Plan-Do-Check-Act Approach to 5S

The PDCA (plan, do, check, act), or “Deming cycle,” of implementing 5S is effective. This is a never-ending process

and has to follow a process approach.

Step 1: Seiri, or Sort

Seiri is sorting through the contents of the workplace and removing unnecessary items. This is an action to identify

and eliminate all unnecessary items from the workplace.

Actions items:

1. Look around the workplace along with colleagues to discover and identify items which are not needed and not

necessary to complete work.

2. Develop criteria for disposal for not-needed items.

3. Take “before” photographs wherever it is required.

4. An effective method for recording progress is to tag the items not needed. This visual control of the not-needed

items is often called red tagging.

5. While red tagging, ask these questions:

 Is this item needed?

 If it is needed, is it needed in this quantity?

 If it is needed, how frequently is it used?

 If it is needed, should it be located here?

 Who is ultimately responsible for the item? (Verify from that person.)

 Are there any other not-needed items cluttering the workplace?

 Are there tools or material left on the floor?

6. Find a holding area to put red tagged items.

7. If it is difficult to decide whether an item is necessary or not, put a different tag and segregate it in the holding area.

8. Classify the items by frequency of use.

9. Items or equipment used hour by hour or day by day should be kept within arms reach of the point of use.

10. Items or equipment used once a week or once a month should be kept within the work area.

11. Items or equipment used less frequently should be stored in a more distant location.

12. Unneeded or unnecessary items should be stored in the holding area.

13. Individual departments should each have a holding area.

14. A holding area should be clearly visible and clearly marked to assure visual control of items.

15. Display pictures of items and place it on a public board visible to all.

16. Responsibility for the holding area should be assigned to some at the beginning of sorting activity.

17. The items in holding area should be kept for three or four months. If the items are not needed for work, then the

items can be disposed. It is always necessary to verify plans to dispose of items with anyone who had been using

these items in the past or are presently using the same or similar type of items.

18. Items should be moved to a company-level holding area before final disposal of the items.

19. The facility manager or an authorized person has to evaluate the items.

20. Disposal should be done in either of the following ways.

 Move to other department/section where the items are required.

 Sell to someone outside the company.

 Discard and haul away.

21. Dispose all items which are broken or have no value.

22. Take “after” photographs wherever it is required.

Step 2: Seiton, or Systematize

 Seiton is putting the necessary items in their place and providing easy access. This is an action to put every

necessary item in good order, and focuses on efficient and effective storage methods.

Action items:

1. Make sure that all unnecessary items are eliminated from the workplace.

2. Taking into account of the work flow, decide which things to put where.

3. Take “before” photographs wherever necessary.

4. Also decide with colleagues about which things to put where from the point of view of efficient operations.

5. This should be done as per the frequency of use of items. More frequentlyused items should be kept near the

workplace (see Nos. 9, 10 and 11 under Seiri).

6. Workers should answer these questions:

 What do I need to do my job?

 Where should I locate this item?

 How many of this item do I really need?

7. Make a plan based on the principles and locate things accordingly.

8. Use 5Whys to decide where each item belongs.

9. Locate needed items so they can be retrieved in 30 to 60 seconds with minimum steps.

10. Make sure to inform everybody at the workplace about positioning of the items.

11. Make a clear list of items with their locations and put it on lockers or cabinets.

12. Label each locker/drawer/cupboard to show what is kept inside.

13. Outline locations of equipment, supplies, common areas and safety zones with lines:

 Divider lines define aisle ways and work stations.

 Marker lines show position of equipment.

 Range lines indicate range of operation of doors or equipment.

 Limit lines show height limits related to items stored in the workplace.

 Tiger marks draw attention to safety hazards.

 Arrows show direction.

14. Identify all needed items with labels.

15. Take “after” photographs.

16. Complete evaluation using 5S levels of implementation with the facility manager or the authorized person in the

organization.

Step 3: Seiso, or Sweep

Seiso involves cleaning everything, keeping it clean daily, and using cleaning to inspect the workplace and equipment

for defects. This is an action to clean the workplace daily.

Actions items:

1. Take “before” photographs.

2. Adopt cleaning as a daily activity and as a part of inspection. Clean the workplace before starting of the job and

before closing the job.

