1/6/2017 Document 1357499.

EBS R12 Period Close Advisor Overview (Doc ID 1357499.1) To Bottom

Modified: 15­Nov­2013 Type: REFERENCE

APPLIES TO:

Oracle E­Business Suite
Information in this document applies to any platform.

PURPOSE

Data Divider for EBS R12 Period Close Advisor Note 335.1

DETAILS

**Period Close Advisor Overview**

What is Period Close?

Closing is the process of accounting for all
transactions at the end of each period so all
supporting information is transferred to the
General Ledger. Subledgers cannot be closed if
the required transactions in that period are not
processed. Subledgers are E­Business
Applications that post (transfer accounting
records) to the General Ledger: for example,
Payables, Receivables, Inventory, etc.

What is the Period Close Advisor?

This Period Close Advisor allows you to get
proactive by providing guidance on
recommended period end procedures for E­
Business Release 12.x. It is intended to be
generic and does not relate to a specific
organization or industry. Step by step best practices with tips and troubleshooting references are
provided to assist you through each phase.

The subledger application tabs are listed in the recommended order of closing based on the data flow
dependency as shown in the diagram. For example, Order Management feeds data into Oracle
Receivables so it needs to be closed prior to Oracle Receivables. If you do not use a product listed, skip
that tab and go on to the next. For example, if you do not use Oracle Inventory, skip that tab and move
on to the procedures for the next one listed, Oracle Projects.

For more details, review the 'Using the Period Close Advisor' section under the 'Intro' tab or the short
overview video linked below.

https://support.oracle.com/epmos/faces/DocContentDisplay?_afrLoop=121768440750741&id=1357499.1&_afrWindowMode=0&_adf.ctrl­state=87yw5yud9_571 1/7
1/6/2017 Document 1357499.1

**Announcing the Period Close Checklist**

   Did you ever wish that the vast information available in this Advisor, be made available in a
spreadsheet format? We heard you and came up with this new format of Period Close Advisor! 

You can use this spreadsheet to create an Activity Log of your Period Close tasks. Assign ownership of
the activities/ tasks to specific persons. You can also use the log to record the sequence of events as
they happen, the time taken by the tasks as well as the status. You can easily accommodate and track
any custom processes/ reports that you may run as part of the Period Close.

We would love to hear your feedback on this new addition, to build an improved version of it. Just
leave a comment on this document to let us know your feedback.

Video ­ Overview of the EBS Period Close Advisor (9:27min)

 For Release 11i­specific period close processes, refer to Note 1481610.1.

**Using the Period Close Advisor**

Who should use this advisor?

The Target Audience for this Period Close Advisor is:

Functional Accountants and Daily Processing Staff
Technical Management and Staff
Application DBA's and those responsible for overseeing E­Business Suite operations
Business Management
Project Managers responsible for planning E­Business Suite maintenance
Anyone with a vested interest in the E­Business Suite Lifecycle

What does this advisor cover?

This Period Close Advisor provides guidance on recommended period end procedures for several key
products within the E­Business Suite for Release 12.x. It is intended to be generic and does not relate to a
specific organization or industry. Step by step best practices with tips and troubleshooting references are
provided to assist you through each phase.

 Note: You do not have to use all of the products listed or use all of the features within a
product to benefit from this advisor. Relevant content from each section can be extracted
according to your installed applications and features used. Any organization may choose to
customize their period end and year end processes, for example opting to run additional
reports.

https://support.oracle.com/epmos/faces/DocContentDisplay?_afrLoop=121768440750741&id=1357499.1&_afrWindowMode=0&_adf.ctrl­state=87yw5yud9_571 2/7
1/6/2017 Document 1357499.1

When should this advisor be used?

This advisor is designed to be a guide through the five main phases of your business lifecycle that lead up
to closing the period:

1. Evaluate & Prepare

This area involves the preparation of your system and your staff for period close.
Links to key training material are listed in this section as well as recommended
patches and setup verification diagnostics.

2. Process Transactions

This section outlines your basic day to day functional use of the product to enter and
process transactions in preparation for accounting creation.

3. Create Accounting

This step is new to Release 12 where the Subledger Accounting events are created.
This process should be run often and issues resolved as they occur.  Large companies
should run this daily.

4. Reconcile

Reconciliation is the process of verifying account balances for accuracy. This process
is key in ensuring the reliability of your financial records.

5. Close Period

Closing the period is the final step that ends an accounting period. It is important that
accounting periods are closed.

