na área de manutenção deve sempre estudar visando a uma evolução contínua!

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A empresa Engecompany desenvolve o Engeman®, ferramenta de
planejamento e controle de manutenção e serviços. Flexível, essa
ferramenta se adapta aos mais diversos portes e segmentos de
empresa como, por exemplo, indústria, construção civil, prestadores
de serviços, etc.

A equipe é composta por engenheiros, profissionais de tecnologia

da informação (Microsoft Certified), além de profissionais de
comunicação e gestão, todos devidamente qualificados e com
grande expertise em suas áreas de atuação para garantir a
excelência no atendimento aos clientes. E por falar em clientes,
vale ressaltar que após 20 anos no mercado, a empresa possui hoje
mais de 2.000 clientes de diversos segmentos e portes.