UPRAVLJANJE

VREMENOM I
CILJEVIMA
mr.sc. Andreja Marcetić
voditelj poslovnih edukacija HRM-a

Delfinus Academia, prosinca 2013.

O predavaču
 voditelj poslovnih edukacija iz područja HRM-a
◦ upravljanje konfliktima, timski rad, motivacija, upravljanje vremenom,
stres i burn-out sindrom, poslovni sastanci, poslovni bonton, etika i
etiketa, mentalne mape, netiketa, pregovaranje
- suradnik poslovnih škola
- Poslovna akademija, CSU, Lider, Delphinus Academia, Planet Global
Vision, Lotus Media, Privrednik)
- suradnik znanstvenih i stručnih časopisa
- Direktor.hr, Poslovni savjetnik, Tajnica.Hr, Poslovni edukator (Hrvatska)
te Iskanja i Poslovna asistenca (Slovenija)
- predavač na Političkoj akademiji
 vanjski suradnik AZOO MZOŠ
◦ voditelj ŢSV za ljudska prava i demokratsko graĎanstvo
◦ sudac / procjenitelj NPOO
◦ 2010./12. voditelj projekta AZOO „Provedba Hrvatskog kvalifikacijskog
okvira (HKO) i razvoj kompetencija za cjeloţivotno učenje“
◦ član RS 21. i RS 26. TOT projekta IPA Component IV - Human
Resources Development - European Union Programme for Croatia:
"Further Development of the Croatian Qualification Framework
(CROQF)" – ASO, MZOŠ, WYG International Ltd. 2011./12.
1. Ključne kompetencije za cjeloţivotno
učenje
2. Upravljanje vremenom – metode, tehnike
3. Upravljanje ciljevima
4. Delegiranje
5. Kradljivci vremena
6. Mind mapping u upravljanju vremenom

teme
Očekivanja od edukacije
Dosadašnje poteškoće u upravljanju
vremenom
  Plan – naredni period ...

Privatno (zdravlje poslovno

(prehrana, fitness i
sl.), veze / odnosi,
stambeni prostor...)

Nedjelja

Idući tjedan

1/2014

2014

2014-19

Ţivotni cilj
 Ključne kompetencije
za cjeloživotno učenje
 Univerzalno prihvaćene pretpostavke – L3

Konkurentnost na tržišu
rada
mobilnost

kvaliteta socijalnog
kapitala

Obrazovanje
L3 - Lifelong learning,
LLL
 Ključne kompetencije u ciklusu
cjeloţivotnog učenja - L3
Europska Komisija: Ključne kompetencije za cjeloživotno učenje – EU referentni
okvir

1. komunikacija na materinjem jeziku

2. komuniciranje na stranom jeziku
3. matematička pismenost i osnovna
znanja iz znanosti i tehnologije
4. digitalna kompetencija
5. kompetencija znati kako
učiti
6. socijalne vještine i graĎanska
kompetencija
7. poduzetništvo i inovativnost
(kreativnost)
8. kulturalna ekspresija (kulturna svijest i
izražavanje)
Upravljanje vremenom
pojam
Čovjek koji može upravljati
svojim vremenom, može
upravljati gotovo svime.
Bernard Borush
 Carpe diem.
 Nulla dies sine linea.
 Time waste is life waste!
 Vrijeme je ţivot.
 Vrijeme je novac.
 Vrijeme je vrednije od novca. Moţemo
dobiti više novca, ali ne moţemo dobiti
više vremena.

Narodne mudrosti...
 To je sposobnost odreĎivanja
radnih:
prioriteta,
učinkovitog rada
prikladnog delegiranja
Griffin

Što je upravljanje vremenom?

U prevenciji stresa
 U povećavanju radne
učinkovitosti
 U ostvarivanju ciljeva
 U stvaranju ravnoteţe u ţivotu

Zbog čega je to važno?

 Uvijek i u svim
situacijama!
Kada je potrebno dobro upravljati
vremenom?
 Upravljanje
vremenom traţi
dobro upravljanje
sobom i
samodisciplinu.

Kako dobro upravljati vremenom?

