ЧУВАЊЕ И АРХИВИРАЊЕ ПОСЛОВНЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ

СТЕЧАЈНИ УПРАВНИК ДОБРИВОЈЕ ПЕТРОВИЋ

E mail: petrovicsd@open.telekom.rs

САДРЖАЈ
Р. бр. Наслов Страна
1. УВОДНЕ НАПОМЕНЕ 2
ЧУВАЊЕ РАЧУНОВОДСТВЕНИХ ИСПРАВА, ПОСЛОВНИХ КЊИГА И
2. 2
ФИНАНСИЈСКИХ ИЗВЕШТАЈА
ПРАВНА ЛИЦА И ПРЕДУЗЕТНИЦИ КОЈИ ВОДЕ КЊИГЕ ПО СИСТЕМУ
2.1. 3
ДВОЈНОГ КЊИГОВОДСТВА
ПРЕДУЗЕТНИЦИ КОЈИ КЊИГЕ ВОДЕ ПО СИСТЕМУ ПРОСТОГ
2.2. 4
КЊИГОВОДСТВА
2.3. БУЏЕТСКИ КОРИСНИЦИ 4
ЧУВАЊЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ, ПОСЛОВНИХ КЊИГА И ИЗВЕШТАЈА У
2.4. 5
ЕЛЕКТРОНСКОЈ ФОРМИ
3. ЧУВАЊЕ ПОРЕСКЕ ЕВИДЕНЦИЈЕ И ПДВ РАЧУНА 7
4. ЧУВАЊЕ ФИСКАЛНИХ ДОКУМЕНАТА И ЕВИДЕНЦИЈА 7
ЧУВАЊЕ ЕВИДЕНЦИЈА И ДОКУМЕНТАЦИЈЕ О УНУТРАШЊОЈ
5. 8
ТРГОВИНИ
ЧУВАЊЕ АКАТА И ДОКУМЕНАТА ПРЕМА ЗАКОНУ 0 ПРИВРЕДНИМ
6. 8
ДРУШТВИМА
7. ЧУВАЊЕ ЕВИДЕНЦИЈА О ДЕВИЗНОМ ПОСЛОВАЊУ 10
ЕВИДЕНТИРАЊЕ, ЧУВАЊЕ И АРХИВИРАЊЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И
8. РЕГИСТРАТУРСКОГ МАТЕРИЈАЛА ПРЕМА ЗАКОНУ О КУЛТУРНИМ 10
ДОБРИМА
ЧУВАЊЕ И АРХИВИРАЊЕ ПОСЛОВНЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ СТЕЧАЈНОГ
9. 22
ДУЖНИКА
10. ЗАКЉУЧАК 24
11. ПРОПИСИ 28

1
 ЧУВАЊЕ И АРХИВИРАЊЕ ПОСЛОВНЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ

1. УВОДНЕ НАПОМЕНЕ

Циљ овог рада је да буде подсетник за поступање стечајних управника и других у

области чувања и архивирања пословне документације.

За израду реферата су коришћени закони и други прописи из рачуноводствене и

пореске области као и других области, чији се попис налази у прилогу реферата и чини
његов саставни део.

2. ЧУВАЊЕ РАЧУНОВОДСТВЕНИХ ИСПРАВА, ПОСЛОВНИХ КЊИГА И

ФИНАНСИЈСКИХ ИЗВЕШТАЈА

У пословању привредних друштава и других пословних субјекта настаје велика

количина интерне и екстерне документације и рачуноводствених исправа, које се
евидентирају у одговарајућим евиденцијама и на основу којих се састављају
финансијски извештаји и други обрачуни.

Рачуноводствена исправа, у складу са чланом 8 Закона о рачуноводству, представља

писани доказ о насталој пословној промени и обухвата све податке потребне за
књижење у пословним књигама тако да се из рачуноводствене исправе може сазнати
основ и врста пословне промене и која је потписана од стране лица која су овлашћена
за састављање и контролу рачуноводствених исправа.
Рачуноводственом исправом сматра се и исправа достављена електронским путем,
укључујући и електронску размену података између рачунара, у складу са законом.

Пословне књиге, у складу са чланом 11 Закона о рачуноводству, представљају

једнообразне евиденције о стању и променама на имовини, обавезама и капиталу и
приходима и расходима правних лица и предузетника.
Пословне књиге јесу дневник, главна књига и помоћне књиге.
Дневник и главна књига воде се по систему двојног књиговодства.

Финансијски извештаји правних лица, у складу са чланом 2 Закона о рачуноводству,

обухватају:
- Биланс стања,
- Биланс успеха,
- Извештај о осталом резултату,
- Изврштај о променама на капиталу,
Извештај о токовима готовине и
- Напомене уз финансијске извештаје.
Финансијски извештаји предузетника, обухватају: Биланс стања и Биланс успеха.

Правна лица и предузетници су дужни, у складу са чланом 24 Закона о рачуноводству,

да уредно чувају рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијске извештаје и
да општим актом одреде одговорна лица и пословне просторије за њихово чување, као
и начин чувања.
Рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијски извештаји се чувају у
пословним просторијама правног лица, односно предузетника, односно код правних
лица или предузетника којима је поверено вођење пословних књига.

2
Рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијски извештаји се чувају у
оригиналу или коришћењем других средстава архивирања утврђених законом.
Ако се пословне књиге воде на рачунару, упоредо са меморисаним подацима, правно
лице, односно предузетник мора да обезбеди и меморисање апликативног софтвера,
како би подаци били доступни контроли.

2.1. ПРАВНА ЛИЦА И ПРЕДУЗЕТНИЦИ КОЈИ ВОДЕ КЊИГЕ ПО СИСТЕМУ

ДВОЈНОГ КЊИГОВОДСТВА

Најкраћи рокови чувања за правна лица и предузетнике који воде књиге по систему
двојног књиговодства су прописани чланом 24 Закона о рачуноводству:

- исплатне листе или аналитичке евиденције зарада ако представљају битне податке о
запосленом се чувају трајно,
- Финансијски извештаји и извештаји о извршеној ревизији чувају се 20 година,
- дневник и главна књига се чувају десет година,
- помоћне књиге и исправе на основу којих се уносе подаци у пословне књиге и исправе
платног промета у овлашћеним финансијским институцијама платног промета се
чувају пет година,
- продајни и контролни блокови, помоћни обрасци и слична документација се чувају две
године.

Рокови чувања рачуноводствених исправа и пословних књига се рачунају од последњег

дана пословне године на коју се односе.
Предузећа за ревизију чувају пет година документацију на основу које је обављена
ревизија.

Пропис Рок чувања

Закон о рачуноводству - члан 24
за правна лица и предузетнике који воде књиге по систему
двојног књиговодства
- исплатне листе или аналитичке евиденције зарада ако
трајно
представљају битне податке о запосленом
- финансијски извештаји и извештаји о извршеној ревизији 20 година
- дневник и главна књига 10 година
- помоћне књиге и исправе на основу којих се уносе подаци у
пословне књиге и исправе платног промета у овлашћеним 5 година
финансијским институцијама платног промета
- продајни и контролни блокови, помоћни обрасци и слична
2 године
документација

Пословне књиге (дневник, главна књига и помоћне књиге) могу да се воде у слободним
листовима, повезане или пренете на неки од електронских или магнетних медија, тако
да по потреби могу да се одштампају или прикажу на екрану.
Правно лице, односно предузетник који књиге води по систему двојног књиговодства
општим актом одређује одговорна лица, пословне просторије за чување и начин
чувања и архивирања рачуноводствених исправа, пословних књига, финансијских
извештаја и других евиденција. Ако се пословне књиге воде на рачунару, упоредо са
меморисаним подацима, правно лице, односно предузетник мора да обезбеди и
меморисање апликативног софтвера, како би подаци били доступни контроли.

3
У вези са чувањем и коришћењем рачуноводственог софтвера који је инсталиран на
серверу у иностранству, Министарство финансија издало је следеће мишљење:
„ Уколико домаће правно лице намерава да организује своје рачуноводство на начин,
да своје пословне књиге води тако што ће рачуноводствени софтвер бити инсталиран
на серверу који се налази у иностранству, према нашем мишљењу, дужно је да у
пословним просторијама правног лица у земљи инсталира и чува стандардни
рачуноводствени софтвер који омогућава функционисање система интерних
рачуноводствених контрола и којим се онемогућава брисање прокњижених пословних
промена, сагласно члану 8 став 2 Закона “ (Министарство финансија, 011-00-
00091/2007-16 од 17.04.2007. године).

