POLICIA BOLIVIANA GUIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES DE LA POLICIA BOLIVIANA LA PAZ - BOLIVIA 2013POLICIA BOLIVIANA. ‘COMANDO GENERAL COMANDO GENERAL DE LA POLICIA BOLIVIANA RESOLUCION ADMINISTRATIVA w 249/14 La Paz,17 DIC 201 VISTOS Y CONSIDERANDO: Que, el Articulo 251 Pardgrafo | de la Constitucién Politica del Estado Plurinacional de Bolivia, establece: ‘La Policia Boliviana, como fuerza publica, tiene la misién especifica de la defensa de la sociedad, la conservacién del orden puiblico y el cumplimiento de las leyes en todo el territorio boliviano, Ejercerd la funcién policial de manera integral, indivisible y bajo mando tnico, en conformidad con la Ley Organica de la Policia Boliviana y las demas leyes del Estado" Que, ei Articulo 1 de la Ley Organica de la Policia Nacional (hoy Boliviana) determina: “La Policia es una Institucion Fundamental del Estado, que cumple funciones de cardcter publico esencialmente preventivas y de auxilio, fundada en los Alores sociales de seguridad, paz, justicia y preservacién del ordenamiento juridico, Gegurando en forma regular y continiia el normal desenvolvimiento de la sociedad”. 2 Que, los Articulos 11 y 12 de la precitada Ley expresa: "El Comando General We la Policia Boliviana es el 6rgano maximo de direcci6n, administracion y decisién, se ejerce a través del Comandante General, que es la maxima autoridad de la institucion, ejerce funciones directivas y de mando en todo el territorio nacionat”. Que, el Articulo 3 de la Ley No. 1178 de Administracién y Control Gubernamentales establece: “Los Sistemas de Administracién y Control se aplicaran fen todo el sector publico, sin excepcién y toda otra persona juridica donde el Estado tenga la mayoria del patrimonio”. .Que, el Articulo 7 Inc. b) de la precitada Ley refiere: “Toda entidad publica offanizara’internamente, en funcién de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades, los sistemas de administracion y control interno de que trata esta ley”. Que, el Articulo 18 del Reglamento Especifico del Sistema de Organizacion ‘Administrativa de la Policia Boliviana (RE-SOA) aprobada mediante Resolucion ‘Administrativa del Comando General N° 1051/09 prescribe: ‘Los Manuales de COrganizacién, Funciones y de Procesos deberdn ser aprobados mediante Resolucion Administrativa del Comando General de la Policia Boliviana, previa evaluacién y aprobacién de! Departamento Nacional de Reglamentacién dependiente de la Direccién Nacional de Planeamiento y Operaciones Que, el Articulo 58 del Reglamento Especifico de Evaluacién y Calificacién de Generales, Jefes y Oficiales de la Policia Boliviana instituye: “Con el informe de aprobacién de la Direccién Nacional de Planificacién, el Departamento Nacional de Asesoria Juridica, debera elaborar las Resoluciones Administrativas donde se consignara el proyecto, su aprobacion, su ejecucién ademas del nombre de los autores” “on as) 1 SOHO HOSOSSHSOOS HH SSHHSHOHSSOSHHOHSEOSOESOHSEEOr 249/14 POLICIA BOLIVIANA. ‘COMANDO GENERAL Que, mediante CITE No. 266/2013 de fecha 12 de noviembre de 2013, el sefior Tonl. DEAP. Alfredo M. Villca Conde, Jefe del Departamento Nacional de Reglamentacién eleva a conocimiento del sefior Director Nacional de Planeamiento y Operaciones, la “GUIA PRACTICA DE ELABORACION DEL MANUAL DE. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES DE LA POLICIA BOLIVIANA”, elaborado por el sefior My. José Luis Alarcén Torrez, solicitando que mediante el Departamento Nacional de Planificacién se realice la revision ylo aprobacién. 