Mục lục

BẢN QUYỀN.............................................................................................................................................4
GIỚI THIỆU...............................................................................................................................................5
VỀ FPT.ECONTRACT.........................................................................................................................5
MỤC ĐÍCH TÀI LIỆU...........................................................................................................................5
DANH SÁCH TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO.........................................................................................6
QUẢN LÝ TỔ CHỨC...............................................................................................................................7
THÊM MỚI TỔ CHỨC CON...............................................................................................................7
Khóa/Mở tổ chức con.......................................................................................................................7
Cập nhật tên tổ chức và tổ chức con.............................................................................................9
QUẢN TRỊ DANH MỤC CHỨC VỤ..................................................................................................11
Sửa danh mục chức vụ..................................................................................................................12
QUẢN TRỊ DANH MỤC NGƯỜI KÝ................................................................................................13
Thêm mới danh mục người ký......................................................................................................13
Sửa người ký...................................................................................................................................14
Xóa người ký...................................................................................................................................15
QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG.....................................................................................................................16
THÊM MỚI NGƯỜI DÙNG...............................................................................................................16
Thêm mới đơn lẻ người dùng.......................................................................................................16
Thêm mới lô nhiều người dùng.....................................................................................................17
Khóa/Mở khóa người dùng............................................................................................................20
Phân quyền cho người dùng.........................................................................................................21
Xóa người dùng..............................................................................................................................26
QUẢN TRỊ NHÓM NGƯỜI DÙNG...................................................................................................28
Thêm nhóm người dùng................................................................................................................28
Sửa nhóm người dùng...................................................................................................................29
Xóa nhóm người dùng...................................................................................................................29
CẤU HÌNH PHÂN QUYỀN XEM TÀI LIỆU CỦA ĐƠN VỊ............................................................30
QUẢN LÝ LOẠI TÀI LIỆU.....................................................................................................................32
CÁC BƯỚC THÊM MỚI VÀ XUẤT BẢN LOẠI TÀI LIỆU............................................................32
Thêm mới loại tài liệu.....................................................................................................................32
Quy định luồng ký cho loại tài liệu................................................................................................33
2
 Phân quyền loại tài liệu..................................................................................................................39
Xem trước luồng ký của loại tài liệu.............................................................................................41
Sao chép loại tài liệu......................................................................................................................45
BÁO CÁO................................................................................................................................................46
CẤU HÌNH BẢO MẬT ĐĂNG NHẬP VÀ MẬT KHẨU CHO USER TRONG TỔ CHỨC..............48
Đăng nhập.......................................................................................................................................48
Mật khẩu..........................................................................................................................................49

3
BẢN QUYỀN
FPT.eContract là sản phẩm thương mại thuộc Công ty TNHH hệ thống thông tin FPT từ
2020. Thông tin về nhãn hiệu, bản quyền và bằng sáng chế của FPT.eContract tại trang
https://www.eContract.fpt.com.vn. Không được sao chép hoặc truyền bất kỳ phần nào
của tài liệu này dưới bất kỳ hình thức nào hoặc bằng bất kỳ phương tiện nào, điện tử
hay cơ học, mà không có sự cho phép rõ ràng bằng văn bản của FPT.eContract. Theo
luật, sao chép bao gồm dịch sang ngôn ngữ hoặc định dạng khác. 

4
GIỚI THIỆU

VỀ FPT.ECONTRACT
FPT.eContract cung cấp nền tảng/ công cụ hỗ trợ cho tổ chức/ cá nhân ký và quản lý
hợp đồng/ thỏa thuận hợp tác/ giấy tờ điện tử có giá trị trên nền tảng số hóa và tính
pháp lý của chữ ký số đã được quy định theo pháp luật Việt Nam từ năm 2005.

FPT.eContract đáp ứng nhu cầu tạo ra các hợp đồng đơn lẻ và hợp đồng theo lô; tích
hợp để tạo hợp đồng tự động từ dữ liệu của ứng dụng tác nghiệp khác của doanh
nghiệp.

FPT.eContract đáp ứng nhu cầu sử dụng của cá nhân và nhu cầu quản lý của các
doanh nghiệp có mô hình quản lý nhiều người, nhiều cấp quản lý tham gia vào quy
trình ký kết khác nhau:
 Tổ chức quản lý các hợp đồng theo cây thư mục.
 Phân quyền truy cập thông tin hợp đồng cho nhóm người sử dụng trong cùng tổ
chức.
 Chia sẻ thông tin hợp đồng cho cá nhân/tổ chức bên ngoài. 

