Các phương pháp kế toán hàng tồn kho

Có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên, hoặc
phương pháp kiểm kê định kỳ.

Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc
điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng hoá và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích
hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.
Sau đây, Kế Toán Thiên Ưng sẽ đưa ra bảng so sánh, phân biệt hai phương pháp hạch toán hàng
tồn kho này để các bạn áp dụng vào doanh nghiệp:

Kê Khai Thường Xuyên Kiểm Kê Định Kỳ

- Theo dõi thường xuyên, lên tục, có- Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;
hệ thống; - Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản
- Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn ánh nhập - xuất trong kỳ;
của hàng tồn kho; - Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = trị giá hàng tồn kho
Nội dung - Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = trị đầu kỳ + trị giá hàng nhập kho trong kỳ - trị giá hàng tồn
giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá kho cuối kỳ. (cuối kỳ mới tính được)
hàng nhập kho trong kỳ - trị giá (cuối kỳ kiểm kê, xác định hàng tồn kho; sau đó, kết
hàng xuất kho trong kỳ. chuyển trị giá hàng xuất trong kỳ)

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;

- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá.

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;

Chứng từ
- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng
SD
hoá. Cuối kỳ kế toán nhận chứng từ nhập xuất hàng hoá từ thủ
kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng chủng loại,
từng nhóm hàng hoá, ghi giá hạch toán và tính tiền cho
từng chứng từ.
Mọi biến động của vật tư, hàng hoá (Nhập kho, xuất kho)
không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng
Mọi tình hình biến động tăng giảm
tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hoá mua và nhập kho
(nhập, xuất) và số hiện có của vật
trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế
Các hạch từ, hàng hóa đều được phản ánh
toán riêng (Tài khoản 611 “Mua hàng”).
toán trên các tài khoản phản ánh hàng
Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các
tồn kho (TK 152, 153. 154, 156,
tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế
157).
toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để
phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).
Nợ 611 – Mua hàng
Nợ TK 156 Nợ 1331 (nếu có)
Ví dụ: Khi
Nợ 1331 (Nếu có) Có 111/112/331
Mua HH
Có 111/112/331.. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê:
Nợ 156 / Có 611
Các đơn vị sản xuất (công nghiệp,
Các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá, vật tư với quy
xây lắp. . .) và các đơn vị thương
Đối tượng cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá, vật tư
nghiệp kinh doanh các mặt hàng có
áp dụng xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ. .
giá trị lớn như máy móc, thiết bị,
.).
hàng có kỹ thuật, chất lượng cao. . .
 + Xác định, đánh giá về số lượng và
trị giá hàng tồn kho vào từng thời
điểm xảy ra nghiệp vụ.
+ Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho
thường xuyên, liên tục, góp phần
điều chỉnh nhanh chóng kịp thời
Ưu điểm Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán.
tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh của DN.
+ Giảm tình trạng sai sót trong việc
ghi chép và quản lý (giữa thủ kho
và kế toán).

+ Công việc kế toán dồn vào cuối kỳ.

- Tăng khối lượng ghi chép hằng
+ Công việc kiểm tra không thường xuyên trong tình hình
ngày, gây áp lực cho người làm
nhập, xuất kho là liên tục sẽ gây hạn chế chức năng kiểm
Nhược công tác kế toán. Tuy nhiên, nhược
tra của kế toán trong quản lý.
điểm điểm này được khắc phục khi doanh
+ Khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế
nghiệp tin học hoá công tác kế toán.
nhập kho không trùng với ghi sổ kế toán.

(Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho nêu trên)

Mời các bạn tham khảo thêm: Các phướng pháp tình giá xuất kho (giá vốn)

- Dựa vào ưu, nhược điểm của mỗi phương pháp hạch toán hàng tồn kho, DN có thể phân
tích sự ảnh hưởng của mỗi phương pháp đến tổ chức công tác kế toán của DN, từ đó đưa ra
quyết định lựa chọn phương pháp hạch toán thích hợp, mang lại hiệu quả trong công việc.

- Phương pháp KKTX thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp…) và
các DN thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như xe hơi, máy móc…

+ Theo phương pháp này người làm công tác kế toán có thể giúp chủ DN biết được
mặt hàng nào đang được tiêu thụ nhanh chóng để kịp thời mua thêm hàng nhập kho
dự trữ và bán hàng, hay mặt hàng nào bị ứ đọng, khó tiêu thụ để nhanh chóng tìm
giải pháp tiêu thụ hàng, thu hồi vốn; vì DN kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn,
nếu để ứ đọng hàng nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lớn, kinh doanh không đạt hiệu
quả.

+ Quá trình hoạt động giữa kế toán, thủ kho và phòng kinh doanh được diễn ra liên
tục thông qua việc giao nhận các chứng từ.

