Getting  Started  in  OpenPublish  

 
This  guide  will  provide  the  information  you  need  in  order  to  become  a  content  
administrator  in  OpenPublish.      In  this  guide,  you’ll  learn  about  the  following:  

• What  roles  are  initially  included  and  how  to  change  roles  and  permissions  
• What  content  types  are  included  
• How  to  add  an  article  
• How  to  add  a  new  blog  entry  
• How  to  create  a  photo  gallery  
• How  to  add  a  video  to  a  section  
 
   
  
User  Roles  and  Permissions  
 
A  role  is  a  set  of  permissions  that  can  be  assigned  to  a  user.  You  can  create  your  own  
roles  and  users  can  have  more  than  one  role.    
 
Drupal  comes  with  three  roles  (anonymous,  authenticated,  and  administrator).  
OpenPublish  does  not  contain  any  additional  roles  out  of  the  box.  
 
1. Click  on  People  in  the  admin  menu.  
2. Click  on  Permissions.  
 

 
3. Hover  over  Permissions  and  click  on  Roles  

 
 
4. Notice  that  you  can  add  and/or  edit  a  role.  
 

 
 
5. Click  on  Permissions  again.    Observe  that  permissions  assigned  to  the  
authenticated  role  are  also  checked  for  the  other  roles  and  cannot  be  
removed  until  the  authenticated  role  no  longer  has  that  permission.  
   
  
Content  Types  
 
• Article    
• Blog  Post    
• Photo  Gallery    
• Profile    
• Section  Front    
• Site  Page    
• Video    
 

 
 
   
  
Creating  an  Article  
 
1. Click  on  Add  content  from  the  shortcuts  menu  bar.  
     

 
 
2. Click  on  Article  from  the  list  of  content  types.  
 

 
 
3. Complete  the  form.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 

 
 
a. Title:  Type  a  title  of  your  choice.  
b. Author:  Start  to  type  a  name  and  then  select  the  correct  name  from  
the  pre-­‐populated  list.    The  author  must  have  a  profile  in  order  to  
show  up  in  this  list.  
c. Body:  Enter  the  text  for  your  article.  
d. Text  format:  Select  Full  HTML  from  the  dropdown.  Observe  the    
 
  
editor  that  appears.  
i. Note:  You  can  add  more  editor  buttons  by  going  to  
Configuration  >  WYSIWYG  profile  and  clicking  on  edit  for  the  
Full  HTML  input  format.  
e. HTML  Editor  buttons:  Add  an  image  to  the  body  of  your  article:  
i. Click  on  the  image  icon  in  the  HTML  editor.  
 

 
 
ii. Click  on  Browse  Server.  
 

 
 
iii. Select  an  image  
1. Note:  You  can  use  this  feature  to  upload  an  image  to  the  
server.    
 

 
 
 
  
iv. Click  Insert  file.  
v. Click  OK.  
1. Note:  Images  are  added  to  nodes  using  different  
methods  depending  on  the  content  type.  
f. Section:  If  your  site  is  divided  into  sections,  choose  the  section  that  
this  article  applies  to.    To  add  a  section,  go  to  Structure  >  Taxonomy  >  
Sections.  
g. Main  Image:  Upload  the  main  image  for  your  article  
h. Related  Content:  Start  to  type  the  title  of  a  node  and  then  select  the  
correct  title  from  the  pre-­‐populated  list.      
i. Menu  settings:  Leave  unchecked.  
i. Note:  If  you  wanted  the  article  to  show  on  the  main  menu,  you  
would  check  this  block  and  assign  the  node  to  the  main  menu.  
j. Revision  information:  Leave  unchecked.  
i. Note:  This  is  used  when  you  are  editing  a  node  and  wish  to  
keep  a  copy  of  the  node  in  its  previous  state.  If  you  find  you  
don’t  want  to  keep  the  edits,  you  can  revert  to  the  previous  
version  as  long  as  you  have  used  this  feature.  
k. URL  path  settings:  Leave  as  is.  
i. Note:  OpenPublish  comes  with  the  Pathauto  module,  which  is  
used  to  generate  user-­‐friendly  URLs  based  on  a  predefined  
URL  pattern  or  template.  To  see  the  path  patterns,  go  to  
Configuration  >  URL  aliases  >  Patterns.  
l. Comment  settings:  Leave  as  is  if  you  have  the  Disqus  app  enabled  
and  you  would  like  comments  on  the  articles  
m. Authoring  information:  As  the  admin,  you  can  leave  as  is  or  assign  
this  node  to  another  user.    
n. Publishing  options:  Leave  as  is  to  automatically  publish  the  article.  
o. Click  Save.  
 