MỤC ĐÍCH TÀI LIỆU

Tài liệu hướng dẫn người sử dụng cách khai thác các tính năng của FPT.eContract
nhằm phục vụ tốt nhất quá trình gửi và ký hợp đồng điện tử. 

Tài liệu này hướng dẫn người sử dụng (NSD) cách:

 Quản lý tổ chức
 Quản lý người dùng
 Quản lý loại tài liệu
 Quản lý báo cáo
 Quản lý đăng nhập và mật khẩu cho user trong hệ thống

5
DANH SÁCH TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO
 
Vui lòng chọn đọc các tài liệu liên quan sau để biết thêm tính năng hệ thống:

1. Hướng dẫn khởi tạo tài liệu thủ công, tạo tài liệu từ mẫu, quản lý luồng ký.

2. Hướng dẫn Xem/ Ký kết và đóng dấu tài liệu.

3. Hướng dẫn cấu hình ký tự động, cấu hình tiện ích, bảo mật cá nhân.

4. Tài liệu cho người quản trị hệ thống.

6
QUẢN LÝ TỔ CHỨC 

THÊM MỚI TỔ CHỨC CON

 Vào chức năng “Tổ chức”, chọn nút
 Điền thông tin vào màn hình Thêm mới tổ chức

Khóa/Mở tổ chức con

 Khóa tổ chức con là việc chuyển trạng thái của tổ chức con từ hoạt động sang
tạm dừng. Tổ chức con bị khóa thì tất cả tài khoản tổ chức con sẽ không đăng
nhập được vào hệ thống. Các bước thực hiện Vào chức năng “Tổ chức” ->
“Danh mục tổ chức”, chọn nút (tên nút là “khóa”) của tổ chức con muốn khóa.

7
 Mở khóa tổ chức con là việc chuyển trạng thái của tổ chức con từ tạm dừng
sang hoạt động. Tổ chức con sau khi được mở khóa thì tất cả tài khoản của tổ
chức đó sẽ tiếp tục được hoạt động (đăng nhập được vào hệ thống). Các bước
thực hiện: Vào chức năng “Tổ chức” -> “Danh mục tổ chức”, chọn nút   (tên
nút là “mở khóa”) của tổ chức con muốn mở khóa.

8
Cập nhật tên tổ chức và tổ chức con
Cập nhật tên tổ chức: Admin tổ chức có thể tự cập nhật lại thông tin tên tổ chức của
mình.
Thao tác: Admin chọn “Tổ Chức” -> “Danh mục tổ chức” -> “Đổi tên”. Sau khi đổi tên,
admin chọn “Lưu” để lưu thao tác.

Cập nhật tên tổ chức trực thuộc:

Người dùng vào chức năng “Tổ chức” -> “Danh mục tổ chức”, chọn biểu tượng  .

9
Màn hình cập nhật tổ chức trực thuộc
 Điền thông tin muốn sửa: Tên tổ chức trực thuộc, tên viết tắt, mã số thuế, loại tổ
chức.
 Để lưu thông tin cập nhật: Chọn nút [Lưu].
 Không lưu thông tin cập nhật: chọn nút [Hủy].

10
QUẢN TRỊ DANH MỤC CHỨC VỤ

Vào mục “Tổ chức” -> “Danh mục chức vụ” -> chọn nút .

Màn hình thêm chức vụ

 Điền thông tin: Tên Chức vụ; Số lượng và Mô tả chức vụ nếu có.
 Lưu thông tin người ký: Chọn nút [Lưu].
 Không lưu thông tin người ký: Chọn nút [Hủy].

11
Sửa danh mục chức vụ

Vào chức năng “Tổ chức” -> “Danh mục chức vụ”, chọn nút đối với chức vụ cần cập
nhật thông tin .

12
Màn hình cập nhật thông tin người ký
 Lưu thông tin cập nhật: Chọn nút [Lưu].
 Không lưu thông tin cập nhật: chọn nút [Hủy].

QUẢN TRỊ DANH MỤC NGƯỜI KÝ

Người ký của tổ chức gồm: Những người có tài khoản trong hệ thống hoặc không có tài
khoản trong hệ thống được thêm vào danh sách người ký, thuận tiện cho việc điền
thông tin người ký trên màn hình tạo Danh sách các bên tham gia ký.

Thêm mới danh mục người ký

Vào mục “Tổ chức” -> chọn “Danh mục người ký” -> chọn nút  

Màn hình thêm người ký

 Điền thông tin: Mã NV; Tên; Email; Vai trò của người ký; Gán chức danh.
 Lưu thông tin người ký: Chọn nút [Lưu].
 Không lưu thông tin người ký: Chọn nút [Hủy].

