Sistem Pengawasan Pekerjaan Kantor

Alsella Eka Putri

145213006
D3 Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
Abstract
The achievement of satisfactory production office and the establishment of
favorable working atmosphere is largely dependent upon the quality of the
supervision office. Supervisory burdened to try to get a job in his unit completed in
a reasonable time which has been determined and the reasonable cost or minimal
anyway. In offices, many problems and obstacles related to the completion of office
work to contain the problems of supervision. Successful supervision lets him know
that planning to achieve its objectives with the minimum activity. Successful
Supervisors know that planning is the thing that allows him to reach his goal with
minimum activity. Planning helps supervisors maintain a viable counterweight in its
work. Planning is also moving towards regularity in supervision. The failure of the
regulatory plan their work lead to inefficient work and make more difficult the work
of supervision. Planning is often a shortage delays in completing the work, the cost
of excessive, not enough time to finish the job, low morale, lack of direction to the
group, scattering materials, loss of employee time and lack of coordinated activities
as a whole. Oversight is one of the functions in the management of an organization.
Where has the sense of a process of monitoring and evaluating activities. Control
can be called essential because if there is no monitoring that will produce
unsatisfactory destination for workers or organization. At the monitoring stage
supervision is required in order to obtain the desired objectives. Stage on
supervision tesebut ie. Planning Strategy (programming), Budgeting (budgeting),
the budget (operating), and evaluation (Analysis). An organization also has design
control process, which is useful for planning a systematic and structured manner so
that the regulatory process run in accordance with what is required or planned. To
run the regulatory process required managerial tools is because if an error occurs in
a process can be immediately corrected. Moreover, the aids can support the
establishment of supervisory oversight process in accordance with the needs of the
desired or expected. Supervision also includes the fields of surveillance of the
success of an organization's goals.
Keyword : Controlling, Supervisor, Perfomance
1. Pengawasan pada Kantor
1.1. Pengawas dan Pengawasan
1.1.1 Pengawas
A. Pengertian Pengawas
Pengawas merupakan titik pusat
sekitar mana keinginan-keinginan para
manajer dibagi dan keinginan-
keinginan para pegawai pelaksana
dipusatkan. Ia merupakan titik
hubungan antara anggota-anggota
manajemen dan anggota-anggota non-
manajemen. Bagi banyak pegawai
pengawas adalah manajemen.
Biasanya seorang pengawas
dipandang sebagai dibawah tingkat
pemimpin. Pekerjaan pengawas adalah
sama dengan pekerjaan pemimpin,
tetapi ruang lingkup pekerjaan,
masalah-masalah atas mana keputusan-
keputusan harus dibuat, dan pekerjaan
memimpin secara keseluruhan adalah
tidak sama luasnya.
Untuk mudahnya seorang
pengawas dapat dirumuskan sebagai
seorang anggota manajemen yang
bekerja pada suatu tingkat organisasi di
mana pengawasan pribadi atas tugas-
tugas yang diserahkan kepada
kelompok-kelompok kecil dianggap
untuk menjamin hasil kerja yang
memuaskan.
B. Pekerjaan Pengawas
Dalam perencanaan, pekerjaan
pengawas meliputi :
a. Ikut serta merumuskan dan
menentukan tujuan-tujuan bagi
kesatuannya.
b. Mengerti dan mengetahui
pekerjaan yang akan dilakukan.
c. Mengetahui dan menafsirkan
kebijaksanaan-kebijaksanaan
perusahaan kepada pegawai.
d. Mengikuti perkembangan-
perkembangan baru.
Dalam pengawasan, pekerjaan
pengawas meliputi :
a. Mengikuti praktek-praktek dan
prosedur-prosedur yang telah
ditentukan.
b. Menilai hasil kerja dipandang
dari sudut biaya.
c. Memeriksa ketelitian dan jumlah
pekerjaan.
d. Mengurangi sebanyak-banyaknya
bahan pekerjaan.
Dalam pengorganisasian,
pekerjaan pengawas meliputi :
a. Mendelegasikan pekerjaan
kepada orang-orang lain.
b. Membagi pekerjaan di antara
anggota-anggota kesatuannya.
c. Menempatkan pekerjaan yang
sama dalam kesatuan yang sama.
d. Menentukan hubungan-hubungan
kekuasaan yang layak diantara
anggoata-anggota kesatuannya.