2.2. ПРЕДУЗЕТНИЦИ КОЈИ КЊИГЕ ВОДЕ ПО СИСТЕМУ ПРОСТОГ КЊИГОВОДСТВА

Предузетници, осим власника ортачких радњи, могу изабрати да пословне књиге не

воде по систему двојног, већ по систему простог књиговодства на начин прописан
Законом о порезу на доходак) и Правилником о пословним књигама и исказивању
финансијског резултата по систему простог књиговодства.
Законом о порезу на доходак грађана у члану 45 прописано је да је предузетник који се
определио да књиге води по систему простог књиговодства дужан да пословне књиге
(Обрасци ПК-1, ПК-2 помоћне евиденције КЈ1, ГП, ДПУ, КР, ПКО, финансијски из- вештај
- Образац БУ) води ажурно и уредно, тако да оне обезбеђују контролу исправности
књижења, чувања и коришћења података, као и увид у хронологију пословних промена.
Предузетник који књиге води по систему простог књиговодства дужан је да пословне
књиге и друге књиговодствене исправе држи у пословној просторији. Кад је вођење
књиговодства поверено професионалној рачуноводственој фирми, књиге и друге
исправе о финансијском пословању могу се чувати у просторијама те фирме.

Пословне књиге које се воде по систему простог књиговодства и књиговодствене

исправе, у складу са чланом 48 Закона о порезу на доходак грађана, се чувају најмање
пет година од последњег дана пословне године на коју се односе, ако законом није
друкчије одређено.

Закон о порезу на доходак грађана - чланови 45 и 48

Правилник о пословним књигама и исказивању финансијског
резултата по систему простог књиговодства
за предузетнике који воде књиге по систему простог књиговодства
- пословне књиге које се воде по систему простог књиговодства и
5 година
књиговодствене исправе

Пословне књиге се формирају и воде у слободним листовима, повезане или пренете на

неки од медијума аутоматске или микрографске обраде података, тако да се по потреби
могу одштампати или приказати на екрану, са прописаним подацима.

2.3. БУЏЕТСКИ КОРИСНИЦИ

Чување и архивирање пословне документације, пословних књига и финансијских

извештаја буџетских корисника врши се у складу са Уредбом о буџетском
рачуноводству. Ова уредба се примењује на буџет Републике Србије, буџете
територијалних аутономија и локалних самоуправа, као и на директне и индиректне
кориснике буџетских средстава, Републички завод за здравствено осигурање,

4
Републичке фондове пензијског и инвалидског осигурања и Републички фонд надлежан
за послове запошљавања, као и на кориснике средстава Републичког завода за
здравствено осигурање.
Чланом 17 став 4 Уредбе о буџетском рачуноводству прописано је да се
рачуноводствене исправе и пословне књиге чувају у пословним просторијама ко-
рисника буџетских средстава и организације обавезног социјалног осигурања, са
следећим роковима чувања:

- евиденције о зарадама запослених се чувају трајно,

- финансијски извештаји се чувају 50 година,
- дневник и главне књиге, помоћне књиге и евиденције се чувају 10 година и
- изворна и пратећа документација се чува 5 година.

Уредба о буџетском рачуноводству - члан 17

- евиденције о зарадама запослених трајно
- финансијски извештаји 50 година
- дневник и главне књиге, помоћне књиге и евиденције 10 година
- изворна и пратећа документација 5 година

Време чувања за кориснике буџетских средстава и организација социјалног осигурања

почиње последњег дана буџетске године на коју се рачуноводствена исправа односи.
Финансијски извештаји, пословне књиге и рачуноводствене исправе се чувају у
оригиналу или другом облику архивирања, у складу са законом.

2.4. ЧУВАЊЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ, ПОСЛОВНИХ КЊИГА И ИЗВЕШТАЈА У

ЕЛЕКТРОНСКОЈ ФОРМИ

У пословању привредних друштава, предузетничких радњи и других привредних

субјеката, настаје велики број пословних промена праћен још већим бројем различитих
рачуноводствених исправа (рачуни, авансни рачуни, отпремнице, пријемнице, књижна
одобрења и задужења, калкулације, обрачуни зарада и осталих личних расхода,
пореске пријаве и евиденције, радни налози, уговори, банкарски изводи, благајничка
документација итд). У великим привредним друштвима чување велике количине
пословне документације, а да не помињем књиговодствене и ванкњиговодствене
евиденције, пословне и финансијске извештаје, у прописаним роковима, изискује
велики складишни простор. Решење за то може да буде чување документације,
пословних књига и евиденција у непапирној форми на неком од електронских или
магнетних медија.

У вези са чувањем и архивирањем пословне документације, књига и извештаја Законом

о рачуноводству је прописано следеће:

- Пословне књиге могу да се воде у слободним листовима, повезане или пренете на

неки од електронских или магнетних медија, тако да по потреби могу да се одштампају
или прикажу на екрану (члан 12);
- Правна лица и предузетници су дужни да уредно чувају рачуноводствене исправе,
пословне књиге и финансијске извештаје и да општим актом одреде одговорна лица и
пословне просторије за њихово чување, као и начин чувања (члан 24);
- Рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијски извештаји се чувају у
оригиналу или коришћењем других средстава архивирања утврђених законом (члан 24;

5
- Рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијски извештаји се чувају у
пословним просторијама правног лица, односно предузетника, односно код правних
лица или предузетника којима је поверено вођење пословних књига (члан 23. став 12);
- Ако се пословне књиге воде на рачунару, упоредо са меморисаним подацима, правно
лице, односно предузетник мора да обезбеди и меморисање апликативног софтвера,
како би подаци били доступни контроли (члан 24).

На основу цитираних одредби произилази да је могуће и у складу са Законом о

рачуноводству чување и архивирање рачуноводствених исправа, пословних књига и
финансијских извештаја и на неком електронском или магнетном медију што као начин
чувања треба да буде предвиђен општим актом о рачуноводству. Сасвим је легитимно
и прихватљиво чување документације, књига и извештаја коришћењем других
средстава архивирања (електронски документ похрањен на рачунару, ЦД или другом
дигиталном медију, микрофилм и сл.) уз услов да су доступни за каснију употребу, да се
по потреби могу одштампати или приказати на екрану и да алликативни софтвер
помоћу кога се врши књижење буде меморисан како би подаци били доступни
контроли.

Све претходно наведено важи и за предузетнике који пословне књиге воде по систему
простог књиговодства. Законом о порезу на доходак грађана је у члану 45. прописано
да се пословне књиге формирају и воде у слободним листовима, повезане или пренете
на неки од медијума аутоматске или микрографске обраде података, тако да се по
потреби могу одштампати или приказати на екрану, са прописаним подацима.

Осим Законом о рачуноводству, чланом 4 Закона о електронском потпису утврђено је

да ако је законом или другим прописом предвиђено да одређени документ треба
чувати, то се може учинити и у електронском облику, под условом да је електронски
документ:

- доступан и да је на располагању за каснију употребу;

- сачуван у облику у коме је формиран или примљен;
- сачуван на начин који омогућава идентификацију времена и места настанка или
пријема и лица које га је формирало;
- формиран применом технологије и поступака који омогућавају да се на поуздан начин
може утврдити било каква измена у електронском документу.

Обавеза чувања документа у електронској форми на наведени начин се не односи на

податке чији је једини циљ да омогуће пријем или слање електронског документа
(комуникациони подаци).
Лица која чувају електронске документе који су електронски потписани, дужна су да
чувају податке и средства за проверу електронског потписа онолико времена колико се
чувају сами документи.
Чување и заштита електронских докумената уређени су члановима 12 и 13 Закона о
електронском документу којима је прописано да су правна и физичка лица и органи
власти дужни да чувају и архивирају електронска документа у информационом систему
или на медијима који омогућавају трајност електронског записа за утврђено време
чувања, у складу са законом којим се уређује архивска грађа, законом којим се уређује
електронски потпис и прописима о канцеларијском пословању.
Правна и физичка лица могу послове текућег чувања електронских докумената
поверити другом правном лицу које је дужно да ове послове врши у складу са овим
законом, својим актима и закљученим правним послом.

6
Лице коме су поверени послови чувања електронских докумената није одговорно за
изворни садржај ових докумената.
У обављању послова са електронским документима примењују се одговарајући
технолошки поступци и опрема који обезбеђују заштиту тих докумената, у складу са
законом којим се уређује архивска грађа, прописима о канцеларијском пословању и
међународним стандардима из области управљања документима.

3. ЧУВАЊЕ ПОРЕСКЕ ЕВИДЕНЦИЈЕ И ПДВ РАЧУНА

Чланом 37 и 46 Закона о ПДВ за пореске обвезнике прописана је обавеза вођења

евиденције о ПДВ ради правилног обрачунавања и плаћања ПДВ и вршења контроле.
Облик, садржина и начин вођења евиденције о ПДВ прописани су Правилником о
облику, садржини и начину вођења евиденције о ПДВ.
Према члану 47 Закона о ПДВ, обвезник ПДВ је дужан да чува евиденцију о ПДВ
најмање 10 календарских година по истеку календарске године на коју се евиденција
односи.

