Professional Documents
Culture Documents
PANDUAN PENGGUNA
(Pengguna Kolej KPM/IKM/KKTM)
September 2012
PANDUAN PENGGUNA
KANDUNGAN
1. Pengenalan
1.1. Latarbelakang 2
1.2. Ringkasan Pemahaman 2
1.3. Skop 2
Mukasurat | 1
1. Pengenalan
1.1 LatarBelakang
1.3 Skop
Mukasurat | 2
Kelayakan dan Merit memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:
Proses kelayakan boleh dibuat secara „Real Time‟ iaitu permohonan yang diterima,
pihak pentadbir sistem boleh melihat terus pemohon layak atau tidak. Paparan dalam
bentuk senarai.
Proses kelayakan juga boleh dibuat secara longgok (Batch) mengikut keperluan
pentadbir sistem.
Pengiraan Merit berdasarkan kriteria yang ditetapkan semasa penetapan
semakan proses kelayakan dibuat di “Back End”
Ranking (Data telah wujud) memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:
Berdasarkan keputusan Merit dan program
Semakan proses kelayakan dibuat di “Back End”
Semakan Permohonan dan Surat Tawaran memerlukan functions merekodkan data seperti
berikut:
Cetak surat tawaran secara online
Pengesahan setuju terima dan maklumat bayaran proses
Cetak dokumen. Contoh, Surat perjanjian dan buku panduan
IKM/KKTM – menggunakan wang pos
KPM – menggunakan resit bayaran MARA
Penyediaan data untuk pewujudan fail induk memerlukan functions merekodkan data
seperti berikut:
Janaan Nombor akaun pelajar
Menjana data untuk LPP4 dan LPP6
Mukasurat | 3
2. Laman Login Sistem
Untuk membuat capaian ke sistem :-
Langkah-langkah Penggunaan:
Mukasurat | 4
3. Kategori bagi Pentadbir Sistem Kolej
Langkah-langkah Penggunaan:
i) Klik setiap menu yang dipaparkan dan skrin mengikut menu yang dipilih akan dipaparkan.
ii) Antara Menu utama yang terdapat pada kategori pengguna Pentadbir Sistem kolej adalah
Pemprosesan, Pengurusan Fail Induk, Pengguna.
iii) Klik pautan Keluar untuk pengguna keluar daripada sistem ini.
Mukasurat | 5
Langkah-langkah Penggunaan:
iii) Klik link Data Excel untuk mengekspot senarai pelajar yang dipaparkan ke dalam fail
excel.
iv) Pengguna boleh membuat carian pelajar melalui no kad pengenalan. Masukkan no kad
pengenalan pada text box dan klik butang ”Semak”. Maklumat pelajar akan dipaparkan
seperti di bawah.
Mukasurat | 6
v) klik ikon untuk mengemaskini maklumat status pendaftaran dan dokumen lengkap.
Maklumat pelajar akan kelihatan seperti skrin di bawah:
vi) klik Drop Down List untuk maklumat Dokumen lengkap dan tag daftar, dan masukkan no
ID Pelajar dan No. Resit bayaran pada runagan yang disediakan.
vii) Klik ikon untuk menyimpan perubahan yang dibuat atau klik ikon untuk batalkan
perubahan yang dibuat pada rekod pelajar tersebut.
Mukasurat | 7
Langkah-langkah Penggunaan:
Mukasurat | 8
vii) Lengkapkan maklumat yang diperlukan seperti maklumat Peribadi, IbuBapa,
Akademik, Program yang dipilih dan perakuan
viii) Setelah selesai memasukkan maklumat yang diperlukan, klik Tab Keluar.
ix) Pengguna akan dipaparkan manu utama sistem.
x) Setelah maklumat pelajar telah wujud dalam sistem, pihak koleh perlu maklumkan
kepada pengawal Program (BKT,BPT) untuk membuat proses penempatan manual.
xi) Setelah pengawal program membuat penempatan manual, pelajar perlu membuat
pengesahan setuju terima tawaran melalui skrin semakan permohonan. Rujuk
lampiran 1 untuk carta aliran permohonan Manual.
Mukasurat | 9
Langkah-langkah Penggunaan:
i) Senarai input fail induk memaparkan maklumat pelajar yang telah disahkan berdaftar
dan dokumen lengkap sahaja seperti perkara 3.1.1
ii) Pelajar yang belum disahkan berdaftar dan dokumen lengkap tidak akan dipaparkan
pada senarai ini.
iii) Klik Drop Down List Program untuk memilih program. Apabila program dipilih, senarai
pelajar didalam program tersebut akan dipaparkan seperti skrin di bawah.
iv) Klik pada No Kad pengenalan pelajar untuk mengemaskini maklumat penjamin dan
akaun bank pelajar. Skrin dibawah akan dipaparkan.
