PRIRUČNIK ZA UPRAVLJANJE VREMENOM

Priručnik za upravljanje vremenom Strana 1 od 10

| Kventum d.o.o. Poslovno-edukativni centar Sarajevo | www.kventum.ba |

Svaka uspješna karijera počinje dobrom edukacijom!

1. PROVJERITE VAŠ RADNI POSTUPAK

Zaokružite broj pored svake tvrdnje i označite u kojoj mjesri se svaka od tvrdnja odnosi na
Vas:

0 = uvijek
1 = često
2 = ponekad
3 = nikad
Telefon me često ometa, a razgovori su nepotrebno
0 1 2 3
dugi.
S obzirom na mnoge posjetioce izvana i iz organizacije
0 1 2 3
često ne stižem završiti redovne obveze.
Sastanci obično traju dugo i nemaju nekog smisla. 0 1 2 3
Ja odlažem velike, dugotrajne i zbog toga neugodne
zadatke za kasnije; Imam poteškoća da ih doradim 0 1 2 3
("odugovlačenje").
Prioriteti često nisu jasno postavljeni, a meni je teško
previše zadataka odjednom. Imam posla s previše malih,
0 1 2 3
nevažnih poslova i stoga se ne mogu koncentrirati na
važne zadatake.
Mogu se držati svojih planova i rokova samo pod
pritiskom, jer uvijek postoje neočekivane stvari ili jer si 0 1 2 3
zadam previše posla.
Imam previše papira na svom stolu; korespondencija i
čitanje zauzima previše mog vremena. Pregled i red na 0 1 2 3
mom stolu nije baš uzoran.
Komunikacija s drugima je često manjkava. kasni
razmjena informacija, nesporazumi koji se događaju na 0 1 2 3
dnevnoj bazi.
Često moram obavljati stvari koje takođe drugi mogu
0 1 2 3
uraditi.
Teško mi je reći "ne" kada drugi žele nešto od mene, a
0 1 2 3
zapravo sam trebala raditi svoj posao.
Nedostaje mi jasan cilj u mom životnom konceptu, kako
profesionalno tako i lično; ja često ne mogu naći smisao 0 1 2 3
u stvarima koje radim u toku dana.
Ponekad mi nedostaje potrebne samodiscipline da
0 1 2 3
izvršim ono što sam postavila kao cilj.

Saberite zaokružene bodove pokraj svake tvrdnje i rezultat upišite u rubriku:

Procjena:
0 - 17 bodova: Vaše vrijeme za upravljanje je slabo, i dopuštate drugima da vas vode. Ne
možete dovesti sebe, a kamoli druge u red. Upravljanje vremenom će biti početak novog i
uspješnog života.
18 - 24 bodova: Vi nastojite da držite svoje vrijeme pod kontrolom, ali niste dovoljno
dosljedni da bi vaš uspjeh u tom području bio dugotrajan.
25 - 30 bodova: Vaše vrijeme za upravljanje je dobro - i može biti čak i bolje!
31 - 36 bodova: Čestitke! Uzor ste za svakoga ko želi naučiti kako upravljati vremenom.

Priručnik za upravljanje vremenom Strana 2 od 10

| Kventum d.o.o. Poslovno-edukativni centar Sarajevo | www.kventum.ba |

Svaka uspješna karijera počinje dobrom edukacijom!

2. UPITNIK ZA PROVJERU “GUBLJENJA“ VREMENA

Prođite kroz sljedeći spisak najznačajnijih stavki gubljenja vremena i provjerite pet koje se
najviše odnose na Vas:

o Nejasni ciljevi
o Nema prioriteta
o Pokušavam učiniti sve odjednom
o Nedostaje mi pregled neriješenih zadataka / aktivnosti
o Loš dan za planiranje
o Lična neorganizovanost
o Papirologija i čitanje
o Loš način pripremanja
o Potraga za bilješkama, dopisima, adresama, brojevima telefona
o Nedostatak motivacije, nezainteresovanost za posao
o Nedostatak koordinacije/timskog rada
o Telefonski prekidi
o Nenajavljene posjete
o Nemogućnost da se kaže „NE“
o Nepotpune odgođene informacije
o Nedostatak samodiscipiline
o Ne završavam svoje dnevne obaveze
o Buka
o Dugi sastanci
o Nedostatak pripreme za razgovore i sastanke
o Nedostatak komunikacije ili neprecizna komunikacija
o Privatni razgovori
o Previše komunikacije
o Previše dopisa
o Odugovlačenje
o Želja da sve saznam na radnom mjestu
o Čekanje/odgađanje
o Užurbanost/nestrpljivost
o Nedovoljna upućenost u zadatke
o Pauze za cigaretu

Priručnik za upravljanje vremenom Strana 3 od 10

| Kventum d.o.o. Poslovno-edukativni centar Sarajevo | www.kventum.ba |

Svaka uspješna karijera počinje dobrom edukacijom!