Dalam penggerakan, pekerjaan
pengawas meliputi:
a. Memberi informasi tentang
perubahan-perubahan kepada
para pegawai.
b. Melatih pegawai-pegawai supaya
patuh.
c. Memajukan sistem magang.
d. Mendapatkan kerjasama dan
persesuaian di antara para
pegawai.
e. Menambah niai para pegawai.

2.1.1 Pengawasan
A. Pengertian Pengawasan
Pengawasan (Controlling) adalah
tahap atau langkah untuk “menjamin”
bahwa target-target dari manajemen
perusahaan atau organisasi dan
tercapai.
Menurut Henri
Fayol “Pengawasan ialah suatu usaha
yang terbagi menjadi memantau apakah
segala sesuatu yang dilakukan
berdasarkan dengan rencana yang telah
ditentukan, petunjuk yang telah
dibagikan atau diberikan, dan prinsip-
prinsip yang telah ditentukan. Sangat
penting untuk mengetahui kesalahan
yang terjadi guna untuk diperbaiki dan
dicegah agar tidak terulang kembali.”
Menurut EFL Breach
“Pengawasan merupakan perbandingan
atas kinerja pada saat tertentu terhadap
standar yang telah ditetapkan yang
mengandung dalam rencana dengan
tujuan agar memastikan apakah
kinerjanya telah sesuai dengan
harapan.”
Dan menurut Admosudirdjo
(dalam Febriani, 2005:11) mengatakan
bahwa pada pokoknya pengawasan
adalah keseluruhan daripada kegiatan
yang membandingkan atau mengukur
apa yang sedang atau sudah
dilaksanakan dengan kriteria, norma-
norma, standar atau rencana-rencana
yang telah ditetapkan sebelumnya.
Kita mengenal pengawasan
preventif dan pengawasan repressif.
Pengawasan preventif adalah
pengawasan dengan mengadakan
peraturan-peraturan untuk menjaga
atau untuk menghindarkan hal-hal yang
tidak di inginkan, pengawasan sebelum
pekerjaan dilakukan. Pengawasan
repressif adalah pengawasan di
belakang, pengawasan setelah
pekerjaan dilakukan.
Pengawasan dapat dilakukan
terhadap bermacam-macam bidang,
terhadap tenaga kerja, semangat kerja,
bahan-bahan, waktu, ruangan, hasil
kerja, cara kerja, dan sebagainya.
Pengawasan yang efektif bertujuan
mencapai hasil yang sebesar-besarnya
dengan pengorbanan tenaga, waktu,
uang, dan bahan yang sedikit-dikitnya.
Pekerjaan dilakukan dengan cara yang
sebaik-baiknya dan bahan-bahan
dipergunakan dengan sehemat-
hematnya.
B. Macam-macam Pengawasan
1. Pengawasan Kualitas
Salah satu bidang yang penting
untuk mana pengawasan diterapkan
dalam kantor adalah kualitas pekerjaan.
Kualitas yang kurang baik
menghalang-halangi pelayanan kantor
yang penting. Surat yang kurang baik,
formulir kantor yang kurang tepat, dan
kesalahan dalam memberikan data
biaya mengurangi efektivitas
pengurusan informasi.
Pada umumnya kekurangan akan
pengawasan yang memadai mengenai
kualitas dapat mengakibatkan 3 macam
kerugian. Kesalahan pekerjaaan
tatausaha dapat mengakibatkan
pembuatan keputusan yang salah.
Kegagalan mengolah suatu pertanyaan
dnegan tepat dapat mengakibatkan
kerugian penjualan seorang langganan.
Juga kualitas yang kurang baik dapat
mengakibatkan hilangnya waktu dan
uang termasuk dalam mendapatkan dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan
kantor. Sering kerugian ini tidak
diperhatikan.
a. Pendekatan-Pendekatan Pengawasan
Kualitas Kantor
Dihadapkan dengan keperluan untuk
memelihara tingkat kualitas yang
memuaskan, manajer kantor dapat
memilih satu dari beberapa alternatif.
