Define Company: 

 The client is a commercial, organizational unit within the R/3 system, with its own data, master records,
and set of tables.
 From a business perspective, the client forms a corporate group.

Company:
It is an Organizational Unit for which financial statements can be drawn up according to relevant commercial law.

Note: A Company can have one or more company codes.
SPRO ­> Enterprise Structure ­> Definition ­> Financial Accounting ­>Define company (SPRO)

Define Company Code

 The company code is the smallest organizational unit for which you can have an independent 
accounting department within external accounting
 A company code represents an independent accounting unit, for example, a company within a corporate 
group (client).

Company Code

• It is a smallest Organizational Unit
• Each company code has its own Balance sheet and P&L Account.
• Company Code is subsidiary of Company or a member of a corporate Group

SPRO ­> Enterprise Structure ­> Definition ­>Financial Accounting ­> Edit, Copy, Delete, Check Company Code (EC01)

Define Controlling Area

 A controlling area identifies an independent organizational structure for which costs and revenues are 
collected.
 Each controlling area can have one or more company codes assigned to it(see below)

Controlling Area:

• It is an Organizational Unit with in a company.
• It represents a closed system for the accounting purpose.
• Controlling area may be assigned to one or more company codes, but company code
must use the same operative Chart of Account.

SPRO ­> Enterprise Structure ­> Definition ­>Controlling ­> Maintain Controlling Area (OX06)

Define Plant

 A plant is an organizational logistics unit that structures the enterprise from the perspective of 
production, procurement, plant maintenance, and materials planning
 A plant is a manufacturing facility or branch within a company

Plant

• It is an Operational Unit with in a company code.
• It is a place where materials are produced or Goods/Services are provided.
• A Plant can be having
– Manufacturing facility – Regional Sales Office
– Central Delivery warehouse – Corporate HQ – Maintenance Plant

Note: A Plant must always be assigned to a company code.

SAP MM Organizational Structure

In the SAP ERP, several structures can be used to represent the legal and organizational structure of the 
company. Organizational elements can be structured from the point of view of accounting, human resources and 
materials management. It is possible to combine these structures. The organizational structures form a 
framework in which all business transactions can be processed. 

Following organizational units represents MM (Materials Management) module:

 Company Code
 Plant
 Storage Location
 Purchasing Organization
 Purchasing Groups

Materials Management module uses some other organizational units which are maintained by other 
modules in SAP, such as: 

 Company Code (FI – Financial Accounting module)

The organizational units discussed below are relevant for SAP Material Management (MM) only.

Client

From a business viewpoint, the client could represent a corporate group. The client is the highest
hierarchical level in the SAP system. A client is considered synonym for a group. Creation of client in
SAP   is   a   technical   requirement.   It   is   the   highest   node   or   the   hierarchy   of   the   enterprise   or
organizational structure in SAP. Several company codes can be maintained within a client. 

Company Code

Company code is SAP is the organizational unit which is the created in Finance (FI) module and the
same is linked with Materials Management module. Strictly speaking it does not belong to SAP MM
organizational structure. Company code represents an independent company. Company which is a
legal entity and statutory requirement is to maintain a separate balance sheet. Profit and loss statement
are created and maintained at the company code level. 

In a scenario where the model is that a corporate group or group of companies are carrying out their
businesses in different sectors of economy, every company by law is a legal entity which is liable to
maintain separate book of accounts. All books of accounts are maintained at the company code level.

Plant

Plant in the SAP system is a broad term which has a varying definition when different logistics 
modules come into discussion. 
  In Materials Management (MM) module, a plant is referred to as a facility where the
material stock is kept, stored and inventory is maintained.
 In Production Planning (PP) module, a plant is referred to as a production facility where
the production of goods is done.

Storage Location

Storage Location is an organizational unit in logistics which is assigned to a plant where the stock is
kept   and   inventory   is   managed.   Storage   Location   can   be   characterized   and   vary   based   on   their
properties   like   Raw   Material   Storage   Location,   Finished   Goods   Storage   Location,   Spares   Storage
Location, Returns Sales Storage Location, Temperature Controlled Storage Location, etc.

Purchasing Organization

A   purchasing   organization   is   responsible   for   all   purchasing   activities   within   a   company   and   is
responsible for handling procurement activities and documentation such as RFQ, contracts, purchase
orders, etc. In simple words, a Purchasing Organization is an organizational unit in SAP Materials
Management, which is responsible for purchasing and carries out procurement activities on behalf of
the company. 

Decentralized Purchasing

Suppose a company has several plants and all the plants have their own procurement department which
are responsible to carry out day to day purchasing for their own respective plant. Hence, Purchasing
Organizations   will   be   created   that   will   be   used   separately   for   each   plant.   So,   this   means   that   a
Purchasing Organization can be assigned to a Plant. 

Centralized Purchasing

It is also possible to assign one or more plants to a single Purchasing Organization. If, for example, a
company has only one procurement department which is a centralized and carries out procurement
activities   for   all   the   company.   Furthermore,   a   Purchasing   Organization   can   also   be   assigned   to
company code level as well. 

