HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE WORKFLOW
Version 1.0

1
 MỤC LỤC
GIỚI THIỆU CHUNG ..................................................................................................... 3

I. BASE WORKFLOW LÀ GÌ? ......................................................................................... 3

II. LÝ DO SỬ DỤNG WORKFLOW: ................................................................................. 3

CÁCH THIẾT LẬP HỆ THỐNG ..................................................................................... 4

I. CÁC ĐỊNH NGHĨA TRONG SẢN PHẨM: .................................................................... 4

Các khái niệm trong Workflow .................................................................................................................... 4

II. CÁC GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG ................................................................................. 5

Giao diện màn hình chính .......................................................................................................................... 5

Giao diện chính tại một luồng làm việc ................................................................................... 6

III. CÁCH TẠO MỘT LUỒNG CÔNG VIỆC MỚI. ........................................................ 8

IV. CÁCH THÊM CÁC STAGE TRONG MỘT LUỒNG CÔNG VIỆC ........................ 10

V. CÁCH CHUYỂN TIẾP CÔNG VIỆC TỪ LUỒNG NÀY SANG MỘT LUỒNG KHÁC
CỦA QUY TRÌNH LÀM VIỆC. ........................................................................................... 13

VI. CÁCH THÊM CÁC TRƯỜNG DỮ LIỆU TUỲ CHỈNH .......................................... 15

CÁCH TẠO LẬP CÔNG VIỆC VÀ XỬ LÍ CÔNG VIỆC TRÊN WORKFLOW ............... 17

I. CÁCH THÊM MỘT JOB MỚI .................................................................................... 17

II. CÁCH XỬ LÍ NHIỆM VỤ TRONG WORKFLOW ..................................................... 18

2
 GIỚI THIỆU CHUNG
I. BASE WORKFLOW LÀ GÌ?
Base Workflow là nền tảng quản lý và tự động hoá quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp 4.0. -
- Giúp doanh nghiệp quản lý mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, dễ dàng thiết lập, số
hoá và chuẩn hoá tất cả các quy trình doanh nghiệp, tránh sai sót và lặp lại công việc.
- Liên kết để tự động chuyển giao giữa các quy trình, phát hiện ngay các điểm tắc nghẽn để cái
tiến nhằm phối hợp nhịp nhàng hơn giữa các phòng ban.
- Chuẩn hoá và tối ưu luồng trao đổi thông tin, làm việc hiệu quả hơn và thông minh hơn, tự động
hoá các công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí.

II. LÝ DO SỬ DỤNG WORKFLOW:

- QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
• Quản lý quy trình nghiệp vụ một cách toàn diện
• Thiết lập và chuẩn hoá quy trình theo các giai đoạn
• Theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực
• Phối hợp nhịp nhàng hơn giữa các phòng ban
- LIÊN KẾT TOÀN DIỆN QUY TRÌNH
• Kết nối để tự động chuyển giao công việc sang quy trình khác
• Tránh công việc lặp lại, rút ngắn thời gian chờ
• Đo lường hiệu suất làm việc, đảm bảo đúng tiến độ
• Phát hiện nhanh các điểm gây tắc nghẽn quy trình
- CHUẨN HOÁ, TỐI ƯU LUỒNG DỮ LIỆU
• Định nghĩa chính xác dữ liệu cho từng giai đoạn
• Giảm thiểu biểu mẫu, giảm thiểu sai sót giữa các khâu
• Dễ dàng kết nối với các nền tảng khác để tự cập nhật dữ liệu
• Đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, kiểm soát công việc dể dàng
- THIẾT LẬP MỌI LOẠI QUY TRÌNH
• Đầy đủ các thiết lập cho mọi loại quy trình nghiệp vụ
• Kết nối linh hoạt với các nền tảng khác để tự động hoá
• Thống kê công việc theo trạng thái, tỷ lệ chuyển đổi

