HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE WORKFLOW

1
 MỤC LỤC
GIỚI THIỆU CHUNG ......................................................................................................................... 3

I. BASE WORKFLOW LÀ GÌ? ................................................................................................ 3

II. LÝ DO SỬ DỤNG WORKFLOW: ................................................................................... 3

CÁCH THIẾT LẬP HỆ THỐNG ....................................................................................................... 4

I. CÁC ĐỊNH NGHĨA TRONG SẢN PHẨM: ..................................................................... 4

Các khái niệm trong Workflow ............................................................................................................................ 4

II. CÁC GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG ................................................................................... 5

Giao diện màn hình chính .................................................................................................................................... 5

Giao diện chính tại một luồng làm việc ......................................................................................... 6

III. CÁCH TẠO MỘT LUỒNG CÔNG VIỆC MỚI. ....................................................... 10

IV. CÁCH THÊM CÁC STAGE TRONG MỘT LUỒNG CÔNG VIỆC......................... 12

V. CÁCH CHUYỂN TIẾP CÔNG VIỆC TỪ LUỒNG NÀY SANG MỘT LUỒNG KHÁC
CỦA QUY TRÌNH LÀM VIỆC. ................................................................................................. 15

VI. CÁCH THÊM CÁC TRƯỜNG DỮ LIỆU TUỲ CHỈNH ........................................... 18

CÁCH TẠO LẬP CÔNG VIỆC VÀ XỬ LÍ CÔNG VIỆC TRÊN WORKFLOW ...................... 21

I. CÁCH THÊM MỘT JOB MỚI ...................................................................................... 21

II. CÁCH XỬ LÍ NHIỆM VỤ TRONG WORKFLOW ...................................................... 22

2
 GIỚI THIỆU CHUNG
I. BASE WORKFLOW LÀ GÌ?
Base Workflow là nền tảng quản lý và tự động hoá quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp 4.0. - -
Giúp doanh nghiệp quản lý mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, dễ dàng thiết lập, số hoá và
chuẩn hoá tất cả các quy trình doanh nghiệp, tránh sai sót và lặp lại công việc.
- Liên kết để tự động chuyển giao giữa các quy trình, phát hiện ngay các điểm tắc nghẽn để cái tiến
nhằm phối hợp nhịp nhàng hơn giữa các phòng ban.
- Chuẩn hoá và tối ưu luồng trao đổi thông tin, làm việc hiệu quả hơn và thông minh hơn, tự động
hoá các công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí.

II. LÝ DO SỬ DỤNG WORKFLOW:

- QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
• Quản lý quy trình nghiệp vụ một cách toàn diện
• Thiết lập và chuẩn hoá quy trình theo các giai đoạn
• Theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực
• Phối hợp nhịp nhàng hơn giữa các phòng ban
- LIÊN KẾT TOÀN DIỆN QUY TRÌNH
• Kết nối để tự động chuyển giao công việc sang quy trình khác
• Tránh công việc lặp lại, rút ngắn thời gian chờ
• Đo lường hiệu suất làm việc, đảm bảo đúng tiến độ
• Phát hiện nhanh các điểm gây tắc nghẽn quy trình
- CHUẨN HOÁ, TỐI ƯU LUỒNG DỮ LIỆU
• Định nghĩa chính xác dữ liệu cho từng giai đoạn
• Giảm thiểu biểu mẫu, giảm thiểu sai sót giữa các khâu
• Dễ dàng kết nối với các nền tảng khác để tự cập nhật dữ liệu
• Đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, kiểm soát công việc dể dàng
- THIẾT LẬP MỌI LOẠI QUY TRÌNH
• Đầy đủ các thiết lập cho mọi loại quy trình nghiệp vụ
• Kết nối linh hoạt với các nền tảng khác để tự động hoá
• Thống kê công việc theo trạng thái, tỷ lệ chuyển đổi