   
  
Adding  a  Blog  Post  
 
1. Click  on  Add  content  from  the  shortcuts  menu  bar.  
     

 
 
2. Click  on  Blog  Post  from  the  list  of  content  types.  
 

 
 
3. Complete  the  form.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 

 
a. Title:  Type  a  title  of  your  choice.  
b. Blog:  Choose  the  blog  section  that  this  blog  post  applies  to.    To  add  a  
new  blog  section,  go  to  Structure  >  Taxonomy  >  Blog.  
c. Author:  Start  to  type  a  name  and  then  select  the  correct  name  from  
the  pre-­‐populated  list.    The  author  must  have  a  profile  in  order  to  
show  up  in  this  list.  
d. Body:  Enter  the  text  for  your  blog  entry.  
 
  
e. Text  format:  Select  Full  HTML  from  the  dropdown.  Observe  the  
editor  that  appears.  
i. Note:  The  administrator,  staff,  and  editor  roles  can  use  Full  
HTML.  You  can  add  more  editor  buttons  by  going  to  
Configuration  >  WYSIWYG  profile  and  clicking  on  edit  for  the  
Full  HTML  input  format.  
f. HTML  Editor  buttons:  Add  an  image  to  the  body  of  your  blog:  
i. Click  on  the  image  icon  in  the  HTML  editor.  
 

 
 
ii. Click  on  Browse  Server.  
 

 
 
iii. Select  an  image  
1. Note:  You  can  use  this  feature  to  upload  an  image  to  the  
server.    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 

 
 
iv. Click  Insert  file.  
v. Click  OK.  
1. Note:  Images  are  added  to  nodes  using  different  
methods  depending  on  the  content  type.  
g. Section:  If  your  site  is  divided  into  sections,  choose  the  section  that  
this  blog  post  applies  to.    To  add  a  section,  go  to  Structure  >  Taxonomy  
>  Sections.  
h. Related  Content:  Start  to  type  the  title  of  a  node  and  then  select  the  
correct  title  from  the  pre-­‐populated  list.      
i. Menu  settings:  Leave  unchecked.  
i. Note:  If  you  wanted  the  blog  post  to  show  on  the  main  menu,  
you  would  check  this  block  and  assign  the  node  to  the  main  
menu.  
j. Revision  information:  Leave  unchecked.  
i. Note:  This  is  used  when  you  are  editing  a  node  and  wish  to  
keep  a  copy  of  the  node  in  its  previous  state.  If  you  find  you  
don’t  want  to  keep  the  edits,  you  can  revert  to  the  previous  
version  as  long  as  you  have  used  this  feature.  
k. URL  path  settings:  Leave  as  is.  
i. Note:  OpenPublish  comes  with  the  Pathauto  module,  which  is  
used  to  generate  user-­‐friendly  URLs  based  on  a  predefined  
URL  pattern  or  template.  To  see  the  path  patterns,  go  to  
Configuration  >  URL  aliases  >  Patterns.  
l. Comment  settings:  Leave  as  is  if  you  have  the  Disqus  app  enabled  
and  you  would  like  comments  on  the  blog  post  
m. Authoring  information:  As  the  admin,  you  can  leave  as  is  or  assign  
this  node  to  another  user.    
n. Publishing   options:  Leave  as  is  to  automatically  publish  the  blog  post.  
o. Click  Save.  
   