3
 CÁCH THIẾT LẬP HỆ THỐNG
I. CÁC ĐỊNH NGHĨA TRONG SẢN PHẨM:
Các khái niệm trong Workflow

Workflow (Luồng/Quy Là một luồng làm việc cố định được định nghĩa trong
trình làm việc) công ty. Ví dụ: Quy trình onboarding nhân viên, Quy
trình xử lý hợp đồng…
Stage (Bước) Là một bước (giai đoạn) trong một luồng làm việc.
Job Là một nhiệm vụ trong luồng làm việc. Một nhiệm vụ sẽ
đi qua từng bước trong một quy trình làm việc.
Todo Là các việc cần làm trong một nhiệm vụ.
Forwarding Workflow Luồng công việc chuyển tiếp là luồng làm việc được thiết
(Luồng công việc chuyển lập tiếp theo của luồng làm việc hiện tại. Một nhiệm vụ
tiếp) sau khi đã hoàn thành các bước ở luồng công việc hiện tại
sẽ được chuyển sang các luồng công việc chuyển tiếp.
Việc chuyển nhiệm vụ sang luồng công việc chuyển tiếp
có thể được thực hiện tự động/hoặc bằng tay và có thể
được thực hiện tại bất kì bước nào của luồng công việc
hiện tại tùy theo cài đặt của người dùng.
Các phân quyền trong Workflow
Workflow Owners Là người có quyền cao nhất trong một luồng làm việc, có
toàn quyền chỉnh sửa/xóa/thêm bớt bất kì thông tin nào
trong luồng công việc
Workflow reviewers Là người theo dõi mặc định của một luồng công việc, có
(Followers) quyền xem mọi nhiệm vụ trong luồng làm việc đó
Stage Owners Là người phụ trách chính của một bước (giai đoạn), chịu
trách nhiệm về các phần nhiệm vụ được xảy ra tại bước
(giai đoạn) mình đang phụ trách. Stage Owners có quyền
phân phối người làm việc khi công việc đi qua giai đoạn
do mình phụ trách chính
Stage Workders Là người nhận nhiệm vụ tại một giai đoạn, người trực
tiếp hoàn thành nhiệm vụ tại giai đoạn của mình.

4
 Job Followers Là những người có quyền xem một nhiệm vụ.
Todo assignee Là người làm một đầu việc nhỏ trong một nhiệm vụ lớn.
Todo followers Là người theo dõi đầu việc nhỏ.

II. CÁC GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG

Giao diện màn hình chính

1 My jobs: Tổng hợp tất cả các nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành tại tất các
các luồng công việc
2 My todos: Tổng hợp tất cả các việc cần làm của bạn tại tất cả các nhiệm vụ

3 Workflow: Tổng hợp tất cả các luồng công việc bạn tham gia

5
 Giao diện chính tại một luồng làm việc
4
5
6

Trong đó:
Tên Luồng công việc
4

Thanh menu để điều hướng người dùng trong luồng công việc
5
▪ Board: Luồng công việc được thể hiện qua dạng bảng
▪ Jobs: Danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn được quyền xem trong
một luồng công việc
▪ Activities: Danh sách các hoạt động của bạn trong luồng công
việc

6
 ▪ Member: Các thành viên tham gia làm việc trong luồng công
việc
▪ Report: Báo cáo trong luồng công việc
▪ Custom fields: Danh sách trường dữ liệu tùy chỉnh trong một
luồng công việc
▪ Print template: Mẫu in tùy chỉnh trong luồng công việc
▪ Edit Workflows: Dành cho workflow owners để chỉnh sửa tất cả
thông in trong một luồng công việc

Tên và thống kê của một bước trong luồng công việc. Ví dụ, với màn
hình ở trên
• Khời tạo HĐ: Tên của một bước
• 11 jobs: Thống kê tất cả các nhiệm vụ đang ở bước đó
• 7 overdue: Thống kê số nhiệm vụ đang bị làm chậm tại bước đó
• 72.00h: Số giờ quy định một nhiệm vụ phải hoàn thành tại một
bước bất kì