3
 CÁCH THIẾT LẬP HỆ THỐNG
I. CÁC ĐỊNH NGHĨA TRONG SẢN PHẨM:
Các khái niệm trong Workflow

Là một luồng làm việc cố định được định nghĩa trong

Workflow (Luồng/Quy
công ty. Ví dụ: Quy trình onboarding nhân viên, Quy
trình làm việc)
trình xử lý hợp đồng…
Stage (Bước) Là một bước (giai đoạn) trong một luồng làm việc.
Là một nhiệm vụ trong luồng làm việc. Một nhiệm vụ sẽ
Job (Nhiệm vụ)
đi qua từng bước trong một quy trình làm việc.
Todo (Công việc) Là các việc cần làm trong một nhiệm vụ.
Chuyển tiếp luồng công việc là việc thiết lập một luồng
làm việc mới nối tiếp luồng làm việc hiện tại. Một nhiệm
vụ sau khi đã hoàn thành các bước ở luồng công việc hiện
Forwarding Workflow
tại sẽ được chuyển sang các luồng công việc chuyển tiếp.
(Chuyển tiếp luồng công
Việc chuyển nhiệm vụ sang luồng công việc chuyển tiếp
việc)
có thể được thực hiện tự động/hoặc bằng tay và có thể
được thực hiện tại bất kì bước nào của luồng công việc
hiện tại tùy theo cài đặt của người dùng.
Các phân quyền trong Workflow
Workflow Owners Là người có quyền cao nhất trong một luồng làm việc, có
(Thành viên quản trị toàn quyền chỉnh sửa/xóa/thêm bớt bất kì thông tin nào
Workflow) trong luồng công việc
Workflow reviewers Là người theo dõi mặc định của một luồng công việc, có
(Followers) quyền xem mọi nhiệm vụ trong luồng làm việc đó
Là người phụ trách chính của một bước (giai đoạn), chịu
trách nhiệm về các phần nhiệm vụ được xảy ra tại bước
Stage Owners (Người
(giai đoạn) mình đang phụ trách. Stage Owners có quyền
quản trị giai đoạn)
phân phối người làm việc khi công việc đi qua giai đoạn
do mình phụ trách chính

4
 Stage Workers (Người Là người nhận nhiệm vụ tại một giai đoạn, người trực
thực thi giai đoạn) tiếp hoàn thành nhiệm vụ tại giai đoạn của mình.
Job Followers (Người
Là những người có quyền xem một nhiệm vụ.
theo dõi nhiệm vụ)
Todo assignee (Người
Là người làm một đầu việc nhỏ trong một nhiệm vụ lớn.
phụ trách công việc)
Todo followers (Người
Là người theo dõi đầu việc nhỏ.
theo dõi công việc)

II. CÁC GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG

Giao diện màn hình chính

1 Nhiệm vụ của tôi: Tổng hợp tất cả các nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành tại
tất các các luồng công việc
2 Công việc của tôi: Tổng hợp tất cả các việc cần làm của bạn tại tất cả các
nhiệm vụ
3 Workflow: Tổng hợp tất cả các luồng công việc bạn tham gia

5
Giao diện chính tại một luồng làm việc
4
5
6

Mục 4: Tên Luồng công việc và tuỳ chỉnh “…”

6
 Trong đó:
§ Chỉnh sửa nhanh: Chỉnh sửa nhanh các thông tin cơ bản của Workflow
§ Quản lý nhãn workflow: Quản lý các nhãn dán của Workflow hiện tại
§ Chỉnh sửa lý do thất bại: Chỉnh sửa lí do thất bại (failed reasons)
§ Thêm giai đoạn: Thêm giai đoạn mới vào Workflow hiện tại
§ Cài đặt chuyển tiếp workflow: Cài đặt chuyển tiếp nhiệm vụ sang Workflow mới
§ Quản lý webhook workflow: Quản lý webhooks của Workflow hiện tại
§ Xuất nhiệm vụ ra excel: Xuất dữ liệu các nhiệm vụ trong Workflow ra Excel
§ Xuất danh sách trường dữ liệu ra excel: Xuất danh sách chi tiết các thông tin của các trường
dữ liệu đã thiết lập trong worklfow
§ Hướng dẫn nhập nhiệm vụ từ excel vào workflow: Bài viết hướng dẫn thao tác thiết lập các
nhiệm vụ trên file excel và chuyển dữ liệu vào workflow
§ Nhân bản workflow: Tạo bảo sao của workflow hiện tại, dữ lại các thông tin đã cài đặt
§ Đóng workflow: Đóng Workflow hiện tại
§ Tuỳ chỉnh nâng cao (dành cho quản trị hệ thống ): Thiết lập cấp quyền xoá workflow
Xoá workflow: Xoá Workflow hiện tại

