DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT PUBLIQUE RABAT, LE 16 Novembre 1959 ‘AU. MAROC. CABINET DU DIRECTEUR BUREAU : INTERNAT CIRCULATRE y) MH. Les Chefs d’Etablissement d’Enseignement du Second degré européen musulman et technique OBJET /- Reglementation relative @ la comptabilité matiére, & 1a tenue des inventaires de mobilier et de matériel dans les établisse- ments de l’engeignement du second dégré et au fonctionnement des ateliers dans les établissements de 1’enseignement technique. Les instructions contenues dans 1a présente circulaire ont pour but de mettre au point les principes 4 appliquer dans 1’administration finan- ciére et la comptabilité des établissements d’enseignement du second degré du MAROC. L’Intendant ou 1’Econome est personnellement responsable, sous le contréle du Chef d’Etablissement de tout ce qui concerne la gestion finan- ciére et matérielle de 1’établissenent. Il résulte de ce fait: a) que lui seul peut manier les deniers de 1’établicsenent, b) qu’eucune commande ne peut étre faite sans qu’il en ait été avicé et gu’il ait donné son accord sur 1a poseibilité de régler cette commande, ©) qu’aucune livraison ne peut étre prise en charge par d’ par lui. utre que Il est evident que 1’application stricte des principes ci-dessus rendrait, dans de nombreux cas, presqu’impossible le fonctionnement normal de 1’Etabliesenent, 1a vie de celui-ci risquait d’étre paralysée 4 la moindre absence de 1/Intendant. Pour pallier cet inconvénient, il est indispensable d’apporter quelques aménagenents particuliers, étant entendu que les principes de base énoncés ci-dessus doivent étre respectés. COMPTABILITE DENIERS :Toute commande doit étre faite aprés accord avec 1’ Intendant. Elle donne lieu a 1’établissenent d’un bon de commande d’ achat établi en 2 exemplaires : 1’un destiné a 1’Intendant, 1’autre restant en pos- session de celui qui effectue 1a commande (Chef de travaux -responsable de bibliothéques -responsable des laboratoires, ect....)Ge bon de conmande d’achat doit étre aussi détaillé que possible, indiquant en particulier, le nom du fournisseur -le prix unitaire “la deets fation de l'objet -pour permettre a 1’Intendant d’en déterminer 1’ imputation Cette demande d’achat est soumise & L’autorisation du Chef d’étab- Liceenent et remise a l’Intendant, qui n’a pas a juger de l’opportunité de 1a Gepense, mais vérifie ci celle-ci n’excde pas les crédits disponibles. Lrintendant établit le "bon de commande” en triple exemplaires: l'un destiné au fournigscur, le second au responsable ayant fait la demande d’achat et le troisiéme restant en possession de 1'Intendant. Lors de la recéption des marchandises, le responsable vérifie si la livraison est conforme 4 la commande et tranamet le *bon de livraison® guec son approbation ou éventuellement ses remarques @ 1’Intendant, dans ce dernier cas 1’Intendant convoque le fournisseur et peut refuser le paiement de la narchandise, tant que celle-ci n’eat pas conforme 4 1a commande, La facture est adressée par le fournisseur directement 4 1'Inten dant qui, aprés en avoir vérifié le décompte, porte en regard de chaque objet le nunéro d’inacription au registre d’inventaire. sur le 3e exenplaire de la facture qui est présenté au responsab- le celui-ci certifie la prise en charge des marchandises et leur inscription son inventaire particulier. fu retour de ce Se exemplaire, 1’Intendant se charge de 1’enga- gement ou du paiement. COMPTABILITE WATIERE :-INVENTAIRES GENERAUX ET PARTICULIERS :_ l'Intendant reste responsable directement du mobilier usuel, pour le matériel ou le mobilier destiné @ des usages particuliers bien définic, ga responsabilité se trouve dégagée par la prise en charge des objets indi- quée, par des fonctionnaires de 1’Etablissenent spécialenent designés. Grest le cas : a) pour les biblicthéques (bibliothéque générale- bibliothéque clas- Eique- biblicthéque de quartier) confiées & un fonctionnaire desi- oné par le chef d’établissement. b) pour le matériel de laboratcire confié @ un responsable pour chacun de ceux-ci (physique, chimie, mécanique, technologie et dessin, etc...) cc) pour les divers natériels d’enseignement confiés également & un responsable pour chaque ordre d’enseignement, d) pour les ateliers dont 1’outillage et le matériel sont confies au chef de travaux. 31 est donc nécessaire que chaque responsable ait en se posses- sion un inventaire précie, reproduisant exactement, en ce qui le concerne, le registre général d’entrée et de sortie que 1’Intendant, en sa qualité de de responsable de l’ensenble, doit établir.LIVRE JOURNAL D/ENTREES ET DE SORTIES -INVENTAIRE GENERAL - FICHIER Lore de la reception d’une facture, 1’Intendant inscrit & un liv re général d'entrées et de sorties les objets & inventorier. Ce livre se pré- cente sous la forme d’une série compléte de tous les livres d’inventaire par- ticuliers tenus par les fonctionnaires responsables. Chaque livre est affecté d’une lettre indice correspondant @ cha~ cune des categories particuliéres + A- correspondant au mobilier usuel Be : aux bibliothéques c . aux laboratoires D- = aux ateliers Ee . aux matériels d’enseignement divers. Les objets 4 inventorier sont inscrits au livre dans 1a catégorie & laquelle ils appartiennent sous 1a dénomination exacte figurant sur la fac- ture et nunérotés dans cette section suivant une suite ininterrompue. Chaque objet est donc désigné par une lettre suivie d’un numéro. Cet ensemble "lettre-nombre* constitue le nunéro valable pour lvinventaire général. L'inventaire général est