HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE ACCOUNT
 MỤC LỤC

I. GIỚI THIỆU CHUNG .................................................................................................................. 3

II. KHỞI TẠO HỆ THỐNG VÀ ĐĂNG NHẬP .............................................................................. 3
1. Khởi tạo hệ thống. .............................................................................................. 3
2. Đăng nhập hệ thống. .......................................................................................... 4
3. Quên mật khẩu. .................................................................................................. 5
III. HỆ THỐNG BASE ACCOUNT ................................................................................................... 6
1. Cách hiển thị trong hệ thống. ............................................................................ 6
2. Trang cá nhân trên hệ thống. ............................................................................ 6
a. Đổi mật khẩu ................................................................................................... 7
b. Chỉnh sửa thông tin cá nhân .......................................................................... 7
c. Đổi màu giao diện hiển thị.............................................................................. 7
d. Ứng dụng – Bảo mật ....................................................................................... 8
e. Tùy chỉnh nâng cao ......................................................................................... 8
3. Quản lý tài khoản thành viên. ........................................................................... 8
a. Thêm tài khoản ............................................................................................... 9
b. Phân quyền hệ thống .................................................................................... 10
c. Chỉnh sửa Email – Mật khẩu cho thành viên ............................................. 10
d. Chỉnh sửa tài khoản trên hệ thống .............................................................. 11
e. Phân quyền quản lý trực tiếp (hỗ trợ phần mềm Base Wework) ............. 11
f. Deactivate tài khoản (Khóa tài khoản trên hệ thống) ............................... 12
4. Quản lý nhóm tài khoản. ................................................................................. 12
a. Thêm nhóm .................................................................................................... 13
b. Sửa các thành viên trong nhóm ................................................................... 13
5. Tài khoản khách (Hỗ trợ các phần mềm làm việc với khách hàng) ............ 13
6. Quản lý ứng dụng ............................................................................................. 14
a. Cách vào các phần mềm ứng dụng trong hệ thống của Base.................... 14
b. Cách phân quyền Admin trong từng phần mềm ....................................... 15
c. Cách quản lý thành viên sử dụng trong từng phần mềm .......................... 15
 PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI KHOẢN
BASE ACCOUNT

I. GIỚI THIỆU CHUNG

Base Account – Phần mềm quản lý tài khoản hệ thống.

Base Account là phần mềm giúp nhà điều hành có thể quản lý tất cả tài khoản trong công ty/doanh
nghiệp của mình trên hệ thống của Base Platform.

Base Account sẽ hỗ trợ các tính năng:

- Quản lý tài khoản cá nhân, thêm chỉnh sửa các tài khoản trong hệ thống của công ty
- Quản lý các ứng dụng trên hệ thống và phân quyền
- Quản lý hệ thống thông báo và nhắc nhở trên hệ thống của Base.

Nhờ vậy, Base Account là phần mềm hỗ trợ cho tất cả các phần mềm khác trong hệ thống của Base.

II. KHỞI TẠO HỆ THỐNG VÀ ĐĂNG NHẬP

1. Khởi tạo hệ thống.
Ngay khi Base.vn khởi tạo hệ thống công ty, bạn sẽ nhận được email từ Base Platform thông báo đến
người quản trị (owner) bao gồm tên, Email và mật khẩu tạm thời để đăng nhập vào hệ thống:

Sau đó, bạn có thể ấn vào mục “ Bắt đầu làm việc” để vào hệ thống của Base.vn.
 Những lần sau đó, bạn sẽ không cần phải vào Email mới có thể vào hệ thống của Base nữa. Bạn có thể truy
cập vào hệ thống của Base bằng cách vào trang chủ của Base.vn và chọn mục Đăng nhập.

2. Đăng nhập hệ thống.

Khi vào giao diện hiển thị Đăng nhập trên hệ thống của Base, màn hình giao diện Đăng nhập sẽ hiển thị
như sau:

Ở đây, bạn sẽ sử dụng Email của mình và Mật khẩu tạm thời để đăng nhập vào hệ thống của mình bằng
cách ấn vào mục

Bên cạnh đó, Hệ thống của Base.vn cho phép người dùng đăng nhập bằng một ứng dụng thứ ba, như
Google hay Microsoft.
 Đối với các tài khoản khách được phân quyền vào hệ thống để theo dõi thông tin, bạn sẽ đăng nhập vào hệ
thống bằng cách Đăng nhập với vai trò khách.