3. Put aside 10 or 15 minutes for the same activity per day.

4. Cleaning indirectly helps to check or inspect each and every part and place. Hence, it should be a habit.

5. Find ways to prevent dirt and contamination.

6. Clean both inside and outside on daily basis.

7. Identify and tag every item that causes contamination.

8. Use 5Whys or cause-and-effect methods to find the root causes of such contamination and take appropriate

corrective and preventive action.

9. Keep a log of all places/areas to be improved. Table 1 shows a format for a log for cleaning improvements.

10. 5S “owner” check-sheets should be maintained on daily basis. An example of a check sheet is illustrated in Table
2. (The word owner here is used as a replacement for the title of operator. An operator merely operates the machine
or process, and might think cleaning is below them. An owner cares for the machine and area in which he or she
works.)
11. Develop a plan, activity chart and distribute responsibility.

12. Take “after” photographs.

13. In addition to 10 to 15 minutes for Seiso everyday, owners should have a weekly 5S time, or monthly 5S day.

14. Complete evaluation using 5S levels of implementation with the facility manager or the authorized persons in the

organization.

Step 4: Seiketsu, or Standardize

Seiketsu involves creating visual controls and guidelines for keeping the workplace organized, orderly and clean. This

is a condition where a high standard of good housekeeping is maintained. The first three steps, or S’s, are often

executed by order. Seiketsu helps to turn it into natural, standard behavior.

Actions items:

1. Take “before” photographs.

2. Check that the first three S’s are implemented properly.

3. All team activity documents/check lists should be publicly displayed on a 5S board.

4. Establish the routines and standard practices for regularly and systematically repeating the first three S’s.

5. Create procedures and forms for regularly evaluating the status of the first three S’s.

6. Standardize red tag procedures and holding area rules (see Seiri).

7. Standardize procedures for creating shadow boards, position lines, and labeling of all items
(see Seiton).

8. Standardize cleaning schedules using the “5S Owner Check Sheets” (see Seiso).

9. Standardize “single-point lessons” for documenting and communicating 5S procedures and improvements in

workplace and equipment.

10. Create a maintenance system for housekeeping. Make a schedule for cleaning of the workplace. A common

approach is to ask a cross-functional team to do it.

11. Inter-departmental competition is an effective means of sustaining and enhancing interest in 5S.

12. Assign responsibility to individuals for a work area and machinery.

13. Regular inspection/audit and evaluation by a special team (including senior management persons) to be

continued.

14. Instead of criticizing poor cases, praise and commend good practices or good performers.

15. Take “after” photographs and post them on the 5S board(s).

16. Complete evaluation using 5S levels of implementation with the facility manager or the authorized persons in the

organization.

Step 5: Shitsuke, or Self-Discipline

Shitsuke involves training and discipline to ensure that everyone follows the 5S standards. This is a condition where

all members practice the first four S’s spontaneously and willingly as a way of life. Accordingly, it becomes the culture

in the organization.

Actions items:

1. Everyone in the workplace should treat it they would their own home.

2. Periodic facility management involvement is required to check that the first four S’s are implemented perfectly.

3. Employees must make it a part of their daily work and not an action forced upon them.

4. Dedication, commitment, devotion and sincerity are needed in implementation of 5S on daily basis.

5. Senior management should initiate a celebration for the total 5S implementation, and be an active part in the total

process in initiating and carrying forward the program.

6. Senior management should do a periodic review of the status of 5S.

7. Inspections of first three S’s should be done and the results displayed on 5S board regularly.

8. Single point lessons should be used to communicate the standards for how 5S work should be done.

9. Root cause problem-solving process should be in place where root causes are eliminated and improvement
actions include prevention.

10. Owners conduct 5S Kaizen activities and document results. Owners (operators) complete daily check sheets to

control factors that accelerate deterioration of equipment, and to keep clean workplaces that help build pride.

When fully implemented, the 5S process increases morale, creates positive impressions on customers, and increase

efficiency and organization. Not only will employees feel better about where they work, the effect on continuous

improvement can lead to less waste, better quality and faster lead times. 5S is not only a system for housekeeping, it

is an integrated approach for productivity improvement. 5S is a whole a culture which increases production, improves

quality, reduces cost, makes delivery on time, improves safety and improves morale. 5S also is not a list of action

items, but is an integrated concept of actions, condition and culture. To get the greatest success, the nature and

implication of each “S” need to be understood by each employee and should be regularly practiced.
Plan-Do-Check-Act abordare a 5S

PDCA (plan nu, verificați, act), sau "ciclul Deming", de implementare a 5S este eficient. Acesta
este un proces nesfârșit și trebuie să urmeze o abordare proces.

