Mã TL 11.QT.

01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 1/6

Phê duyệt Kiểm tra Soạn thảo

Tên Nguyễn Phi Thường Bùi Thanh Khang Trần Thị Minh Thảo
Chức vụ Giám đốc Trưởng phòng CNTT ERP Technical Consultant
Ngày

Chữ ký

TRANG KIỂM SOÁT BAN HÀNH SỬA ĐỔI

Lần ban hành/

Trang sửa đổi Nội dung cũ Nội dung mới sửa đổi
ngày ban hành

27/5/2019

DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

Nhận bản chính/bản photo (ghi Nhận file mềm (đánh dấu “X”
STT Đơn vị được nhận tài liệu
rõ số lượng) nếu được nhận)
1 Ban Giám đốc CEO 1 X
2 Phòng HR 1 X
3 Phòng CNTT 1 X
4 Phòng ISO 1 X
5 Phòng Sales 1 X
6 Phòng Detail 1 X
7 Phòng Kế toán 1 X
8 Phòng Quản lý dự án 1 X
9 Phòng HSE 1 X
10 Phòng Marketing 1 X
11 Phòng Cung Ứng 1 X
12 Phòng Kho vận 1 X
13 Phòng QA/QC 1 X
14 Nhà máy 1 X

CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
1.1 Mục đích
Quy chế tổ chức hoạt động của các user sử dụng hệ thống Epicor được xây dựng nhằm:
- Quy định cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, nguyên tắc quản lý, tổ chức hoạt động của
các user sử dụng hệ thống Epicor.
- Quy định chế độ họp, báo cáo, và các mối quan hệ với các đơn vị, bộ phận khác.
 Mã TL 11.QT.01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 2/6
1.2 Phạm vi áp dụng
- Quy chế này được áp dụng cho các user sử dụng hệ thống Epicor.
1.3 Định nghĩa, từ viết tắt
- PB: Phòng ban.
- BP: Bộ phận.
1.4 Cơ sở pháp lý
- Căn cứ sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty.

CHƯƠNG II
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÁC USER SỬ DỤNG EPICOR
2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các user sử dụng hệ thống Epicor

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các user sử dụng hệ thống Epicor

Bắt đầu

BOD

Phòng CNTT

Key User

End User End User

Kết thúc

2.2 Cơ cấu tổ chức cụ thể của các user tham gia hệ thống Epicor
Phòng Ban Key User End User
Trần Ngọc Thu Thân Thị Liễu
  Đoàn Lạc Vĩ
Phòng Kế Toán
  Nguyễn Văn Dư
  Nguyễn Thị Hồng Hạnh
 Mã TL 11.QT.01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 3/6
  Tăng Ngọc Tuyết
  Lê Bá Sơn
Đinh Văn Hoàn Nguyễn Dương Triều
Nguyễn Đức Duy Phạm Thị Thúy
Phòng KHĐP-QS Nguyễn Chí Linh Đoàn Văn Bảo
  Nguyễn Dương Triều
  Phạm Thị Thúy
Nguyễn Duy Quỳnh Đinh Tấn Hải
Thái Thanh Bình Trần Nguyễn Thùy Trang
Phòng HSE   Đinh Tấn Hải
  Võ Thế Lực
  Nguyễn Minh Luân
Vũ Trọng Hoàng Trần Ngọc Diễm
Phòng Kinh Doanh
Vũ Trọng Khang Trịnh Sở Hiền
Lê Đình Hào Lê Phước Nghĩa
Phòng QA-QC
Hồ Văn Hải Hưng Chế Thị Thu Thảo
Nguyễn Ngọc Thanh Nguyễn Vủ Linh
  Trần Mỹ Hoa
Phòng Detail   Huỳnh Thị Thanh Tuyền
  Đỗ Đặng Châu
  Lê Quang Tuấn
Nguyễn Tấn Tài Ngô Tấn Vĩnh
 Nguyễn Văn Hội Lưu Huyền Trang
Phòng Thiết Kế Lê Đình Mạnh
Nguyễn Văn Ánh
Mai Thị Tú Trinh
Nguyễn Thị Anh Thuyên Quách Xuân Đào
Phòng Cung Ứng Hoàng Viễn Thông Trần Nguyễn Vĩnh Duy
  Lê Thị Dân
Nguyễn Hoàng Anh Dương Thị Kim Thoa
Phòng Marketing
Nguyễn Đình Huy  
Nguyễn Bình Phương Vũ Bá Thắng
Phạm Thị Thuỳ Linh Nguyễn Thành Phước
Nguyễn Thành Công Lê Thánh Tôn
  Nguyễn Vãng
  Lê Hoàng Duy Hưng
  Nguyễn Thanh Nhứt
  Nguyễn Ngọc Chung
Phòng QLDA
  Nguyễn Tuấn Anh
  Trần Công Thức
  Trần Văn Long
  Trần Tấn Cầu
  Phạm Ngọc Cường
  Đỗ Văn Cường
  Bạch Thanh Quý
 Mã TL 11.QT.01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 4/6
  Lê Văn Khan
  Lê Văn Tuấn
  Trần Văn Tưởng
  Châu Văn Vũ
  Trần Văn Trường
  Lê Bá Sơn
Kho Văn Phòng
  Đặng Tấn Lộc
   
