HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE OVERTIME

1
 MỤC LỤC

I. GIỚI THIỆU CHUNG ......................................................................................................... 3

II. CÀI ĐẶT HỆ THỐNG ......................................................................................................... 3

1. PHÂN QUYỀN APP ADMIN .......................................................................................... 3

2. TẠO NHÓM CHÍNH SÁCH LÀM THÊM GIỜ ........................................................... 4

3. TẠO CHÍNH SÁCH LÀM THÊM GIỜ ......................................................................... 5

III. TẠO ĐỀ XUẤT XIN LÀM THÊM GIỜ .......................................................................... 10

1. CÁ NHÂN TỰ ĐỀ XUẤT .............................................................................................. 10

2. TẠO ĐỀ XUẤT CHO THÀNH VIÊN KHÁC ............................................................. 12

IV. DUYỆT VÀ XÁC NHẬN ĐỀ XUẤT ................................................................................ 13

1. CÁCH DUYỆT ĐỀ XUẤT ............................................................................................. 13

2. CÁCH XÁC NHẬN ĐỀ XUẤT ..................................................................................... 14

V. CÁC DẠNG HIỂN THỊ VÀ TÌM KIẾM ĐỀ XUẤT ....................................................... 16

1. CÁC DẠNG HIỂN THỊ ................................................................................................. 16

2. TÌM KIẾM ĐỀ XUẤT ................................................................................................... 17

VI. CHỨC NĂNG NÂNG CAO DÀNH CHO OWNER VÀ APP ADMIN ......................... 17

1. HỦY BỎ ĐỀ XUẤT ........................................................................................................ 17

2. XUẤT ĐỀ XUẤT RA EXCEL ....................................................................................... 18

3. NHẮC NHỞ DUYỆT VÀ XÁC NHẬN ........................................................................ 19

4. KHÓA DUYỆT ĐỀ XUẤT ............................................................................................ 20

2
I. GIỚI THIỆU CHUNG
- Base Overtime là ứng dụng giúp nhân viên có thể dễ dàng tạo đề xuất làm thêm giờ, theo
dõi trạng thái và số lượng giờ làm thêm của mình.
- Đối với Quản lý, Base Overtime dễ dàng phê duyệt, xác nhận, từ chối các đề xuất của
nhân viên và có góc nhìn tổng quan về giờ làm thêm mà nhân viên mình quản lý.
- Đối với C&B, Base Overtime giúp tổng hợp nhanh chóng, phân loại chính xác giờ làm
thêm.

II. CÀI ĐẶT HỆ THỐNG

1. PHÂN QUYỀN APP ADMIN
- Chỉ Ower hệ thống thiết lập được App Admin
- App admin Base Overtime là phân quyền cho thành viên có toàn quyền setup và quản lý
app Base Overtime. Giúp tài khoản Owner giảm tải được việc setup.
- Thao tác: Truy cập account.base.vn à Thành viên à Click hình vào “…” chỗ tên thành
viên à Chọn “Quyền admin ứng dụng” à Chọn “overtime.admin” à Chọn “Save
accesses”.

3
2. TẠO NHÓM CHÍNH SÁCH LÀM THÊM GIỜ
- Owner và App Admin có quyền thiết lập tạo nhóm
- Nhóm chính sách là nơi nhóm những chính sách làm thêm giờ có cùng tính chất với
nhau. Ví dụ công ty có chính sách làm thêm ngày thường cho các văn phòng như HN,
HCM… Vậy nhóm chính sách có thể đặt là OT ngày thường.
- Thao tác: Vào phần “Cài đặt” à Click “Tất cả nhóm” à Click “Tạo nhóm mới” à Điền
tên, mô tả (nếu có) à “Lưu lại”

4
3. TẠO CHÍNH SÁCH LÀM THÊM GIỜ

- Owner và App Admin có quyền thiết lập tạo chính sách

- Tạo chính sách làm thêm giờ là chúng ta quy định và thời gian, người xét duyệt, áp dụng
cho ai...cho các nhân sự ở công ty.
- Thao tác: Vào phần cài đặt à Tất cả chính sách à Tạo mới chính sách à Điền đầy đủ
thông tin à Lưu lại.