Thông tin cơ bản về một nhiệm vụ, ví dụ với màn hình ở trên thì:
• 04092019/930/HD-Base…: Tên của nhiệm vụ đó
• Tên đầy đủ…..: Mô tả nhiệm vụ đó

• Tên người thực hiện nhiệm vụ tại giai đoạn đó

• Còn 2 days: Thời gian còn lại để người thực hiện hoàn thành
nhiệm vụ của mình theo đúng hạn

7
III. CÁCH TẠO MỘT LUỒNG CÔNG VIỆC MỚI.
Bước 1: Chọn vào mục Create workflow:

Bước 2: Điền thông tin vào các trường dữ liệu >> Tạo luồng công việc mới:

Lưu ý: Phần Teams (Nhóm) ở mục List of users teams who can see the workflow và List of
users or teams who can create a new job tương ứng với mục Nhóm ở trang
https://account.base.vn

8
9
Sau khi tạo 1 workflow sẽ có màn hình như ảnh phía dưới:

IV. CÁCH THÊM CÁC STAGE TRONG MỘT LUỒNG CÔNG VIỆC
Bước 1: Chọn vào mục Edit Workflow:

Bước 2: Điền thông tin ở mục CREATE A NEW STAGE >> Chọn Submit:

10
Lưu ý:
- Duration (#hours to complete jobs): Thời gian để hoàn thành công việc khi ở bước này.
- Allow Updating deadline: Có cho phép người nhận việc update deadline công việc ở
bước này không?
- Skip Sundays: Có bỏ qua ngày chủ nhật không?
- Require completing todos: Có yêu cầu hoàn thành các đầu mục công việc của bước này
trước khi chuyển sang bước mới không:
• NOT REQUIRED: Không yêu cầu
• REQUIRED todos of current stage: Yêu cầu hoàn thành các đầu mục công việc
của bước hiện tại trước khi chuyển sang bước mới.
• REQUIRED, including pending todos of previos stage: Yêu cầu hoàn thành các
đầu mục công việc của bước hiện tại và cả các đầu mục công việc của các bước
trước đó trước khi chuyển sang bước mới.
- How jobs are assigned: Công việc ở bước này được giao như thế nào?
• Keep the assignee from previous stage: Giữ nguyên người nhận việc như ở bước
trước đó.
• Reassign to the first assignee of the job (first stage): Giao lại việc cho người nhận
việc ở bước đầu tiên.
• Unassign the job - let the stage managers decide: Không giao cho ai cả, để người
quản lý của bước này (Stage owner) quyết định.
• Let the current assignee reassign: Để cho người nhận việc hiện tại của công việc
giao lại cho người khác.
• Reassign to a random person: Giao công việc cho 1 người bất kỳ (Phải thuộc
trong mục Stage Workers)
• Reassign to a person with least number of jobs: Giao công việc cho người đang có
ít công việc nhất (Phải thuộc trong mục Stage Workers).
• Reassign to a person with least number of active jobs: Giao công việc cho người
đang có ít công việc chưa hoàn thành nhất (Phải thuộc trong mục Stage Workers).
- Position: Vị trí của bước này trong luồng công việc.
- Stage Guideline: Hướng dẫn, yêu cầu để có thể hoàn thành được bước này để công việc
có thể chuyển sang bước mới.

11
Bước 3: Thêm các Todos (Các công việc cần làm trong các bước để hoàn thiện bước đó
và chuyển sang bước mới của một luồng công việc.) >> Submit để lưu thông tin:

Lưu ý:
- Enter todo: Nhập tên của Todos.
- # of hours: Thời gian cần để hoàn thành Todos này.
- Tag @ to assign: Gõ @ để giao việc này. Phần này nếu để trống thì sẽ tự động được
giao cho người đang nhận việc của công việc trong luồng quy trình làm việc.
Tương tự như vậy, thiết lập các Stage tiếp theo cho đến khi hoàn thiện các bước cần thiết
để hoàn thành 1 công việc trong một luồng công việc.

