BASE PROCESS

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 Mục lục
I. GIỚI THIỆU CHUNG ...................................................................................................................... 3
II. ĐĂNG NHẬP VÀ PHÂN QUYỀN .................................................................................................. 3
1. Đăng nhập hệ thống................................................................................................................. 3
2. Cài đặt admin ứng dụng .......................................................................................................... 5
III. THIẾT LẬP NỀN TẢNG ............................................................................................................ 6
1. Business process ..................................................................................................................... 6
2. Business Flows....................................................................................................................... 15
3. Flow moves ............................................................................................................................. 16
4. Một số lỗi khi thiết lập Process ........................................................................................... 17

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 I. GIỚI THIỆU CHUNG
Base Process là trung tâm hỗ trợ liên kết giữa các ứng dụng của Base.
Tính năng nổi bật:
• Thiết lập và quản lý process cho Webhook các app của Base
• Thiết lập điều kiện bắn dữ liệu
• Cho phép xem chi tiết từng luồng trong một process
• Cho phép xem chi tiết từng bước chuyển dữ liệu trong từng luồng.

II. ĐĂNG NHẬP VÀ PHÂN QUYỀN

1. Đăng nhập hệ thống
Ngay khi Base.vn khởi tạo hệ thống công ty, bạn sẽ nhận được email từ Base
Platform thông báo đến người quản trị (owner) bao gồm tên, email và mật khẩu tạm
thời để đăng nhập hệ thống:

*Mẹo: Vui lòng tìm ở cả hộp thư nháp (Spam) hoặc tìm thư với từ khoá “Base Platform”

Sau đó, bạn có thể ấn vào mục “Bắt đầu làm việc” để vào hệ thống của Base.vn hoặc
truy cập vào đường link: home.base.vn để đăng nhập.

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

Bạn sẽ sử dụng thông tin đăng nhập hệ thống gửi vào Email của bạn để đăng nhập
vào hệ thống.
Sau đó, bạn vào Base Account hoặc truy cập vào đường link account.base.vn để Đổi
mật khẩu và thông tin cá nhân.

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 2. Cài đặt admin ứng dụng
Để phân quyền 1 tài khoản trở thành App Admin của Base Process, bạn truy cập vào
Account.base.vn hoặc chọn Base Account trên màn hình ứng dụng.
Bạn click vào mục Ứng dụng: tại đây sẽ hiển thị ra toàn bộ các ứng dụng theo gói
dịch vụ đăng kí. Sau đó chọn mục “QUẢN LÝ ADMIN ỨNG DỤNG” của Base Process.

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

Khi popup hiển thị, bạn @tag username cần phân quyền và chọn Cập nhật để hoàn
tất thao tác.

III. THIẾT LẬP NỀN TẢNG

1. Business process
Định nghĩa: Là nơi định nghĩa và thiết kế ra các luồng liên kết giữa các ứng dụng.
Phân quyền: System owner (Quản trị hệ thống) và App admin Process (Quản trị ứng
dụng) có quyền xem và thiết lập toàn bộ các process.
Thao tác tạo: Truy cập Process.base.vn → chọn “Business process” → chọn “Tạo
mới”

• Process name: Tên luồng liên kết

• Description: Mô tả luồng liên kết

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

Sau khi tạo một process → chọn “Build” (Thiết lập) → hiển thị giao diện “Process
builder”

Process builder là nơi để xây dựng các process liên kết giữa các ứng dụng qua thao
tác kéo thả.
• Base apps: Các ứng dụng mà Base process đang hỗ trợ liên kết.
o Base Workflow
o Base Request
o Base Wework
• Custom services: Ngoài các ứng dụng được liệt kê trên Base apps thì Base
process còn hỗ trợ liên kết với các ứng dụng khác.
o Output service: Dùng để đưa dữ liệu webhook từ Base Platform ra hệ
thống ngoài
o Input service: Dùng để nhận dữ liệu từ bên ngoài vào Base Platform

Một vài khái niệm cần quan tâm khi thực hiện liên kết:
Base apps:

• Stage workflow: Luồng liên kết bắt đầu từ một giai đoạn cụ thể trong quy trình
được chọn.

