HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE ONBOARDING
Mục lục
I. GIỚI THIỆU CHUNG ........................................................................................ 3
II. THIẾT LẬP HỆ THỐNG ................................................................................... 3
1. Phân quyền App admin .......................................................................................... 3
2. Cài đặt Base Onboarding ....................................................................................... 6
III. THIẾT LẬP QUY TRÌNH ONBOARDING ...................................................... 7
1. Khởi tạo quy trình onboarding ............................................................................... 7
2. Thiết lập các bước trong quy trình onboarding ....................................................... 9
3. Thiết lập hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nhân viên .................................................. 11
4. Thiết lập mẫu email gửi nhân viên ....................................................................... 13
5. Nhân bản quy trình .............................................................................................. 14
6. Xuất quy trình ra excel......................................................................................... 15
7. Tạm dừng/Xóa quy trình ...................................................................................... 15
IV. ONBOARDING NHÂN VIÊN MỚI ................................................................. 16
1. Thêm nhân viên mới ............................................................................................ 16
2. Onboarding nhân viên mới................................................................................... 19
3. Quản lý thông tin Onboarding của nhân viên ....................................................... 20
a. Trạng thái nhân sự ............................................................................................ 20
b. Cập nhật thông tin nhân sự sang Base HRM ..................................................... 21
c. Danh sách nhân sự hết hạn thử việc .................................................................. 21
d. Báo cáo onboarding .......................................................................................... 22
 I. GIỚI THIỆU CHUNG

Base Onboarding là hệ thống hỗ trợ thiết lập và tự động hoá quy trình onboarding (tiếp
nhận nhân sự mới) bài bản trong quy mô doanh nghiệp – quá trình mà tại đó nhân sự mới
sẽ được hỗ trợ toàn bộ tất cả các công đoạn trong quá trình hoà nhập với văn hoá làm việc
của công ty một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.

❖ Giá trị của Base Onboarding

• Xây dựng quy trình Onboarding bài bản

• Hỗ trợ thu thập và quản lý dữ liệu nhân viên tối ưu trên một nền tảng

• Hệ thống thư mục lưu trữ dữ liệu nhân viên dễ theo dõi và tìm kiếm

• Quản lý sâu từng bước trong quy trình onboarding

• Tích hợp chung các ứng dụng trong cùng hệ thống quản trị HRM

II. THIẾT LẬP HỆ THỐNG

1. Phân quyền App admin

Để có quyền thiết lập ứng dụng Base Onboarding, người thực hiện thiết lập phải được
Owner hệ thống phân quyền quản lý ứng dụng Base Onboarding.

Có 2 cách để phân quyền app admin:

❖ Cách 1:

➢ Truy cập “account.base.vn” => chọn mục “Thành viên”

➢ Click vào biểu tượng “…” cạnh tên người sẽ được phân quyền quản lý ứng dụng =>
Chọn mục “Quyền admin ứng dụng”

➢ Chọn ứng dụng “onboard admin” => Click “Save accesses” để hoàn tất thao tác phân
quyền
 ❖ Cách 2:

➢ Truy cập “account.base.vn” => chọn mục “Ứng dụng” => Chọn mục “QUẢN LÝ
APP ADMINS”

➢ Sử dụng @ để tag tên người sẽ được phân quyền quản lý ứng dụng
 2. Cài đặt Base Onboarding

Sau khi được phân quyền quản lý Base Onboarding, click vào avatar ở góc trái màn hình
=> Chọn ứng dụng Base Onboarding

❖ Thanh menu của Base Onboarding bao gồm các mục:

• Màn hình chính: Trang chủ mặc định của Onboarding. Tại
giao diện này, nhân sự có thể thêm tài khoản các nhân sự mới,
theo dõi tiến độ tổng quan quá trình onboarding của từng
thành viên

• Thông báo: Kênh tổng hợp thông báo liên quan đến hệ thống

• Quy trình: Tai giao diện này, người dùng có thể theo dõi tổng
quan các quy trình onboarding, tạo mới và xem báo cáo các
quy trình onboarding.

• Cài đặt: Cài đặt logo công ty

• Danh sách quy trình: Các quy trình sẽ hiển thị ở thanh menu
Chọn mục “Cài đặt” của Base Onboarding. Tại đây, người dùng có thể kéo thả ảnh hoặc
Click vào mục để tải lên logo công ty.