5
 Lưu ý:
- Tiêu đề: Điền tên chính sách (Ví dụ: OT ngày thường cho cấp quản lý)
- Mã chính sách: Viết liền không dấu
- Nhóm chính sách: Lựa chọn nhóm chính sách đã tạo
- Người xác nhận: Người quyết định xem đề xuất có được tính làm thêm giờ theo đúng
quy định không.
- Người duyệt: Người xét duyệt có cho phép làm thêm giờ hay không
- Luồng duyệt:

6
 • Một người duyệt: Chỉ cần một người duyệt chấp thuận trong danh sách người
duyệt là đề xuất được đồng ý làm thêm giờ.
• Duyệt lần lượt: Danh sách người duyệt sẽ duyệt lần lượt từ trái sang phải, tất cả
người duyệt đồng ý thì đề xuất mới được đồng ý.
• Duyệt song song: Danh sách người duyệt ai duyệt trước duyệt sau không quan
trọng, tất cả người duyệt đồng ý thì đề xuất mới được đồng ý.
- Người theo dõi: Là người không trực tiếp tham gia duyệt hay xác nhận nhưng cần biết
thông tin để làm báo cáo hoặc thực hiện các công việc tiếp theo.
- Nhóm có quyền truy cập: Chính sách này sẽ áp dụng cho nhóm thành viên nào có
quyền tạo đề xuất.
- Yêu cầu duyệt từ quản lý trực tiếp: Nếu tích chọn thì người duyệt sẽ cần thêm quản lý
trực tiếp của thành viên tạo yêu cầu.
- Miêu tả: Nội dung miêu tả của chính sách.
- Yêu cầu khung giờ tăng ca: phải cài đặt thời gian được phép tính là tăng ca và khi nhân
sự tạo yêu cầu sẽ chỉ được phép chọn thời gian tăng ca trong khung giờ đã định. Có 2
khung giờ là trong ngày và khung giờ qua đêm.

- Cài đặt nâng cao:

7
• SLA để duyệt: Khoảng thời gian để người duyệt có thể duyệt đề xuất kể từ thời
điểm thành viên gửi đề xuất.
• SLA để xác nhận: Khoảng thời gian để người xác nhận có thể xác nhận đề xuất
kể từ thời điểm đề xuất được chấp thuận.
• Hệ số nhân của tăng ca trong ngày: hệ số tính nếu nhân viên làm tăng ca trong
ngày (sẽ xuất ra excel).
• Hệ số nhân của tăng ca qua đêm: hệ số nhân nếu nhân viên làm tăng ca qua
đêm (sẽ xuất ra excel).
• Khoảng ngày giới hạn: Số ngày tối thiểu tạo trước đề xuất. Ví dụ bạn yêu cầu
nhân viên phải tạo đề xuất trước 3 ngày thì điền số 3, nếu bạn yêu cầu nhân viên
có thể cứ tăng ca trước và muộn nhất sau 3 ngày kể từ ngày tăng ca phải tạo yêu
cầu thì bạn điền số -3.
• Giới hạn số giờ tăng ca: Số giờ tối đa nhân viên tăng ca được trong 1 chu kỳ.
• Ngày bắt đầu chu kỳ: Thời gian bắt đầu tính giới hạn số giờ tăng ca. Ví dụ phía
công ty tính công từ ngày 25 tháng này đến 24 tháng sau thì bạn điền số 25. Nếu
công ty tính từ mùng 1 đầu tháng thì không cần điền.

8
- Thêm mẫu form cho form đề xuất: Thêm những trường thông tin yêu cầu người làm đề
xuất phải điền.
• Click vào loại chính sách vừa tạo à Tại phần “Trường tùy chỉnh” bấm “Chỉnh
sửa” à Click “Thêm trường mới” à Điền thông tin và lưu.

9
III. TẠO ĐỀ XUẤT XIN LÀM THÊM GIỜ
1. CÁ NHÂN TỰ ĐỀ XUẤT
- Cách làm: Tại màn hình trang chủ à Click “Tạo đề xuất” à “Tạo đề xuất” à Chọn loại
mẫu form tương ứng à Điền đầy đủ thông tin à Lưu lại

10
11
- Lưu ý:
• Những nội dung có dấu * là bắt buộc phải điền.
• Chỉ những thành viên có hồ sơ nhân sự trên Base HRM mới tạo được đề xuất.
2. TẠO ĐỀ XUẤT CHO THÀNH VIÊN KHÁC
- Cách làm: Tại màn hình trang chủ à Tạo đề xuất à Tạo đề xuất cho nhân viên à Điền
đầy đủ nội dung à Lưu lại.