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 o JobIn: Khi một nhiệm vụ bất kì đến giai đoạn được chọn (bao gồm cả
nhiệm vụ được chuyển tiếp đến và nhiệm vụ bị kéo ngược lại)
o JobNext: Khi một nhiệm vụ bất kì từ giai đoạn được chọn chuyển qua
giai đoạn kế tiếp
o JobBack: Khi một nhiệm vụ bất kì từ giai đoạn được chọn bị kéo ngược
lại giai đoạn sau
o JobReassign: Khi một nhiệm vụ bất kì trong giai đoạn được chọn được
giao lại cho một người khác
• Workflow: Luồng liên kết bắt đầu từ giai đoạn đầu tiên trong quy trình được
chọn.
o JobCreate: Khi nhiệm vụ được tạo mới tại bước đầu tiên
o JobDone: Khi nhiệm vụ đến bước Done (Hoàn thành)
o JobFail: Khi nhiệm vụ bị đưa vào bước Fail (Thất bại)
o JobForwarded: Khi nhiệm vụ được chuyển tiếp qua một quy trình khác
• Request:
o RequestCreated: Khi đề xuất được tạo ra
o RequestApproved: Khi đề xuất được duyệt hoàn toàn
o RequestRejected: Khi đề xuất bị từ chối
• Wework:
o TaskCreated: Khi công việc được tạo ra
o TaskDone: Khi công việc được hoàn thành
o TaskStatusUpdated: Khi công việc được cập nhật kết quả công việc
o SubtaskCreated: Khi công việc con được tạo ra
o SubtaskDone: Khi công việc con được hoàn thành
o SubtaskStatusUpdated: Khi công việc con được cập nhật kết quả công
việc
Xây dựng Process Builder:
Ta cùng thực hiện bài toán đơn giản nhé: Khi đề xuất mua hàng được phê duyệt
hoàn toàn sẽ tự động khởi tạo Quy trình mua hàng.
Thực hiện:
(1) Sau khi khởi tạo tên luồng liên kết → chọn “Thiết lập”
(2) Kéo ứng dụng Request qua giao diện Process bulider → chọn “Đề xuất mua
hàng”
(3) Kéo ứng dụng Workflow qua giao diện Process bulider → chọn “Workflow” →
chọn “Quy trình mua hàng”
(4) Kéo nối “RequestCreated” với “Workflow”

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục
Ngoài ra, để hệ thống có thể lấy thông tin từ các trường tùy chỉnh của Request qua
Workflow thì cần tạo trường thông tin tùy chỉnh hai app có mã id giống nhau.
→ Như vậy cơ bản là ta đã tạo xong luồng liên kết cho bài toán “Khi đề xuất được
phê duyệt hoàn toàn thì tạo một nhiệm vụ bên quy trình mua hàng”.

Nâng cao:
(1) Thiết lập Transformer cho đường nối giữa hai ứng dụng
Transformer hỗ trợ cài đặt thông tin khi chuyển tiếp qua cho nhau. Ví dụ cố định một
thành viên thực hiện, bỏ thông tin mô tả và file đính kèm khi chuyển tiếp, …

• Final key: Là thông tin kết quả

• Original key: Là thông tin nguồn
Ví dụ: Khi đề xuất được duyệt hoàn toàn sẽ chuyển tiếp qua Workflow và không
mang theo tài liệu đính kèm, thì ta cài transformer như sau:
Final_key Orginal_key
File_ids null

(2) Thiết lập điều kiện gửi (Condition fomula) cho đường nối giữa hai ứng dụng
Condition fomula hỗ trợ cài đặt điều kiện cho các luồng liên kết.

And/Or (Và/ Hoặc)

Vế trái Điền các trường thông tin định danh để hệ thống hiểu mình
đang ràng buộc điều kiện nào. Ví dụ: Assignee,
Custom_sysid (Tên các trường tùy chỉnh), …

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 Điều kiện Bằng, Không bằng, Nằm trong, Không nằm trong, Lớn hơn,
Nhỏ hơn, Lớn hơn hoặc bằng, Nhỏ hơn hoặc bằng, Chứa,
Không chứa, Rỗng, Không rỗng
Vế phải Tên cụ thể thông tin
Ví dụ: Đề xuất mua hàng với số tiền lớn hơn 5.000.000 vnđ thì mới chuyển tiếp qua
Quy trình mua hàng (số tiền được điền vào trường tùy chỉnh với mã id “so_tien”)
Thực hiện:

And (Và)
Vế trái {custom_so_tien}
Điều kiện Lớn hơn hoặc bằng
Vế phải 5000000

Ghi chú:

• Thêm điều kiện: chọn “dấu +” góc phải

• Xóa điều kiện: chọn “dấu x”
• Xóa đường kết nối giữa các ứng dụng: Bấm chuột vào đường nối → chọn
“Xóa”
(3) Thiết lập Output service (Service đầu ra) cho bài toán move job tự động

Final_key Orginal_key Giải thích

Access_token Copy API từ Base Truy cập Account.base.vn → chọn “Tích
Account hợp với bên thứ ba” → “Tạo token” → gõ
tên app “Workflow/ Wework/ Request”
Mover_username {username} Người thực hiện công việc sau khi chuyển
tiếp.

