BENDRAVIMAS

Vadovo veikla yra bendrauti su žmonėmis ir rengti sprendimus, neminint

vadybos funkcijų – planavimo, organizavimo, motyvavimo ir kontrolės.
Bendravimo tikslas – gauti ir perduoti informaciją. Vadovo darbo sėkmė tik 15
procentų priklauso nuo jo techninio pasirengimo, o 85 procentai nuo to, kaip jis
sugeba bendrauti. Organizacijos bendravimas yra dviejų rūšių:
1. Bendravimas su aplinka.
2. Bendravimas organizacijos viduje.
Bendravimą su aplinka lemia organizacijos sąveikos su ja mastas. Šis
bendravimas vyksta įvairiais būdais: reklamuojantis; formuojant reputaciją
vietiniu, nacionaliniu ar tarptautiniu mastu; pateikiant metų ataskaitas visuomenei
ir ataskaitas valdžios institucijoms; pateikiant audito ataskaitas; bendradarbiaujant
su profsąjungomis bei kitomis organizacijomis. Bendraudama su aplinka
organizacija praneša visuomenei apie save, savo veiklą, ką ji gali pasiūlyti ir
kokiomis sąlygomis. Šis bendravimas svarbus tuo, kad daugiau žmonių sužino apie
organizaciją, padeda jai rasti investitorių, pritraukti naujų klientų ir pirkėjų.
Bendravimas organizacijos viduje vyksta tarp skirtingų valdymo lygių; tarp
vieno lygio valdymo padalinių; vadovų bendravimas su pavaldiniais ir darbo
grupėmis; neformalus bendravimas.
Tarp valdymo lygių informacija perduodama vertikaliais kanalais. Iš
aukštesniųjų lygių pranešami tikslai, uždaviniai, užduotys, rekomenduojami
veiklos metodai. Iš žemutinių lygių aukščiausioji vadovybė informuojama apie ten
bręstančias problemas, kas ten daroma. Tai žinodama,ji gali keisti žemesnių lygių
veiklą.
Vieno valdymo lygio kontaktai padeda koordinuoti veiklą tarp lygiagrečių
padalinių. Šis bendravimas ugdo lygiateisius santykius ir gerina tarpusavio
supratimą.
Ryškiausi yra vadovo santykiai su pavaldiniais. Šie vertikalūs ryšiai sudaro
pagrindinę dalykinio bendravimo dalį. Bendraudami su pavaldiniaisvadovai
praneša numatomus ar jau daromus pakeitimus, gauna idėjų ir pasiūlymų, sužino
apie pavaldinių problemas. Taip vadovas betarpiškai sužino, kaip vyksta darbas ir
su kokiomis problemomis susiduriama jį atliekant.
Neformalų bendravimą galima pavadinti gandų skleidimu. Šie kontaktai
daug operatyvesni ir pirmiausia perduoda konfidencialią informaciją. Gandus
galima panaudoti ir naudingai: patikrinti rengiamų priemonių efektyvumą; sužinoti
ką ketina daryti kiti;pranešti savo kontraargumentus. Jie turi tą privalumą, kad
labai lengva atsitraukti, nes iš tikro nieko nedaroma. Be abejo, gandai gali būti
visiškai klaidingi, net šmeižtas.
Pasikeitimas informacija tarp dviejų ar daugiau žmonių yra bendravimo
procesas. Pagrindinis šio proceso tikslas – pasiekti, kad informacija būtų teisingai
suprasta. Pasikeitimas informacija dar negarantuoja, kad žmonės naudingai
bendrauja. Dėl to reikia žinoti šio proceso komponentus ir stadijas.
Bendravimo procese yra keturi komponentai:
 1. Siuntėjas. Tai asmuo, kuris generuoja idėjas arba renka ir
perduoda informaciją.
2. Pranešimas – simboliais užkoduota informacija.
3. Kanalas – priemonė informacijai perduoti.
4. Gavėjas – asmuo, kuriam informacija skirta ir kuris ją
interpretuoja.

SIUNTĖJAS IDĖJA PRANEŠIMAS GAVĖJAS AR

SUPRATO
MINTĮ?