- Phương pháp KKĐK thường áp dụng ở các DN kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số
lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách…như các nguyên phụ liệu để may mặc (kim, chỉ,
khuy áo,…) và các đơn vị sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá nào đó vì trong trường
hợp này mới tính được tương đối chính xác giá thành.
 + Vì các mặt hàng có nhiều chủng loại và có giá trị thấp nên nếu lựa chon phương
pháp KKTX sẽ mất nhiều thời gian của công tác kế toán và có thể không mang lại
hiệu quả vì độ chính xác không cao;

+ Theo phương pháp này khối lượng công việc kế toán dồn vào cuối kỳ lớn nên có thể
gặp nhiều sai sót và khó điều chỉnh;

+ Trong kỳ, chủ DN không thể nắm bắt tình hình tồn, nhập, xuất kho hàng hoá của
DN thông qua kế toán dẫn đến chậm trễ khi đưa ra các quyết định.

- Lựa chon phương pháp thích hợp giúp công tác kế toán được hoạt động thuân lợi hơn,
mang tính chính xác cao hơn và một phần giúp DN kinh doanh đạt hiệu quả dựa trên các
báo cáo của kế toán.

Cách tính giá Xuất Kho hàng hóa theo các phương pháp - có ví
dụ tính cụ thể
Việc những loại hàng hóa giống nhau nhưng được mua với những mức giá khác nhau làm
phát sinh vấn đề là sử dụng trị giá vốn nào cho hàng hoá tồn kho cuối kỳ và trị giá vốn nào
cho hàng hoá bán ra.

Theo chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho thì chúng ta có các phương pháp tính giá trị
hàng xuất kho như sau:

Phương pháp bình quân gia quyền.

Phương pháp tính theo giá đích danh.
Phương pháp nhập trước, xuất trước.
Phương pháp nhập sau, xuất trước.

Sau đây KẾ TOÁN THIÊN ƯNG sẽ hướng dẫn các bạn cách tính giá xuất kho hàng bán
theo những phương pháp này với những ví dụ cụ thể.

1. Phương pháp giá bình quân gia quyền (hay được các DN sử dụng)

Theo phương pháp này giá xuất kho hàng hoá được tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả
kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước, bình quân sau mỗi lần nhập)

Giá thực tế nguyên vật liệu, hàng hoá xuất dùng = Số lượng xuất dùng X Giá đơn vị bình
quân

Giá đơn vị bình quân được xác định bằng nhiều cách:
* Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít doanh điểm nhưng số lần nhập,
xuất mặt hàng lại nhiều, căn cứ vào giá thực tế, tồn đầu kỳ để kế toán xác định giá bình quân của
một đơn vị sản phẩm, hàng hoá.

Giá thực tế tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân = ----------------------------------------------------
của cả kỳ dự trữ
Số lượng tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ

VD: Tồn đầu kỳ NVL B: 2000 kg đơn giá 2000đ/kg

Nhập trong kỳ NVL B: 7000kg đơn giá 1700đ/kg
Bài giải : Cuối kỳ tính
Đơn giá bình quân 1 kg = ((2000 x 2000) + (7000 x 1700)) / (2000 + 7000) = 1766 đ/kg

* Phương pháp bình quân cuối kỳ trước:

Phương pháp này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu,
hàng hoá. Tuy nhiên lại không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả.

Giá thực tế tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

Đơn giá bình quân = --------------------------------------------------------

cuối kỳ trước
Lượng thực tế tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

* Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập
- Ưu điểm: Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa
chính xác, vừa cập nhập được thường xuyên liên tục.
- Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần
Giá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập
Đơn giá bình quân = -------------------------------------------------
sau mỗi lần nhập
Lượng thực tế tồn đầu kho sau mỗi lần nhập

VD: Ngày 1/1 tồn kho NVL A: 3.000kg đơn giá 1.000đ/kg
Ngày 3/1 nhập kho NVL A: 2.000kg đơn giá 1.100đ/kg
Ngày 4/1 xuất kho NVL A: 4.000kg
Ngày 5/1 nhập kho NVL A: 3.000kg đơn giá 1.080đ/kg
Ngày 6/1 xuất kho NVL A: 3000kg
Bài giải:
Xác định đơn giá bình quân 1kg NVLA
A = (3.000 x 1.000) + (2.000 x 1.100)/ (3000 + 2000) = 1.040 đ/kg
Ngày 4/1 xuất đi 4.000 x 1.040 = 4.160.000
Vậy tồn kho (3.000 x 1.000) + (2.000 x 1.100) - 4.160.000 = 1.040.000
Ngày 5/1 nhập = 1040.000 + (3.000 x 1.080)/ (1000 + 3000) = 1.070 đ/kg
Ngày 6/1 Xuất 2.000kg => 3.000 x 1.070 = 3.210.000 đ/kg

2. Nhập trước – xuất trước:

Hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo
giá thực tế của từng lần nhập. Do vậy hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu
mua vào trong kỳ. Phương pháp thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng
giảm.
Thường các doanh nghiệp kinh doanh về thuốc,mỹ phẩm…
- Ưu điểm: Có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo
cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá
vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng
tồn kho trên bán cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn.
- Nhược điểm: Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện
tại.Theo phương pháp này doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hóa
đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng, chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh
nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ
tăng lên rất nhiều.