13
Sửa người ký

Vào chức năng “Quản trị người ký”, chọn nút đối với người ký cần cập nhật thông
tin .

14
Màn hình cập nhật thông tin người ký
 Lưu thông tin cập nhật: Chọn nút [Lưu].
 Không lưu thông tin cập nhật: chọn nút [Hủy].

Xóa người ký
Vào chức năng “Quản trị người ký”, chọn nút  đối với người ký muốn xóa
 Hiển thị hộp thoại hỏi bạn xác nhận hành động xóa

 Xóa thông tin người ký: Chọn nút [Xóa].

 Không xóa thông tin người ký: Chọn nút [Hủy].
 Người ký bị xóa sẽ không còn hiển thị để hỗ trợ người dùng nhập trên màn hình
điền thông tin các bên tham giam ký.

15
QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG 

THÊM MỚI NGƯỜI DÙNG

Thêm mới đơn lẻ người dùng
Để thêm mới người dùng, vào chức năng “Người dùng” -> “Quản lý người dùng”, chọn
nút . NSD chọn đúng đơn vị mà người dùng mới thuộc vào, rồi lần lượt
điền các thông tin bắt buộc bao gồm: Họ, Tên và đệm, Email và Số điện thoại. Chọn
“Lưu” để lưu thông tin người dùng mới.

Màn hình thêm mới người dùng

16
Sau khi lưu thông tin thành công, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin đăng nhập, đường
link truy cập về email người dùng mới.

Trường hợp: một email thuộc nhiều đơn vị khác nhau, người dùng lần lượt thêm email
vào các đơn vị khác nhau, chọn từng đơn vị để phân quyền

Thêm mới lô nhiều người dùng

Để thêm mới người dùng, NSD vào theo đường dẫn sau:
https://econtract.fpt.com.vn/app/user/import 

Bước 1: Chọn link “Tải mẫu” để lấy file excel dùng để import

17
Bước 2: Điền dữ liệu vào file mẫu vừa tải
 NSD kéo để nhân bản thêm các dòng dữ liệu mẫu xuống dưới. Sau đó điền
thông tin theo định dạng. Lưu file danh sách account cần tạo.

 Lưu ý: Tại 1 thời điểm, chỉ tạo lô user cho 01 đơn vị. Thêm hết đơn vị này xong
đến đơn vị khác vơi file dữ liệu excel khác.

Bước 3: Xác định đơn vị của user cần tạo

 NSD gõ tên đơn vị, hệ thống hỗ trợ tìm kiếm liệt kê đơn vị từ danh sách.
 NSD chọn tên đơn vị. 

 Tất cả user sẽ được import và gán là user của đơn vị đã chọn

18
Bước 4: Tải file excel đã điền thông tin lên hệ thống
 NSD chọn nút [Choose file], chọn đến file excel đã chuẩn bị ở bước2, chọn nút
[Chạy]. 

 Hệ thống thực hiện import danh sách user vào đơn vị và hiển thị màn hình kết
quả. 
 NSD chọn nút [Tải file kết quả], hệ thống tải về file kết quả gồm danh sách
những user đã import thành công và user import bị lỗi. User lỗi có thể do, email
đã có trong hệ thống….

19
 File kết quả import lô người dùng

Khóa/Mở khóa người dùng

Tại màn hình Quản lý người dùng, người dùng ở trạng thái khóa sẽ không đăng nhập
được vào hệ thống, khi người dùng được mở khóa có thể truy cập vào lại bình thường.
Các bước thực hiện: Vào chức năng “Người dùng” -> “Quản lý người dùng”

 Để khóa người dùng: Kích vào nút khóa để khóa tài khoản người dùng

 Để mở khóa người dùng: Kích vào nút để mở khóa người dùng

20
Phân quyền cho người dùng

Vào chức năng “Người dùng” -> “Quản lý người dùng”, chọn nút để cập nhật
thông tin nhóm của người dùng tương ứng. 

Gán nhóm cho người dùng

- Tại màn hình Cập nhật thông tin nhóm người dùng, chọn vào tab
, hệ thống hiển thị ra danh sách nhóm người dùng
của đơn vị.