7 Que, e1 informe No, 318/2013 de fecha 13 de dciembre de 2013, elaborado or el sefior Sgto. 2do. Raul A. Tapia Vargas Auxiliar de la Division Proyectos de la Direccién Nacional de Planeamiento y Operaciones, concluye que la “Guta Practica de Elaboracién del Manual de Procesos y Procedimientos para las Unidades Organizacionales de !a Policia Boliviana”, tiene el objetivo de uniformar criterios para la elaboracién de los manuales de procesos y procedimientos, se constituira en lun documento de referencia, orientacién para todas las unidades organizacionales de la Policia Boliviana, con’la finalidad de otorgar los lineamientos basicos y las directrices generales de los manuales, sugiriendo que el mismo pase a conocimiento del Departamento Nacional de Asesoria Juridica de la Policia Boliviana y previo andlisis legal sea aprobado mediante la emision de la Resolucién Administrativa respectiva Que, el Informe Juridico No. 00735/2013 de fecha 18 de agosto de 2014, laborado por el sefior Sgto. tro. Abog. Simén Cantuta Huarachi, Asesor Juridico del Departamento Nacional de Asesoria Juridica del Comando General de la Policia Boliviana, al efectuar valoracién legal de los antecedentes sugiere aprobar el proyecto “GUIA PRACTICA DE ELABORACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES DE LA POLICIA BOLIVIAN”, mediante Resolucién Administrativa, en cumplimiento de los Arts. 55, 87 y 58 del reglamento Especifico de Evaluacién y Califcacion de Generales, Jefes, y Oficiales de la Policia Boliviana, Que, al existir pronunciamiento legal y técnico, corresponde a este Comando General de la Policia Boliviana, como maxima instancia institucional emitir la Resolucién Administrativa pertinente, POR TANT El suscrito COMANDANTE GENERAL DE LA POLICIA BOLIVIANA, en uso de sus especificas atribuciones. RESUELVE: ARTICULO PRIMERO.- Aprobar la “GUIA PRACTICA DE ELABORACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES RGANIZACIONALES DE LA POLICIA BOLIVIANA”. oe fonas) " }r 249/14 POLICIA BOLIVIANA ‘COMANDO GENERAL ARTICULO SEGUNDO.- La Direccién Nacional de Planeamiento y Operaciones, queda encargada de la ejecucién y cumplimiento de la presente Resoluci6n, e y archivese. SPOHOHSHOHSHSHSHHSHHSHHSHHSHHSHHHHSHSHHHHHHHHHHOHHHOOHEEEGUIA DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES. POL-BOL/COD-01 ORGANIZACIONALES DE LA POLICIA BOLIVIANA DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGLAMENTACION eet GUIA DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES DE LA POLICIA BOLIVIANA Nombre Cares: Firma Elaborado Pont? | My. Jose Luis Alarcén Torrez | Jere ow. ASES. TEC. MANUAL DE PROCESOS. Uc. Maribel Catisaya Vera | 116. apMNISTRACION DE EMPRESAS. viendo JEFEDEPTO. Na or | Ten. DEAP.Migutattedo | REGLAMENTACION Aton | a noe Aiaez Cavs | OMRECTOR NACIONAL OE PLANEAMIENTO Y OPERACIONESfa Practica de elaboracién del “Manual de Procesos y Procedimientos para las Unidades Organizacionales de la Policia Bolivia INTRODUCCION Las Normas Basicas del Sistema de Organizacion Administrativa (SOA), aprobadas con Resolucién Suprema N° 217055 de fecha 20 de mayo de 1997, asi como el Reglamento Especifico del SOA de la Policia Boliviana, aprobado con Resolucién Administrativa del Comando General de la Policia Boliviana, establece que todas las operaciones y tareas realizadas para el disefio organizacional, deben formalizarse en el Manual de Organizacién y Funciones y el Manual de Procesos y Procedimientos. Instrumentos normativos que necesariamente deben ser aprobados mediante Resolucién Administrativa del Comando General y cuyo contenido debe incluir la denominacién y objetivo del proceso, las normas de operacién, la descripcién del proceso y sus procedimientos, los diagramas de flujo, los formularios y otras formas utilizadas, El objetivo general del Sistema de Organizacién Administrativa, se orienta a optimizar la estructura organizacional del aparato estatal y regular su implementacién, orientada a facilitar la satisfaccion de las necesidades, de establecer_procedimientos, asignar unidades responsables y definir plazos para el andlisis, disefio e implementacion organizacional En ese contexto, se produjo la presente Guia Practica de Elaboracin del Manual de Procesos y Procedimientos para las dependencias policiales; documento que contiene una recopilacién de diferentes textos, sobre las instrucciones que deben seguir todas y todos los servidores publicos Policiales encargados de elaborar este instrumento normativo, de manera