12
V. CÁCH CHUYỂN TIẾP CÔNG VIỆC TỪ LUỒNG NÀY SANG MỘT
LUỒNG KHÁC CỦA QUY TRÌNH LÀM VIỆC.
Các luồng công việc trong một công ty liên hệ mật thiết với nhau, hoàn thành luồng này
thì sẽ tự động tới luồng tiếp theo để xử lý công việc theo một quy trình phối hợp giữa các
phòng ban, tính năng này sẽ hỗ trợ được vấn đề này trong doanh nghiệp.
Một quy trình có thể bao gồm nhiều luồng công việc, nên cần tạo các luồng công việc
trước sau đó sử dụng tính năng forwarding để hoàn thành quy trình phối hợp giữa các
phòng ban.
Ví dụ: Một khách hàng tương ứng với 1 công việc của bộ phận kinh doanh cần làm sau
khi hoàn thành bước kí hợp đồng và thanh toán sẽ được chuyển sang bộ phân chăm sóc
khách hàng để hỗ trợ và làm khách hàng hài long với dịch vụ của công ty.
Bước 1: Vẫn tiếp tục ở mục Edit Workflow, chọn vào phần Edit của FOWARDING
WORKFLOW:

Hệ thống sẽ hiển thị các workflow mà bạn được quyền nhìn thấy tại công ty mình. Bạn
lựa chọn workflow mà bạn muốn chuyển tiếp nhiệm vụ của workflow này. Màn hình thiết
lập workflow chuyển tiếp như sau:

13
Trong đó:
• Targered workflow: Là Luồng công việc nhận chuyển tiếp nhiệm vụ
• Job can be moved from: Là setup để chuyển nhiệm vụ từ bước nào. Cụ thể:
▪ Can forward at any stage: Là nhiệm vụ có thể chuyển sang workflow tiếp theo
tại bất kì bước nào. Việc chuyển được thực hiện bằng tay do tham gia nhiệm vụ
tự quyết định.
▪ Done/Fail/Các bước khác: Là khi nhiệm vụ tới giai đoạn Done/fail/Các bước
khác thì nhiệm vụ sẽ được chuyển tiếp sang luồng công việc nhận chuyển tiếp.

Trong đó
o Automatic forward: Là việc thiết lập xem nhiệm vụ sẽ được chuyển tiếp
tự động hay bằng tay. Nếu chọn Not automatic thì người làm nhiệm vụ
sẽ phải chủ động chuyển nhiệm vụ sang workflow được thiết lập. Nếu
chọn Automatic forward when each job is moved in, hệ thống sẽ tự động
chuyển tiếp nhiệm vụ tới các workflow được cài đặt khi nhiệm vụ tới
giai đoạn trên.
o How jobs are assigned: Là việc thiết lập người nhận nhiệm vụ tại giai
đoạn đầu tiên tại workflow chuyển tiếp. Có 3 lựa chọn sau:
- Automatically choose an assignee in targed workflow: người nhận
nhiệm vụ tại giai đoạn đầu tiên của workflow nhận chuyển tiếp sẽ
được thiết lập theo cài đặt tại workflow nhận chuyển tiếp
- Keep the first assignee from forwarding workflow: Người nhận
nhiệm vụ tại giai đoạn đầu tiên của workflow nhận chuyển tiếp sẽ là
người đầu tiên nhận nhiệm vụ tại Workflow này
- Keep the last assignee from forwaring workflow: Người nhận nhiệm
vụ tại giai đoạn đầu tiên của workflow nhận chuyển tiếp sẽ là người
cuối cùng nhận nhiệm vụ tại Workflow này

14
VI. CÁCH THÊM CÁC TRƯỜNG DỮ LIỆU TUỲ CHỈNH
Định nghĩa: Custom field (Trường dữ liệu tuỳ chỉnh) là các trường thông tin tùy chỉnh
trong một nhiệm vụ. Khi bạn thiết lập custom field tại một luồng công việc, thì các nhiệm
vụ tại luồng công việc đó phải khai báo các thông tin theo thiết lập.