21
 Màn hình gán nhóm người dùng
- Gán nhóm cho người dùng bằng cách: 
 Chọn nút tại tên các nhóm tương ứng để gán người dùng vào nhóm đó.
Nhóm được chuyển sang danh sách “Nhóm đã gán”.
 Hoặc chọn nút của “Tất cả nhóm”, tất cả các nhóm trong danh sách “Nhóm
chưa gán” sẽ chuyển hết sang “Nhóm đã gán”.
- Hủy gán nhóm cho người dùng bằng cách:
 Chọn nút nhóm được chọn sẽ chuyển sang danh sách “Nhóm chưa gán”.

 Hoặc chọn nút của “Tất cả nhóm” các nhóm trong danh sách Nhóm đã gán
sẽ chuyển hết sang “Nhóm chưa gán”

22
- Để thực hiện lưu thông tin cập nhật: Chọn nút [Lưu]
 Không lưu thông tin cập nhật: Chọn nút [Hủy]

 Tài liệu hoặc Mẫu tài liệu được phân quyền cho nhóm nào thì những người dùng
thuộc nhóm đó có quyền xem tài liệu hoặc sử dụng Mẫu tài liệu để tạo lô tài liệu
hoặc một tài liệu từ Mẫu đó

 Người dùng được gán vào nhóm ADMIN sẽ được sử dụng các Mẫu tài liệu đã
chia sẻ trong tổ chức; được xem tài liệu đang trong quá trình ký, xem/ download/
chia sẻ tài liệu đã hoàn thành của người dùng trong tổ chức

Gán nhóm chức năng cho người dùng

Là gán thêm các chức năng để NSD có thể thực hiện được nhiều thao tác trên ứng
dụng hơn.
- Tại màn hình Cập nhật thông tin nhóm người dùng, chọn vào tab
, hệ thống hiển thị ra danh sách nhóm chức năng có thể
gán cho người dùng.

23
 Màn hình gán nhóm chức năng cho người dùng
- Để thêm quyền cho NSD, thực hiện:
 Tích chọn vào ô check box để chọn chức năng sẽ gán cho người dùng.
 Chọn nút [Lưu] để lưu thông tin chức năng đã gán cho người dùng.
- Để bỏ gán nhóm chức năng cho NSD, thực hiện:
 Bỏ tích chọn ở ô check đã gán chức năng cho người dùng.
 Chọn nút [Lưu] để lưu thông tin chức năng đã bỏ gán cho người dùng
- Diễn giải về các nhóm chức năng:
 Nhóm chức năng “Quản lý người”: cho phép NSD được:
24
  Tác động đến quyền của NSD trong cùng tổ chức hoặc các tổ
chức con bên dưới. Cụ thể: Thêm mới; khóa hoặc mở khóa;
phân quyền nhóm cho người dùng.
 Thêm hoặc bớt các nhóm người dùng trong cùng tổ chức hoặc
các tổ chức con bên dưới.
 Nhóm chức năng “Cấu hình loại tài liệu”: cho phép NSD được:
 Xem danh sách các loại tài liệu do công ty tạo ra; Phân quyền
tạo hợp đồng từ các loại tài liệu tương ứng cho các user trong
cùng tổ chức hoặc các tổ chức con bên dưới; bổ sung luồng
cho các loại tài liệu đó.
 Nếu tổ chức của NSD đang thuộc về là công ty, NSD được
phép thêm mới loại tài liệu riêng cho công ty của mình và các
tổ chức con bên dưới sử dụng.
 Nhóm chức năng “Quản lý tổ chức”, cho phép NSD được:
 Thêm mới tổ chức con bên dưới.
 Thêm mới danh mục chức vụ với tổ chức mức cao nhất.
 Thêm mới danh sách người ký của đơn vị mình.
 Nhóm chức năng “Báo cáo”, cho phép NSD được xem các báo cáo của đơn vị
 Chức năng “Tạo tài liệu không phân loại”: NSD nào được tích chọn vào ô này,
NSD đó được quyền tạo tài liệu từ loại tài liệu mặc định của hệ thống (là loại tài
liệu không có quy định riêng của công ty: vd không có quy định luồng ký hoặc
không có thêm các thuộc tính quản lý theo đặc thù của đơn vị).
 Chức năng “Xem tài liệu của đơn vị”: NSD nào được tích chọn vào ô này, NSD
đó được quyền xem các tài liệu do những NSD khác của đơn vị tạo ra. Mức
được xem tài liệu tùy thuộc vào cấu hình chung của công ty (có được xem tài
liệu của đơn vị con bên dưới hay không). 
 NSD được phân quyền “Xem tài liệu của đơn vị” sẽ xem được
tài liệu tại mục sau: NSD chọn vào menu Tài liệu\chọn đến
mục “tài liệu trong tổ chức”. NSD tích chọn vào từng đơn vị để
xem các hợp đồng ở các trạng thái khác nhau (xem mô tả tại
hình dưới).