Mục 5: Thanh menu để điều hướng người dùng trong luồng công việc
§ Home: Giao diện chính của Workflow
§ Nhiệm vụ: Danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn được quyền xem trong một luồng công việc
§ Hoạt động: Danh sách các hoạt động của các thành viên trong luồng công việc

7
§ Thành viên: Các thành viên tham gia làm việc trong luồng công việc

§ Báo cáo: Báo cáo trong luồng công việc

Bộ lọc theo thời gian

§
§ Trường tuỳ chỉnh: Danh sách trường dữ liệu tùy chỉnh trong một luồng công việc

§ Mẫu in: Mẫu in tùy chỉnh trong luồng công việc. Cài đặt key value* của các trường dữ liệu
vào mẫu in trước (key value sẽ được đề cập ở phần trường dữ liệu).

8
 Chỉnh sửa: Dành cho workflow owners để chỉnh sửa tất cả thông in trong một luồng công
việc

Mục 6: Tên và thống kê của một bước trong luồng công việc. Ví dụ, với màn hình ở trên
• NHẬN ĐƠN: Tên của một bước
• 5 nhiệm vụ: Thống kê tất cả các nhiệm vụ đang ở bước đó
• 1 quá hạn: Thống kê số nhiệm vụ đang bị làm chậm tại bước đó
• 1.00h: Số giờ quy định một nhiệm vụ phải hoàn thành tại một bước bất kì
• 1 todo: Số công việc cần làm trong mỗi nhiệm vụ tại bước này

Mục 7: Thông tin cơ bản về một nhiệm vụ, gồm có:

• Tên của nhiệm vụ đó
• Mô tả nhiệm vụ
• Tên người thực hiện nhiệm vụ tại giai đoạn đó
• Deadline: Thời gian còn lại để người thực hiện hoàn thành nhiệm vụ của mình theo đúng
hạn

9
III. CÁCH TẠO MỘT LUỒNG CÔNG VIỆC MỚI.
Bước 1: Chọn vào mục “Tạo mới workflow”:

Bước 2: Điền thông tin vào các trường dữ liệu >> Tạo luồng công việc mới:

10
Lưu ý: Phần Teams (Nhóm) ở mục “Nhóm thành viên có quyền tạo các nhiệm vụ mới”
và “Nhóm thành viên có thể xem được workflow” tương ứng với mục Nhóm ở trang
https://account.base.vn

Sau khi tạo 1 workflow mới sẽ có màn hình như ảnh phía dưới:

11
IV. CÁCH THÊM CÁC STAGE TRONG MỘT LUỒNG CÔNG VIỆC
Bước 1: Chọn vào mục Chỉnh sửa:

Bước 2: Điền thông tin ở mục “THÊM GIAI ĐOẠN” >> Chọn “Lưu lại”:

12
 Lưu ý:
- Thời gian hoàn thành theo giờ: Thời gian để hoàn thành công việc khi ở bước này.
- Cho phép chỉnh sửa Deadline: Có cho phép người nhận việc update deadline công việc ở
bước này không?
- Bỏ qua ngày Chủ nhật: Có bỏ qua ngày chủ nhật không?
- Bắt buộc hoàn thành công việc được quy định sẵn: Có yêu cầu hoàn thành các đầu mục
công việc của bước này trước khi chuyển sang bước mới không:
• KHÔNG BẮT BUỘC: Không yêu cầu
• BẮT BUỘC hoàn thành công việc của giai đoạn kế trước: Yêu cầu hoàn thành các đầu mục
công việc của bước hiện tại trước khi chuyển sang bước mới.
• BẮT BUỘC hoàn thành công việc của tất cả giai đoạn trước: Yêu cầu hoàn thành các đầu
mục công việc của bước hiện tại và cả các đầu mục công việc của các bước trước đó trước khi
chuyển sang bước mới.
- Nhiệm vụ được giao tự động như thế nào: Công việc ở bước này được giao như thế nào?
• Giữ nguyên người nhận nhiệm vụ ở giai đoạn trước: Giữ nguyên người nhận việc như ở bước
trước đó.
• Giao về cho người nhận nhiệm vụ đầu tiên: Giao lại việc cho người nhận việc ở bước đầu tiên.
• Không giao cho ai – để người quản lý giai đoạn quyết định: Không giao cho ai cả, để người
quản lý của bước này (Stage owner) quyết định.
• Để người nhận nhiệm vụ hiện tại quyết định: Để cho người nhận việc hiện tại của công việc
giao lại cho người khác.
• Giao lại ngẫu nhiên: Giao công việc cho 1 người bất kỳ (Phải thuộc trong mục Stage Workers)
• Giao ngẫu nhiên cho người ít nhiệm vụ nhất: Giao công việc cho người đang có ít công việc
nhất (Phải thuộc trong mục Stage Workers).
- Vị trí: Vị trí của bước này trong luồng công việc.
- Hướng dẫn hoàn thành các nhiệm vụ trong giai đoạn: Hướng dẫn, yêu cầu để có thể hoàn
thành được bước này để công việc có thể chuyển sang bước mới.

13
 Bước 3: Thêm các công việc (Các công việc cần làm trong các bước để hoàn thiện bước đó
và chuyển sang bước mới của một luồng công việc.) >> “Lưu” để lưu thông tin:

Lưu ý:
- Nhập tên của công việc.
- # of hours: Thời gian cần để hoàn thành công việc này.
- Tag @ to assign: Gõ @ để giao việc này. Phần này nếu để trống thì sẽ tự động được giao
cho người đang nhận việc của công việc trong luồng quy trình làm việc.

Tương tự như vậy, thiết lập các Stage tiếp theo cho đến khi hoàn thiện các bước cần thiết để
hoàn thành 1 nhiệm vụ trong một luồng làm .

14
V. CÁCH CHUYỂN TIẾP CÔNG VIỆC TỪ LUỒNG NÀY SANG MỘT LUỒNG KHÁC
CỦA QUY TRÌNH LÀM VIỆC.

Các luồng công việc trong một công ty liên hệ mật thiết với nhau, hoàn thành luồng này thì
sẽ tự động tới luồng tiếp theo để xử lý công việc theo một quy trình phối hợp giữa các phòng
ban, tính năng này sẽ hỗ trợ được vấn đề này trong doanh nghiệp.
Một quy trình có thể bao gồm nhiều luồng công việc, nên cần tạo các luồng công việc trước sau
đó sử dụng tính năng forwarding để hoàn thành quy trình phối hợp giữa các phòng ban.
Ví dụ: Một khách hàng tương ứng với 1 công việc của bộ phận kinh doanh cần làm sau khi hoàn
thành bước kí hợp đồng và thanh toán sẽ được chuyển sang bộ phân chăm sóc khách hàng để hỗ
trợ và làm khách hàng hài lòng với dịch vụ của công ty.

Bước 1: Vẫn tiếp tục ở mục Chỉnh sửa, chọn vào phần Chỉnh sửa của Chuyển tiếp Workflow:

Hệ thống sẽ hiển thị các workflow mà bạn được quyền nhìn thấy tại công ty mình. Bạn lựa chọn
workflow mà bạn muốn chuyển tiếp nhiệm vụ của workflow này. Màn hình thiết lập workflow
chuyển tiếp như sau:

15
 Trong đó:
• Targered workflow: Là Luồng công việc nhận chuyển tiếp nhiệm vụ
• Job can be moved from: Là setup để chuyển nhiệm vụ từ bước nào. Cụ thể:
§ Can forward at any stage: Là nhiệm vụ có thể chuyển sang workflow tiếp theo tại bất kì bước
nào. Việc chuyển được thực hiện bằng tay do tham gia nhiệm vụ tự quyết định.
§ Done/Fail/Các bước khác: Là khi nhiệm vụ tới giai đoạn Done/fail/Các bước khác thì nhiệm vụ
sẽ được chuyển tiếp sang luồng công việc nhận chuyển tiếp.