VD: Tình hình nhập xuất trong tháng 2 của công ty Thiên Ưng như sau:
Đầu kỳ tồn kho: 5 chiếc xe lifan, đơn giá 10.000.000đ
Ngày 01/2 nhập : 20 chiếc xe lifan, đơn giá 11.000.000đ/chiếc
Ngày 08/2 nhập : 10 chiếc xe lifan, đơn giá 12.000.000đ/chiếc
xuất : 15 chiếc xe lifan
Ngày 22/2 xuất : 15 chiếc xe lifan
Bài giải
Tính nhập trước - Xuất trước: trước hết căn cứ số lượng xuất kho để tính giá thực tế hàng xuất
kho theo nguyên tắc lấy hết số lượng và đơn giá nhập kho lần trước, xong mới lấy đến số lượng
và đơn giá nhập lần sau, làm giá thực tế của từng lần xuất:
Giá trị vật tư xuất trong kỳ:
Ngày 08/2 xuất kho: 5 x 10.000.000 + 10 x 11.000.000 = 160.000.000 đ
Ngày 22/2 xuất kho: 10 x 11.000.000 + 5 x 12.000.000 =170.000.000 đ

3. Nhập sau – xuất trước:

Hàng hoá nào mua vào sau cùng sẽ được xuất trước. Phương pháp này ngược với phương
pháp trên, chỉ thích hợp với giai đoạn lạm phát.
Thường các doanh nghiệp kinh doanh về xây dựng…
- Ưu điểm :Với phương pháp này chi phí của lần mua gần nhất tương đối sát với trị giá vốn của
hàng thay thế. Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù
hợp trong kế toán
- Nhược điểm: Trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng
thay thế
VD: Tình hình nhập xuất trong tháng 3 của công ty Thiên Ưng như sau:
Đầu kỳ tồn kho: 5 chiếc xe lifan, đơn giá 10.000.000đ
Ngày 01/3 nhập : 20 chiếc xe lifan, đơn giá 11.000.000đ/chiếc
Ngày 10/3 xuất : 15 chiếc xe lifan
nhập : 10 chiếc xe lifan, đơn giá 12.000.000đ/chiếc
Ngày 28/3 xuất : 17 chiếc xe lifan
Bài giải:
Tính nhập sau - xuất trước: trước hết căn cứ số lượng xuất kho để tính giá thực tế hàng xuất kho
theo nguyên tắc lấy hết số lượng và đơn giá lần nhập sau cùng trước khi xuất, sau đó mới lấy đến
số lượng và đơn giá lần nhập trước đó, tính giá thực tế của từng lần xuất:
Giá trị vật tư xuất trong kỳ:
 Ngày 10/3 xuất kho: 10 x 12.000.000 + 5 x 11.000.000 = 175.000.000 đ
Ngày 28/3 xuất kho: 15 x 11.000.000 + 2 x 10.000.000 = 185.000.000 đ

4. Phương pháp giá thực tế đích danh:

Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy
đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù
hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem
bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo
giá trị thực tế của nó.
Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh
nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng
tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này. Còn đối với những doanh
nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này.
- Ưu điểm: Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực
tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà
nó tạo ra: Giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
- Nhược điểm: Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe chỉ những doanh
nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng
tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này: Đối với những doanh
nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này.
VD: Tình hình nhập xuất trong tháng 10 của công ty Thiên Ưng như sau:
Tồn đầu kho: NVL A:1000kg x 10.500 đ/kg
NVL B: 500kg x 12.000 đ/kg
Ngày 03/10 nhập kho NVL A: 2.500 kg, đơn giá 10.600 đ/kg
Ngày 10/10 nhập kho NVL B: 1.500kg, đơn giá 12.500 đ/kg
xuất kho NVL A: 2.000kg
Ngày 15/10 xuất kho NVL B: 1.500kg
Ngày 25/10 xuất kho NVL A: 1.000kg
Bài giải
Giá trị xuất trong kỳ:
Ngày 10/10 xuất kho NVL A: 2.000 x 10.600 = 21.200.000 đ
Ngày 15/10 xuất kho NVL B: 1.500 x 12.500 = 18.750.000 đ
Ngày 25/10 xuất kho NVL A: 1.000 x 10.500 = 10.500.000 đ