25
Xóa người dùng

Vào chức năng “Người dùng” -> “Quản lý người dùng”, chọn nút để xóa hoặc
chuyển phòng ban người dùng trong tổ chức. 

Màn hình hệ thống hiển thị số tài liệu, loại tài liệu, mẫu tài liệu, thư mục trong tài khoản
đó, NSD nhấn “Tiếp theo” để bàn giao tài liệu. Người dùng tìm kiếm người dùng ngang
cấp hoặc cấp trên của tài khoản cần xóa hoặc bàn giao tài liệu. Chọn “Tiếp theo” để
bàn giao tài liệu.

26
Sau khi bàn giao tài liệu, người dùng chọn để xóa tài khoản

đó ra khỏi hệ thống hoặc chọn -> chọn phòng ban mới, gán
nhóm người dùng (nếu có) để chuyển phòng ban cho tài khoản đó. Tiếp tục, chọn “Tiếp
theo”
-> Tài khoản được xóa hoặc bàn giao thành công.

27
QUẢN TRỊ NHÓM NGƯỜI DÙNG

Nhóm là gì?
“Nhóm” được tạo ra để phân quyền dữ liệu. Những người dùng thuộc cùng 1 nhóm sẽ
được phân quyền dữ liệu theo nhóm đó. Khi chia sẻ, phân quyền dữ liệu cho 1 nhóm
thì tất cả người dùng trong nhóm đó sẽ có quyền thao tác đối với dữ liệu được chia sẻ,
phân quyền cho nhóm đó

Có những nhóm nào trong tổ chức?

Một tổ chức khi tạo ra sẽ có nhóm mặc định là ADMIN, và (có thể có) những nhóm khác
do tài khoản Admin tạo ra:
+ Nhóm ADMIN là nhóm không thể bị xóa.
+ Nhóm ADMIN sẽ được sử dụng các Mẫu hợp đồng đã chia sẻ trong tổ
chức; được xem hợp đồng đang trong quá trình ký, xem/ download/ chia
sẻ hợp đồng đã hoàn thành của người dùng trong tổ chức

Thêm nhóm người dùng

Các bước: Vào chức năng “Người dùng” -> “Quản lý nhóm người dùng”, chọn nút

28
  Để thêm nhóm, chọn nút [Lưu].
 Để hủy việc thêm nhóm, chọn nút [Hủy]: Nhóm mới không được thêm vào danh
sách.

Sửa nhóm người dùng

 Vào chức năng “Người dùng” -> “Quản lý nhóm người dùng”, chọn nút trên
nhóm muốn sửa.

 Điền lại Tên nhóm.

 Để lưu tên nhóm vừa cập nhật: Chọn nút [Lưu].
 Không lưu tên nhóm cập nhật: Chọn nút [Hủy].

 Khi cập nhật nhóm, thông tin nhóm của người dùng thuộc nhóm đó cũng được
cập nhật.

Xóa nhóm người dùng

Vào chức năng “Người dùng” -> “Quản lý nhóm người dùng”, chọn nút  trên nhóm
muốn xóa.
 Hiển thị Popup hỏi bạn xác nhận hàng động xóa.

29
  Để xóa nhóm: Chọn nút [Xóa]
 Không xóa nhóm: chọn nút [Hủy] 
 Nhóm bị xóa thì thông tin nhóm của người dùng không còn nhóm đó nữa. Người
dùng thuộc nhóm bị xóa sẽ không nhìn được Hợp đồng hoặc Mẫu hợp đồng đã
chia sẻ cho nhóm trước đó.

CẤU HÌNH PHÂN QUYỀN XEM TÀI LIỆU CỦA

ĐƠN VỊ
Người dùng trong tổ chức được admin của tổ chức phân quyền “Xem tài liệu của đơn
vị” (xem nội dung Cập nhập thông tin nhóm người dùng) sẽ được xem tài liệu theo
phạm vi được cấu hình cho role “Người xem xét”
Vào Menu “Người dùng” -> chọn mục “Cấu hình role” -> chọn nút [+role] để thiết lập
role