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 id {custom_job_id}
ID của nhiệm vụ/ công việc nào sẽ được
chuyển tiếp qua bước sau
Lấy ví dụ về trường hợp move job tự động như sau: Khởi tạo đề xuất từ một bước ở
giữa quy trình, và khi đề xuất được duyệt thì nhiệm vụ sẽ tự động chuyển tiếp qua
bước sau.
Cụ thể: Quy trình tuyển dụng gồm 4 bước: Nhận CV, Phỏng vấn, Duyệt, Thông báo
trúng tuyển. Khi ứng viên đến bước duyệt sẽ tự động tạo một Đề xuất Duyệt nhân sự
cho trưởng phòng duyệt, sau khi được duyệt sẽ tự động move job qua bước Thông
báo trúng tuyển.
Thực hiện:

• Tạo Process builder và nối Jobin stage “Duyệt” với “Request” Duyệt nhân sự
• Tạo Output service (Service đầu ra) và nối RequestApproved với Output
service

Name Mô tả Đường dẫn để truyền dữ liệu

Next job https://workflow.base.vn/extapi/v1/job/next
(Để tùy ý) (Để tùy ý) (Bắt buộc điền theo đúng cú pháp)

• Thiết lập Transfomer cho đường nối một để Request hiểu nhiệm vụ nào của
Workflow đang đề xuất

Final_key Orginal_key
Custom_job_id {id}
Job_id là trường tùy chỉnh tạo bên {id} là biến mặc định để định danh
Request nhiệm vụ bên workflow

• Thiết lập Transfomer cho đường nối hai để hệ thông hiểu nhiệm vụ nào sẽ
next job

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 Final_key Orginal_key
Access_token Copy API từ Base Account
Mover_username {username}

id {custom_job_id}

Ngoài ra: Output service có thể hỗ trợ gửi tin nhắn tự động vào group chat.
Thực hiện:

• Lấy mã Webhook URL:

• Tạo ouput service:

Name Mô tả Đường dẫn để truyền dữ liệu
Message Copy mã Webhook URL của Base message

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 (Để tùy ý) (Để tùy ý) (Bắt buộc lấy đúng mã API của nhóm chat)

• Kết quả:

(3) Lưu ý:

• Đồng bộ với dữ liệu nguồn: Khi dữ liệu gốc bị thay đổi thông tin (điển hình Tên
đề xuất, Tên quy trình, …) ta cần bấm vào “Đồng bộ lại dữ liệu nguồn” để cập
nhật bên Process.
• Xem dữ liệu nguồn: Từ process muốn xem thông tin chi tiết của dữ liệu nguồn
(cụ thể các thông tin đã cài đặt)
• Xóa: Xóa đề xuất/ quy trình/ công việc khi không dùng nữa, đồng thời cũng
xóa luôn các liên kết đã kết nối.

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 2. Business Flows
Flows: Là nơi hiển thị tất cả các luồng kết nối của toàn bộ Process hệ thống.

• Active flows: Khi tất cả các liên kết con trong một luồng đều bắn thành công.
• Failed flows: Khi có ít nhất một liên kết con bắn dữ liệu không thành công.
Ví dụ: Một luồng liên kết: Nhiệm vụ đến giai đoạn Duyệt bên Workflow → bắn qua
Request duyệt → move job tự động bên Workflow.
Như ví dụ trên là một luồng với hai liên kết con.

Flows details: Hiển thị chi tiết về một luồng liên kết của Process

• Sơ đồ biểu diễn luồng: Hiển thị tên và các thông tin đã cài đặt liên kết
• Move logs: Hiển thị thông tin về thời gian tạo và cập nhật của các liên kết
tương ứng.

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 3. Flow moves
Là tập con của Business Flow, cho phép xem toàn bộ từng liên kết con trên hệ thống.

• Done move: Các liên kết đã bắn thành công

• Failed move: Các liên kết bắn không thành công, sẽ được phép resend (thử
lại) để thực hiện bắn lại.

• Move details: Hiển thị luồng liên kết và làm nổi bật liên kết con đã chọn.

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

 4. Một số lỗi khi thiết lập Process
Tên lỗi Giải thích
Invalid_job Không xác định được job để thực hiện chuyển tiếp
(API)
Invalid_assignee Không xác định được người thực thi ở bước tiếp theo
Invalid_input Không đáp ứng đủ trường dữ liệu bắt buộc
102 User hiện tại không đủ phân quyền để thực hiện API
Invalid_access_token_1 Thiếu Access Token
Invalid_access_token_2 Access Token đã bị deactivated
Invalid_access_token_3 Access Token sai
Invalid_response Không có người thực hiện API
ERROR_CURRENT_STAGE_ Job đã Done rồi không thực hiện API được nữa.
IS_DONE

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục

Nhấn vào nút Home để trở lại Mục lục