Sau đó, bạn điền các thông tin như Email, mật khẩu tạm thời và Access point trong Email được gửi đến từ
Base Platform.

3. Quên mật khẩu.

Trong trường hợp bạn quên mật khẩu vào hệ thống, bạn không cần phải nhờ cấp phân quyền Owner vào
thay đổi mật khẩu, mà bạn có thể trực tiếp vào hệ thống và đổi lại mật khẩu mới như sau:
- Trong màn hình giao diện Đăng nhập (LOG IN), bạn chọn mục Quên mật khẩu (Forget your password?)
- Sau đó điền lại Email và mã bảo mật. Hệ thống sẽ gửi lại cho bạn một Email đặt lại mật khẩu.

III. HỆ THỐNG BASE ACCOUNT

1. Cách hiển thị trong hệ thống.

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, giao diện màn hình hiển thị như sau:

1. Thanh menu trong phần mềm Account

2. Thông tin cá nhân trong trang cá nhân
3. Chỉnh sửa thông tin cá nhân
4. Phần mềm Base Message hỗ trợ
5. Reminder – hệ thống nhắc nhở công việc
6. Hệ thống hỗ trợ trực tuyến.

2. Trang cá nhân trên hệ thống.

Khi vào hệ thống Base Account, phần đầu tiên trên thanh menu bên trái là mục
 Đây là trang cá nhân của mỗi thành viên trên hệ thống. Bạn có thể chỉnh sửa và thay đổi các thông tin cá
nhân tại đây.

a. Đổi mật khẩu

Trong màn hình hiển thị của Trang cá nhân, bạn có thể đổi mật khẩu cá nhân bằng cách ấn vào mục Đổi
mật khẩu ở phần Thông tin tài khoản bên phải màn hình. Sau đó điền mật khẩu hiện tại cũng như mật khẩu mới,
và chọn tự động đăng xuất khỏi các thiết bị hay không (Force logout).

b. Chỉnh sửa thông tin cá nhân

Bên cạnh đó, bạn có thể chỉnh sửa thông tin cá nhân của bản thân trong mục Chỉnh sửa ở phần Thông tin
tài khoản hoặc chọn mục Chỉnh sửa tài khoản:

Ở đây bạn có thể cập nhật các

thông tin cá nhân và chọn mục Cập
nhật để hoàn thiện thông tin.

c. Đổi màu giao diện hiển thị.

Bạn có thể đổi màu giao diện hiển thị của hệ thống bằng cách chọn mục Đổi màu hiển thị ở Thông tin tài
khoản và chọn màu cho hệ thống.
d. Ứng dụng – Bảo mật
Phần Ứng dụng – Bảo mật dành cho cấp phân quyền
Owner:
- Chỉnh sửa công ty: Chỉnh sửa các thông tin cơ bản
của công ty trên hệ thống
- Quyền xem thông tin: Phân quyền xem thông tin
cá nhân các thành viên trong hệ thống
- Logs hệ thống: Tất cả các hoạt động xóa của các
thành viên trên hệ thống.
- Quyền admin theo ứng dụng: Phân quyền admin
theo ứng dụng
- Tích hợp với bên thứ ba: Hỗ trợ tích hợp với bên
thứ ba
- Saml single signon: Cách đăng nhập khác

e. Tùy chỉnh nâng cao

Các thành viên cũng có thể thêm các tùy chỉnh nâng cao khác:
- Lịch sử đăng nhập: Xem lại những lần đăng nhập trước
- Quản lý thiết bị: Quản lý các thiết bị đăng nhập
- Tùy chỉnh email thông báo: Cài đặt nhận email thông báo
trên hệ thống
- Chỉnh sửa múi giờ: Thay đổi múi giờ theo khu vực
- Ủy quyền tạm thời: Trong trường hợp tạm nghỉ, chuyển
quyền xét duyệt trong Request cho người khác
- Logo & thương hiệu.

3. Quản lý tài khoản thành viên.

 Bạn vào mục Thành viên trên thanh menu để có thể quản lý và chỉnh sửa các tài khoản thành viên trong hệ
thống.
- Thêm thành viên và quản lý thành viên
- Theo dõi phân quyền thành viên trên hệ thống.

a. Thêm tài khoản

Để thêm tài khoản thành viên vào hệ thống, chọn mục Thêm tài khoản.
Có hai cách thêm tài khoản thành viên trên hệ thống:

- Thêm trực tiếp từng tài khoản thành viên:

Ấn vào mục tạo tài khoản trực tiếp:

- Họ & tên đệm: Họ và Tên đệm (VD: Nguyễn Thanh)
- Tên: Tên của thành viên (VD: Huyền)
- Username: Tên tài khoản viết liền không dấu
(Không thay đổi được)
- Email: Email để thành viên sử dụng đăng nhập vào
hệ thống và nhận thông báo
- Chức danh: Vị trí/chức danh/chức vụ làm việc trong
công ty.
- Phân quyền sử dụng: Phân quyền trên hệ thống.

