Finan
ncial Maanagement 
Pressure tto reduce or maintain bud dgets is driving sharper scrrutiny of discrretionary spending, and 
increases the importannce of effectivvely identifyin
ng and deliveering project p portfolios thaat best align w
with 
an organization’s businness strategy and that maxximize returnn on investmeent (ROI). Thiss additional 
scrutiny reinforces the
e importance of adopting b best‐practice  financial man nagement pro ocesses to 
improve ccost and beneefit estimatingg, and effectively tracking  cost performmance to ensu ure that each  
project is delivered witthin budget aand that the p
portfolio realiizes the foreccasted benefitts. In additionn, 
providing project accounting views can be a challenge when ffinancial dataa is spread across multiplee line‐
of‐business (LOB) systeems. 

Key challe
enges that orgganizations faace when tryiing to improvve their financcial managem
ment processees 
include th
he following: 

 Standdardizing costt and benefit estimates. A Accurately cappturing realisttic cost and bbenefit estimaates 
for prrojects early in their life cyycle helps executives effecttively select pportfolios thaat maximize R ROI 
underr varying budget constrain nts. Cost and b mates are a keey variable useed in portfolio 
benefit estim
selecttion and also are used to m measure finan ncial perform ance during p project execu ution. 
 Project accountingg and change e managemen nt. Projects seelected to be included in tthe portfolio n need 
to proovide accurate cost accoun nting throughhout the entirre project lifee cycle. Changges in scope oor in 
execuution of the project will have an effect o on the overal l project costt and related benefits wheen the 
projecct is complete ed. 
 Financial visibility and insights.. Executives n need reports  and views thaat allow them m to assess 
financcial performance across th he project life
e cycle. Effect ive analysis o
of financial daata for projectts or 
the enntire portfolio
o requires a p powerful, flexxible, and eas y‐to‐use repo orting systemm. 
 Integrration with LOB systems. Organizations need to be  able to quickkly and easily obtain accurate 
financcial data from
m appropriate e LOB systemss. Whether thhat informatio on is payroll o
or expense daata 
from an accounting system, planning data frrom a businesss case, or acttual project ccosts, the abillity to 
integrrate the data into one view w for manage ement and ovversight is crittical to ensuriing that accurrate 
financcial information is available when need ded. 

The Micro osoft® Enterprrise Project MManagement (EPM) Solutioon helps orgaanizations meeet these 
challenges by providing comprehen nsive financial managemennt capabilitiess throughout the life cyclee of a 
project, frrom capturingg cost and be enefit estimattes in a busineess case, throough effectiveely tracking co
osts 
®
during pro oject executioon. Microsoftt  Project Servver 2010 is fleexible and exxtensible, which helps to ensure 
that the toolset can be e configured tto meet an orrganization’s  specific need ds. Project maanagement offfices 
(PMOs) caan use custom m fields to staandardize the e collection off cost data orr take advantaage of Excel 2
2010 
®
Web App or Microsoft InfoPath  Forms Services to embed poowerful financcial estimate Web parts within 
the Projecct Server 2010 business caase infrastructture. Budget  and cost reso ources help m managers 
effectivelyy track projecct financials aand manage cchange througghout the pro oject life cyclee. 

M
Microsoft EPM
M Solution Guiide |1 
 
 

The Project Server 20110 comprehen nsive applicattion program ming interfacce (API), Projeect Server 

Interface (PSI), ensuress that organizzations can efffectively inteegrate with financial systems to consoliidate 
data and drive project accounting vviews and rep ports. Organizzations can also take advan ntage of Projeect 
dd‐in productts that furthe
partner ad er extend the Project Serveer 2010 financial managem ment capabilitties. 

The powe ure in Project Server 2010  gives PMOs tthe flexibility they need to

erful reportingg infrastructu o 
easily creaate project‐le
evel reports and quickly co
onfigure dash boards to proovide executives with 
manageab ble views that communicaate the complete financial  picture. The best‐in‐class portfolio seleection 
analytics iincluded in Prroject Server 2010 provide with decision‐support tools, which help
e executives w p 
them effeectively allocaate funds and continuouslyy optimize thee portfolio to
o ensure that it delivers thee 
biggest baang for the buuck and optimmally aligns w
with business sstrategy. 

Capture Cost aand Ben
nefit Estimates 
The flexibble business case infrastruccture of Projeect Server 20110 helps standardize the ccollection of ccost 
and beneffit data for eaach request to o assess an in
nitiative’s finaancial value. PPMOs can sim
mply add custtom 
fields to aan online busiiness case forrm—a Projectt Detail Page,, or PDP; see tthe Demand Management 
section—to capture multi‐year costt and benefit values, or em mbed detailed d cost and benefit templattes 
within the e business casse using Excel Web App orr InfoPath Forrms Services Web parts (seee Figure 1). After 
capturing the data, anaalysts can buiild formulas tto derive mettrics—ROI, Intternal Rate off Return (IRR)), and 
so on—to o better understand and co ommunicate aa project’s finnancial value.. 

M
Microsoft EPM
M Solution Guiide |2 
 
 

 
Figure 1. Pro
oject Server 2010 – An Excel Web App Web partt embedded in a  project businesss case 

Accurately capturing cost and benefit estimates is critical, be cause this data is one of the primary 
variables used to assesss and select competing initiatives, meaasure financiaal performance against 
baseline in the execution phase, and analyze wh hether the inittiative realizeed the forecassted benefits 
when the work is comp pleted. 