Закон о ПДВ - члан 47

- евиденција о ПДВ 10 година

Рок чувања од 10 година односи се не само на пореску евиденцију (Књига примљених,

Књига издатих рачуна), већ и на пореску документацију (примљене и издате рачуне,
интерне обрачуне ПДВ) на основу које је евиденција сачињена, укључујући и преглед
обрачунатог ПДВ.
Иако је Законом о рачуноводству за чување помоћних књига прописан рок чувања од 5
година, обвезници ПДВ су дужни да евиденцију о ПДВ (Књига примљених и издатих
рачуна), ПДВ рачуне - примљене и издате, интерне обрачуне ПДВ, преглед обрачуна
ПДВ, пореске пријаве (Образац ПППДВ) и друге обрасце и документе који су у вези са
ПДВ, чувају најмање 10 година по истеку календарске године за коју се евиденција
износи.

4. ЧУВАЊЕ ФИСКАЛНИХ ДОКУМЕНАТА И ЕВИДЕНЦИЈА

Чување фискалних докумената и евиденција прописано је Законом о фискалним

касама и подзаконским прописима донетим на основу тог Закона.
Сагласно са Законом о фискалним касама (члан 12 став 10, члан 17 став 8, члан 20
став 3), најкраћи рок за чување свих фискалних докумената за које је прописана
обавеза чувања износи 3 године, као што је приказано у следећој табели:

Контролна трака Рок од три године се рачуна од првог дана наредне

Дневни извештај 3 године године у односу на годину у којој су контролна трака
Периодични извештај и фискални документи штампани
Рок за чување фискалног рачуна од најмање три
Фискални рачун 3 године године се рачуна од првог дана наредне године у
односу на годину у којој је фискални рачун издат
Чува се на месту на коме се врши промет добара на
мало, односно на месту пружања услуга. Рок од 3
Књига дневних
3 године године се рачуна од првог дана наредне године у
извештаја
односу на годину у којој је књига дневних извештаја
формирана

7
Имајући у виду осетљивост термореактивирајућег папира на којем се штампају
фискални документи, чувању контролне траке и фискалних докумената се мора
посветити посебна пажња. Наиме, према одредбама члана 34 став 11 Закона о
фискалним касама, ако Пореска управа у поступку контроле утврди да је обвезник
сакрио, оштетио, уништио или учинио неупотребљивом контролну траку фискалне касе
на којој су забележени подаци о евидентирању промета у оквиру обављања делатности
за коју је законом прописано евидентирање промета преко фискалне касе, пре истека
законског рока за њено чување, Пореска управа решењем изриче меру забране
обављања делатности у трајању до 60 дана.

5. ЧУВАЊЕ ЕВИДЕНЦИЈА И ДОКУМЕНТАЦИЈЕ О УНУТРАШЊОЈ ТРГОВИНИ

Према члану 12 Правилника о евиденцији промета робе и услуга, Књига евиденције

промета и услуга (Образац КЕПУ) и документација на основу које су вршена књижења
се чува у складу са прописима о рачуноводству, а то значи најмање 5 година.
Чување евиденција о унутрашњој трговини уређено је прописима из области
унутрашње трговине.

Правилник о евиденцији промета робе и услуга - члан 12

- књига евиденције промета и услуга - образац КЕПУ 5 година
- документација на основу које се врше књижења у КЕПУ књизи 5 година

6. ЧУВАЊЕ АКАТА И ДОКУМЕНАТА ПРЕМА ЗАКОНУ О ПРИВРЕДНИМ ДРУШТВИМА

Законом о привредним друштвима, за друштва са ограниченом одговорношћу и

акционарска друштва утврђена је обавеза чувања аката и докумената друштва и
прописани су најкраћи рокови чувања.

За друштво са ограниченом одговорношћу је чланом 240 Закона о привредним

друштвима прописано да друштво чува:
1. оснивачки акт;
2. решење о регистрацији оснивања друштва;
3. општи акти друштва;
4. записнике са седница скупштине и одлуке скупштине;
5. акт о образовању сваког огранка или другог организационог дела друштва;
6. документа која доказују својину и друга имовинска права друштва;
7. записнике са седница надзорног одбора, ако је управљање друштвом дводомно;
8. извештаје директора и надзорног одбора друштва, ако је управљање друштвом
дводомно;
9. евиденцију о адресама директора и чланова надзорног одбора;
10. евиденцију о адресама чланова друштва;
11. уговоре које су директори, чланови надзорног одбора ако је управљање
друштвом дводомно и чланови друштва, или са њима повезана лица у смислу
овог закона, закључили са друштвом.
Документа и акте под редним бројем од 1 до 7 и под редним бројем 11 друштво чува
трајно, а остала документа и акте члана најмање пет година, након чега се чувају у
складу са прописима о архивској грађи.

8
 Закон о привредним друштвима
друштво са ограниченом одговорношћу - члан 240
- оснивачки акт, решење о регистрацији оснивања друштва, општи
акти друштва, записници са седница скупштина и одлуке
скупштине, акт о образовању сваког огранка или другог
организационог дела друштва, документа која доказују својину и
друга имовинска права друштва, записници са седница надзорног трајно
одбора друштва ако је управљање друштвом дводомно и уговори
које су директори, чланови надзорног одбора ако је управљање
друштвом дводомно и чланови друштва, или са њима повезана
лица у смислу овог закона, закључили са друштвом
- извештаји директора и надзорног одбора друштва, ако је
управљање друштвом дводомно, евиденција о адресама директора
5 година
и чланова надзорног одбора, евиденција о адресама чланова
друштва

Друштво је дужно је да наведена документа и акте чува у свом седишту или на другом
месту које је познато и доступно свим члановима друштва.

За акционарско друштво је чланом 464 Закона о привредним друштвима прописано да

друштво чува:
1. оснивачки акт;
2. решење о регистрацији оснивања друштва;
3. статут и све његове измене и допуне;
4. опште акте друштва;
5. записнике са седница скупштине и одлуке скупштине;
6. акт о образовању сваког огранка или другог организационог дела друштва;
7. документа која доказују својину и друга имовинска права друштва;
8. записнике са седница одбора директора, односно извршног одбора и надзорног
одбора ако је управљање друштвом дводомно;
9. годишње извештаје о пословању друштва и консолидоване годишње извештаје;
10.извештаје одбора директора, односно извршног одбора и надзорног одбора ако
је управљање друштвом дводомно;
11.евиденцију о адресама директора и чланова надзорног одбора ако је управљање
друштвом дводомно;
12.уговоре које су директори, чланови надзорног одбора ако је управљање
друштвом дводомно, или са њима повезана лица у смислу овог закона,
закључили са друштвом.

Документе и акте под редним бројевима од 1 до 5, 8, 9 и 12, акционарско друштво чува

трајно, а остала документа и акте најмање пет година, након чега се чувају у складу са
прописима о архивској грађи.

Закон о привредним друштвима

акционарско друштво - члан 464
- оснивачки акт, решење о регистрацији оснивања друштва, статут и
све његове измене и допуне, општи акти друштва, записници са
седница скупштина и одлуке скупштине, записници са седница
одбора директора односно извршног одбора и надзорног одбора
ако је управљање друштвом дводомно, годишњи извештаји о
пословању друштва и консолидовани годишњи извештаји и уговори трајно
које су директори, чланови надзорног одбора ако је управљање

9
 друштвом дводомно или са њима повезана лица у смислу овог
закона, закључили са друштвом
- акт о образовању сваког огранка или другог организационог дела
друштва, документа која доказују својину и друга имовинска права
друштва, извештаји одбора директора односно извршног одбора и
5 година
надзорног одбора друштва, ако је управљање друштвом дводомно
и евиденција о адресама директора и чланова надзорног одбора
ако је управљање друштвом дводомно

Друштво је дужно је да наведена документа и акте чува у свом седишту или на другом
месту које је познато и доступно свим директорима и члановима надзорног одбора ако
је управљање друштвом дводомно.

7. ЧУВАЊЕ ЕВИДЕНЦИЈА О ДЕВИЗНОМ ПОСЛОВАЊУ

Према члану 11 Уредбе о ближим условима и начину вршења контроле девизног

пословања резидената и нерезидената, резиденти и нерезиденти су дужни да воде
евиденцију у књизи контролника о сваком закљученом спољнотрговинском послу, као и
реализацију по том послу.
Књига контролника води се посебно за извоз робе и услуга, а посебно за увоз робе и
услуга.

Књига контролника се сматра пословном књигом и чува се, у складу са том уредбом,
најмање 10 година.

Документација о извршеном пребијању дуговања и потраживања по основу

спољнотрговинског посла, у складу са новом Уредбом о условима и начину пребијања
дуговања и потраживања, резидент је дужан да чува, такође, 10 година. Исте рокове
треба применити и на остале извештаје који се састављају у вези са
спољнотрговинским и девизним пословањем.

Уредба о ближим условима и начину вршења контроле

девизног пословања резидената и нерезидената - члан 11
- књига контролника за извоз робе и услуга и књига контролника за
10 година
увоз робе и услуга

Исправе које се користе у реализацији спољнотрговинског посла, евидентирају се у

књизи контролника у року од три дана од дана настале промене, односно у року од три
дана од дана пријема документа који потврдује насталу промену.