Siuntėjas ir gavėjas, keisdamiesi informacija, pereina kelias stadijas:

1. Minties suformulavimas.
2. Kodavimas ir minties parinkimas.
3. Perdavimas.
4. Dekodavimas.
Minties suformulavimas. Mintį reikia suvokti ir apmąstyti. Ji turi atitikti
susidariusią situaciją ir siuntėjo tikslus. Informacija, kuria norima pasikeisti, turi
būti pakankamai konkreti ir aiški.
Kodavimas ir kanalo išrinkimas.Informacija perduodama įvairiais būdais:
žodžiais, intonacija, gestais ir pan. Kodavimas mintį paverčia pranešimu.
Perdavimo kanalą reikia suderinti su kodo simboliais. Dažniausiai
naudojami šie kanalai: kalba, raštas, elektroninis ryšys ( kompiuterių tinklai,
vaizdo juostos, vaizdo konferencijos ir kt. ) Kai kanalas netinka perduodamai
informacijai, pranešimas yra neefektyvus.
Perdavimas – fizinis informacijos perteikimas.
Dekodavimas – pranešimo simbolių virtimas gavėjo mintimis. Gavėjas tik
tada supras, ką norėjo perduoti siuntėjas, kai siuntėjo panaudoti simboliai jam turės
tą pačią prasmę.
Vienos krypties bendravimo komponentai, yra tada kai siuntėjas perduoda
informaciją gavėjui su kuriuo neturi ryšio. Tokiu atveju lieka neaišku, ar gavėjas
pranešimą teisingai interpretavo. Geresnis dviejų krypčių bendravimas. Čia veikia
grįštamasis ryšys.
Grįžtamojo ryšio tikslas – įsitikinti , kad pranešimas suprastas, ir gauti
gavėjo atsiliepimą. Jo metu siuntėjas ir gavėjas pasikeičia vietomis. Grįžtamasis
ryšys padeda abiem pusėm pašalinti trikdžius.
Pokalbiams vadovai sugaišta daug laiko, todėl svarbu žinoti, kokie
barjerai atsiranda bendraujant, nes tai padeda išvengti nesusipratimų.:
1. Suvokimas.
2. Semantika.
3. Neverbalinė informacija.
4. Blogas grįžtamasis ryšys.
5. Nemokėjimas išklausyti.
 Suvokimas priklauso nuo interesų srities, reikmių, emocijų ir aplinkos.
Informacija, priešinga patirčiai ir pažiūroms, dažnai visai atmetama arba taip
iškreipiama, kad atitiktų turimą patirtį ar supratimą. Informaciją teisingai suprasti
kliudo žmonių tarpusavio santykiai, kai ne visai suprantami ar išsiaiškinami
veiksmai ar jų priežastys.Tikslią informaciją gauna tie vadovai, kurie moka
išklausyti blogas ir nemalonias žinias ir neieško kaltininkų.
Semantika tiria verbalinių simbolių, t.y. žodžių naudojimą ir jais
perduodamą prasmę. Tuos pačius žodžius keli žmonės gali skirtingai suprasti.
Daug žodžių patys yra keliaprasmiai. Dėl to pranešimas turi būti aiškus ir tikslus,
neduoti dingsties suprasti jį kitaip.
Neverbaliniam bendravimui naudojami visi simboliai, išskyrus žodžius:
žvilgsniai, šypsena, gestai poza ir pan. Kalbos ypatybės – tonas, balso
moduliavimas, kalbos sklandumas – irgi neverbaliniai bendravimo simboliai.
Bendraujant jie ne mažiau reikšmingi už žodžius.
Grįžtamasis ryšys padeda įsitikinti ar tikrai gavėjas pranešimą suvokė
kaip to norėjo siuntėjas, ar jis nepakeitė žinios prasmės.
Naudingas bendravimas yra tada, kai žmogus pasiunčia ir priima
pranešimą. Todėl vadovas turi mokėti aiškiai ir įtikinamai kalbėti. Norint suprasti
pašnekovą reikia leisti ir jam pašnekėti: reikia mokėti patylėti ir reikia mokėti
klausyti.
Kiekvienas vadovas privalo jausti laiką ir aplinką, matyti kiekvieno
darbuotojo pastangas ir pasiekimus bei teisingai juos įvertinti; labiausiai
darbuotojus skatina veikti organizacijos labui jų nuopelnų pripažinimas.
Kiekvienoje organizacijoje informacija nuolat bei intensyviai keičiamasi