Để tạo một trường thông tin tùy chỉnh, click vào ô trên thành Menu của một

Workflow và lựa chọn .

Hệ thống sẽ hiện cửa sổ tạo Custom field như sau

15
Trong đó:
▪ Field type: Loại dữ liệu đầu vào của trường thông tin đó
▪ Field name: Tên trường dữ liệu
▪ Explain of this field: Thêm giải thích cho người dùng để nhập dữ liệu
▪ Required field?: Nếu chọn No/không bắt buộc, người dùng sẽ không cần thiết điền
trường thông tin đó. Ngược lại, nếu chọn Yes, bắt buộc trả lời, thì người thực hiện
nhiệm vụ sẽ bắt buộc phải trả lời cho trường thông tin đó trước khi thao tác.
▪ Linked to Stage: Là giai đoạn người dùng sẽ phải khai báo trường thông tin đó. Ví
dụ, chọn Initial data input thì người nhận nhiệm vụ/tạo nhiệm vụ sẽ phải khai báo
thông tin trường dữ liệu tùy chỉnh này tại bước Đầu tiên của Luồng công việc
• Thứ tự đứng sau: Là vị trí của custom field. Nếu chọn first thì custom field đó
sẽ là thông tin ĐẦU TIÊN người dùng phải khai báo.
Sau khi hoàn thiện các bước trên là đã hoàn thành được các bước để thiết lập một luồng
công việc. Hoàn thiện việc thiết lập các luồng công việc hiện có trong công ty là đã hoàn
thiện việc thiết lập hệ thống và sẵn sàng để có thể chạy các công việc theo quy trình của
công ty.

16
 CÁCH TẠO LẬP CÔNG VIỆC VÀ
XỬ LÍ CÔNG VIỆC TRÊN
WORKFLOW
I. CÁCH THÊM MỘT JOB MỚI
Chọn vào một workflow >> Chọn mục ADD JOB ở góc phải màn hình:

Điền các trường thông tin rồi chọn vào mục Tạo nhiệm vụ mới để thêm Job:

17
Lưu ý:
Mặc định khi khởi tạo nhiệm vụ mới (Job) sẽ có 3 trường dữ liệu:
- Tên nhiệm vụ
- Người thực hiện: Người chịu trách nhiệm của nhiệm vụ ở bước đầu tiên.
- Mô tả nhiệm vụ: Các yêu cầu của nhiệm vụ.

Trong trường hợp có các trường dữ liệu được thêm vào ở mục Custom Field của workflow
thì người tạo nhiệm vụ sẽ cần thêm thông tin ở các trường đó mới có thể tạo nhiệm vụ mới.

II. CÁCH XỬ LÍ NHIỆM VỤ TRONG WORKFLOW

Màn hình một nhiệm vụ trong Workflow:

1. Người thực hiện nhiệm vụ

2. Các todos cần hoàn thành để chuyển sang được stage mới. Click vào todos sẽ hiển thị
ra chi tiết và phần cập nhật kết quả công việc.

18
3. Phím chức năng chuyển tiếp sang Stage mới hoặc đánh dấu thất bại cho nhiệm vụ.
Trong trường hợp hoàn thiện hết Todos hệ thống sẽ tự động hiển thị ra bảng xác nhận
chuyển sang bước mới.
4. Các thông tin của trường dữ liệu tuỳ chỉnh đã điền trong nhiệm vụ mới.
5. Các Stage nhiệm vụ đã đi qua và stage hiện tại.
6. Thông tin deadline của Stage hiện tại.
7. Các thông tin chung của nhiệm vụ
8. Hướng dẫn để có thể hoàn thiện Stage này.
9. Người theo dõi của nhiệm vụ, những người sẽ nhìn được nhiệm vụ đó dù không phải
người tạo nhiệm vụ và người thực hiện nhiệm vụ.
10. Tổng thời gian có để hoàn thành nhiệm vụ ở tất cả các Stage.

19