8. ЕВИДЕНТИРАЊЕ, ЧУВАЊЕ И АРХИВИРАЊЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И

РЕГИСТРАТУРСКОГ МАТЕРИЈАЛА ПРЕМА ЗАКОНУ О КУЛТУРНИМ ДОБРИМА

Поред наведених прописа (Закон о рачуноводству, Закон о ПДВ, Закон о фискалним

касама, прописи o вођењу евиденција у унутрашњој трговини, Закон о привредним
друштвима), за чување и архивирање пословне документације, евиденција,
финансијских извештаја предузећа и других правних лица битне су и одредбе Закона о
културним добрима.
Одредбе Закона о културним добрима су битне за предузећа и друга правна лица јер су
члановима 37 - 41 прописане обавезе органа, установа, предузећа и других правних

10
лица у току чијег рада настају архивска грађа и регистратурски материјали у погледу
евидентирања, чувања и архивирања тог материјала и грађе.

Културна добра су, у складу са чланом 2 Закона о културним добрима, ствари и

творевине материјалне и духовне културе од општег интереса које уживају посебну
заштиту утврђену овим законом.
Културна добра, у зависности од физичких, уметничких, културних и историјских
својстава, јесу: споменици културе, просторне културно-историјске целине, археолошка
налазишта и знаменита места - непокретна културна добра; уметничко-историјска дела,
архивска грађа, филмска грађа и стара и ретка књига - покретна културна добра.

Архивску грађу, у складу са чланом 24 Закона о културним добрима, чине изворни и

репродуковани писани, цртани, компјутеризовани, штампани, фотографисани,
филмовани, микрофилмовани, фонографисани или на други начин забележени
документарни материјал од посебног значаја за науку и културу који је настао у раду
државних органа и организација, органа јединица територијалне аутономије и локалне
самоуправе, политичких организација и њихових органа, установа и других
организација, верских заједница, као и појединаца, без обзира на то кад је и где настао
и да ли се налази у установама заштите или ван њих.
Архивска грађа се чува од оштећења, уништења или нестајања применом прописаних
мера које се односе на смештај, техничко технолошке услове чувања, као и на
безбедносну заштиту.

Регистратурски материјал, у складу са чланом 24 Закона о културним добрима, ужива

претходну заштиту на основу овог закона и представља списе, компјутерске, филмске
или видео записе; слике у покрету, текстове и снимке и телевизијске програме,
фотографске и фонографске снимке и на други начин састављене записе и документе;
књиге и картотеке о евиденцији тих списа, записе и документе, текстове и снимке и
радио програме, као и микрофилмове о њима, примљене и настале у раду државних
органа и организација, органа јединица територијалне аутономије и локалне
самоуправе, установа, других организација и верских заједница док су од значаја за
њихов текући рад или док из тог материјала није извршено одабирање архивске грађе у
складу с одредбама овог закона.

Чланом 37 Закона о културним добрима је прописано да су државни органи и

организације, органи јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе,
установе, предузећа и друга правна лица у току чијег рада настаје регистратурски
матерјал, дужни да:
1) означавају и датирају регистратурски материјал и воде основну евиденцију о
њему;
2) чувају регистратурски материјал у сређеном и безбедном стању;
3) класификују и архивирају регистратурски материјал, и
4) одабирају архивску грађу и излучују безвредни регистратурски материјал у року
од године дана од дана истека утврђеног рока чувања.

Излучени безвредни регистратурски материјал може се уништити само на основу

писменог одобрења надлежног историјског архива.
Осим тога, према члану 38 овог Закона, државни органи и организације, органи
јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга
правна лица утврђују:

11
1) начин евидентирања регистратурског материјала, његовог чувања, класификације и
архивирања, ако за поједине органе и организације законом није друкчије одређено;
2) листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања и
3) начин заштите и коришћења података и докумената насталих у процесу аутоматске
обраде података.

Листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања се утврђују у

сагласности са надлежним историјским архивом.
Сређена и пописана архивска грађа се предаје на чување надлежном архиву после 30
година, рачунајући од дана настанка грађе.
Установа заштите може одлучити да се архивска грађа предаје после 30 година, сваке
пете године.
Установа заштите може на захтев заинтересованих органа, организација и установа
продужити рок од 30 година.
Архивска грађа се предаје се на месту које одреди установа заштите.
Ко предаје архивску грађу даје мишљење о условима њеног коришћења.
Изузетно, када то захтевају потребе имаоца архивске грађе, рок од 30 година може да
се скрати споразумом између имаоца архивске грађе и надлежног архива.
Орган управе надлежан за унутрашње послове стара се о чувању архивске грађе
настале у његовом раду у за то посебно образованом архивском одељењу, а може је
под условима које сам одреди предати у целини одговарајућој установи заштите,
сходно одредбама члана 39 овог закона.
Одабрана, сређена и пописана архивска грађа као и регистратурски материјал, настали
у раду органа, установа, предузећа и других правних лица који су укинути или су
престали с радом, сматрају се доспелим за преузимање, ако нико није преузео њихова
права и обавезе.

Из наведених законских одредби произилази обавеза државних и других органа,

установа, предузећа и правних лица да утврде правила евидентирања регистратурског
материјала, чувања, класификације и архивирања, а што се може утврдити
Правилником о канцеларијском и архивском пословању и посебно да утврде Листу
категорија регистратурског материјала са роковима чувања, као и начин заштите и
коришћења података насталих аутоматском обрадом података.

Историјски архив је стручан и надлежан да правном лицу пружа стручну помоћ, даје
смернице и сугестије у делу организовања послова архивирања архивске грађе, а
законом је овлашћен да даје сагласност на акта којима се ближе уређује ова област и
врши надзор над применом законских одредби којима се уређује архивирање грађе.

Листу категорија регистратурског материјала са роковима чувања доноси надлежни

орган правног лица, а сагласност на утврђену листу даје надлежни архив. Тек по
добијању сагласности надлежног архива, утврђена листа се примењује. На изради
листе треба да учествује комисија која добро познаје документацију која настаје у раду
организације. Комисија пописује у листу све категорије материјала које настају у раду
свих организационих јединица и предлаже рокове чувања сагласно са законом
утврђеним роковима за поједину архивску грађу. Посебно је важно обухватити све
категорије регистратурског материјала које настају у раду организације, а нарочито из
претежне делатности субјекта ствараоца, јер архив неће одобрити излучивање оних
категорија грађе које нису обухваћене листом. Тако припремљена листа се усваја од
стране органа управљања (директора, управног одбора и сл.) и доставља надлежном
архиву на сагласност. Уколико се након доношења листе појаве нове врсте докумената,
врши се измена и допуна листе по истом поступку као и за њено доношење.

12
Према утврђеној листи и роковима чувања врши се одабир архивске грађе и излучује
безвредни регистратурски материјал у року од годину дана од истека рока утврђеног за
чување. Излучивање (издвајање и уништавање или одношење у безвредни папир) се
врши тако што се сачини попис регистратурског материјала предложеног за
излучивање и у 2 примерка, достави надлежном архиву на давање сагласности за
отпис и излучивање. Излучени безвредни регистратурски материјал се може уништити
само на основу писменог одобрења надлежног архива.

Листа категорија регистратурског материјала са роковима чувања садржи следеће

категорије регистратурског материјала и рокове њиховог чувања:

Рок
Р.Б. Садржај - врста предмета
чувања
Предмети који се односе на оснивање и организацију рада
Оснивачки акт (уговор чланова друштва или Статут а.д.,
1. самоуправни споразум, одлука) о оснивању, припајању и друге Трајно
статусне промене, акт о образовању огранка друштва
Решење о регистрацији и сви уписи у регистар, евиденција о
2 Трајно
члановима друштва-књига удела односно књига акција
Пријава надлежним органима о почетку пословања (пореској
3. Трајно
управи, матичној евиденцији, ПИО-РОД-1)
Предмети у вези уписа у регистар код надлежног органа (пријава
уписа, промена назива, промена и проширење делатности, промена
4. Трајно
лица овлашћеног за заступање, промена и иступање оснивача,
промена података у регистру и др.)
5 Остали предмети који се односе на оснивање и организацију Трајно
пословања (интеграције, ликвидације, санације, стечај, спајање и
сл.), документација која доказује својину и сва друга права друштва
на имовину, листа повезаних друштава са подацима о уделима,
односно акцијама и другим правима,документација о преносу
удела, односно акција, укључујући и залогу и било који други пренос
лицу које тиме не постаје члан друштва односно акционар
Одлука о оснивању, елаборат о друштвено економској
оправданости оснивања предузећа, повезаних предузећа
(групација), пословних удружења и других облика повезивања,
6. Трајно
записници и одлуке: скупштине, одбора директора, управног и
надзорног одбора друштва, записник одбора ревизора, њихови
писани налози и закључци
Доказ да су обезбеђена средства за оснивање или почетак рада
7. Трајно
или деобни биланс
8. Решење о укњижби и коришћењу грађевинског земљишта Трајно
9. Захтев и пријава за отварање жиро-текућег рачуна Трајно
10. Захтев и картон депонованих потписа овлашћених лица Трајно
11. Захтев за отварање фаха код надлежне поште Трајно
12. Предлог и решења о постављању директора, књига одлука, Трајно
Решења о плаћању доприноса за коришћење грађевинског
13. 3 године
земљишта
Правни и општи послови
Уговори и елаборати о пословно - техничкој сарадњи, студије и
14. Трајно
елаборати о процени вредности
15. Перспективни планови, програми развоја Трајно
13
16. Годишњи планови и програми рада Трајно
17. Извештаји о извршењу планова и програма Трајно
18. Годишњи статистички извештај Трајно
19. План радне снаге Трајно
20. Извештај надлежном органу, о руководећем кадру Трајно
21. Извештај о броју радника по квалификацијама Трајно
22. Дипломе, плакете и друга јавна признања Трајно
23. Решења о новчаним наградама и писменим похвалама Трајно
24. Наредбе директора Трајно
25. Одлуке директора Трајно
Поздрави, јубилеји, честитке, захвалнице (и сви материјали у вези с
26. Трајно
тим)
27. Уговори о закупу пословних просторија и други уговори Трајно
28. Решења о принудној управи Трајно
29. Материјали у вези санације Трајно
30. Решења о престанку принудне управе Трајно
31. Решења о отварању стечаја Трајно
32. Материјали о посетама страних делегација Трајно
33. Годишњи план обезбеђења и противпожарне заштите Трајно
34. Захтев надлежним органима за упућивање радне снаге 5 година
10 година
Материјал у вези уписивања народног зајма, стабилизационог
35. од
зајма, помоћи фондовима (решења, одлуке, спискови)
враћања
Решења о старатељству за оболеле раднике са целокупном
36. 10 година
преписком
Преписка са војним властима у вези позива радника на одслужење
37. 5 година
војног рока
38. Одобрење надлежне инспекције рада за прековремени рад 5 година
39. Парнични предмети (по окончању предмета) 10 година
40. Акта о осигурању лица и имовине 10 година
41. Акта - овлашћења за потписивање полисе осигурања 5 година
42. Акта донета у управном поступку 5 година
43. Тужбе у вези са радним спором, по окончању 5 година
44. Решење о овлашћењу службеника за вођење војне евиденције 3 године
Расписи, обавештења, саопштења и сл., добијени од других органа
45. 5 година
и организација
46. Захтеви за издавање пасоша за службено путовање у иностранство 3 године
Уговори о делу, о ауторском хонорару, о грађанско - правном
47. 5 година
односу и други
48. Захтеви за повлашћену вожњу 2 године
Решења о дежурству радника у поподневним часовима, суботом и
49. 1 година
недељом
Правилници и друга општа акта
50. Статут Трајно
Правилник о организацији и систематизацији послова и радних
51. Трајно
задатака
52. Правилник о радним односима Трајно
53. Колективни уговори (општи, посебни, појединачни) Трајно
Правилник о стицању и расподели дохотка и личних доходака
54. Трајно
-зарада

14
 Самоуправни споразуми о нормативна акта предузећа,
пословници о раду Управног одбора, Надзорног одбора, Збора,
55. Трајно
Радничког савета, Унутрашње радничке контроле и остали
правилници
Предмети који се односе на рад органа управљања
56. Записници о избору и конституисању органа управљања Трајно
57. Програми рада и извештаји органа управљања Трајно
58. Записници и одлуке стручног савета или колегијума Трајно
59. Записници и одлуке савета запослених Трајно
Записници са материјалима и одлукама са седница Управног
60. Трајно
одбора
Записници са материјалима и одлукама са седница Надзорног
61. Трајно
одбора
62. Записници са материјалима и одлукама са зборова радних људи Трајно
63. Записници са материјалима и олукама са седница радничког савета Трајно
64. Записник о спровођењу референдума Трајно
65. Сви материјали настали радом програмског савета Трајно
66. Стенографске белешке са састанака органа управљања Трајно
67. Документација у вези избора и реизборности руководилаца Трајно
Материјали и записници радних комисија, одбора, секција које су
68. 5 година
разматрале одређено питање, а нису доносили одлуке
69. Записници са материјалима унутрашње контроле 10 година
Предмети у вези избора органа управљања: одлуке о расписивању
70. избора, бирачки спискови, извештаји о утврђивању резултата 2 године
избора, остали материјали који се односе на изборе
Стручни скупови (конгреси, симпозијуми, саветовања,
семинари и др.)
71. Програми рада и записници са материјалима и закључцима Трајно
72. Зборници радова и друге врсте публикација са стручних скупова Трајно
Материјали са стручних скупова које организују други органи и
73. 5 година
организације
Предмети у вези одржавања стручних скупова (расписи у вези
74. концепције, времена, места, одржавања, преписка са ауторима 3 године
радова, финансирања, присуство састанцима и др.)
Предмети који се односе на заснивање и престанак радног
односа
75. Матична књига радника Трајно
76. Утврђивање радних места са бенефицираним радним стажом Трајно
Персонална досијеа радника - активна и пасивна (радна књижица,
молба за заснивање радног односа, сведочанство, извод из матичне 50 година,
књиге рођених, доказ о испуњавању посебних услова за одређено осим код
77. радно место, лекарско уверење, уговор о раду, решење о значај-
распоређивању за радно место и зарада, решење о престанку нијих
радног односа, пријава осигурања осигураника и чланова породице, личности
остала уверења, потврде и сл. у вези радног односа)
Остале персоналне евиденције (изостанци, закашњења, боловања
78. 5 година
итд.)
79. Приговори на жалбе на решења о распоређивању на радна места 5 година
80. Предмети у вези спровођења конкурса за слободна радна места: 3 године
одлука о расписивању, текст конкурса - огласи, пријава по
конкурсу - огласу, записници конкурсне комисије, обавештења

15
 кандидатима о избору, приговор кандидата на избор, остали
материјали везани за спровођење конкурса
Преписка са заједницама за запошљавање: пријава слободних
радних места, извештај о попуни радних места, пријаве радника о
81. ступању на рад, одјаве радника по престанку рада, попуњени 3 године
упитници Заједнице за запошљавање, остала преписка са
Заједницом
82. Материјали везани за расписивање интерних конкурса 2 године
Предмети у вези радног времена, одмора, одуства и боловања
83. Решења о скраћеном радном времену 2 године
84. Решења о прековременом - продуженом раду 2 године
85. Молбе и решења о коришћењу годишњег одмора 2 године
86. Молбе и решења о плаћеном и неплаћеном одсуству 2 године
87. План коришћења годишњег одмора 2 године
88. Решења о коришћењу породиљског одсуства - боловања 2 године
Молбе и решења за одобрење климатског лечења и опоравка на
89. 2 године
предлог надлежног лекара
90. Евиденција одсуствовања са рада 2 године
91. Решење о замењивању за време одсуства радника 2 године
Остала преписка у вези радног времена, одмора, одсуствовања и
92. 2 године
боловања
Предмети у вези социјалног, инвалидског и пензијског
осигурања
Евиденција о пријавама и одјавама радника код Завода, Фондова за
пензијско, инвалидско и социјално осигурање и промени података у
евиденцијама. Обрасци:
М1 - пријава на осигурање; М1/С3 - Пријава на осигурање;
М2 - Одјава осигурања; М2/С3 - Одјава осигурања;
М1К - Одјава - пријава осигурања за више лица, М3 - Пријава
промена у току осигурања; М3/С3 - Пријава података за
утврђивање стажа, М4 - Пријава података за утврђивање стажа
осигурања и зараде, односно основица осигурања;
93. М4/С3 - Пријава података за утврђивање стажа осигурања и зараде, Трајно
односно основица осигурања; М4К - Пријава података за
утврђивање стажа осигурања за више лица; М6 - Пријава података
за утврђивање стажа осигурања и зараде, односно основица
осигурања и зараде, односно основица осигурања за више лица;
М7/ПС - Пријава података о утврђеном пензијском стажу;
М8 - Пријава промене података за утврђивање стажа осигурања и
зараде, осносно основице; М10 - Пријава промене података за
утврђивање стажа осигурања и зараде остварене примањем
новчаних накнада по основу инвалидског осигурања
Остала преписка везана за остваривање права из социјалног и
94. 5 година
инвалидског и пензијског осигурања
Предмети у вези заштите на раду
95. Програм мера заштите на раду Трајно
96. Програм обучавања радника из области заштите на раду Трајно
97. Евиденција повреда на раду Трајно
98. Пријава повреда радника на раду надлежним органима Трајно
99. Годишњи и други извештаји из области заштите на раду Трајно