Pendekatan yang akan dipergunakan
tergantung kepada pertimbangan
perseorangan. Biasanya jenis tertentu
daripada pekerjaan kantor, pegawai-
pegawai, biaya memelihara kualitas,
dan pengaruh yang mungkin dari suatu
kesalahan dalam pekerjaan diberikan
prioritas utama.
Teknik Pengawasan Kualitas
Beberapa cara atau teknik yang dapat
dilakukan dalam melakukan
pengawasan kualitas (Leonard dan
Hilgert 2004) adalah :
1. Inspeksi total, berupa pengecekan
menyeluruh terhadap seluruh unit
kerja atau tugas yang dilakukan
oleh pegawai dan menjelaskan
apakah standart kualitas minimum
sudah tercapai, dan bila belum,
bagaimana memperbaikinya.
Namun teknik ini kurang efektif
jika frekuensinya terlalu sering,
apalagi tanpa alasan yang kuat,
karena pegawai akan merasa terlalu
diawasi sehingga membuat suasana
kerja tidak kondusif.
2. Pengecekan pada area tertentu,
dilakukan melalui pengecekan
kinerja pegawai di suatu
departemen atau divisi tertentu,
seperti departemen keuangan, yang
dilakukan secara periodik.
Penggunaan komponen statistk
akan menambah validitas data yang
diperoleh dalam fungsi
pengawasan.
3. Pengontrolan kualitas dengan
statistik. Apabila inspeksi total
belum diperlakukan pengecekan
pada divisi tertentu tidak terlalu
akurat, manajer administrasi dapat
menggunakan teknik ini dengan
memakai data yang berbasis sample
yang dipilih untuk memfaliditas
dan realibilitas hasil pengukuran.
4. Kesalahan nihil, merupakan teknik
prefentif terhadap potensi
kesalahan yang dilakukan oleh
pegawai sejak pertama kali
mengerjakan tugasnya. Hal ini juga
dapat memotifasi pegawai untuk
selalu bebas dari kesalahan. Ketika
teknik ini diterapkan, mereka
seyogyanya diberikan imbalan yang
setimpal atas tiadanya kesalahan
yang dilakukan dan peningkatan
kinerja yang telah dilakukan.
2. Pengawasan Kuantitas
Pengawasan kuantitas yang diterapkan
pada prosedur perkantoran
berhubungan dengan jumlah kertas
yang diproses atau sejumlah pekerjaan
yang dilakukan pada tiap kertas.
Pengawasan kuantitas merupakan
bagian terpenting dari semua usaha
pengawasan manajerial dalam suatu
kantor. Apabila pekerjaan kantor telah
dikerjakan secara efisien, maka
informasi yang penting harus
dikendalikan dengan cara yang sebaik-
baiknya. Pekerjaan yang benar-benar
tidak diperlukan atau kurang baik
diselesaikan harus diselidiki dan
dibenarkan kondisinya sebagai akibat
praktek-praktek pengawasan kuantitas
dalam kantor.
Mengontrol Fluktuasi
Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan
kantor, bebrapa tindakan yang dapat
dilakukan antara lain :
1. Over time, banyak perusahaan
yang menambah jam kerja atau lembur
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan deadline yang terbatas atau
karena volume pekerjaan menumpuk.
2. Temporary help, jika penambahan
jam kerja kurang memadai atau kurang
tepat dilakukan, pemakaian tenaga
temporer dalam menghadapi peak
season dapat dilakukan.
3. Part-timer help jika fluktuasi
terjadi secara regular, menyewa tenaga
paruh waktu juga dapat dilakukan.
4. Floating work unit. Beberapa
organisasi telah mengembangkan unit
kerja yang akan dipakai jika mereka
memang diperlukan dalam
penyelesaian proyek dengan volume
kerja yang tinggi atau time limit yang
terbatas.
5. Cycle biling. Banyak organisasi
yang mempunyai jumlah pelanggan
yang besar mengimplementasikan
teknik ini untuk mengurangi antrian
layanan yang akan dilakukan.