Acțiuni produse:
1. Uită-te în jurul valorii de locul de muncă, împreună cu colegii de a descoperi și de a identifica
elemente care nu sunt necesare și care nu sunt necesare pentru a finaliza lucrările.

2. Dezvoltarea criteriile de eliminare pentru elemente care nu sunt necesare.

3. Luați "înainte de" fotografii oriunde este necesar.

4. O metodă eficientă pentru înregistrarea progresului este de a eticheta produsele care nu

sunt necesare. Acest control vizual a elementelor care nu sunt necesare, este adesea numit de
marcare roșu.

5. tagging rosu alb, cere aceste întrebări:

• Este nevoie de acest articol?

• În cazul în care este necesar, este necesară această cantitate?

• Dacă este necesar, cât de des este folosit?

• Dacă este necesar, ar trebui să fie amplasat aici?

• Cine este responsabilă pentru elementul? (Verificați la acea persoană.)

• Există alte elemente care nu sunt necesare-aglomera la locul de muncă?

• Există instrumente sau materiale rămase pe podea?

6. Găsiți un loc exploatație pentru a pune un produs roșu tag.

7. În cazul în care este dificil de a decide dacă un element este necesară sau nu, a pus o
etichetă diferită și de a separa-l in zona de exploatație.
8. Clasificarea elementele de frecvența de utilizare.
9. Articolele sau echipamente second-hand oră de oră sau zi de zi ar trebui să fie păstrate la
îndemână arme de la punctul de utilizare.
10. Articole sau echipamente second-hand o dată pe săptămână sau o dată pe lună ar trebui
să fie păstrate în zona de lucru.
11. Articole sau echipamente utilizate mai puțin frecvent ar trebui să fie stocate într-o locație
mai îndepărtat.
12. elemente care nu sunt necesare sau care nu sunt necesare ar trebui să fie depozitate în
zona de exploatație.
13. departamentele individuale ar trebui să aibă fiecare o zonă exploatație.
14. O zonă care deține trebuie să fie clar vizibile și marcate clar pentru a asigura un control
vizual de articole.
 15. Arată poze cu elemente și puneți-l pe o placă publică vizibil pentru toți.
16. Responsabilitatea pentru zona exploatație ar trebui să fie alocate la unele la începutul
sortare activitate.
17. Elementele din zona exploatație trebuie să fie păstrate timp de trei sau patru luni. Dacă nu
sunt necesare elementele de muncă, atunci elementele pot fi eliminate. Este întotdeauna
necesar să se verifice planurile de a dispune de elemente cu cineva care a fost folosind aceste
elemente în trecut sau sunt în prezent, folosind același tip sau similare de articole.
18. Elementele ar trebui să fie mutat într-o zonă holding la nivel de întreprindere înainte de
eliminarea finală a produselor.
19. Managerul facilitate sau o persoană autorizată trebuie să evalueze elementele.
20. Aruncarea trebuie făcută în oricare dintre următoarele moduri.

• Mutare în alte departament / secțiune în care sunt necesare elemente.

• Vindem la cineva din afara companiei.
• Aruncați și lansare departe.

21. Aruncați toate elementele care sunt rupte sau au nici o valoare.
22. Ia "după" fotografii oriunde este necesar.

Pasul 2: Seiton, sau sistematiza

Seiton este de a pune elementele necesare în locul lor și oferind acces ușor. Aceasta este o
acțiune de a pune fiecare element necesar pentru buna, si se concentreaza pe metode de
stocare eficiente și eficace.

Elemente de acțiune:

1. Asigurați-vă că toate elementele inutile sunt eliminate din locul de muncă.

2. Luarea în considerare a fluxului de lucru, decide care pentru a pune lucrurile în cazul în
care.
3. Luați "înainte de" fotografii ori de câte ori este necesar.
4. de asemenea, decide cu colegii despre care lucrurile pentru a pune în cazul în care din
punct de vedere al operațiunilor eficiente.
5. Acest lucru trebuie făcut ca pe frecvența de utilizare a articole. Mai multe articole
frequentlyused ar trebui să fie păstrate în apropierea locului de muncă (a se vedea nr. 9, 10 și
11 sub Seiri).
6. Lucrătorii ar trebui să răspundă la aceste întrebări:

•Ce am nevoie pentru a-mi fac treaba?