16
 Записници и решења инспекције рада о обезбеђењу прописаних
100. услова рада, коришћењу прописаних заштитних средстава на раду, Трајно
отклањање нађених недостатака
101. Записници о прегледу и обезбеђењу објеката од пожара Трајно
102. Записници о повредама на раду Трајно
Материјали у вези са одржавањем и обезбеђењем машина, уређаја
103. и постројења (атести, гарантни листови, упутства за руковање и Трајно
остала документација)
Записници о редовним и ванредним прегледима стања заштите на
104. 10 година
раду
Материјали у вези обуке радника за руковање противпожарним и
105. 5 година
другим апаратима
106. Остале преписке везане за област заштите на раду 5 година
Предмети у вези дисциплинске и материјалне одговорности
107. Решења о именовању дисциплинске комисије 5 година
Предмети у вези покретања дисциплинског поступка:
захтев надлежног руководиоца за покретање поступка, повреде
108. 5 година
радне дужности; записници о саслушању; позиви на расправу,
изјаве, изрицање мере и доношење решења - одлуке о кажњавању
Предмети који се односе на стручно образовање, стручне
испите, специјализацију, преквалификацију, стручну праксу,
курсеве, семинаре, итд.
Евиденције радника којима је призната стручна спрема
109. Трајно
(оспособљеност)
110. Уговори о стипендијама 40 година
111. Предмети везани за специјализацију и преквалификацију радника 40 година
Одлуке и решења о оснивању курсева за стручно оспособљавање
112. 5 година
радника
113. Програми курсева 40 година
114. Остала преписка везана за стручно усавршавање радника 5 година
115. Молбе за доделу стипендија 3 године
116. Предмети везани за размену студената на стручну праксу 3 године
117. Молбе за признавање трошкова стручних испита 2 године
118. Преписка са стипендистима 2 године
119. Материјали у вези учешћа на семинарима и саветовањима 2 године
Предмети који се односе на инвестиције, техничке
елаборате, изградњу и адаптацију објеката
120. Елаборати о планирању и инвестирању Трајно
121. Перспективни планови (средњерочни) Трајно
122. Стабилизациони програми Трајно
123. Инвестициони програми Трајно
124. Одлуке о изградњи инвестиционих објеката Трајно
125. Урбанистичко технички услови Трајно
126. Подаци о испитивању терена - земљишта Трајно
127. Протокол регулације Трајно
128. Пројекти са свим пратећим материјалима Трајно
129. Сагласност надлежних органа на пројекат Трајно
130. Документа о праву коришћења земљишта за изградњу објекта Трајно

17
131. Решења о одобрењу градње Трајно
132. Пројектни задатак Трајно
133. Уговор о пројектовању Трајно
134. Уговор о градњи - извођењу радова Трајно
135. Решења о укњижби и коришћењу градског земљишта Трајно
136. Техничка документација свих објеката Трајно
137. Употребна дозвола са записником о техничком прегледу објекта Трајно
138. Техничка документација која се односи на инвестициона средства Трајно
139. Пројекти преправки и доградње са свим материјалима Трајно
140. Инвестициони кредити Трајно
Атести - уверења о испитивању материјала
141. 10 година
Грађевинске књиге
Материјали у вези поправке, адаптације и одржавање зграде и
142. објеката (понуде, ситуације, уговори о раду, записници о пријему 10 година
радова и остала преписка)
143. Понуде извођача радова 5 година
144. Дневници рада 10 година
Материјали у вези одржавања и поправка електроинсталације,
145. водоводних инсталација, инсталација грејања, телефонске 10 година
инсталације
146. Материјали у вези одржавања и поправки лифтова 3 године
Друштвени стандард
Докумeнта о објектима друштвеног стандарда (правна акта,
147. Трајно
пројекти, елаборати о изградњи)
148. Евиденција о коришћењу објекта 10 година
149. Остала акта о одржавању и коришћењу објекта 5 година
Предмети који се односе на изградњу, куповину и доделу
станова
150. Уговори и анекси уговора о изградњи станова Трајно
151. Грађевинске дозволе Трајно
152. Употребне дозволе Трајно
153. Материјали везани за рад колаудационе комисије Трајно
154. Одлуке органа управљања о грађењу и куповини станова Трајно
155. Програми набавке станова Трајно
156. Преписка са банком у вези орочавања средстава Трајно
157. Одобрење кредита за изградњу и куповину станова Трајно
158. Уговори о удруживању средстава са другим организацијама Трајно
159. Решења о дозволи замене станова Трајно
160. Ранг листе за доделу станова Трајно
161. Решења и уговори о додели и коришћењу станова Трајно
Конкурси за доделу кредита за куповину и индивидуалну изградњу
162. Трајно
станова и утовора о коришћењу кредита
163. Молбе радника за доделу станова 5 година
164. Анкетни листови о стамбеној ситуацији 5 година
165. Жалбе и приговори на решења 5 година
Извештаји и остала преписка са надлежним органима у вези
166. 5 година
решавања стамбених проблема

18
 Документација система квалитета према захтевима
стандарда ЈУС ISO 9000
167. Записници о раду Одбора за квалитет Трајно
168. Пословник о квалитету Трајно
169. Процедуре система квалитета Трајно
170. Упутства система квалитета, План квалитета Трајно
Канцеларијско и архивско пословање
171. Правилник о канцеларијском пословању Трајно
172. Деловодници (обични, поверљиви, строго поверљиви) Трајно
173. Регистри уз деловодник Трајно
174. Архивска књига Трајно
175. Листа категорија регистратурског материјала са роковима чувања Трајно
Документа о одабирању архивске грађе и излучивању безвредног
176. Трајно
регистратурског материјала
177. Записници о прегледу архивске грађе Трајно
Записници о прегледу начина вођења канцеларијског пословања од
178. Трајно
стране надлежних органа
179. Списак штамбиља и печата Трајно
180. Записници о примопредаји дужности Трајно
Решења о одређивању плана архивских ознака за архивирање
181. Трајно
свршених предмета
182. Преписка по деловоднику (пречишћена) 5 година
183. Књига за рачуне 5 година
184. Контролник поштарине 3 године
185. Интерна доставна књига 3 године
186. Доставна књига за место 3 године
187. Књига експедоване поште 3 године
188. Остале помоћне евиденције 3 године
189. Реверси на примљене материјале из архиве 3 године
Пуномоћја и овлашћења за подизање поштанских пошиљки, за
190. 3 године
преузимање извода и других материјала од банке, за набавке и сл.
Повратна писма у прилогу којих се достављају разни захтеви за
191. 2 године
уплате, исплате, повраћај, сагласности, одобрења и извештаји
Копије гарантних писама, захтева и наруџбина за набавке
192. репродукционог материјала, ситног инвентара, потрошног 2 године
материјала
193. Разне копије потврда, уверења и решења 2 године
Финансијско – материјално пословање
Завршни рачун са прилозима, финансијски извештаји и извештаји о
194. Трајно
извршеној ревизији
Почетни биланси који се раде приликом оснивања, спајања,
195. Трајно
припајања и поделе предузећа
196. Књига основних средстава Трајно
197. Основна средства (картице) Трајно
198. Картони личног дохотка - зарада Трајно
199. Платни спискови Трајно
200. Записници Пореске управе и других надлежних органа у вези 10 година

19
 финансијског пословања
201. Главна књига 10 година
202. Дневник главне књиге 10 година
203. Финансијски план (годишњи и вишегодишњи) Трајно
204. Аналитика купаца 5 година
205. Аналитика добављача 5 година
206. Остале аналитике 5 година
Платни налози, опомене за исплату дуга, решења о извршењу и
207. 5 година
слично
208. Изводи из банке - динарски 5 година
209. Благајна - динарска и девизна 5 година
210. Налози за коришћење са прилозима (приманоте) 5 година
211. Налози за обрачун 5 година
212. Налози за исплату 5 година
213. Налози за наплату потраживања 5 година
Налози и захтеви за рефундацију зарада, накнаду зарада и
214. 5 година
боловање
215. Излазни рачуни, фискални рачуни 5 година
216. Улазни рачуни 5 година
217. Путни рачуни 5 година
218. Потрошачки кредити (решења, забране) 5 година
219. Робно материјално књиговодство 5 година
220. Материјалне картице 5 година
221. Картице инвентара и алата 5 година
222. Картице потрошног материјала 5 година
223. Картице стања залиха 5 година
224. Пописне листе сировина, материјала и ситног инвентара 5 година
225. Периодични обрачуни и други привремени обрачуни 5 година
226. Прилози за периодичне обрачуне 5 година
227. Сумњива и спорна потраживања 5 година
228. Раздужења 5 година
229. Компензација 5 година
230. Наплате и уплате купаца 5 година
ПДВ рачуни (примљени и издати), интерни обрачуни ПДВ и остала
231. пореска докуменатација - контролна трака, дневни извештај и 10 година
периодични извештај фискалне касе
Евиденције о ПДВ (књига примљених рачуна, књига издатих
232. рачуна и сл.евиденција о плаћању и сл.), преглед обрачуна ПДВ, 10 година
пореска пријава ПППДВ и остали обрасци у вези ПДВ
233. Евиденција превоза радника 5 година
234. Евиденција топлог оброка 5 година
235. Евиденција репрезентације 5 година
236. Евиденција штете од осигурања 5 година
237. Полисе осигурања имовине и моторних возила 5 година
238. Обрачун са банком у вези девизног пословања 5 година
Преписка са банком у вези коришћења расположивих девизних
239. 5 година
средстава