C. Tipe – Tipe Pengawasan
Donnelly (dalam Zuhad, 1996:302)
mengelompokkan pengawasan itu
menjadi 3 tipe, yaitu sebagai berikut :
1. Pengawasan Pendahuluan
(preliminary control).
2. Pengawasan pada saat kerja
berlangsung (cocurrent control)
3. Pengawasan Feed Back (feed back
control)
Penjelasannya sebagai berikut.
1. Pengawasan Pendahuluan
(preliminary control)
Pengawasan yang terjadi sebelum kerja
dilakukan. Pengawasan Pendahuluan
menghilangkan penyimpangan penting
pada kerja yang diinginkan yang
dihasilkan sebelum penyimpangan
tersebut terjadi. Pengawasan
Pendahuluan mencakup semua upaya
manajerial guna memperbesar
kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual
akan berdekatan hasilnya dibandingkan
dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah
mencegah timbulnya deviasi-deviasi
pada kualitas serta kuantitas sumber-
sumber daya yang digunakan pada
organisasi-organisasi. Sumber-sumber
daya ini harus memenuhi syarat-syarat
pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur
organisasi yang bersangkutan. Dengan
ini, manajemen menciptakan
kebijaksanaan-kebijaksanaan,
prosedur-prosedur dan aturan-aturan
yang ditujukan pada hilangnya perilaku
yang menyebabkan hasil kerja yang
tidak diinginkan di masa depan.
Dipandang dari sudut prespektif
demikian, maka kebijaksanaan-
kebijaksanaan merupakan pedoman-
pedoman yang baik untuk tindakan
masa mendatang.
Pengawasan pendahuluan meliputi;
 Pengawasan pendahuluan sumber
daya manusia
 Pengawasan pendahuluan bahan-
bahan
 Pengawasan pendahuluan modal
 Pengawasan pendahuluan sumber-
sumber daya financial.
2 Pengawasan pada saat kerja
berlangsung (cocurrent control)
Pengawasan yang terjadi ketika
pekerjaan dilaksanakan. Memonitor
pekerjaan yang berlangsung guna
memastikan bahwa sasaran-sasaran
telah dicapai. Concurrent control
terutama terdiri dari tindakan-tindakan
para supervisor yang mengarahkan  Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja
pekerjaan para bawahan mereka. (Employee Performance
Evaluation)
Direction berhubungan dengan
tindakan-tindakan para manajer D. Tujuan dan Manfaat
sewaktu mereka berupaya untuk: Pengawasan
• Mengajarkan para bawahan mereka
bagaimana cara penerapan metode¬- Menurut Odgers (2005) tujuan
metode serta prosedur-prsedur yang pengawasan kantor ialah :
tepat.  Menambah hasil kinerja
• Mengawasi pekerjaan mereka agar organisasi secara berkelanjutan
pekerjaan dilaksanakan sebagaimana dikarenakan keadaan persaingan
mestinya. usaha yang selalu meningkat
sehingga organisasi harus
3. Pengawasan Feed Back (feed mengawasi kinerjanya setiap saat.
back control)  Menambah efisiensi serta
keuntungan terhadap organisasi
Pengawasan Feed Back yaitu dengan cara menghilangkan suatu
mengukur hasil suatu kegiatan yang pekerjaan yang tidak diperlukan
telah dilaksakan, guna mengukur dan menghindari penyalahgunaan
penyimpangan yang mungkin penggunaan alat atau bahan yang
terjadi atau tidak sesuai dengan tidak diperlukan .
standar. Pengawasan yang  Menghubungkan beberapa tugas
dipusatkan pada kinerja yang dijalankan.
organisasional dimasa lalu.
 Meningkatkan hubungan agar
Tindakan korektif ditujukan ke arah
tercapainya tujuan organisasi.
proses pembelian sumber daya atau
operasi-operasi aktual. Sifat kas Menurut Quible (2001) manfaat
dari metode-metode pengawasan pengawasan kantor ialah :
feed back (umpan balik) adalah
bahwa dipusatkan perhatian pada  Memaksimalkan dalam
hasil-hasil historikal, sebagai pemerolehan keuntungan untuk
landasan untuk mengoreksi organisasi.
tindakan-tindakan masa mendatang.  Membantu pegawai untuk
meningkatkan produktivitas
Adapun sejumlah metode kualitas dan kuantitas yang
pengawasan feed back yang banyak dibutuhkan.
dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:  Menyediakan alat untuk
mengukur produktivitas serta
 Analysis Laporan Keuangan aktivitas pegawai organisasi.
