BP.

001 TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

PHÂN HỆ THÔNG BÁO (AN)

Mã dự án:
Mã tài liệu
Người tạo:
Ngày tạo tài liệu:
Ngày cập nhật mới nhất:
Phiên bản:

Bản quyền tài liệu thuộc về Công ty Cổ Phần MyMind

Kiểm soát tài liệu
Phiên bản tài liệu
Ngày Người ghi Phiên bản Thay đổi

06/09/2022 Lê Cường 1.0 Khởi tạo

Phê duyệt tài liệu

Người phê duyệt Vai trò Chữ ký Ngày

Phân phối tài liệu

Bản Người nhận Nơi lưu
1
2
3
4

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 2/17

 MỤC LỤC

1. TỔNG QUAN......................................................................................................................4
1.1. Phạm vi tài liệu...............................................................................................................................4
1.2. Thuật ngữ và chữ viết tắt..............................................................................................................4
1.3. Ý nghĩa các hình vẽ trong sơ đồ....................................................................................................4
2. YÊU CẦU CHỨC NĂNG...................................................................................................6
2.1. Thông tin danh mục.......................................................................................................................6
2.2. Thông tin chung cấu hình hệ thống..............................................................................................6
3. BP.AN.QT.01 - QUY TRÌNH CHI TIẾT QUẢN LÝ THÔNG BÁO.............................7
3.1. Mô tả quy trình chi tiết quản lý thông báo...................................................................................8
4. CHI TIẾT THỰC HIỆN...................................................................................................10
4.1. Dashboard thông báo...................................................................................................................10
4.2. [BP.AN.01] Màn hình tạo thông báo...........................................................................................12
4.3. [BP.AN.02.02] Màn hình phê duyệt thông báo..........................................................................13
4.4. [BP.AN.03] Thông báo đã ban hành...........................................................................................15
5. DANH SÁCH CÁC VẤN ĐỀ CẦN XỬ LÝ....................................................................17
5.1. Các vấn đề chưa xử lý..................................................................................................................17
5.2. Các vấn đề đã xử lý......................................................................................................................17

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 3/17

1. Tổng quan
1.1. Phạm vi tài liệu
Tài liệu này xây dựng nhằm mục đính mô tả giải pháp chi tiết các nghiệp vụ của phân hệ “Thông báo” theo hệ
thống của dựa trên những điều kiện sau đây:
- Các yêu cầu chức năng, quy trình quản lý hiện có trên hệ thống. Nhằm
đạt được yêu cầu sau:
- Xác định phạm vi yêu cầu nghiệp vụ của phân hệ “Thông báo”
- Xác định phạm vi công việc trong các bước tiếp theo của quá trình xây dựng và triển khai hệ thống Digio.
- Là cơ sở nghiệm thu các yêu cầu nghiệp vụ đối với phân hệ “Thông báo”.

1.2. Thuật ngữ và chữ viết tắt

Thuật ngữ, từ viết tắt Diễn giải

Digio Hệ thống văn phòng điện tử

1.3. Ý nghĩa các hình vẽ trong sơ đồ

STT Hình vẽ Diễn giải

1 Hành động theo các vai trò

2 Ký hiệu bắt đầu sự kiện/ quy trình

3 Công việc/ nhiệm vụ

Gọi những bước từ quy trình khác mà không cần định nghĩa từ đầu
4 trong quy trình hiện tại.

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 4/17

 STT Hình vẽ Diễn giải

5 Công việc/ nhiệm vụ được thực hiện tự động

6 Công việc/ nhiệm vụ dựa vào điều kiện

7 Công việc/ nhiệm vụ thực hiện trong hệ thống do user thực hiện

8 Công việc/ nhiệm vụ thực hiện ngoài hệ thống

9 Luồng đi của quy trình

Luồng đi của quy trình kèm với một điều kiện, khi điều kiện đạt được
10
thì quy trình mới chạy theo luồng này

11 Điều kiện chỉ được phép một trong hai (hoặc nhiều) nhánh

12 Diễn tả một sự việc liên quan đến thời gian

13 Diễn tả sự việc gửi và nhận thông tin

14 Thông tin, dữ liệu

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 5/17

 1.4. Các vai trò trong quy trình
Phần này liệt kê tất cả các vai trò nghiêp vụ tham gia trong các quy trình.

STT Vai trò Ghi chú Chức năng và nhiệm vụ

1. Quản trị hệ thống Cấu hình hệ thống, tạo các danh mục và
phân quyền chức năng
2. Danh sách đầu mối Nhóm tài khoản được phân quyền để tạo
thông báo
3. Ban hành thông báo Tài khoản được phân quyền ban hành theo
loại thông báo
4.