Kopernikanski preokret

Mi ne moţemo
upravljati vremenom!
Mi možemo samo
upravljati sa samim
sobom u odnosu na
vrijeme.
1. Ne moţemo kontrolirati koliko
imamo vremena, već samo
kako ćemo ga iskoristiti.
2. Ne moţemo birati hoćemo li ga
potrošiti, nego samo kako ćemo
ga potrošiti.
Upravljanje ciljevima
Vježba 1.
ODREĐIVANJE CILJEVA

1. Što zaista želim od života?

2. Koji su moji ţivotni ciljevi?
3. Kako bih volio provesti sljedeće tri
godine?
4. Kako bih ţivio kada bih znao da sam
ovdje još 6 mjeseci?
 Model Stephena Coveyja, autora bestellera 7 navika
uspješnih ljudi
Važne: Aktivnosti koje su važne za
Hitne: One aktivnosti za koje mi ili
ostvarenje naše misije. Naši
drugi smatramo da traže trenutno
najvažniji ciljevi.
reagiranje.
Hitno Nije hitno
Priprema
Krizne situacije
80 %
Planiranje
Neodgodivi poslovi Sprečavanje kriza
Važno

Rokovi Osobno iprofesionalni

rast
QI Q II
Izgrađivanje odnosa

Prekidi, tel. Nevažni poslovi,

Nije važno

pozivi, mailovi, razgovori...

mailovi, Gutači vremena
dopisi,
sastanci...
Q III Q IV
Vježba 2.
Postavljanje Coveyjevog
pitanja
Hitno Nije hitno
Važno
Nije važno
Vj. 3.

I. Ţivotno planiranje
◦ Kratkoročni ciljevi
◦ Dugoročni ciljevi
II. Godišnje planiranje
III. Mjesečno planiranje
IV. Tjedno planiranje
V. Dnevno planiranje

1. korak - PLANIRANJE
2. korak -
POSTAVLJANJE PRIORITETA

◦ A aktivnosti – najvaţniji poslovi i

zadaci.
◦ B aktivnosti – bitne, ali manje vaţne
aktivnosti od prethodne skupine
◦ C aktivnosti - aktivnosti koje mogu
čekati
 Lista svih zadataka koje sutra moramo
obaviti
 Uključiti sve sastanke i telefonske
razgovore
 Rangirati ih prema vaţnosti i hitnosti (A,
B, C)
 Ako iz QII nema nijednog zadatka, dodati
barem jedan.

Napraviti dnevnu to-do listu

Vj. 4.

Dnevna to-do lista

Datum: Subota 14/12/’13
1.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
2.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
3.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
4.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
5.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
6.________________________________
Prioritet
□Visoki □Srednji □Niski
Vj. 5
Vrijeme Ponedjeljak Utorak Srijeda Četvrtak Petak Subota Nedjelja

6:00
7:00
8:00
9:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
19:00
20:00
21:00
22:00
23:00
24:00
 U kojem dijelu dana sam najučinkovitiji?
 Koji su mi najdraţi, a koji
najteţi poslovi?
 Obavljam li prvo lagane ili teške zadatke?
 Koliko u postotcima vremena trošim u
svakom od 4 kvadranta.

Stoga, osvijestimo ...

Vj. 6 Koliko vremena dnevno
provedem u svakom
kvadrantu?!
Hitno Nije hitno
Važno

Važno
Nije važno

Nije važno
Hitno Nije hitno
3. korak -
OBAVLJANJE POSLOVA – 4 D

 Do - čini
 Delegate - delegiraj
 Delay – odgodi do daljnjeg
 Delete - izbriši
 POSTAVITI CILJEVE

 OdreĎene
 Mjerljive

• Ostvarljive
• Stvarne
• Vremenski odreĎene
Time Management 32
 S.M.A.R.T.

Vj. Postavljanje ciljeva

Dimenzija vremena: prošlost, sadašnjost,
budućnost
“Kradljivci vremena”
Prekidi

“Upadanje stranaka”

Gubljenje vremena
Prepreke u upravljanju vremenom
 Nejasni ciljevi

Neorganiziranost

Nemogućnost reći “ne” /asertivnost

 Previše aktivnosti
odjednom

Stres

Posao bez užitka

 _________________________
 _________________________
 _________________________
 _________________________

Vj. Moji najčešći “kradljivci

vremena”
 Što možemo učiniti da
otklonimo prepreke?