Similarly, one plant can have several Purchasing Organizations assigned to it as well, this varies from
company to company, industry to industry and scenario to scenario.

Purchasing Group

The final unit of SAP MM organizational structure that we need to discuss is Purchasing Group. A
Purchasing Group represents an individual or a group of individuals, not necessarily in procurement
department,   who   are   responsible   of   carrying   out   purchasing   activities.   This   is   usually   used   for
reporting purposes, as well as approval procedure (release strategy) for Purchase Requisitions (PR),
Requests for Quotation (RFQs), Purchase Orders (PO), Contracts, etc.

You can describe a Purchasing Group as a group of purchasers responsible within a purchase 
organization to procure a specific type of material and/or service.

Example:
In a procurement department, there are two groups of purchasers. Each group has two members. So, 
you can authorize each group of purchasers to procure a specific type of material and/or service. Group
1 having Purchasing Group RM1 (Raw Materials) is responsible for procurement of raw materials.

Similarly, group 2 having Purchasing Group CN1 (Consumables) is responsible for the procurement of
consumable items and so on.

Hence, you can assign these groups to the users so that they remain in their assigned Purchasing 
Groups.

SAP MM - Enterprise Structure

Every organization has some framework or some structure is defined according to which the whole business runs. 
Enterprise structure is the structure that represents an enterprise in SAP ERP system. It is subdivided into various 
organizational units which for legal reason or business related reason are grouped together.

Enterprise structure defines various levels in an organization. These levels are placed according to some 
hierarchy. Each level has some specific functionality associated with it, which in a combined way describes the 
working of an organization. Also enterprise structure defines various organizational units that are present in an 
enterprise. The Organizational Structure in MM consists of following Organizational Levels:

 Client
 Company Code

 Plant

 Storage Location

 Purchasing Organization

 Purchasing Group

Following diagram is one such organizational structure which describes the levels incorporated in an 
organization. Client being at the topmost, followed by multiple company code, followed by multiple plants, 
plants having multiple storage location with their own or centralized purchasing organizations.
Client

The fundamental explanation of Client is as follows:

 Client is a commercial organizational unit in R/3 system.
 It has its own set of master data with independent table sets.

 According to hierarchy, Client is at highest level in SAP system. 

 Data that is maintained at client level is valid for all organizational levels.

Company Code

The fundamental explanation of Company Code is as follows:

 Within Client, Company code is the independent accounting unit.
 It is a legal entity that has its own profit, loss and balance statement.

 It is the smallest unit in organization for which a complete independent account set can be replicated. 

Plant

The fundamental explanation of Plant is as follows:

 Plant is an organizational unit within a company where activities take place. A plant will produce goods 
and makes goods available for the company.
 It is unit having manufacturing facility, warehouse distribution center or a regional sales office within 
logistic. It subdivides an enterprise in different aspects.

Storage Location

The fundamental explanation of Storage Location is as follows:

 Storage location is an organizational. unit which actually differentiates between different material stocks in a Plant.
 Storage location is a place where stock is kept physically.

 Plant can be consisting of multiple storage location. All data is stored at storage location level for a particular S.Loc.

Purchasing Organization

The fundamental explanation of Purchasing Organization is as follows:

 Purchasing Organization is an organizational unit under company or plant which is responsible for 
procurement activities according to requirements. It is responsible for external Procurement.
 Purchasing organization can be at client level i.e. centralized purchasing organization.

 Purchasing organization can be at company or plant level i.e. company specific or plant specific

Different forms of purchasing can be described as follows:

Centralized Purchasing

Purchasing organization is not assigned to any company code it procures for all company codes belonging to different client.
Company specific Purchasing

Purchasing organization is assigned to a company code only, Plant belonging to the company code can purchase 
through this Purchasing organization.

Plant specific Purchasing

Purchasing organization is assigned to a Plant, only this specific Plant can purchase through this Purchasing organization.

Purchasing Group

The fundamental explanation of Purchasing Group is as follows:

 Purchasing group is an organizational unit, which is responsible for everyday procurement activities within an 
organization.
 It is a buyer or group of buyer responsible for procurement activities in a purchasing 
organization.

T Code Description Functional Area

OX01 Company Code -> Purchasing Org. MM - Basic Functions
OX02 Customizing: Company Code Setup FI - Basic Functions
OX03 Customizing: Business Area Setup FI - Basic Functions
OX06 Controlling Area: Basic Data CO - Cost Center Accounting
OX08 Define Purchasing Organization MM - Basic Functions
OX09 Customize storage locations MM - Inventory Management
OX10 Customize plant MM - Inventory Management
OX14 C MM-IV Valuation area - val. level MM - Inventory Management
OX15 Define internal trading partner FI - Basic Functions
OX16 Assignment co.code->Internl.trad.ptr FI - Basic Functions
OX17 Plants -> Purchasing organization MM - Basic Functions
OX18 Assignment Plants -> Company Code MM - Inventory Management
OX19 Controlling Area: Assgn. to CCode CO - Overhead Cost Controlling