Professional Documents
Culture Documents
Mô Tả Công ViệC Key User Và End User Cho Dự ÁN Epicor
Mô Tả Công ViệC Key User Và End User Cho Dự ÁN Epicor
01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 1/6
Tên Nguyễn Phi Thường Bùi Thanh Khang Trần Thị Minh Thảo
Chức vụ Giám đốc Trưởng phòng CNTT ERP Technical Consultant
Ngày
Chữ ký
27/5/2019
Nhận bản chính/bản photo (ghi Nhận file mềm (đánh dấu “X”
STT Đơn vị được nhận tài liệu
rõ số lượng) nếu được nhận)
1 Ban Giám đốc CEO 1 X
2 Phòng HR 1 X
3 Phòng CNTT 1 X
4 Phòng ISO 1 X
5 Phòng Sales 1 X
6 Phòng Detail 1 X
7 Phòng Kế toán 1 X
8 Phòng Quản lý dự án 1 X
9 Phòng HSE 1 X
10 Phòng Marketing 1 X
11 Phòng Cung Ứng 1 X
12 Phòng Kho vận 1 X
13 Phòng QA/QC 1 X
14 Nhà máy 1 X
CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
1.1 Mục đích
Quy chế tổ chức hoạt động của các user sử dụng hệ thống Epicor được xây dựng nhằm:
- Quy định cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, nguyên tắc quản lý, tổ chức hoạt động của
các user sử dụng hệ thống Epicor.
- Quy định chế độ họp, báo cáo, và các mối quan hệ với các đơn vị, bộ phận khác.
Mã TL 11.QT.01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 2/6
1.2 Phạm vi áp dụng
- Quy chế này được áp dụng cho các user sử dụng hệ thống Epicor.
1.3 Định nghĩa, từ viết tắt
- PB: Phòng ban.
- BP: Bộ phận.
1.4 Cơ sở pháp lý
- Căn cứ sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty.
CHƯƠNG II
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÁC USER SỬ DỤNG EPICOR
2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các user sử dụng hệ thống Epicor
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các user sử dụng hệ thống Epicor
Bắt đầu
BOD
Phòng CNTT
Key User
Kết thúc
2.2 Cơ cấu tổ chức cụ thể của các user tham gia hệ thống Epicor
Phòng Ban Key User End User
Trần Ngọc Thu Võ Mạnh Khương
Đoàn Lạc Vĩ
Phòng Kế Toán
Nguyễn Văn Dư
Nguyễn Thị Hồng Hạnh
Mã TL 11.QT.01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 3/6
Tăng Ngọc Tuyết
Lê Bá Sơn
Kế toán tổng hợp – chưa có
người
Đinh Văn Hoàn Nguyễn Dương Triều
Nguyễn Đức Duy Phạm Thị Thúy
Phòng KHĐP-QS Nguyễn Chí Linh Đoàn Văn Bảo
Nguyễn Dương Triều
Phạm Thị Thúy
Nguyễn Duy Quỳnh Đinh Tấn Hải
Thái Thanh Bình Trần Nguyễn Thùy Trang
Phòng HSE Đinh Tấn Hải
Võ Thế Lực
Nguyễn Minh Luân
Vũ Trọng Hoàng Trần Ngọc Diễm
Phòng Kinh Doanh
Vũ Trọng Khang Trịnh Sở Hiền
Lê Đình Hào Lê Phước Nghĩa
Phòng QA-QC
Hồ Văn Hải Hưng Chế Thị Thu Thảo
Nguyễn Ngọc Thanh Nguyễn Vủ Linh
Trần Mỹ Hoa
Phòng Detail Huỳnh Thị Thanh Tuyền
Đỗ Đặng Châu
Lê Quang Tuấn
Nguyễn Tấn Tài Ngô Tấn Vĩnh
Phòng Thiết Kế
Nguyễn Văn Hội
Nguyễn Thị Anh Thuyên Quách Xuân Đào
Phòng Cung Ứng Hoàng Viễn Thông Trần Nguyễn Vĩnh Duy
Lê Thị Dân
Nguyễn Hoàng Anh Dương Thị Kim Thoa
Phòng Marketing
Nguyễn Đình Huy
Nguyễn Bình Phương Vũ Bá Thắng
Phạm Thị Thuỳ Linh Nguyễn Thành Phước
Nguyễn Thành Công Lê Thánh Tôn
Nguyễn Vãng
Lê Hoàng Duy Hưng
Nguyễn Thanh Nhứt
Nguyễn Ngọc Chung
Nguyễn Tuấn Anh
Phòng QLDA
Trần Công Thức
Trần Văn Long
Trần Tấn Cầu
Phạm Ngọc Cường
Đỗ Văn Cường
Bạch Thanh Quý
Lê Văn Khan
Lê Văn Tuấn
Mã TL 11.QT.01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 4/6
Trần Văn Tưởng
Châu Văn Vũ
Trần Văn Trường
Lê Bá Sơn
Kho Văn Phòng
Đặng Tấn Lộc
Kho Nhà Máy
Kho
Kho Công Trường
Nguyễn Thị Hồng Nhung
Hồ Thị Thu Hiền
Khối Gián Tiếp
Trương Đức Quân