 Attention: Close Pending should only be used as a temporary status as
unposted items are being resolved. Products that have a 'sweep' option that move the
transactions to the next period should be addressed promptly in that next period to
keep your accounting records current.

Where should this advisor be used?

You can use this advisor online through My Oracle Support Document 335.1, or use the print feature to
create a hard copy or a text file.

 Note: If you are not viewing the advisor online, be sure to check Document 335.1
periodically for updates to ensure steps that need to be performed. This advisor gives you
one place to find best practices and troubleshooting information to help reduce period end
issues.

Why should this advisor be used?

Period Close is a critical process that can cause confusion regarding data dependencies between products
/ subledgers and the steps that need to be performed. This advisor gives you one place to find best
practices and troubleshooting information to help reduce period end issues.

How should this advisor be used?

https://support.oracle.com/epmos/faces/DocContentDisplay?_afrLoop=121768440750741&id=1357499.1&_afrWindowMode=0&_adf.ctrl­state=87yw5yud9_571 3/7
1/6/2017 Document 1357499.1

The subledger application tabs are listed in the recommended order of closing based on the data flow
dependency as shown in the diagram. For example, Oracle Cash Management needs to be closed before
you close Oracle Receivables because bank reconciliation in Cash Management will create miscellaneous
receipts in Oracle Receivables. Oracle Payables needs to be closed before Oracle Purchasing to account for
purchasing accruals at period end. You also need to close Oracle Payables before you close Oracle
Inventory and Oracle Assets. Lastly, you close all of your subledgers before you close General Ledger.

If you do not use a product listed, skip that tab and go on to the next. For example, if you do not use
Oracle Inventory, skip that tab and move on to the procedures for the next one listed, Oracle Projects.

Within the guided steps, references to troubleshooting documents, tips or items requiring attention are
designated with the following icons:

 Attention: Warnings or key information to review

 Document: My Oracle Support references for additional information

 Diagnostic: Troubleshooting Scripts available within Oracle Diagnostic Framework

 Tip: Proactive hints

 Note: Additional information

 Navigation: Steps listed in order to reach an area or form

**Evaluate & Prepare**

Preparing for Period Close begins with thorough product training to establish proper application setup and
usage. User Guides, Product Information Centers, and other key documents are linked within this advisor
and provide detailed product information that should be reviewed.

Evaluating and maintaining current code levels is also essential to a successful period close. As a Best
Practice, you should always ensure you are on the latest code with recommended patches applied. This
will help avoid known issues, prevent potential data corruption and provide the latest features and
functionality. Having a proactive patching plan and periodic proactive patching process is the best way to
stay current. Please review the following documents for guidance in this area:

 Document: 313.1 Patching & Maintenance Advisor: E­Business Suite (EBS) 11i and R12

 Document: 976188.1 Patch Wizard Utility

To search for recommended patches within My Oracle Support:

 Navigation:
1. Login to 'My Oracle Support' (MOS)
2. Click on the 'Patches & Updates' tab
3. In the Patching Quick Links box on the left, click 'Recommended R12 Patches' under the Oracle E­
Business Suite heading
4. In the Maintenance Release LOV, select your version
5. Under Product or Family, select your product area
6. Select your Platform, then click 'Go'

https://support.oracle.com/epmos/faces/DocContentDisplay?_afrLoop=121768440750741&id=1357499.1&_afrWindowMode=0&_adf.ctrl­state=87yw5yud9_571 4/7
1/6/2017 Document 1357499.1

 Attention: Critical Patches will be marked with and exclamation mark '!' and Recommended
Patches will be marked with a 'check'

 For more details, see Document: 1400757.1 12.1.3 How to Find E­Business Suite
Recommended Patches

In addition, many E­Business Suite products have diagnostics and health checks that can proactively look
for issues within your data so they can be resolved as soon as they are detected. Those proactive
diagnostics are linked where relevant within the steps in this advisor. The link to the full catalog is below:

 Document: 421245.1 E­Business Suite Diagnostics References for R12

**Transaction Overview**

Ensure that all transactions have been entered for the period being closed.

**Create Accounting Overview**

Subledger Accounting (SLA) & Create Accounting Process

In Release 12, Subledger Accounting (SLA) architecture was implemented, creating a common repository
of all your accounting information to maintain a common link between General Ledger (GL) balances and
underlying transactions automatically, for internal and external audit purposes, and for ease of drilldown.

Create Accounting is the new process in Release 12 that creates the accounting in the subledger
accounting tables and offers flexibility in how you generate your accounting.  Accounting can be created
immediately online or run as a process and can be generated 3 different ways:

1. Draft: The transactions accounted in draft mode can be included on accounting reports
but cannot be transferred to the General Ledger.  This mode is for informational purposes
only allowing you to review the accounting entries via the output report or using the
Subledger Accounting Inquiry screen prior to creating final entries.