Cost C
Constrain
nt Analyysis and P
Portfolio
o Selectio
on 
For most organizationss, scarcity is aa reality. This means that tthe number o of project requests often 
exceeds the organization’s budget aand resource constraints.  In uncertain eeconomic tim mes, the 
importancce of determiining the right projects to undertake beecomes even more criticall. Project Servver 
2010 incluudes a portfolio optimizatiion engine that helps anal ysts model vaarious scenarrios to identiffy the 
optimal project portfolio. Using porrtfolio selectio on techniquees, analysts caan run what‐iff analyses under a 
variety off cost constraints to recom
mmend projecct portfolios t hat deliver th he maximum ROI, and thatt best 
align with
h the organizaation’s busineess strategy (ssee Figure 2).  For more infformation aboout optimizinng 
portfolio sselection, see
e the Portfolio
o Selection an nd Analytics ssection. 

M
Microsoft EPM
M Solution Guiide |3 
 
 

Figure 2. Pro
oject Server 2010 – Cost Constra
aint Analysis view
w 

Track and Rep
port Finaancial Pe
erforman
nce 
The Project Server 201 10 governance e workflow coontrols a projject througho out its lifecyclle, and plays a key 
®
pporting budgget review an
role in sup nd approval cycles. Microssoft  Project PProfessional 2 2010 helps 
organizations manage and effective ely track finan
ncial data usinng Budget Reesources, Costt Resources, aand 
multiple bbilling rates fo
or a resource: 

 Budge et Resources helps projectt managers re ecord the appproved projecct budget at tthe project‐

summmary level; thiis provides a baseline for ccomparing acttual costs agaainst, and pro oactively 
managing, expense es. 
 Resources helps managerss capture non
Cost R n‐work costs aassociated wiith a project: equipment, 
materrials, travel, training, contrractor costs, aand so on. 
 Each resource can have multiple billing ratess that can be  used to dynaamically calcu ulate the cost of 
the re
esource based d on the amoount of work. In addition, rresources also
o can be explicitly tied to ccost 
centeers. 

Project managers can e establish projject baseliness and use Ear ned Value Management (EVM) metricss to 

control ch erformance, aand manage eexpectations. Project Profeessional 2010
hanges, analyyze project pe 0 

M
Microsoft EPM
M Solution Guiide |4 
 
 

includes ccalculations fo
or standard EEVM metrics, such as cost aand schedulee performancee indices, bassed 
on planning and actual cost, in addiition to sched
dule fields. Pr oject Professsional 2010 gives the 
organization the tools it needs to caapture the original intent oof project cossts in a baseline that can b
be 
modified by using chan nge managem ment techniquues. 

Project Seerver 2010, buuilt on Microssoft® SharePo
oint® Server 20010, takes addvantage of th he Microsoft 
Business IIntelligence (B
BI) platform tto provide an easy‐to‐use  and flexible rreporting infrastructure to
o 
drive tran
nsparency in pproject financcial performance. Taking a dvantage of tthese powerfful capabilitiees, 
managerss can build pro oject‐level reports, and PM
MOs can desiggn dashboard ds to ensure tthat executives 
have all th
he informatioon they need to stay in conntrol and to s upport fundin ng decisions ((see Figure 3)). 

Figure 3. Pro
oject Server 2010 – Configurablee dashboards 

To supporrt performancce tracking, kkey performan nce indicator s (KPIs) can b

be defined by using custom m 
fields thatt provide an o
overview of fiinancial perfo
ormance, in aaddition to specific data att various phasses of 
a project life cycle (see
e Figure 4). 

M
Microsoft EPM
M Solution Guiide |5 
 
 

Figure 4. Pro
oject Server 2010 – Project Centter view with KPIIs 

Integrration with Finan
ncial Systems 
Organizattions need to be able to obbtain accurate e financial daata from the aappropriate LOB systems tthat 
are the so
ource of recorrd for financiaal information. The comprrehensive Pro oject Server 2010 API, PSI, 
ensures thhat organizations can autoomate the colllection of finnancial data frrom LOB applications to drive 
project acccounting view
ws and reporrts. 

Organizattions can also take advantaage of Microssoft independdent softwaree vendor (ISV) partner add d‐in 
solutions that offer cerrtified integraation with fam
miliar Enterprrise Resourcee Planning (ERRP) systems, ssuch 
as those o
offered by SAP. By effectivvely integratin ng the EPM Soolution with ffinancial man nagement systems, 
PMOs can n ensure data integrity from the projectt accounting  perspective aand allow full reconciliation of 
costs and expenses. Th he integration n supports biddirectional daata transfer, eensuring thatt project managers 
and financial analysts o
or accountants can effectively share daata while worrking in their p productivity ttools 
of choice.. 

M
Microsoft EPM
M Solution Guiide |6 
 
 

Addittional Resource
es 
For expan
nded help, ste
ep‐by‐step gu
uides, and video training onn how to get the most of P
Project Server 
2010 and the Microsofft EPM Solutio
on, visit Micro
osoft Project . 

To learn m osoft EPM Sollution, refer tto the following list of related 
more about Project 2010 aand the Micro
links: 

Productt informatiion 
MSDN Pro
oject 2010 Be
eta 
Project 20
010 Blog 
Project Te
eam Blog 

Interacttive conten
nt ‐ Videoss & Session
ns & Webcaast  
Project 20
010 Video Sho
owcase 
Enterprise
e Project Man
nagement Microsoft Eventts 
Project De
eveloper Center 
Microsoftt Office Projecct TechNet 

Project Profession
nal 2010 an
nd Project Server 20110 Demo Image:  
Download
d 
Hosted Viirtual Lab 

IT Profe
essional rellated – Tecch Center aat TechNett  
Project Se
erver 
SharePoin
nt 
Project Ad
dministration
n Blog 

Develop
per related
d ‐ Develop
per center at MSDN   
Project 
SharePoin
nt 
Programm
mability blog  

ons? Project 2010 Fo
Additional questio orums! 
Project 20
010