- Thêm thành viên theo file Excel:

 Download file Excel mẫu trong mục “Xem file excel mẫu”
 Điền các trường thông tin bắt buộc:
+ Last name: Họ và tên đệm
+ First name: Tên thành viên
+ Email: Email của thành viên để đăng nhập hệ thống và nhận thông báo
+ Username: Tên tài khoản viết liền không dấu, phân biệt chữ hoa chữ thường (Không sửa được)
+ Job title: Tên vị trí, chức danh
+ Date of birth: Ngày tháng năm sinh (chọn dạng điền thông tin là dạng text)
+ Phone number: Số điện thoại
+ Address: Địa chỉ
+ Managers: Quản lý trực tiếp.
 Sau đó lưu lại và upload lên phần mềm bằng cách chọn “Upload danh sách tài khoản từ file excel”.
 Bạn có thể xuất danh sách tài khoản thành viên trên hệ thống bằng cách “Export danh sách ra Excel”.
 b. Phân quyền hệ thống
Trên hệ thống của Base có ba phân quyền theo hệ thống:
- Owner: Quản trị hệ thống, có mọi quyền hạn trên hệ thống
- Admin: Các thành viên trưởng phòng, trưởng ban, trưởng chi nhánh có thể thêm và chỉnh sửa thành viên
- Member: Các thành viên trên hệ thống.

Để phân quyền cho các thành viên, vào mục thành viên, ấn vào dấu ba chấm cuối mỗi thành viên cần phân
quyền, chọn mục:

- Make a regular member: Phân quyền thành viên đó làm member

- Make admin access: Phân quyền thành viên đó làm Admin
- Make owner access: Phân quyền thành viên đó làm Owner.

c. Chỉnh sửa Email – Mật khẩu cho thành viên

Khi một thành viên sai Email, đổi email hoặc quên mật khẩu, tài khoản Owner hoàn toàn có thể thay đổi
Email – Mật khẩu cho thành viên, bằng cách ấn vào mục Thành viên của phần mềm Base account, chọn dấu ba
chấm cuối hàng hiển thị thành viên cần chỉnh sửa và chọn:

- Change user email: Thay đổi Email cho thành viên này
- Set a new password: Đổi mật khẩu mới cho thành viên này.
 d. Chỉnh sửa tài khoản trên hệ thống
Tài khoản Owner cũng có thể chỉnh sửa thông tin cá nhân của từng tài khoản trên hệ thống bằng cách:
- Ấn vào mục thành viên trong phần mềm Base Account
- Chọn dấu ba chấm cuối hàng hiển thị tên thành viên cần chỉnh sửa thông tin
- Chọn mục: Chỉnh sửa tài khoản.

e. Phân quyền quản lý trực tiếp (hỗ trợ phần mềm Base Wework)
Bên cạnh việc quản lý thành viên bằng cách giao nhận việc trên hệ thống Base Wework, nhà quản lý có thể xem
báo cáo tự động của thành viên do mình quản lý bằng cách cài đặt quyền quản lý trực tiếp trên Base Account.
- Ấn vào mục thành viên trong phần mềm Base Account
- Chọn dấu ba chấm cuối hàng hiển thị tên thành viên cần thêm quản lý trực tiếp
- Chọn mục: Chỉnh sửa/chọn direct manager.

Sau đó chọn quyền Quản lý trực tiếp bằng cách ấn “@” và tag
tên những người làm quản lý trực tiếp cho thành viên đó.
 Có thể cài tối đa 10 người quản lý trực tiếp.
 f. Deactivate tài khoản (Khóa tài khoản trên hệ thống)
Khi một thành viên trong công ty nghỉ việc hoặc thay đổi, cần khóa tài khoản đó trên hệ thống. Trên hệ
thống Base.vn, không có hành động xóa tài khoản, để lưu trữ lại tất cả các hành động đã tạo ra. Chính vì vậy, hệ
thống của Base tạo ra tính năng Deactivate tài khoản để khóa một tài khoản trên hệ thống.