constitué par un ensemble de fichiers correspondant @ chacune des catégories A,B,C,D,E ...., établis de la fagon suivante : Dés inscription au livre général d’entrée et de sortie, 1’ objet pris en charge est inscrit sur une fiche établie en double exemplaire. Ces deux exenplaires sont envoyés au fonctionnaire responsable du fichier en cause qui fait retour de l'une d’entr’elles, apres émargement, & 1’ Intendant. Lorsqu’il s’agit d’un groupe d’objets identiques, il sera établi une seule fiche, mais le numéro sera remplacé par une suite de numéros cor~ respondant au nombre d’objets & inventorier. LiIntendant est donc en possession d’un fichier complet qui forme Linventaire général. Lorequ’un objet doit @tre réformé parce que hors d’usage ov dis~ paru, le responsable rend compte & 1’Intendant et lui remet éventuellenent objet indiqué; il lui adresse en méme temps la fiche correspondante que l'Intendant lui retourne aprés 1’avoir émargée, lui donnant ainsi décharge. L'Intendant sort également la fiche de son fichier personnel; l'ensemble de fiches ainsi sorties lui permet en fin d’année d’établir les procés-verbaux reglenentaires de perte ou de déterioration. L’orsqu’il s’agit d’un certain nombre d’objete identiques faisant partie d’un groupe figurant sur une fiche unique, la fiche complete sera en- levée en y annongant le nombre d’objet 4 réformer, une nouvelle fiche sera etablie pour les objets restant en service. Les numéros de ces objets, bien entendu sont ceux sous lesquels ils figuraient sur l’ancienne fiche. En ce qui concerne le catalogue "A" qui correspond au nobilier usuel, 1’Intendant étant le seul responsable, 1’établissement d’une ficheen double exemplaire n’est pas nécessaire. Drautre part dans chacun des fichiers désignés ci-dessus, i peut @tre établi, par le fonctionnaire responsable, des subdivsions en particulier fi ce fonctionnaire doit lui meme confier une partie de ces objets dont il @ le responsabilité & d’eutres responsables. Crest le cas par exemple, du catalogue "C*, collection scientifi- que pour lequel le responsable général sera amené a séparer les objets en diverses sous-catégories confiées a divers autres responsables (laboratoire de physique, laboratoire de chimie, laboratoire de sciences naturelles, etc..? 11 y aura liew dans ce cas d’établir une 3e fiche qui restera @ la disposition du responsable réel, qui devra émarger, pour prise en charge, la fiche étant en possession du responseble général. En cas de mutation d’un fonctionnaire chargé d’une section d’in- ventaire, le successeur vérifie l’inventaire qui lui est présenté par 1’ ancien responsable (de préférence en présence de 1’Intendant) et il contresigne che- que fiche. Un délai d'un mois, & compter de son installation est accorde au nouvel agent responsable pour procéder a la verification du matériel qu'il doit prendre en charge et éventuellement formuler des réserves. En cas de difficultés, il informe 1’Intendant qui doit en rendre compte au chef d’établissement, lequel informe le Directeur de 1’ Instruction publique. Les régles ci-dessus, sont valables pour le matériel dee ateliers. En ce qui concerne les matiéres premiéres et le petit outillage qui ne figurent pas au livre général d’entrée et de sortie ni au registre d’inventaire, la responsabilité est confiée au chef de travaux qui doit tenir pour cela des livres de comptabilité matiére annexes: carnets des ordres de Commande qui doit obligatoirement étre vise par le Chef d’Etablissenent, relevés des dépenses de fabrication et bulletin de fabrication, livre général d’entrée et de sortie des objets confectionnés, inventaire des matiéres pre~ miéres et du petit outillage. Les objets vendus doivent obligatoirement, aprés autorisation du Chef d’Etablissement, étre payés a 1’Intendant seul habilité au maniement des deniers. Le chef de travaux pourra obtenir une avance en régie de faible importance sur les crédits “ateliers" de 1’établissenent pour lui permettre d’effectuer directement, en cas d’urgence, et en accord avec le chef d’étab- lissement des petits achats d’outillage ou de matiéres premiéres. I] sera tenu d’en justifier l'emploi vie a vis de 1’Intendant ou de 1’Econome res- ponsable dans les conditions prévues par les régles de comptabilité publique. 11 est évident qu’aucun objet destiné a 1a vente ou au service propre des ateliers ne peut etre confectionné sans ordre préalable de com- mande visé par le Chef d'établissement. Les objets doivent obligatoirement, aprés autorisation du Chef d’Etablissement, etre payé @ 1’Intendant seul habilité au maniement des deniers.Chaque fois qu’un objet succeptible d’étre vendu sera terminé, le Chef de travaux devra en aviser 1’Intendant, établir le prix de revient de l'objet et fixer, en accord avec 1'Intendant, le prix de vente de cet objet. Il remettra alors a 1‘Intendant un double de l’ordre de commande de Lrebjet indiqué of figurera la date de confection et le prix de vente. fixe. Les sommes ainsi encaissées sont portées en recettes 4 la mutuelle de 1’Eta~ blissement a charge pour celle-ci, de regler en fin de chaque trimestre ou, au plus tard, en fin d’année scolaire, des factures de matiéres premiéres pour un montant sensiblenent égal a celles utilisées pour son activité propre. Pour rendre possible cette régularisation, le Chef de travaux servira donc, quels que soient les travaux 4 effectuer, des matieres preniéres du sagasin, wais il devra tenir un compte aussi précis que possible de celles utilisées pour les travaux des mutuelles RABAT, LE 16 NOVEMBRE 1953 SIGN! R; THABAULT.