  
Creating  a  Photo  Gallery  
 
1. Click  on  Add  content  from  the  shortcuts  menu  bar.  
     

 
 
2. Click  on  Photo  Gallery  from  the  list  of  content  types.  
 

 
 
3. Complete  the  form  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 

 
 
 
  
 
a. Title:  Type  a  title  of  your  choice.  
b. Author:  Start  to  type  a  name  and  then  select  the  correct  name  from  
the  pre-­‐populated  list.    The  author  must  have  a  profile  in  order  to  
show  up  in  this  list.  
c. Main  Image:  Upload  the  image  that  you  would  like  to  use  as  the  cover  
to  your  photo  gallery.  
d. Gallery  Images:  Upload  the  images  you  would  like  to  include  in  your    
 
 
gallery  and  add  captions  as  necessary  
e. Body:  Enter  the  text  for  your  photo  gallery.  
f. Section:  If  your  site  is  divided  into  sections,  choose  the  section  that  
this  photo  gallery  applies  to.    To  add  a  section,  go  to  Structure  >  
Taxonomy  >  Sections.  
g. Related  Content:  Start  to  type  the  title  of  a  node  and  then  select  the  
correct  title  from  the  pre-­‐populated  list.      
h. Menu  settings:  Leave  unchecked.  
i. Note:  If  you  wanted  the  photo  gallery  to  show  on  the  main  
menu,  you  would  check  this  block  and  assign  the  node  to  the  
main  menu.  
i. Revision  information:  Leave  unchecked.  
i. Note:  This  is  used  when  you  are  editing  a  node  and  wish  to  
keep  a  copy  of  the  node  in  its  previous  state.  If  you  find  you  
don’t  want  to  keep  the  edits,  you  can  revert  to  the  previous  
version  as  long  as  you  have  used  this  feature.  
j. URL  path  settings:  Leave  as  is.  
i. Note:  OpenPublish  comes  with  the  Pathauto  module,  which  is  
used  to  generate  user-­‐friendly  URLs  based  on  a  predefined  
URL  pattern  or  template.  To  see  the  path  patterns,  go  to  
Configuration  >  URL  aliases  >  Patterns.  
k. Comment  settings:  Leave  as  is  if  you  have  the  Disqus  app  enabled  
and  you  would  like  comments  on  the  blog  post  
l. Authoring  information:  As  the  admin,  you  can  leave  as  is  or  assign  
this  node  to  another  user.    
m. Publishing  options:  Leave  as  is  to  automatically  publish  the  photo  
gallery.  
n. Click  Save.  
 
 
 
   
  
 
Adding  a  Video  
 
1. Click  on  Add  content  from  the  shortcuts  menu  bar.  
     

 
 
2. Click  on  Video  from  the  list  of  content  types.  
 

 
 
3. Complete  the  form  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 

 
 
a. Title:  Type  a  title  of  your  choice.  
b. Author:  Start  to  type  a  name  and  then  select  the  correct  name  from  
the  pre-­‐populated  list.    The  author  must  have  a  profile  in  order  to  
show  up  in  this  list.  
c. Embedded  Video:  Paste  the  URL  of  the  video  you  would  like  to  
embed  
d. Body:  Enter  the  text  description  for  your  video  if  applicable    
 
  
e. Section:  If  your  site  is  divided  into  sections,  choose  the  section  that  
this  video  applies  to.    To  add  a  section,  go  to  Structure  >  Taxonomy  >  
Sections.  
f. Related  Content:  Start  to  type  the  title  of  a  node  and  then  select  the  
correct  title  from  the  pre-­‐populated  list.      
g. Menu  settings:  Leave  unchecked.  
i. Note:  If  you  wanted  the  video  to  show  on  the  main  menu,  you  
would  check  this  block  and  assign  the  node  to  the  main  menu.  
h. Revision  information:  Leave  unchecked.  
i. Note:  This  is  used  when  you  are  editing  a  node  and  wish  to  
keep  a  copy  of  the  node  in  its  previous  state.  If  you  find  you  
don’t  want  to  keep  the  edits,  you  can  revert  to  the  previous  
version  as  long  as  you  have  used  this  feature.  
i. URL  path  settings:  Leave  as  is.  
i. Note:  OpenPublish  comes  with  the  Pathauto  module,  which  is  
used  to  generate  user-­‐friendly  URLs  based  on  a  predefined  
URL  pattern  or  template.  To  see  the  path  patterns,  go  to  
Configuration  >  URL  aliases  >  Patterns.  
j. Comment  settings:  Leave  as  is  if  you  have  the  Disqus  app  enabled  
and  you  would  like  comments  on  the  blog  post  
k. Authoring  information:  As  the  admin,  you  can  leave  as  is  or  assign  
this  node  to  another  user.    
l. Publishing  options:  Leave  as  is  to  automatically  publish  the  video.  
m. Click  Save.