12/10/2016

Modul: Memo Writing

Elsa Krisanti, Ph.D. & Kamarza Mulia, Ph.D

Departemen Teknik Kimia FTUI

Memo Writing 1

Writing Formal Memos

• Definition
– Memo is a short message sent within
organization

• Objective
– To summarize and give a background for 
making decision, and to start a new activity

Memos Writing 2

1
 12/10/2016

Audience
ƒ Why do audience need this information?
ƒ How well does audience knows about the
present situation?
ƒ What is the interest of the audience? And what
information they want to know?
ƒ What we want the audience do after get this
information?

Memos Writing 3

Content and Organization
• Content
– Clearly identify the situation, answer the 
questions and give evidence that related to 
the answers

• Organization
– Organization form, steps of writing consists of 
introduction, content and conclusion, if only 
one page there is no conclusion

Memos Writing 4

2
 12/10/2016

Form: readable, clean and invite 
reading
ƒ Have fill‐in lines
ƒ One page length
ƒ Related items are aligned
ƒ The paragraph is short
ƒ Use a list format rather than narrative
ƒ Contains as much white space as possible
ƒ Use a distribution list if needed

Memos Writing 5

Style 

– informal, usually no job titles required
– signature is replaced by the handwritten initials

Memos Writing 6

3
 12/10/2016

Pre‐writing phase
• List the major point(s) to be covered
in memo
• Arrange the points in appropriate
sequence
• Fill in the details

Memos Writing 7

Writing Phase
• The Opening
– most important information, including conclusions or 
recommendations, is in the first sentence or paragraph

• The Main Message
– succeeding paragraphs briefly support the important 
information 

• The Closing
– Closing paragraph is effective sentence and written in 
brief specific language

Memos Writing 8

4
 12/10/2016

Aktivitas  : Menulis memo
Skenario: Heri, dari bagian teknik, setelah mendapat laporan pada 
tanggal 24 April 2001 pagi, mengamati bahwa pelampung 
dengan model # 56802 pada line A, memiliki kebocoran yang 
sukar sekali diketahui posisinya.  
Kebocoran menyebabkan pelumas memasuki pelampung dan 
kehilangan daya apungnya. Pelampung sejenis ini tidak ada 
dalam stock, bila diorder baru tiba kira‐kira seminggu 
kemudian. Bagian Produksi meminta Heri untuk segera mencari 
solusinya agar jalur produksi tetap berjalan.  
Heri kemudian melubangi pelampung stainless steel tersebut dan 
membuang pelumas didalamnya, kemudian membungkus 
seluruh pelampung tersebut dalam kantong plastik yang rapat. 
Daya apung  pelampung kembali walau tidak seperti semula.  
Line tersebut hanya berhenti dari jam 08:00 sampai 10:30 pagi 
selama perbaikan.  

Memos Writing 9

Tugas

1. Buatlah memo dari Heri , bagian teknik, dan 
kepada supervisornya, Tedi.
2. Buatlah memo dari Tedi  kepada Manajer 
Produksi, Paiman, dengan pemberitahuan 
kepada Karno sebagai superintendent 
produksi dan Imansyah sebagai supervisor 
pemeliharaan.

Memos Writing 10

5
 12/10/2016

Memo dari Heri untuk 
supervisor teknik (Tedi)
• Tahap pra‐menulis:
Membuat daftar topik dengan urutan yang 
benar

– Kerusakan pada pelampung 
– Perbaikan pelampung sementara
– Penghentian line produksi

Memos Writing 11

Rincian setiap topik:
• Berdasarkan laporan operator shift pagi pada tanggal 24 April 
2001, saya lakukan penyelidikan pada line A.  Pelampung 
dengan model # 56802 dideteksi memiliki lubang yang tidak 
diketahui lokasinya. Cairan masuk melalui lubang dan 
menyebabkan pelampung kehilangan daya apungnya.  
• Karena persediaan pelampung yang sama tidak ada dan 
pengadaannya memerlukan waktu sekitar satu minggu, 
dilakukan perbaikan pada pelampung. Setelah dilubangi dan 
cairan didalamnya dikeluarkan, pelampung ditutup rapat 
dengan plastik.  Pelampung dapat kembali bekerja, walaupun 
tidak seperti semula.  
• Selama perbaikan produksi pada line A berhenti dari jam 
08:30 sampai 10:30 pagi. 

Memos Writing 12

6
 12/10/2016

Tahap Menulis: Contoh
MEMO
Untuk:  Tedi____________________
Tanggal: 25 April 2001
Dari :  Heri____________________
Hal:  Kebocoran pada pelampung di line A 

Berdasarkan laporan operator shift pagi pada tanggal 24 April 2001, saya lakukan 
penyelidikan pada line A.  Pelampung dengan model # 56802 dideteksi memiliki 
lubang yang tidak diketahui lokasinya. Cairan masuk melalui lubang dan 
menyebabkan pelampung kehilangan daya apung.  

Perbaikan pada pelampung dilakukan karena tidak ada persediaan pelampung 
yang sama dan pengadaannya memerlukan waktu sekitar satu minggu. 
Pelampung tersebut dilubangi dan cairan didalamnya dikeluarkan, ditutup rapat 
dengan plastik dan dipasang kembali. Daya apung pelampung kembali walau 
tidak seperti semula.  

Selama perbaikan produksi pada line A dihentikan dari jam 08:30 sampai 10:30 
pagi. 

Criteria to grade memo
Score 1 2 3 4

1 List of major points to be covered

2 Opening with the most important 
information
3 Conclusion or recommendation in the 
first paragraph
4 Main message contains support for  
information in the first paragraph
5 Closing contain effective sentence in 
brief about the message
Memos Writing 14