Mukasurat | 10
v) Skrin akan memaparkan maklumat peribadi dan maklumat ibu/bapa/penjaga pelajar.
vi) Seterusnya klik pada Radio button maklumat penjamin samada penjamin adalah
bapa, ibu, penjaga atau lain-lain (cth: Abang,kakak).
vii) Jika penjamin adalah bapa,ibu atau penjaga, maklumat sedia ada akan dipaparkan.
Jika penjamin adalah selain dari ibu,bapa dan penjaga, pengguna perlu masukkan
maklumat tersebut seperti nama, nokp, alamat,poskod, bandar, negeri, telefon rumah
dan telefon bimbit.
viii) Seterusnya pengguna pilih nama bank dengan klik Drop Down List
ix) Masukkan nombor akaun bank pada rungan yang disediakan.
x) Seterusnya pada ruangan maklumat pengesahan, pengguna perlu klik check box
pewujudan fail induk untuk memastikan status input pelajar ini menjadi lengkap.
xi) Jika terdapat maklumat yang belum di isi, status input akan menjadi tidak lengkap
Mukasurat | 11
Langkah-langkah Penggunaan:
i) Senarai semak fail induk memaparkan maklumat pelajar yang telah berstatus lengkap
pada skrin senarai input fail induk seperti perkara 3.2.1
ii) Pelajar yang belum yang belum berstatus ‟lengkap‟ tidak akan dipaparkan pada
senarai ini.
iii) Pegawai penyemak perlulah klik pada menu Senarai semak fail induk dan memilih
Program untuk melihat senarai pelajar yang telah sedia untuk dibuat semakan.
Senarai pelajar disusun mengikut pilihan program. Paparan skrin adalah seperti rajah
di bawah:
iv) Skrin memaparkan maklumat bilangan rekod yang telah dibuat semakan dan rekod
yang belum dibuat semakan. Kemudahan carian melalui no. KP juga disediakan untuk
memudahkan pengguna membuat carian rekod pelajar dengan lebih pantas.
v) Maklumat terperinci pelajar boleh dilihat melalui klik Link pada no.KP. Skrin berikut
akan dipaparkan
Mukasurat | 12
vi) Jika pengguna ingin membuat pengemaskinian maklumat, maka butang radio button
perlu dipilih untuk memaparkan skrin secara edit mode. Seterusnya klik butang
simpan untuk menyimpan kemaskini yang dilakukan. Klik butang Batal jika kemaskini
maklumat yang dilakukan tidak perlu simpan.
vii) Seterusnya klik butang kembali untuk melihat senarai pelajar secara keseluruhan.
viii) Setelah berpuas hati dengan maklumat pelajar, pengguna perlu menanda rekod telah
disemak.
ix) Proses untuk menanda rekod pelajar telah disemak adalah seperti skrin di bawah:
Mukasurat | 13
x) Klik pada ikon pensil untuk menukar skrin kepada edit mode. Seterusnya skrin edit
mode akan kelihatan seperti berikut.
xi) Tanda pada check box semakan dan klik ikon jika pasti untuk simpan rekod. Jika
tidak pasti, klik ikon untuk batalkan input yang dimasukkan.
xii) Rekod pelajar yang telah disemak akan dipaparkan pada skrin pegawai pengesah.
Mukasurat | 14
3.2.3 Submenu Senarai Pengesahan Fail Induk (TP HEP)
Langkah-langkah Penggunaan:
i) Senarai pengesahan fail induk memaparkan rekod pelajar yang telah berstatus
disemak pada skrin senarai semakan fail induk seperti perkara 3.2.2
ii) Pelajar yang belum yang belum ditanda disemak tidak akan dipaparkan pada senarai
ini.
iii) Pegawai pengesah perlulah klik pada menu Senarai pengesahan fail induk dan
memilih Program untuk melihat senarai pelajar yang telah sedia untuk dibuat
pengesahan. Paparan skrin adalah seperti rajah di bawah:
iv) Skrin memaparkan maklumat bilangan rekod yang telah dibuat pengesahan dan
jumlah rekod yang belum dibuat pengesahan. Kemudahan carian melalui no. KP juga
disediakan untuk memudahkan pengguna membuat carian rekod pelajar dengan lebih
pantas.
