SAP Order Structure 

I. Objective 
The objective this document is to define the standards for creating purchase/work order to 
ensure: 
1) that all orders will have uniform structure 
2) Adequacy and completeness of the purchase/work order document.   
 
II. Order Structure  
The following will be integral part of any purchase or work order. When order is printed, by 
default  system  would  link  /  print  annexures  1,  2  and  3.  Annexure  4  will  be  maintained  in 
DMS  (Document  Management System –  SAP repository) for reference purpose and can be 
printed separately as the case may be. 

1. SAP Order 
2.  Annexure 1 (SCC) 
3. Annexure 2 (GCC) 
4. Annexure 3 (Scope, Specifications, BoQ) 
5. Annexure 4 (Vendor Communications)  
 
A. SAP Order  
SAP order will consist of the following: 

1. Reference to enquiry, offers and communications 
2. Material details as per PR including HSN codes. For service orders, service codes and SAC 
will apply. 
3. Price (Basic Price, Freight Cost, Insurance Cost, any other charges, GST) 
4. Bank Guarantee 
5. Buyer and Seller details  
6. Delivery schedule  
7. Inco‐terms  
8. Payment terms 
9. Liquidated Damages for Delayed delivery / Performance  
10. Documents  &  Certificates  (e.g.  MOC,  IBR  Certificates,  Fitment  &  Interchangeability 
Guarantee, Warrantee etc) 
11. Enclosures to be mentioned in SAP Order – SCC, GCC, BoQ, Scope, Technical Documents 
 
B. Annexure 1 (SCC) 
1) It will be a MS Word prepared document and final copy will be converted to PDF file. 
2) SCC will have two sections.  
• Part‐1:  This  is  the  initial  section  of  SCC  and  to  contain  clauses  of  SCC  ‐  which  are 
applicable to all orders. If there is any clause NOT relevant to order, ‘Not Applicable’ 

SAP Order Structure REL/22‐07‐2018/1.0    Page 1 of 7 
 to be put against that clause. In addition SCC to specify order of precedence, Scope 
and deliverables, SLA, BG Formats, Contract closure documents like NDC and Letter 
of Indemnity.  
• Part‐2: Addendum – any additional specific clauses of order will be put here. 
3) The final PDF converted file shall be maintained in DMS. 
 
C.  Annexure 2 (GCC) 
1) A standard GCC document in PDF format.   
2) The signed off copy by the vendor will be maintained in DMS and shall form an integral 
part of the order. 
3) It will be linked to order at the time of printing.  
4) As this is a PDF file, it will retain all formatting. 
 
D. Annexure 3 (Scope, Specifications, BoQ) 
1) This  section  contains  technical  documents  relevant  to  order.  Detailed  Scope, 
Specifications  and  BoQ  obtained  and  agreed  with  vendor  will  be  maintained  in  this 
section.  
2) These documents should be PDF files to a have uniform printing. 
 
E. Annexure 4 (Vendor Communications)  
1) This section contains all correspondence with the vendor. 
2) It will be maintained in Vendor Correspondence section in DMS. 

The final Order shall be after incorporating enquiry, offer and all vendor communications.  

SAP Order Structure REL/22‐07‐2018/1.0    Page 2 of 7 
 Need Validation Template 
  Date: 
S. No  Description  Details  Remarks 
Name of the Company   
1  Business  Plant   
Department   
2  User Details: Name, Contact     
No, Email ID 
Supply   
3  Category of Requirement  Service   
Supply and Service   
4  Description of requirement     
(Title) 
CAPEX   
5  Budgetary provision  OPEX   
Others (Specify)   
Yes   
6  Budget allocated/ approved 
No   
Total Budget for Financial Year   
Budget  available as on date   
7  Budget Status (with Taxes)  Budget Consumed in this requirement   
Balance Budget after allocating for this   
requirement  
Up to 50 Lac   
>50 Lac to 1 Crore   
8  Category as per DOP (in INR) 
>1 Crore to 3 Crore   
>3 Crore   
9  Approving Authority as per     
DOP 
Last Purchase Price/PO Reference No   
Vendor’s offer   
10  Basis of Budgeted Value 
CPG inputs   
Others ( Pl specify)   
One Time    
Regular    
11  Type of Requirement 
Renewal of existing contract   
New Requirement   
Normal   
12  Priority of requirement  Critical   
Emergency   
Operational/Maintenance/Overhauling   
Efficiency/ process improvement   
Statutory/ Regulatory requirement   
Corporate Social Responsibility(CSR)   
13  Requirement basis  Related to Environmental/ Safety/   
Occupational hazard requirement 
New Business initiative   
New technology adoption   
Pilot project/ Proof of Concept   

SAP Order Structure REL/22‐07‐2018/1.0    Page 3 of 7 
 Need Validation Template 
  Date: 
S. No  Description  Details  Remarks 
Customer value enhancement   
Expected benefit to the organisation   
Alternate product/technology   
  analysed 
 