Osvještavanje da prepreke postoje

Identificiranje prepreka

Načini njihova otklanjanja

Unutarnje prepreke ili
kradljivci vremena
1. Problem - KAŠNJENJE
Unutarnje prepreke
2. Problem – ODLAGANJE
 druţenje (kave, duţi ručkovi, telefoni,
facebook...)
 čitanje (mailovi, internet, novine...)
 napravi sam (kada radite nešto što biste
mogli prepustiti nekom drugom)
 pretjerivanje (previše detaljni, previše
kritični, previše brbljavi...
 bjeţanje (kada radimo nešto nepotrebno)
 sanjarenje

Omiljena mjesta za “bijeg” ...

1. Osvijestiti ga
2. Početi s nečim lakšim
3. Veće poslove podijeliti u manje
4. Napraviti dnevni raspored i postaviti
prioritete
5. Postaviti rok za obavljanje zadatka i
pridrţavati ga se

Kako nadvladati odlaganja?

 Perfekcionizam
 Nedovoljna motiviranost
 Umor
 Negativne emocije
 Nedisciplina i neorganiziranost

Unutarnje prepreke ili kradljivci

vremena
 Kada ste dostupni:
vrijeme za sastanke,
konzultacije, razgovore, rutinske
poslove...  Kada ste
nedostupni:
vrijeme kada radite
vaţne poslove,
vrijeme za
planiranje, vrijeme
za vas kada ne
ţelite prekidanja...

Na poslu odvojiti vrijeme za sebe i

druge
Gdje možemo pronaći
vrijeme?
 Na putu do posla ili kuće
 U čekaonicama
 U stanci za kavu
 U vrijeme objeda
 Na putovanjima

Korištenje “praznog hoda”

I. Dnevno i tjedno planiranje
II. Postavljanje prioriteta
III. Završetak poslova
- vodite računa o rokovima
- ne odlaţite poslove koje ne volite

Podsjetnik
 I najvažnije:

Ne zaboravite odvojiti
vrijeme za sebe!
 Mind mapping u
upravljanju vremenom
 alat
◦ radijalni prikaz informacija
◦ koristi funkcije i desne polutke mozga
◦ koristi asocijativnost i maštu
 vrhunski organizacijski alat za razmišljanje
 Umne mape su radijalni prikaz misli i
informacija pomoću slika i riječi.
radijalno vs. linearno

◦kreativnost
◦mašta
◦cjelovita slika
◦sustavnost
53
Primjena mentalnih mapa u
svakodnevnom životu
 Mentalne mape za
prezentaciju i komunikaciju
Pregovaranje i nagovaranje ljudi uz pomoć mentalnih mapa
pokretanja novog posla
planiranje obiteljskih dogaĎaja
romantičnog vikenda
telefonskih poziva
za odlazak u kupnju
Kako cijelu knjigu svesti na mentalnu mapu veličine jedne
stranice
Primjena umnih mapa

 VoĎenje biljeţaka
 Prisjećanje
 Kreativnost
 Rješavanje problema
 Planiranje
 Izlaganje
 Učenje
 Organizacija vremena
 KAKO IZRADITI
MENTALNU MAPU
Engleski naziv je:
Mind Mapping

Mind = pamet, um, razum, pamćenje.

Mapping = izrada karata (mapa).

Izrada mentalne mape

ŠTO JE POTREBNO ZA IZRADU?

1. olovke u boji ili flomasteri u boji

2. vaš mozak
3. vaš prazan list papira bez crta i
4. vaša mašta !
Pri označavanju središnje
zamisli sluţite se SLIKOM.
Zašto?
Zato što slika vrijedi tisuću
riječi i pomaţe vam pri
sluţenju maštom. Slika
postavljena u sredinu je
zanimljivija, odrţava vas
pribranima, pomaţe vam
da se usredotočite i
poticajna je za vaš mozak!
 Cijelo se vrijeme sluţite
BOJOM.
Zašto?
Zato što su boje uzbudljive
za vaš mozak jednako kao i
slike. Boja dodaje osobitu
ţivahnost vašoj mentalnoj
mapi, ona dodaje i čudesnu
energiju vašemu
kreativnom razmišljanju
kao i notu zabavnosti!
POVEZUJTE one GLAVNE OGRANKE sa
središnjom SLIKOM, a grane druge i
treće razine povezujte s onima na prvoj
i drugoj razini itd.