(Financial Statement Analysis)  Mengidentifikasikan hal-hal
 Analisis Biaya Standar (Standard untuk membuat rencana yang
Cost Analysis) tidak sesuai atau tidak sama
 Pengawasan Kualitas (Quality dengan hasil aktual yang dicapai.
Control)
  Membantu dalam pencapaian Pada proses perencanaan ini
kerja berdasarkan tingkat yang perusahaan atau organisasi
ditetapkan. memilih program yang akan
mereka lakukan serta
memperkirakan sumber daya
untuk pengalokasian setiap
program yang sudah ditentukan.
Unsur Pengawasan
2. Penyusunan Anggaran
Menurut Quible (2001), jika (budgeting)
unsur-unsur dibawah ini dihilangkan
maka akan berpengaruh terhadap Pada proses penyusunan anggaran
proses pengawasan yang kurang ini organisai merencanakan
optimal, unsur tersebut ialah : program secara terperinci,
dinyatakan dalam satu moneter
1. Faktor yang diawasi. Sebelum untuk periode tertentu dan
pengawasan dilakukan, pengawas biasanya pada hal ini dalam
sebaiknya diberikan pemahaman waktu satu tahun. Anggaran ini
mengenai faktor apa yang akan sesuai dengan anggaran yang
diawasi. sudah dikumpulkan dari pusat
2. Melakukan identifikasi pertanggung jawaban.
terhadap hasil yang telah
diharapkan. Mengindentifikasi 3. Pelaksanaan Anggaran
parameter yang kurang atau tidak (operating)
jelas mengenai hasil yang Pada proses pelaksanaan
diinginkan. anggaran ini yang dilakukan ialah
3. Pengukuran terhadap kinerja. pencatatan hal yang mengenai
Sebelum membandingkan hasil sumber daya yang digunakan dan
yang aktual dengan hasil yang hasil dari penerimaan-
diharapkan, hasil aktual terlebih penerimaan. Biaya dan catatan
dahulu harus diukur. tersebut dikelompokkan
4. Melakukan pembenahan. Jika berdasarkan dengan program atau
hasil aktual kurang atau lebih rencana yang telah ditentukan
kecil dari hasil yang diharapkan, oleh pusat tanggung jawab.
sebaiknya melalukan koreksi Pengelompokkan sesuai program
untuk mengurangi gap yang atau rencana digunakan sebagai
terjadi. landasan untuk program di
pemrograman selanjutnya. Dan
E. Langkah-langkah dalam untuk mengukur kinerja manajer
Pengawasan yang digunakan ialah
Dalam pengawasan terdapat pengelompokkan sesuai dengan
proses-proses, proses tersebut ialah : pusat tanggung jawab.

1. Perencanaan Strategi 4. Evaluasi Kinerja (analysis)

(programming) Digunakan untuk mengetahui
penyebab terjadinya
penyimpangan dan
 menganalisanya mengapa bisa
terjadi demikian, juga digunakan
sebagai alat pengambilan
keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan
Koreksi
Bila diketahui dalam
pelaksanaannya terjadi
penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.
Menurut Kadarman (2001, hal.
161) langkah-langkah proses
pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak
ukur untuk merancang pengawasan,
maka secara logis hal irri berarti bahwa
langkah pertama dalam proses
pengawasan adalah menyusun rencana.
Perencanaan yang dimaksud disini
adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan
adalah mengukur atau mengevaluasi
kinerja yang dicapai terhadap standar
yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika
tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi.
Menurut G. R. Terry dalam Sukama
(1992, hal. 116) proses pengawasan
terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi
pengawasanMengukur pelaksanaan
2. Membandingkan pelaksanaan
dengan standar dan temukanlah
perbedaan jika ada.
3. Memperbaiki penyimpangan
dengan cara-cara tindakan yang
tepat.