30
Thiết lập cấu hình:
 Tên role.
 Phạm vi: Nếu phạm vi chọn là “Nội tại tổ chức và tổ chức con”, người dùng được
phân quyền xem tài liệu trong đơn vị sẽ xem được tất cả tài liệu trong tổ chức
của mình và các tổ chức con trực thuộc. Nếu phạm vi chọn là “Nội tại tổ chức”,
người dùng sẽ chỉ xem được tài liệu trong tổ chức mình trực thuộc.
 Những trạng thái tài liệu được xem gồm: tài liệu đang xử lý, tài liệu đã hoàn
thành, tài liệu bị hủy bỏ, tài liệu bị từ chối, tài liệu quá hạn.
 Các hành đồng được tác động lên: Cho cấu hình những hành động mà người
được phân quyền có thể thực hiện đối với tài liệu được xem gồm Download/ xem
lịch sử/ chia sẻ

31
QUẢN LÝ LOẠI TÀI LIỆU 
Chức năng “Quản lý loại tài liệu” cho phép cán bộ quản trị của đơn vị có thể tự định
nghĩa loại tài liệu theo mục tiêu quản lý của đơn vị. Chỉ cán bộ thuộc tổ chức trên được
thêm mới loại tài liệu.

CÁC BƯỚC THÊM MỚI VÀ XUẤT BẢN LOẠI TÀI

LIỆU
 Tạo mới, khai báo thông tin chung cần quản lý của loại tài liệu.
 Tạo quy định luồng xem xét/ký nội bộ cho loại tài liệu (nếu có).
 Đơn vị cấp dưới vào xem và tạo thêm quy định luồng xem xét/ký nội bộ trong
đơn vị cấp dưới (nếu có).
 Xuất bản loại tài liệu.
 Ngừng xuất bản loại tài liệu.

Thêm mới loại tài liệu

Vào chức năng: chọn menu “Loại tài liệu”, chọn nút [Thêm mới]. Hệ thống hiển thị màn
hình thêm mới loại tài liệu.

32
  Chọn phân loại tài liệu: Hợp đồng hoặc chứng từ
 Nhập tên loại tài liệu, chọn mã loại tài liệu.
 Tích chọn Luồng ký nếu loại tài liệu có quy định luồng ký nội bộ.
 Sửa tên hiển thị cho 04 trường thông tin mặc định của FPT.eContract.
 Chọn nút (+) ở cuối các dòng để chèn thêm thông tin cần quản lý của loại tài liệu.
Lưu ý: Tại thời điểm lập, các trường sẽ hiển thị theo thứ tự khai báo tại màn hình
này.

 Loại tài liệu sau khi lưu, sẽ lưu ở chế độ “Bản nháp”. Loại tài liệu sau khi điền
thông tin đầy đủ chọn “Phát hành” để phát hành loại tài liệu. Loại tài liệu chỉ
chỉnh sửa khi ở bản nháp, sau khi phát hành sẽ không sửa được thông tin
trường dữ liệu.

Quy định luồng ký cho loại tài liệu

Gồm 02 bước:
 Khai báo các bước trong luồng ký.
 Khai báo 01 hoặc nhiều người được phép thực hiện bước trong luồng ký.

 Yêu cầu mỗi bước trong luồng ký phải có ít nhất 01 người thực hiện.

33
  Với tổ chức có phân cấp đơn vị cấp trên, đơn vị cấp dưới, hệ thống cho phép
cán bộ quản trị của đơn vị cấp dưới vào khai báo thêm quy định luồng xem xét
trong tổ chức mình trước khi hợp đồng đi theo luồng quy định của đơn vị mức
trên.

Tại màn hình danh sách loại hợp đồng, chọn biểu tượng -> chọn “Luồng ký” để cấu hình.

Thiết kế các bước trong luồng ký

Sau khi chọn nút [Luồng ký], hệ thống hiển thị màn hình thiết kế quy định luồng ký. Tại
đây người dùng khai báo các bước trong luồng ký.

34
  Chọn icon (+) tại mỗi dòng để thêm 1 bước thực hiện ngay sau bước hiện tại.
 Chọn icon xóa tại mỗi dòng để xóa bước hiện tại ra khỏi luồng ký.
 Chọn nút chỉnh sửa tại mỗi dòng để sửa lại tên và khai báo danh sách người
thực hiện bước đó. 

Người xem xét

 Người dùng nhập thông tin: User có thể chọn hình thức thông báo cho từng
nhóm xem xét khác nhau. Hình thức thông báo không bắt buộc.

35
  Kích chọn vào nút “Bước tùy chọn” nếu bước thực hiện này cho phép người có
thể xóa khỏi luồng ký trong lúc lập hợp đồng.
 Chọn “Lưu” để điền thông tin người trong nhóm xem xét khác nhau. Người dùng
nhập tay hoặc tìm kiếm những user có sẵn trong tổ chức. Đồng thời có thể cấu
hình riêng các hình thức ký cho từng người.