Zašto?
Zato što, kako sada već znate, vaš
mozak djeluje putem ASOCIJACIJA.
Budete li povezivali grane, mnogo ćete
lakše sve razumjeti i svega se sjećati.
Prikazujte grane VIJUGAVO, a ne
ravnim crtama.

Zašto?
Zato što se mozak dosaĎuje ako pred
sobom ima samo ravne crte.
Zaobljene, prirodne grane, poput
grana drveta mnogo su privlačnije
vašem oku.
Ispisujte SAMO PO JEDNU RIJEČ NA
CRTI.

Zašto?
Zato što pojedinačne ključne riječi daju vašoj
mentalnoj mapi veću moć i prilagodljivost.
Svaka pojedina riječ ili slika poput
višekratnika; ona stvara svoj poseban splet
asocijacija i veza. Kad se služite jednom
ključnom riječju, svaka je od njih slobodnija
te na taj način može bolje nadahnuti
nastajanje novih ideja i misli.
Tijekom izraĎivanja mape
neprestano se sluţite SLIKAMA.
Zašto?
Zato što svaka slika vrijedi
tisuću riječi. Ako, dakle, imate
samo 10 slika na svojoj
mentalnoj mapi, ona već vrijedi
kao 10.000 zabiljeţenih riječi!
1. time management
2. ciljevi
3. posao
4. projekt
5. planiranje godišnjeg odmora
6. članak
7. grupa – mm posla
8. …
Vjeţbe – mind mapping
Priča za kraj
 Jedan od suradnika Stephena
Coveyja, ispričao je sljedeću
priču:
Na seminaru kojeg sam
pohaĎao, predavač je u
jednom trenutku rekao: A
sada je na redu kviz. Tada
je na stol izvadio praznu
staklenku, a potom je do
nje stavio i veće komade
kamenja, pa upitao: Što
mislite koliko kamenja
možemo staviti u
staklenku?
 Nakon što je
pridobio našu
pozornost, rekao je:
Dobro, hajde da
vidimo. Stavio je prvi
kamen, pa drugi...
Treći.... I tako ih je
stavljao sve dok
staklenka nije bila
puna. Onda je
upitao: Je li sada
staklenka puna? Svi
smo odgovorili: Da!
 No tada je profesor
izvadio ispod stola
posudu sa šljunkom i
počeo ga sipati u
staklenku s
kamenjem. Šljunak je
zauzimao prostor
između kamenja.
Tada nas je opet
upitao: Je li
staklenka sada puna?
Poučeni iskustvom
odgovorili smo:
Vjerojatno nije.
Točno! – odgovorio je
i posegnuo za novom
staklenkom. U njoj se
nalazio pijesak kojega
je počeo sipati u prvu
staklenku. Pijesak je
popunio prostor
izmeĎu kamenja i
šljunka. Profesor nas
je tada ponovno
upitao: Je li staklenka
puna? – Nije! –
povikali smo svi.
 Odgovorio je: Bravo! I
počeo nalijevati vodu u
staklenku. Nakon što je
ulio četvrtinu vode u
staklenku, upitao nas je:
A sad, recite mi, koja je
poanta? Netko je
rekao: Pa, uvijek postoje
rupe i ako radiš jako
naporno, uvijek ćeš moći
ugurati nove stvari u
svoj život.
“Ne – odgovorio je – to nije
poanta.

Poanta je u tome da:

Prvo stavite
Veliko
kamenje!
  Plan – naredni period ...

Privatno (zdravlje poslovno

(prehrana, fitness i
sl.), veze / odnosi,
stambeni prostor...)

Nedjelja

Idući tjedan

1/2014

2014

2014-19

Ţivotni cilj
 HVALA NA
POZORNOSTI!
andreja_marcetic@yahoo.com