2. Final: The transactions that have been accounted in Final Mode are accounted but not yet
transferred to General Ledger.When using Final mode, you have the option to transfer and
post to General Ledger based on the settings of the "Transfer to General Ledger" and "Post
in GL" parameters.

3. Final Post: Transactions that have been accounted in Final Post are transferred to and
posted in the General Ledger.

For more details on SLA and Create Accounting, see the following Document:

 Document: 876190.1 R12: FAQ on Transfer to GL in R12

**Reconcile Overview**

https://support.oracle.com/epmos/faces/DocContentDisplay?_afrLoop=121768440750741&id=1357499.1&_afrWindowMode=0&_adf.ctrl­state=87yw5yud9_571 5/7
1/6/2017 Document 1357499.1

Subledger Accounting (SLA) ­ Reconciliation

SLA introduced changes in the way reconciliation is performed:

In Release 11i, you reconciled transactions and distributions to GL through transactional reports. In the
accounting reports in Release 11i, the balances are displayed but not the transactional information.

In Release 12, there is no reason to reconcile distributions on transactions to GL, but you can still reconcile
transaction reports to accounting reports. The new accounting reports in Release 12 now also contain
more comprehensive information ­ not just on balances but also on suppliers, customers and transactions.

 Note: When you do account balance reconciliation, you should ignore distributions in
Release 12, especially if you have altered your subledger accounting rules.

**Close Overview**

Closing the Period

When you attempt to update the period status to Closed for one ledger, the system checks for unposted
transactions in all operating units within the ledger. If there are unposted transactions in any of the
operating units, you will need to resolve the unposted transactions for those operating units before you can
close the period for that ledger. See the referenced documents and diagnostics within this advisor to
troubleshoot these types of issues.

 Attention: Closing is always executed at a ledger level and not at operating unit. You can only
execute close from the responsibility which has access to all operating units within a ledger.

 Note: In Release 11i, GL automatically created the balancing lines for journals posted to GL
when you closed your periods in each of the subledgers. In Release 12, subledger accounting
creates the balancing lines at the time you account for the subledger transactions. The subledger
accounting journal represents the actual accounting and the balancing lines are created as part of
these subledger accounting journals.

**Questions & Feedback**

Period Close Advisor Community

Period Close is one of the most detailed processes within the Oracle E­Business Suite.  We designed this
advisor to be a visual flow by product area broken down with standard tasks that include links to additional
My Oracle Support documentation to troubleshoot if an issue is encountered.  We hope that this period
close advisor will assist and simplify period close for your company.

Please visit our E­Business Suite Community to post  your questions. You can submit your product­specific
queries, or provide feedback on this Period Close Advisor on any of these Communities:

Order Management Community

Shipping Execution Community

https://support.oracle.com/epmos/faces/DocContentDisplay?_afrLoop=121768440750741&id=1357499.1&_afrWindowMode=0&_adf.ctrl­state=87yw5yud9_571 6/7
1/6/2017 Document 1357499.1

Cash Management Community

Payables Community

Receivables Community

Procurement

Cost Management Community

Projects Community

Fixed Assets Community

General Ledger Community

REFERENCES

NOTE:313.1 ­ Patching & Maintenance Advisor: E­Business Suite (11i, 12.0 & 12.1)
NOTE:335.1 ­ Period Close Advisor: E­Business Suite (EBS)
NOTE:1400757.1 ­ How to Find E­Business Suite Recommended Patches
NOTE:421245.1 ­ E­Business Suite Diagnostics References for R12
NOTE:976188.1 ­ R11i / R12 : Patch Wizard Utility [Video]
NOTE:876190.1 ­ R12: FAQ on Transfer to GL in R12
Didn't find what you are looking for? Ask in Community...

Attachments
Period Close Checklist (227 KB)

Related
Products

Oracle E­Business Suite

Keywords
ACCOUNTING; CLOSE PERIOD; CREATE ACCOUNTING; DIAGNOSTICS; E­BUSINESS; PERIOD END; RECONCILE;
RECONCILIATION; RELEASE 12; SLA; SUBLEDGER; TRANSFER TO GL

Back to Top

https://support.oracle.com/epmos/faces/DocContentDisplay?_afrLoop=121768440750741&id=1357499.1&_afrWindowMode=0&_adf.ctrl­state=87yw5yud9_571 7/7