Câu 2:

Khái niệm: Truyền thông tin là việc truyền tải và hiểu thông tin thông qua việc
sử dụng các ký hiệu thông thường. Truyền thông được xem là máu của tổ chức,
nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau; là chất keo
giữ các tổ chức với nhau.
Quy trình truyền thông tin :

Người truyền thông (Communicator): Trong phạm vi tổ chức, người truyền

thông có thể là một nhân viên, người quản lý, hoặc khách hàng có mục đích
nhằm truyền đạt những ý kiến, ý định, thông tin.
Mã hóa (Encoding): Người truyền thông tin mã hóa ý tưởng của mình thành
một tập hợp có hệ thống các biểu tượng sang một ngôn ngữ thể hiện mục đích
giao tiếp.
Trung gian (Medium): Là kênh truyền tải thông điệp. Các tổ chức cung cấp
thông tin đến những thành viên bằng nhiều cách khác nhau.
Giải mã – Người nhận (Decoding – Receiver): Người nhận nhận thông tin có
trách nhiệm giải mã nó. Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn
đạt bởi người nhận.
Phản hồi (Feedback) :Phản hồi từ người nhận tới người gởi thực sự là thông
điệp khác thể hiện hiệu quả của việc truyền thông. Phản hồi là cần thiết cho
truyền thông hiệu quả.
Các rào cản thông tin :
Khung tham chiếu (Frame of reference) Các cá nhân sẽ hiểu theo một cách
khác nhau dựa trên những kinh nghiệm trước đây trong cùng một thông tin.
Lắng nghe chọn lọc (Selective listening) Con người chỉ đón nhận những điều
mà mình muốn nghe dựa trên mối quan tâm của mình, kiến thức chuyên môn,
kinh nghiệm và thái độ.
Những phán quyết về giá trị (Value judgments) Trong mỗi tình huống giao
tiếp, người nghe phán quyết giá trị của thông điệp và từ chối việc lắng nghe.
Uy tín nguồn thông tin (source credibility) Đề cập đến niềm tin, sự tin tưởng
và trung thực mà người nhận tin vào lời nói và hành động của người gởi. Mức
độ tin cậy của người nhận ảnh hưởng trực tiếp đến cách người nhận hiểu và
phản ứng với những lời nói, ý tưởng và hành động của người truyền đạt thông
tin.
Sàn lọc (Filtering) Người gửi sàng lọc thông tin sao cho thông tin đến người
nhận theo chiều hướng họ thích.
Những biệt ngữ (In-group language) Hầu hết trong mỗi nhóm/tổ chức đều có
những ngôn ngữ riêng (biệt ngữ) để giúp họ truyền thông nhanh và hiệu quả
hơn. Nhưng điều đó sẽ gây khó hiểu cho người ngoài nhóm
Sự khác biệt địa vị (Status differences) Tổ chức thường thể hiện đẳng cấp thứ
bậc thông qua các biểu tượng như tên chức danh, phòng làm việc... Sự khác biệt
về địa vị này có thể được coi là mối đe dọa đối với người thấp hơn trong hệ
thống cấp bậc và điều này có thể ngăn cản hoặc làm sai lệch thông tin liên lạc.
Áp lực thời gian (Time pressures) Là một rào cản quan trọng trong truyền
thông. Các nhà quản lý không có đủ thời gian để nói chuyện với mọi người, và
do họ quá vội nên những thông tin quan trọng thường bị bỏ đi.
Quá tải thông tin (Communication overload) Khi người nhận được nhận quá
nhiều thông tin vượt qua khả năng kiểm soát của họ, họ sẽ cảm thấy quá tải
thông tin.