MENGIKUT SISTEM ARKIB, PENGURUSAN FAIL SPBT BERKUATKUASA

1 JANUARI 2015

FAIL INDUK/UTAMA (FAIL PUTIH)

Rujuk Manual Klasifikasi Fail Sekolah

Transaksi Dan Deskripsi

m/s: 139,140

 ADA 4 FAIL INDUK/UTAMA

 DIBUKA & DISIMPAN OLEH PEJABAT SEKOLAH
 TIDAK BOLEH DIBAWA KELUAR DARI PEJABAT SEKOLAH
 DIKEMASKINI OLEH PEGAWAI OPERASI SEKOLAH
 TIDAK DIURUSKAN OLEH GURU SPBT
 FAIL INI DIBUKA/DISIMPAN/DILUPUSKAN OLEH STAFF PEJABAT
SEKOLAH(PEGAWAI OPERASI)

SISTEM FAIL BERMULA DENGAN

JU/SPBTKLANG 1
 FOLDER SPBT

ADA 9 FOLDER
DIURUSKAN OLEH PENYELARAS SPBT/GURU SPBT
DITEMPATKAN DI BOSS

NO. FOLDER NAMA FOLDER KANDUNGAN FOLDER

01 Pengurusan Am 1. Takwim SPBT

2. Carta Organisasi SPBT
3. Peraturan SPBT
700-7/2/1 4. Surat Lantikan Penyelaras / Guru
SPBT/ Surat Makluman Ibu bapa

02 Pekeliling SPBT 1. Surat Pekeliling Ikhtisas berkaitan

SPBT
2. Surat Siaran berkaitan SPBT
700-7/2/1 3. Surat Arahan Pentadbiran Berkaitan
SPBT
4. Surat Makluman berkaitan SPBT dari
KPM/BBT

03 Surat Menyurat Berkaitan 1. Surat menyurat berkaitan dengan

dengan SPBT pesanan dan bekalan.
2. Surat-surat edaran daripada BBT /
PPD / JAIN
700-7/2/1 3. Salinan surat makluman / tindakan /
jawapan daripada sekolah ke BBT /
JPN / PPD / JAIN

04 Sijil Akuan Penerimaan / 1. Salinan Sijil Akuan Penerimaan (SAP)

Invois / Nota Serahan atau
2. Salinan Invois
700-7/2/1 3. Salinan Nota Serahan
*Disimpan 7 Tahun

JU/SPBTKLANG 2
NO. FOLDER NAMA FOLDER KANDUNGAN FOLDER

05 Rumusan Enrolmen Murid, 1. Rumusan enrolmen murid mengikut

Borang Keperluan dan Tahun / Tingkatan
Penyata Bekalan 2. Borang BTBT 190*
3. Penyata BTBT460*
4. Cetakan eMateks
700-7/2/2 5. Rekod Buku Teks Lebih Kurang (BTLK)

*Disimpan 5 Tahun
Pihak sekolah boleh mengadakan
pembahagi(divider) untuk asingkan
maklumat mengikut tahun .
06 Rekod Pinjaman Teks SPBT 1. Borang SPBT G
2. Maklumat Perpindahan Murid
700-7/2/2
*Disimpan 5 Tahun

07 Pelupusan Buku Hilang / 1. Salinan surat-menyurat permohonan

Rosak dan Gantian pelupusan.
2. Salinan surat kelulusan arkib Negara.
3. Salinan Borang Arkib 2/08
700-7/2/3 4. Salinan Borang Arkib 12/08 bersama-
sama dengan bukti pelupusan
(gambar,resit jualan).
08 Rekod Buku Hilang / Rosak 1. Surat makluman kepada ibu bapa/
dan Gantian penjaga
2. Dokumen, penyata dan laporan
700-7/2/3 kehilangan, musnah dan gentian
buku teks SPBT.
09 Penyeliaan/Pemantauan dan 1. Dokumen atau surat laporan, teguran
Aduan hasil penyeliaan dan pemantauan
BBT / JPN / PPD / JAIN / NAZIR /
700-7/2/4 AUDIT serta aduan ibu bapa
10 Kelab SPBT 1. Penubuhan kelab
2. Pelantikan Jawatankuasa
800-2/3/9 3. Minit mesyuarat
4. Takwim 5. Aktiviti/Program Khas

JU/SPBTKLANG 3
JU/SPBTKLANG 4