Đinh Thị Kiều Chinh
Nguyễn Trung Nguyên
Phạm Văn Treo
Nại Văn Dinh
Phạm Khánh Vinh
Nguyễn Chí Bình
Lê Hữu Cương
Khối Sản Xuất Nại Văn Dinh
Phan Tấn Tài
Nguyễn Trùng Dương
Trần Văn Kỳ
Nguyễn Văn Hùng
Nhà Máy Phạm Văn Bình
Phạm Văn Bình
Lê Quang Song
Trần Trung Hiếu
Khối KHSX Dương Lê Anh
Nguyễn Thế Anh
Huỳnh Khắc Tuân
Bảo Trì Trần Đình Hà
Phạm Đức Tuấn
Nguyễn Thế Anh
Lê Văn An
Lê Văn Lộc
QA-QC
Hà Văn Đông
Trần Văn Cảnh
Phan Văn Thanh
Nguyễn Thanh Hậu
CHƯƠNG III
Mã TL 11.QT.01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 5/6
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC USER SỬ DỤNG EPICOR
3.1 Các chức năng và nhiệm vụ chính của các user sử dụng hệ thống Epicor:
Các user sử dụng hệ thống Epicor có các chức năng, nhiệm vụ như sau:
- CEO là cấp cao nhất, cấp duyệt tất cả các Quy trình nghiệp vụ ứng dụng trong hệ thống Epicor; duyệt tất cả các
chứng từ báo cáo trong hệ thống Epicor từ Key-user đưa lên.
- User phòng CNTT có toàn quyền phân quyền cho các Key-user và End-user theo từng quyền hạn tương ứng của
mỗi user trong hệ thống Epicor.
- User phòng CNTT có toàn quyền kiểm tra dữ liệu trong hệ thống Epicor.
- Key user là người phải nắm vững các quy trình nghiệp vụ của PB mình để làm việc trực tiếp với tư vấn phần
mềm.
- Những người Key-user và End-user của mỗi Phòng ban/ Bộ phận là những người tham gia chính vào các công
việc nhập liệu dữ liệu thực tế vào hệ thống Epicor. Trong đó, cấp Key-user là cấp duyệt; End-user là cấp phụ trách
từng mảng công việc chi tiết và nhập liệu dữ liệu thực vào hệ thống Epicor.
- Các End-user của mỗi PB/ BP là người soạn thảo Quy trình nghiệp vụ tương ứng của mình đảm nhận. Sau đó
trình lên cấp Key-user duyệt. Sau khi Key-user duyệt trình lên cho Ban Epicor.
- Các End-user của mỗi PB/ BP là người soạn thảo các mẫu biểu chứng từ, báo cáo tương ứng được sử dụng cho
PB/ BP trên Epicor. Sau đó trình lên cấp Key-user duyệt. Sau khi Key-user duyệt trình lên cho Ban Epicor.
- Mỗi user dành ra 1-8 tiếng/ngày cho công việc ERP tùy vào từng giai đoạn của dự án. Do đó trưởng phòng sẽ đo
đạc mức độ công việc của từng user để sắp xếp thời gian cho công việc ERP của từng user trong phòng theo từng
giai đoạn.
- Mỗi thành viên có nhiệm vụ phải thông báo với Ban ERP nếu có công việc đột xuất hoặc làm không đúng tiến độ.
Và ban ERP cũng phải thông báo đến các phòng ban khác nếu bận công việc đột xuất không sắp xếp lịch được.
- Khi Ban ERP gửi email mời họp đến các phòng ban/ bộ phận, Key-user và End-user sắp xếp thời gian tham gia
đầy đủ, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan; nếu cần thiết dời ngày họp lại thì báo với Ban ERP thông qua email
mời họp.
- Trong quá trình chuẩn bị cũng như vận hành hệ thống Epicor, các user có bất cứ điều gì thắc mắc hoặc phát sinh
lỗi từ hệ thống Epicor thì liên hệ trực tiếp phòng CNTT để nhận được sự hỗ trợ kịp thời.
- Các Key-user và End-user có trách nhiệm xử lý công việc đúng tiến độ để đảm bảo hệ thống Epicor chạy đúng lộ
trình và tránh không bị ảnh hưởng lẫn nhau. (các phòng ban lưu ý không được phép đưa ra lý do công viê ̣c quá
nhiều nên châ ̣m tiến đô ̣…)
3.2 Chế độ họp
ST
Nội dung họp Thời gian họp Thành phần tham dự Người chủ trì
T
Tất cả thành viên của Ban
09h00 đến 12h00 thứ 6
1 Họp định kỳ. Epicor: Key user, End-user, Ban ERP.
hàng tuần.
Ban ERP, Ban giám đốc.