2. Yêu cầu chức năng

2.1. Thông tin danh mục
- Danh mục phân loại thông báo

STT Nội dung Diễn giải Ghi chú

1. Tiêu đề Tên loại thông báo

2. Ban hành thông báo Phân quyền tài khoản duyệt thông báo
3. Phạm vi Công ty/ Tập đoàn
4. Duyệt thông báo Thủ công hoặc tự động

2.2. Thông tin chung cấu hình hệ thống

- Phân quyền danh sách đầu mối tạo trình ký
- Cấu hình phê duyệt ban hành thông báo cho đơn vị phụ trách
- Cấu hình quy trình phê duyệt thông báo

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 6/17

 3. BP.AN.QT.01 - Quy trình quản lý thông báo

Quy trình quản lý thông báo

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 7/17

3.1. Mô tả quy trình chi tiết quản lý thông báo
Mã Đầu vào Mô tả chi tiết Đầu ra Vai trò

BP.AN.01 - Phạm vi ban hành Tạo thông báo: - Thông báo được tạo Danh sách đầu mối
- Đơn vị ban hành Bước 1: Tạo thông báo - Gửi email, Notify, thông báo
- Thành phần nhận thông báo Bước 2: Lưu thông đến người duyệt ban hành thông
- Loại thông báo báo Bước 3: Gửi phê báo
duyệt - Thông báo được lưu trên danh
Bước 4: Hệ thống gửi email, Notify, thông báo cho tài khoản sách thông báo đang xử lý
duyệt ban hành.
Mỗi thông báo được tạo sẽ gồm các thông tin:
- Phạm vi ban hành thông báo: Tập đoàn/ Tổng công
ty/công ty
- Tờ trình liên quan
- Tập tin đính kèm
- Hình ảnh trên nội dung thông báo: chỉ cho phép tải ảnh và
hình ảnh sẽ tự động điều chỉnh theo kích thước màn hình.
Loại thông báo:
- Đơn vị ban hành.
- Người phê duyệt ban hành
- Ban hành tự động hoặc qua bước phê duyệt ban
hành. Đánh dấu loại thông báo quan trọng

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 8/17

BP.AN.02.01 Thông báo đã gửi
Mã Đầu vào
BP.AN.02.02 Thông báo đã gửi
Email, Notify ,thông báo
BP.AN.03 Thông báo được duyệt
BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
Thông báo duyệt tự động: tùy theo từng loại thông báo để
xác định thông báo duyệt tự động.
Mô tả chi tiết Đầu ra Vai trò
Duyệt thông báo: Ban hành thông báo
Bước 1: Nhập ý kiến
Bước 2: Duyệt ban hành/ hiệu chỉnh
Hiệu chỉnh: Trả về người soạn thảo điều chỉnh nội dung
kèm thông báo.
Ban hành thông báo:
Notify/Thông báo cho người thành phần nhận thông báo
Tiện ích:
- Tra cứu thông báo: theo tiêu đề, phạm vi, loại thông báo và
ngày ban hành
- Đánh dấu quan trọng trên thông báo đã ban hành để thêm
thông báo vào danh sách thông báo cá nhân
Trang 9/17
4. Chi tiết thực hiện
4.1. Dashboard thông báo

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 10/17

 Dashboard thông báo

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 11/17

4.2. [BP.AN.01] Màn hình tạo thông báo

Màn hình tạo thông báo

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 12/17

4.3. [BP.AN.02.02] Màn hình phê duyệt thông báo

Màn hình phê duyệt thông báo

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 13/17

 Màn hình phê duyệt thông báo

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 14/17

4.4. [BP.AN.03] Thông báo đã ban hành

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 15/17

 Màn hình Thông báo đã ban hành

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 16/17

5. Danh sách các vấn đề cần xử lý
5.1. Các vấn đề chưa xử lý
STT Vấn đề Giải pháp Người chịu Thời hạn Người xử lý Ngày
trách nhiệm xử lý đóng

5.2. Các vấn đề đã xử lý

STT Vấn đề Giải pháp Người chịu Thời hạn Người xử lý Ngày
trách nhiệm xử lý đóng

BP001_TÀI LIỆU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Trang 17/17