 Người dùng chọn biểu tượng để lần lượt thêm thông tin của người xem xét
khác nhau.
 Người dùng chọn biểu tượng để xóa người trong luồng ký.

 Người dùng chọn biểu tượng để chỉnh sửa các thông tin người trong luồng
ký.
Người ký, văn thư và role CC
 Người dùng thao tác tương tự như người xem xét
 Người dùng có thể cấu hình thêm hình thức ký chung theo nhóm hoặc riêng
từng cá nhân trong luồng

36
Cấu hình điều kiện loại tài liệu

Người dùng có thể cấu hình các điều kiện loại tài liệu để ra các luồng ký tương ứng
khác nhau. Tại bước chỉnh sửa bước xem xét/phê duyệt/ ký/ đóng dấu/role cc, người

dùng chọn tích điều kiện, bấm chọn để bắt đầu xét điều kiện.

Người dùng cũng có thể cấu hình điều kiện luồng ký riêng cho từng người. Người dùng

chọn biểu tượng , tích chọn điều kiện -> chọn biểu tượng .

37
Người dùng lần lượt kéo và ghép các điều kiện tương ứng phù hợp, sau đó nhấn “Lưu”.

38
Lưu ý: Thuộc tính hiển thị theo tương ứng các trường dữ liệu mà người tạo đã set up
cho loại tài liệu đó, mỗi trường dữ liệu tương ứng với định dạng nhập liệu khác nhau.

39
Phân quyền loại tài liệu
Chỉ loại tài liệu có trạng thái phát hành mới được phân quyền cho người dùng/nhóm
người dùng để lập tài liệu.

Loại tài liệu đã được phân quyền cho người dùng/nhóm người dùng nhưng sau đó
chuyển trạng thái Ngừng phát hành, người dùng cũng không tạo được tài liệu từ loại tài
liệu này.

Cán bộ quản lý của tổ chức chỉ được phân quyền loại tài liệu cho người dùng/nhóm
người dùng của tổ chức đó.

Tại màn hình danh mục loại tài liệu, chọn biểu tượng , chọn .

40
Hệ thống hiển thị màn hình cho phép chọn người dùng/nhóm người dùng sử dụng loại
tài liệu đã chọn.

41
  Người dùng chọn nút để cho phép người dùng/nhóm người dùng sử dụng
loại tài liệu này.
 Người dùng chọn nút để loại bỏ người dùng/nhóm người dùng ra khỏi danh
sách được sử dụng loại tài liệu này.
 Người dùng chọn nút [Lưu] để lưu thay đổi.

Xem trước luồng ký của loại tài liệu

Với những loại tài liệu có luồng ký đã được phát hành, người dùng có thể xem trước
luồng ký đã được thiết lập của loại tài liệu đó bằng 2 hình thức:
 Hình thức xem trực quan
 Hình thức xem qua excel
Tại màn hình “Danh mục loại tài liệu”, với những loại tài liệu có luồng ký chọn biểu
tượng , chọn

 Hệ thống hiển thị màn hình chọn hình thức xem luồng ký
 Người dùng chọn điều kiện xem luồng ký:
o Tổ chức: xác định luồng ký của loại tài liệu với từng tổ chức.
o Hình thức tạo kịch bản: Excel và Quy trình ký trực quan

42
Quy trình ký trực quan

Khi người dùng chọn Hình thức tạo kịch bản là “Quy trình ký trực quan”, hệ thống hiển
thị màn hình nhập thông tin tài liệu để xem trước luồng ký.

43
Những thông tin cần nhập là những thông tin trường dữ liệu được cấu hình với từng
loại tài liệu:
 Người dùng nhập đầy đủ các trường thông tin yêu cầu.
 Chọn nút  , hệ thống hiển thị luồng ký trực quan của loại tài liệu đã
chọn.

 Chọn nút hệ thống sẽ quay về màn hình nhập hình thức xem
luồng ký.

Hình thức xem qua excel

Khi người dùng chọn Hình thức tạo kịch bản là “Excel”, hệ thống hiển thị màn hình tải
file dữ liệu

44
CHUẨN BỊ FILE DỮ LIỆU

File dữ liệu là file định dạng excel có cấu trúc được quy định ứng với từng loại tài liệu. 

 Người dùng tải file mẫu dữ liệu để lấy file mẫu về máy.

 Người dùng điền thông tin tài liệu theo mẫu vừa tải về để hoàn thiện file dữ liệu
tải lên hệ thống.