III. THIẾT LẬP QUY TRÌNH ONBOARDING

1. Khởi tạo quy trình onboarding

➢ Trên thanh menu của Base Onboarding, chọn mục “Quy trình” => chọn “Tạo quy
trình”
➢ Điền các thông tin trong ô Tạo quy trình:
• Tên quy trình

• Người quản lý quy trình: Sử dụng @ để tag tên người có quyền chỉnh sửa quy trình
đang khởi tạo

• Người theo dõi quy trình: Sử dụng @ để tag tên những người có quyền xem các
thông tin nhân sư trong quy trình đang khởi tạo

• Mẫu: Chọn mẫu quy trình áp dụng (nếu có)

➢ Click “Lưu lại” để hoàn tất việc khởi tạo quy trình mới

➢ Click vào “Options” => Chọn “Chỉnh sửa nhanh” nếu cần chỉnh sửa các thông tin
cơ bản vừa tạo trong quy trình
 2. Thiết lập các bước trong quy trình onboarding

Sau khi tạo quy trình, click vào tên quy trình để hiển thị giao diện chi tiết quy trình.

Để thiết lập các bước trong quy trình, chọn mục “Tuỳ chỉnh” => Chọn “Quản lý bước”

Hệ thống sẽ đưa ra một quy trình mẫu để tham khảo. Các bước có dấu là các bước cố
định trong quy trình bao gồm Welcome aboard (Lời mời chúc mừng), Required
Documents (Chuẩn bị hồ sơ), Confirmation (Xác nhận hoàn thiện thông tin).
Biểu tượng thể hiện bước có thể ẩn/hiện tuỳ yêu cầu, dành cho mục About company
(Giới thiệu công ty) và Company policies & handbook (Chính sách và handbook của
công ty).

Để bổ sung bước thực hiện tại quy trình, click vào biểu tượng để thêm
bước mới. Khi tạo bước mới, người dùng sẽ cần cập nhật các thông tin bắt buộc, bao gồm:
Tên, Mô tả, Loại, Nội dung

❖ Ở mục chọn Loại:

• Nếu chọn “Loại - Nội dung”: hệ thống sẽ có một trường đoạn văn để điền câu hỏi
 • Nếu chọn “Loại – Form”: người dùng có thể tạo một biểu mẫu thông tin yêu cầu
nhân viên hoàn thiện thông tin

3. Thiết lập hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nhân viên

Khi một nhân sự mới gia nhập vào công ty, bước chuẩn bị hồ sơ thủ tục để hoàn thiện các
hạng mục pháp lý cho nhân viên kí kết hợp đồng chính thức luôn là một bước quan trọng.
Hệ thống Base Onboarding hỗ trợ thiết lập để nhân viên biết được mình sẽ cần chuẩn bị
các giấy tờ hồ sơ gì sau khi nhận được thư mời làm việc tại công ty.

➢ Để thiết lập giấy tờ nhân sự, trỏ chuột vào mục “Tuỳ chỉnh” => Chọn “Giấy tờ cần
nộp”
➢ Tại đây hệ thống sẽ gợi ý cho bạn một vài mẫu giấy tờ cần có như giấy khám sức khoẻ,
bằng đại học, CMND,…Để chỉnh sửa các danh mục đã có sẵn, click vào dấu “ ” =>
chọn “Chỉnh sửa”

➢ Nếu bạn muốn bổ sung giấy tờ khác ngoài danh mục có sẵn, chọn “Tạo mới giấy tờ
cần nộp”

Các thông tin giấy tờ được tạo tại đây sẽ liên kết với bước Chuẩn bị hồ sơ (Required
Documents) và bắt buộc thực hiện với ứng viên để hoàn thiện quy trình onboarding.
 4. Thiết lập mẫu email gửi nhân viên

Một lời chào mừng thân thiện sẽ là một điểm cộng giúp cho nhân viên nhanh chóng cảm
thấy được đón nhận tại môi trường làm việc mới. Base Onboarding cho phép chuẩn bị thư
mời làm việc để gửi một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

➢ Để thiết lập mẫu email trong mỗi quy trình, trỏ chuột vào mục Tuỳ chỉnh -> Chọn
Mẫu Email

➢ Tạo ra mẫu email theo mong muốn bằng cách cập nhật thông tin tại các trường Tiêu
đề email, Nội dung nhắn nhủ, Mô tả email, Nội dung email.
➢ Sau khi điền các thông tin xong, bấm Lưu lại để lưu mẫu email vừa tạo
Màn hình bên phải sẽ hiển thị xem trước về bức thư sẽ được gửi cho nhân viên. Hãy so
sánh nội dung hai bên để đưa ra được thiết kế phù hợp nhất.
Sau khi hoàn thành, mỗi khi có một nhân viên mới được thêm vào quy trình tương ứng. Hệ
thống sẽ gửi tự động mẫu email vừa tạo đến hòm thư của họ. Thời gian gửi email sẽ căn
cứ theo thời gian set onboard của nhân viên khi thêm thành viên vào quy trình (chi tiết ở
phần sau). Mỗi một quy trình có thể tạo một mẫu email tương ứng.

Để xem trước hiển thị của toàn bộ quy trình khi gửi tới nhân viên, tại mục “Tuỳ chỉnh”
=> chọn “Quản lý bước” => chọn “Xem quy trình”.

