LIABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA. ‘TATACARA PENYEDIAAN PELAN PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA | | nat ‘TATACARA PENYEDIAAN PELAN PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA BAKI AWAL Tatacara ini dibangunkan dengan tujuan membantu Kumpulan Kerja Kementerian dalam proses penyediaan pelan pelaksanaan pengumpulan data baki awal. Andaian yang digunakan dalam tatacara yang diterangkan bagi setiap Komponen Aset di bawah adalah berdasarkan kajian dan kerja pengumpulan data yang dijalankan oleh Pricewaterhousecoopers (PwC) Tatacara di bawah hanyalah merupakan garis panduen umum yang boleh dipertimbangkan oleh Kumpulan Kerja Kementerian dalam penyediaan pelan. Kumpulan Kerja Kementerian bolen menggunakan andaian lain sekiranya berpatutan dalam penyediaan pelan. Ini kerana proses penyediaan pelan juga perlu mengambil kira faktor berikut i. Kerumitan tugas pengumpulan data yang bakal dijalankan dan keadaan operasi sesebuah Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ PTJ yang lazimnya berbeza jika dibandingkan antara sebuah Kementerian dengan Kementerian yang lain. li, Ketersediaan kakitangan yang bakal terlibat, ‘Sehubungan itu, Kementerian boleh mendapatkan khidmat nasihat daripada pihak PwC di talian 03-8882 1018 atau e-mel kepada helpdesk.akruan Pelan Pelaksanaan hendaklah disediakan di dalam bentuk Carta Gant bagi memudahkan proses pemantauan yang dijalankan oleh JANM dan Kementerian. Aktivti pengumpulan data periu siap selewat-lewatnya pada 31 Disember 2014, Contoh Carta Gant adelah seperti di Lampiran A. 1.0 Aset tak ali Aktivii pengumpulan data ‘+ Menentukan bilangan premis, ‘+ Menyediakan/ menelit fail projek, laporan skala, geran tanah dan pelan bangunan, Peruntukkan masa i, Bagi tujuan pengisian templet: @. Contohnya Kementerian mempunyai lepan (8) premis, hanya satu (1) premis mempunyal dokumen lengkap. Baki tujuh (7) premis, PTJ berkenaan diberi tempoh sehingga 30 September 2013 untuk memperolehi sumber-sumber utama (fail projek, laporan skala dan geran tanah). b. Sekiranya premis tidak mempunyai makiumat kos sehingga tempoh yang ditetapkan, PTJ hendakiah mengemukakan pelan lantai dan geran dalam tempoh dua (2) minggu kepada JPPH untuk tujuan penilaian. ii. Bagi tujuan pengisian Carta Gant ‘a. Masa yang diperuntukkan adalah satu (1) hari dengan syarat semua dokumen yang diperoiehi adalah lengkap. b. Masa yang ciperuntukkan adalah sehingga 30 September 2013 bagi pencarian sumber-sumber utama / maklumat ©. Masa yang diperuntukkan adalah dua (2) minggu daripada tarikh akhir i(b) untuk penyediaan pelan lantai dan geran20 30 40 JABKTAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA, ‘TATACARA PENYEDIAAN PELAN PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA Setelah jumlah peruntukkan masa diperolehi, bilangan hari tersebut kemudiannya boleh diplotkan di dalam Carta Gant seperti di Lampiran A. Aset alih ‘Axtiviti pengumpulan data + Menentukan bilangan Aset Alih yang mempunyai nilai >RM2,000/ item + Menelitidokumen manual seperti Laporan Kewangan Pengurusan Aset (KewPA) + Sekiranya Kementerian menggunakan sistem SPA, deta yang mempunyai nilai aset >RNM2,000/ item dimuat turun ke dalam tempt. + Menjalankan proses “Data cleansing’ dan pengemaskinian maklumat-maklumat bagi tujuan migrasi ke 1GFMAS, ‘+ Sekiranya Kementerian tidak menggunakan sistem SPA sepenuhnya sebelum 30 Jun 2014, maka data yang mempunyai nilai aset >RM2,000! item periu dimasukkan ke dalam tempiat Peruntukkan masa Bagi tujuan pengisian carta gant, contohnya Kementerian mempunyai 50 aset, hanya lima (5) aset boleh didaftarkan untuk satu (1) hati, maka masa yang diperuntukkan adalah sepuluh (10) hari dengan syarat semua dokumen yang diperolehi adalah lengkap. Setelah jumiah peruntukkan masa diperolehi, bilangan hari tersebut kemudiannya boleh diplotkan di dalam Carta Gant seperti di Lampiran A ‘Aset dalam pembinaan (AUC) Aktiviti pengumpulan data + Menentukan jenis projek daripada SPPII / SKALA (projek di bawah seliaan JKR) yang boleh dipermodalkan sebagai AUC. ‘Menentukan tahap pencapaian projek. Mendapatkan kos pembayaran Semasa dan dokumen pembayaran. Pengisian maklumat perakaunan dan medan yang diperiukan di dalam templat. Peruntukkan Masa PTJ boleh memperuntukkan empat (4) hingga enam (6) projek dalam masa satu (1) hari bagi memperolehi dokumen-dokumen sokongan bagi aktiviti-aktiviti di atas. Setelah jumiah peruntukkan masa diperolehi, bilangan hari tersebut kemudiannya boleh diplotkan di dalam Carta Gant seperti di Lampiran A. ‘Akaun Belum Bayar -ABB Aktiviti pengumpulen data * Menentukan jenis ABB, contohnya Deposit Wang Jaminan Pelaksanaan, Pembayaran Pukal Ulilti dan Tanggungan Belum Selesai + Menyedia/ meneliti dokumen berkaitan contohnya fail Kontrak Kerja, Bil, ePerolehan dan eSPKB,50 JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA ‘TATACARA PENYEDIAAN PELAN PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA Peruntukkan masa PTJ boleh memperuntukkan masa dua (2) hingga empat (4) hari bagi setiap elemen skop kerja di atas ‘memandangkan maklumat tersebut boleh dimuat turun daripada sistem-sistem yang sedia, Setelah jumlah peruntukkan masa diperolehi, bilangan hari tersebut kemudiannya boleh diplotkan di dalam Carta Gant seperti di Lampiran A. ‘Akaun Belum Terima -ABT Aktiviti pengumpulan data * Menentukan jenis ABT, contohnya Penyata Tahunan Tunggakan Hasil, Penyata Tahunan Tunggakan Hutang-hutang Iain, Penyata Tahunan Tunggakan Bayaran balk pinjaman, wang Pendahuluan kepada kontraktor, hasil yang belum dibilkan dan faedah bank yang ‘belum diterima Peruntukkan masa PTJ boleh memperuntukkan masa sebanyak dua (2) hingga empat (4) hari bagi setiap elemen skop kerja di atas memandangkan maklumat adalah diperolehi secara rekod manual atau in house sistem di Kementerian. Setelah jumiah peruntukkan masa diperolehi, bilangan hari tersebut kemudiannya boleh diplotkan di dalam Carta Gant seperti di Lampiran A. Inventori data ‘+ Menentukan baki akhir thun RM juta dan ke atas per lokasi PTJ berdasarkan trend data 3 tahun sebelumnya. + Menyediakary meneliti dokumen manual seperti Laporan Kewangan Pengurusan Stor (Kew) Peruntukkan masa Bagi tujuan pengisian Carta Gant, contohnya Kementerian mempunyai 100 inventor, hanya 50 inventori boleh didaftarkan untuk satu (1) hari , maka masa yang diperuntukkan adalah dua (2) hari dengen syarat semua dokumen yang diperolehi adalah lengkap. Setelah jumlah peruntukkan masa diperolehi, bilangan hari tersebut kemudiannya boleh diplotkan di dalam Carta Gant seperti di Lampiran A.arenas ane] f (i GE i 5 4 | el ] ag Be 3 7 B El o 3] | GE 3 i 4 i a a] i 3 Bo