Mukasurat | 15
v) Maklumat terperinci pelajar boleh dilihat melalui klik Link pada no.KP. Skrin berikut
akan dipaparkan
Mukasurat | 16
vi) Jika pengguna ingin membuat pengemaskinian maklumat, maka butang radio button
perlu dipilih untuk memaparkan skrin secara edit mode. Seterusnya klik butang
simpan untuk menyimpan kemaskini yang dilakukan. Klik butang Batal jika kemaskini
maklumat yang dilakukan tidak perlu simpan.
vii) Seterusnya klik butang kembali untuk melihat senarai pelajar secara keseluruhan.
viii) Setelah berpuas hati dengan maklumat pelajar, pengguna perlu menanda rekod telah
disahkan.
Mukasurat | 17
ix) Proses untuk menanda rekod pelajar boleh disahkan adalah seperti skrin di bawah:
x) Klik pada ikon pensil untuk menukar skrin kepada edit mode. Seterusnya skrin edit
mode akan kelihatan seperti berikut.
xi) Tanda pada check box semakan dan klik ikon jika pasti untuk simpan rekod. Jika
tidak pasti, klik ikon untuk batalkan input yang dimasukkan.
Mukasurat | 18
3.2.4 Submenu Senarai status input fail (Batch File)
i) Status rekod-rekod pelajar yang telah disahkan di SPUPIM boleh di semak samada
masih ada ralat atau tidak selepas rekod-rekod tersebut di hantar ke Sistem Maklumat
Berkomputer MARA (SMBM). Skrin di bawah memaparkan maklumat status rekod
yang telah disemak dan disahkan.
ii) Jika status ’Belum Proses’ bermakna rekod pelajar masih belum di proses di SMBM. Jika
status ’data ralat’ bermakna terdapat ralat pada rekod yang dihantar dari SPUPIM ke
SMBM. Laporan ralat boleh dibuka dengan cara klik pada link ’Fail Kelompok’. Skrin di
bawah merupakan paparan laporan dari SMBM.
iii) Ralat kebiasaannya melibatkan bilangan aksara untuk nama dan alamat melebihi bilangan
yang ditetapkan. Sebagai contoh, nama bilangan aksara maksimum 40 aksara. Oleh itu,
pembetulan pada nama dan alamat perlu dilakukan.
iv) Jika status ’Data tiada ralat’ bermakna rekod-rekod pelajar yang dihantar boleh di
daftarkan ke SMBM. Rekod pelajar yang terkandung dalam sesuatu fail kelompok (Batch
fail) boleh di lihat dengan klik link ‟No. Kelompok‟. Skrin di bawah dipaparkan :
Mukasurat | 19
3.2.5 Proses Janaan input fail SMBM dan penghantaran fail input ke SMBM (PROSES AUTO)
Mukasurat | 20
Langkah-langkah Penggunaan:
1. Login ke sistem
2. Setelah login berjaya paparan menu berikut akan dipaparkan
3. Klik pada menu Pengesahan Maklumat LPP6. Rujuk rajah di atas (bulatan Merah). Setelah
manu di klik skrin di bawah akan dipaparkan. Skrin memaparkan fail kelompok (Batch) yang telah
dijana berserta bilangan rekod, bilangan yang telah dibuat pengesahan semakan dan status fail
kelompok.
Mukasurat | 21
4. Seterusnya klik pada link fail kelompok. Rujuk bulatan merah pada skrin di atas. Skrin di bawah
akan dipaparkan.
5. Seterusnya semak maklumat bank dan nombor akaun bank bagi setiap pelajar. Jika Maklumat
telah betul sila buat pengesahan dengan cara klik pada ikon pensel Rujuk skrin di atas.
Seterusnya skrin di bawah akan dipaparkan.
6. tanda pada check bok Pengesahan dan seterusnya klik ikon untuk simpan rekod atau
untuk batalkan kemasukan data.
7. Langkah 6 perlu diulang pada semua rekod sehingga semua rekod dalam fail kelompok telah
ditandakan pengesahan semakan. Setelah semua rekod ditanda telah dibuat pengesahan
semakan, status fail kelompok akan bertukar dari „Belum disahkan LPP6‟ kepada „telah disahkan
LPP6‟. Rujuk skrin di bawah.
8. Setelah status batch bertukar ke Telah Disahkan LPP6 barulah janaan input fail LPP6 akan di
jana dari sistem SPUPIM. Proses seterusnya adalah proses kemaskini input LPP6 di sistem
pelajar SMBM.
Mukasurat | 22
3.3 Menu Pengguna,
3.3.1 Submenu Tukar kata Laluan
Langkah-langkah Penggunaan:
Mukasurat | 23
Lampiran 4.1
Mukasurat | 24
CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN FAIL INDUK SPUPIM
CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN FAIL INDUK SPUPIM
Mukasurat | 1
Lampiran 4.2
Lampiran 4.3 Lampiran 4.4