sencilla, entendimiento facil y que permita al lector elaborar correctamente los manuales de procesos y Procedimientos, para las diferentes Unidades Organizacionales de la Policia Boliviana.Guta Practica de elaboracion del “Manual de Procesos y Procedimientos para las Unidades Organizacionales de la Policia Bolivia CAPITULO | CARACTERISTICAS GENERALES 4 OBJETIVO EI objetivo de la Guia, es Proporcionar a las Direcciones Generales, Nacionales, Comandos Departamentales y Unidades y Organismos Operativos de la Policia Boliviana, elementos que uniformen los criterios para la elaboracion de los manuales de _procesos y procedimientos, evitando la discrepancia de presentacién y contenido De la misma forma pretende ampliar los conocimientos técnicos de las y los servidores policiales para la elaboracién y actualizacién de manuales de procesos y procedimientos mediante el establecimiento y divulgacién de la metodologia basica para la integracién de estos instrumentos administrativos. DEFINICIONES Para comprender de mejor manera todo lo relacionado con la presente guia es necesario conocer las definiciones sefialadas a continuacion: 2.4. Manual: Un manual es una recopilacién en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea facil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores. 2.2, Manual de Procesos y Procedimientos: El Manual de Procesos y Procedimientos documenta la experiencia, el conocimiento y las técnicas que se generan en un organismo; se considera que esta suma de 2Guia Practica de elaborai on del “Manual de Procesos y Procedimientos para las Unidades Organizacionales de la Policia Bolivia experiencias y técnicas conforman la tecnologia de la organizacién, misma que sirve de base para que siga creciendo y se desarrolle Cuando se documenta la tecnologia, se contribuye a enfocar los esfuerzos y la atencién de los integrantes de una organizacion hacia la mejora de los sistemas de trabajo y su nivel de competitividad. Los manuales de procedimientos estén considerados como elementos fundamentales para la coordinacién, direccién, evaluacién y el control administrativo, por cuanto integran en forma ordenada los procedimientos que permiten conocer la operacién integral de las Direcciones Generales, Nacionales, Comandos Departamentales y Organismos y Unidades Operativas de la Policia Boliviana, El Manual de Procesos de una organizacién es un documento que permite facilitar la adaptacion de cada factor de la Institucién (tanto de Planeacion como de gestion) a los intereses primarios de la organizacién; algunas de las funciones basicas del manual de procesos son’ + Elestablecimiento de objetivos + La definicion y establecimiento de guias, procedimientos y normas + La evaluacién del sistema de organizacion. + Las limitaciones de autoridad y responsabilidad + Las normas de proteccién y utilizacion de recursos. + La generacién de recomendaciones. + La creacion de sistemas de informacién eficaces. + La institucion de métodos de control y evaluacion de la gestion. + El establecimiento de programas de induccién y capacitacion de personalGuia Practica de elaboracién del “Manual de Procesos y Procedimientos para las Unidades Organizacionales de la Policia Bolivia 2.3. Procedimiento: Sucesién cronolégica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan, de manera sistematica, la forma de realizar una funcién © un aspecto de ella, Todo procedimiento involucra actividades, el personal que las realiza y, en su caso, los formatos requeridos. Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental para las Direcciones Generales, Nacionales, + Comandos Departamentales y Organismos y Unidades Operativas de la Policia Boliviana, toda vez que por medio de ellos se suministran los servicios, que demanda la poblacién boliviana, se cumple las disposiciones legales vigentes y se coadyuva en garantizar el logro de los objetivos institucionales. En este sentido, las unidades organizacionales que conforman la Policia Boliviana tienen la responsabilidad de proveer servicios de calidad; es decir, que retinan las condiciones 0 requisitos que exige la sociedad. FINALIDAD. La “Guia Practica de Elaboracién de! Manual de Procesos y Procedimientos”, se constituye en un documento de referencia y orientacién, que tiene por finalidad, la de otorgar los lineamientos basicos y las directrices generales para la elaboracién de los Manuales, incluyendo los puestos o unidades organicas que intervienen en el procedimiento, precisando su responsabilidad y participacién, ejemplos de flujogramas y formularios que se utilizan, cualquier otro dato necesario.SHCHOHHSHOHSHOHSHSOHSHOHOHSHSOHHHSHHHOHHHHHHOHHHHHOHOHHOOHEOOO Guia Practica de elaboracién del “Manual de Procesos y Procedimientos para las Unidades Organizacionales de la Policia Bolivia ALCANCE. La presente “GUIA PRACTICA DE ELABORACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES DE LA POLICIA BOLIVIANA” es un material de consulta y referencia para su aplicacion en todas las Unidades Organizacionales de la Policia Boliviana. BASE LEGAL. Para la elaboracién de la presente guia se consideraron como base legal; la Constitucién Politica del Estado, Ley Organica de la Policia Nacional, Normas basicas del Sistema de Organizacién Administrativa aprobada con Resolucion Suprema No. 217055 y el Reglamento Especifico del Sistema de Organizacién Administrativa aprobado con Resolucién Administrativa No. 1051/09 del Comando General de la Policia Boliviana.Guta Practica de elaboracién del “Manual de Procesos y Procedimientes para las Unidacles Organizacionales de la Policia Bolivia CAPITULO I VENTAJAS Y TECNICAS DE UN MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4. VENTAJAS. El Manual de Procesos y Procedimientos nos proporciona ciertas ventajas como ser: > — Una concepcién clara y sistematica de los procesos que se realizan en la unidad responsable (las Direcciones Generales, Nacionales, Comandos Departamentales y Organismos y Unidades Operativas de la Policia Boliviana), permitiendo conocer su funcionamiento interno y la descripcién de actividades ademas de los puestos responsables de su ejecucién. > Precisa las actividades que debe llevar a cabo el personal que interviene en cada procedimiento, evitando la duplicidad de éstas. > Sirve como medio de orientacién al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacién e induccién a las actividades que llevan a cabo las distintas areas que integran la unidad responsable; Uniforma y controla el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evita su alteracién arbitraria » Facilita las labores de auditoria, asi como la evaluacién del control interno. SOCOCHOHOHSHOHSHSHSHHSHSHOSHSSHOHHSHHHHSHHHHHSHHHHHOHOHHSOCOOOOOS2. Guia Practica de elaboracion del “Manual de Procesos y Procedimientos para las Unidades Organizacionales de la Policia Bolivia TECNICAS PARA RECABAR INFORMACIO! 2.1. Investigacion documental: Es el analisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como bases juridico- administrativas, diarios oficiales, registros estadisticos, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan informacién relevante para el estudio, Es importante, ademas, recabar todas las formas y documentos que intervienen en elprocedimiento que se. esta_estudiando, debidamente registradas con los datos usuales, asi como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre dénde se originan, cual es el tramite que siguen y dénde se archivan o destruyen. 2.2. Entrevista directa: Consiste basicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas en forma orientada para obtener informacién. Este medio permite adquirir informacién mas completa, puesto que el entrevistador, al tener una relacién directa con el entrevistado puede, ademas de recibir respuestas, documentar de una forma mas completa el procedimiento. 2.3, Observacién de campo: Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los procedimientos observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es posible verificar 0 modificar la informacién recabada en entrevistas.