Sau chi chọn bước để nhiệm vụ sẽ chuyển tiếp, giao diện thiết lập sẽ như sau:

Trong đó:
• Automatic forward: Là việc thiết lập xem nhiệm vụ sẽ được chuyển tiếp tự động hay bằng tay.
Nếu chọn Not automatic thì người làm nhiệm vụ sẽ phải chủ động chuyển nhiệm vụ sang

16
 workflow được thiết lập. Nếu chọn Automatic forward when each job is moved in, hệ thống sẽ
tự động chuyển tiếp nhiệm vụ tới các workflow được cài đặt khi nhiệm vụ tới giai đoạn trên.
• Nhiệm vụ được giao tự động như thế nào: Là việc thiết lập người nhận nhiệm vụ tại giai đoạn
đầu tiên tại workflow chuyển tiếp. Có 3 lựa chọn sau:
- Automatically choose an assignee in targed workflow: người nhận nhiệm vụ tại giai
đoạn đầu tiên của workflow nhận chuyển tiếp sẽ được thiết lập theo cài đặt tại workflow
nhận chuyển tiếp
- Keep the first assignee from forwarding workflow: Người nhận nhiệm vụ tại giai đoạn
đầu tiên của workflow nhận chuyển tiếp sẽ là người đầu tiên nhận nhiệm vụ tại Workflow
này
- Keep the last assignee from forwaring workflow: Người nhận nhiệm vụ tại giai đoạn
đầu tiên của workflow nhận chuyển tiếp sẽ là người cuối cùng nhận nhiệm vụ tại
Workflow này
• Who can follow (ai có thể theo dõi nhiệm vụ):
- Do not keep any followers of the old job: Không giữ lại người theo dõi trong luồng cũ
- Only keep last assignee of the old job as follower: Chỉ giữ lại người phụ trách nhiệm
vụ cuối cùng là người theo dõi
- Keep all followers of the old job: Giữ lại tất cả người theo dõi của job
• Custom fields are forwarded to (trường dữ liệu được chuyển đến):
- At first and initial stage: Chỉ chuyển tiếp các trường dữ liệu (thoả mãn điều kiện) khớp
với giai đoạn đầu tiên trong workflow
- At all stages: Chuyển tiếp tất cả các trường dữ liệu (thoả mãn điều kiện) khớp với tất cả
các giai đoạn trong workflow nhận

17
VI. CÁCH THÊM CÁC TRƯỜNG DỮ LIỆU TUỲ CHỈNH

Định nghĩa: Trường tuỳ chỉnh (Trường dữ liệu tuỳ chỉnh) là các trường thông tin tùy chỉnh
trong một nhiệm vụ. Khi bạn thiết lập Trường tuỳ chỉnh tại một luồng công việc, thì các nhiệm
vụ tại luồng công việc đó phải khai báo các thông tin theo thiết lập.
Để tạo một trường thông tin tùy chỉnh, click vào ô “Trường tuỳ chỉnh” trên thành Menu của một

Workflow và lựa chọn .