3. MOJI ZAHTJEVI I ŽIVOTNE ULOGE

Privatne
obaveze

Ostale/sitne Životne
obaveze uloge
Moje
vrijeme

Poslovne
Hobi
obaveze

Koliko uloga želite ili mislite da MORATE igrati?

PITANJA:

Na šta odlazi većina vašeg vremena?

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Šta biste u vezi toga promijenili?

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Kojih obaveza biste se odrekli?

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Priručnik za upravljanje vremenom Strana 4 od 10

| Kventum d.o.o. Poslovno-edukativni centar Sarajevo | www.kventum.ba |

Svaka uspješna karijera počinje dobrom edukacijom!

__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4. POSAO – ŽIVOT BALANS

Analizirajte četiri područja ličnog života. Odvojite dovoljno vremena da to učinite i odgovorite
na svako od pitanja.
Sa ciljem što preciznije analize vlastitog upravljanja vremenom moramo se usredotočiti samo
na vrijeme kada smo budni. Formula je izvedena iz jednačine “24 – N sati sna“. Ako želite
izračunati koliko u prosjeku spavate tokom jedne sedmice dobiveni iznos pomnožite sa
brojem 7.

1. Područje života – POSAO:

Za većinu ljudi ova oblast zauzima većinu vremena. Uvrstite u svoje sedmične radne
sate vrijeme koje je potrebno da biste došli na posao i s posla, kao i pauze. Ako
nosite svoj posao kući dodajte i to vrijeme koje kod kuće provedete izvršavajući
poslovne obaveze.

Moje radno vrijeme: ___________ sati/sedmicu.

2. Područje života – TIJELO/ZDRAVLJE

Šta zapravo činite za svoje zdravlje? Bavite se sprtom, redovno šetate, vozite bicikl,
gimnastika. Zapišite sve stvari koje se odnose na Vas i saberite sate.
__________________
__________________
__________________
__________________

Ukupno vrijeme: ___________ sati/sedmicu.

3. Područje života – DRUŠTVENI ŽIVOT

Koliko vremena provodite sa prijateljima, porodicom, partnerom? Zapišite sa kim
provodite vrijeme, razlog i vrijeme koje provodite sa njima. Izračunajte ukupno
vrijeme.
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________

Ukupno vrijeme za društveni život: ___________ sati/sedmicu.

4. Područje života – SAMOSPOZNAJA

Ovaj aspekt života se odnosi isključivo na Vas. Ovaj aspekt života nije lako uvidjeti.
Ljudi rijetko odvoje potrebno vrijeme za ličnu samospoznaju. Ipak ovo predstavlja
važan aspekt ljudskog žvota. Moglo bi se reći da Vaš život u velikoj mjeri zavisi od
ovog aspekta.

Priručnik za upravljanje vremenom Strana 5 od 10

| Kventum d.o.o. Poslovno-edukativni centar Sarajevo | www.kventum.ba |

Svaka uspješna karijera počinje dobrom edukacijom!

 Moja vizija/smisao mog života: ___________ sati/sedmicu.
Područje života Utrošeno vrijeme Postotak
Posao
Zdravlje
Društveni život
Samospoznaja

Zapišite koje su promjene nastale iz analize. Šta biste voljeli promijeniti. Koja područja su
zapostavljena. Koliko vremena je na raspolaganju za svako od tih područja?

Moje tijelo/zdravlje
__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Moj društveni život

__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Moj posao
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Moja samospoznaja
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Priručnik za upravljanje vremenom Strana 6 od 10

| Kventum d.o.o. Poslovno-edukativni centar Sarajevo | www.kventum.ba |

Svaka uspješna karijera počinje dobrom edukacijom!

5. MOJI CILJEVI

Temelj uspješnog upravljanja vremenom predstavljaju jasni profesionalni i privatni ciljevi koje
sebi postavljamo. Proces postavljanja ciljeva obuhvata četiri koraka:

1. Postavljanje ciljeva
2. Planiranje i rad na realizaciji
3. Praćenje napredka
4. Poređenje početnog i završnog stanja

Ciljeve postavite prema SMART principu.

Specifični/definisani
Mjerljivi
Ambiciozni
Realistični
Tajmirani/vremenski određeni

Definišite pet poslovnih i/ili privatnih ciljeva koje želite postići i odredite vremenski okvir u
kojem želite da ih postignete.

1. ____________________________________________________________________
2. ____________________________________________________________________
3. ____________________________________________________________________
4. ____________________________________________________________________
5. ____________________________________________________________________

Priručnik za upravljanje vremenom Strana 7 od 10

| Kventum d.o.o. Poslovno-edukativni centar Sarajevo | www.kventum.ba |

Svaka uspješna karijera počinje dobrom edukacijom!