•În cazul în care ar trebui să găsiți acest articol?

•Câți acest articol nu am nevoie?

7. Asigurați-un plan bazat pe principiile și a localiza lucruri în consecință.
8. Folosiți 5Whys de a decide în cazul în care fiecare element aparține.
9. Găsiți elementelor necesare, astfel încât acestea pot fi recuperate în 30 la 60 de secunde, cu
pași minime.
10. Asigurați-vă că pentru a informa toți la locul de muncă cu privire poziționare a elementelor.
11. Fă o listă clară de articole cu locațiile lor și pune-l pe dulapuri sau dulapuri.
12. Eticheta fiecare vestiar / sertar / dulap pentru a arăta ceea ce este păstrat în interior.
13. locații conturul echipamente, consumabile, zone comune și zonele de siguranță cu linii:
• liniile despărțitoare defini căile culoar și stații de lucru.
• linii de marker arată poziția de echipament.
• Liniile Gama indica gama de funcționare a ușilor sau echipamente.
• linii de limită arată limitele de înălțime legate de elemente stocate la locul de muncă.
• Tiger Calificativele atrage atenția asupra pericolelor de siguranță.
• Săgeți arată direcția.

14. Identificați toate elementele necesare cu etichete.

15. Ia "după" fotografii.
16. Evaluarea completă folosind 5S niveluri de punere în aplicare cu managerul facilitate sau
persoana autorizată în cadrul organizației.

Pasul 3: Seiso, sau Sweep

Seiso implica curatarea tot, menținându-l curat de zi cu zi, și utilizând curățare a inspecta locul
de muncă și echipamentul de defecte. Aceasta este o acțiune pentru a curăța locul de muncă
de zi cu zi.

Acțiuni produse:

1. Luați "înainte de" fotografii.

2. Adoptarea de curățare ca o activitate de zi cu zi, cât și ca parte de inspecție. Curățați locul
de muncă înainte de a începe de locuri de muncă și înainte de a închide de locuri de muncă.
3. Pune deoparte 10 sau 15 minute pentru aceeași activitate pe zi.
4. Curățarea indirect ajută pentru a verifica sau inspecta fiecare parte și locul. Prin urmare, ar
trebui să fie un obicei.
5. Găsiți modalități de a preveni murdărie și contaminare.
6. Curățați atât în interiorul și în afara zilnic.
7. Identificarea și eticheta fiecare element care cauzeaza contaminarea.
8. Folosiți 5Whys sau cauză-efect metode pentru a găsi cauzele profunde ale astfel de
contaminare și să ia măsuri corective și preventive corespunzătoare.
9. Păstrați un jurnal de toate locurile / zonele care urmează să fie îmbunătățită. Tabelul 1
prezintă un format pentru un jurnal de îmbunătățire curățare.
10. 5S "proprietar" check-coli ar trebui să fie menținute pe baza de zi cu zi. Un exemplu de foaie
de control este ilustrată în tabelul 2. (Proprietarul cuvântul aici este folosit ca un înlocuitor
pentru titlul de operator. Un operator doar operează mașina sau procesul, precum și s-ar putea
gândi de curățare este sub ei. Un proprietar îi pasă pentru mașină și zona în care el sau ea
lucrează.)

11. Elaborarea unui plan, activitatea diagramă și distribui responsabilitate.

12. Ia "după" fotografii.
13. În plus față de 10 până la 15 minute pentru Seiso de zi cu zi, proprietarii ar trebui să aibă
un timp 5S săptămânal, lunar sau de zi 5S.
14. Evaluarea completă folosind 5S niveluri de punere în aplicare cu managerul facilitate sau
persoanelor autorizate din cadrul organizației.

Pasul 4: Seiketsu, sau să standardizeze

Seiketsu presupune crearea de controale vizuale și orientări pentru păstrarea locului de muncă
organizat, ordonat și curat. Aceasta este o condiție în cazul în care se menține un standard
ridicat de bună gospodărire. Primele trei etape, sau S anii, sunt de multe ori executate de
comanda. Seiketsu ajută să-l transforme într-un comportament firesc, dotare standard.

