PERTEMUAN III

MEMELIHARA
CATATAN KEUANGAN

1.REGISTRATION CARD
2.PAID OUT / PETTY CASH
3.CASH DROP ENVELOPE
4.GUEST INVOICE / FOLIOS / BILL

Guest Registration Card

After the guest arrives at the hotel, the front desk agent creates a guest registration record
in order to collect important guest information like full name, address, date of birth, email,
telephone number, company name, passport and visa details etc.
Setelah tamu tiba di hotel, front desk agent mempersiapkan registration card dalam rangka untuk
mengumpulkan informasi data tamu yang penting seperti nama lengkap, alamat, tanggal lahir,
email, nomor telepon, nama perusahaan, paspor dan rincian visa dll.

Registration card may also include details of the reservations like room type, room rate,
billing instructions, arrival and departure date etc.
Kartu Pendaftaran (registration card ) (Kartu pendaftaran juga dapat mencakup perincian
pemesanan seperti jenis kamar, tarif kamar, instruksi penagihan, tanggal kedatangan dan
keberangkatan, dll.Kartu Pendaftaran) juga dapat mencakup rincian dari pemesanan seperti jenis
kamar, tarif kamar, Instruksi tagihan, tanggal kedatangan dan keberangkatan dll

Regcard also include ‘Management policies’ to which the guest has to accept and sign on the
space provided for the same. In some countries it is a legal requirement to have the guest
signature on the registration card. Even in hotels with fully automated front office management
systems guests may be asked to sign on the pre-printed registration card on arrival as a legal
requirement.
Registration card juga mencakup 'kebijakan manajemen dimana tamu harus menerima dan
menandatangani di tempat yang disediakan untuk hal yang sama. Di beberapa negara adalah
persyaratan hukum untuk memberikan tanda tangan tamu pada kartu registrasi. Bahkan di hotel
dengan kantor depan sepenuhnya sudah dengan komputer otomatis sistem, tamu akan diminta
untuk menandatangani kartu pendaftaran pra-cetak pada saat kedatangan sebagai persyaratan
hukum.

Guest name : (Capitals )

Designation :
Organization :
Address :
Birth Day : Anniversary :
Arrived From : Proceeding To :
Arrived Date : / / Time : :
Departure Date : / / Time : :

Tourist / Holiday Conference

Purpose of Visit :
Group Business
Mode of Payment : Cash Company Credit Card
Credit Card No. : Expiry Date :
Terms and Condition :-
1) 2)
GUEST'S SIGNATURE
Contoh Registration Card

REGISTRATION CARD
Arrival Date Departure Date : Number of Room Room Type Daily Rate :
: / /20..... USD/Rp
/ /20....
PLEASE USE BLOCK LETTERS Advance Folio Number:
Family Name/Last Name :.......................First Name Deposit :
:......................... USD/Rp.

Company Name Date of Birth :

:...............................................Phone/Fax:....................
Address/Residance :
...............................................Phone/Fax:....................

Passport/ID Card Number: Nationality : Place & Date of Issue :

FORM OF SETTLEMENT
Cash :
Credit Card/Number : valid from: expire
date :
Voucher :
Other (Please Specify) :
Money, jewels and Other Valuables must be placed in the hotel Guest Signature
safety box, otherwise the Management will NOT be responsible for
any loss. Signature authorizes after departure billing indicated in
Method of payment (Uang, perhiasan, dan barang berharga lainnya
harus ditempatkan di kotak pengaman hotel, jika tidak, Manajemen
TIDAK akan bertanggung jawab atas kerugian. Otoritas tanda
tangan setelah penagihan keberangkatan ditunjukkan dalam Metode
pembayaran)
Print Clerk Initial Clerk Spv/Ass FOM Verivied :
Gambar 1 : contoh registration card
 Registration Card

a. Kartu Pendaftaran Tamu ( Registration Card )