12
- Lưu ý:
• Các nội dung có dấu * là bắt buộc phải điền
• Chỉ tạo được cho các thành viên có hồ sơ nhân sự trên Base HRM.

IV. DUYỆT VÀ XÁC NHẬN ĐỀ XUẤT

1. CÁCH DUYỆT ĐỀ XUẤT
- Tại màn hình trang chủ à Lựa chọn “Đến lượt duyệt” à Click vào đề xuất cần duyệt à
Thực hiện.

13
- Lưu ý:
• Duyệt: là đồng ý với đề xuất đã tạo
• Từ chối: là không đồng ý với đề xuất đã tạo:
• Chuyển tiếp: Mời thêm thành viên cùng thực hiện xét duyệt. Chọn “Chuyển tiếp
và duyệt” là người duyệt đồng ý và chuyển cho thành viên được mời thêm duyệt.
Chọn “Chuyển tiếp” là người được mời thêm duyệt trước sau đó mới đến mình
duyệt.

2. CÁCH XÁC NHẬN ĐỀ XUẤT

- Cách làm: Tại màn hình trang chủ à Click vào đề xuất cần xác nhận à “Xác nhận đề
xuất”

14
- Lưu ý:
• Nếu số giờ nhân viên làm không đủ so với số giờ đề xuất tăng ca thì người xác
nhận có thể chỉnh sửa lại số giờ được ghi nhận tăng ca.
• Cách làm: Sau khi thực hiện xác nhận đề xuất à Click vào dấu “:” à Chỉnh sửa
đề xuất à Sửa lại số giờ à Lưu lại

15
V. CÁC DẠNG HIỂN THỊ VÀ TÌM KIẾM ĐỀ XUẤT
1. CÁC DẠNG HIỂN THỊ
- Tại màn hình “Trang chủ” có 2 dạng hiển thị là dạng danh sách và dạng lịch biểu
- Bạn có thể xem lại các đề xuất mình đã tạo hoặc các đề xuất liên quan đến bạn ở màn
hình trang chủ:

16
2. TÌM KIẾM ĐỀ XUẤT
- Tại màn hình “Trang chủ” bạn có thể tìm kiếm nhanh các đề xuất theo tiêu đề hoặc theo
các bộ lọc:

VI. CHỨC NĂNG NÂNG CAO DÀNH CHO OWNER VÀ APP ADMIN
1. HỦY BỎ ĐỀ XUẤT
- Cách làm: Tại màn hình “Tất cả đề xuất” à Click vào đề xuất đã duyệt hoặc đã đề xuất
à Click vào hình “:” à Hủy bỏ đề xuất

17
2. XUẤT ĐỀ XUẤT RA EXCEL
2.1. Xuất excel chung tất cả chính sách:
- Cách làm: Tại màn hình “Cài đặt” à Tạo chính sách mới à Xuất excel giờ tăng ca của
nhân viên à Lựa chọn thời gian cần xuất à Lưu lại

2.2.Xuất excel từng chính sách

- Cách làm: Tại màn hình “Cài đặt” à Click vào tên chính sách cần xuất excel à Di chuột
đến nút “Sửa” à Chọn “Xuất đề xuất tăng ca ra excel”.

18
3. NHẮC NHỞ DUYỆT VÀ XÁC NHẬN
- Khi cần nhắc nhờ người duyệt và người xác nhận thực hiện duyệt và xác nhận cho đề
xuất.
- Cách làm: Vào phần “Cài đặt” à Di chuột đến phần “Tạo chính sách mới” à Lựa chọn
“Nhắc nhở duyệt đề xuất” hoặc “ Nhắc nhở xác nhận đề xuất” à Lựa chọn thời gian
nhắc nhở à Lưu lại.

19
4. KHÓA DUYỆT ĐỀ XUẤT
- Đến cuối tháng khi cần thực hiện chốt công, giờ tăng ca cho nhân sự thì app admin hoặc
owner thực hiện khóa duyệt đề xuất để dữ liệu không bị thay đổi trong quá trình tính
toán.
- Cách làm: Tại màn hình “Cài đặt” à Di chuột vào phần “Tạo chính sách mới” à Chọn
“Khóa duyệt đề xuất” à Lựa chọn thời gian à Lưu lại

20