20
240. Финансијска преписка са купцима и добављачима 2 године
Књиге излазних рачуна, књига евиденције промета и услуга
241. образац КЕПУ, документација на основу које се врше књижења у 5 година
обрасцу КЕПУ
242. Књига контролника за извоз робе и књига контролника за увоз робе 10 година
242. Закључнице 2 године
243. Пријемнице 2 године
244. Поруџбенице и изјаве 2 године
245. Поруџбенице, договор о превозу 2 године
246. Доставнице 2 године
247. Отпремнице 2 године
248. Радне листе 2 године
249. Привремене и коначне ситуације 5 година
250. Обрачуни пореза и доприноса на зараде 5 година
251. Обрачуни пореза на производе и услуге 5 година
252. Обрачуни камате 5 година
253. Обрачуни трошкова (путних и других) 5 година
254. Обрачуни акредитива 5 година
255. Обрачуни амортизације 5 година
256. Краткорочни зајмови (уговори и др.) 5 година
257. Записници о сравњивању пословних књига 5 година
258. Задужења и одобрења 5 година
259. Ревалоризације 5 година
260. Менице (авалиране, индосиниране и сл.) 2 године
261. Чекови, кредитне уплате и признанице 2 године
262. Кредитна писма 2 године
263. Гарантна писма 2 године
264. Књижна писма (извештаји о књижењу и сл.) 2 године
265. Аванси 2 године
266. Таксе повраћај, жалбе на таксе и сл.) 2 године
267. Есконти 2 године
268. Аконтација зарада 2 године
269. Извештаји о утрошку горива и потрошног материјала 2 године
270. Извештаји са службеног пута у земљи 2 године
271. Стање купаца и добављача 5 година
272. Путни налози за возила 2 године
273. Налози за набавку потрошног материјала и сл. 2 године
274. Налози за копирање 2 године
275. Рекламе и огласи 2 године
276. Требовања материјала 2 године
277. Опомене купаца и добављача 2 године
278. Изјаве купаца и добављача 2 године
279. Изводи отворених ставки (ИОС); сагласност салда 2 године
280. Рекапитулација рачуна и доставнице и сл. 2 године
281. Евиденција издатих бонова за гориво 2 године
Документација информатике
282. Програм и план развоја информационог система (ИС) Трајно
283. Пројектна документација за ИС Трајно

21
 284. Упутства за рад на пројектима ИС-а Трајно
Материјали (решења, програми, обука, предавања, приручници) за
285. Трајно
обуку и оспособљавању радника из области ИС-а
286. Програм и план развоја аутоматске обраде података (АОП) Трајно
Пројектна и програмска документација по пословима и
287. Трајно
експлоатацији
288. Упутство за рад по пројектима у експлоатацији Трајно
289. Техничка документација средстава АОП-а Трајно
290. Документација системског и апликативног софтвера Трајно
291. Сигурносне датотеке по пројектима у експлоатацији Трајно
292. Системски и апликативни софтвер Трајно
293. Програм и планови развоја микрофилма (МФ) Трајно
294. Пројектна документација по пословима у експлоатацији Трајно
295. Техничка документација средстава МФ Трајно
296. Књига евиденције примопредаје МФ-а 5 година
Регистри микрооблика у централној сигурносној и оперативним
297. 5 година
архивама
Годишњи програми и извештаји организационих делова из области
298. 2 године
информатике
Општенародна одбрана
299. Планови одбране Трајно
300. Планови за ванредне прилике Трајно
301. Анализе, информације, извештаји о стању припрема за ОНО и ДСЗ Трајно
302. Документа о контакту са странцима Трајно
Годишњи извештаји из области заштите на раду и заштите од
303. Трајно
пожара
304. Записници одбора и других радних тела из области ОНО и ДСЗ 5 година
305. Записници о инспекцијском прегледу 5 година
306. Записници о преузимању дужности 5 година
307. Планови и програми обучавања обвезника 5 година
Дописи са надлежним органима у вези финансирања измена и
308. усклађивања планова, образаца, шема и других докумената, обуке 2 године
кадра и других активности

9. ЧУВАЊЕ И АРХИВИРАЊЕ ПОСЛОВНЕ ДОКУМЕНТАЦИЈЕ СТЕЧАЈНОГ ДУЖНИКА

При отварању поступка ликвидације или стечаја, у складу са чланом 24 Закона о

рачуноводству, рачуноводствене исправе и пословне књиге се записнички предају
ликвидационом, односно стечајном управнику.

Отварањем стечајног поступка стечајни управник, у складу са чланом 105 Закона о

стечају, преузима у државину целокупну имовину која улази у стечајну масу и њоме
управља.

Стечајни управник је дужан да, у складу са Правилником о утврђивању националних

стандарда за управљање стечајном масом односно Националним стандардом број 8 о
начину вођења и чувању евиденције стечајног дужника и стечајног управника, уређује
следеће врсте евиденција:

22
1) пословне књиге, евиденцију и документацију о пословању стечајног дужника из
периода пре отварања стечајног поступка, као и пословне књиге, евиденцију и
документацију која се сачини у току спровођења стечајног поступка, укључујући и
целокупну евиденцију која је настала у току спровођења претходног стечајног поступка;
2) евиденцију и документацију стечајног управника, која се односи на стечајну масу, као
и на комуникацију са судским органима и другим учесницима у стечајном поступку.

Након преузимања стечајне масе, стечајни управник преузима контролу над

целокупном документацијом која се односи на својину и пословање стечајног дужника,
као и сву документацију која пружа податке о финансијском и правном положају
стечајног дужника. Преузимање контроле подразумева да стечајни управник преузме и
обезбеди све документе, електронску пошту, базе података и програме који се налазе
на рачунарима које користи стечајни дужник, како би сачувао податке који се односе на
пословање стечајног дужника.
Обавеза стечајног управника у погледу пословних књига и евиденције, укључујући и
компјутерску евиденцију, односи се на оне пословне књиге и евиденцију које су од
значаја за:
1) утврђивање имовине, утврђивање власничког статуса и имовинских права стечајног
дужника и одлучивање о својинскоправним захтевима трећих лица;
2) отварање и вођење поступака за наплату потраживања стечајног дужника;
3) побијање правних радњи стечајног дужника;
4) утврђивање, односно, оспоравање потраживања поверилаца;
5) друге радње од значаја за вођење стечајног поступка.

Стечајни управник утврђује минимум документације и обезбеђује је:

1) документација која се односи на пословање стечајног дужника:

-статут, акти о оснивању, престанку друштва, спајању и свим другим статусним
променама;
- књига акционара или чланова привредног друштва;
- шематски приказ организационе структуре;
- подаци о избору и именовању органа управљања;
- одлуке скупштине, управног и надзорног одбора;
- подаци о овлашћеним заступницима и пуномоћницима;
- архивска књига;
- евиденција печата, жигова и штамбиља;
- сва документација која се односи на радне односе, запослена и друга ангажована
лица, и то: платни спискови, уговори о раду, уговори о делу, подаци о пензијско-
инвалидском осигурању, колективни уговори и други општи акти о радним односима,
подаци о здравственом осигурању и подаци о престанку радног односа.
2) документација о својинским правима, обавезама и пословању стечајног дужника:
- аналитика пословања - листе купаца/клијената, добављача, пословних партнера;
- документација о основу стицања заложних права на имовини - непокретној и
покретној;
- уговори проистекли из пословања;
- документација о стицању својинских права;
- документација о судским поступцима;
- евиденција права интелектуалне својине;
- документација о инвестицијама у друга привредна друштва;
- уговори о закупу и финансијском лизингу;
- пословни планови;

23
- финансијско-рачуноводствени извештаји, документација о платном промету, као и
акти пореских и других државних органа; базе података у електронској форми
похрањене у рачунарима стечајног дужника.

У случају да се пословање стечајног дужника наставља након отварања стечајног

поступка стечајни управник по преузимању документације стечајног дужника наставља
да води уредну рачуноводствену евиденцију везану за пословање стечајног дужника, у
складу са Националним стандардом бр. 1, добрим пословним обичајима и прописаним
захтевом за поступање са пажњом доброг привредника.

У случају да се стечајни поступак наставља у правцу реорганизације стечајни управник

предаје овлашћеним лицима целокупну преузету документацију уз добијање потврде о
извршеној примопредаји.