Terry (dalam Winardi, 1986:397)
bahwa pengawasan terdiri daripada
suatu proses yang dibentuk oleh tiga
macam langkah-langkah yang bersifat
universal yakni:
1. Mengukur hasil pekerjaan
2. Membandingkan hasil pekerjaan
dengan standard dan memastikan
perbedaan (apabila ada perbedaan)
3. Mengoreksi penyimpangan yang
tidak dikehendaki melalui tindakan
perbaikan.
Maman Ukas (2004:338) menyebutkan
tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan
yang selalu terdapat dalam proses
pengawasan, yaitu:
1. Ukuran-ukuran yang menyajikan
bentuk-bentuk yang diminta.
Standar ukuran ini bisa nyata,
mungkin juga tidak nyata, umum
ataupun khusus, tetapi selama
seorang masih menganggap bahwa
hasilnya adalah seperti yang
diharapkan.
2. Perbandingan antara hasil yang
nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi
ini harus dilaporkan kepada
khalayak ramai yang dapat berbuat
sesuatu akan hal ini.
3. Kegiatan mengadakan koreksi.
Pengukuran-pengukuran laporan
dalam suatu pengawasan tidak akan
berarti tanpa adanya koreksi,
jikalau dalam hal ini diketahui
bahwa aktivitas umum tidak
 mengarah ke hasil-hasil yang di nilai dengan sesegera mungkin
diinginkan. dan tepat waktu.
c. Faktual dan mencakup semuanya.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan Data haruslah dapat dipahami
bahwa proses pengawasan dilakukan dengan mudah dan bersifat nyata
berdasarkan beberapa tahapan yang atau factual serta lengkap.
harus dilakukan. d. Terpusat pada pengawasan yang
strategik. Pengawasan haruslah
 Menetapkan standar memusatkan perhatian pada
pelaksanaan (perencanaan) kesalahan atau kecurangan yang
Sehingga dalam melakukan sering terjadi dari ketentuan yang
pengawasan manajer telah ditetapkan atau memusatkan
mempunyai standard yang jelas. perhatian dari hal hal yang dapat
 Penentuan pengukuran menimbulkan kerusakan yang
pelaksanaan kegiatan fatal.
Mengukur kinerja pegawai, e. Nyata secara ekonomis. Dalam
sejauh mana pegawai dapat pengawasan biaya
menerapkan perencanaan yang pelaksanaannya haruslah lebih
telah dibuat atau ditetapkan rendah paling tidaknya sama
perusahaan sehingga dengan biatya yang telah
perusahaan dapat mencapai ditetapkan.
tujuannya secara optimal. f. Nyata secara organisasi.
 Pembandingan pelaksanaan Pengawasan harusnya seusai
kegiatan dengan standard dan dengan kenyataan organisai.
penganalisa penyimpangan- g. Selaras atau serasi dengan aliran
penyimpangan kerja di organisai. Data atau
 Pengambilan tindakan koreksi informasi dari pengawasan
Melakukan perbaikan jika haruslah serasi dengan aliran
ditemukan penyimpangan - kerja, sebab setiap tahap
penyimpangan yang terjadi. pekerjaan dapat mempengaruhi
keberhasilan serta kegagalan dari
F. Karakteristik Kegiatan seluruh pekerjaan dan berita
Pengawasan yang Efektif mengenai pengawasan haruslah
a. Teliti. Keterangan mengenai sampai kepada seluruh pegawai
dilakukannya kegiatan haruslah yang membutuhkannya.
tepat dan sesuai. Data yang tidak h. Luwes. Pengawasan haruslah
sesuai dan terjadi keesalahan dari memiliki keluwesam untuk
pengawasan dapat mengakibatkan menyampaikan pendapat dan
perusahaan atau organisasi tanggapan terhadap ancaman dari
melakukan tindakan yang salah lingkungan.
dan bahkan menimbulkan sebuah i. Berkarakter menjadi pengarah
masalah yang seharusnya tidak dan operasional. Pengawan yang
terjadi. efektif harus memperlihatkan
b. Tepat waktu. Data yang deteksi dari ketetapan, tindakan
dibutuhkan haruslah penilaian yang mana yang
dikumpulkan, disampaikan serta harusnya digunakan.
 j. Diterima oleh anggota organsasi.