5. Nhân bản quy trình

➢ Tại mục “Quy trình” trên thanh menu, click vào “Options” => Chọn “Nhân bản quy
trình” nếu cần tạo một quy trình tương tự
 6. Xuất quy trình ra excel

➢ Tại mục “Quy trình” trên thanh menu, click vào “Options” => Chọn “Xuất quy trình
ra excel”.

7. Tạm dừng/Xóa quy trình

➢ Tại mục “Quy trình” trên thanh menu, click vào “Options” => Chọn “Đóng” hoặc
“Xóa” nếu cần tạm dừng hoặc xóa quy trình onboarding đã tạo.
 IV. ONBOARDING NHÂN VIÊN MỚI

1. Thêm nhân viên mới

Thành viên sẽ được thêm vào quy trình tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của phòng
ban mình sẽ phụ trách. Ví dụ, thành viên mới của nhóm kinh doanh sẽ được thêm vào quy
trình onboarding của nhóm kinh doanh, tương tự với các phòng ban/cơ sở khác.

Để thêm thành viên vào quy trình có hai hình thức:

❖ Nếu thành viên đã có tài khoản chính thức trên hệ thống Base của công ty

➢ Tại trang “Màn hình chính” => chọn “Tạo” => “Thêm Nhân viên hệ thống”

➢ Điền các thông tin theo bảng hiển thị:

• Username: Sử dụng @ để tag tên của thành viên đã có trên hệ thống
• Thời gian onboard: Thời gian bắt đầu làm việc của nhân sự, đồng thời là thời
gian sẽ nhận được email mời onboard
• Quy trình: chọn quy trình onboard tương ứng cho nhân sự đang thêm
• Onboard lại? Nếu là nhân viên cũ quay lại công ty thì tick chọn để lọc tìm kiếm
về sau
 ❖ Nếu thành viên chưa có tài khoản chính thức trên hệ thống Base của công ty

➢ Tại trang “Màn hình chính” => chọn “Tạo” => “Thêm Nhân viên mới”
➢ Điền thông tin vào bảng hiển thị:

• Quy trình: chọn quy trình onboard tương ứng với nhân sự đang thêm
• Tên – Họ: Họ tên hiển thị của hồ sơ nhân viên trên hệ thống
• Email: Email của nhân viên sẽ nhận được email mời onboard cũng như các
thông tin onboard
• Chức vụ: chức vụ của nhân viên
• Người quản lý: Sử dụng @ để tag tên của thành viên quản lý phụ trách nhân
viên được thêm
• Team: Thành viên thuộc nhóm nào trên hệ thống (nhóm đã tạo tại Base HRM)
• Chi nhánh: Thành viên thuộc chi nhánh nào của công ty (chi nhánh tạo tại
Base HRM)
• Thời gian onboard: ngày và giờ nhân viên bắt đầu onboard
 • Số ngày thử việc: Sau khi điền số ngày thử việc, trước khi hết thời gian thử
việc 1 tuần, sẽ có thông báo về quả chuông và nhắc việc qua Reminders gửi đến
process owner

2. Onboarding nhân viên mới

Sau khi được thêm vào quy trình, đến ngày được set onboard, ứng viên sẽ nhận được email
về luồng thông tin cần hoàn thiện cho việc onboarding. Nhà tuyển dụng/phụ trách hành
chính nhân sự sẽ có thể thu thập thông tin của ứng viên khi truy cập tên từng ứng viên
Sau khi ứng viên tick hoàn thành đủ tất cả các bước tại quy trình đã được cài từ trước (cả
các phần thông tin và yêu cầu hồ sơ), trạng thái của hồ sơ thành viên sẽ được cập nhật tại
trang “Màn hình chính” (hoặc tại chính quy trình tương ứng) để cấp quản lý duyệt hồ sơ
của từng bạn.

3. Quản lý thông tin Onboarding của nhân viên

a. Trạng thái nhân sự

Toàn bộ các trạng thái thực hiện cũng như xử lý các yêu cầu tại quy trình onboard của ứng
viên sẽ được cập nhật theo 3 trạng thái:

• Đang chờ
• Kiểm tra
• Hoàn thành
Để theo dõi tổng quan trạng thái nhân sự, chọn quy trình onboarding của từng bộ
phận/phòng ban, chọn mục “Nhân viên mới”
 b. Cập nhật thông tin nhân sự sang Base HRM

Sau khi chuyển từ trạng thái nhân sự từ Kiểm tra sang Hoàn thành, toàn bộ dữ liệu hồ sơ
nhân viên sẽ được tự động chuyển sang Base HRM

c. Danh sách nhân sự hết hạn thử việc

Để theo dõi tổng quan các nhân sự hết hạn thử việc, chọn quy trình onboarding của từng
bộ phận/phòng ban, chọn mục “Hết hạn thử việc”
 d. Báo cáo onboarding
Để xem báo cáo tổng quan theo từng quy trình, chọn quy trình onboarding của từng bộ
phận/phòng ban, chọn mục “Báo cáo”