Када се за то обезбеде законски услови, а најкасније по правоснажном закључењу

стечајног поступка, стечајни управник, на основу члана 41 Закона о културним добрима,
и листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања, на коју Историјски
архив даје сагласност, предаје историјском архиву на чување сву предстечајну и
стечајну документацију која се чува у складу са законом којим се уређује чување
архивске грађе. Ако стечајни управник не располаже свом документацијом стечајног
дужника дужан је да о томе обавести надлежни архив.
Документацијa мора бити уредно пописана, сређена и јасно обележена са назнаком
садржаја, годином настанка и у физички очуваном стању.

Документацију предвиђену Националним стандардом број 8 стечајни управник чува три

године од дана престанка вршења дужности стечајног управника, након чега ову
документацију доставља државном архиву, у складу са законом којим се уређује
архивска грађа.

10. ЗАКЉУЧАК

Чување и архивирање документације је од изузетног значаја за пословање привредних

субјеката и предузетника, као и за ширу заједницу, па је чланом 236 став 3 Кривичног
законика предвиђена кривична санкција за лица која пословне књиге које је субјект
привредног пословања обавезан да води по закону прикрију, униште или тако преиначе
да се из њих не могу сагледати пословни резултати или стање средстава или обавеза.

На крају дат је збирни списак прописа у вези чувања и архивирања пословне

документације са роковима чувања.

Р.б. Пропис Рок чувања Гласило

1. Закон о рачуноводству - члан 24 СГ РС 24/01,
за правна лица и предузетнике који воде књиге по 91/11 и
систему двојног књиговодства 62/2013
- исплатне листе или аналитичке евиденције зарада
трајно
ако представљају битне податке о запосленом
- финансијски извештаји и извештаји о ревизији 20 година
- дневник и главна књига 10 година

24
 - помоћне књиге и исправе на основу којих се уносе
подаци у пословне књиге и исправе платног промета
5 година
у овлашћеним финансијским институцијама платног
промета
- продајни и контролни блокови, помоћни обрасци и
2 године
слична документација
Закон о порезу на доходак грађана - чланови 45 и
48 СГ РС 24/01
за предузетнике који воде књиге по систему простог до 91/11
књиговодства
2. - пословне књиге и књиговодствене исправе 5 година
Правилник о пословним књигама и исказивању
финансијског резултата по систему простог СГ РС 140/04
књиговодства
СГ РС 125/03,
Уредба о буџетском рачуноводству - члан 17
12/06
- евиденције о зарадама запослених трајно
3. - финансијски извештаји 50 година
- дневник и главне књиге, помоћне књиге и
10 година
евиденције
- изворна и пратећа документација 5 година
Закон о електронском документу СГ РС 51/09
Закон о електронском потпису СГ РС 135/04
4. чување документације, пословних књига и извештаја
у електронској форми
СГ РС 84/04,
5. Закон о ПДВ - члан 47 61/0561/07 и
93/2012
- евиденција о ПДВ 10 година
СГ РС 135/04
Закон о фискалним касама - чланови 12, 17 и 20
и 93/2012
- контролна трака, дневни извештај, периодични
6. 3 године
извештај
- фискални рачун 3 године
- књига дневних извештаја 3 године
Правилник о евиденцији промета робе и услуга - СГ РС 45/06,
члан 12 109/09, 7/10
7. - књига евиденције промета и услуга 5 година
- документација на основу које се врше књижења у
5 година
КЕПУ књизи
СГ РС 36/11,
Закон о привредним друштвима
99/11
А) друштво са ограниченом одговорношћу - члан
240

25
 - оснивачки акт, решење о регистрацији оснивања
друштва, општи акти друштва, записници са
седница скупштина и одлуке скупштине, акт о
образовању сваког огранка или другог
организационог дела друштва, документи који
доказују својину и друга имовинска права друштва, трајно
записници са седница надзорног одбора друштва
ако је управљање друштвом дводомно и уговори
које су директори, чланови надзорног одбора ако је
управљање друштвом дводомно и чланови друштва,
или са њима повезана лица у смислу овог закона,
закључили са друштвом
- извештаји директора и надзорног одбора друштва,
ако је управљање друштвом дводомно, евиденција
5 година
о адресама директора и чланова надзорног одбора,
8. евиденција о адресама чланова друштва
Б) акционарско друштво - члан 464
- оснивачки акт, решење о регистрацији оснивања
друштва, статут и све његове измене и допуне,
општи акти друштва, записници са седница
скупштина и одлуке скупштине, записници са
седница одбора директора односно извршног
одбора и надзорног одбора ако је управљање трајно
друштвом дводомно, годишњи извештаји о
пословању друштва и консолидовани годишњи
извештаји и уговори које су директори, чланови
надзорног одбора ако је управљање друштвом
дводомно или са њима повезана лица у смислу овог
закона, закључили са друштвом
- акт о образовању сваког огранка или другог
организационог дела друштва, документи који
доказују својину и друга имовинска права друштва,
извештаји одбора директора односно извршног
5 година
одбора и надзорног одбора друштва, ако је
управљање друштвом дводомно и евиденција о
адресама директора и чланова надзорног одбора
ако је управљање друштвом дводомно
Уредба о ближим условима и начину вршења
контроле девизног пословања резидената и СГ РС 15/12
9. нерезидената - члан 11
- књига контролника за извоз робе и услуга и књига
10 година
контролника за увоз робе и услуга
Закон о културним добрима - члан 23 и чланови СГ РС 71/94,
од 37 до 41 52/11, 99/11
- регистратурски материјал
- архивска грађа
- безвредни регистратурски материјал - одобрење
надлежног историјског архива
10. - листа категорија регистратурског материјала са
роковима чувања - одобрење надлежног историјског
архива

26
 Упутство о поступку одабирања архивске грађе,
излучивању безвредног регистратурског
СГ РС 47/1981
материјала и о начину примопредаје архивске
грађе - чланови од 17 до 23
- комисијска записничка примопредаја архивске
грађе
Закон о стечају - члан 105 СГ РС 104/09
- стечајни управник преузима у државину целокупну
имовину и документацију која улази у стечајну масу
и њоме управља
СГ РС 24/01,
Закон о рачуноводству - члан 24 91/11 и
62/2013
- при отварању поступка ликвидације или стечаја,
рачуноводствене исправе и пословне књиге
записнички се предају ликвидационом односно
стечајном управнику
Правилник о утврђивању националних
11.
стандарда за управљање стечајном масом
- национални стандард број 8 - о начину вођења и СГ РС 13/10
чувању евиденције стечајног дужника и стечајног
управника
- пословне књиге, евиденција и документација о 3 године од
пословању стечајног дужника из периода пре дана
отварања стечајног поступка, као и пословне књиге, престанка
евиденција и документација која се сачини у току вршења
спровођења стечајног поступка, укључујући и дужности
целокупну евиденцију која је настала у току стечајног
спровођења претходног стечајног поступка управника,
- евиденција и документација стечајног управника, након чега
која се односи на стечајну масу, као и на ову
комуникацију са судским органима и другим документаци-
учесницима у стечајном поступку ју доставља
државном
архиву

27
 11. ПРОПИСИ

Питање чувања и архивирања уређено је знатним бројем прописа и то:

а) РАЧУНОВОДСТВЕНИ ПРОПИСИ
- Закон о рачуноводству (Службени гласник РС 46/06 до 99/11 и 62/2013),
- Уредба о буџетском рачуноводству (Службени гласник РС 125/03 и 12/06),
- Правилник о пословним књигама и исказивању финансијског резултата по систему
простог књиговодства (Службени гласник РС 140/04)

б) ПОРЕСКИ ПРОПИСИ
- Закон о ПДВ (Службени гласник РС 84/04 до 93/12),
- Закон о порезу на доходак грађана(Службени гласник РС 24/01 до 91/11),
- Закон о фискалним касама(Службени гласник РС 135/04 до 93/12),
- Правилник о облику, садржини и начину вођења евиденције о ПДВ (Службени пасник
РС, бр. 120/2012),
- Правилник о евиденцији промета робе и услуга (Службени гласник РС 45/06 до 09/09
и 7/10).

в) ОСТАЛИ ПРОПИСИ
- Закон о привредним друштвима (Службени гласник РС 36/11 и 99/11),
- Закон о културним добрима (Службени гласник РС 71/94,52/11 и 99/11),
- Закон о електронском документу (Службени гласник РС 51/2009),
- Закон о стечају (Службени гласник РС 104/09),
- Правилник о утврђивању националних стандарда за управљање стечајном масом
(Службени гласник РС 13/2010),
-Уредба о ближим условима и начину вршења контроле девизног пословања
(Службени гласник РС 112/06 39/10 и 15/2012),
-Упутство о поступку одабирања архивске грађе, излучивању безвредног регистрату-
рског материјала и о начину примопредаје архивске грађе (Службени гласник
РС 47/1981 и
- Закон о електронском потпису (Службени гласник РС 135/2004).
- Кривични законик (Службени гласник РС 85/05, 111/2009 и 121/12)

28