Pengawasan harus dapat
memandu pelaksanaan kerja
anggota organisasi dengan cara
mendorong perasaan tanggung
jawab, berprestasi, dan perasaan
otonomi.
2. Pentingnya Pengawasan pada
Kantor
Pengawasan pada kantor atau
organisasi sangat penting karena
dengan adanya pengawasan dapat
membantu kesalahan yang terjadi pada
pekerjaan kantor dan juga dapat
meminimalisirkan kecurangan yang
terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan.
Dan juga ada beberapa faktor yang
menjadikan pengawasan semakin
dibutuhkan setiap kantor atau
organisasi. Faktor-faktor itu adalah
sebagai berikut :
a. Perubahan lingkungan organisasi
Pada fungsi pengawasan, manajer
atau pimpinan melakukan pendeteksian
terhadap perubahan yang dapat
berpengaruh pada jasa dan barang
organisasi. Sehingga dengan
pendeteksian ini organisai dapat
memanfaatkan kesempatan serta
menghadapi tantangan yang diciptakan
dari perubahan yang telah terjadi.
b. Peningkatan kompleksitas organisasi
Jika semakin besar organisasi
maka akan semakin besar pula
organisai tersebut untuk membutuhkan
pengawasan secara hati-hati dan
formal. Bermacam-mcam produk yang
harus diawasi guna menjamin
profitabilitas dan kualitas agar tetap
terjaga. Penjualan satuan pada para
penyalur perlu untuk di catat dan
dianalisis secara tepat. Segala kegiatan
pasar organisasi baik luar dan dalam
negeri selalu perlu untuk di monitor.
c. Kesalahan-kesalahan
Jika pegawai suatu organisasi
tidak pernah melakukan kesalahan
maka manajer atau atasan dapat
melakukan fungsi pengawassan secara
sederhana. Tetapi pada nyatanya
pegawai atau anggota organisasi
sering membuat kesalahan seperti
dalam penentuan harga yang terlalu
rendah, kesalahan dalam memesan
barang, dan masalah pada diagnosa
yang tidak tepat. Pada sistem
pengawasan memungkinkan manajer
dapat mengetahui kesalahan yang
terjadi sebelum pengawasan tersebut
terjadi lebih dalam lagi.
d. Kebutuhan manajer untuk
mendelegasikan wewenang
Jika seorang manajer atau
pimpinan mendelegasikan wewenang
kepada bawahan maka tanggung jawab
yang dimiliki atasan tersebut tidak akan
berkurang. Agar manajer dapat
mengetahui apakah bawahannya sudah
melaksanakan tugas yang telah
dilimpahkan tersebut dapat dilakukan
dengan cara mengimplementasikan
sistem pengawasan. Tanpa sostem
pengawasa maka manajer tidak dapat
melakukan pemeriksaan apakah
bawahan telah melaksanakan tugas.
Menurut Winardi (2000:172)
mengungkapkan bahwa: “pengawasan
berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai
dengan apa yang menurut rencana akan
terjadi. Perencanaan dan pengawasan
boleh dikatakan tidak dapat kita
pisahkan satu sama lain, dan mereka
ibarat: kembar siam dalam bidang
manajemen”.
 Fungsi pengawasan dapat yang bertujuan suatu pekerjaan itu
berjalan secara efektif jika hal-hal bisa selesai tepat waktu. dengan
dibawah ini diperhatikan: perintah seperti ini pelaksanaan suatu
pekerjaan bisa terhindar dari kondisi
 Routing (jalur) yang terkatung katung, jadi pada
Routing adalah penentuan akhirnya bisa diidentifikasikan siapa
cara atau jalur mana pekerjaan itu yang telah berbuat kesalahan
dapat berjalan dan urutan  Follow Up (tindak lanjut)
pelaksanaan pekerjaan yang
diperlukan untuk menyelesaikan Follow Up merupakan suatu
suatu pekerjaan. Manajer harus bisa tindakan jika pimpinan atau manajer
memilih cara guna untuk mengetahui menemukan kesalahan yang terjadi
letak dimana sering terjadinya suatu maka pimpinan atau manajer tersebut
kesalahan. Untuk kebanyakan kantor, mencari solusi dari permasalahan
rooting ditentukan oleh prosedur yang terjadi itu dengan memberi
yang digunakan. peringatan kepada pekerja yang
melakukan kesalahan baik itu secara
 Scheduling (Penetapan waktu) sengaja ataupun tidak dan memberi
Scheduling adalah penentuan arah dan petunjuk agar kesalahan
waktu untuk urutan pekerjaan, yang sama tidak terjadi lagi.