  Change in requirement w.r.t to   
 
  previous year 
 
  Usage/application of Product/Service   
 
  Technology Road Map/obsolesence   
 
Justification for the Material  Timeline 
14 
/ Service required  Past 3 years utilization trend   
Review of similar requirement for   
other Business 
Life cycle cost/ ROI/ Break‐ Applicable   
15 
even analysis as applicable  Not applicable   
Critical   
16  Inventory Position 
Non‐Critical   
OEM   
17  Supplier Type 
Non‐OEM   
18  Lead Time for Procurement  In number of Weeks   
19  Required at Site for Supply /     
Start and End Date for 
Service 
Scope of Work ( As per enclosed   
format) 
BOQ with Specifications   
20  Document enclosed  Drawings   
Stock level and Stock availability in   
number of days 
Any other documents ( if any)   
Vendor Panel   
Justification in case of proposal on   
Single Vendor Basis 
Past performance report of vendors if   
21  Vendor details   available 
PQ evaluation matrix along with   
marking system and minimum 
qualification criteria 
MIS/ Progress report formats   
Proposing officer   
Validating officer   
Budget allocating authority   
22  Proposal Sign‐off  Approving authority   
Technical offer evaluator   
Project/ Engineer‐in‐Charge    
Overall co‐ordinator   
 

SAP Order Structure REL/22‐07‐2018/1.0    Page 4 of 7 
 Checklist for Scope of Work 
Reference No:  Date: 
S No.  Description  Details  Remarks 
Supply  Yes/No 
1  Category of Requirement  Service  Yes/No 
Supply and Service  Yes/No 
2  Description of requirement   
Design  Yes/No 
Manufacture  Yes/No 
/Assembly 
Testing  Yes/No 
Drawings, Data and  Yes/No 
inspection Manuals 
Tools and Tackles  Yes/No 
Spare Parts for support  Yes/No 
Startup and  Yes/No 
3  Scope of Work  
Commission of spares 
Mandatory spares  Yes/No 
Transportation,  Yes/No 
Loading, unloading , 
storage and stacking 
requirements 
Admin and Overhead   Yes/No 
List of documents  Yes/No 
required from vendor 
    Others (Specify)  Yes/No 
Supervision, Erection,  Yes/No 
Commissioning, Trial 
run and handing over 
4  Scope of Work  ‐ Service 
Only Supervision of  Yes/No 
Erection, 
Commissioning  
BOQ covering item   
description, Qty makes 
and model, 
5  Supply Deliverables  specification 
Spares, after sales   
service & warrantee 
requirement 
Deliverables   
Responsibility Matrix   
6  Service Required  Exclusions/Inclusions   
Free issue Material ( if   
any) 
Details of location(s)   
for which 
7  Location 
supply/service 
required. 
Required at site date   
8  Delivery Schedules 
(RAS) for supplies 

SAP Order Structure REL/22‐07‐2018/1.0    Page 5 of 7 
 Checklist for Scope of Work 
Reference No:  Date: 
S No.  Description  Details  Remarks 
Time Period From and   
Start dates for services 
Type of resource  Yes/No 
Required 
Skilled   Number……… 
Semi Skilled  Number……… 
Unskilled  Number……… 
Type of wages (state or   
   
central minimum 
   
wages) 
   
Working pattern (26   
   
days or 30 days) 
   
Profile/Experience of  Yes/No 
   
the Manpower 
   
required with count of 
   
each type 
   
9  Manpower Required  Manpower CV  Yes/No 
required or not 
Reliever/Backup  Yes/No 
Manpower required to 
be specified 
Tools and Plants (T&P)  Yes/No 
Required 
Manpower based /  KPI   
based / BOQ Based 
Comprehensive /Non   
Comprehensive 
Consumables Details ‐    
included/excluded 
T&P included/excluded   
OEM/Non OEM   
10  AMC Details 
Support  
BOQ ‐ list of   
equipment, OEM Serial 
Number, Makes and 
model, Current 
AMC/Warranty 
dates/Location of 
equipment 
Specify SLA and   
11  Service Level Required 
Associated Penalties  
Quality Assurace plan   
(QAP), Inspection & 
Quality Testing and Inspection 
12  Testing requirements 
Requiement 
FAT & SAT details   
Field quality plan   
13  Document enclosed  BOQ covering item   

SAP Order Structure REL/22‐07‐2018/1.0    Page 6 of 7 
 Checklist for Scope of Work 
Reference No:  Date: 
S No.  Description  Details  Remarks 
description, Qty makes 
and model in excel 
format  
Technical   
Specifications  
Tender Drawings   
To be provided by   
Facilities to be provided for 
Vendor 
14  Storage,Watch & Ward, Electricity or 
To be provided by   
any other facility 
Buyer 
Statutory and Regulatory approvals  Scope of Vendor   
15 
Required   Scope of Buyer   
Vendor   
16  Vendor Prequalification  Prequalification 
Requirements  
Evaluation Matrix   
17  Technical Evaluation Process  Technical Approval   
Criterion 
SOW Document Reference number and  Document Number  Yes/No 
18 
version release history  and Version 
Created By    
Approved By   
Technical  Evaluator   
SOW Release approval 
19  Project/ Engineer‐in‐  
(Name, Sign and Date)    
Charge  
Overall co‐ordinator   
Consultant   
 

SAP Order Structure REL/22‐07‐2018/1.0    Page 7 of 7