- Ấn vào mục thành viên trong phần mềm Base Account

- Chọn dấu ba chấm cuối hàng hiển thị tên thành viên cần khóa tài khoản
- Chọn mục: Chỉnh sửa/chọn Deactivate tài khoản này.

Bạn có thể kiểm tra lại các tài khoản đã khóa trong mục Deactivate.

4. Quản lý nhóm tài khoản.

Ngoài thao tác quản lý tất cả tài khoản thành viên trên hệ thống trong mục Tài khoản, các thành viên Admin có
thể quản lý tài khoản các thành viên do chính Admin đó quản lý trong mục Nhóm ở Base Account.
 a. Thêm nhóm

Chọn mục “Thêm nhóm” và điền các thông tin:

- Tên nhóm: Tên theo nhóm quản lý
- Directory: Tên của nhóm trên hệ thống
(Không thay đổi được)
- Group owner: Người quản lý nhóm tài khoản
- Các thành viên khác: Tag tên tất cả các thành
viên trong nhóm
- Giới thiệu thêm.
 Create user group: Tạo nhóm

b. Sửa các thành viên trong nhóm

Sau khi tạo nhóm, màn hình hiển thị nhóm như sau:

- Bạn có thể ấn vào mục trên thanh công cụ để thêm thành viên vào nhóm bằng cách ấn “@” tag tên
tài khoản thành viên

- Bạn có thể ấn vào mục trên thanh công cụ để chỉnh sửa tên nhóm tài khoản

- Bạn có thể ấn vào mục trên thanh công cụ để thay đổi các tùy chọn khác và xóa nhóm.
 Bạn cũng có thể chỉnh sửa thông tin tài khoản cá nhân trong nhóm.

5. Tài khoản khách (Hỗ trợ các phần mềm làm việc với khách hàng)
Đối với những phần mềm hỗ trợ thêm tài khoản khách hàng tham gia theo dõi các thao tác trong hệ thống,
hệ thống Base.vn cho phép người dùng thêm các tài khoản khách hàng trong những trường hợp này.
Thêm tài khoản khách hàng bằng cách ấn vào mục Thêm TK khách hàng:

Họ và tên: Họ và tên của người khách hàng tham gia vào phần mềm
Địa chỉ Email: Email để khách hàng đăng nhập hệ thống.
Username: Tên tài khoản của khách hàng trên hệ thống.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa các thông tin của một khách hàng bằng cách ấn vào dấu ba chấm cuối tài khoản.

6. Quản lý ứng dụng

a. Cách vào các phần mềm ứng dụng trong hệ thống của Base
Để vào các phần mềm trong hệ thống của Base.vn, bạn ấn vào ảnh đại diện của mình ở trên thanh menu bên trái
màn hình, và chọn phần mềm cần làm việc.
 b. Cách phân quyền Admin trong từng phần mềm
Phân quyền Admin sử dụng trong từng hệ thống bằng cách:
- Chọn mục Ứng dụng trên Base Account và ấn vào phần Quản lý Admin trong phần mềm cần phân
quyền Admin

- Tag tên thành viên cập nhật thành Admin theo app và ấn Cập nhật.

NOTE: Quyền đặc biệt của 1 tài khoản khi được phân quyền App Admin:

• Base Account: App Admin được quyền Deactivated tài khoản

• Base Request: App Admin được quyền thiết lập/ chỉnh sửa nhóm đề xuất

• Base Wework: App Admin được quyền xem báo cáo hệ thống, tạo department

• Base Office: App Admin được quyền thiết lập trên Office ( có tab Quản lý)

c. Cách quản lý thành viên sử dụng trong từng phần mềm

Có hai cách quản lý tài khoản thành viên sử dụng trong từng phần mềm:

- Cách 1: Chọn mục Ứng dụng trên Base Account và ấn vào phần Quản lý Admin trong phần mềm cần
quản lý thành viên và tag tên các thành viên tham gia vào ứng dụng đó.
- Chọn mục “Quyền admin theo ứng dụng” ở ỨNG DỤNG – BẢO MẬT ở bên phải màn hình để quản lý
thành viên, sau đó chọn phần mềm cần phân quyền thành viên sử dụng.

Sau đó chọn “@” tag tên các thành viên được phân
quyền vào phần mềm, hoặc chọn theo nhóm tài khoản
trên hệ thống.