penentuan mengenai kapan tiap Pengawasan yang baik
pelaksanaan pekerjaan dimulai dan seharusnya sesuai dengan sifat dan
kapan akan berakhir. Jumlah kebutuhan dari organisasi atau
pekerjaan kantor yang dapat perusahaan. Jadi tata perusahaan serta
ditentukan waktunya tergantung faktor-faktor dimana pengawasan itu
kepada keadaan individu, tetapi dilakukan perlu diperhatikan.
biasanya sebagian besar pekerjaan Pengawasan yang baik dapat menjamin
kantor dapat ditentukan waktunya, ada aktivitas perbaikan dan ekonomis
misalnya membuat rekening, dari segi biaya. Maka perlu untuk
membuat daftar, menulis pesanan, dipersiapkan langkah-langkah sebelum
menyealin, dan sebagainya. pengawasan dilakukan seperti rencana
Terkadang pengawasan yang telah dan tata pola perusahaan.
dijadwalkan tidak efisien untuk
menemukan suatu kesalahan,
sebaliknya yang pengawsan yang Kesimpulan
dilakukan secara tiba-tiba atau Pengawasan diartikan sebagai suatu
mendadak terkadang malah lebih kegiatan dalam administrasi untuk
berguna. mencari kesalahan-kesalahan dan bila
ternyata kesalahan-kesalahan tersebut
 Dispatching (Perintah diketahui, menjatuhkan hukuman.
pelaksanaan) Pengawasan hendaknya diartikan
Dispatching adalah dalam pengertian yang positif, artinya
menggerakan dan seperlunya bukan kesalahan-kesalahan yang dicari,
meneruskan rencana, adalah melainkan berusaha agar manajemen
pengawasan yang berupa suatu berjalan dengan lancar. Tegasnya
perintah pelaksanaan pada pekerjaan mengusahakan jangan sampai terjadi
kesalahan-kesalahan atau kekurangan- Saran
kekurangan. Jika tidak ada pengawasan
(controlling) pada suatu organisasi
Gunanya pengawasan adalah untuk maka dapat menimbulkan kesalahan-
mengetahui apakah pelaksanaan sudah kesalahan yang berasal dari lingkungan
sesuai dengan rencana dan apabila ataupun bawahan.
terdapat kesalahan atau kekurangan,
untuk memperbaiki kesalahan atau Pengawasan sangat dibutuhkan
kekurangan tersebut serta menjaga agar karena dengan pengawasan dapat
jangan sampai terulang lagi kesalahan menumbuhkan suatu komunikasi yang
atau kekurangan yang serupa. Pada baik antara anggota organisasi dengan
intinya untuk mengetahui apakah pimpinan organisasi. Sebaiknya
segala Sesuatu telah berjalan lancar, pengawasan dilakukan secara berkala
dan apakah tidak dapat diadakan atau rutin karen dengan dilakukannya
perbaikan lebih lanjut, sehingga pengawasan secara rutin dapat
memperoleh hasil yang lebih mengubah lingkungan organisasi dari
memuaskan. yang baik menjadi lebih baik lagi.
Pengawasan juga sebaiknya dilakukan
Pengawasan sangat penting oleh pimpinan organisasi secara
karena peningkatan kompleksitas langsung karena diperlukannya
organisasi, meminalisasikan tingginya ketegasan seorang pemimpin di suatu
kesalahan, perubahan lingkungan organisasi.
organisai, dan kebutuhan pimpinan
untuk pendelegasian wewenang.
Plagiarism Checker X Originality
Report
Similarity Found: 9%

Date: Rabu, Juni 08, 2016

Statistics: 321 words Plagiarized / 3482 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs Optional
Improvement.