ir šiame procese taip pat atsiranda problemų ir barjerų.
Viena iš reikšmingiausių kliūčių yra iškreipta informacija. Informaciją
perdavinėjant, ji sąmoningai ar nesąmoningai šiek tiek iškreipiama. Nesąmoningai
– dėl nesklandžių asmeninių kontaktų. Sąmoningai – tuo atveju, kai kas nors iš
vadovų pranešimui nepritaria ir taip pranešimą modifikuoja, kad prasmė pasikeistų
jo naudai.
Informacinis užimtumas. Kai informacijos yra be galo daug, vadovai
verčiami imtis neatidėliotinų priemonių, yra slopinamas jų sugebėjimas mąstyti ir
veikti. Vadovai negali efektyviai reaguoti į visą informaciją. Jie turi ją atsirinkti,
pasilikdami tik sau svarbią. Atranka gali nesutapti su kitų darbuotojų vertinimu, ir
drauge yra dingstis informacijai iškraipyti. Iškraipymo tikimybė padidėja, kai
informaciją ne pats vadovas atsirenka, o tai daro kiti darbuotojai.
Tikimybė, kad informacija bus labai iškraipoma , didėja, kai nepakankamai
apgalvota organizacijos struktūra. Tokios aplinkybės riboja vadovų galimybes
planuoti ir siekti rezultatų.
Siekiant išvengti paminėtų barjerų, pasikeitimas informacija gali būti
tobulinamas:
1. Informacijos srautų reguliavimas. Kiekvienas vadovas atstovauja
viršininko, savo ir pavaldinių informacijos poreikiams. Todėl jis
privalo mokėti nustatyti sau ir kitiems reikalingos informacijos kiekį
ir kokybę. Jis turi suvokti, kada informacijos per daug ir kada per
 mažai. Informacijos poreikis priklauso nuo tikslo, daromų sprendimų,
vadovo ir jo pavaldinių darbui reikalingų duomenų. Pagal šiuos
veiksnius reikia atsirinkti veiklai pakankamą kiekį informacijos.
2. Bendravimą pagerina grįžtamojo ryšio organizavimas. Tai daroma
įvairiais būdais: siunčiant darbuotojus iš vieno padalinio į kitą
susipažinti su darbu ar aptarti problemas;darbuotojų apklausa – kitas
grįžtamojo ryšio atvejis – padeda sužinoti kaip vertinami vieni ar kiti
organizacijoje vykstantys procesai; pasiūlymų surinkimo sistema – ji
palengvina informacijai iš apačios patekti į viršų.
3. Informacijos biuleteniai, publikacijos ir vaizdo įrašai – yra didelės
organizacijos grįžtamojo ryšio variantas. Taip informacija pranešama
visiems darbuotojams.
Bet kurio lygio sprendimams priimti yra reikalinga informacija. Vadyboje ji
vertinama kaip ištekliai nemažiau svarbūs už kitus. Skirtingai nuo kitų išteklių,
informacija nėra gamtinės prigimties ar darbinės veiklos rezultatas, o intelektualios
veiklos produktas. Organizacijos veiklai yra reikalinga labai įvairi ir labai skirtinga
informacija (pav.1).
Visi vadovai bei jų štabai perdirbinėja informaciją ir perdavinėja vieni
kitiems, kol ji tampa sprendimu. Kai informacijos kiekis yra didelis daugeliui šių
darbų atlikti pasitelkiami kompiuteriai, dauginimo ir kopijavimo technika, kuri
tampa materialiniais organizacijos informacijos sistemos elementais. Vadovams yra
svarbu ne tik turėti reikalingą informaciją. Būtina, kad ji būtų tinkamai sukaupta ir
parengta naudoti. Kaip ir kiti ištekliai , informacija turi būti kokybiška: patikima,
objektyvi, pakankama, glausta, aiški, operatyvi. Parengti kokybišką informaciją
galima tik žinant konkretaus vartotojo poreikius bei įvertinant objektyvius bei
subjektyvius veiksnius. Prie objektyvių veiksnių priskiriami naudojami metodai ir
techninės priemonės. Prie subjektyvių – personalo kompetencija, kvalifikacija bei
jų požiūriai.