Menurut ketentuan pemerintah semua tamu yang menginap diwajibkan mendaftarkan diri dengan
mengisi kartu registrasi kecuali bagian anggota tamu rombongan dan keluarga.Sebuah kartu atau
formulir pendaftaran digunakan untuk mencatat informasi tentang data diri tamu yang menginap
pada saat kedatangan. Bentuk dan layout dari formulir ini sangat bervariasi untuk masing-masing
hotel, walau informasi yang terdapat didalamnya sama.
Informasi yang ada pada kartu/formulir kartu pendaftaran atau registration card adalah :
1. Arrival date adalah tanggal kedatangan menurut catatan reservasi atau tanggal pada saat tamu
tiba
2. Departure date adalah tanggal keberangkatan tamu.
3. Number of room adalah jumlah kamar yang digunakan oleh tamu.
4. Room type adalah jenis kamar tamu yang digunakan oleh tamu
5. Daily rate : Jika tamu telah melakukan reservasi sebelumnya, maka harga tarif kamar yang
berlaku adalah harga kamar yang tercantum pada dokumen reservasi. Untuk walk-in guest, harga
kamar yang diberikan adalah harga yang berlaku pada saat tamu tiba.
6. Family / last / sur name adalah nama belakang tamu / nama keluarga / marga tamu
7. First name adalah nama depan tamu.
8. Advance deposit adalah jika uang muka / jaminan telah dibayar, maka jumlahnya harus dicatat.
Detil mengenai uang jaminan dapat diperoleh dari catatan reservasi. Untuk setiap pembayaran
uang jaminan , petugas penerima tamu harus membuatkan bukti pembayaran. Jumlah dari uang
jaminan kemudian dipindahkan ke dalam rekening tamu.
9. Folio number adalah no seri dari kartu registrasi
10. Company name adalah nama perusahaan. Bila tamu menggunakan alamat perusahaan karena
penyelesaikan rekeningnya akan dilakukan oleh perusahaan, maka nama perusahaan perlu
dicantumkan. Bila reservasi dilakukan oleh biro perjalanan maka perlu dicantumkan nama dari
biro perjalanan tersebut.
11. Address. Terdapat dua catatan alamat tamu, yaitu alamat tempat tinggal tetap ataupun alamat
perusahaan. Bila tamu akan menyelesaikan pembayarannya sendiri, maka alamat yang ditulis
 adalah alamat tinggal tetap tamu. Namun bila pembayaran tamu akan diselesaikan oleh pihak
perusahaan, maka alamat yang ditulis adalah alamat tempat perusahaan.
12. Date of birth adalah tanggal lahir tamu yang menginap, hal ini penting guna memberikan
pelayanan yang terbaik misalnya pada saat tamu ulang tahun mereka tinggal di hotel maka hotel
dapat memberikan kado buat tamu.
13. Passport/card number adalah nomor pasport atau kartu identitas tamu, untuk tamu asing maka
sebagai kartu identitasnya menggunakan pasport sedangkan tamu domestik kartu identitasnya
menggunakan KTP/SIM.
14. Nationality adalah kebangsaan tamu
15. Place & date of issue adalah tempat dan tanggal dikeluarnya kartu identitas milik tamu
16. Form of setlement adalah jenis pembayaran yang dilakukan oleh tamu, pilhlah jenis pembayaran
yang dilakukan oleh tamu, yang terdiri dari :
§ Cash : pembayaran yang dilakukan oleh tamu secara tunai
§ Credit card adalah pembayaran yang dilakukan oleh tamu dengan menggunakan kartu kredit, tulis
jenis kartu kredit, no seri kartu kredit, tanggal dikeluarkan dan tanggal berakhirnya kartu kredit
§ Voucher adalah pembayaran yang dilakukan oleh tamu dengan menggunakan voucher yang
dikeluarkan oleh agen perjalanan
§ Other adalah pembayaran yang dilakukan oleh tamu dimana ada pihak ketiga yang
membayarannya misalnya menggunakan guarantee leter
17. Guest signature adalah tanda tangan tamu. Hal ini penting untuk memastikan bahwa tamu telah
membaca dengan detil dan telah menandatangani formulir pendaftaran. Tanda tangan tamu
adalah catatan vital untuk hotel sebab tanda tangan ini dapat dipergunakan sebagai salinan untuk
pembayaran tamu.
18. Reception clerk signature sangat perlu bagi petugas penerima tamu untuk membubuhkan tanda
tangan atau inisial pada formulir pendaftaran. Hal ini karena bila dikemudian hari terjadi sesuatu
terhadap informasi atau catatan data diri tamu, , hotel dapat dengan cepat mengetahui dan
melakukan klarifikasi kepada petugas tersebut.
19. Supervisor / FOM verivied adalah tanda tangan supervisor atau FOM untuk diferifikasi