Hệ thống sẽ hiện cửa sổ tạo Trường tuỳ chỉnh như sau:

18
 Trong đó:
§ Loại dữ liệu: Loại dữ liệu đầu vào của trường thông tin đó
§ Tên trường dữ liệu
§ Thêm giải thích cho người dùng để nhập dữ liệu
§ Trường bắt buộc: Nếu chọn No/không bắt buộc, người dùng sẽ không cần thiết điền trường
thông tin đó. Ngược lại, nếu chọn Yes, bắt buộc trả lời, thì người thực hiện nhiệm vụ sẽ bắt buộc
phải trả lời cho trường thông tin đó trước khi thao tác.
§ Liên kết với: Là giai đoạn người dùng sẽ phải khai báo trường thông tin đó. Ví dụ, chọn Initial
data input thì người nhận nhiệm vụ/tạo nhiệm vụ sẽ phải khai báo thông tin trường dữ liệu tùy
chỉnh này tại bước Đầu tiên của Luồng công việc
§ Thứ tự đứng sau: Là vị trí của Trường tuỳ chỉnh. Nếu chọn first thì Trường tuỳ chỉnh đó sẽ là
thông tin ĐẦU TIÊN người dùng phải khai báo.
Sau khi hoàn thiện các bước trên là đã hoàn thành được các bước để thiết lập một luồng công
việc. Hoàn thiện việc thiết lập các luồng công việc hiện có trong công ty là đã hoàn thiện việc
thiết lập hệ thống và sẵn sàng để có thể chạy các công việc theo quy trình của công ty.

Quản lý trường dữ liệu:

Bật/tắt trường
dữ liệu bắt buộc Định dạng
dữ liệu
Chỉnh sửa
trường dữ liệu

Key value

19
 Khi chọn Key value:

ID trường dữ liệu: Là Key value của trường dữ liệu, giúp phân biệt trường dữ liệu này và
các trường dữ liệu khác.
Trường hợp muốn lấy thông tin từ các trường dữ liệu ra file mẫu in, sử dụng Key value của
trường dữ liệu muốn lấy và nhập vào vị trí mong muốn trong file theo cú pháp: ${key_value}

20
 CÁCH TẠO LẬP CÔNG VIỆC VÀ
XỬ LÍ CÔNG VIỆC TRÊN
WORKFLOW
I. CÁCH THÊM MỘT JOB (NHIỆM VỤ) MỚI
Chọn vào một workflow >> Chọn mục “Thêm nhiệm vụ” ở góc phải màn hình:

Điền các trường thông tin rồi chọn vào mục Tạo nhiệm vụ mới để thêm Job:

21
 Lưu ý:
Mặc định khi khởi tạo nhiệm vụ mới (Job) sẽ có 3 trường dữ liệu:
- Tên nhiệm vụ
- Người thực hiện: Người chịu trách nhiệm của nhiệm vụ ở bước đầu tiên.
- Mô tả nhiệm vụ: Các yêu cầu của nhiệm vụ.

Trong trường hợp có các trường dữ liệu được thêm vào ở mục Trường tuỳ chỉnh của workflow
thì người tạo nhiệm vụ sẽ cần thêm thông tin ở các trường đó mới có thể tạo nhiệm vụ mới.

II. CÁCH XỬ LÍ NHIỆM VỤ TRONG WORKFLOW

Màn hình một nhiệm vụ trong Workflow:

5 6

4
7

2
8

10
1
0

1. Người thực hiện nhiệm vụ

2. Các công việc cần hoàn thành để chuyển sang được stage mới. Click vào công việc sẽ hiển thị ra
chi tiết và phần cập nhật kết quả công việc.
3. Phím chức năng chuyển tiếp sang Stage mới hoặc đánh dấu thất bại cho nhiệm vụ. Trong trường
hợp hoàn thiện hết công việc hệ thống sẽ tự động hiển thị ra bảng xác nhận chuyển sang bước
mới.

22
4. Các thông tin của trường dữ liệu tuỳ chỉnh đã điền trong nhiệm vụ mới.
5. Các Stage nhiệm vụ đã đi qua và stage hiện tại.
6. Thông tin deadline của Stage hiện tại.
7. Các thông tin chung của nhiệm vụ
8. Hướng dẫn để có thể hoàn thiện Stage này.
9. Người theo dõi của nhiệm vụ, những người sẽ nhìn được nhiệm vụ đó dù không phải người tạo
nhiệm vụ và người thực hiện nhiệm vụ.
10. Tổng thời gian có để hoàn thành nhiệm vụ ở tất cả các Stage.

23