6. AKCIONI PLAN ZA ODABRANI CILJ

CILJ: _____________________________________________________________________

DEFINIŠITE POZITIVNO I PRIHVATLJIVO

Specifično Mjerljivo Ambiciozno Realistično Tempirano

Priručnik za upravljanje vremenom Strana 8 od 10

| Kventum d.o.o. Poslovno-edukativni centar Sarajevo | www.kventum.ba |

Svaka uspješna karijera počinje dobrom edukacijom!

7. KAKO REĆI „NE“?

Objasnite svoje “NE“. Ne morate da se opravdavate, ali možete da objasnite zašto ste rekli
“NE“. Uvjerite se da “NE“ ne kažete osobi, već određenom zahtjevu koji nam uputi određena
osoba.

Pokažite razumijevanje za zahtjev osobe. Svako “NE“ će zvučati mnogo mekše ako osobi
koja Vam upućuje određeni zahtjev pokažete da razumijete zašto se baš Vama obraća za
uslugu, iako trenutno niste u mogućnosti da udovoljite njenom zahtjevu.

Kažite hvala. Lijepo je zahvaliti se osobi koja misli da baš Vi možete učiniti nešto za nju i biti
joj od pomoći i koja vjeruje u Vaše kapacitete. Npr.: „Veoma mi je drago što smatrate da
upravo ja mogu da izvršim taj zadatak, ali nažalost narednih pet dana moj raspored je
potpuno pun.“.

Nekada je djelimično odbijanje sasvim dovoljno. Često se dašava da ne moramo u

potpunosti odbaciti određeni zadatak. Na primjer, ako ne možete preuzeti određene obaveze
danas, a sa druge strane ima neko ko bi to mogao učiniti, onda se može postići kompromis
da jedan dio uradi jedna osoba, a Vi ćete uraditi drugi dio ili preuzeti preostali dio obaveza.

Ponudite alternativni prijedlog ili rješenje.

8. AFIRMATIVAN POČETAK DANA

Kako bismo postigli afirmativan stav prema svakom novom danu trebamo imati na umu
sljedeća tri pravila:

1. Svaki dan uraditi nešto što nam pričinjava zadovoljstvo.

2. Svaki dan učiniti nešto što se uklapa u našu životnu vrijednost.
3. Svaki dan uraditi nešto što će napraviti balans između poslovnog i privatnog života.

Akcioni plan:

Šta ću promijeniti u svom ponašanju kako bih prema narednom danu stvorio afirmativan
stav?
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Priručnik za upravljanje vremenom Strana 9 od 10

| Kventum d.o.o. Poslovno-edukativni centar Sarajevo | www.kventum.ba |

Svaka uspješna karijera počinje dobrom edukacijom!

9. DESET PRAVILA ZA UŠTEDU VREMENA

1. Postavite svoje ciljeve

Kada je u pitanju upravljanje vremenom postavite svoje ciljeve na prvom mjestu. Složite
svoje dnevne aktivnosti prema vlastitim ciljevima.

2. Pripremite se

Zapišite svoj plan za naredni dan veče prije. U plan uključite i svoje uobičajene
navike, ali i potencijalne nepredviđene okolnosti.

3. Postavite svoje prioritete

Odlučite da li ćete prvo uraditi važne i velike stvari ili ćete prvo raditi manje poslove. U
ovom slučaju čuvajte se „tiranije“ hitnosti.

4. Organizujte svoje dnevne obaveze.

Slične radne obaveze radite u određenim vremenskim blokovima: telefomske pozive,

rješavanje pošte, kratki sastanci i sl.

5. Pojednostavite

Podijelite teške i složene zadatke u manje cjeline. Odredite vrijeme i redoslijed

njihove realizacije.

6. Dozvolite da drugi urade neke od poslova

Naučite da delegirate obaveze i da napravite korektnu raspodjelu obaveza među

saradnicima.

7. Odbijanje

Ne morate uvijek biti na raspolaganju za sve. Koristitie svoje vrijeme i organizujte

svoje obaveze prema sebi.

8. Poštovanje

Nemojte zakazivati i preuzimati obaveze ako ćete kasniti sa izvršenjem. Uvijek jasno
definišite ciljeve i tačne datume izvršenja.

9. Telefonski pozivi

Rasporedite i organizujte vrijeme za obavljanje telefonskih poziva, slanje pošte, faxova i

elektronske pošte.

10. Uživajte u svom uspjehu

Ako primjetite da svoje obaveze izvršavate konkretno i blagovremeno gledajte to kao svoj
uspjeh. Nagradite sebe, kao i druge oko Vas koji Vam pomažu u realizovanju preuzetih
obaveza.

Priručnik za upravljanje vremenom Strana 10 od 10

| Kventum d.o.o. Poslovno-edukativni centar Sarajevo | www.kventum.ba |

Svaka uspješna karijera počinje dobrom edukacijom!