 UPLOAD FILE DỮ LIỆU LÊN HỆ THỐNG

 Chọn nút và chọn file dữ liệu vừa chuẩn bị để upload lên hệ thống.

 Chọn nút để tiếp tục quy trình xem trước luồng ký qua hình thức
excel

o Nếu file tải lên không đúng định dạng file mẫu, hệ thống sẽ báo lỗi và yêu
cầu tải lại file khác.

45
 o Nếu file tải lên đúng định dạng file mẫu, hệ thống hiển thị màn hình review
thông tin chung của tài liệu.

 Người dùng chọn nút , hệ thống tự động download file excel xem
trước luồng ký về thiết bị.

 Người dùng chọn nút , hệ thống quay về màn hình nhập hình
thức xem luồng ký.

Sao chép loại tài liệu

Người dùng có thể sao chép các loại tài liệu đã tạo sẵn từ trước, loại tài liệu mới được
sao chép toàn bộ thông tin trường dữ liệu và luồng ký ở trạng thái bản nháp. Người
dùng có thể vào chỉnh sửa và phát hành loại tài liệu đó

Thao tác thực hiện: Người dùng chọn biểu tượng , chọn .

46
BÁO CÁO
Báo cáo tổng quát: Báo cáo số lượng tổ chức sử dụng theo các loại tài liệu: bản nháp,
đang xử lý, hoàn thành, từ chối, hủy bỏ, quá hạn theo tháng hoặc năm

Để xuất báo cáo chi tiết, người dùng chọn “Báo cáo” -> chọn “Báo cáo tĩnh” -> Chọn
danh sách báo cáo chung mà người dùng muốn xuất báo cáo.

47
Báo cáo chung tổ chức, người dùng bao gồm :
 Báo cáo mô hình tổ chức
 Báo cáo user hệ thống

Báo cáo chung về số lượng hợp đồng bao gồm :

 Summary: Báo cáo tổng số lượng tài liệu
 Detail: Báo cáo chi tiết những tài liệu đã tạo
 FPT_CA_OTP: Báo cáo chi tiết về số lượng chứng thư số 1 lần
 Voided Rejected Report: Báo cáo lý do từ chối hủy bỏ tài liệu
 Processing Report: Báo cáo chi tiết về tài liệu đang xử lý
Người dùng chọn loại báo cáo muốn kết xuất ->Chọn “Tổng hợp” -> Chọn lần lượt các
tham số báo cáo để hệ thống hiển thị thông tin báo cáo theo yêu cầu.

48
CẤU HÌNH BẢO MẬT ĐĂNG NHẬP VÀ MẬT
KHẨU CHO USER TRONG TỔ CHỨC
Admin cấu hình các hình thức đăng nhập và cài đặt các bảo mật đối với các tài khoản
thuộc tổ chức.

Đăng nhập
Admin vào “Cài đặt chung” -> chọn “Cấu hình và bảo mật” -> Chọn “Đăng nhập”

-> chọn . Admin nhập thông tin tên loại đăng nhập, chọn loại đăng
nhập và nhập các thông tin chi tiết (nếu có).

Sau khi thêm các cấu hình, admin có thể lựa chọn bật, tắt phương thức đăng nhập
hoặc Xóa cấu hình đã thêm vào.

49
Mật khẩu

Admin vào “Cài đặt chung” ->chọn “Cấu hình và bảo mật” -> chọn tại các
loại cấu hình độ phức tạp của mật khẩu, thời gian đổi mật khẩu, cấu hình để không
trùng mật khẩu, cấu hình khóa tài khoản khi sai mật khẩu.

 Cấu hình độ phức tạp mật khẩu: Người dùng có thể chọn một trong những điều
kiện để tăng độ phức tạp của mật khẩu. Điều kiện Độ dài tối thiểu là bắt buộc,
các điều kiện còn lại có thể chọn hoặc không.

50
 Cấu hình thời gian đổi mật khẩu: Với Số ngày gửi thông báo hết hạn cần thiết
lập lớn hơn hoặc bằng 7 ngày, nhỏ hơn hoặc bằng 20 ngày. Số ngày hết hạn
của mật khẩu lớn hơn hoặc bằng 30 ngày, nhỏ hơn hoặc bằng 365 ngày.

 Cấu hình không trùng mật khẩu: với số lần lớn hơn hoặc bằng 3, nhỏ hơn hoặc
bằng 10.

51
 Cấu hình khóa tài khoản khi sai mật khẩu: Với số lần được nhập sai mật khẩu
lớn hơn 3 và nhỏ hơn 10.

52