Acțiuni produse:

1. Luați "înainte de" fotografii.

2. Verificați că primele trei S sunt puse în aplicare în mod corespunzător.
3. Toate documentele de activitate echipa / liste de verificare ar trebui să fie afișate public pe o
masă 5S.
4. Stabilirea rutine și practicile standard de regulat și sistematic repetarea primele trei S..
5. Crearea de proceduri și formulare de evaluare în mod regulat starea primele trei S..
6. standardizarea procedurilor tag roșu și care dețin norme zona (a se vedea Seiri).
7. standardizarea procedurilor pentru crearea de placi de umbră, linii de poziție, și etichetarea
tuturor elementelor
(a se vedea Seiton).
8. programe Standardizarea curățare folosind "5S Proprietar Vezi Fisele" (a se vedea Seiso).
9. standardiza "lecții singur punct" pentru documentarea si comunicarea 5S procedurilor și
îmbunătățiri la locul de muncă și echipamente.
10. Crearea unui sistem de întreținere pentru menaj. Face un program de curatare a locului de
muncă. O abordare comună este de a cere o echipa inter-functionala a face acest lucru.
11. Concurența între departamental este un mijloc eficient de susținerea și consolidarea interes
5S.
12. Atribuirea de responsabilitate a persoanelor fizice pentru o zonă de lucru și mașini.
13. Inspecția periodică / audit și evaluare de către o echipă specială (inclusiv persoanele de
conducere), pentru a fi continuat.
14. În loc de a critica cazuri sărace, lauda si recomanda bunele practici sau executanți bune.
15. Ia "după" fotografii și post-le pe tablă 5S (s).
16. Evaluarea completă folosind 5S niveluri de punere în aplicare cu managerul facilitate sau
persoanelor autorizate din cadrul organizației.

Pasul 5: Shitsuke, sau auto-disciplina

Shitsuke implică formarea și disciplină pentru a se asigura că toată lumea urmează standardele
5S. Aceasta este o condiție în cazul în care toți membrii practică spontan primele patru S și de
bună voie ca un mod de viață. În consecință, devine cultura în cadrul organizației.

Acțiuni produse:

1. Toată lumea la locul de muncă ar trebui să-l trateze ei ar propria casă.

2. periodică implicare facility management este necesar pentru a verifica dacă primele patru S
sunt puse în aplicare perfect.
3. Angajații trebuie să o parte din activitatea lor zilnică și nu o acțiune impusă le face.
Sunt necesare 4 dăruire, angajament, devotament și sinceritate în punerea în aplicare a 5S
zilnic.
5. Conducerea superioară trebuie să inițieze o sărbătoare pentru punerea în aplicare total 5S,
și să fie un rol activ în procesul de totală în inițierea și desfășurarea mai departe programul.
6. Conducerea superioară ar trebui să facă o revizuire periodică a stării de 5S.
7. Inspecțiile de primele trei S ar trebui să fie făcut și rezultatele afișate pe 5S bord regulat.
8. lecții de puncte unice ar trebui să fie utilizate pentru a comunica standardele de cum ar trebui
să fie făcut 5S lucru.
9. Root cauza procesului de rezolvare a problemelor ar trebui să fie în locul în care cauzele
sunt eliminate și acțiuni de îmbunătățire includ prevenirea.
10. Proprietarii desfășoare activități 5S Kaizen și rezultate de documente. Proprietarii
(operatori) complete de foi de verificare de zi cu zi pentru a controla factorii care accelereaza
deteriorarea echipamentelor, pentru a păstra locurile de muncă și curate care ajuta la
construirea mândrie.

Atunci când sunt implementate în totalitate, procesul 5S crește moralul, creează impresii
pozitive asupra clienților, și crește eficiența și organizarea. Nu numai ca va simti mai bine
despre angajații care lucrează, efectul pe îmbunătățirea continuă poate duce la mai puține
deșeuri, o mai bună calitate și mai rapid de plumb ori. 5S nu este doar un sistem de menaj, este
o abordare integrată de îmbunătățire a productivității. 5S este un întreg o cultură care crește
producția, imbunatateste calitatea, reduce costurile, face livrare la timp, îmbunătățește siguranța
și îmbunătățește moralul. 5S asemenea, nu este o listă de elemente de acțiune, dar este un
concept integrat de acțiuni, starea și cultură. Pentru a obține cel mai mare succes, natura și
implicarea fiecărui "S" trebuie să fie înțeleasă de către fiecare angajat și ar trebui să fie practicat
în mod regulat.