Chú ý : Trên thực tế phải căn cứ vào hoạt động của DN kế toán có thể lựa chọn các phương
pháp tính giá sao cho thuận lợi trong quá trình tính toán và phỉa sử dụng đúng nguyên tắc nhất
quán trong hạch toán. Trường hợp nếu có thay đổi phương pháp phải có giải thích rõ ràng bằng
văn bản để gửi về cơ quan thuế nhưng phải thực hiện tối thiểu là 6 tháng

Cách viết phiết xuất kho

Phiếu xuất kho được lập khi xuất hàng hóa, nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công
cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp,
làm căn cứ để hạnh toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra
việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
 Phiếu xuất kho phải ghi đúng số lượng, còn về đơn giá thì tùy theo quy định hạch toán của
từng doanh nghiệp mà ghi giá là giá vốn, giá bán là giá chưa có thuế.

Cụ thể cách viết phiếu xuất kho:

Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho, Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn viết phiếu xuất kho
theo các chỉ tiêu được in sẵn trên phiếu:

- Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận
hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do
xuất kho, và tên kho xuất.
Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi
trên hóa đơn).
Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi trên
hóa đơn).
Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn), (có thể bỏ qua).
Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn).
Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng trên chứng từ (hóa đơn hoặc
lệnh xuất).
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất (số lượng thực tế xuất kho có thể bằng hoặc ít hơn số
lượng yêu cầu).
Cột 3: Giá xuất kho là giá chưa có thuế cho một đơn vị hàng hóa.
Cột 4: Bằng đơn giá nhân với số lượng.
Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu xuất cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.
Dòng số viết bằng chữ: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu xuất
kho.

Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý (tùy theo tổ chức, quản lý và quy định của
từng loại doanh nghiệp), lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán
trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người
nhận phiếu xuống kho nhận hàng.
 Sau khi xuất kho thủ kho ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, cùng người nhận hàng ký và ghi rõ
họ tên vào phiếu.
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Giao cho người nhận hàng.
- Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng
một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng

Cách viết phiếu nhập kho hàng hóa

Phiếu nhập kho được lập khi hàng hóa về đến công ty cho vào nhập kho để lưu trữ, nhằm ghi
nhận số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh
toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

Cụ thể cách viết phiếu nhập kho:

Dưới đây là mẫu phiếu nhập kho, Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn viết phiếu nhập kho
theo các chỉ tiêu được in sẵn trên phiếu:
 - Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người
giao vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa; số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho; ngày, tháng, năm theo
hóa đơn; tên kho, địa điểm nhập kho.
Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi
trên hóa đơn).
Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi trên
hóa đơn).
Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn), (có thể bỏ qua).
Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn).
Phần số lượng:
Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập).
Cột 2: Kế toán kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
( Thông thường số lượng theo chứng từ ở cột 1 sẽ bằng số lượng thực nhập ở cột 2, nhưng nếu
hàng không về đủ, hoặc xảy ra hư hỏng trả lại người bán, và cũng có thể hàng hóa về thừa so
với thực mua thì cột 1 và cột 2 sẽ khác nhau, kế toán Kho cần chú ý ghi chính xác số lượng của
2 cột này).
Cột 3: Giá nhập kho: được xác định bằng giá mua chưa thuế của hàng hóa cộng với các chi
phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ…) cho một đơn vị hàng hóa.
Cột 4: Bằng đơn giá nhân với số lượng
Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu nhập cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.
Dòng số viết bằng chữ: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu nhập
kho.

Phiếu nhập kho lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài), hoặc 3 liên (đối với vật tư
tự sản xuất), và người lập phiếu (ghi rõ họ tên), người mua hàng mang phiếu đến kho để nhập vật
tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu,
thủ kho giữ liên 2 (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho
phòng kế toán ghi sổ kế toán, và liên 1 lưu lại nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người mua hàng giữ.

- Phiếu nhập kho được dùng trong các trường hợp nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm,
hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê gia công chế biến, nhận vốn góp, hoặc thừa phát hiện
trong kiểm tra
Kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho
Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tuỳ theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở
mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau. Song nhìn
chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau:

Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử
dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng,...)
- Trong khâu thu mua: một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả
năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp
dụng, tính ổn định của nguồn hàng,... mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng,
quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với
kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong khâu bảo quản dự trữ: phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản;
xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn,
cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những
cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh
hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong khâu sử dụng: phải theo dõi, nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực
hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán
chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh
nghiệp.

Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp
giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu
tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.