Kho Nhà Máy
Kho    
   
Kho Công Trường    
   
  Nguyễn Thị Hồng Nhung
  Hồ Thị Thu Hiền
Khối Gián Tiếp
  Trương Đức Quân
  Đinh Thị Kiều Chinh
  Nguyễn Trung Nguyên
  Phạm Văn Treo
  Nại Văn Dinh
  Phạm Khánh Vinh
  Nguyễn Chí Bình
  Lê Hữu Cương
Khối Sản Xuất   Nại Văn Dinh
  Phan Tấn Tài
  Nguyễn Trùng Dương
  Trần Văn Kỳ
  Nguyễn Văn Hùng
Nhà Máy   Phạm Văn Bình
  Phạm Văn Bình
  Lê Quang Song
  Trần Trung Hiếu
Khối KHSX   Dương Lê Anh
  Nguyễn Thế Anh
  Huỳnh Khắc Tuân
Bảo Trì   Trần Đình Hà
  Phạm Đức Tuấn
  Nguyễn Thế Anh
  Lê Văn An
  Lê Văn Lộc
QA-QC
  Hà Văn Đông
  Trần Văn Cảnh
  Phan Văn Thanh
  Nguyễn Thanh Hậu
 Mã TL 11.QT.01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 5/6
CHƯƠNG III
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC USER SỬ DỤNG EPICOR
3.1 Các chức năng và nhiệm vụ chính của các user sử dụng hệ thống Epicor:
Các user sử dụng hệ thống Epicor có các chức năng, nhiệm vụ như sau:
- CEO là cấp cao nhất, cấp duyệt tất cả các Quy trình nghiệp vụ ứng dụng trong hệ thống Epicor; duyệt tất cả các
chứng từ báo cáo trong hệ thống Epicor từ Key-user đưa lên.
- User phòng CNTT có toàn quyền phân quyền cho các Key-user và End-user theo từng quyền hạn tương ứng của
mỗi user trong hệ thống Epicor.
- User phòng CNTT có toàn quyền kiểm tra dữ liệu trong hệ thống Epicor.
- Key user là người phải nắm vững các quy trình nghiệp vụ của PB mình để làm việc trực tiếp với tư vấn phần
mềm.
- Những người Key-user và End-user của mỗi Phòng ban/ Bộ phận là những người tham gia chính vào các công
việc nhập liệu dữ liệu thực tế vào hệ thống Epicor. Trong đó, cấp Key-user là cấp duyệt; End-user là cấp phụ trách
từng mảng công việc chi tiết và nhập liệu dữ liệu thực vào hệ thống Epicor.
- Các End-user của mỗi PB/ BP là người soạn thảo Quy trình nghiệp vụ tương ứng của mình đảm nhận. Sau đó
trình lên cấp Key-user duyệt. Sau khi Key-user duyệt trình lên cho Ban Epicor.
- Các End-user của mỗi PB/ BP là người soạn thảo các mẫu biểu chứng từ, báo cáo tương ứng được sử dụng cho
PB/ BP trên Epicor. Sau đó trình lên cấp Key-user duyệt. Sau khi Key-user duyệt trình lên cho Ban Epicor.
- Mỗi user dành ra 1-8 tiếng/ngày cho công việc ERP tùy vào từng giai đoạn của dự án. Do đó trưởng phòng sẽ đo
đạc mức độ công việc của từng user để sắp xếp thời gian cho công việc ERP của từng user trong phòng theo từng
giai đoạn.
- Mỗi thành viên có nhiệm vụ phải thông báo với Ban ERP nếu có công việc đột xuất hoặc làm không đúng tiến độ.
Và ban ERP cũng phải thông báo đến các phòng ban khác nếu bận công việc đột xuất không sắp xếp lịch được.
- Khi Ban ERP gửi email mời họp đến các phòng ban/ bộ phận, Key-user và End-user sắp xếp thời gian tham gia
đầy đủ, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan; nếu cần thiết dời ngày họp lại thì báo với Ban ERP thông qua email
mời họp.
- Trong quá trình chuẩn bị cũng như vận hành hệ thống Epicor, các user có bất cứ điều gì thắc mắc hoặc phát sinh
lỗi từ hệ thống Epicor thì liên hệ trực tiếp phòng CNTT để nhận được sự hỗ trợ kịp thời.
- Các Key-user và End-user có trách nhiệm xử lý công việc đúng tiến độ để đảm bảo hệ thống Epicor chạy đúng lộ
trình và tránh không bị ảnh hưởng lẫn nhau. (các phòng ban lưu ý không được phép đưa ra lý do công viê ̣c quá
nhiều nên châ ̣m tiến đô ̣…)
3.2 Chế độ họp
ST
Nội dung họp Thời gian họp Thành phần tham dự Người chủ trì
T
Tất cả thành viên của Ban
09h00 đến 12h00 thứ 6
1 Họp định kỳ. Epicor: Key user, End-user, Ban ERP.
hàng tuần.
Ban ERP, Ban giám đốc.

Theo Kế hoạch đã sắp xếp Key-user, End-user của

Họp thu thập dữ liệu
2 của Ban ERP với từng PB/ từng PB/BP trong Kế hoạch Ban ERP.
với từng PB/ BP.
BP. đã sắp xếp.
3 Họp đột xuất. Khi có nhu cầu. Key-user, End-user. Ban ERP.
 Mã TL 11.QT.01
MÔ TẢ CÔNG VIỆC KEY USER VÀ Lần ban hành 01
END USER CHO DỰ ÁN EPICOR Ngày ban hành 01/04/2018
Trang 6/6

3.3 Chế độ, nguyên tắc báo cáo

ST
T Nội dung báo cáo Thời gian báo cáo Người báo cáo Báo cáo cho
Báo cáo kết quả công Theo quy định. End-user của từng PB/ BP. Key-user của từng PB/
1 việc hàng ngày. BP tương ứng.
Báo cáo kết quả CV Theo quy định. Key-user, End-user. Ban ERP, Ban Giám
2 hàng tuần. Đốc.